Основные правила деловой переписки между коллегами по работе

В статье собраны простые и эффективные рекомендации по ведению делового общения.

Рабочая почта предназначается непосредственно для соответствующих писем. Следовательно, рекомендуется ограничить круг лиц, для которых они будут составляться:

• уточнение деталей договоренностей, времени, места т. п.;
• составление итогов встреч;
• сопоставление задач;
• комментарии к задачам;
• иные файлы.

•  Ставить тему необходимо по таким причинам:

  Если правильно ее сформулировать кратким описанием, чтобы не потерялся смысл письма. Важное примечание: при ответе на письмо нужно сохранять его тему, чтобы в почтовом ящике был порядок, и получатель не потерял его среди других сообщений.

  • благодаря ей получатель не получит ее в папку “Спам”;
  • с ее помощью можно в дальнейшем легко найти необходимое письмо, это проще, чем перечитывать весь ящик сообщений.

    Получатель

    При составлении письма есть определенное поле “Кому”, в эту строку принято указывать человека (его электронная почта) которому оно направляется. Если их несколько, необходимо указать всех.

    Приветствие

    Каждое письмо обязательно должно начинаться с приветствия, обращаясь к получателю (“Николай, здравствуйте!”) — это обычная норма вежливости, которая должна исходить от каждого сотрудника. Если оно будет отсутствовать, письмо негативно скажется на настроении человека, который его получил.

  • В письме не будут лишними вопросы по работе или же уточнения некоторых деталей, например: (“Вам понятны условия сотрудничества?”, “Успеете выполнить работу в установленные сроки?”). Такие вопросы подразумевают собой ответ на письмо, благодаря которым можно понять, дошла ли ранее отправленная информация до получателя.

    Соблюдение таких простых правил способствует появлению дисциплины в коллективе.

Упражнение  - задание на LearningApps №1

Упражнение  - задание на LearningApps №2