Дистанционное обучение Производственная практика группа 241 от 28.04.2020 "Учет расчетов с подотчетными лицами"
учебно-методический материал

Производственная практика от 28.04.2020.

Повторить материал. Выполнить практическое задание.

Срок выполнения до 30.04.2020.

Скачать:


Предварительный просмотр:

Учет расчетов с подотчетными лицами

     Большинство расчетов организация осуществляет через расчетный счет юридического лица в банке. Но часто при необходимости осуществлять расчеты по нуждам организации денежные средства выдаются под отчет работнику.

Оформление выдачи денег под отчет

     Порядок выдачи наличных установлен Указанием Банка России № 3210-У. В п. 6.3 для осуществления данной процедуры необходимо:

иметь распорядительный документ юрлица (ИП) или письменное заявление сотрудника;

оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2. Деньги выдаются на ограниченный срок, по истечении которого работник должен предоставить авансовый отчет (далее — АО) с приложением документов, подтверждающих расходы. Ограничений такого срока нет. Как правило, его устанавливают в локальном акте. Выдача подотчетных сумм может быть осуществлена на банковскую карту сотрудника и на корпоративную карту организации (Письма № 02-03-10/37209, № 03-11-11/42288), что должно быть предусмотрено локальным актом. Основанием для перечисления также является заявление работника, содержащее, кроме обязательных сведений (п. 6.3 Порядка), реквизиты банковской карты. В платежном поручении в строке «Назначение платежа» необходимо написать: перечисленные средства являются подотчетными («Аванс на хозяйственные нужды»).

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

     В качестве подотчетного лица может выступать работник, с которым в организации заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (Письмо № 29-Р-Р-6/7859). Для исключения претензий поверяющих целесообразно закрепить перечень сотрудников в локальном акте организации, а также указывать такую возможность в договорах гражданско-правового характера.

    Бухгалтерский учет по учету расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71.  Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм. На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы.

В таблице обобщен учет расчетов с подотчетными лицами (кратко) в бухучете:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Выдача денег под отчет (наличными, на банковскую карту)

Деньги выданы сотруднику

71

50, 51

Отражение авансового отчета

Отражены расходы (хозяйственных, командировочных, представительских и др.)

20, 26, 44 и др.

71

Отражены затраты на приобретение материалов, товаров

10, 41

71

Погашение задолженности перед поставщиком

60

71

Получение в кассу, на р/счет остатка неизрасходованных подотчетных денег

От подотчетного лица получен остаток неизрасходованных денег

50, 51

71

Выплата работнику перерасхода на основании утвержденного АО

Работнику выплачен перерасход по АО

71

50,51

Удержание из зарплаты аванса, не возвращенного в установленный срок

Подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

94

71

Удержаны подотчетные суммы из зарплаты

70

94

Отчет по полученным суммам

      Авансовый отчет об израсходованных суммах необходимо сдать в бухгалтерию для проверки.

После проверки он утверждается руководителем организации.

Затем производится окончательный денежный расчет с подотчетным лицом.

При окончательном расчете сотрудник возвращает неизрасходованные деньги, а в случае, если было потрачено больше запланированного, перерасход выплачивается ему, но после утверждения руководством организации.

Форма авансового отчета (АО-1) является унифицированной (Постановление Госкомстата № 55). С 2013 г. она не является обязательной (Закон № 402-ФЗ) и может быть разработана организацией с содержанием обязательных реквизитов первичного документа.

Отчет составляется в одном экземпляре: одну его часть заполняет подотчетный, другую — ответственное лицо предприятия. Также к нему должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.

Денежные суммы с сотрудника списываются только после утверждения отчета руководителем.

Неиспользованный остаток аванса сдается в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход выплачивается сотруднику по расходному кассовому ордеру или переводится на зарплатную карту.

В случае принятия решения не удерживать из зарплаты работника выданные на нужды организации суммы, по которым он не предоставил АО, не возвращенные суммы признаются его доходом и облагаются страховыми взносами и НДФЛ.

Итак, выдача сотруднику денежных средств под отчет может осуществляться как наличным, так и безналичным расчетом. Порядок оформления выдачи в любом случае идентичен. Процедура подтверждения использования выданных денег одинакова для обоих случаев. Наиболее частые ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами вызваны несоблюдением требований законодательства.



Предварительный просмотр:

Порядок заполнения авансового отчета

      Авансовый отчет — это документ, который отражает фактический расход денежных средств подотчетным лицом по различным операциям. Закон регулирует срок сдачи и основной порядок оформления отчетности.

      Авансовый отчет выступает обязательным условием процедуры выдачи денег подотчет. Работник отчитывается о совершенных тратах в положенный срок посредством специальной отчетной формы. Ее основная цель — полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью этого документа проверяют движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, и списывают произведенные траты.

Кто является подотчетным лицом

     Подотчетные средства выдаются руководителем работнику предприятия на осуществление общепроизводственных или общехозяйственных расходов. За выданные суммы сотрудник отчитывается в положенный срок посредством авансового отчета. Служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, является подотчетным лицом. Подотчетные средства передаются ответственным сотрудникам не только в наличной форме, но и на банковскую карту путем безналичного перевода (письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).

     Работодатель определяет круг подотчетных сотрудников в специальном приказе. Работники выражают согласие с назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые получают подотчетные средства. Все подотчетные лица обязаны отчитываться о произведенных расходах, прилагая подтвердительную документацию, и предоставлять авансовую отчетность в бухгалтерию в положенный срок.

Срок сдачи

     Положения п. 6.3 указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У законодательно утверждают сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Сдача документации в бухгалтерию производится в течение 3 дней по факту выхода сотрудника на работу.

Общие правила

     Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер вправе оформлять авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или разработать персональную форму, утвердив ее приказом. Документация ведется как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса. Существует ряд общепринятых правил заполнения (постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):         Отчет формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или выхода работника после больничного при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности. При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель применяет к сотруднику санкции, в том числе и материальные. Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.

     Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации. К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).

Порядок составления

     Нужно отразить сведения:

об учреждении, номер и дату оформляемого документа;

о работнике, получившем авансирование;

величину выданных денежных средств и их целевое назначение;

фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).

     В лицевой части фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм главного бухгалтера и служащего, получившего авансовую сумму. Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. Это подтверждает и пример заполнения авансового отчета. После оформления и отрыва расписка остается у подотчетного лица. На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

     Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Это номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

Исправления исключены! При допущении помарок и тем более ошибок придется оформлять новый бланк.

Пошаговая инструкция

     В организации заполнением авансового отчета занимаются подотчетный сотрудник и бухгалтер. Сотрудник, получивший авансовые средства, заполняет лицевую сторону. Необходимо указать информацию:

краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;

реквизиты документа — его номер и дату;

далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;

фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;

назначение выданной подотчет суммы.

     После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.

     Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы. В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:

общая сумма;

денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;

остаток или перерасход (при наличии).

      В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым проводится аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер. Далее необходимо прописать оправдательную документацию: количество чеков и квитанций, подтверждающих расход. В лицевой части документа отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму. Если по авансу образовался перерасход или, наоборот, остаток денежных средств, отразите это в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками. После табличной части ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.



Предварительный просмотр:

Унифицированная форма № АО-1

утверждена постановлением Госкомстата России

от 01.08.2001 № 55

Код

Форма по ОКУД

0302001

ГБПОУ «КТИНЗ»

по ОКПО

12345678

наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Отчет в сумме

Восемнадцать тысяч девятьсот

пятьдесят

руб.

00

коп.

Номер

Дата

 Руководитель

Директор

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

78

22.04.2020

должность

Куприянов

А. А. Куприянов

подпись

расшифровка подписи

 “ 22

января

20

20 г.

Код

Структурное подразделение

АХЧ

07

Подотчетное лицо

Н.В.Бардунаева

Табельный номер

1278

фамилия, инициалы

Профессия (должность)

Зам.директора по АХЧ

Назначение аванса

хозрасходы

Наименование показателя

Сумма, руб., коп.

Бухгалтерская запись

Предыдущий аванс

остаток

дебет

кредит

перерасход

счет, субсчет

сумма, руб., коп.

счет, субсчет

сумма, руб., коп.

Получен аванс 1. из кассы

20 000,00

10

18 950

 1а. в валюте (справочно)

 2.

Итого получено

20 000,00

Израсходовано

18 950,00

Остаток

1 050,00

Перерасход

-

Приложение 4 документов на 4 листах

Отчет проверен. К утверждению в сумме

Восемнадцать тысяч девятьсот пятьдесят

сумма прописью

руб.

00

коп. (

18 950 

руб.

00

коп.)

Главный бухгалтер

Дамбаева

Т.Н.Дамбаева

подпись

расшифровка подписи

Бухгалтер

Подпись студента

ФИО студента

подпись

расшифровка подписи

Остаток внесен

в сумме

1050

руб.

00

коп

по кассовому ордеру № 81 от “22”  апреля  2020 г.

Перерасход выдан

Бухгалтер (кассир)

Подпись студента

ФИО студента

22апреля 2020 г.

подпись

расшифровка подписи

л и н и я о т р е з а

Расписка.

Принят к проверке от

Н.В.Бардунаевой

авансовый отчет №

78

от“22апреля 2020 г..

на сумму

Восемнадцать тысяч девятьсот пятьдесят

руб.

00

коп, количество документов

2

на

2

листах

прописью

Бухгалтер

Подпись студента

ФИО студента

22апреля2020 г.

подпись

расшифровка подписи


Оборотная сторона формы № АО-1

Номер по порядку

Документ, подтверждающий производственные расходы

Наименование документа (расхода)

Сумма расхода

Дебет счета, субсчета

по отчету

принятая к учету

дата

номер

в руб. коп

в валюте

в руб. коп

в валюте

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

 

21.04.2020

25478

Кассовый чек, накладная

18950

18950

10

Итого

18 950,00

18 950,00

Подотчетное лицо Бардунаева        Н.В.Бардунаева

        подпись        расшифровка подписи



Предварительный просмотр:

Практическое задание 11

Тема: Учет расчетов с подотчетными лицами

Порядок заполнения  авансового отчета.

Цель:

Совершенствовать практические навыки  заполнения авансового отчета.

Оснащение: МУ, МК, План счетов БУ

Методические указания

Денежные средства выдаются на ограниченный срок, по истечении которого работник должен предоставить авансовый отчет (далее — АО) с приложением документов, подтверждающих расходы. Подотчетное лицо, получившее денежные средства должен отчитаться в течение трёх дней с момента получения суммы. Выдача подотчетных сумм может быть осуществлена на банковскую карту сотрудника и на корпоративную карту организации (Письма № 02-03-10/37209, № 03-11-11/42288), что должно быть предусмотрено локальным актом.

Основанием для перечисления также является заявление работника, содержащее, кроме обязательных сведений (п. 6.3 Порядка), реквизиты банковской карты.

В платежном поручении в строке «Назначение платежа» необходимо написать: перечисленные средства являются подотчетными («Аванс на хозяйственные нужды»).

Задание 1.

Выданы из кассы бухгалтерии ГБПОУ «КТИНЗ» денежные средства в подотчет Бардунаевой Н.В. на хозяйственные расходы 3000 руб. по расходному кассовому ордеру № 75 от 20.04.2020г.

  1. Заполнить расходный кассовый ордер;
  2. Составить авансовый отчет;
  3. Обработать авансовый отчет, проставить корреспондирующие счета.


По теме: методические разработки, презентации и конспекты

Дистанционное обучение Производственная практика группа 241 от 29.04.2020 "Учет расчетов с подотчетными лицами"

Производственная практика от 29.04.2020.Повторить материал. Выполнить практическое задание.Срок выполнения до 06.05.2020....

Дистанционное обучение Производственная практика группа 241 от 30.04.2020 "Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками"

Производственная  практика от 30.04.2020.Повторить материал. Выполнить практическое задание.Срок выполнения до 07.05.2020....

Дистанционное обучение Производственная практика группа 241 от 12.05.2020 "Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками"

Производственная практика от 12.05.2020.Повторить материал. Выполнить практическое задание.Срок выполнения до 15.05.2020....

Дистанционное обучение Производственная практика группа 241 от 19.05.2020 "Учет расчетов с персоналом по оплате труда"

Производственная практика от 19.05.2020.Повторить материал. Выполнить практическое задание.Срок выполнения до 22.05.2020....

Дистанционное обучение Производственная практика группа 241 от 20.05.2020 "Учет расчетов с персоналом по оплате труда"

Производственная практика от 20.05.2020.Повторить материал. Выполнить практическое задание.Срок выполнения до 23.05.2020....

Дистанционное обучение Производственная практика группа 241 от 21.05.2020 " Учет материально-производственных запасов"

Производственная практика от 21.05.2020.Повторить материал. Выполнить практическое задание.Срок выполнения до 24.05.2020....

Дистанционное обучение Производственная практика группа 241 от 22.05.2020 " Учет материально-производственных запасов"

Производственная практика от 22.05.2020.Повторить материал. Выполнить практическое задание.Срок выполнения до 25.05.2020....