Инструкция о ведении внутришкольной документации

Инструкция о ведении внутришкольной документации в общеобразовательных школах Селемджинского района

I. Общие положения

      1.1 Настоящее положение разработано в соответствии с Законом РФ «Об образовании», Типовым положением об образовательном учреждении, приказа Министерства просвещения № 167 от 27.12.1974 года «Об утверждении инструкции о ведение школьной документации»,  Коллективного договора, Правил внутреннего распорядка образовательного учреждения.
      1.2 Школьная документация – это количественная и качественная характеристика состояния учебно-воспитательной работы и финансово-хозяйственных операций, осуществляемых образовательным учреждением. Повышение уровня руководства образовательного учреждения во многом зависит от правильного ведения школьной документации, современной обработки первичной информации, упрощение учета, соблюдение принципов доступности и сопоставимости учетных данных.
     1.3 Настоящее положение устанавливает единые требования к школьной документации вообще, порядок составления и оформления учебно-педагогической документации, ведение делопроизводства школы, первичного финансового и хозяйственного учёта. Устанавливаются сроки хранения документов. Выполнение школой возложенных на нее функций и результаты ее деятельности отражаются в специальных документах, связанных с планированием учебно-воспитательной работы и осуществлением хозяйственных мероприятий, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства школы, обеспечением первичного бухгалтерского учета, составлением статистической отчетности. Статистические отчеты составляются в ОУ на основании ведущегося в них первичного учета.
     1.4 Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнения в правильности внесенных данных. Записи в документах ведутся ручкой одного цвета (синей шариковой) или в напечатанном виде. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, исправляется следующим образом: ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ. За доверенность сведений, содержащихся в документах, и доброкачественное их оформление несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.

II. Учебно-педагогическая документация

      Учебно-педагогическая документация школы состоит из алфавитной книги записи учащихся, личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп продленного дня, книги учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании, книги учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании, книги учета золотых медалей "За отличные успехи в учении, книги протоколов педагогического совета школы, книги приказов, книги учета личного состава педагогических работников.

      Указанные выше документы, кроме личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп продленного дня, при смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим директором и вновь назначенным, а также представителем отдела образования администрации Селемджинского района, присутствующими при передаче.
В школе имеется документация по учету и движению детей школьного возраста от 6 до 18 лет включительно, предусмотренная инструкциями по учету детей, подлежащих обучению.
В делах школы хранятся инспекторские акты, докладные записки или справки.
Документы о выпускных и переводных экзаменах (протоколы проверки результатов за курс основной и средней школы (ГИА, ЕГЭ), ведомости годовых, экзаменационных и итоговых оценок) хранятся в школе пять лет.
      1. Алфавитная книга записи учащихся (ПХ) ведется как обязательный документ.
В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Учащиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащегося в книге является одновременно номером его личного дела.
Выбывшими следует считать учащихся, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также окончивших школу. Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается.
Выбытие учащегося и окончание им школы оформляются приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в графе 11 алфавитной книги заносятся номер и дата приказа, а в графе 13 точно указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой "возвр." записывается в графе "Дата поступления в школу".
При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
Исправления в книге скрепляются подписью директора школы.
Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

       2. Личное дело учащегося ведется в каждой школе и на каждого учащегося с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия).

      В личное дело учащегося заносятся: общие сведения об учащемся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальный лист, похвальная грамота, золотая медаль). В период обучения учащегося в X - XI классах аттестат об основном (общем) образовании находится в личном деле и выдается на руки после окончания им средней школы.
В личное дело учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма N 26 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров.
Личные дела учащихся в I - XI - ведутся классными руководителями. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся.
При выбытии учащегося из школы личное дело выдается на основании письменного заявления родителям или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге; по окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.
      3. Классный журнал является государственным документом, ведение которого обязательно для каждого учителя и классного руководителя. Устанавливаются три вида классных журналов - для I – IV, V – IX, X – XI классов.
Директор школы и его заместитель по учебно-воспитательной работе обеспечивают хранение классных журналов и систематически осуществляют контроль за правильностью их ведения (Приложение № 1 «Инструкция по ведению классных журналов»).
Классный журнал рассчитан на учебный год и ведется в каждом классе по утвержденной форме.
Журналы параллельных классов нумеруются литерами.
Заместитель директора по учебно-воспитательной работе (директор школы) дает указания классным руководителям о распределении страниц журнала, отведенных на текущий учет успеваемости и посещаемости учащихся на год в соответствии с количеством часов, выделенных в учебном плане на каждый предмет (1 недельный час - 2 стр., 2 нед. ч - 4 стр., 3 нед. ч - 5 стр., 4 нед. ч - 7 стр., 5 нед. ч - 8 стр., 6 нед. ч - 9 стр.).
Учитель, проверяя и оценивая знания учащихся, выставляет оценки в журнал, а также обязательно отмечает посещаемость школьников. На правой странице журнала записывает тему, изучавшуюся на уроке, и задание на дом. На левой - ставит дату урока, отмечает отсутствующих на уроке буквой "н" (не был). При проведении сдвоенных уроков делается запись даты и темы каждого урока. По письменным работам оценки выставляются в графе того дня, когда проводилась данная работа. По проведенным практическим и лабораторным работам, экскурсиям, контрольным письменным работам точно указывается их тема и количество затраченных часов.
В графе "Домашнее задание" записывается содержание задания и характер его выполнения (читать, рассказывать наизусть), страницы, номера задач и упражнений, практические работы. Если учащимся дается задание по повторению, то конкретно указывается его объем.
Оценки за каждую учебную четверть (полугодие) выставляются после записи даты последнего урока по данному предмету в четверти (полугодии). Одновременно с этим четвертные (полугодовые) оценки заносятся классным руководителем в сводную ведомость учета успеваемости и поведения учащихся.
В классном журнале учтено, что класс на занятиях по иностранному языку, физической культуре (в X – XI классах при наличии не менее 8 юношей), технологии (V – XI классы) информатике (V – XI классы), а также по уровню (базовой, профильной) изучения предмета, делятся на группы.
Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно ручкой одного цвета  в соответствии с установленной формой.
Классный руководитель аккуратно записывает в классном журнале фамилии и имена учащихся в алфавитном порядке, заполняет "Общие сведения об учащихся" с использованием данных из их личных дел.
Ежемесячно классным руководителем в раздел "Учет посещаемости учащихся" записывается количество дней и уроков, пропущенных учащимися. Подводятся итоги о количестве дней и уроков, пропущенных каждым учащимся и классом в целом за четверть (полугодие) и учебный год. В случае длительной болезни учащегося занятия с ним проводятся на дому (в санатории, больнице). В журнале, на специально вклеенном листе, учителями делаются записи о проводимых с ним занятиях или же эти сведения заносятся на основании справки об обучении в санатории или больнице.
Сведения об участии учащихся в кружках и факультативных занятиях, заполняются соответственно учителями и классным руководителем.
Страница "Замечания по ведению классного журнала" заполняется заместителем директора по учебно-воспитательной работе (директором) школы, где фиксируется дата проверки и отметка о выполненной работе. Вынесенные замечания фиксируются в «Справке» и доводятся до сведения членов административного совета и педагогического коллектива на совещании.
       4. Журнал факультативных занятий является основным документом учета работы факультативных групп и ведется по каждому факультативу отдельно. Требования к ведению записей в журнале факультативных занятий аналогичны требованиям, предъявляемым к порядку ведения их в классном журнале.
       5. Журнал группы продленного дня ведется при наличии групп продленного дня, по утвержденной форме.
Журнал группы продленного дня рассчитан на учебный год. Ведение соответствующих записей в данном журнале обязательно для каждого воспитателя и руководителя кружка. Воспитатель обязан ежедневно отмечать не явившихся в группу.
В графах "Работа воспитателя", "Работа руководителя кружка" делается запись о количестве проработанных часов в группе и кратком содержании работы с учащимися.
Директор школы и заместитель директора по учебно-воспитательной работе систематически проверяют правильность ведения журнала группы продленного дня, замечания фиксируются в справке и доводятся до сведения членов административного совета и педагогического коллектива на совещании.
В журнал разрешается вносить только фамилии учащихся, зачисление которых в группу оформлено приказом директора школы. Если учащийся прервал посещение группы продленного дня и его выбытие оформлено приказом директора школы, то в графе "Дата выбытия" следует вписать число и месяц отчисления из группы. Если учащийся начал посещать группу в течение года, фамилия его заносится в журнал в конце списка, а не следующим в алфавитном порядке.
       6. Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании.
В первой части книги отдельно учитывается количество полученных и выданных бланков аттестатов о среднем (полном) образовании с указанием их номеров обычного образца и аттестатов о среднем (полном) образовании особого образца для лиц, окончивших школу с золотой или серебряной медалью. Остаток чистых бланков аттестатов, а также испорченные бланки с указанием их номеров сдаются в отдел образования администрации Селемджинского района. О сдаче бланков школой в книге делается соответствующая запись и расписывается представитель отдела образования. Основанием для выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании является решение педагогического совета школы, дата и номер протокола проставляются в книге.
В соответствующих графах проставляются оценки по предметам, указанным в аттестате; записываются сведения о награждении медалью или похвальной грамотой; указывается дата решения педагогического совета о выдаче аттестата (основанием этого является протокол педагогического совета); ставится роспись в получении аттестата о среднем (полном) образовании.
Получивший аттестат особого образца должен сделать следующую запись: "Аттестат особого образца получил(а) (фамилия, имя, число, месяц, год)".
В графе "Расписка в получении аттестата о среднем образовании" директором школы делается запись о выдаче учащемуся справки.
В конце списка всех окончивших школу в данном году должны быть росписи лиц, за подписью которых выданы аттестаты.
Книга изготовляется из плотной бумаги в прочном переплете. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписями и печатью директора образовательного учрежденния.
      7. Книга учета и записи выданных аттестатов об основном общем образовании.
В первой части книги учитывается количество полученных и выданных бланков аттестата об основном общем образовании с указанием их номеров. Остаток чистых бланков аттестатов, а также испорченные бланки с указанием их номеров сдаются в отдел образования администрации Селемджинского района. О сдаче бланков школой в книге делается соответствующая запись и расписывается представитель отдела образования. Основанием для выдачи аттестата об основном общем образовании является решение педагогического совета школы, дата и номер протокола проставляются в книге.
В соответствующих графах проставляются оценки по предметам, указанным в аттестате; записываются сведения о награждении похвальным листом (пишется "награжден" или делается прочерк); указывается дата решения педагогического совета о выдаче аттестата (основанием для этого является протокол педагогического совета); ставится роспись в получении аттестата.
Запись о выдаче дубликата свидетельства об основном общем образовании производится в этой же книге под очередным номером.
Выдача аттестатов об основном общем образовании экстерну заполняется также в эту книгу с указанием в графе «Год поступления в данную школу – «экстерн».
В конце списка всех учащихся, занесенных в книгу в данном году, должны быть росписи лиц, подписавших аттестаты.
      8. Учет личного состава педагогических работников школы. Во всех общеобразовательных школах ведется книга учета личного состава работников (ведется по форме Т2). Запись производится по дате поступления на работу. Вновь поступившие работники записываются в порядке последующих номеров. Записи в книге должны быть документально обоснованы. В книге учета личного состава педагогических работников периодически отмечаются результаты аттестации учителей с указанием даты и номера решения аттестационной комиссии.
Книга учета личного состава должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью директора и печатью школы.
Запись сведений об обслуживающем персонале в данную книгу не производится.
      9. Книга протоколов педагогического совета школы.
В книге протоколов фиксируется ход обсуждения вопросов, выносимых на педагогический совет, предложения и замечания членов педсовета. Протокольно оформляются итоги работы школы по отдельным вопросам учебно-воспитательного процесса за четверть, полугодие или учебный год.
Принятые решения педагогического совета записываются в протоколы. Каждый протокол подписывается председателем и секретарем педагогического совета.
Книга протоколов педагогического совета пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью директора и печатью школы.
      10. Книга приказов по школе по работникам и учащимся.
В книге приказов по работникам оформляются: указания и распоряжения по вопросам организации учебно-воспитательного процесса, прием на работу и освобождение от нее учителей и других работников школы, поощрения, взыскания.
В книге приказов по учащимся оформляются: численный состав учащихся по классам на начало учебного года, зачисление и выбытие учащихся, решения педагогического совета о допуске учащихся к экзаменам, об окончании учащимися 9-го и 11-го классов и т.д. При этом списки учащихся (по классам, переводимых в следующий класс или выпускаемых из школы и т.п.) фиксируются в протоколах педсовета, а в приказах указываются общие результаты, приказы о поощрении и взыскания учащихся.
Книги приказов постранично пронумерованы, прошнурованы, скреплены подписью директора и печатью школы.
      11. Учет пропущенных и замещенных уроков ведется в табеле учета рабочего времени в каждой школе заместителем директора по учебно-воспитательной работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании надлежаще оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах, дополнительные соглашения и т.п.).

III. Делопроизводство школы

       Документное обслуживание управления деятельностью общеобразовательной школы ведется в соответствии с утвержденной циклограммой деятельности ОУ и Инструкцией по делопроизводству, в которой дается система правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства в школе с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив на основании действующего законодательства.
Контроль за исполнением документов периодически осуществляется администрацией школы через книгу регистрации входящих и исходящих документов.
Ответственность за состояние и правильное ведение делопроизводства в общеобразовательной школе, своевременное исполнение документов и сохранность их возлагается на директора школы и соответствующего работника согласно штатному расписанию. Контроль за правильным ведением делопроизводства в школах осуществляет муниципальное казённое учреждение «Отдел образования администрации Селемджинского района». .
К делопроизводству школы также относится оформление личных дел и осуществление записей в трудовых книжках учителей и других работников школ (за исключением директора), которое осуществляется в порядке, определенном Правилами внутреннего трудового ОУ.

IV. Финансово-хозяйственная документация

     Финансово-хозяйственная документация состоит из: технического паспорта школы, книги  учета основных средств, книги  учета материалов, ведомости выдачи материалов на нужды учреждения, ведомости выдачи книги  учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации инвентарной книги библиотечного фонда школы.
Указанные документы ведутся лицами, ответственными за целость и сохранность имущества, за правильное его использование (заместителем директора по АХЧ, завхоз, заведующей библиотекой, учителем физической культуры, технологии, технического труда, информатики, физики, биологии, химии).
Кроме того, в делах школы находиться тарификационный список учителей и действующее штатное расписание, утвержденные директором школы и согласовано начальником отдела образования администрации Селемджинского района.
      1. Технический паспорт школы является основным документом, в котором дается характеристика здания школы, всех учебных, хозяйственных и других помещений, коммуникаций (водопровода, канализации, отопления, освещения, газификации, радиофикации, телефонизации) с приложением соответствующих схем.
Форма паспорта школы, а также правила его заполнения утверждаются министерством просвещения (народного образования) союзной республики.
      2. Книга  учета основных средств используется для оперативного учета основных средств (кроме библиотечных ценностей) и находятся у материально ответственных лиц. В книге  учета отслеживается движение т.м.ц. материально ответственными лицами. Ежеквартально количество т.м.ц. находящихся в эксплуатации, сверяются с данными бухгалтерии.

Книги учета хранятся в учреждении постоянно.
       3. Книга  учета материалов ведется материально ответственными лицами в разрезе наименований малоценных и быстроизнашивающихся предметов и материалов.
Указанная книга хранится в учреждении постоянно.

      4. Ведомость выдачи материалов на нужды учреждения применяется для оформления выдачи материалов. Записи в ведомости производить с таким расчетом, чтобы по каждому виду материалов без дополнительной разработки данной ведомости можно было получить итог за месяц. Ведомость утверждается директором школы и служит основанием для списания материалов в расход.

      5. Акт списания мягкого и хозяйственного инвентаря учет списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации стоимостью до 1000 рублей за единицу.

Ведомость и акт передается в централизованную бухгалтерию в установленные ею сроки.
      6. Инвентарная книга библиотечного фонда школы. В каждой школьной библиотеке должны учитываться суммарно и индивидуально в инвентарных книгах все произведения печати, а также другие материалы, приобретенные для обслуживания читателей. Ежеквартально количество и стоимость книг, записанных в инвентарную книгу, сверяются с данными бухгалтерии. Переинвентаризация библиотечного фонда, а также переписка инвентарной книги запрещаются. В отдельных случаях переинвентаризация фонда и переписка инвентарной книги могут быть произведены с особого разрешения отдела образования администрации Селемджинского района.

Приложение 1

Книга приказов

(наименование школы)

(города (села) района)

   (область)

 Книга начата в году ____________ в году

Книга окончена в году ___________ в году

  Указания к ведению книги приказов и изданию приказов

  1. В книге приказов по основной деятельности оформляются указания и распоряжения по вопросам учебно-воспитательного процесса. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его издания. Констатирующая часть завершается словами «В связи с вышеизложенным приказываю:…» или «Приказываю…». Распорядительная часть приказа содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения.

2. Приказы по личному составу начинаются с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить», «Предоставить», «Премировать» и т.д. Далее указываются фамилия и инициалы сотрудников (при приеме на работу фамилия, имя, отчество указываются полностью), должность, дата вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой его издания). Содержание приказа определяется спецификой распорядительного действия. Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения, дисциплинарных взысканий должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью Трудового Кодекса. Приказы по личному составу обязательно должны содержать основания издания приказа (например, в приказе о приеме на работу —  трудовой договор от «_____» __________ 200__ года).

4. Приказами по движению учащихся оформляется численный состав учащихся по классам на начало учебного года, зачисление и выбытие учащихся, о переводе учащихся в следующий класс, решения педагогического совета о допуске учащихся к итоговой аттестации; об окончании учащимися 9-го и 11-го классов и т.д. При этом списки учащихся (по классам, переводимых в следующий класс или выпускаемых из школы и т.п.) фиксируются в протоколах педагогического совета, а в приказах указываются общие результаты.

5. В последнем пункте приказа директор может возложить контроль за исполнением приказа на одно из должностных лиц. В случае если руководитель сам осуществляет контроль за исполнением приказа, используется формулировка «Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой»

6. Отдельные задания могут оформляться в виде отдельных, пронумерованных приложений к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

7. Приказы оформляются на бланке, имеют следующие реквизиты: название вида документа, дата, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись лица, уполномоченного подписывать акт.

8. Все приказы должны строго регистрироваться в книге приказов, подшиваться в отдельные папки по видам.

9. Книга приказов должна быть постранично пронумерована, прошнурована, скреплена подписью директора и печатью школы.

10. Все записи в журнале должны производиться четко, аккуратно, пастой или чернилами (по решению администрации учебного заведения).

ПРИКАЗ

  Место

издания №____                                                                  «____» _______ 20___ г.

   Заголовок

    Текст приказа

  Директор  ___________________________________
   (подпись)                                                                                          (ФИО)

Приложение 2

  Книга протоколов педагогического совета школы

   (наименование школы)

  (города, села, района)

  (область)

 Книга начата в году ____________ в году
Книга окончена в году ___________ в году

Указания к ведению книги протоколов педагогического совета школы

  Во всех школах ведется книга протоколов педагогического совета школы. В книге протоколов фиксируется ход обсуждения вопросов, выносимых на педагогический совет, предложения и замечания членов педсовета. Протокольно оформляются итоги работы школы по отдельным вопросам учебно-воспитательного процесса за четверть, полугодие или учебный год. Принятые решения педагогического совета записываются в протоколы. Каждый протокол подписывается председателем и секретарем педагогического совета. Книга протоколов педагогического совета пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью директора и печатью школы.

Протокол включает обычно следующие реквизиты:

1. наименование документа и его номер;
2. наименование педсовета, совещания и т.п.;
3. дату проведения педсовета;
4. сведения о количестве присутствующих;
5. фамилии и инициалы (или имена) председателя и секретаря педсовета, собрания;
6. повестку дня (перечисляются вопросы, при этом каждый из них записывается с новой строки; в повестке дня не должно быть пункта «Разное»: каждый вопрос необходимо конкретизировать);
7. текст протокола;
8. подписи председателя и секретаря собрания, педсовета и т.д.

В протоколе обычно выделяют две части: вводную и основную. Вводная часть этого документа заканчивается повесткой дня. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность вопросов повестки дня зависит от степени их важности. Каждый вопрос должен быть конкретизирован. Основная часть протокола по каждому вопросу состоит из трех частей и оформляется по следующей схеме:

1. Слушали.
2. Выступали.
3. Постановили.

Сначала ставится порядковый номер вопроса, рядом пишется слово «Слушали», затем записывается основное содержание доклада или сообщения выступающего. В разделе «Выступили» указываются фамилии и инициалы выступающих и кратко излагается суть их выступлений. В третьей части текста протокола «Постановили» записываются принятые по обсуждаемым вопросам решения. Стиль их отличается предельной лаконичностью, ясностью, точностью формулировок. Слова «Слушали», «Выступили», «Постановили» необходимо выделить в тексте: они пишутся либо крупным жирным шрифтом, либо разрядкой - это ускоряет чтение текста протокола и облегчает восприятие его содержания.

В протоколе используются однотипные средства нумерации - арабские шрифты. Если в разделе «Постановили» содержится несколько пунктов, то каждый из них следует нумеровать двумя арабскими цифрами (первая цифра обозначает порядковый номер рассматриваемого на педсовете, совещании и т.д. вопроса, вторая - порядковый номер принятого по этому вопросу решения). Перед вторым решением по этому же вопросу следует поставить арабские цифры 1.2. (второе решение по первому вопросу).

Различают два типа протоколов: простые, называемые еще протоколами резолюций (резолютивными), и сложные. В простых протоколах записываются только вопросы и принятые по ним решения. В сложных фиксируется весь ход и результаты совещания, педсовета и т.п.; вопросы, выступления присутствующих, предложения и резолюции. Для удобства работы с протоколом можно длинные выступления, предложения и резолюции оформить отдельно как приложение к протоколу.

ПРОТОКОЛ №

Заседания (совещания, собрания) _________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
(дата проведения должна указываться полностью)

  Присутствовали: (фамилии, имена и отчества указываются полностью)

  Повестка дня:

1. Слушали: 1. Наименование рассмотренного вопроса.
2. Выступили: 1. Фамилии выступивших и краткие содержания выступлений.
3. Постановили: 1. Решение, принятое по данному вопросу.

И так далее/

Председатель ______________
Секретарь                                                                                                                             ________________

Приложение 3

КНИГАУЧЕТА
личного состава педагогических работников школы

    (наименование школы)

    (города, села, района)

        (область)

Книга начата в году ____________
Книга окончена     в году                                                                                     ___________

Указания к ведению книги учета личного состава педагогических работников школы

1. Книга учета личного состава педагогических работников ведется во всех общеобразовательных школах.
2. Запись производится с общей порядковой нумерацией, начиная с первого номера.
3. Вновь поступившие педагогические работники записываются в порядке последующих номеров. На развернутой странице записывается не более 10 человек.
4. Записи в книге должны быть документально обоснованы. В книге учета личного состава педагогических работников периодически отмечаются результаты аттестации учителей с указанием даты и номера решения аттестационной комиссии.
5. Запись сведений об обслуживающем персонале в данную книгу не производится.
6. Книга учета личного состава педагогических работников должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями директора и печатью школы.
7. Все записи в журнале должны производиться четко, аккуратно пастой или чернилами (по решению администрации учебного заведения).

(левая сторона)

До конца страницы (30 строк)

  (правая сторона)

  До конца страницы (30 строк)

Приложение 4

АЛФАВИТНАЯКНИГА
записи учащихся

    (наименование школы)

    (города, села, района)

    (область)

Книга начата в году ____________
Книга окончена в году                                                                                        ___________

Указания к ведению алфавитной книги записи учащихся

1. Алфавитная книга записи учащихся ведется в каждой школе.
2. В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно книга пополняется записью учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в котором они учатся.
3. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела. На личном деле этот номер проставляется в виде дроби. Например, № Б/15 — означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «Б» под №15.
4. С особой тщательностью следует вести записи о выбытии учащихся из школы. Выбывшими следует считать учащихся, окончивших школу; прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства; перешедших в другую школу или другое учебное заведение, а также исключенных из школы. Временное прекращение занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается. Выбытие учащегося оформляется приказом директора школы с указанием причины выбытия; одновременно в графе 11 алфавитной книги заносится номер и дата приказа, а в графе 13 точно указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратился в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвр.» записывается в графе «дата поступления в школу».
5. В случае полного использования всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
6. Все записи в алфавитной книге должны вестись четко, аккуратно чернилами или пастой (по решению администрации школы).
7. Исправления в книге скрепляются подписью директора школы.
8. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью директора и печатью школы.

Приложение 5

ЛИЧНОЕ ДЕЛО№_______

Фамилия           _________________________________________________

Имя                   _________________________________________________

Отчество _____________________________________________________

Число, месяц, год рождения _____________________________________

Домашний адрес ______________________________________________

Фамилия                      ________________________________________________

Имя                               ________________________________________________

Отчество  ________________________________________________

I.                                Пол             мужской, женский (подчеркнуть)

II.                             Родился      ______________________
(число, месяц, год)
Основание:
Свидетельство о рождении № ______ от _________ серия № _____

III.                           Фамилия, имя, отчество
отца  _________________________________________________
матери   _________________________________________________
или лиц их заменяющих ___________________________________

IV. Национальность ________________________________________

V. Где воспитывался (обучался) до поступления в первый класс
_________________________________________________________

VI. Сведения о переходе из данной школы в другую (указать название школы из какой прибыл ученик и в какой класс принят)
_______________________________________________________________

VII. Отметка о выбытии из школы (когда, куда, причины) _______________________________
_________________________________________________________________________________

VIII. Домашний адрес учащегося _____________________________________________________
_________________________________________________________________________________

IX. Награды и поощрения __________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________

X. Краткие сведения об общественной работе, участии в олимпиадах, конференциях, соревнованиях и т.д.
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________

XI. Сведения об изучении факультативных курсов ______________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________

Личные дела учащихся

С момента поступления ребенка в школу начинается «Личное дело», которое хранится в школе в течение обучения учащегося и трех лет после окончания школы.

К личному делу учащихся относится:

1. Копия свидетельства о рождении;
2. 2 фотографии 3х4;
3. Справка с места проживания;
4. Справка с место работы родителей;
5. Медицинская карта (требуется при поступлении в школу). В период обучения хранится в медицинском кабинете школы;
6. Табель успеваемости в каждом классе;
7. Результаты психологической диагностики.

Личное дело учащегося передается вместе с ним при переходе из одной школы в другую. Все сведения о ребенке из «Личного дела», «Свидетельства о рождении», справки  жилья о месте проживания переносятся без изменений. В конце учебного года в «Личное дело» учащихся заносится запись в соответствии с оценками по всем предметам; успехи, достигнутые учащимися и количество пропущенных уроков:

1. Если по всем предметам положительные оценки — переведен в следующий класс (указывается в какой класс).
2. Если по двум или более предметам неудовлетворительные оценки — оставлен(а)на второй год в ___ классе (указывается в каком классе).

Проставленные оценки закрепляются подписью классного руководителя. При переводе учащегося в другую школу родителям выдается «Личное дело» с записью «Выбыл из ________ школы», закрепленной подписью директора и печатью школы. В «Алфавитной книге» производится запись о том, куда выбыл (или в какую школу города) учащийся. Для регистрации в «Алфавитной книге» удобно пронумеровать «Личное дело» каждого учащегося. Заместитель директора учебно-воспитательной работы и секретарь школы принимают у классных руководителей личные дела учащихся, проверяют правильность их ведения. Личные дела учащихся ведут классные руководители. Все записи должны вестись четко, аккуратно, чернилами или пастой (по решению администрации школы).