Школьное Музееведение. Учётно-хранительская документация школьного музея.

     Государственное бюджетное нетиповое образовательное учреждение

          «Санкт-Петербургский городской Дворец творчества юных»

        Городской центр развития дополнительного образования

        Курсы повышения квалификации

          «Школьное музееведение»

        Аттестационная работа

                            «Учётно-хранительская документация в школьном музее»

                                                                                         Автор: Данилова Любовь Андреевна,

                                                                                      педагог дополнительного образования,

                   ГБОУ Гимназия №642 «Земля и Вселенная»

        Куратор: Савельева Ольга Ивановна,

                                                                                педагог- организатор, старший методист,

                ГБНОУ «СПб ГДТЮ»

Оглавление

1. Специфика школьного музея……………………………………………....…стр.3
2. Нормативно-правовая база деятельности музеев Российской Федерации… .стр.3
3. Инструктивные документы в области учета и хранения фондов…………….стр.5
4. Роль и значение учета в фондовой работе музеев…………………………….стр.6
5. Основные группы учетной музейной документации…………………………стр.8
6. Шифровка и маркировка музейных предметов………………………………..стр.9
7. Паспортизация школьных музеев………………………………………………стр.10
8. Организация учета в музеях………………………………………………….....стр.11
9. Основные требования к учетной документации……………………………....стр.12
10. Учетные процедуры……………………………………………………………..стр.12
11. Приложения 1-4…………………………………………………..……...стр.15-стр.18
12. Список используемой литературы……………………………………………..стр.19

1.Специфика школьного музея

Школьный музей, как и любой другой, обладает рядом характеристик и функций. К традиционным его функциям относятся: комплектование, изучение, учет и хранение коллекций, а также использование их в целях образования и воспитания. Школьный музей должен обладать достаточным для реализации этих функций фондом музейных предметов и соответствующим экспозиционно-выставочным пространством.

Но специфика школьного музея в том, что он менее всего должен походить на традиционное музейное учреждение. Это музей особого типа, он является, во-первых, образовательным музеем, где задачи обучения и воспитания, в том числе во внеурочное время, имеют решающее значение, и, во-вторых, адресным музеем, для которого приоритетной является детская аудитория. Только в школьном музее может быть наиболее последовательно воплощена идея сотворчества учащихся, учителей и родителей. Привлечение учащихся к поисковой и исследовательской деятельности позволяет сделать детей заинтересованными участниками процесса, т.е. субъектами, а не объектами воспитания.

Именно школьный музей способен в полной мере реализовать принцип «Музеи для детей и руками детей», перенеся основной центр тяжести с процесса восприятия коллекций на процесс созидания, делания, который, по существу, является постоянным и не должен иметь завершения.

Работа школьных музеев неизбежно выходит за рамки школьной жизни. В сельских районах, где нет государственных музеев, школьный музей является одним из важнейших факторов в расширении образования, в воспитании молодежи, он обретает сегодня новое лицо, новое качество - качество культурного центра.

2. Нормативно-правовая база деятельности музеев Российской Федерации

В конце XX века в социально-политической жизни России произошли глубокие изменения. В 1990-е годы шел процесс формирования основ нового законодательства Российской Федерации и были приняты важнейшие законодательные акты, направленные на создание правовой базы для сохранения и развития отечественной культуры.

Важнейшим законодательным актом для музеев России явился Федеральный закон «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации», принятый Государственной думой 24.04.1996 г. Как следует из статьи 1, данный Федеральный закон распространяется на все действующие и вновь создаваемые музеи в Российской Федерации. В законе освещен большой круг вопросов: государственное регулирование музейной сферы, правовое положение музеев, порядок организации и ликвидации музеев в РФ, основные принципы формирования и государственного учета Музейного фонда РФ, обеспечения его сохранности и использования. Закон определяет новое правовое положение Музейного фонда Российской Федерации. В ст. 3 закона даны основные определения, что такое культурные ценности, музейный предмет, музейная коллекция, музейный фонд и др. В законе изложен принцип централизации формирования государственного учета и управления Музейным фондом страны, характеризуются разные формы собственности на музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав Музейного фонда Российской Федерации.

В соответствии с Федеральным законом «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» были разработаны другие важные нормативные акты, утвержденные Постановлением правительства РФ № 179 от 12.02.1998 г.: Положение о Музейном фонде Российской Федерации и Положение о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации, где ряд вопросов был подробно освещен и разъяснен.

В Положении о Музейном фонде Российской Федерации определен порядок разграничения форм собственности на музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда. К федеральной собственности отнесены музейные предметы и музейные коллекции, которые находились в собственности бывшего СССР и РСФСР до принятия Федерального закона о Музейном фонде РФ независимо от источников поступления, приобретенные за счет средств федерального бюджета и закрепленные в оперативном управлении или переданные в пользование государственным федеральным музеям и другим организациям независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности, а также приобретенные последними после вступления в силу Федерального закона о Музейном фонде за счет средств их учредителей, либо за счет собственных средств или иной формы приобретения (п.З Положения). Такой же порядок определяется Положением для музейных предметов и коллекций, включенных в состав государственной части Музейного фонда РФ, находящихся в собственности субъектов РФ и муниципальных органов.

В Положении о Музейном фонде предусматривается введение единых правил учета и форм учетной документации для музейных предметов и музейных коллекций всего Музейного фонда Российской Федерации (п.13). В п.14 Положения указано, что правила учетной обработки музейных предметов и музейных коллекций (описания, измерения, маркировки и др.), условия хранения и обеспечения безопасности в соответствии с особой технологией изготовления, другой спецификой отдельных категорий данных предметов и коллекций, а также типовые формы основных учетных документов определяются инструкцией по учету и хранению музейных предметов и музейных коллекций, утверждаемой Министерством культуры Российской Федерации.

Учет музейных предметов и музейных коллекций осуществляется их собственниками или музеями и иными организациями, в оперативном управлении или пользовании которых они находятся, с использованием специальной учетной документации, обеспечивающей возможность полной идентификации этих предметов и коллекций и содержащей сведения об их местонахождении, сохранности, форме использования и т.д. (п.13 Положения).

Согласно Положению основными учетными документами являются главная инвентарная книга (книга поступлений) и другие инвентарные книги, акты приема музейных предметов и музейных коллекций на временное (постоянное) хранение, акты выдачи музейных предметов и музейных коллекций во временное пользование, акты списания музейных предметов и музейных коллекций в случае исключения их из состава фонда.

В Положении подчеркнуто, что отражение музейных предметов и музейных коллекций на балансе юридического лица, в оперативном управлении или пользовании которого они находятся, не допускается (п.13).

В ст.15 оговорено, что «основные учетные документы подлежат бессрочному хранению и страховому копированию. Страховые копии основных учетных документов передаются на хранение в Министерство культуры Российской Федерации».

В Положении о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации определяется порядок создания и ведения каталога, который, согласно п.2 «представляет собой электронную базу данных, содержащую основные сведения о каждом музейном предмете и каждой музейной коллекции, включенных в состав  Музейного фонда Российской Федерации».

В 1990-е годы обновилось также законодательство о наградной системе РФ, об и хранении драгоценных металлов и драгоценных камней, а также оружия - особых групп в составе музейных фондов.

3. Инструктивные документы в области учета и хранения фондов

Новая информация, заложенная в законодательных и нормативных актах Российской Федерации, поставила музейных специалистов, осуществляющих государственное регулирование в области культуры, перед необходимостью пересмотра действующих нормативных документов по учету, хранению, реставрации и использованию музейных ценностей. В первую очередь это относится к действующей Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР, утвержденной приказом Министерства культуры СССР № 290 от 17.07.1985 г. Эта инструкция вводилась с целью создать единую систему учета, научной инвентаризации, хранения и реставрации музейных предметов, входящих в состав Музейного фонда СССР и определяла порядок и основные формы учета, методы хранения и реставрации музейных ценностей.

Актуальный для 1980-х годов, этот документ на протяжении последних 20 лет регламентировал фондовую работу музеев, но нормативно-правовых реалий сегодняшнего дня он не учитывал.

По этой причине с середины 1990-х годов специалисты Министерства культуры РФ разрабатывают новую инструкцию, которая опирается на современную законодательную базу государства и опыт, приобретенный музеями в 1990-е годы. Музейные работники России были ознакомлены с несколькими вариантами этого документа (последний вариант- проект инструкции 2003 года).

Пункт 1 проекта новой инструкции гласит, что изложенный в инструкции порядок учета, хранения и реставрации распространяется на все музейные предметы и коллекции, входящие в состав государственной и негосударственной части Музейного фонда РФ, и распространяется на все действующие и вновь открываемые музеи, реставрационные учреждения и другие организации, хранящие музейные предметы и коллекции на территории РФ». Тем самым подтверждается ст.13 Положения о Музейном фонде, что музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав фонда, «подлежат учету и хранению в соответствии с едиными правилами и условиями, определяемыми Министерством культуры Российской Федерации, независимо от того, в чьей собственности или владении они находятся».

Основные правила учета и хранения музейных ценностей в проекте новой инструкции сохраняются. Проект также разъясняет основные понятия, применяемые в тексте инструкции, содержит дополнительные разделы и темы:

• о включении музейных предметов и музейных коллекций в Музейный фонд РФ и об исключении их из Музейного фонда РФ;
• об учете и хранении музейных предметов и коллекций из драгоценных металлов и драгоценных камней;
• об учете документов Архивного фонда РФ, хранящихся в музеях;
• об учете и хранении оружия в музеях РФ.

Проект инструкции облегчает задачу разработки различных внутримузейных документов, поскольку содержит тексты положений о главном хранителе, научном сотруднике – ответственном хранителе, об отделе учета, Экспертной фондово-закупочной комиссии и др. К новому проекту прилагаются типовые формы учетных документов, рекомендованные к применению в музейной практике.

В отсутствие утвержденной новой инструкции работники государственных музеев используют действующую «Инструкцию по учету и хранению музейных ценностей» (1985), учитывая рекомендации проекта. Широко используется, например, договорная система при приеме в музей новых поступлений, при выдаче музейных предметов во временное пользование и др. Вводятся в оборот формы новых документов, рекомендованные проектом. Представители Министерства культуры регулярно выступают на специальных встречах и семинарах с разъяснениями в области нового законодательства и методическими рекомендациями.

4. Роль и значение учета в фондовой работе музеев

Учет музейных предметов и коллекций относится к основным направлениям фондовой работы музея. Цели и задачи учета - обеспечение юридической охраны музейных фондов, определение их количественного объема, систематическое накопление сведений о музейных предметах и коллекциях. Учет является средством обеспечения сохранности музейных фондов и способом контроля за состоянием и движением музейных предметов. Как сказано в п. 81 инструкции «музейные фонды подлежат строгому государственному учету, который обеспечивает их юридическую охрану и создает условия для изучения и рационального использования». Все памятники истории и культуры, хранящиеся в музеях, бухгалтерскому учету по стоимости не подлежат. «Отражение музейных предметов и музейных коллекций на балансе юридического лица, в оперативном управлении или пользовании которого они находятся, не допускается» (ст.13 Положения о Музейном фонде РФ).

Государственный учет музейных фондов представляет собой их определение и регистрацию в несколько этапов:

• актирование и регистрацию в книге поступлений в целях юридического закрепления

предметов за конкретным музеем (1-я стадия учета),

• регистрацию (научную инвентаризацию) в инвентарных книгах в целях

закрепления предметов за определенной коллекцией в соответствии со структурой

фондов (2-я стадия учета),

• регистрацию предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней в специальных книгах учета (3-я стадия для музеев, имеющих в составе фондов эту группу хранения).

Учет музейных фондов – единая организованная система, обладающая определенным составом и структурой учетной документации. Основные принципы учета

музейных фондов:

• взаимосвязь учетных операций, основных стадий учета и учетных документов,
• единство системы основной учетной документации,
• единство учетных единиц измерения состава музейных фондов,
• возможность статистической обработки учетной документации.

Основным способом учета является учетная документация. Как сказано в п.З. проекта новой инструкции, «учетная документация - система учетных документов, обеспечивающих юридическую защиту музейных предметов и музейных коллекций и материалов вспомогательного фонда».

Согласно Положению о Музейном фонде РФ, действующей Инструкции и проекту к основным учетным документам, относятся:

• главная инвентарная книга (книга поступлений) и другие инвентарные книги,
• акты приема музейных предметов и музейных коллекций на временное (постоянное) хранение,
• акты выдачи музейных предметов и музейных коллекций во временное пользование,
• акты списания музейных предметов и музейных коллекций (в случае исключения их из состава фонда).

В комплекс учетных документов входят также коллекционные, топографические и другие виды описей и списков музейных предметов и музейных коллекций, книги регистрации самих учетных документов.

Основные учетные документы подлежат бессрочному хранению и страховому копированию. Они должны храниться в специальных опечатываемых шкафах и помещениях. Ответственность за оформление и хранение документации должна быть возложена на специально назначенное лицо.

Типовые формы основных учетных документов, приведенные в действующей инструкции (1985), в проекте новой Инструкции усовершенствованы и дополнены. На практике каждый музей преобразует типовые формы в соответствии с организацией и технологией работы фондовых отделов и структурой музея. Применяемые в музее формы     учетных документов должны быть утверждены и закреплены во внутримузейной инструкции по учету и хранению музейных фондов.

Решение о создании музея как структурного подразделения принимается руководителем образовательного учреждения, в котором такой музей создается. Школьные музеи могут быть различной профильной направленности: краеведческие, военно-исторические, литературные и т.д.

Действующие музеи, созданные в образовательных учреждениях, подлежат паспортизации.

Руководитель учреждения обязан обеспечивать сохранность музейного фонда, которая достигается:

• путем отражения информации о музейных предметах в учетной документации;
• путем создания оптимальных условий для хранения и использования, своевременной консервации и реставрации музейного фонда.

Музейные предметы, включенные в состав музейного фонда, на балансе образовательного учреждения не отражаются.

Все материалы, экспонируемые и хранящиеся в школьном музее, составляют фонд школьного музея. Фонд школьного музея состоит из основного музейного и научно-вспомогательного фондов.

В состав основного фонда входят все виды подлинных материалов, пригодных для длительного хранения, являющихся первоисточниками для изучения истории, культуры, природы и служащих для создания экспозиции (в соответствии с профилем музея) и использования их в образовательно-воспитательном процессе.

В основной фонд входят:

• вещественные памятники: орудия труда, предметы быта, сельскохозяйственные орудия, ремесленные изделия, образцы фабрично-заводских изделий, оружие, нумизматические материалы, одежда, образцы горных пород, археологические находки;
• изобразительные: произведения изобразительного искусства, картографические материалы, карикатуры, плакаты, фотографии;
• письменные: газеты, книги, журналы, листовки, правительственные документы, официальные документы, воспоминания, письма, дневники, записные книжки.

В состав научно-вспомогательного фонда входят материалы, изготовленные для нужд экспозиции: схемы, диорамы, муляжи, модели, тексты, репродукции с художественных произведений, фотографии массового производства, образцы скоропортящихся сельскохозяйственных культур и другие экспонаты, подверженные порче и требующие быстрой замены.

5. Основные группы учетной музейной документации

Для грамотной организации работы музея должны использовать три группы документов.

Научно-учетная документация

Сюда входят:

• акты приема-сдачи документов;
• книга учета основного фонда;
• книга учета научно-вспомогательного фонда.
  

Справочный аппарат состоит из системы карточек (возможно в компьютерном варианте), позволяющих быстро обнаружить существование памятника в фондах, его местонахождение.

Основные виды вспомогательных картотек:

• инвентарные (с основными сведениями, соответствующими инвентарной книге, с указанием шифров и места хранения).
• тематические (по тематике коллекций).
• именные (с характеристиками конкретных лиц).
• хронологические (по хронологии событий).
• географические (с географическими названиями).

Справочная карточка обычно содержит следующие сведения:наименование предмета (с кратким описанием), учетный номер, место хранения.

В систему учета музейных предметов включаются полевые документы, акты приема музейных предметов на хранение в музей, дневники экспедиций, доклады по материалам музея, творческие работы.

Учет в школьном музее должен преследовать две цели:

• обеспечение сохранности самого предмета;
• обеспечение сохранности сведений, имеющихся о предмете.

Основным документом учета и охраны музейных предметов является Книга учета основного фонда (инвентарная книга). Заполняется в виде таблицы, в которую вносятся следующие данные:

• Порядковый инвентарный номер. Одновременно с проставлением порядкового номера в книге ставится тот же номер на регистрируемом предмете;
• Дата записи, т.е. внесения предмета в Инвентарную книгу. Дата должна быть полной, без сокращений;
• Время, источник и способ поступления. Указывается полная дата (год, месяц, число), откуда поступил предмет, от кого. Фиксируются полные имена и отчества дарителей, названия учреждений (адрес, номер телефона и пр.), передавших предмет в музей;
• Наименование и краткое описание предмета. Записывается в общепринятом литературном выражении с указанием вариантов местных диалектных названий. Указывается авторство, место происхождения, материал, из которого он изготовлен. Для фотографии необходимо дать краткое описание сюжета или события. Следует назвать фамилию, имя, отчество изображенных людей, год съемки, автора снимка. В письменных источниках, в том числе в журналах, газетах, дневниках, альбомах и др., указывается количество страниц или листов. В фотоальбомах проставляется количество фотографий. Фиксируются все надписи, штампы, подписи;
• Количество предметов. Обычно пишется «1 экз.», но если регистрируется два или несколько одинаковых музейных предметов, то ставится соответствующее число;
• Материал и техника изготовления. Указывается вид материала: камень, металл, дерево, ткань, картон, бумага, вата и пр. Фиксируется способ изготовления: литьё, чеканка, штамповка, гравировка, рукопись, машинопись вязание, плетение, аппликация и пр;.
• Размер. Указывается только в сантиметрах: высота, ширина (толщина для объемных предметов). Для круглых предметов - диаметр;
• Сохранность. Фиксируются все повреждения предмета: пятна, загрязнения, ржавчина, проколы, разрывы, потертости, сколы, помятость, сгибы, утраты деталей;
• Примечание. Место нахождения (записывается карандашом). Акты о передаче, изъятии, списании и т.д.;

     В Инвентарную книгу заносятся только подлинные предметы или имеющие значение подлинников (копия с автографом автора, авторский макет, редкая фотография и т.д.).

Инвентарная книга нумеруется (в правом верхнем углу каждого листа), прошивается, заверяется подписью и печатью. Когда книга заполняется полностью, в её конце вносится итоговая запись:

«В настоящую инвентарную книгу внесено предметов (цифрами и прописью) с №     по №   ».

В следующей Инвентарной книге нумерация продолжается, инвентарная книга хранится в школе. Она входит в номенклатуру дел постоянного срока хранения.

6. Шифровка и маркировка музейных предметов

На каждом предмете проставляется его шифр. Шифр состоит из аббревиатуры названия музея, названия фонда и соответствующего номера по инвентарной книге.

На объемных предметах шифр проставляется тушью или масляной краской с невидимой стороны и так, чтобы не повредить предмет.

На рисунках, фотографиях, документах шифры пишутся в левом нижнем углу простым мягким карандашом.

Если шифр на предмете написать невозможно, следует прикрепить с помощью нитки бирку из картона с нанесенным шифром (к медалям, орденам, чучелам).На ткани и одежду пришиваются кусочки материи с шифром.

Хранение музейных предметов осуществляется по виду материалов. Отдельно хранятся предметы из металла, дерева, ткани, бумаги и т.д. Совмещение предметов по виду не допускается. Нельзя хранить вместе в одних и тех же хранилищах (шкафах, папках, коробках, конвертах) бумагу и металл, металл и ткань и т.д., поскольку это приводит к порче музейных предметов (коррозия, ржавчина).

В помещениях школьного музея должны сохранятся стабильные температура и влажность, т.к. колебания температуры, перепад влажности приводят к порче музейных предметов.

Музейные предметы не должны подвергаться прямому световому воздействию. Источники света не должны располагаться вблизи музейных предметов. Наиболее сильно подвергаются световому воздействию бумага, картон, ткань. Поэтому предметы из этих материалов помещают в коробки, папки, конверты, перекладывая каждый экземпляр чистой бумагой.

В музее должен соблюдаться биологический режим: не допускать появления моли, жучков-древоточцев, тараканов, мышей и других вредителей. Для проведения санитарных и дезинфекционных работ следует привлекать специалистов из государственных музеев.

В школьном музее не допускаются никакие виды склеивания музейных предметов. Реставрационные работы могут проводиться только специалистами-реставраторами государственных музеев.

Крепление музейных предметов при монтаже экспозиции осуществляется без каких-либо деформаций и повреждений. Их нельзя склеивать, подрезать, подгибать, прокалывать, ламинировать, закрашивать, подчищать. Все виды консервационных работ проводятся при участии специалистов из государственных музеев.

7.Паспортизация школьных музеев

Статус «школьный музей» присваивается Министерством образования Российской Федерации.

Требования к экспозиции, претендующей на звание «школьный музей»:

• наличие фонда подлинных материалов, зарегистрированных в книге учета основного фонда (инвентарная книга);
• наличие оформленной экспозиции, с достаточной полнотой и глубиной раскрывающей содержание избранной темы;
• обеспечение условий сохранности собранного материала;
• наличие постоянного актива учащихся, ведущих под руководством педагога систематическую поисково-собирательскую и исследовательскую работу;
• охрана и пропаганда памятников истории и культуры, природы родного края;
• культурно-образовательная деятельность музея.

Музейная документация:

• Приказ директора образовательного учреждения об открытии музея и назначении руководителя школьного музея
• Текущий и перспективный планы работы музея
• Книга учета основного фонда (инвентарная книга)
• Книга учета научно-вспомогательного фонда
• Тематико-экспозиционный план
• Картотека
• Книга учета массовых мероприятий
• Книга отзывов
• Тексты экскурсий, лекций, бесед, сценарии массовых мероприятий.

8. Организация учета в музеях

Отделы (сектора) учета - структурные подразделения музея, которые обеспечивают ведение и сохранность всей учетно-хранительской документации в строгом соответствии с нормами и требованиями инструкций и осуществляют контроль за соблюдением этих требований сотрудниками хранительских, экспозиционных, реставрационных и других отделов музея.

Отделы (сектора) учета подчиняются главному хранителю музея. В музеях, в штатном расписании которых не предусмотрен отдел учета, функции отдела учета возлагаются на научного сотрудника музея, назначаемого приказом директора по согласованию с главным хранителем.

В школьном музее допустимо выполнение функций главного хранителя руководителем музея. Так же, при отсутствии сотрудника специалиста по учётно-хранительской документации,  ведение учётной документации и функции по учёту и хранению музейных предметов так же выполняются руководителем музея или другими сотрудниками музея, о чём должны быть соответствующие записи в должностной инструкции таких сотрудников.

 Отдел учета осуществляет (п.35 проекта инструкции):

• своевременную регистрацию всех поступивших музейных предметов и музейныхколлекций в строгом соответствии с требованиями и нормами инструкции;
• оформление актов приема и выдачи в постоянное и временное пользование, всехвнутримузейных актов;
• ведение книг поступлений основного и вспомогательного фондов, книг временныхпоступлений;
• контроль за проведением научной инвентаризации, в том числе инвентаризации предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, в хранительских отделах, секторах, группах;
• участие во всех внутримузейных передачах, плановых и оперативныхпроверках наличия музейных коллекций;
• учет и хранение всей учетно-хранительской документации;
• ведение генеральной картотеки (генерального каталога

9. Основные требования к учетной документации

• оформление учетной документации производится от руки или с помощью автоматизированных систем учета (для всех музеев обязательно наличие рукописного экземпляра книги поступлений);
• прием и выдача предметов должны оформляться актом приема-передачи (прием в музей новых поступлений, передача на ответственное хранение, прием и выдача во временное пользование и т.д.);
• хранение в музеях предметов, не оформленных актами приема, запрещается;
• акт приема-передачи должен содержать краткие описания предметов, размер, материал, технику изготовления, фиксировать состояние сохранности на момент приема-передачи, учетные номера (временные или постоянные);к актам приема новых поступлений должны прилагаться сопроводительные документы: опись в виде попредметного списка, накладные, заявление владельца, «легенда» - сведения об истории предмета, заключения специалистов и др.;
• в актах приема-передачи указываются год, месяц, дата составления акта; подписи сдающих и принимающих лиц должны быть расшифрованы;
• все акты подлежат регистрации в книгах (журналах) регистрации в соответствии со структурой учетной документации музея, акты должны быть утверждены вышестоящим руководителем и заверены печатью музея;
• акты приема и выдачи составляются в нескольких экземплярах (не менее 3), которые вручаются сдающему лицу, принимающему лицу и лицу, осуществляющему контроль за учетно-хранительской работой подразделения;
• все книги поступлений и инвентарные книги, книги (журналы) регистрации должны иметь сквозную нумерацию листов, прошиты, подписаны ответственными лицами, заверены подписью руководителя организации и скреплены печатью музея до их заполнения.

В действующей инструкции по учету и хранению и в проекте инструкции все правилаподробно разъяснены.

10. Учетные процедуры

Оформление документов при приеме в музей новых поступлений происходит следующим образом (полная схема, предусмотренная действующей инструкцией и проектом):

• Составление акта приема предметов музейного значения на рассмотрение Экспертной фондово-закупочной комиссии (временное хранение). Сопроводительные документы: заявление владельца, «легенда», в особых случаях - договоры. Регистрация акта в журнале         регистрации. Принятые предметы регистрируются в книге регистрации временных поступлений до ЭФЗК.
• Определение музейной ценности предметов на заседании Экспертной фондово-закупочной комиссии. Решение вопроса о закупке, приеме в дар предметов (или возврате владельцу), включении предметов в основной или вспомогательный фонд оформляется протоколом заседания ЭФЗК.
• Сотавление договора дарения или договора купли-продажи с владельцами предметов. Регистрация договоров в книге (журнале) регистрации.
•  Составление и оформление с владельцем акта приема предметов в постоянное пользование в музей. Регистрация акта в журнале регистрации актов постоянного пользования.
•  Регистрация поступивших предметов в книге поступлений основного или вспомогательного фондов музея (присвоение предмету постоянного номера по книге поступлений).
•  Оформление акта передачи предметов на ответственное хранение (ответственному хранителю) в отделы, фондохранилища и др. Регистрация акта в журнале регистрации актов передачи на ответственное хранение.
•  Регистрация новых поступлений согласно классификации коллекций, в книгах научного инвентаря (присвоение предмету второго - инвентарного номера). Шифровка, маркировка музейных предметов, включение их в топографическую опись, внесение в картотеки и т.д.

 Последующее движение предметов из фондохранилища и их возврат сопровождается составлением актов выдачи и возврата с регистрацией актов в книгах (журналах) регистрации в соответствии со структурой учетной документации:

• во временное пользование за пределы музея на основании договора выдачи;
• на временное хранение на экспозицию или выставку внутри музея, на реставрацию в реставрационные мастерские и т.д.

 При выдаче предметов в постоянное пользование, например, в случаях обмена, составляется акт выдачи в постоянное пользование (после проведения других учетных процедур, оговоренных в инструкции) с регистрацией акта в соответствующей книге (журнале) регистрации актов выдачи в постоянное пользование.

Указанный объем документации в целом определен проектом новой инструкции. На практике в каждом музее складывается своя организация и порядок учетно-хранительской работы, обусловленные традициями, спецификой музейного собрания, структурой музея, обеспеченностью штатами и т.д.

Отсюда вытекает важное требование, сформулированное в п.2 действующей инструкции: руководство музея «обязано разработать собственную инструкцию, определяющую внутренний порядок учета, хранения и реставрации музейных ценностей». Речь идет о порядке учета в конкретном музее, хранении в запасниках, в постоянной экспозиции и на выставках, о правилах охраны помещений, ключевом хозяйстве, а также правах и обязанностях сотрудников музея, причастных к учету и хранению музейных ценностей.

Во внутримузейной инструкции характеризуются фонды музея:

• состав и структура фондовых коллекций;
• направления и способы комплектования;
• критерии отбора в основной и научно-вспомогательный фонды.

Необходимый раздел инструкции - определение системы учета:

• организация учетно-хранительской работы;
• основные учетные документы (комплекс документов и их утвержденные формы);
• операции по учету и их проведение на 1 и 2 стадиях (порядок приема новыхпоступлений, система передачи музейных ценностей на ответственное хранение,порядок   выдачи   во   временное   и   постоянное   пользование, оформление внутримузейного движения предметов в соответствии со структурой фондовых отделов и др.);
• учетные обозначения для предметов и коллекций;
• порядок проведения сверок наличия музейных ценностей;
• вспомогательные формы учета;
• учет и хранение учетной документации.

Во внутримузейной инструкции определяется роль коллегиальных органов (фондово-закупочной комиссии, реставрационного и других советов по фондовым вопросам), их функции и задачи, порядок работы.

В инструкции должны быть отражены вопросы хранения музейных коллекций и мероприятия, обеспечивающие их сохранность:

• организация, правила, система   хранения   предметов   в   фондохранилищах, на экспозициях и выставках;
• организация работ по реставрации и консервации музейных предметов;
• требования к режимам хранения, оборудованию;
• комплекс мер, обеспечивающих сохранность фондов (система опломбирования и опечатывания помещений и оборудования в хранилищах, на выставках и экспозициях, порядок хранения ключей, режим доступа к коллекциям в хранилищах и др.).

К внутримузейной инструкции прилагаются формы учетных и иных документов, утвержденных для данного музея.

Директор школы несет полную ответственность за создание надлежащих условий для хранения предметов музейного значения, за их полную сохранность, за состояние учета, за обеспечение охраны, противопожарной безопасности музея.

Наряду с директором, ответственность за сохранность предметов и состояние учета несет руководитель музея.

Приложение 1

Перечень документов

по учетно-хранительской деятельности школьного музея

1. Заявление владельца о приеме предметов в фонд музея на постоянное или временное хранение.

2. Акт приема на постоянное хранение.

3. Акт приема на временное хранение.

4. Книга регистрации актов приема на постоянное хранение.

5.Книга регистрации актов приема на временное хранение.

6. Книга поступлений основного фонда.

7. Книга поступлений вспомогательного фонда.

Приложение 2

 Образец учётной карточкимузейного предмета

Приложение 3

                                Обязательные графы в Книге Поступлений (КП)

Приложение 4

Обязательные графы в инвентарной книге

                       12. Список используемой литературы

1. Старкова О.В.. "Организация работы школьного музея" Методические рекомендации.; Областной центр детского и юношеского туризма.- Пермь, 2002.
2. Мещерякова Е. В. Порядок учетно-хранительской работы в государственных музеях. Почтовые музеи: взгляд из прошлого в будущее. - [2006]. - С.12-22.
3. Звягина Н.С.«Методические рекомендациипо учетно-хранительской деятельности школьного музея»https://infourok.ru/metodicheskie-rekomendacii-po-uchetnohranitelskoy-deyatelnosti-shkolnogo-muzeya-3447314.html
4. Приказ Минкультуры РФ от 8 декабря 2009 г. № 842 «Об утверждении Единых правил организации формирования, учета, сохранения и использования музейных предметов и музейных коллекций, находящихся в музеях Российской Федерации»

https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/97240/