Создание структурированного документа. Слияние документов.
презентация к уроку

Слайд 1

Слайд 2

Список известной информации Что вы знаете о текстовом редакторе MS Word ?

Слайд 3

Открытие салона красоты База клиентов Реклама открытия салона

Слайд 4

Открытие салона красоты

Слайд 5

Открытие салона красоты

Слайд 6

Что общего? Найдите общее слово

Слайд 7

Что общего? Создание

Слайд 8

Что общего? Структура

Слайд 9

Что общего? Документ

Слайд 10

Что общего? Слияние

Слайд 11

Создание Структура Документ Слияние

Слайд 12

Создание структурированного документа. Слияние документов. Тема практического занятия

Слайд 13

Цель: научиться создавать единый структурированный документ с помощью механизма слияния документов Word, получить практические навыки в создании серийных писем.

Слайд 14

Формирование компетенций: ПК.3.3 ОК.01 Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. Самостоятельно осуществлять взаимодействие со специалистами и организациями с целью продвижения своих услуг.

Слайд 15

Основные определения MS Word содержит набор средств, позволяющие формировать структурированные тексты. Иными словами, разбивать текст на уровни (например: на главы, параграфы и подпораграфы или разделы, подразделы, статьи). Создание структуры средствами MS Word : 1.Возможность быстрой навигации по тексту в режиме "Схема документа" (Вид>Схема документа (Область навигации); 2.Создание обновляемого оглавления документа.

Слайд 16

Основные определения Для создания структуры документа следует для абзаца определить уровень в структуре документа.

Слайд 17

Основные определения Колонтитул (название колонки, страницы) – это текст на верхнем и/или нижнем поле, который появляется на каждой странице документа. Соответственно различают верхний и нижний колонтитулы. Они содержат автотекст (№ страницы, автор, название документа, дату\время и др.). Для вставки колонтитулов нужно выполнить команду Вставка\ Колонтитулы

Слайд 18

Основные определения Сноски - непременные атрибуты большого документа. В общем случае под сноской понимают дополнительный текст, помещенный внизу страницы под основным текстом и отделенный от него прямой чертой. Сноски могут содержать комментарии, пояснения, переводы, ссылки на первоисточник и др . Чтобы поместить на странице сноску, совершите действие Ссылки\Сноски\ Вставить сноску.

Слайд 19

Основные определения Номер страницы устанавливается через вкладку Вставка, раздел Колонтитулы\ Номер страницы , в появившемся окне указывается положение (вверху или внизу), расположение (слева, справа, по центру и др.) и формат самого номера.

Слайд 20

Основные определения Слияние документов - это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащих переменную часть. Примером слияния документов может быть персонализация писем. Например, приглашение на открытие салона красоты. Шаблон с оформлением письма – основной документ . А переменные данные, такие как фамилия, имя и отчество и т.п. – источник данных .

Слайд 21

Основной документ Фамилия Имя Отчество Дата рождения Адрес проживания Иванова Татьяна Ивановна 01.01.2002 г. Белгород, ул. Ленина, д. 13 Источник данных Поле слияния Результата слияния Схема слияния документа

Слайд 22

В результате слияния основного документа и источника данных для каждого участника из списка готовится письмо. В итоге получается сразу несколько писем.

Слайд 23

Этапы по слиянию документов Создание источника данных. Создание основного документа. Слияние документов между собой.

Слайд 24

Пригласительные на открытие салона Создайте документ слияния для генерации информационных писем для приглашения на открытие салона.

Слайд 25

#1 Создадим письма для рассылки информации об открытии салона красоты потенциальным клиентам путем использования возможности слияния в Word . Создание источника данных . Мы не просто так на этапе повторения материала уже создали список нашей группы – он и будет нашей базой данных будущих клиентов. Имейте в виду, что данный документ должен впредь находиться в том же каталоге, где вы его сохранили в первый раз, т.к. в случае его переноса основной документ будет запрашивать его новый адрес.

Слайд 26

# 2 Создание шаблона для писем . Создайте новый документ MS Word и сохраните его под именем Письма . Напечатайте в него следующий текст и оформите на свой вкус, используя различные возможности форматирования текста. Уважаемая Фамилия Имя Отчество! Мы приглашаем вас на открытие салона 01.01.2021 в 13.00 МСК! Стрижка , укладка, окрашивание, маникюр, педикюр, оформление бровей, массаж, косметологические уходы и SPA – всё это ждёт именно вас!

Слайд 27

# 3 В документе, созданном на предыдущем шаге, необходимо выбрать тип итогового документа, в данном случае это «Письма». Вкладка Рассылки-Начать слияние - Письма

Слайд 28

# 4 Далее требуется указать источник для основного документа. Вкладка Рассылки- Выбрать получателей – Использовать существующий список . Выбор списка для формирования писем осуществляется путем указания файла Список группы . Проверить список можно выбрав команду Рассылки – Изменить список получателей : Находящиеся в окне данные автоматически генерируются посредством анализа указанного документа в качестве источника данных. Именно эти данные будут подставлены в шаблон для выполнения слияния. В данном окне вы можете выполнить сортировку данных для изменения порядка писем в итоговом документе с письмами, можете добавить или удалить получателей слияния. Выберем всех абонентов для получения слияния. Нажимаем на «ОК».

Слайд 29

# 5 Далее необходимо в документе с шаблоном письма указать изменяемые блоки (фамилия , имя, отчество и т.д.) В основном документе (с шаблоном оформления) мышью выделите слово «Фамилия Имя Отчество», выберите команду Рассылки- Вставить поле слияния – Фамилия Имя Отчество

Слайд 30

# 6 В итоге, документ должен измениться следующим образом: Уважаемая Иванова Татьяна Ивановна! Мы приглашаем вас на открытие салона 01.01.2021 в 13.00 МСК! Стрижка , укладка, окрашивание, маникюр, педикюр, оформление бровей, массаж, косметологические уходы и SPA – всё это ждёт именно вас!

Слайд 31

# 7 Далее вы можете «пролистать» список писем для различных клиентов выбрав команду Рассылки- Просмотр результатов с использованием управляющих кнопок << и >>.

Слайд 32

Выполнение практического задания

Слайд 33

договор на оказание парикмахерских услуг Создайте структурированный документ по образцу.

Слайд 34

рефлексия

Слайд 35

вопросы Чему мы сегодня научились на занятии? Что далось легко, было понятно? В чем возникли затруднения ?