Методические указания по Практической работе № 3 «Составление и оформление распорядительных документов (по заданным условиям)»
учебно-методический материал

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 3

«Составление и оформление распорядительных документов (по заданным условиям)»

Цель работы: ознакомиться с правилами оформления реквизитов, входящих в состав приказа, отработать навыки составления приказа.

План работы

1.Изучить набор реквизитов, входящих в состав приказа, правила и особенности оформления этих реквизитов.

2.Составить приказ.

Норма времени: 2 часа

Студент должен знать:

- способы создания, функции и классификацию документов;

- унифицированные системы документов, правила их составления;

Студент должен уметь:

- оформлять документы и/или проверять правильность оформления, хранения и учета их в соответствии с требованиями системы документационного обеспечения.

Оборудование:

ПК, конспекты лекций, линейки, шариковые ручки, карандаши.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц, например, приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения подведомственных организаций, учреждений, предприятий.

Приказы по основной деятельности регулируют:

- деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;

- организационно-правовое положение сотрудников; порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности.

Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями Компании как на основании указаний генерального директора, так и в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает отдел кадров на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются директором организации, а в его отсутствие – лицом, замещающим его.

Приказ имеет следующие реквизиты:

05 - наименование организации;

09 - вид документа (ПРИКАЗ),

10 - дата,

11 - регистрационный номер,

13 - место составления (издания) документа,

17 - заголовок к тексту,

18 - текст,

22- подпись должностного лица,

21 - визы согласования,

25 - отметка об исполнителе.

Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Например,

«О проведении аттестации персонала организации».

Текст приказа состоит из двух частей: вводной и распорядительной. В вводной части приказа по основной деятельности могут быть:

- ссылка на законодательный или правовой акт вышестоящей организации, или правовой акт,

- цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие основой для издания приказа;

- цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие основой для издания приказа.

Как правило, в приказах по основной деятельности вводная часть почти всегда присутствует, однако бывают случаи, когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснении и обосновании, и вводная часть опускается.

Вводная часть может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий.

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с новой строки с абзаца.

Например,

В соответствии с приказом Генерального директора от 27 мая 2005г. №96 «О повышении исполнительской дисциплины и ответственности работников»

ПРИКАЗЫВАЮ: …

Распорядительная часть приказа содержит поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Распорядительная часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Один пункт должен соответствовать одному поручению. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Компании или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».

Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).

Приказ подписывает руководитель организации, и он вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

Приказ печатается шрифтом Times New Roman. Размер шрифта для всех реквизитов, кроме наименования организации и наименования вида документа, – 12. Наименования организации и вида документа набираются прописными буквами и выравниваются по центру; размер шрифта – 16, начертание – полужирное.

Проекты приказов, затрагивающие финансовые правоотношения, подлежат согласованию с бухгалтерией Компании.

Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

Подписанные генеральным директором приказы направляются в канцелярию для регистрации. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно с присвоением номерам буквенных индексов:

ОД – приказы по основной деятельности,

ЛС – приказы по личному составу,

АХ – приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Буквенные индексы пишутся после порядкового номера приказа и отделяются от него косой чертой, например: 123/ОД.

Датой приказа является дата его подписания.

Один экземпляр приказа передается исполнителю. Второй остается в канцелярии и помещается в дело.

Задание

1. Проанализировать образец приказа, приведенного в приложении 1 и установить набор реквизитов, входящих в состав приказа. Изучить содержание реквизитов в предложенном образце, макет составления приказа (приложение 2) и раздел № 5 стандарта ГОСТ Р 7.09.97 – 2016 «СИБИД Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Заполнить таблицу 1 используя материал проанализированных документов.

Таблица 1 – Характеристика реквизитов

2. Составить приказ, используя общий бланк (смотри раздел № 6 стандарта ГОСТ Р 7.09.97 – 2016 «СИБИД Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»). Для определения содержания реквизитов приказа воспользоваться описанием условной производственной ситуации, предложенной преподавателем (приложение 3). Вариант производственной ситуации закрепляет за студентом преподаватель (смотри Таблицу 2);

3. Выучить определения всех видов распорядительных документов, особенности оформления реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» для каждого вида распорядительного документа;

4. Выучить требования к оформлению реквизитов «Дата документа», «Подпись» (раздел № 5 ГОСТ Р 7.09.97 – 2016 «СИБИД Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»)

5. Прочитать учебник «Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. Образования/Л.А. Румынина. -  9-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2018» пункт 5.2. Распорядительные документы и ответить на контрольные вопросы.

Таблица 2 - Закрепление вариантов заданий за студентами

Контрольные вопросы:

1. Каков порядок оформления и подписания приказа?

2. Из каких частей состоит текст распорядительного документа?

3. Как строится текст распорядительной части приказа?

4. В каких случаях издается распоряжение?

Литература:

1. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления/ А.В.Пшенко, Л.А.Доронина. – М.: Академия, 2020.

2. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности/ А.А.Раздорожный. – М.: Инфра-М, 2018.

3. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. Образования/Л.А. Румынина. -  13-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2017.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Образец составления приказа

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «Башмак»

(ООО «Башмак»)

ПРИКАЗ

«11» ноября 2011 г.                                                                                              № 128

г. Тольятти

Замена регистрационного знака на автомобиле Toyota Celica

В связи с плохой читаемостью регистрационных

знаков на автомобиле Toyota Celica,

усложняющей их идентификацию

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Водителю Краснощекову Е.М. оформить замену регистрационного знака на автомобиле Toyota Celica № Н 965 АР до 10.12.2011.

2. Бухгалтеру Пятиной В.Н. внести изменения в данные бухгалтерского учета на основании отметки в техническом паспорте транспортного средства автомобиля в срок до 15.12. 2011.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела обеспечения Думова Г.А.

Директор                           (личная подпись)                                                    Е. Л. Булка

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

МАКЕТ ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Формуляр-образец приказа.

Наименование организации (05)

ПРИКАЗ (09)

00.00.2021 (10)                                                                                                № (11)

Место издания (город) (13) – если указано

в наименовании организации, то не пишется

(17) Заглавие (краткое содержание,

начинается с предлога «О»)

                  (18) Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительную часть начинают словом

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Полное наименование должности исполнителя, И.О. Фамилия в дательном падеже или наименование структурного подразделения, необходимые действия выражают глаголом в неопределенной форме, срок действия (указывают без употребления слова «срок»).

2. Полное наименование должности, И.О. Фамилия или структурное подразделение. Если в пункте несколько действий, разных по характеру, то каждое выделяют в подпункт.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на (структурное подразделение или лицо, на которое возлагают контроль, наименование должности, фамилия, инициалы в винительном падеже).

(07) Наименование

должности руководителя                   (22) Личная подпись                  И.О. Фамилия

(21) С приказом ознакомлен:

(07) Главный бухгалтер                      (22) Личная подпись                 И.О. Фамилия

(Дата)

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Производственные ситуации, требующие создания приказа.

Вариант № 1

Состоялось собрание акционеров, которое решило увеличить уставной капитал организации, руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала организации, утвержденным Советом директоров общества 16 июля 1999г.

По результатам решения собрания исполняющий директор Драгомиров П.О. издает распорядительный документ, в котором приказывает руководителю юридического отдела Свечову М.М. в срок до 00.00.0000. направить сведения о внесении изменений в Устав организации в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию, а руководителю финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 00.00.0000. зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации. Руководитель организации намерен сам контролировать исполнение приказа.

Вариант № 2

Администрация предприятия решила усовершенствовать формы и методы организации работы с документами.

В связи с этим, генеральный директор предприятия Мазуров В.М. издает распорядительный документ, в котором доводит до коллектива свое управленческое решение следующего содержания: необходимо утвердить концепцию документационного обеспечения предприятия, управляющему делами И.О. Иванову организовать обследование состояние работы с документами в подразделениях предприятии до 00.00.0000., а заместителям директора и  руководителям структурных подразделений проанализировать состояние работы с документами в подразделениях и до 00.00.0000. представить справки о состоянии работы с документами в подразделениях. Контролировать исполнение приказа будет руководитель администрации предприятия А.П. Соколова.