Электронный документооборот
презентация к уроку на тему

Слайд 1

Слайд 2

Основные понятия электронного документооборота Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Слайд 3

Основные принципы электронного документооборота Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Слайд 4

Виды документооборота бывают: Производственный документооборот; Управленческий документооборот; Архивное дело (совокупность процедур архивации документов); Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота); Бухгалтерский документооборот; Складской документооборот; Секретное (конфиденциальное) делопроизводство; Технический и/или технологический документооборот и др.

Слайд 5

Главными преимуществами электронного документооборота по сравнению с бумажным являются: возможность поиска файлов в системе по множеству фильтров и параметров; полный учет производственной или какой-либо другой документации; оперативное составление отчетов предприятия; оперативное управление предприятием и обмен информацией по защищенным каналам с любой точки (не обязательно быть всем вместе на одной территории, чтобы взаимодействовать); унифицированные шаблоны для создания документов; наблюдение и контроль над персоналом; распределение прав доступа к корпоративной информации по определенным критериям и параметрам; сокращение затрат на бумагу (а если более глобально, то в какой-то степени решение проблем экологии); возможно сокращение штата сотрудников, занимающихся работой с бумагами, а также сокращение арендуемого (занимаемого) помещения за счет отсутствия бумажных архивных документов.

Слайд 6

Какие же задачи выполяет ЭДО? обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии; осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества; оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии; производит протоколирование всех процессов; оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии; за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации; упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Слайд 7

Что нужно для перехода на электронный документооборот? Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем. Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены. Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе. Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила. Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев. Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации. Во-первых , наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения; Во-вторых , все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к нему доступ; В-третьих , между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее; В-четвертых , необходимо создать специализированное подразделение или привлечь в качестве аутсорсинговой компании . Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

Слайд 1

Слайд 2

Основные понятия электронного документооборота Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Слайд 3

Основные принципы электронного документооборота Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Слайд 4

Виды документооборота бывают: Производственный документооборот; Управленческий документооборот; Архивное дело (совокупность процедур архивации документов); Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота); Бухгалтерский документооборот; Складской документооборот; Секретное (конфиденциальное) делопроизводство; Технический и/или технологический документооборот и др.

Слайд 5

Главными преимуществами электронного документооборота по сравнению с бумажным являются: возможность поиска файлов в системе по множеству фильтров и параметров; полный учет производственной или какой-либо другой документации; оперативное составление отчетов предприятия; оперативное управление предприятием и обмен информацией по защищенным каналам с любой точки (не обязательно быть всем вместе на одной территории, чтобы взаимодействовать); унифицированные шаблоны для создания документов; наблюдение и контроль над персоналом; распределение прав доступа к корпоративной информации по определенным критериям и параметрам; сокращение затрат на бумагу (а если более глобально, то в какой-то степени решение проблем экологии); возможно сокращение штата сотрудников, занимающихся работой с бумагами, а также сокращение арендуемого (занимаемого) помещения за счет отсутствия бумажных архивных документов.

Слайд 6

Какие же задачи выполяет ЭДО? обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии; осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества; оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии; производит протоколирование всех процессов; оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии; за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации; упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Слайд 7

Что нужно для перехода на электронный документооборот? Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем. Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены. Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе. Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила. Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев. Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации. Во-первых , наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения; Во-вторых , все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к нему доступ; В-третьих , между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее; В-четвертых , необходимо создать специализированное подразделение или привлечь в качестве аутсорсинговой компании . Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.