Использование инструмента Слияние для подготовки комплексных документов в MS Word 2007

Использование инструмента Слияние для подготовки комплексных документов в MS Word

В жизни часто возникает необходимость подготовки документов стандартной формы нескольким адресатам (приглашения, уведомления, ведомости результатов и т. п). В подобной ситуации можно последовательно выполнить все действия: оформить основной текст, ввести имя первого адресата, распечатать письмо, изменить имя адресата, распечатать следующее письмо и т.д. Однако текстовый процессор Word предоставляет возможность автоматизированной подготовки подобных документов для рассылки. Программа вставляет по очереди предварительно подобранные данные в стандартный текст и распечатывает результаты. Эта операция позволяет автоматически создать множество копий шаблона документа с различными реквизитами. Результат можно либо выводить сразу на печать, либо получить в виде нового документа с множеством страниц. Для этого надо первоначально подготовить сам шаблон в виде произвольного документа Word и список реквизитов в отдельном файле, а затем выполнить их слияние. Слияние можно использовать для создания любого типа документов, в которых поля сопоставляются данным.

Процедура слияния состоит из нескольких этапов:

1. Создание или выбор существующего источника данных. Источником данных называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Источником данных может быть практически любая структурированная в таблицу информация.
2. Создание основного документа. Основным документом слияния называется документ, который содержит текст и рисунки, одинаковые в каждой версии конечного документа.
3. Вставка полей слияния. Поля, в которые переносится переменная информация из источника данных в основной документ перед выводом готового документа на печать, называются полями слияния.
4. Вывод стандартного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. При этом составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.

Рассмотрим выполнение этих действий на примере слияние данных MS Excel и MS Word.

1 этап. Подготовка данных электронной таблицы

Таблица, предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям:

• в таблице не должно быть объединенных ячеек. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы.
• все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии. Если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет.
• на листе документа MS Excel таблица должна располагаться с певой строки и первого столбца.

В качестве примера рассмотрим таблицу с перечнем заказов на изготовление продукции некоторой рекламной фирмы.

2 этап. Подготовка шаблона документа Word

На этом этапе в текстовом редакторе Word формируется документ-шаблон, в который в дальнейшем будут внедряться данные электронной таблицы. Текст этого документа представляет собой общую для всех рассылок часть.

Предположим нам необходимо разослать квитанции всем заказчикам буклетов.

Текст документа будет одинаковым за исключением сведений об организации заказчика, типа рекламы, количество заказов, стоимости одного заказа и общей суммы, и даты заказа. Эти данные будут импортироваться из таблицы Excel (выделено синим)

Таким образом, на этом этапе в документе Word печатается общий для всех квитанций (писем) текст.

Для более удобной дальнейшей работы при слиянии рекомендуется активировать опцию Выделить поля слияния в группе Составление документа и вставка полей ленты Рассылки. Если эта опция включена, то поля слияния будут отображаются в документе-шаблоне на сером фоне. На печать этот фон, естественно, не выводится.

3 этап. Работа Мастера слияния MS Word

Открываем файл документа-шаблона MS Word.

Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. В версиях после Word 2003 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки.

В версиях до Word 2007 следует выполнить команду меню Сервис  Письма и рассылки  Слияние. Кроме того, для более удобной работы в версиях до Word 2007 можно вывести панель инструментов Слияние

Работа Мастера слияния включает 6 шагов.

После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей. Если нам нужны все записи, то сразу нажимаем ОК.

При необходимости можно список отсортировать, отфильтровать нужные записи, либо найти их с помощью соответствующих команд.

Возможности фильтрации и поиска здесь, конечно, намного беднее, чем в Excel, но сделать простейшую выборку по текстовым или числовым значениям можно. Кроме того, возможно выбрать записи для рассылки вручную с помощью флажков.

В нашем случае требуется установить фильтр по полю Тип рекламы по значению "Буклет".

4 шаг: вставляем нужные поля в документ. Прежде, чем выбрать один из предложенных Мастером вариантов работы, следует установить курсор в тексте туда, куда Вы хотите вставить данные. Если Вы забыли это сделать, тоже ничего страшного, поля можно вставить в любое место документа, а затем перенести. В нашем случае ставим курсор после слова "Заказчик". Так как нам нужны отдельные поля, выбираем Другие элементы...

Раскрывается диалоговое окно для выбора полей слияния. Выбираем поле Заказчик, нажимаем Вставить  Закрыть, то же самое для поля Тип рекламы. Если параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, то вставленные поля будут отчетливо видны на сером фоне. Устанавливаем курсор в соответствующие позиции квитанции-шаблона, снова нажимаем ссылку Другие элементы..., выбираем необходимое поле в окне Вставка поля слияния нажимаем Вставить  Закрыть. Аналогично вставляем оставшиеся поля. Вставить поля слияния можно также воспользовавшись опцией Вставить поле слияния в группе Составление документа и вставка полей ленты Рассылки.

5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации. На этом шаге также можно изменить список получателей, применив фильтр или убрав флажки. Так как мы применили фильтр ранее, получателей осталось 4.

Присмотревшись повнимательней к полученному результату, видим, что он не вполне соответствует нашим ожиданиям:

Значения стоимости отображаются без наминала денежных единиц. В дате – сначала месяц, а потом день, хотя в таблице Excel всё было в порядке. Такие же неприятности могут возникнуть при импорте ячеек с десятичными и целыми числами, денежным форматом и т.д. Вывод: при слиянии форматирование чисел и дат не сохраняется. Но выход есть! Поля документа Word, в которые вставляются наши данные, представляют собой код, который, во-первых, можно посмотреть, а во-вторых, изменить. Чтобы увидеть код поля, например, с датой заказа, следует кликнуть по нему правой кнопкой мыши (ПКМ) и выбрать команду Коды/Значения полей.

Получим следующее {MERGEFIELD "дата_заказа"}

Сам код изменять мы не будем, а вот формат допишем. Принцип добавления формата будет понятен любому, кто хоть немного знаком с созданием пользовательского формата в Excel. Добавим после кода поля формат даты, получим: {MERGEFIELD "дата_заказа"\@"DD.MM.YYYY"}, вызовем контекстное меню и выберем Обновить поле.

Для добавления текста после значений полей Суммы и Стоимости одного заказа кликнем по ним правой кнопкой мыши и выберем команду Изменить поле… В появившемся окне диалога Поле отметим флажок опции Текст для вставки после и справа в текстовой области введем нужный текст.

И получаем окончательный вариант шаблона для формирования квитанций:

6 шаг: выбираем вариант Изменить часть писем... и просматриваем получившийся документ, при необходимости его можно отредактировать, сохранить как отдельный файл или отправить на печать.

Задания для самостоятельного выполнения.

Задание 1.

Сформировать основную и вспомогательную таблицы. Использовать для вычислений данные вспомогательной таблицы.

Вариант 1.1.

При вычислении оклада использовать значение ставки МРОТ (1 100р.).

Вариант 1.2.

Вариант 1.3.

Вариант 1.4.

Задание 1.

Выполните задания, используя таблицы из предыдущих вариантов.

Задание 2.1.

Создайте расчетную ведомость на каждого сотрудника с указанием его должности, оклада, премии, налога и суммой к выдаче.

Задание 2.2.

Создайте ценники на товары с указанием наименования товара, количеством на складе, ценой в евро и рублях.

Задание 2.3.

Сформируйте квитанцию на оплату аренды, укажите тип площади, стоимость 1 кв. м, количество кв. м., срок аренды, итоговую сумму.

Задание 2.4.

Создайте ценники на товары с указанием наименования товара, ценой реализации в евро и рублях.