Методические материалы по дисциплинам
презентация к уроку
Презентации лекций и методические рекомендации по дисциплинам профессиональных модулей:
МДК.01.03. Организация секретарского обслуживания
МДК.03.01. Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле
МДК.03.03. Организация работы с электронными документами
Скачать:
Предварительный просмотр:
Подписи к слайдам:
Происхождение определения
Появление письменности на Руси в X-XI вв. В XI в. Руси появились библиотеки. В соборах и монастырях, при княжеских дворах вводились должности писарей, в обязанность которых входили записи приказов или распоряжений княжеских особ или духовных иерархов, переписывание старинных летописей либо иноязычных исторических повествований.
Появление письменности на Руси в X-XI вв. В начале XII в. монах Киево-Печерского монастыря Нестор составил крупнейший летописный свод Древней Руси, известный под названием "Повесть временных лет". В период феодальной раздробленности летописание велось во многих городах Руси.
В конце XV в., появляются первые приказы – органы княжеской власти, ведающие различными государственными делами. На местах существовали приказные избы , которые осуществляли управление делами на более низком уровне. В XV-XVIII вв. приказное делопроизводство оформилось в систему: появились такие приказы, как поместный (ведавший земельными вопросами), разрядный (занимавшийся военными и оборонными делами), посольский (контролировавший развитие внешних связей), конюшенный (ведавший перевозками на гужевой тяге) и т.д. Приказное делопроизводство ( XV-XII вв )
Начиная с XIV в., в России появляется бумага, заменившая пергамент. Важнейшими документами были указы царей и приговоры Боярской думы. Широкое хождение имели грамоты и отписки, а также челобитные – прошения челяди и простых людей. Число приказов в XVI в. достигло 22-х. В XVII в. число приказов достигло 80-ти. Приказы делились на ведомственные и территориальные, государственные и дворцовые. При царе Алексее Михайловиче (1645-1676) был создан Приказ тайных дел, который фактически направлял работу всех остальных органов власти, подчиняясь непосредственно царю. При царе Федоре Алексеевиче (1676-1682) приказная система подверглась реформам: приказов стало меньше, а их функции были разделены более четко. Приказное делопроизводство ( XV-XII вв )
При Петре I был организован высший орган управления – Сенат. Он осуществлял контроль за центральной и местной администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и т.д. В 1718 г. вместо приказов было учреждено 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью государственного управления. В числе коллегий: иностранных дел, военная, адмиралтейская (ведала делами флота), берг-коллегия (ведала металлургией),мануфактур-коллегия (занималась вопросами развития промышленности), духовная, камер-коллегия (отвечала за сбор налогов), юстиц-коллегия, вотчинная и др. В состав канцелярий входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др. Коллежское делопроизводство ( XVIII- нач . XIX вв )
27 февраля 1720 г. был издан Генеральный Регламент – свод правил по организации государственных учреждений. Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий. В нем имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чине. Таким образом, с принятием Генерального регламента в России официально появились канцелярии и должности секретарей. Поэтому 27 февраля 1720 г. называют датой рождения секретарской должности в России . Коллежское делопроизводство ( XVIII- нач . XIX вв )
В рамках коллежского делопроизводства распорядительные и законодательные акты государственной власти оформлялись различными указами, повелениями, инструкциями, регламентами, протоколами и наказами. Постепенно возникло большое количество разнообразных форм переписки: реляции, доношения, письма, требования, известия, ведомости и т.д. Для некоторых документов (дипломы, патенты) были созданы генеральные формуляры, т.е. образцы, по которым они должны были оформляться. Коллежское делопроизводство ( XVIII- нач . XIX вв )
В 1722 г. Петр I издал "Табель о рангах, в котором дворяне были разделены на 14 "рангов" (в соответствии с занимаемой должностью на государственной или военной службе). Возникли упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах. Документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале. Также специальная книга регистрации велась на все исходящие бумаги. В этот период были заложены основы организации учета и хранения документов. Впервые появились отделы хранения документации, названные архивами. Коллежское делопроизводство ( XVIII- нач . XIX вв )
К началу XVIII в. сложилась система коллегий и канцелярий: Низовой уровень: уездная канцелярия. Средний уровень: провинциальная канцелярия. Высокий уровень: губернская канцелярия. Высший уровень: государственные коллегии. Уездные и провинциальные канцелярии подчинялись воеводам. Губернские находились, в ведении губернаторов. Во главе государственной коллегии находился чиновник высшего уровня - президент. Все государственные коллегии были подотчетны Сенату, который осуществлял свою деятельность под надзором генерал-прокурора, лично ответственного перед императором. При прохождении любых документов по инстанциям очень важное значение имело то, как секретари оформят соответствующее дело и как они представят его начальству. Коллежское делопроизводство ( XVIII- нач . XIX вв )
В начале XIX в. в результате государственной реформы в стране установилось так называемое исполнительное делопроизводство. В 1802 г. вместо коллегий были созданы 8 министерств (впоследствии их число увеличилось). Высшим законодательным органом стал Государственный совет (1810 г.). В ходе этой ведомственной реформы в России были учреждены министерства: военно-сухопутных сил, морских сил, иностранных дел, юстиции, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
Министерства имели сложную многоступенчатую структуру: они состояли из департаментов, которые делились на отделения, а отделения - на столы. Министр являлся единоначальником, а чиновники министерства - исполнителями его указаний. Министры имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время) Царь Сенат манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления указы и предписания Министерства предложения, циркуляры, запросы рапорты, доношения и представлений
Результаты введения министерской системы: более четкое разграничение компетенции органов исполнительной власти; централизация и бюрократизация государственного аппарата - засилье бюрократов-чиновников, чинопочитание, рост коррупции, волокита, различные нарушениям делопроизводства; применение бланков с особым угловым штампом, изготовленным как типографским, так и ручным способом для служебной переписки Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
В 1861 г. отменена крепостного права. В 1864 г. было введено местное управление - земство. Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. У директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур появились свои секретари-делопроизводители. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
В 1861 г. отменена крепостного права. В 1864 г. было введено местное управление - земство. Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. У директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур появились свои секретари-делопроизводители появились 23 марта 1840 г. у директоров Путиловского и Невского машиностроительных заводов в Петербурге появились первые личные секретари. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
В 1868 г. в Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. Впоследствии аналогичные учебные заведения были созданы в Москве, Петербурге и других российских городах. Начиная с 1884 г., в России издавались 8 специализированных журналов, освещавших вопросы конторского и секретарского труда. Среди них можно упомянуть такие издания, как "Стенограф", "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика", "Машинопись" и др. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
В начале XX в. (1905-1910 гг. Столыпинская реформа) секретарское дело получает еще большее распространение, причем значительная часть деловой переписки была связана с осуществлением финансовых, строительных, производственных, сельскохозяйственных и иных проектов, а также торговых операций. Стали использоваться различные модели пишущих машинок, расширился ассортимент канцелярских принадлежностей. Довольно широкое распространение получила стенография. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
После Октябрьской революции 1917 г. был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства" и сокращения переписки. В 1918 г. было опубликовано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1918-1919 гг. были подготовлены проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
В 1921 г. состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу. Заниматься вопросами совершенствования секретарской службы поручили созданному в 1922 г. Народному комиссариату рабоче-крестьянской инспекции (РКИ). Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
Стали издаваться такие специализированные журналы, как "Вопросы организации и управления", "Стенография и машинопись", "Техника управления" и др. В 1926 г. в стране был создан Государственный институт техники управления. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
Стали издаваться такие специализированные журналы, как "Вопросы организации и управления", "Стенография и машинопись", "Техника управления" и др. В 1925 г. В Советской республике секретарей официально включили в так называемую канцелярско-техническую группу служащих и фактически уравняли с машинистками, рассыльными, конторщиками. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
В 1926 г. в стране был создан Государственный институт техники управления. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
В 1932 г., было принято решение о делении секретарских должностей на две группы: секретари, которые стали называться помощниками и референтами руководителей; секретари-машинистки, разделенные на I и II категории. Они выполняли чисто техническую работу: перепечатывали на машинке тексты писем и документов, регистрировали почту, подшивали в папки различные бумаги по принадлежности. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
В годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.) делопроизводство велось в ограниченных масштабах, хотя во фронтовых и армейских штабах осуществлялась регулярная военно-канцелярская работа. Продолжали секретари трудиться в крупных министерствах и ведомствах. В послевоенный период были приняты государственные постановления, регламентирующие такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, в том числе в области стандартизации и унификации. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
В июле 1963 г. было принято постановление Совета Министров СССР N 829 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР", в соответствии с которым вводились в действие "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов", подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
В 1964 г. открылся факультет государственного делопроизводства в Московском государственном историко-архивном институте. В 1966 г., был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). С начала 70-х годов в стране стали действовать единые правила подготовки и оформления документов. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
В 1975 г. был принят государственный стандарт (ГОСТ) - "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения", определивший главные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов. С 1977 г., в некоторых специальных учебных заведениях был введен курс основ секретарского дела. Целый ряд профессионально-технических училищ включился в подготовку секретарей-делопроизводителей. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
В 1984-1986 гг. была разработана новая система документационного обеспечения административной деятельности, названная "Единой государственной системой документационного обеспечения управления". В начале 90-х годов прошлого века было принято решение о создании Государственного архива (ГАРФ), который возник на основе Государственного архива РСФСР и Центрального архива Октябрьской революции. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
В XIX в. профессия секретаря в полной мере востребована как в государственном, так и в частном секторе. Секретари различных уровней осуществляют важную подготовительную и техническую работу в аппаратах Федерального Собрания и Президента РФ, во всех министерствах и ведомствах, а также в сотнях и тысячах банков, производственных объединений, промышленных и торговых предприятий, акционерных обществ, кооперативных организаций и малых предприятий с ограниченной ответственностью. Практика показывает, что профессия секретаря в начале XXI в. является необходимой и престижной. Труд секретаря становится все более квалифицированным, благодаря совершенствованию организации и развитию печатно-электронных устройств, прежде всего персональных компьютеров (ПЭВМ). Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)
Предварительный просмотр:
Подписи к слайдам:
Продуктивность любого труда во многом зависит от правильной его организации. Рабочее место секретаря — это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.
Организация РМС начинается с оснащения его мебелью, специальным оборудованием, канцелярскими принадлежностями. В обязательный набор мебели должны входить: канцелярский стол с придвижной тумбой; подъемно-поворотный стул; вспомогательный стол или подставки для оргтехники; шкаф для хранения документации; сейф для хранения важных документов, бланков, штампов и печатей; стул для посетителей.
Среди канцелярских принадлежностей и специального оборудования можно выделить: письменный прибор; папка или лоток для текущих документов и бумаги; справочно-алфавитные блокноты, ежедневник, еженедельник; дырокол, степлер ( скрепкосшиватель ); нож для бумаги, ножницы; корректирующая паста («штрих»), клей; магнитное приспособление для хранения скрепок, кнопок и другой металлической мелочи; настенные часы; папки с надписями «К докладу», «На подписание», «Документы в работе» и т. п.
Правильная организация рабочего места секретаря предполагает наличие определенных условий труда. Условия труда — это совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе его деятельности. В работе секретаря нужно учитывать следующие факторы условий труда: технические факторы; санитарно-гигиенические факторы; психофизиологические факторы; психологические факторы; социальные факторы; эстетические факторы.
Технические факторы условий труда секретаря Это оснащение его рабочего места современными средствами оргтехники и использование в процессе труда новейших информационных технологий. Эргономика - наука о приспособлении должностных обязанностей, рабочих мест, предметов и объектов труда, а также компьютерных программ для наиболее безопасного и эффективного труда работника, исходя из физических и психических особенностей человеческого организма.
Технические факторы условий труда секретаря Общая площадь приемной, где находится секретарь, должна быть в пределах 12—16 м 2 . В пределах рабочей зоны различают три сектора: основной , где находится рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой, сектор обслуживания посетителей ; вспомогательный сектор , где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое оборудование.
Рабочий стол Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Эта зона занимает примерно около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. В ней должны располагаться предметы и орудия труда первой необходимости и выполняться основные функции. Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки. В этой зоне располагаются средства труда, которые используются секретарем реже.
Размещение мебели, оборудования и приспособлений должно соответствовать здравому смыслу: часто используемые объекты должны находиться в рабочей зоне, «под рукой»; расположение предметов на столе должно соответствовать правилу «правой и левой руки» (справа — то, что берется или делается правой рукой, слева — то, что берется или делается левой рукой); каждый объект в помещении должен иметь свое место и постоянную зону перемещения. Технические факторы условий труда секретаря
Технические факторы условий труда секретаря Наименование мебели Рост работника Высота мебели Канцелярский стол до 170 см выше 170 см 72 см 75 см Столик для работы на пишущей машинке или клавиатуре до 170 см выше 170 см 66 см 68 см Стул, кресло до 170 см выше 170 см 45 см 47 см Эргономические требования к секретарской мебели
Технические факторы условий труда секретаря Эргономические требования к секретарской мебели Столешница должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зеленого, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20—50%) и легко чиститься; Углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется 60 см (на уровне колен) и не менее 80 см на уровне ступней. Все, что постоянно требуется секретарю во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая. Располагать принадлежности на рабочем и приставном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.
Эргономические требования к секретарской мебели Для работы сидя при среднем росте 1,7 м целесообразно выдерживать следующие размеры: высота подъемного стула — 0,45—0,6 м; площадь сиденья не более 40 х 40 см. Зона, в которой можно перемещать стул: 0,6 м — по глубине; 1 м — по длине. Общая необходимая площадь перемещения — 1,2 м 2 . Сиденье стула должно быть слегка закругленным с краев, чтобы не затруднять кровообращения бедер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести. Для управленческих работников стулья и кресла делают с подлокотниками, для работы на компьютере или с вычислительной техникой — без подлокотников, чтобы не стеснять движения. Сиденье стула должно быть покрыто латексом толщиной около 1 см, сверху которого накладывается влагонепроницаемый материал (меланжевая ткань, натуральное волокно).
Технические факторы условий труда секретаря В секторе обслуживания посетителей должно быть три-четыре стула, стол. Вспомогательный сектор оборудуется шкафом-стенкой ( трех-четырехсекционными ) или вращающимся стеллажом для хранения документов. Для хранения документов конфиденциального характера, печати, штампов используется металлический сейф. Допускается в приемной размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема, образцов документов, календаря и др. В приемной у секретаря для оказания первой помощи должна находиться аптечка, соответствующим образом укомплектованная (бинты, йод, валидол, нашатырный спирт, таблетки от головной боли, вата стерильная и т.п.).
Примерный перечень оргтехники и оборудования
Санитарно-гигиенические факторы Санитарно-гигиенические факторы должны обеспечить сохранность сил и здоровья, минимальную утомляемость и хорошее самочувствие работника в процессе работы. К этим факторам можно отнести: освещенность рабочего места, оптимальный температурно-влажностный режим в помещении, продуманную цветовую гамму в оформлении помещений, удобную мебель, отвечающую требованиям эргономики, и т. п.
Санитарно-гигиенические требования для работников офиса Параметры Значения Естественная и искусственная освещенность 300-500 люкс Уровень шума Не более 65 дБ Площадь на один ПК Не менее 6 м 2 Объем на один ПК менее 20 м 2 Кресла Подъемно-поворотные с регулируемой высотой и наклоном спинки Воздухообмен Нормальный (проветривания, вентилирование, кондиционирование) Микроклимат (оптимальные параметры) Влажность 40-60% t° воздуха зимой от +18 до +21° t° воздуха летом от +23 до +25° Расстояние до экрана монитора (при работе) 50-70 см Непрерывное время работы за ПК Не более двух часов, обязательные перерывы Специальные меры Комплексные упражнения для мышц тела и глаз, психологическая разгрузка
Психофизиологические факторы Психофизиологические факторы должны учитывать колебания физического состояния работника в течение рабочего дня. Нагрузка должна быть распределена в соответствии с этим состоянием. В своей работе секретарь испытывает нервно-психические нагрузки, в частности в виде напряжения зрения (точность работы, скорость выполнения операций); интеллектуальные нагрузки (объемы перерабатываемой информации); монотонность трудового процесса (прежде всего связана с выполнением секретарем технических операций).
Меры по снижению физической и нервно-психической напряженности совершенствование организации рабочего места секретаря; применение современных приемов и методов труда; оптимизация темпа работы; оптимизация режима труда и отдыха; научно обоснованное установление норм и нормативов с учетом объема информации, который секретарь может правильно воспринять, переработать и принять; чередование работ, требующих участия разных анализаторов (слуха, зрения, осязания и др.); чередования работ, требующих преимущество умственных нагрузок, с работами физическими; чередование работ разной сложности и интенсивности; предупреждение и снижение монотонности труда путем повышения содержательности труда; ритмизация труда (работа по графику с пониженной на 10... 15 % нагрузкой в первый и последний часы рабочего дня); компьютеризация вычислительных и аналитических работ, широкое использование персональных компьютеров.
Эстетические факторы Эстетические факторы способствуют хорошему настроению работника, формируют в нем уважение к своему труду и гордость за предприятие, повышают престижность труда: рациональная окраска служебных помещений (зеленый, желтый и белый ); мебель, цветы, жалюзи, современный интерьер; приятная тихая функциональная музыка. Но использовать музыку рекомендуют при умственном труде в обеденный перерыв, во время отдыха, перед началом рабочего дня. Количественных оценок элементы этой группы не имеют. Определение эстетического уровня условий труда осуществляется с помощью методов экспертной оценки.
Оформление приемной
Социальные факторы Создают у работника ощущение комфортности, социальной защищенности. К ним можно отнести питание работников, медицинское страхование, доступ в спортивные и тренажерные залы, заботу администрации о летнем отдыхе сотрудников и их детей и т. д. Психологические факторы Определяются взаимоотношениями сотрудников в коллективе, стилем руководства, то есть психологическим климатом организации. Совместные праздники, «дни здоровья», спартакиады, поощрение проявивших себя в работе сотрудников, поздравления к праздникам — все это показатели хорошего психологического климата в коллективе. Такая психологическая обстановка способствует рабочему настрою; сотрудники ее ценят и дорожат своим рабочим местом.
2/3 нашей жизни мы проводим в офисе…
Предварительный просмотр:
Подписи к слайдам:
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц. Систему распорядительной документации в управлении составляют такие виды документов, как приказы, постановления, указания, решения и распоряжения. Все распорядительные документы издаются с единой целью: довести до исполнителей волю руководства.
Виды распорядительных документов
Порядок работы с распорядительными документами Порядок работы с распорядительным документом зависит от того, как документ создается: в условиях коллегиальности или единоначалия.
Коллегиальные органы Коллегиальные органы, прежде чем принять какое-то решение, должны его обсудить на заседании. Коллегиальные органы в организации – это группы лиц, которые либо управляют организацией, либо выполняют в ней какие-то задачи. Любой постоянно действующий коллегиальный орган строго организован: имеется документ о его создании, положение о коллегиальном органе, а также собственный аппарат управления, состоящий из председателя и секретаря. В своей деятельности коллегиальный орган обычно руководствуется составленным и утвержденным планом. Заседания коллегиального органа строго протоколируются. Коллегиальные органы делятся на органы управления, исполнительные и совещательные органы.
Коллегиальные органы Коллегиальные органы управления управляют организацией на высшем уровне: собрание акционеров, собрание учредителей общества и т.п. Если в организации действует коллегиальный орган управления, то генеральный директор подчиняется ему, отчитывается перед ним и по решению этого органа может быть заменен. Коллегиальный орган управления может влиять на деятельность организации на самом глобальном уровне, вплоть до принятия решений о реорганизации и ликвидации. Исполнительные коллегиальные органы осуществляют непосредственное руководство организацией. Это может быть, например, совет директоров, в который входят все топ-менеджеры. В уставе организации прописывается, что генеральный директор (единоличный исполнительный орган) не имеет права принимать решения без согласия коллегиального исполнительного органа. Совещательные коллегиальные органы действуют при руководителе организации. Это всевозможные комиссии и коллегии. Как-то влиять на управление организацией они не могут, зато могут предлагать, объяснять, рекомендовать что-либо генеральному директору в рамках своей компетенции. Яркий пример из области делопроизводства – экспертная комиссия, постоянно действующая в организации.
Авторами большей части постановлений являются государственные органы РФ либо ее субъектов. Значительное количество этих документов принимают также коллегиальные органы управления организацией. Постановление является высшим по значимости распорядительным документом, а значит, и издается оно высшим по значимости коллегиальным органом управления в особо важных случаях. Так, постановлением можно оформить решение собрания акционеров о реорганизации акционерного общества, о его ликвидации или об изменении организационной структуры.
Второй вариант к общему делопроизводству организации не относится. Решения чаще всего издают коллегиальные или совещательные органы министерств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также светов директоров предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. В соответствии с уставами субъектов Российской Федерации, городов, районов главы соответствующих территориальных единиц, руководители структурных подразделений могут принимать решения по текущим вопросам в пределах их компетенции.
Приказ является наиболее распространенным из всех распорядительных документов. Приказы издаются генеральным директором и только им: в определении документа фигурирует слово «единолично». Право на подписание приказов может быть передано генеральным директором заместителю или другим топ-менеджерам, но важно учитывать следующие моменты: • передача этого права обязательно оформляется письменно (издается, опять же, приказ или оформляется доверенность); • при передаче строго оговаривается срок действия полномочий и то, какие виды приказов может подписывать каждый конкретный топ-менеджер. Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия генерального директора. Как только руководитель возвращается из командировки или из отпуска, действие полномочий завершается.
Приказы делятся на три вида согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица): Вид приказа Срок хранения Примечание По основной (профильной) деятельности Постоянно Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010 По личному составу 75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года 5 лет для приказов: – о дисциплинарных взысканиях; – ежегодных оплачиваемых отпусках; – об отпусках в связи с обучением; – о дежурствах; – краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках По административно-хозяйственным вопросам 5 лет Для приказов, касающихся: • соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности; • эксплуатации зданий, помещений; • транспортного обслуживания, внутренней связи; • обеспечения безопасности организации.
Распоряжение является подзаконным актом и подразделяется на две группы: распоряжение общего (длительного) действия и распоряжение, касающееся конкретного вопроса или отдельного случая. Руководитель организации может издать распоряжение наряду с приказом, а может также наделить бессрочным правом издавать распоряжения топ-менеджеров по направлениям. При этом каждое распоряжение будет действовать в границах направления: дирекции, департамента, управления.
Указание издают при решении текущих организационных вопросов, по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов, а также им доводят до исполнителей нормативные акты. Указание – документ, создаваемый в последнее время исключительно на уровне топ-менеджеров. Так же, как и распоряжение, указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения генерального директора. Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка.
Порядок работы над постановлением и решением включает: Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа. Оформление протокола заседания коллегиального органа. Издание распорядительного документа. Непосредственно подготовка постановления и решения занимает минимум времени. Ключевой момент здесь – обсуждение вопроса. Принятое решение фиксируется в протоколе, а затем на основании протокола готовится распорядительный документ. Порядок работы над приказом, распоряжением, указанием В условиях единоначалия никаких предварительных действий не требуется: генеральный директор принимает решение издать распорядительный документ и дает задание секретарю подготовить проект, после чего подписывает его. Возможно, проект пройдет перед этим процедуру согласования с компетентными должностными лицами организации.
Порядок работы над постановлением и решением включает: Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа. Оформление протокола заседания коллегиального органа. Издание распорядительного документа. Непосредственно подготовка постановления и решения занимает минимум времени. Ключевой момент здесь – обсуждение вопроса. Принятое решение фиксируется в протоколе, а затем на основании протокола готовится распорядительный документ. Порядок работы над приказом, распоряжением, указанием В условиях единоначалия никаких предварительных действий не требуется: генеральный директор принимает решение издать распорядительный документ и дает задание секретарю подготовить проект, после чего подписывает его. Возможно, проект пройдет перед этим процедуру согласования с компетентными должностными лицами организации.
Оформление реквизитов распорядительных документов Обязательные реквизиты : • наименование организации; • наименование вида документа; • регистрационный номер документа; • дата документа; • место издания документа; • заголовок к тексту; • текст; • подпись; • отметка об исполнителе – для приказов, распоряжений и указаний. Факультативные (необязательные) реквизиты: • герб, эмблема организации (логотип) (размещается, если в организации принято брендировать все документы, включая внутренние); • отметка о приложении (если оно имеется), отметка об исполнителе; • визы согласования (если они необходимы).
Оформление текста распорядительных документов
Хранение распорядительных документов Хранение распорядительных документов осуществляется на общих основаниях. Они формируются в дела согласно видам и подвидам: при этом не просто хранятся по отдельности постановления, приказы и указания, но приказы по личному составу в обязательном порядке хранятся отдельно от приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности. Сроки хранения устанавливаются по Перечню 2010 (раздел 1 «Организация системы управления»): • постановления: постоянно (п. «б»–«д» ст. 18); • решения: постоянно (п. «б»–«д» ст. 18); • приказы по основной деятельности: постоянно (п. «а» ст. 19); • приказы по административно-хозяйственным вопросам: 5 лет (п. «в» ст. 19); • распоряжения: аналогично приказам; • указания: Перечень 2010 не содержит такого документа, следовательно, срок хранения для указаний устанавливается экспертной комиссией организации. Не будем забывать: срок хранения «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, не может быть менее 10 лет. Что касается постановлений, решений, а также приказов и распоряжений по основной деятельности таких организаций, то при их ликвидации перечисленные документы могут быть приняты на хранение в госархив, если пройдут экспертизу ценности и будут признаны достойными этого.
Хранение распорядительных документов
Домашнее задание Составить в Worde в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и принести в распечатанном виде : приказ; постановление; решение; распоряжение; указание. Для примера можно использовать Приложения 8-10 из учебника: Бардаев Э.А. Документоведение, 2013 г.
Предварительный просмотр:
Подписи к слайдам:
Назначение мероприятий В процессе управления часто приходится сталкиваться с такими задачами, решение которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Коллективное обсуждение проблем, задач и вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.п. Организатор таких мероприятий – руководитель. Секретарь – главный помощник. Протокольные мероприятия – предполагают строго установленный регламент проведения.
Виды мероприятий деловые (дилерские форумы, конференции, конгрессы и др.); учебные, образовательные (тренинги, семинары); для прессы (пресс-конференции, пресс-туры ); выездные (презентации, мероприятия по стимулированию сбыта) развлекательные, торжественные, благотворительные, массовые и спортивные.
Организация и проведение совещаний Совещание – одна из форм делового общения, один из самых ответственных видов деятельности руководителя организации и одна из самых распространенных форм взаимодействия на работе. Служебное совещание – это форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Формы совещаний: заседания – форма работы постоянно действующего органа (комитет, коллегия, совет, комиссия) или группы; собрания – совместное присутствие где-то, чем-то объединенных людей, обусловленное определенной целью; собственно совещания – форма организации совместной деятельности работников одного или нескольких подразделений, которых приглашает менеджер для обсуждения того или иного вопроса, выработки или принятия решений.
Организация и проведение совещаний Совещание обеспечивает: диалог сотрудников и возможность увеличения вариантов решения поставленной задачи; оперативность принятия решений; возможность для руководителя быстро получить обратную связь "снизу", узнать о настроении сотрудников, их потребностях, уровне понимания проблем. Чаще всего служебного совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение; при необходимости более эффективного обмена мнениями и опытом; если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации; для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя и эмоционального воздействия на персонал организации.
Организация и проведение совещаний Недостатки совещаний: выработка решения требует больше времени, нежели единолично принятое решение; если на совещании присутствует много людей, решение вообще может быть не принято; при коллективном решении отсутствует авторство, а значит, и ответственность за возможные последствия; коллективное решение нередко бывает излишне компромиссным; коллективное решение, как правило, ориентировано на сохранение или поддержание существующего положения дел и редко бывает направлено на принципиальные изменения; совещание – самый дорогостоящий вид управленческой деятельности.
Классификация совещаний По назначению: вырабатывающие и принимающие решения; разъяснительные (инструктивные, ознакомительные) - уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений; подводящие итоги (оценка ранее принятых решений, степени и качества их реализации); оперативные (диспетчерские) – получение текущих сведений о состоянии дел, определение узких мест, принятие оперативных решений и постановка задач исполнителям; информационные – сбор, обмен и обобщение данных по конкретной проблеме, и выяснение взглядов участников на нее; координационные – обеспечение взаимодействия между подразделениями; учебные (ознакомительные) – дают участникам определенные знания с целью повышения их информированности или квалификации; проблемные – проводятся с целью коллективной выработки путей и методов решения возникших проблем.
Классификация совещаний По периодичности (частоте) проведения: разовые; регулярные; периодические. По количеству участников: узкий состав (до пяти человек); расширенный (до 20 человек); представительные (свыше 20 человек). По степени стабильности состава участников совещания: с фиксированным (постоянным) составом участников; с составом участников, определяемым целью и видом совещания; с регламентированным составом участников, определяемым нормативным актом; комбинированные.
Классификация совещаний По принадлежности: общественные организации; административные; научные и научно-технические; объединенные; совещания общественных организаций. По степени срочности: плановые – проводятся руководителем с установленной периодичностью, в одно и то же время, с определенным составом участников, с практически постоянной повесткой (итоги периода, определение задач на предстоящий период, распределение ресурсов, заданий, согласование взаимодействия). внеплановые – проводятся в случае возникновения непредвиденных, чрезвычайных ситуаций (изменения норм, условий работы, срывов графиков, аварийных и чрезвычайных ситуаций).
Классификация совещаний По способу проведения: Диктаторское совещание ведет и пользуется на нем правом голоса только руководитель. Он знакомит присутствующих со своими распоряжениями, своей точкой зрения, постановлениями или указаниями вышестоящих организаций. Информация принимается к сведению. Иногда разрешают задавать вопросы. Борьбы мнений нет. Количество участников не регламентировано. Авторитарное совещание предусматривает вопросы руководителя и ответы на них участников совещания. По его требованию или с его разрешения могут быть выступления. Проводится при необходимости в короткие сроки принять определенное решение. Руководитель действует динамично, высказывает предложения, не добиваясь согласия участников. Ему важно лично убедиться в том, что его мысли правильны, что лучше предложений нет. Психологический климат в коллективе его не интересует. Количество участников ограничено. В такой форме может проводиться отчет участников перед менеджером. В случае несогласия с мнением руководителя сотрудник поневоле оказывается с ним один на один, что часто вызывает неприязнь к руководителю.
Классификация совещаний По способу проведения: Сегрегативное (обособленное) совещание характерно тем, что руководитель сам определяет тех, кто должен выступить, то есть тех, кого он желает выслушать. Совещание носит псевдодискуссионный характер и неминуемо влечет за собой отрицательные последствия (раскол коллектива, чувство антипатии к руководителю и тем, кто удостоен чести быть выслушанным). Дискуссионное совещание - наиболее демократичный способ решения проблем организации при необходимости координации действий сотрудников или подразделений. Проводит совещание руководитель или избранный участниками председатель. Количество участников обычно не превышает 15 человек. Каждый свободно высказывает свои мысли, что повышает ответственность за выполнение принятых решений. Такой способ проведения совещаний позволяет открыто обговаривать любые взгляды, в том числе и точку зрения руководителя, способствует сплочению коллектива.
Классификация совещаний По способу проведения: Свободное совещание (круглый стол) имеет место тогда, когда обмениваются мыслями работники, профессиональные обязанности которых связаны. Они проходят без повестки, председателя, решение не принимается. Дискуссионные и свободные совещания целесообразно проводить в случаях, когда: достаточно времени, чтобы обсудить все предложения и точки зрения; принятое решение будет успешно выполнено лишь тогда, когда его признают все участники совещания; участники совещания хорошо понимают проблему и знают возможные варианты ее решения; существуют широкие разногласия и необходимо прийти к согласованному решению. На практике наиболее часто применяются совещания смешанного типа.
Определите тип совещания https://www.youtube.com/watch?time_continue=56&v=wOLQ57UreP4 https://www.youtube.com/watch?time_continue=40&v=9A2KBcgHPPc https://www.youtube.com/watch?time_continue=9&v=YPeQ5Q6cUTA https://www.youtube.com/watch?v=nU0Fy5JXOtY https://www.youtube.com/watch?time_continue=2&v=CzBUkNVd7Q0 https://www.youtube.com/watch?time_continue=21&v=aNwepYzBBu8 https://www.youtube.com/watch?v=K_3ZmHjwg4Y https://www.youtube.com/watch?v=alifa4_--bY https://www.youtube.com/watch?v=b9GOO-eJyFI https://www.youtube.com/watch?time_continue=141&v=rtj-GyJF1W8
Предварительный просмотр:
Подписи к слайдам:
Архивные документы – неумирающая память истории – неисчерпаемый кладезь фактов и событий прошлого, разнообразных живых сведений о людях былых времен. Архивы являются хранилищами коллективной памяти нации, памяти народов, населяющих наше государство.
До появления понятия «архив» (в России это XVIII в.) бытовали следующие названия: « присутственное место » « хранила», « казна», « казенка», « бумажница »
Значения слова «архив»: « аrchaios » – древний, от древнегреческого « архэ » – начало, основание, причина, первооснова, конец, предел . Оно лежит в основе таких слов, как «археология», «археография», «археоптерикс» и др. « archivum », означающее «хранение документов в учреждении».
В России в широкое употребление термин «архив» был введен «Генеральным регламентом», изданным 28 февраля 1720 г. В XVIII в. наиболее удачное определение термину «архив» дал В. Н. Татищев: «Архив… значит место такое, где государственные письма нужные яко тайные, тако и явные хранятся».
История архивов прошла три этапа: практическое архивоведение ( с зарождения до XVI–XVII вв.), методическое архивоведение ( XVI–XVII вв. – рубеж XIX–XX вв.) научное архивоведение ( рубеж XIX–XX вв. – до настоящего времени).
Практическое архивоведение Неразвитость государственного аппарата. Преобладание имущественного права над публичным, частного (личного) владения над общественным. Отсутствие четко выраженного интереса к научному использованию исторических памятников . Архивы не выделились в самостоятельные учреждения, а существуют при канцеляриях (регистратурах) вместе с казной и другими сокровищами монархов.
Практическое архивоведение Зародившееся книгопечатание развело нарративные (повествовательные, исторические) и документальные документы, предоставляя каждой группе специальные места для хранения. При отсутствии функциональной специализации архивы , библиотеки и музеи были едины. Дворец правителя , замок феодала, княжеский двор (в Древнерусском государстве) являлись единым местом хранения как предметов искусства, трофейного оружия, диковин, так и потерявших практическую ценность манускриптов.
Практическое архивоведение Наличие довольно примитивного справочного аппарата (инвентарь, описи) позволяет охарактеризовать это время как период господства так называемого практического архивоведения, то есть набора правил, обеспечивающих элементарный порядок хранения, учета и выдачи документов. Ф ункции архива как места хранения главным образом правовых документов являлись преобладающими. Церковь играет огромную роль - сохраняет письменные церковные (а довольно часто и светские) памятники, предоставляя светским лицам грамотных хранителей, а нередко и помещения.
Методическое архивоведение Появление множества разнообразных архивохранилищ. Отчетливо разделились функции архивов и библиотек. Архивы - хранилища юридических бумаг, в которых зафиксированы права высших сословий на те или иные привилегии(«сокровищница хартий», « подлинные архивами», « казна»). Повсеместная концентрация власти в России (Русское централизованное государство (XV – XVII вв.), Российская империя (XVIII – начало XX в.)).
Методическое архивоведение Появляются архивы-канцелярии, архивы-регистратуры (ведомственные архивы). Складывается ведомственная организация архивного дела, к концу XIX в. оформляется понятийный аппарат архивоведения. В в домах богатых дворян образуются многочисленные архивные коллекции. Зарождение общественного интереса к архивам рождает науки: дипломатику, актоведение , грамотоведение и т. п.
Методическое архивоведение Создается целый набор различных типов научно-справочного аппарата (описи, генеральные описи, календари, обзоры, путеводители). Комплементарный (потребляемый одновременно) взаимодополняющий признак классификации документов (с преобладанием принципа происхождения ). В работе архивов этого периода функции хранения уравновешивались функциями использования.
Методическое архивоведение Исторические архивы становятся лабораториями истории. В России в этот период возникает целый ряд исторических архивов. Появляется наука об архивах - архивоведение.
Научное архивоведение Происходит оформление архивов в государственную отрасль управления во главе с генеральными дирекциями или национальными (центральными) архивами и связанными с ними местными архивохранилищами. В России научное архивоведение начинается с момента издания декрета от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР». Декрет стал основой для создания государственной централизованной системы управления архивами, которая просуществовала в нашей стране до 2004 г.
Предварительный просмотр:
Подписи к слайдам:
Бланки документов Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. ( ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ) Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом. Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм). Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.
Бланки документов Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).
Бланки документов Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста. Для определения сроков хранения документов служат перечни, типовые или ведомственные. Основной типовой перечень – это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). К таким документам относятся: распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.
Бланки в электронном виде и на бумажном носителе Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений. В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны. Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.
Бланки в электронном виде и на бумажном носителе Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений. Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
Бланки угловые и продольные Согласно стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения. Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными. Организация сама выбирает какое расположение реквизитов бланка будет для нее более удобным. Однако при изготовлении бланка для писем угловое расположение реквизитов является более рациональным. Бланки с продольным расположением реквизитов применяются в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.
Бланки угловые и продольные
Бланки угловые и продольные
Центрованное и флаговое расположение реквизитов Согласно стандарту, реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Эти положения стандарта предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения: • центрованный (по центру зоны расположения реквизитов); • флаговой (по левой границе зоны).
Центрованное и флаговое расположение реквизитов Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).
ВИДЫ БЛАНКОВ Устанавливаются следующие виды бланков документов организации: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа. Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.). Образцы бланков документов приведены в Приложении Б стандарта. Перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты). Оформлять организационно-распорядительные документы на бланке для писем не допускается и является нарушением ГОСТа.
ОБЩИЙ БЛАНК Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает в себя: • реквизиты: 01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»; 02 – «Эмблема»; 03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»; 05 – «Наименование организации – автора документа»; 06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»; 07 – «Наименование должности лица – автора документа»; 13 – «Место составления (издания) документа»; • реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон: 10 – «Дата документа»; 11 – «Регистрационный номер документа»; 16 – «Гриф утверждения документа»; 17 – «Заголовок к тексту».
ОБЩИЙ БЛАНК
БЛАНК ПИСЬМА Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает в себя: • реквизиты: 01 – «Герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, герб (геральдический знак) муниципального образования)»; 02 – «Эмблема»; 03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»; 05 – «Наименование организации – автора документа»; 06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»; 07 – «Наименование должности лица – автора документа»; 08 – «Справочные данные об организации»; • реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон: 10 – «Дата документа»; 11 – «Регистрационный номер документа»; 12 – «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»; 15 – «Адресат»; 17 – «Заголовок к тексту». Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.
БЛАНК ПИСЬМА
БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и ЛНПА включает: • реквизиты: 01 – «Герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, герб (геральдический знак) муниципального образования)»; 02 – «Эмблема»; 03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»; 05 – «Наименование организации – автора документа»; 06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»; 07 – «Наименование должности лица – автора документа»; 09 – «Наименование вида документа»; 13 – «Место составления (издания) документа»; • реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон: 10 – «Дата документа»; 11 – «Регистрационный номер документа»; 16 – «Гриф утверждения документа»; 17 – «Заголовок к тексту». Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.
БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и ЛНПА включает: • реквизиты: 01 – «Герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, герб (геральдический знак) муниципального образования)»; 02 – «Эмблема»; 03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»; 05 – «Наименование организации – автора документа»; 06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»; 07 – «Наименование должности лица – автора документа»; 09 – «Наименование вида документа»; 13 – «Место составления (издания) документа»; • реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон: 10 – «Дата документа»; 11 – «Регистрационный номер документа»; 16 – «Гриф утверждения документа»; 17 – «Заголовок к тексту». Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.
БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9). В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.
БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА
БЛАНКИ ОРГАНИЗАЦИИ Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10). В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.
БЛАНКИ ОРГАНИЗАЦИИ
БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ В органах власти и организациях субъектов РФ, использующих наряду с русским языком как государственным языком РФ государственный язык (государственные языки) республик в составе РФ, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе РФ: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе РФ – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе РФ). Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством. Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).
БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ
УЧЕТ И КОНТРОЛЬ ЗА БЛАНКАМИ Бланки организаций должны подлежать учету и строгой отчетности, особенно бланки с воспроизведением Государственного Герба РФ и гербов субъектов РФ. Уничтожение бланков должно производится по акту. Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков необходимо возложить на подразделения, ответственные за делопроизводство в организации, а в небольших фирмах на лица, ответственные за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительными документами руководителя организации. За утерю, нарушение порядка хранения и использования бланков и другие упущения в работе с документами применяются меры дисциплинарного воздействия. К ним относятся: замечание, выговор, строгий выговор, увольнение и другие взыскания, предусмотренные уставами о дисциплине и правилами внутреннего трудового распорядка.
Предварительный просмотр:
Предварительный просмотр:
Подписи к слайдам:
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ Это документы, составляющие правовую основу деятельности организации. Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах действующего законодательства , которые обязательны для исполнения персоналом независимо от организационно-правовой формы организации.
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ФУНКЦИЯ Это одна из основных управленческих функций , в содержание которой входит: - создание, реорганизация, ликвидация организации ; - установление структуры; - определение штатной численности и номенклатуры должностей; - регламентация деятельности структурных подразделений и работников ; - формирование коллегиальных и совещательных органов управления ; - регламентация деятельности аппарата управления ; - лицензирование деятельности в необходимых случаях ; - установление режима работы и системы охраны ; - организация и оценка труда работников и другие виды работ.
Виды организационных документов
УСТАВ Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений , обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной и хозяйственной деятельности.
Процедура утверждения Устава: Виды уставов Органы, утверждающие устав Общие уставы Органы государственной власти и управления Уставы общественных организаций Съезды общественных организаций Уставы государственных предприятий и учреждений Вышестоящие органы (министерства, ведомства) Уставы муниципальных предприятий Районные и городские администрации
ПРИМЕРНАЯ СТРУКТУРА ТЕКСТА УСТАВА Общие положения Содержатся полное и сокращенное наименование организации, цели и основание ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати и официальные бланки имеет Основные задачи Формулируются цели деятельности организации или проблемы , которые призвана решить организация и которые определяют характер и основные направления ее деятельности Функции Перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнить организация для решения поставленных перед ней задач Права и обязанности Содержится перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя Руководство Устанавливается, кем осуществляется руководство организацией , на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также сфера его компетенции Реорганизация и ликвидация Устанавливается, в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация предприятия
ПРИМЕР ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА УСТАВА УТВЕРЖДЕН Общим собранием учредителей (Протокол № 1 от 15.03.2020) УСТАВ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «НИГМА» Пенза 2020
ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ Положение о структурном подразделении - правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов организации. ПОЛОЖЕНИЯ Структурных подразделений Коллегиальных и совещательных органов Типовые Разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений Индивидуальные
Примерная структура текста положения Общие положения Содержится полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано соответствующее подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати и официальные бланки имеет Основные задачи Формулируются цели, стоящие перед подразделением, или проблемы, которые призвано решить подразделение в своей деятельности Функции Перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнить подразделение для решения поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения Права и обязанности Перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций Ответственность Устанавливаются виды дисциплинарной, административной и при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей Взаимоотношения Регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, перечень организаций, с которыми осуществляет взаимодействие
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы . Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, отделом кадров или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юристом, подписывается составителем и утверждается руководителем организации. Содержание ДИ строго не регламентировано, но она должна содержать следующие разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения, связи по должности.
Общество с ограниченной ответственностью «РОМАШКА» (ООО «РОМАШКА») УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «РОМАШКА» _______ И.И. Иванова 00.00.0000 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ делопроизводителя г. Нижневартовск 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ……….. Ведущий специалист отдела кадров __________ И.И. Александрова СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Юрист Начальник Отдела кадров _____ О.О. Зуев _________ А.А. Винкина 00.00.0000 00.00.0000 С должностной инструкцией ознакомлен: Делопроизводитель __________ А.В. Петрова 00.00.0000
Домашнее задание Найти в СПС «Консультант Плюс» основные требования к Уставу общества и законспектировать их. http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_17819/dd7be15e0bdc4a15af33cdc98ad82e3a2386970f / http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_8743/e2c502922176ee2798d3f5c1e210c46fee26d3b8/
Предварительный просмотр:
Подписи к слайдам:
Лекция № 1 Введение Понятие информации. Подходы к оценке информации
Любая деятельность человека основывается на информации. В середине XX века в результате социального и научно-технического прогресса ее роль возросла и науке появилось целое направление — кибернетика. Кибернетика (от греч. kybernao — правлю рулем, управляю) — наука об управлении, связи и переработке информации.
Понятие информации Согласно Большой Советской Энциклопедии, информация (от лат. informatio — разъяснение, изложение) — сведения, передаваемые одними людьми другим людям устным, письменным или каким-либо другим способом (например, с помощью условных сигналов, с использованием технических средств и т.д.), а также сам процесс передачи или получения этих сведений.
Понятие информации С точки зрения науки кибернетики: Информация — сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т. д.), уменьшающие имеющуюся степень неопределенности, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями, которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом .
Особенности информации с точки зрения кибернетики: информация — это не любые сведения, а нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределенность; информация существует отдельно от ее создателя; информация является сообщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков; сообщение может быть сохранено в виде записи на материальном носителе информации.
СВОЙСТВА ИНФОРМАЦИИ Адекватность информации — это степень соответствия трактовки информации получателем тому содержанию, которое вложил в нее создатель информации. Достоверность информации — это ее соответствие объективной реальности (как текущей, так и прошедшей) окружающего мира. Актуальность информации — это степень соответствия информации текущему моменту времени. Полнота информации — это ее достаточность для принятия решения. Избыточность информации — это наличие информации в объеме сверх необходимого для реализации цели восприятия. Доступность информации — это степень возможности ее получения.
СВОЙСТВА ИНФОРМАЦИИ Структурированность - свойство, позволяющее полно (без искажений) выделять информацию из полученных в процессе обмена сигналов (при этом сигнал рассматривают как носитель информации в пространстве и времени). Различают три уровня структурируемости информации: - жестко структурируемая информация (цифровая информация) не теряет адекватности в процессе ее формализованного описания; - слабо структурируемая информация ( содержательная текстовая информация) в определенной степени теряет адекватность в процессе ее формализованного описания, но эти потери допустимы при их соотнесении с теми преимуществами, которые получают при использовании автоматизированных информационных технологий; - неструктурируемая информация не может быть формализовано описана (например, информация о картине , скульптуре, литературном произведении, позволяющая оценить их художественную особенность, ценность).
Для оценки количества информации применяются различные подходы, среди которых можно выделить: статистический, семантический, прагматический.
Информационные ресурсы Информационные ресурсы — это накопленная информация об окружающей действительности, зафиксированная на материальных носителях , обеспечивающих передачу информации во времени и пространстве между потребителями для решения конкретных задач.
Виды информационных ресурсов В зависимости от носителей информации, информационные ресурсы разбивают на три основных класса: персонал, который обладает знаниями и квалификацией; документы всех видов и их собрания на любых видах носителей; коллекции объектов неживой и живой природы ( промышленные образцы, рецептуры и технологии, стандартные образцы и др .).
Домашнее задание Рассмотреть и записать в тетрадь различные подходы для оценки количества информации (статистический, семантический, прагматический). Выписать виды информации.
Предварительный просмотр:
Подписи к слайдам:
Т ермин «информационная технология» базируется на понятии «технология» В настоящее время существует несколько трактовок понятия технология : технология (от греч. techne – искусство, мастерство, умение) – совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции ; технология – научная дисциплина, изучающая физические, химические, механические и другие закономерности, действующие в технологических процессах ; технологии – операции добычи, обработки, транспортировки, хранения, контроля, являющиеся часть общего производственного процесса .
Понятие ИТ Информационная технология – система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации ( Першиков В.И., Савинков В.М. Толковый словарь по информатике. – М.: Финансы и статистика, 1997, с. 401); Информационная технология – процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта) (Информатика: Учебник / Под ред. проф. Н.В. Макаровой); Информационная технология – система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники (Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. проф. В.В. Дика); Информационная технология – система методов и средств реализации информационных процессов, а также способов использования этих средств (Делопроизводство: Учебник для вузов. Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой.); Информационная технология – это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации (Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева ).
Понятие ИТ Информационная технология – процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (Информационные технологии: учеб. пособие / под ред. И.А. Коноплевой). Основной целью информационных технологий является производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия. Методами информационных технологий являются методы обработки и передачи информации. Средства ИТ: – это технические, программные, информационные и другие средства, при помощи которых реализуется информационная технология.
Особенности ИТ: целью информационного технологического процесса является получение информации; предметом технологического процесса (предметом обработки) являются данные; средства, которые осуществляют технологический процесс – это разнообразные вычислительные комплексы (программные, аппаратные, программно-аппаратные); процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с выбранной предметной областью; управляющие воздействия на процессы осуществляются руководящим составом организации; критериями оптимальности информационного технологического процесса являются своевременность доставки информации пользователям, ее надежность, достоверность и полнота.
Любая ИТ основывается на следующих составляющих : комплекс технических средств, реализующих информационный процесс (аппаратное обеспечение ); средства управления техническим комплексом (программное обеспечение ); организационно-методическое обеспечение, согласовывающее использование технических средств, средств управления техническим комплексом и деятельность персонала.
Компьютерная информационная технология Организационно-методическое обеспечение (нормативно-методические материалы и инструкции) Средства управления техническим комплексом (программное обеспечение) Персо- нальные Корпора-тивные Суперкомпьютеры Многомашинные вычислительные комплексы Компьютерные сети Локальные Глобальные Региональные Комплекс технических средств Компьютеры Средства коммуникационной техники Средства организационной техники Прикладное ПО общего назначения Методо -ориентированное ПО Проблемно-ориентированное ПО ПО для глобальных сетей ПО для организации вычислительного процесса Прикладное ПО Базовое ПО Операционные системы Сервисные программы Программы технического обслуживания Инструментальное ПО
АППАРАТНОЕ (ТЕХНИЧЕСКОЕ) ОБЕСПЕЧЕНИЕ КИТ 1) КОМПЬЮТЕРЫ: персональные; корпоративные; суперкомпьютеры. Компьютер – это электронный прибор, предназначенный для автоматизации создания, хранения, обработки и транспортировки данных.
Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью ориентированны на обеспечение деятельности одного рабочего места, одного пользователя. Корпоративные компьютеры (серверы, мэйнфреймы , от англ , mainframe ) представляют собой вычислительные системы, предназначенные для организации многопользовательской среды. Суперкомпьютеры представляют собой вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов. Они используются в военной и космической областях деятельности, в фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании социально-экономических процессов .
2) СРЕДСТВА КОММУНИКАЦИОННОЙ ТЕХНИКИ: компьютерные сети; серверы сети; рабочие станции; коммуникационное оборудование . АППАРАТНОЕ (ТЕХНИЧЕСКОЕ) ОБЕСПЕЧЕНИЕ КИТ
Компьютерная сеть – совокупность компьютеров, объединенных каналами передачи данных для обмена информацией и коллективного использования аппаратных, программных и информационных ресурсов сети. Глобальные – объединяют пользователей, расположенных по всему миру. Взаимодействие абонентов осуществляется посредством спутниковых каналов связи и телефонных линий. Региональные – объединяют пользователей города, области, небольших стран и в качестве каналов связи чаще всего используют телефонные линии. Локальные – связывают абонентов одной организации, расположенных в одном или нескольких близлежащих зданиях. Для связи абонентов используется единичный высокоскоростной канал передачи данных .
2) СРЕДСТВА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ТЕХНИКИ: средства создания документов; копировально-множительная техника; средства обработки документов; средства уничтожения документов АППАРАТНОЕ (ТЕХНИЧЕСКОЕ) ОБЕСПЕЧЕНИЕ КИТ
ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КИТ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ - совокупность программных и документальных средств для создания и эксплуатации систем обработки данных средствами вычислительной техники.
Цели использования современных информационных технологий в ДОУ - единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации; - создание сети, обеспечивающей движение потоков электронных документов между подразделениями организации; - использование общей для всех организаций системы индексации документов, общих справочников-классификаторов (таких, как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т. п .
СТРАТЕГИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДОУ комплексное применение информационных технологий во всех сферах управления, в том числе в сфере ДОУ. применение универсальных информационных технологий для совершенствования отдельных видов работ.
Предварительный просмотр:
Подписи к слайдам:
ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ. Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
РЕГИСТРАЦИЯ – ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ФАКТА СОЗДАНИЯ/ПОЛУЧЕНИЯ ДОКУМЕНТА В ОПРЕДЕЛЕННОЕ ВРЕМЯ (ДЕНЬ) ПУТЕМ ВНЕСЕНИЯ ЕГО В РЕГИСТРАЦИОННУЮ ФОРМУ С ПРИСВОЕНИЕМ НОМЕРА И ЗАПИСЬЮ ОСНОВНЫХ ДАННЫХ О ДОКУМЕНТЕ. Основные задачи: Контроль исполнения; Информационно-справочная работа с документами; Придание документам юридической силы; Учёт документов. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Входящие документы регистрируют в день поступления (иногда на следующий), исходящие – в день подписания (утверждения). Документы регистрируются однократно - каждому документу присваивается уникальный номер с добавлением принятого в организации литера для каждой категории документов. Например, письмо для оперативности было направлено по факсу, впоследствии поступил подлинник письма. Все документы от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должны иметь один входящий номер.
ОРГАНИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ Каждая организация должна иметь перечень документов, не подлежащих регистрации, который утверждает руководитель организации. Перечень служит приложением к Инструкции по делопроизводству. Единого перечня документов, не регистрируемых в службе делопроизводства, в законодательстве не предусмотрено. Примерный перечень можно посмотреть: Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ – Анкеты (резюме), направляемые для трудоустройства; – бухгалтерские (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные) – ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации; – графики, наряды, заявки, разнарядки; – документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата; – конкурсная документация; – научно-техническая и проектная документация; – статистические и рекламные материалы (листовки, программы, проспекты); – информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; – поздравительные письма и телеграммы; – пригласительные билеты; – документы, подлежащие в различных структурных подразделениях оперативному учету в специальных учетных формах; – корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично»; – печатные издания (книги, журналы, бюллетени); – претензии; – программы конференций, совещаний и др.
ПРИМЕРНЫЙ СОСТАВ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ РЕГИСТРАЦИИ: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Дополнительно можно включать следующие реквизиты: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
ОРГАНИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ Обычно при регистрации документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Многие организации используют двухчастную структуру: первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию или по номенклатуре дел); вторая цифра – порядковый номер документа. Например: вх. № 05/31, где 05 – номер структурного подразделения (по штатному расписанию); 31 – номер входящего документа. Датой регистрации входящего документа является день, месяц, год его поступления в организацию (подразделение). На входящих документах регистрационный номер проставляется в штампе в правом нижнем углу первого листа документа. В штамп вносится дата и входящий регистрационный номер. При необходимости в отметке о поступлении отмечаются часы и минуты поступления документа.
ОРГАНИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ При регистрации исходящих документов датой документа является дата его подписания или утверждения. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 05.03.2015. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например , 05 марта 2015 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например, 2015.05.05. Как правило, в номер включают : номер подразделения, подготовившего документ, согласно штатному расписанию или номенклатуре дел в организации, номер дела согласно номенклатуре дел номер документа в данном деле. Например , исх. № 03-05/61 , где 03 – номер структурного подразделения (по штатному расписанию); 05 – номер дела по номенклатуре дел; 61 – порядковый номер в данном деле. Цифры в регистрационном номере разделяются дефисом или косой чертой, например, 25/02 или 25-02.
ПРИ РЕГИСТРАЦИИ ПОЛЬЗУЮТСЯ СПРАВОЧНЫМИ МАТЕРИАЛАМИ: 1 - Перечень документов, не подлежащих регистрации; 2 - перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; 3 - номенклатура дел; 4 - классификатор документов В инструкции по делопроизводству организации в разделе «Организация документооборота» должны найти отражения вопросы, раскрывающие порядок регистрации и учета документов. В инструкции могут содержаться положения, касающиеся регистрации документов, поступивших после окончания рабочего дня или в выходные дни.
ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ журнальная; карточная; автоматизированная электронная (СЭД). Журнал регистрации документов ведется в бумажном или электронном виде. Несмотря на различия в технологиях, перечисленные системы регистрации основываются на общих правилах.
РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ С ПОМОЩЬЮ ЖУРНАЛОВ Журнал регистрации в традиционном виде представляет собой книгу формата А4, изготовленную типографским способом. Главное его преимущество – простота внедрения. Кроме того, бумажная форма регистрации позволяет использовать журналы регистрации в качестве доказательства при различных спорах (в т. ч. в суде) об отправлении тех или иных документов. Используется в том случае, когда в организации очень незначительное количество документов. Выбор бумажного или электронного журнала регистрации остается за организацией. Недостатки: Многократность регистрации документа Поиск информации усложнен Негибка для справочной работы в архиве
КАРТОЧНАЯ ФОРМА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ При такой форме регистрации создаются регистрационно-контрольные карточки (РКК) на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. Регистрационные графы в журнале и регистрационно-контрольной карточке существенных различий не имеют. Форму карточки и расположение в ней реквизитов организация может определить самостоятельно и закрепить в инструкции по делопроизводству. Бланки карточек изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм).
ЛИЦЕВАЯ СТОРОНА РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАТОЧКИ ОБОРОТНАЯ СТОРОНА РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАТОЧКИ
КАРТОЧНАЯ ФОРМА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год, как минимум 4–6 картотечных ящиков для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке в справочной картотеке. Количество экземпляров заполняемых карточек определяется организацией. Карточки для регистрации разных категорий документов (приказов, входящих, исходящих) можно изготовлять из бумаги разного цвета либо отмечать цветными полосами по верху поля.
КАРТОЧНАЯ ФОРМА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки: справочные, контрольно-справочные; картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др. Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным документам по исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по: исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.
КАРТОЧНАЯ ФОРМА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по: вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ФОРМА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ - позволяет объединить в единую базу данных все сведения о документе, ведя регистрацию на разных рабочих местах - позволяет внести в форму больше опознавательных элементов о документе: ( вид документа, географическое нахождение автора документа, автора резолюции, структурное подразделение, количество листов в документе, количество листов приложений, связные документы ) Позволяет организовать эффективный контроль за исполнением документов
https://araxgroup.ru/ Программа «Регистрация документов организации 4.8»
По теме: методические разработки, презентации и конспекты
Комплект учебно-методических материалов для дисциплины Деловая культура профессия СПО 46.01.03. Делопроизводитель
профессия СПО 46.01.03. Делопроизводитель. УМК дисциплины Деловая культура: рабочая программа, практические работы, внеаудиторные самостоятельные работы, фонд оценочных средств...
Методические материалы по дисциплине «Основы менеджмента и маркетинга» специальности 072501 Дизайн (по отраслям), базовая подготовка для обучающихся 4 курса
Специальность 072501 Дизайн (по отраслям) ,базовая подготовка: Рабочая программа, КТП, КИМы, ФОСы, ППА по дисциплине "Основы менеджмента и маркетинга"...
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ДИСЦИПЛИНЕ ОП.01 Экономика организации по специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ДИСЦИПЛИНЕ ОП.01 Экономика организации по специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)...
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ДИСЦИПЛИНЕ ОП.02 Экономика организации по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ДИСЦИПЛИНЕ ОП.02 Экономика организации по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение...
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ДИСЦИПЛИНЕ ОП.01 Экономическая теория по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ДИСЦИПЛИНЕ ОП.01 Экономическая теория по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение...
Методические материалы по дисциплине "Архитектурная графика"
Презентации на урок по дисциплине "Архитектурная графика" для специальности "Садово-парковое и ландшафтное строительство"...
Учебно-методические материалы по дисциплине Психология по теме "Память"
В учебно-метолдическом материале представлена информация по процессам памяти, ее видам, эффектам и нарущениям. Кроме того, в материалах представлены задания для самостоятельной работы обучающихся....