Презентация Электронный документооборот
презентация к уроку

Слайд 1

Электронный документооборот Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Департамента здравоохранения города Москвы « Медицинский колледж № 7 » Преподаватель: Шахмарданова Э.Н.

Слайд 2

Содержание Введение Основные понятие и принципы электронного документооборота Цели и принципы перевода документов в электронную форму Работа , заполнение готовых электронных документов Компьютерное делопроизводство

Слайд 3

Введение

Слайд 4

Введение На смену эпохе бумажных носителей информации пришло время крупных информационных систем, направленных как на подержание внутренних функций, так и на решение задач управления. Одним из глобальных задач – это улучшить степень структурированности информационной среды и процессов работы с документами, что необходимо для э ффективного управления организацией в целом, а также взаимодействия со структурными подразделениями (филиалами ).

Слайд 5

В современных условиях, документационное обеспечение немыслимо без введения системы электронного документооборота . Введение В настоящий момент внедрение электронного документооборота обусловлено как экономическими выгодами, так и реальной необходимостью

Слайд 6

Управление электронным документооборотом — одна из основных частей информационной системы, что обеспечивает эффективное управление за счет автоматического контроля выполнения Введение

Слайд 7

Понятие электронного документооборота Использование информационных компьютерных технологий позволяет автоматизировать основные операции: работа с документами, ведение внешнего документооборота, организация и ведение делопроизводства, предоставление электронных государственных услуг , а также предоставляет сотрудникам инструменты для организации совместной работы над документами Под информационной компьютерной технологией понимается система методов и сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты информации на основе применения средств вычислительной техники и связи, развитого программного обеспечения, а также способов, с помощью которых информация предлагается клиентам

Слайд 8

Для новой информационной технологии характерны: централизованное хранение и обработка информации (традиционная автоматизированная система управления); безбумажный процесс обработки документов; интерактивный режим решения задач; в озможность адаптивной перестройки форм и способа представления информации в процессе решения задачи; коллективное исполнение документов на основе сетевой технологии клиент-сервер, объединенных средствами коммуникации и многое другое Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации

Слайд 9

Основные понятия и принципы Документооборот — комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации. Широко используются и офисные программы, которые помогают автоматизировать работу с документацией .

Слайд 10

Основные понятия и принципы Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства ». Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Слайд 11

Основные понятия и принципы Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Слайд 12

В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно. Электронный документооборот – это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое .

Слайд 13

Сегодня наблюдается интенсивное внедрение информационных технологий в различные области медицины: создание медицинских баз данных, автоматизация рабочего места врача, создание единой электронной карты, распространение интеллектуальных систем поддержки принятий врачебных решений, применение и широкое распространение новейших медицинских технологий, автоматизированная система диагностики, системы искусственного интеллекта в медицине, экспертные медицинские системы, развитие телемедицины и много е другое.

Слайд 14

ЦЕЛИ И ПРИНЦИПЫ ПЕРЕВОДА ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННУЮ ФОРМУ На сегодняшний день электронный документооборот — это самое разумное во всех сферах деятельности, что позволяет : сократить количество бумажных документов; сократить финансовые и трудозатраты на содержание архива; снизить расходы на печать, канцтовары, отправку документов; уменьшить трудозатраты за счет исключения ручных действий и автоматизации процесса; избавиться от потерь документов, создавать резервные копии Мощные программно-аппаратные средства создают комфорт в работе. Сквозная информационная поддержка на всех этапах работы с информацией, предусматривает унифицированную форму поиска, представления, хранения, отображения, восстановления и защиты данных.

Слайд 15

Цели и принципы перевода документов в электронную форму Задача перехода от бумажного к электронному документообороту стоит сегодня перед многими организациями, как коммерческими, так и государственными. Внедрение электронного документооборота позволяет улучшить контроль над движением и исполнением документов, значительно упростить и ускорить доступ к информации и, как следствие, повысить эффективность управления.

Слайд 16

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. Делопроизводство : комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что документационное обеспечение управления является основной функцией делопроизводства .

Слайд 17

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов. Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур. Документооборот - движение документов в рамках документационного обеспечения управления . Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации .

Слайд 18

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ. Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Слайд 19

Источник информации Системы электронного документооборота [Электронный ресурс]. URL : https :// www.sites.google.com/site/upravlenieznaniami/tehnologii-upravlenia-znaniami/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО [Электронный ресурс]. URL : https:// pro-rko.com/elektronnyj-dokumentooborot-chto-eto-takoe-funkczii-sistemy-edo/ Компьютерное делопроизводство [Электронный ресурс]. URL : https:// refdb.ru/look/1425647-pall.html В.П . Омельченко, А.А. Демидова « Информатика» / Издательская группа «ГЭОТАР-Медиа», 2014г. А.А . Хлебников «Информатика » (6-е издание) / Издательская группа «ФЕНИКС», 2015г.

Слайд 20

Будьте здоровы! Спасибо за внимание!