11 классы_информатика

Создание отчетов. (База данных Access).

Отчет (report) — это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

Создание простого отчёта.

Есть несколько способов создания отчёта. Самый простой – Автоотчёт, более сложный – режим Конструктора отчёта.

Использование Автоотчёта

1. Открыть базу данных, содержащую таблицу или запрос, по которым нужно составить отчёт.

2. Щёлкнуть на вкладке Отчёты в окне базы данных, а затем на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчёт.

3. Щёлкнуть на пункте Автоотчёт -> в столбец или Автоотчёт -> ленточный.

4. В раскрывающемся списке внизу диалогового окна выделить таблицу или запрос, по которым хотим иметь отчёт.

5. Щёлкнуть на кнопке ОК. В режиме предварительного просмотра печати появится отчёт, который можно отправлять на печать.

Если нужно составить отчёт по нескольким таблицам, по ним сначала составляют запрос, а по этому запросу отчёт.

Создадим отчет, который будет красиво распечатывать БД. Воспользуемся для этого Мастером отчетов. Вывод БД на печать с помощью отчета.

1. Открыть БД.

2. Слева на панели выбрать Отчеты и выбрать пункт Создание отчета с помощью мастера.

3. С помощью серии диалоговых панелей задать параметры внешнего вида отчета.

4. В окне базы данных щелкнуть по кнопке Просмотр. Появится документ в том виде, в котором он может быть распечатан.

5. Если внешний вид документа вас удовлетворяет, то распечатать его можно с помощью команды Файл -> Печать.

Использование Мастера отчётов

1. Открыть базу данных, содержащую таблицу или запрос,  по которым нужно составить отчёт.

2. Щёлкнуть на вкладке Отчёты в окне базы данных, а затем на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчёт.

3. Щёлкнуть на пункте Мастер отчётов, затем ОК, запустится Мастер отчётов.

4. В раскрывающемся списке внизу диалогового окна выделить таблицу или запрос, по которым хотим иметь отчёт.

5. Щёлкнуть поле в списке Доступные поля, затем щёлкнуть на кнопке, чтобы переместить это поле в список Выбранные поля. Повторить столько раз, сколько нужно полей.

6. Выделить в списке Таблицы -> Запросы другую таблицу или запрос и повторить пункт 5. Затем щёлкнуть на кнопке Далее.

7. Чтобы сгруппировать записи по одному из выделенных полей, щёлкните это поле, затем щёлкните на кнопке. Можно выбрать несколько уровней группировки, выделив их в том порядке, в котором они должны использоваться. Затем щёлкнуть на кнопке Далее.

8. После группирования  развернуть раскрывающийся список, выделить в нём поле, по которому нужно провести сортировку, и щёлкнуть на кнопке Далее.

9. В следующем диалоговом окне выбрать вид макета в секции Макет.

10. Выбрать ориентацию: альбомную или книжную.

11. В следующем диалоговом окне выбрать стиль отчёта. Щёлкнуть Далее.

12. Ввести название отчёта в поле ввода текста Задайте имя отчёта. Щелкнуть на кнопке Готово.

1. Отчет – это особая форма представления данных, предназначенная для вывода на печать
2. Отчет позволяет:

• Представить данные в удобной для чтения и анализа форме;
• Сгруппировать записи с вычислением итоговых и средних значений;
• Включить в отчет и напечатать графические объекты.

3. Перед созданием отчета необходимо создать базу данных.

• Создание БД в режиме конструктора;
• Создание стандартной формы;
• Заполнение формы данными.

4. Создайте отчет для вывода данных таблицы <ФАКУЛЬТЕТ>  с помощью мастера. Для этого:

• в окне «База данных: <ИНСТИТУТ.mdb>» выберите вкладку <Отчет>,
• в том же окне нажмите кнопку <Создать>,
• в окне <Новый отчет> выберите из открывающегося списка <Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос> имя таблицы <ФАКУЛЬТЕТ>; щелкните по кнопке <Мастер отчетов>;
• в окне <Создание отчетов> выберите из списка <Таблицы и запросы> позицию <Таблица: ФАКУЛЬТЕТ>.
• в следующем окне <Создание отчетов>, где предлагается выбрать данные для сортировки, по которым будет упорядочена выводимая в отчете   информация, щелкните по   кнопке Далее >.

• В окне <Выберите порядок сортировки записей> нажмите <Далее>;
• в диалоговом окне <Выберите вид макета для отчета>, макет отчета <Табличный>, ориентацию <Книжная> и щелкните по кнопке <Далее >;
• в диалоговом окне <Выберите требуемый стиль>, выберите тип отчета <Строгий> и щелкните по кнопке <Далее >;

• в следующем диалоговом окне мастера отчетов введите заголовок «Отчет ФАКУЛЬТЕТ» и щелкните на кнопке <Готово>.После этого ACCESS выводит окно предварительного просмотра отчета.

5. Сохраните созданный отчет. Для этого:

• Выполните команду <Файл>, <Сохранить> и введите имя отчета «ФАКУЛЬТЕТ». Нажмите Кнопку  <ОК>

Практическая работа    «Создание отчетов»

Порядок работы:

1. Откройте СУБД. Создайте базу данных с именем <ИНСТИТУТ.mdb>
2. Создайте в этой базе таблицу <ФАКУЛЬТЕТ> следующей структуры и заполните ее:

3. С помощью <Мастера форм> создайте простую форму для заполнения таблицы и введите следующие данные:

4. Создайте отчет для вывода данных таблицы <ФАКУЛЬТЕТ>  с помощью мастера. Для этого:

• в окне «База данных: <ИНСТИТУТ.mdb>» выберите вкладку <Отчет>,
• в том же окне нажмите кнопку <Создать>,
• в окне <Новый отчет> выберите из открывающегося списка <Выберитев качестве источника данных таблицу или запрос> имя таблицы <ФАКУЛЬТЕТ>; щелкните по кнопке <Мастер отчетов>;
• в окне <Создание отчетов> выберите из списка <Таблицы и запросы> позицию <Таблица: <ФАКУЛЬТЕТ> .
• в окне мастера < Создание отчетов> в списке полей <Доступные поля> щелкните по полю <Фамилия>, а затем по кнопке  >  для перемещения поля в список полей, выбранных для создания отчета, <Выбранные поля>,
• аналогичным образом выберите для включения в отчет поля <Имя>, <Отчество>, <Группа>, <Общежитие>. По окончании этой операции щелкните по кнопке <Далее>
• в следующем окне <Создание отчетов>, где предлагается выбрать данные для сортировки, по которым будет упорядочена выводимая в отчете информация, щелкните по кнопке Далее >.
• В окне <Выберите порядок сортировки записей> нажмите <Далее>;
• в диалоговом окне <Выберите вид макета для отчета>, макет отчета <Табличный>, ориентацию <Книжная> и щелкните по кнопке <Далее >;
• в диалоговом окне <Выберите требуемый стиль>, выберите тип отчета <Строгий> и щелкните по кнопке <Далее >;
• в следующем диалоговом окне мастера отчетов введите заголовок «Отчет ФАКУЛЬТЕТ» и щелкните на кнопке <Готово>. После этого ACCESS выводит окно предварительного просмотра отчета.
• Отчет должен выглядеть как на рис. 1

• Рисунок 1

6. Сохраните созданный отчет.

      Для этого:

• Выполните команду <Файл>, <Сохранить> и введите имя отчета «ФАКУЛЬТЕТ». Нажмите Кнопку  <ОК>