Инвентаризация товарно-материальных ценностей
план-конспект занятия

Лекция: Инвентаризация товарно-материальных ценностей.

Характеристика инвентаризации товарно-материальных ценностей в аптеке

Сохранность хозяйственных средств необходимо контролировать, это можно осуществить, применяя инвентаризацию.  Инвентаризация – метод бухгалтерского учёта, а при проведении документальных ревизий – приём фактического контроля, осуществляемый путём непосредственной проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчётов, объёма выполненных работ и реальности статей баланса.

Инвентаризация – это снятие фактических остатков денежных средств, материальных ценностей, расчетов на определенную дату и сопоставление полученных результатов с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация была одним из первых приёмов хозяйственного учёта, позволяющим установить фактическое наличие имущества на определённый момент.

Инвентаризация выполняет три основные функции: экономическую (как элемент учёта и контроля); социальную (как форма участия трудящихся в организации учёта и контроля); воспитательную (как средство воспитания бережного отношения к имуществу).

Принципы инвентаризации: внезапность; сопоставимость единиц измерения; плановость; объективность; юридическая правомочность результатов; непрерывность; полнота охвата объектов; воспитательное воздействие и материальная ответственность; оперативность и экономичность; гласность.

Инвентаризация как средство контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей и проверки организации материальной ответственности классифицируется по различным признакам.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке осуществляется в соответствии с методическими указаниями Минфина РФ № 49 от июня 1995 г.

Инвентаризации подлежит всё имущество аптеки: основные средства, товары, денежные средства, финансовые активы, финансовые обязательства (кредиторские задолженности, кредиты банков, займы).

Проведение инвентаризации обязательно:
1)при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а такжепреобразовании государственного или муниципального (унитарного) предприятия;
2)перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
Формы для оформления результатов инвентаризации(инвентаризационные      описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости)утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98г. № 88
Руководитель аптеки сам определяет порядок проведения инвентаризаций (их количество в отчетном году, даты проведения, перечень проверяемых объектов) и утверждает его одновременно с принятием учетной политики.

1. Понятие и виды инвентаризации товарно-материальных ценностей в аптеке

Инвентаризация — прием, используемый для выявления фактического состояния имущества и финансовых обязательств организации и его сопоставления с данными бухгалтерского учета.

Под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, товары, прочие запасы, денежные средства и финансовые активы.

 Можно выделить 3 вида инвентаризации.

• Полная инвентаризация проводится не чаще, чем раз в 3 года. При этом виде инвентаризации учитываются товарно-материальные ценности (ЛС), проводится инвентаризация кассы (денежные средства), а также основных средств: всего оборудования и мебели, находящийся в аптеке (сейф, компьютер, электрический чайник, столы, стулья и т.п.).  
• Годовая инвентаризация проводится раз в год. Она необходима для составления бухгалтерией годового отчета. Ее результаты заносятся в декабрьские отчеты. При годовой инвентаризации инспектируются только товарно-материальные ценности и касса.
• Промежуточные инвентаризации могут проводиться для того, чтобы компания постоянно могла владеть не «бумажной», а реальной информацией.
• Внеплановая инвентаризация обязательно проводится при увольнении работника аптеки или при приеме на работу нового члена коллектива.  

Это связано с тем, что все работники аптеки являются материально ответственными по отношению к имуществу компании. При приеме на работу человек берет на себя обязательства по сохранности материальных ценностей и денежных средств, и спрашивать с него могут только то, что было в аптеке на момент его вступления в должность, т.е. отвечать за «старые» недостачи с него потребовать не имеют права. Принимаемый на работу сотрудник должен, хотя некоторые фирмы игнорируют этот пункт, участвовать в инвентаризации, т.к. при вступлении в должность он подписывает договор о коллективной материальной ответственности. Во избежание неприятностей со «старыми» долгами, работник должен сам проинспектировать «чистоту» аптеки. Также инвентаризации проводят при выявлении фактов кражи и порчи товара. При выявлении недостачи ее материальный эквивалент делится между всеми работниками аптеки и вычитается из зарплаты. Согласитесь, никто не хочет платить за чужие грехи. А выявить и наказать виновного - нечестного, злоупотребляющего своим положением работника - по горячим следам гораздо легче, чем, скажем, спустя несколько месяцев на годовой инвентаризации, когда все подробности уже забылись. Поэтому и проводятся внеплановые инвентаризации.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРНО- МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ В АПТЕКЕ

Для проведения инвентаризации приказом руководителя назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ, а также для проведения внеплановых и частичных инвентаризаций могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии.

В состав инвентаризационных комиссий включаются представители администрации  - председатель инвентаризационной комиссии, работники бухгалтерии, экономисты и другие специалисты.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

• своевременность проведения инвентаризации;

• соблюдение порядка проведения инвентаризации;
• полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемого имущества или расчетов;
• правильность указания в описи наименований и отличительных признаков товарно-материальных ценностей (лекарственная форма, объем, вес, концентрация, дозировка, количество доз в упаковке и т.д.);
• правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Инвентаризация имущества проводится по местам его нахождения и по материально-ответственным лицам.

Проверка фактического наличия имущества осуществляется при обязательном участии материально-ответственных лиц. В ходе проведения инвентаризации пересчитывается количество и определяется общая стоимость имеющихся в наличии товарно-материальных ценностей, проверяется правильность их оценки.

По результатам инвентаризации можно уточнить балансовую стоимость имущества. Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке - наиболее трудоемкий процесс (большой объем и ассортимент товара).

Любая инвентаризация начинается с издания руководителем распоряжения о проведении инвентаризации (указывается № и дата распоряжения, председатель и состав инвентаризационной комиссии с должностями и фамилиями, сроки и место проведения инвентаризации, что подлежит инвентаризации (ПРИЛОЖЕНИЕ2)), которое регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.

Председателю инвентаризационной комиссии вручается контрольный пломбир.

До начала проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия обязана провести следующие мероприятия:

• опломбировать места хранения материальных ценностей, имеющие отдельные входы (выходы);

• проверить исправность весо-измерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения (поверки);
• получить отчеты материально-ответственных лиц о движении материальных ценностей и денежных средств (все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам визируются председателем с указанием «До инвентаризации на (дата)», заверенным его подписью, что служит основанием для определения в бухгалтерии остатков материальных ценностей по учетным данным к началу инвентаризации).

Материально-ответственные лица оформляют в инвентаризационной описи подписку № 1 о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к проверке в присутствии инвентаризационной комиссии, а при плановых - заблаговременно. Они должны быть сгруппированы по наименованиям, формам выпуска, сериям, ценам в порядке, удобном для подсчета их количества.

Наличие материальных ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и вносится в инвентаризационные описи.

Запрещается вносить в описи данные об остатках материальных ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

По материально-производственным запасам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих материальных ценностей может определяться на основании маркировки на упаковке или на основании документов поставщика, но с обязательной выборочной проверкой содержимого упаковок.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Не допускается беспорядочный переход от одного вида ценностей к другому. После проверки ценностей помещение их хранения опломбировывается, и инвентаризационная комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Если инвентаризация не завершена в течение одного дня, помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (пломбир на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии).

2.1 Задачи и сроки проведения инвентаризации.

Основными задачами инвентаризации являются: 

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• проверка полноты отражения в учете обязательств.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.
• Инвентаризация основных средств может проводиться 1 раз в 3 года. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случаях стихийных бедствий, пожаров, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) предприятия, перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Министерства финансов РФ;
• при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригады), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем самостоятельно (кроме случаев, требующих обязательного проведения инвентаризации).

Рекомендуются следующие сроки проведения инвентаризации:
основные средства 1 раз в 1-3 года;
товары, тара – не реже 2 раза в год;
денежные средства, денежные документы, бланки строгой отчетности – не менее 1 раза в месяц;
расчеты с банками – 1 раз в месяц;
расчеты по платежам в бюджет – 1 раз в месяц;
расчеты с дебиторами и кредиторами – 2 раза в год;
медикаменты, предметно- количественного учета - 1 раз в месяц.

2.2 Перечень документов для проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей в аптеке

Основными нормативными документами, регламентирующими порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации, являются:

1. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2011) Утратил силу с 1 января 2013 года - Федеральный закон от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ.

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.06.2013 с изменениями, вступившими в силу 30.06.2013) "О бухгалтерском учете"

2. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 № 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" (Зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 27 августа 1998 г. Регистрационный N 1598).

3. Приказ МФРФ №49 от 1995г. «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (основной документ).

4. Постановление ГосКомСтата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

5. Приказ Министерства финансов Российской Федерации 06 июля 1999 г. N 43н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99».

6. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 2001 г. N 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (Зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 13 февраля 2002 г. Регистрационный N 3245).

7. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 10 февраля 2006 г. N 25н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» (Зарегистрирован Минюстом России 11 апреля 2006 г. Регистрационный N 7674).

8. Налоговый кодекс РФ от 01.01.1999г. (часть I), от 01.01.2001г. (часть II).

2.3 Документальное оформление инвентаризации товарно-материальных ценностей

Для документального оформления результатов инвентаризации организации необходимо использовать типовые унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». По строго установленным формам документов ведется сверка продукции, без них легитимность и обоснованность процедуры будет полностью утрачена.

В описных листах инвентаризационной описи указывается наименование материальных ценностей, их отличительные признаки, номера серий, единицы измерения, цены, количества. По каждой странице описи указывается прописью количество записанных порядковых номеров и общее количество материальных ценностей в натуральных показателях, независимо от единицы измерения (шт. + уп. + г + мл + л + м). Инвентаризационные описи могут быть заполнены ручным способом или механизированным, в двух экземплярах, а в случае передачи - в трех (для бухгалтерии и материально-ответственного лица). Исправление ошибок должно производиться во всех экземплярах описи путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Исправления должны быть письменно оговорены и заверены подписями всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц.

 В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах свободные строки прочеркиваются. На ценности, пришедшие в негодность и выявленные во время инвентаризации, составляется отдельная инвентаризационная опись. В конце инвентаризационной описи указывается число описных листов описи, количество порядковых номеров, количество натуральных показателей. После снятия остатков в натуральных показателях (первый этап инвентаризации) материально-ответственные лица оформляют в инвентаризационной описи подписку подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам инвентаризационной комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение. Товары, поступившие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии инвентаризационной комиссии и приходуются в отчете после инвентаризации. Эти товары заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».