ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

БАЙКАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА

Кафедра менеджмента и маркетинга

КУРСОВАЯ РАБОТА

По         курсу : «Основы менеджмента»

На тему: «Проектирование системы управления гостиницы (среднего класса) «Магнетит»

Преподаватель:________________________

                          ________________________

Иркутск  2012

Содержание работы :

 Введение

I. Исходные данные для проектирования

1.1.Общая характеристика гостиницы «Магнетит»

1.2. Внутренняя среда

1.3.Внешняя среда

1.4 Постановка проблемы

II.Разработка системы управления

2.1. Прогнозирование развития найденной проблемы и изменения факторов внешней среды

2.2. Разработка системы целей

2.2.1. Формулирование миссии гостиницы «Магнетит»

2.2.2. Разработка дерева целей гостиницы

2.3. Описание основных технологий, используемых для достижения  

       целей

2.4. Разработка организационной структуры

2.4.1. Выборы и обоснование организационной структуры

2.4.2. Определение состава подразделений их цели и задачи

2.4.3.Расчет и обоснование диапазона контроля

                    2.5. Разработка системы мотивирования персонала

                    2.6. Разработка контроля деятельности

                    2.7. Сопоставление проектируемой системы менеджмента  с            

                           существующей

III.  Управленческие решения по практической реализации предлагаемых  

         Разработок

3.1. Использование количественных методов для принятия решений

3.2. Организационный план проведения мероприятий

3.3. Предлагаемые трудности в реализации намечаемых мероприятий и меры по их преодолению

Заключение

Список используемой литературы

ВВЕДЕНИЕ

Изменения и переход к рынку в современной экономике изменил характер гостиничной индустрии, превратив ее предприятия из постоялых дворов, в мини-гостиницы, управляемые их владельцами, в большие отели и гостиничные сети, управляемые на основе современных методов. В гостиничном бизнесе все решения, затрагивающие финансы, должны учитывать степень ожидаемого риска, ожидаемую прибыль (связь с циклическим характером спроса на гостиницы). Успех в гостиничном деле достигается применением так называемого творческого финансирования в сочетании с качественным менеджментом. Структура гостиницы, состав служб, организация управления гостиничным комплексом определяются размером гостиницы, ее особенностями, местом расположения и другими факторами.

Довольно часто ранжирование гостиниц на категории происходит в зависимости от номерного фонда. При этом соответствие законам сохраняется, т.к. на предприятии с малым номерным фондом нецелесообразно занимать большое количество работников и, наоборот. Такое деление более удобно в связи с тем, что количество номеров узнать проще, быстрее и точнее, чем численность работников.

Данный курсовой проект предполагает проектирование гостиницы среднего типа.

Актуальность работы в том, что растущее число отдыхающих требует увеличения мест для их размещения. Поэтому и в настоящее время необходимо создание новых гостиниц, учитывающих интересы большинства групп отдыхающих.

Объектом исследования является  гостиница (среднего класса), ее внешняя и внутренняя среда.

Предметом исследования является процесс организации гостиницы.

Цель исследования – создать прообраз организации в виде паспорта.

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Исследовать внешнюю среду проектируемой гостиницы.
2. Исследовать внутреннюю среду проектируемой гостиницы.
3. Определить миссию и цель проектируемой гостиницы.
4. Определить стратегию проектируемой гостиницы.
5. Создать организационную структуру системы управления проектируемой гостиницы.
6.  Провести SWOT-анализ
7. Сделать вывод.

Данная проблема об организации гостиниц, приносящих прибыль, решается не один год. Но только грамотно составленный проект, где будут просчитаны все аспекты, принесет успех и процветание в гостиничном деле.

I. Исходные данные для проектирования

1.1.Общая характеристика гостиницы «Магнетит»

Гостиницу "Магнетит" можно отнести к такому типу гостиниц как семейные. Гостиница "Магнетит" была открыта в 2012 году. На должность Генерального Менеджера был приглашен профессиональный Управляющий с опытом работы более 15 лет в индустрии гостеприимства, 8 из которых - управление гостиницами. Гостинице присвоен статус 3 звезд.

Гостиница расположена в 15 минутах езды от железнодорожного вокзала, в живописном, безопасном и экологически чистом уголке. Кроме комфортного проживания в номерах гостиница предлагает своим гостям  ресторан, бар, боулинг и другие виды спорта, как летнего (велосипеды,  теннисный корт), так и зимнего спорта (коньки, лыжи, снегоходы, подледная рыбалка), сауну, бассейн, тренажерный зал, массаж, салон красоты «Vell», прачечную.

У ресторана гостиницы прекрасная кухня и высокий уровень обслуживания.

Каждый посетитель гостиницы  может отдохнуть и поддержать форму в спортивном зале. Посещение бассейна и массажного кабинета оставляет незабываемые впечатления у каждого посетителя. Отличный сервис, надежная служба безопасности и приемлемые цены сделают прибывание в гостинице максимально приятным. В гостинице производится система расчета по кредитным карточкам VISA, Master Card.).

На территории гостиницы имеется охраняемая бесплатная автостоянка.

Гостиница располагает 100 прекрасно оснащенными номерами (включая номера люкс) со спутниковым телевидением, кондиционером, мини-баром, радио, телефоном с прямым выходом на международную связь, имеется возможность для подключения компьютера в номере.

В гостинице 3 этажа (без учета минус первого этажа).Для повышения процента загрузки гостиницы проводится политика стимулирования продаж номеров  туристическому агентству «Антарес», транспортным компаниям, горно-обогатительному комбинату. При групповом бронировании номеров предоставляются дифференцированные скидки на проживание, питание, развлечения. Некоторые виды услуг (например, пользование  бассейном, тренажерным залом) для гостей гостиницы - бесплатны. Гостиница также предоставляет бесплатное маршрутное такси до/из центра города. Также гостиница предоставляет услуги такси и прокат автомобиля без водителя.

1.2. Внутренняя среда

Организационная структура гостиничного предприятия определяется назначением гостиницы, ее месторасположением, спецификой гостей и другими факторами. Она является отражением полномочий и обязанностей, возложенных на каждого ее сотрудника. Но это не мешает определить основные службы, имеющиеся в гостинице.

Службы гостиницы и их характеристика

В соответствии с «Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации», утвержденными постановлением правительства РФ от 15.06.1996 г. № 669, гостиница предназначена для временного проживания граждан на срок не свыше двух месяцев независимо от места прописки^[1].

Основные службы проектируемой гостиницы:

1. служба управления номерным фондом;
2. административная служба;
3. служба общественного питания;
4. инженерные (технические) службы;
5. вспомогательные и дополнительные службы.

Административная служба отвечает за организацию управления всеми службами гостиницы, решает финансовые вопросы, вопросы кадрового обеспечения, занимается созданием и поддержанием необходимых условий труда. Для персонала гостиницы, контролирует соблюдение установленных норм и правил по охране труда, технике безопасности, противопожарной и экологической безопасности.

Состав службы:

секретариат, финансовая служба, кадровая служба, инспекторы по противопожарной безопасности и технике безопасности.

Финансовая служба решает вопросы финансового обеспечения проектируемой гостиницы. Финансовая служба ведет единый финансовый учет на предприятии (т.е. учет расходов и доходов, ведение операций по учету оплачиваемого рабочего времени, выплачиваемые бонусы, а также получаемые отдельными работниками чаевые).

Кадровая служба решает вопросы подбора, расстановки и повышения квалификации кадров. В обязанности этого подразделения входит ведение личных дел всех сотрудников гостиницы.

Секретариат (входит в кадровую службу) занимается вопросами документационного и информационного обеспечения деятельности проектируемой гостиницы.

Служба маркетинга - это служба гостиницы, обеспечивающая функционирование маркетингового комплекса. Основные принципы деятельности:

1. обеспечение рыночного характера деятельности гостиничного предприятия;
2. осознание общности дела;
3. максимизация контактов с реальными и потенциальными клиентами^[2].

К функциям службы размещения относятся:

1. распределение номеров и учет свободных мест в гостинице;
2. приветствие гостя и исполнение необходимых формальностей при заезде;
3. выписка счетов и производство расчетов с клиентурой.

До заезда гостя служба приема получает заявку на бронирование и в соответствии с этими ранее принятыми заявками распределяет номера и составляет карту движения номерного фонда, с помощью, которой ведется учет свободных мест в гостинице.

Работник службы размещения является фактически первым сотрудником в гостинице, с которым контактирует клиент. От того, как примут гостя, как его поприветствуют, как быстро будут выполнены необходимые формальности, во многом зависит первое, часто самое сильное впечатление о гостинице в целом.

В анкетах для проживающих указываются фамилия, имя, место и дата рождения, гражданство и страна проживания, номер паспорта. После заполнения анкеты гостю выдается ключ, визитная карточка, в некоторых гостиницах - карточка для завтрака. Работник службы приема провожает гостя до номера и возвращается на рабочее место.

Служба размещения в гостинице должна отвечать следующим требованиям:

1. расположение службы в непосредственной близости от входа;
2. негромко звучащая приятная музыка;
3. -соответствие дизайна вестибюля и службы приема;
4. -стойка службы приема - чистая, не заваленная в беспорядке бумагами;
5. безупречный внешний вид и манера поведения сотрудников с клиентами;
6. обслуживающий персонал на этаже должен приветствовать гостя, стараясь ответить на его просьбы или информировать, куда он должен обращаться.

К функциям службы бронирования (исполняет секретариат) относятся: прием заявок на бронирование номеров, их обработка, а также составление необходимой документации (графика заезда на каждый день, на неделю, на месяц, на квартал, на год). На базе имеющихся данных служба составляет картотеку гостей, ведет статистический учет и предоставляет данные отделу маркетинга для дальнейшего анализа.

Прием заявок может осуществляться в устной форме, по телефону, по телеграфу, по телексу, по почте, по электронной системе бронирования.

Каждая заявка должна содержать следующие реквизиты:

1. дата, день и время заезда;
2. дата, день и примерное время отъезда;
3. категория номера (одноместный, двухместный, люкс), количество человек;
4. услуги в номере (наличие ванны, душа, телевизора, холодильника и т.д.);
5. услуги по питанию (только завтрак, полупансион, полный пансион);
6. цена (при указании цены следует точно определить, за что платит клиент: имеется ли в виду цена за номер, за один день пребывания, за каждого проживающего и т.д.);
7. кто будет оплачивать (фамилия);
8. вид оплаты (наличный или безналичный, расчет через фирму, кредитной картой);
9. особые пожелания (заранее забронировать стол в ресторане, трансферт, животное в номере и т.д.).

К функциям службы бронирования относится также ведение картотеки гостей. На каждого гостя после его пребывания в гостинице заполняется специальная карточка. Информация о госте собирается со всех служб гостиницы, имевших с ним контакт: этажные службы, ресторана, службы приема и т.д. Затем эта информация обобщается и заносится в карточку, которая хранится в архиве гостиницы. При повторном заезде клиента служба бронирования дает указания всем службам гостиницы о его предпочтениях и особых пожеланиях. Это значительно повышает качество обслуживания, так как дает возможность гостю почувствовать себя в привычной обстановке.

Вся документация, подготовленная службой бронирования, направляется в службу размещения для дальнейшей работы с ней.

Самым ответственным в гостиничном хозяйстве является подразделение, ведающее номерным фондом (входит в состав инженерной службы). Весь успех гостиницы, даже если доходы от ресторана и оказывают на него позитивное воздействие, полностью зависит от того, насколько прибыльным и успешным является этот сектор хозяйства гостиницы. Доходы от продажи размещения составляют от 50 до 75 % всех доходов предприятия и дают 70-80% чистой прибыли.

Ясно, что это основная доля всех доходов гостиницы. В зависимости от размеров предприятия, служба управления номерным фондом может состоять из одного или нескольких звеньев. Главные из них, составляющие основу службы, - это горничные, дежурные по этажу, уборщицы, старшие горничные.

Начальник управления номерным фондом несет ответственность за работу персонала по поддержанию чистоты и порядка в жилых и служебных помещениях гостиницы.

К жилым помещениям относятся номера, коридоры, фойе, переходы и все общественные туалеты. Служебные помещения включают зоны обслуживания и переходы между ними, а также все служебные кабинеты. Обязанность службы горничных состоит в сохранении в этих помещениях чистоты и порядка. Производной от этой функции является функция информирования службы портье о готовности номеров к заселению.

Типичная бригада по уборке помещений состоит из старшей горничной, горничных и уборщиц. Обязанность этих работников заключается в следующем:

1. старшая горничная получает задание, которое распределяет среди подчиненных согласно штатному расписанию, а также выполняет все административные функции, возложенные на нее исполнительным директором;
2. горничные выполняют распоряжения старшей горничной;
3. дежурные по этажу осуществляют двойной контроль за качеством работы смены горничных. В их обязанность также входит передача в службы портье информации о свободных и занятых номерах с тем, чтобы свободные были проданы, а занятые - учтены системой контроля.

Ежедневной обязанностью горничной является выполнение сменного задания, т.е. уборка номеров независимо от того, заняты они или свободны, а по окончании уборки- информирования дежурной по этажу с целью учета и проверки качества.

На долю подсобных рабочих приходится тяжелая работа по перемещению мебели, а также доставка чистого постельного белья и универсальных тележек, горничных на этажи.

Служба портье (входит в состав службы размещения) - это служба приема гостей в гостинице, основной задачей которой является прием и регистрация прибывающих гостей, размещение в забронированные и подготовленные к заселению номера. Отвечает за:

1. оформление гостей при въезде и выезде;
2. расчеты с клиентами;
3. бронирование номеров;
4. размещение гостей;
5. своевременное доведение информации.

Главная функция-это информационное обслуживание. Информация через службу портье движется в двух направлениях: к гостям и в администрацию. Гостей информируют о видах обслуживания, предоставляемых гостиницей, местных достопримечательностях, местных особенностях, работе почты, транспорта и пр. Служба портье передает также информацию в различные подразделения гостиницы о потребностях гостей.

Служба портье-место, куда гость обращается всякий раз, когда у него возникают проблемы. Именно от этой службы зависти первое впечатление, которое гость получает о гостинице. Она должна иметь картотеку номеров, содержащую информацию о занятости номеров и наличии свободных мест и позволяющую контролировать загрузку номерного фонда с помощью современных компьютерных систем.

Служба безопасности будет выполняет функции поддержания порядка и безопасности в гостинице, поскольку гостиница несет ответственность за обеспечение разумной безопасности своих клиентов. При этом предприятие может поручить выполнение этих обязанностей как собственной службе, так и привлечь стороннюю организацию.

Система пожарной сигнализации представляет собой модульную адресно-аналоговую пожарную станцию. Разнообразные пожарные извещатели позволяют выбрать для каждого помещения гостиницы наиболее подходящий физический принцип обнаружения возгорания: оптический, ионизационный, тепловой. На путях эвакуации устанавливаются адресные ручные извещатели. Система призвана с высокой степенью вероятности обнаруживать пожар на ранней стадии возгорания, обеспечивать локализацию очага возгорания, резко реагировать на появления «черного» дыма.

Систему охранной сигнализации гостиницы рекомендуется создавать как полуавтономную. На пульт централизованной охраны поступает информация о подсистеме сигнализации, установленной в помещениях временного хранения наличных денег. Для всех остальных помещений действует автономная система сигнализации.

Система контроля доступа призвана предотвратить проникновение нежелательных лиц в здание или в отдельные помещения гостиницы. Применяются автономные системы, состоящие из дверных замков со считывателем, терминалов для изучения информации с замков, программаторов карт, управляющего компьютера. Используются системы с однонаправленной передачей информации, а также системы с управляющими воздействиями.

Служба общественного питания обеспечивает обслуживание гостей предприятия в ресторанах, кафе или барах гостиницы, решает вопросы по организации и обслуживанию банкетов, презентации и т.д.

Руководитель службы общественного питания составляет меню, обеспечивает поставку необходимых исходных продуктов, распределяет по участкам обслуживающий персонал, контролирует качество готовой продукции и обслуживания, соблюдая при этом разумный режим экономии.

Эта служба будет обеспечивать уборку помещений, мытье посуды, снабжение продовольственными товарами, а также выполнения иных поручений руководства предприятием в индустрии гостеприимства.

Каждый отдел в службе имеет своего руководителя, включая менеджера по обслуживанию в номерах. Ресторан как подразделение общественного питания обслуживает гостей согласно меню, которое является основой любой ресторанной концепции, независимо к какому типу данное предприятие питания относится. Большую роль при этом играет профессионализм метрдотелей и официантов, находящихся в непосредственном контакте с клиентами.

Техническая (инженерная) служба гостиницы - одна из многочисленных служб и возглавляется, как правило, главным инженером или директором по эксплуатации здания, главным техником здания и т.п.

Технический (инженерный) отдел отвечает за поддержание сложных систем в рабочем состоянии и их ремонта. Эти системы или их части в большинстве случаев оказываются в распоряжении широкого круга людей: от работников гостиницы до гостей. Администрация гостиницы не имеет или почти не имеет контроля над тем, как гости пользуются находящимся в номерах оборудованием, за бесперебойную работу которого инженерный отдел несет прямую ответственность.

Функциями по поддержанию инженерных систем и коммуникаций в рабочем состоянии, согласно технологии обслуживания, внедренной в гостинице и осуществляемой технической (инженерной) службой, является:

1. подогрев воды;
2. вентиляция воздуха;
3. кондиционирование воздуха;
4. эксплуатация насосных систем;
5. эксплуатация электрических систем;
6. эксплуатация холодильных систем
7. эксплуатация оборудования пищеблока;
8. эксплуатация компьютерных систем;
9. эксплуатация лифтового хозяйства;
10. отопление помещений.

Вспомогательные службы (входят в инженерную) обеспечивают процесс работы гостиницы, предлагая услуги прачечной, портновской, бельевой служб, службы уборки помещений, множительной службы, услуги склада и др.

Дополнительные службы оказывают платные услуги. В их состав входят парикмахерская, бассейн, сауна, солярий, спортивные сооружения и другие подразделения.

Проектируемая гостиница стремится предоставить почти домашний комфорт людям, оказавшимся вне своего дома. Поэтому атмосфера тепла и радушия – вот что гости, прежде всего, ценят в гостинице. У каждой из них - своё лицо. Оно создается совместными усилиями всех членов рабочего коллектива – усилиями, в которых материальное стимулирование сочетается корпоративным стилем работы и искренним интересом к делу^[3].

1.3.Внешняя среда

Внешняя среда – это источник очень важных воздействий на организацию. Значительная часть проблем, возникающих на пути организации к достижению стоящих перед ней целей, возникает из внешней среды. От того, насколько адаптивно поведение организации, то есть от того насколько организация может приспособиться к внешним факторам, зависит ее выживания. Поэтому необходимо тщательно исследовать объекты внешней среды.

К внешней среде проектируемой гостиницы относятся:

1. законодательство и государственные институты: организация должна действовать в соответствии с теми «правилами игры», которые устанавливает государство на самых разных уровнях – от общегосударственного до местного. В частности: муниципальные и региональные органы власти, органы сертификации и стандартизации, налоговая служба, противопожарная служба, санитарно – эпидемиологическая станция, торговая инспекция.
2. Потребители (клиенты): организация заинтересована в производстве услуг, которые будут покупаться.

Основные клиенты проектируемой гостиницы – семейные пары со среднем и выше среднего уровнем дохода, при этом возникает функциональная необходимость в организации помещений, сооружений, площадок для отдыха и игр, развлечений, а также спортивно- оздоровительного назначения. Предусмотрено наличие бассейна для оздоровительного плавания.

Конкурирующие  организации. В ситуации, когда наш рынок заполнен предприятиями подобной ориентации, успех проектируемой гостиницы зависит от того, какими качествами, выгодно отличающими ее от аналогичных предоставляемых услуг, она будет обладать. Сильными сторонами конкурентов будет являться то, что у них годами сложенный имидж, развитая система организации наполняемости клиентов, постоянные клиенты и организации по доставке отдыхающих^[4].

Слабые стороны – высокая текучесть кадров, низкоквалифицированный персонал, плохо организована инновационная деятельность.

1. поставщики проектируемой гостиницы:
2. Горэлектросеть- поставка электричества;
3. - Городская котельная – поставка тепла и горячей воды;
4. - Водонасосная станция – обеспечение водой
5. - Рынок- поставка продуктов;
6. - Мебельный салон – поставка мебели;
7. - Магазин «Уют» - поставка бытовой техники, посуды, электрических товаров;
8. - Магазин «Канцтовары» - поставка канцелярских товаров.
9. - магазин «Нимфа» - поставка компьютеров и программного обеспечения, сервисное обслуживание оргтехники.

На первом этапе организации необходимы будут заемные денежные средства. Кредитором может выступить Братский ОСБ №1213, так как у него надежная репутация по всему региону. Залогом будет служить проектируемая гостиница.

1. Рынок труда. Для обеспечения бесперебойной работы гостиницы на первом этапе необходимо будет привлечь следующих работников:

                                   Таблица 1 – Штатное расписание проектируемой гостиницы

Анализ основных характеристик проектируемой гостиницы.

Организационно – правовая форма – общество с ограниченной ответственностью.

Размещение среди озеленительных массивов, недалеко от центра.

Наличие озелененной территории для занятия спортом и отдыха.

Для  гостиницы данного типа  характерна организация спального места или зоны для отдыха не только в номере, но и на лоджии или балконе, террасе^[5].

Если учесть тот фактор, что в гостиницу едут преимущественно семьи с детьми, то при этом возникает функциональная необходимость в организации помещений, сооружений, площадок для отдыха и игр, развлечений, а также спортивно- оздоровительного назначения.

Предусмотрено наличие бассейна для оздоровительного плавания, детских бассейнов с учебной зоной плавания.

Предприятия питания в гостинице для отдыха по числу посадочных мест рассчитываются не только на обслуживание всех проживающих, но и на прочих посетителей местной зоны отдыха.

Наиболее важным фактором в формировании гостиницы является то, что специфика различных форм отдыха формирует у проживающих в каждом конкретном типе гостиницы потребность организации совершенно особого, только данной форме отдыха присущего вида обслуживания, который ни в каком другом типе гостиницы не требуется, но в данном – составляет типологическую основу, индивидуальную специфику гостиницы.

Основным продуктом проектируемой гостиницы будет являться услуга по предоставлению временного проживания^[6].

II.Разработка системы управления

2.1. Прогнозирование развития найденной проблемы и изменения факторов внешней среды 

Сама структура гостиницы не требует больших серьезных преобразований. Организация действует в соответствии с правилами и процедурами, специально установленными высшим руководством для контроля гостиничных услуг.

Но для успешной работы гостиницы необходимо :

2. заботится о повышении уровня образования своего персонала. Наилучшим подходом является обучение через деятельность, т. е. непосредственное вовлечение в решение реальных проблем.
3. продвижение сотрудников на основе их компетентности позволит обеспечить постоянный приток в такую организацию высококвалифицированных и талантливых технических специалистов и административных работников.
4. требуются следующие улучшения производственного характера: повышение квалификации сотрудников, повышение качества обслуживания, экономное и рациональное использование материальных и финансовых ресурсов гостиницы, разработка новых видов услуг, разработка праздничных мероприятий для привлечения гостей в праздничные дни, организовать при гостиничном ресторане выступление солистов, привлекать гостей предлагая им различную экзотическую кухню.

Можно сказать, что структура управления гостиницы «Магнетит» находится на дополнении и включении новых форм привлечения гостей. Руководитель гостиницы считает, что эти изменения значительно изменят прибыль гостиницы в лучшую сторону.

Для того, чтобы исследовать факторы внешней среды, необходимо обозначить, что наиболее значимо влияет на проектируемую гостиницу. Для этого оценим факторы по степени важности. 

                                           Таблица 2 . Степень влияния факторов внешней среды

      ПЗ – полная зависимость – 5 баллов.

ЧЗ – частичная зависимость – 4 балла.

ОЗ – относительная зависимость – 3 балла.

ВЗ – временная зависимость – 2 балла.

НЗ – неявная зависимость – 1 балл.

Исходя из полученных данных, можно сделать вывод о том, что наибольшее влияние на проектируемую гостиницу будут оказывать социально – экономические факторы, в частности жизненный уровень населения и конкуренция.

Частичная зависимость проектируемой гостиницы наблюдается от природных факторов. Следовательно, необходимо правильно определить месторасположение гостиницы.

Далее следуют культурные, научно-технические, политические группы факторов. Относительная зависимость от этих факторов обуславливается тем, что перед тем, как выбрать место для отдыха люди знакомятся с культурой города, местными традициями, какая обстановка в том или ином городе^[7].

2.2. Разработка системы целей

Общая цель организации образует фундамент для разработки стратегии развития и установления ключевых целей по таким важнейшим функциональным системам гостиницы как маркетинг, предоставление услуг, инновации, персонал, финансы, менеджмент. Каждая из этих подсистем реализует свои цели, логически вытекающие из миссии как общей цели проектируемой гостиницы.

Так, маркетинг направляет свою деятельность на создание спроса, и поэтому его целями являются: определение потребности населения и производства в продукции и услугах предприятия, разработка и спецификация параметров новых услуг, освоение рынков, контроль за изменением спроса потребителей, сбор и обработка информации о предлагаемых услугах, рекламирование гостиницы.

Подсистема «Персонал» направлена на работу с трудовым коллективом и формулирует свои цели по найму, расстановке ,обучению, продвижению и оплате труда работников предприятия. Важнейшей целью является высокая заинтересованность сотрудников в решении общих задач гостиницы и создание для этого благоприятных условий.

Финансовая служба нацеливает свою деятельность на организацию финансирования, кредитования, налоговых обязательств, составление бюджетов (по гостинице в целом, ее подразделениям и программам).

Подсистема «Менеджмент» имеет в качестве своей ключевой задачи эффективное достижение целей организации, исключающее нерациональные затраты времени, ресурсов и талантов. В соответствии с нею она устанавливает цели по активизации работников всех подразделений организации по контролю за движением и использованием всех его ресурсов. Для этого производится глубокий анализ проблем во всех сферах и областях деятельности гостиницы и выделяют те, которые требуют наибольшего внимания и усилий, так как являются главными факторами достижения желаемых результатов^[8].

                                  Таблица 3 - Ключевые цели проектируемой гостиницы

    2.2.1. Формулирование миссии гостиницы «Магнетит»

Одной из главных задач является установление миссии, ради достижения которой формируется, функционирует и развивается организация как целостная система.

Миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы, так как в целом она выражает устремленность в будущее, показывая, на что будут направляться усилия и какие ценности будут при этом приоритетными.

На первом месте должны стоять интересы, ожидания и ценности потребителей, причем не только в настоящее время, но и в перспективе.

Но необходимо также учитывать интересы собственника и сотрудников.

Поэтому миссию проектируемой гостиницы можно сформулировать так: предоставление уютных номеров для временного проживания, с высоким качеством обслуживания, доступных широкому кругу потребителей с различным достатком с целью получения прибыли.

Миссия службы размещения – прием гостей, прибывших в гостиницу, их регистрация и размещение по номерам. 

Миссия службы питания – обеспечение качественным обслуживанием гостей в кафе.

Миссия службы маркетинга – создание спроса в предлагаемой гостиницы.

Миссия финансовой службы – обеспечение финансирования, кредитования, налоговых обязательств.

Миссия кадровой службы - создание условий для привлекательности гостиницы как превосходного места для работы, обеспечение квалифицированными кадрами.

Миссия службы безопасности – гостиница – это безопасное место для отдыха.

Миссия инженерной службы – обеспечение бесперебойной работы систем^[9].

2.2.2. Разработка дерева целей гостиницы

Миссия гостиницы «Магнетит »  не прописана в уставном документе, поэтому

следующая:

Миссия: Занять лидирующие позиции на рынке гостиничных услуг города Железногорск. 

Главной целью является максимизация прибыли^[10].

                     «Дерево целей» гостиницы «Магнетит»

МАКСИМИЗАЦИЯ ПРИБЫЛИ

Повышение конкурентоспособности

Повышение качества услуг

Расширение рынка

Повышение качества товаров и услуг

Снижение себестоимости

Выход на региональный уровень

Совершенствование ценовой политики

Оптимизация ассортимента

Совершенствование ассортиментной политики

Совершенствование материально-технического снабжения

2.3. Описание основных технологий, используемых для достижения целей

Главной стратегической целью является максимизации прибыли. «Дерево целей построено по функционально-временному признаку» .

Главную цель мы будем достигать по средствам трёх долгосрочных целей:

1. повышение конкурентоспособности;
2. повышения качества услуг;
3. расширение рынка.

В свою очередь долгосрочную цель повышение конкурентоспособности мы будем достигать за счёт среднесрочных целей:

1. Повышение качества товаров и услуг.

 Эту цель мы  будем достигать совершенствованием технологий, то есть заменой на более новое оборудование и ремонт. Так же эту цель мы будем добиваться повышением квалификации персонала. Повышать квалификацию мы будем следующими способами:

1. Специальные курсы для повышения квалификации персонала;
2. Обучение одного специалиста, для того чтобы он в дальнейшем обучил остальной персонал;
3. Совершенствование ассортиментной политики. Мы планируем предоставлять такую услугу как- организация экскурсионного обслуживания.
4. Совершенствование ценовой политики. Совершенствовать ценовую политику  мы будем путём анализа цен конкурентов, и в соответствии с ними ставить свои цены, стремясь к главной стратегической цели и мисси. С помощью установления цены на  услуги гостиница будут решать следующие цели:

1. захватить намеченную долю рынка;
2. увеличить спрос на продукцию;
3. максимизировать прибыль;
4. установить ценовые барьеры для новых конкурентов.

При реализации данных целей будет тщательно взвешиваться возможность гостиницы по отношению к силе конкурентов. Основным оружием при вытеснении конкурента будут – низкие цены по отношению к ценам конкурента.

 Долгосрочную цель повышение эффективности услуг мы будем достигать за счёт среднесрочных целей:

1. Снижение себестоимости.
2. Увеличение объема производства.
3. Совершенствование материально-технического снабжения.

             Для того, чтобы удержаться на рынке будут  использованы следующие методы привлечения покупателей:

1. пресса (газеты, журналы);
2. печатная реклама (каталоги, проспекты, визитки);
3. средства массовой информации;
4. реклама на транспорте^[11].

2.4. Разработка организационной структуры

За основу проектирования организационной системы управления возьмем модель формирования организационной системы.

В соответствии с первым блоком структура проектируемой гостиницы:

- по масштабу связей – национальная;

- по приоритетной сфере деятельности – сервисная;

- стратегия развития – предпринимательская;

Признаки структуры управления:

- тип экономики – рыночная;

- по характеру государственного регулирования экономики – социально-регулируемая.

Организационная система управления проектируемой гостиницы – общество с ограниченной ответственностью.

В соответствии со вторым блоком можно определить следующие виды структуры управления:

- по характеру взаимосвязи экономических процессов - ориентация на результат;

- по содержанию экономических процессов – сервисная.

Для того, чтобы эффективно сформировать управленческие связи, необходимо обосновать принципы технологического и производственного взаимодействия подразделений организации. Исходя из этого можно выделить следующие характеристики структуры управления:

- по характеру производственных связей – комбинированная;

- по производственным уровням – двухуровневая;

- по степени хозяйственной самостоятельности – материнская.

В соответствии со структурой персонала можно выделить виды структуры управления:

- по фактору собственности - смешанная;

- по форме управленческих связей – линейно – функциональная;

По распределению полномочий и ответственности в процессах управления выделяют следующие виды структур:

- по характеру наделения полномочий лиц и органов системы управления – формальная;

- по уровню концентрации полномочий – централизованная.

Признаки структур управления:

- по характеру интересов – корпоративная;

- по типу мотивации – материальная;

- по средствам организационной мотивации – дисциплинарная^[12].

2.4.1. Выборы и обоснование организационной структуры

Организационная структура предприятия – "…совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности..."^[13] В индустрии гостеприимства наиболее распространены следующие типы организационных структур: линейный, функциональный и линейно-функциональный.

В ходе изучения литературы и на основе анализа должностных инструкций была составлена схема организационной структуры предприятия, представленная на рисунке 1.

Рис. 1 Организационная структура гостиницы "Магнетит"

В организационной структуре не выделяются основные функциональные службы гостиницы. Все функции служб бронирования, приема и размещения, безопасности, обслуживания, эксплуатации номерного фонда и других служб выполняют отдельные работники. Такими работниками руководит директор, два заместителя директора и главный бухгалтер, которые находятся в прямом подчинении непосредственно у директора гостиницы. Таким образом, организационная структура гостиницы "Магнетит" является линейной.

Преимущества линейной организационной структуры управления:

1. единство и четкость распоряжений;
2. согласованность действий исполнителей;
3. простота управления (один канал связи);
4. четко выраженная ответственность;
5. оперативность в принятии решений;
6. личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения.

Недостатки линейной организационной системы управления, которые проявляются в деятельности гостиницы "Магнетит":

1. высокие требования к руководителю, который должен быть подготовлен всесторонне, чтобы обеспечить эффективное руководство по всем функциям управления;
2. перегрузка информацией, множество контактов с подчиненными, вышестоящими и сменными структурами.

Персонал гостиницы "Магнетит" в своем большинстве состоит из женщин. Общее количество работников гостиницы составляет 25 человек. 5 человек мужчин и соответственно 20 человек – женщины.

2.4.2. Определение состава подразделений их цели и задачи

Организационная структура гостиницы является отражением полномочий и обязанностей, которые возложены на каждого ее работника.

Во главе иерархической структуры гостиницы находятся руководители высшего звена: генеральный директор и управляющий.

Директор  занимается разработкой стратегии гостиницы, обеспечивает стратегические задачи управления, определяет ценовую политику гостиницы, составляет долгосрочные и краткосрочные планы.

Подразделения являются функциональными звеньями, каждое из которых использует свою специфическую технологию, но все вместе они имеют одну цель – удовлетворение потребностей клиентов.

Деятельность гостиницы «Магнетит» обеспечивается за счёт деятельности следующих подразделений:

1. служба приёма и размещения;
2. служба горничных;
3. служба питания;
4. инженерно-техническая служба;
5. служба безопасности;
6. коммерческая служба;
7. служба проката;

Служба приема и размещения.

Данную службу часто называется сердцем или нервным центром гостиницы. Это служба, с которой больше всего контактирует гость и куда он чаще всего обращается за информацией и услугами за все время своего пребывания в гостинице. Являясь «лицом» гостиницы, данная служба формирует первое впечатление о ней, а оно значит очень много для общей оценки работы предприятия. Негативное впечатление заставит гостя с осторожностью относиться к другим службам.

К важнейшим функциям службы приема и размещения относятся:

1. прием заявок и их обработка;
2. составление необходимой документации: графика заездов на каждый день (неделю, месяц, квартал, год), карты движения номерного фонда;
3. приветствие гостя;
4. выполнение необходимых формальностей при его размещении;
5. распределение номеров и учет свободных мест в гостинице (данную функцию может выполнять отдельно сформированная служба портье);
6. выписка счетов и производство расчетов с клиентами (предварительных и окончательных);
7. ведение карточки гостя.

Во главе службы находится старший администратор.

Служба горничных.

Важнейшей функцией службы является поддержание необходимого уровня комфорта и санитарно-гигиенического состояния гостиничных номеров, а также общественных помещений.

Основной задачей горничных является уборка номеров, независимо от того заняты они или нет. В обязанности горничной вменена также проверка сохранности оборудования номера.

Во главе службы находится старшая горничная.

Служба питания.

Обеспечивает обслуживание гостей предприятия в ресторанах и баре гостиницы, решает вопросы по организации и обслуживанию банкетов, презентаций и т.д.

Состав службы:

1. кухня;
2. рестораны;
3. бар;
4. обслуживание номеров;

Инженерно-техническая служба.

Создаёт условия для функционирования систем кондиционирования, теплоснабжения, санитарно-технического оборудования, электротехнических устройств, служб ремонта и строительства, систем телевидения и связи.

В состав данной службы входит инженер. Помимо вышеперечисленных обязанностей он выполняет функции службы снабжения, как то – закупка необходимых гостинице товаров (продукты, напитки, оборудование, мебель, посуда, бельё, расходные материалы).

Служба безопасности.

В широком смысле служба безопасности отвечает за защиту собственного отеля, всех гостей и окружающих, их личной собственности.

Задачи службы:

1. защита жизни и здоровья персонала и гостей;
2. обеспечение безопасности имущества гостей;
3. обеспечение сохранности собственности гостиницы;
4. взаимодействие с внешними охранными структурами;
5. поддержка общественного порядка и обеспечение надлежащего поведения в гостинице;

Меры должны приниматься оперативно и эффективно с экономической точки зрения. Главное внимание должно уделяться так называемым проблемам предупредительной безопасности, а не расследованию уже совершенных преступлений и наказанию (этим занимается полиция). Это значит, что права со рудников службы безопасности ограничены (они не имеют права проводить, обыски, допросы и т.д.).

Коммерческая служба.

В состав коммерческой службы входит бухгалтер. Он следит за финансовым состоянием компании, своевременной уплатой налогов, ведёт соответствующую документацию. Бухгалтер отчитывается непосредственно перед директором гостиницы.

Служба проката снаряжения.

Служба проката снаряжения занимается организацией проката спортивного оборудования, организацией досуга прокатчиков и обеспечением их безопасности в процессе использования оборудования.

2.4.3.Расчет и обоснование диапазона контроля

Система морального и материального стимулирования труда предполагает комплекс мер, направленных на повышение трудовой активности работающих и, как следствие, повышение эффективности труда его качества. Для значительного числа российских предприятий при сокращении в доходах семей характерно увеличение в доходах доли материального вознаграждения.

Разделение заработной платы на основную, выплачиваемую в зависимости от занимаемой должности, и вознаграждение, определяемое по результатам индивидуального вклада работников, способствует более объективной оценке количества и качества труда персонала. Система стимулирования и оплаты труда должна быть доведена до всех сотрудников. Должна быть разработана система оценивания личного вклада работника. Важно, чтобы новая система стимулирования труда была простой для понимания работника.

Методом простого опроса работников гостиницы «Магнетит» для оценки относительной значимости факторов привлекательности, выяснилось, что все-таки наибольшую привлекательность представила материальная форма стимулирования труда.

Необходимо проводить дифференциацию трудового вклада работников в основную деятельность. Вводить премии за качественную работу с посетителями (скорость обслуживания, отсутствие простоев, ошибок, вежливость).

Как уже было отмечено, заработанная плата работников должна состоять из нескольких частей:

·  во-первых, исходя из описания трудовых функций в гостинице “Магнетит” должны быть установлены базовые ставки на основе состояния рынка труда. Каждый сотрудник должен иметь у себя не только описание своих функций, но и соответствующее описание для более высокого должностного уровня;

·  во-вторых, необходимы дополнительные выплаты, прямо увязанные с достижением плановых показателей предприятия (целевых ориентиров);

·  в-третьих, можно ввести специальные бонусы и комиссионные доплаты.

Для работников гостиничной сферы формализовать профессиональные требования непросто. В сфере маркетинга важны знания услуг, способность убеждать клиентов, осуществлять эффективные межличностные коммуникации, интуиция и импровизация. Однако главное условие повышения вознаграждения — рост прибыли предприятия. Экономические реалии, такие как расширение многообразия услуг, их индивидуализация, энергичная переориентация на запросы потребителей, ужесточение конкуренции по качественным критериям, усиливают давление на деятельность гостиниц и соответственно вносят коррективы в системы стимулирования.

Можно предположить, что если на гостиницу “Магнетит” внедрить децентрализованную политику вознаграждения, внедрить альтернативные формы поощрения, усложнить маркетинговые цели, то благодаря эффективной политике стимулирования можно добиться наилучших результатов, повысить прибыль предприятия.

Систему стимулирования для данной категории работников должна включать в себя дополнительные к зарплате формы вознаграждения.

Цель этих вознаграждений состоит в следующем:

·  мотивация сотрудников и повышение их ответственности;

·  удовлетворение актуальных или ощущаемых потребностей сотрудников, включая потребности, касающиеся безопасности, финансовой помощи и обеспечения доходов в дополнение к оплате;

·  демонстрация того, как фирма заботится об удовлетворении потребностей своих сотрудников.

Для того чтобы у работников, возьмем к примеру отдел приема и размещения гостиницы «Магнетит», администратор, был стимул приносить предприятию большую прибыль необходимо разделить их заработанную плату на несколько частей, таблица 4.

Таблица 4.

Составные части заработанной платы

Надбавки за выработку подразумевают под собой выполнение определенного норматива. Норматив должен устанавливаться раз в квартал, повышаясь или понижаясь в зависимости от выполнения норм, степени использования рабочего времени, соблюдения трудовой дисциплины. Каждый из этих факторов должен оцениваться отдельно, а затем интегрироваться в общую оценку, влияющую на процент надбавки за выработку. Надбавка за выработку, таким образом, может повышаться или понижаться в зависимости от выполненной работником нормы.

На данный момент норматив составляет 625000 рублей с одной смены администратора (в месяц).

Если данный показатель повышается на 10%, то надбавки за выработку с 40% повышаются до 50 %, если 15 %, то до55 % и т.д.

Если смена администратора норматив не выполняет, то надбавка за выработку понижается на 5%.

Также необходимо вводить такой вид поощрения как премия из фонда директора.

Для определения оптимального размера данной премии можно использовать метод «Дельфи».

Метод “Дельфи” – метод формирования “информированного интуитивного суждения”. Особенностью этого метода является ясное понимание того, что те или иные черты предвидимого будущего, на основании которых должны приниматься решения в современном обществе, в значительной степени основываются на личных предположениях отдельных людей, а не на точной и строгой теории.

В методе предусматривается создание условий, обеспечивающих наиболее продуктивную работу экспертной комиссии. Это достигается равномерностью процедуры, возможностью пополнить информацию о предмете экспертизы, отказом от коллективного мнения. Еще одно важное свойство – обратная связь, позволяющая экспертам корректировать свои суждения с учетом промежуточных усредненных оценок и пояснений экспертов, высказавших противоположные точки зрения. Для реализации обратной связи необходима многотуровая процедура. Экспертизы по методу "Дельфи" проводятся обычно в 4 тура при помощи анкетирования.

Информация, полученная от эксперта, поступает в распоряжение аналитической группы, обеспечивающей организацию, проведение, обработку промежуточных и окончательных результатов экспертизы.

Благодаря данному методу, руководство гостиницы «Магнетит» может определить величину материального вознаграждения, которая оптимально повлияет на повышение работоспособности своих сотрудников, а также окажется приемлемой для доходности самого предприятия.

Аналитическая группа определяет экспертов, высказавших “крайние” точки зрения, давших самую высокую и самую низкую оценку альтернативе, усредненное мнение экспертов — медиану (Ме), верхний и нижний квартили (Q0,25, Q0,75) - значение оцениваемой альтернативы, выше и ниже которых расположены 25% численных значений оценок. Расстояние между квартилями характеризует разброс экспертных оценок, и тем самым характеризует согласованность точек зрения экспертов.

На втором туре “Дельфийской” процедуры экспертам предъявляется усредненная оценка экспертной комиссии и обоснования экспертов, высказавших “крайние” точки зрения. Обоснования принимаются анонимно, без указания давших их экспертов. После получения дополнительной информации эксперты, как правило, корректируют свои оценки.

Скорректированная информация вновь поступает в аналитическую группу. На третьем туре эта информация вместе с анонимными аргументациями поставленных оценок снова направляется каждому участнику. На основе полученной информации эксперты пересматривают предыдущие оценки. Если же оценка какого-либо эксперта значительно выходит за рамки общего интервала, то он должен подтвердить достаточной аргументацией свою позицию и объяснить, почему предыдущая информация и аргументация противоположных оценок не заставили его изменить свое мнение. На четвертом туре каждому эксперту предоставляется распределение оценок третьего тура, и он должен снова представить на рассмотрение пересмотренную оценку в свете полученной информации. Как показывает практика, желаемое согласие наступает к четвертому туру.

Для выбора направления совершенствования системы стимулирования был выбран метод «Дельфи». Для этого были приглашены 14 экспертов. Опрос проводился в 3 тура.

Первый тур.

Результаты, а также ранжированный ряд представлены в табл.5.

Таблица 5.

Результаты первого тура

Среднее значение оценки, рассчитывается по формуле 1

 (1)

Среднее квадратичное отклонение оценок, рассчитывается по формуле 2

 (2)

где n – число экспертов, участвующих в экспертизе; хi – оценка эксперта.

Коэффициент вариации, рассчитывается по формуле 3

 (3)

Нижний квартиль Q0,25=1200

Верхний квартиль Q0,75=2500

Вторуй тур.

Таблица 6.

Результаты второго тура

Среднее значение оценки: =1517,8

Среднее квадратичное отклонение оценок: =511,16

Коэффициент вариации: n=33,6%

Нижний квартиль: Q0,25=1100

Верхний квартиль: Q0,75=2000

Третий тур.

Таблица 7.

Результаты третьего тура

Среднее значение оценки: =1221,4

Среднее квадратичное отклонение оценок: =160,9

Коэффициент вариации: n=13,1

Нижний квартиль: Q0,25=1100

Верхний квартиль: Q0,75=2000

Таблица 8.

Общие результаты экспертизы по турам

Так как после третьего тура достигнута высокая степень согласованности мнений экспертов (n=13,1%), это позволило считать экспертизу завершенной и сделать вывод, что совершенствование системы стимулирования следует проводить в соответствии с аргументами приведенными экспертами выше, т.е. с помощью материального стимулирования, причем сумма поощрений должна быть не менее 1221 рублей.

Следовательно премия из фонда директора должна составлять 10% от общего объема заработной платы, но начисляться она должна по его усмотрению.

Например, в феврале 2011 г. план выработки был перевыполнен сменой администратора на 10%, кроме того данная смена принесла большой доход, среди аналогичных смен, и более того предприятие получило сверх запланированной прибыли, т.е. по усмотрению директора может быть выдана премия из фонда директора. Рассчитаем размер зарплаты одного из администраторов по новой системе стимулирования труда:

·  по новым расчетам основная часть заработанной платы будет составлять 50% от 25340 руб. (25340 руб. эту зарплату без вычета налога работник получает в соответствии со старой системой стимулирования) т.е. базовая часть = 12670 руб.

·  надбавка за выработку составит 40%, т.е. Надбавка = 10136 руб.

·  весь коллектив молодой, поэтому надбавки за выслугу лет нет.

·  коллективная премия составит 15% =3801 руб.

·  премия из фонда директора 10% =2534 руб.

Общая сумма зарплаты составит 29141 руб.

По старой системе оплаты труда заработанная плата составляла 15340 руб. без вычета налога. Исходя из этого можно сделать вывод о том, что результаты внедрения системы стимулирования показали, что выросла зарплата работников, следовательно выросла прибыль, а значит внедрение данного предложения является эффективным.

Заострим внимание на коллективных премиях, они распространяются на смены администраторов и могут достигать 15 % прибавки к заработанной плате. В течении месяца происходит подсчет прибыли смены администраторов, смена которая принесла большую выручки получает надбавку к заработанной плате (надбавку получает только одна смена).

Есть ряд стимулов, которые можно также применять к сотрудникам гостиницы. К данным стимулам можно отнести:

1. Стимул личной безопасности. Сюда относятся льготы, повышающие индивидуальную личную безопасность в отношении болезни, происшествий или сокращения штатов.

2. Личные потребности. Этот тип льгот признает необходимость реализации определенных личных потребностей и ответственности, например, выходные и другие формы отдыха, забота о детях, консультирование по сокращению штатов, финансовое консультирование, содействие укреплению здоровья и отдыху.

3. Финансовое содействие/помощь. Кредиты, помощь в покупке крупногабаритного товара (мебель, авто и тд), распределение помощи, скидки и членские взносы.

4. Другие льготы. Их роль заключается в том, чтобы повысить уровень жизни сотрудников. К ним относятся субсидированные обеды, скидки на одежду, возмещение телефонных затрат и помощь посредством предоставления кредитных карт.

Приведем сравнительную таблицу видов заработной платы персонала до внедрения и после внедрения системы стимулирования.

Таблица 9.

                               Составные части заработанной платы

В денежном эквиваленте сравнительный анализ видов заработной платы персонала до внедрения и после внедрения системы стимулирования представлен в таблице 10.

Таблица 10.

                 Составные части заработной платы в денежном эквиваленте

В результате, можно сделать вывод, что внедрение предложенной системы стимулирования, суть, которой состоит в использовании гибких систем оплаты труда, основанных на учете конечных результатов работы организации и индивидуального вклада работника, должно оказаться экономически эффективным для данного предприятия, поскольку размер заработной платы работника на прямую зависит от производительности и результативности его труда.

Подводя итоги проделанной работы необходимо подчеркнуть, что именно фактор взаимоотдачи данной системы стимулирования должен положительно сказаться на прибыли гостиницы, а также существенно повысить степень удовлетворенности работников от их деятельности на предприятии.

2.5. Разработка системы мотивирования персоналом

Определяя тип управления гостиницей Магнетит, следует подчеркнуть, что гостиница является сама по себе организацией среднего типа,  в ней сформировался бюрократический тип управления. В основе этой модели - представление о предприятиях как об "организованных организациях", предъявляющих жесткие требования как к людям, так и структурам, в рамках которых они действуют.

Ключевые концептуальные положения нормативной модели рациональной бюрократии таковы:

1. четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов;
2. иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим;
3. наличие формальных правил и норм, обеспечивающих однородность выполнения менеджерами своих задач и обязанностей;
4. дух формальной обезличенности, характерной для выполнения официальными лицами своих обязанностей;
5. осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности, а не с субъективными оценками.

 Главные понятия бюрократического типа структуры управления - рациональность, ответственность и иерархичность.

Центральным пунктом концепции является исключение смещения "человека" и "должности", ибо состав и содержание управленческих работ должны определяться исходя из потребностей организации, а не людей в ней работающих. Четко сформулированные предписания по каждой работе (что необходимо делать и какими приемами) не оставляет места для проявления субъективизма и индивидуального подхода. Гостиница является четко отрегулированным механизмом, всякие неполадки в работе которого исключены.

Эта модель обеспечивает слаженную четкую работу больших коллективов людей, работающих на единую цель. Эти структуры позволяют мобилизовать человеческую энергию и кооперировать труд людей при решении сложных проектов, в массовом и крупносерийном производстве. Однако им присущи недостатки, особенно заметные в контексте современных условий и задач экономического развития.

Существует и изъян в работе этой модели в гостинице Магнетит: бюрократический тип структуры не способствует росту потенциала людей, каждый из которых использует только ту часть своих способностей, которая непосредственно требуется по характеру выполняемой работы, а это, в свою очередь, резко снижает мотивацию к труду. Ясно также: коль скоро вопросы стратегии и тактики развития организации решаются лишь на высшем уровне, а все остальные уровни заняты исключительно исполнением "спускаемых сверху" решений, теряется общий управленческий интеллект (который рассматривается сегодня как важнейший фактор эффективного управления).

По этому одним из важнейших шагов, которые необходимо предпринять руководству гостиницы – это совершенствование структуры управления.

Премирование работников гостиницы осуществляется на основании Положения о премировании, утвержденного  директором. В нем предусмотрены следующие показатели и порядок премирования работников.

1. Показатели премирования работников гостиницы Магнетит:

1.1. Надлежащее исполнение обязанностей, возложенных на работника должностной инструкцией.

1.2. Соблюдение трудовой дисциплины.

1.3. Соблюдение требований к внешнему виду и правил санитарии и гигиены.

1.4.Соблюдение требований техники безопасности и противопожарной безопасности.

1.5. Бережное отношение к имуществу Предприятия.

1.6. Качественное обслуживание клиентов Предприятия.

1.7. Коммуникабельность.

1.8. Инициативность.

1.9. Повышение квалификации.

1.10. Способность к принятию оптимальных решений в пределах своей компетенции

 Порядок премирования работников гостиницы « Магнетит».

2.1. Руководители структурных подразделений, отделов и цехов ежедневно ведут учет выполнения подчиненными им работниками возложенных на них обязанностей и показателей для их премирования.

2.2. За невыполнение или ненадлежащее выполнение одного или нескольких показателей премирования работники гостиницы Магнетит по решению директора могут быть лишены премии полностью или частично.

Предложения о премировании и депремировании работников руководители служб передают начальнику отдела кадров не позднее 30 числа каждого месяца.

2.4. Начисление премии работникам предприятия производится на основании приказа  директора гостиницы Магнетит.

Анализируя приведенные выше показатели и порядок премирования персонала можно заключить следующее:

1. велик фактор субъективной оценки,
2. работник полностью получит премию в том случае, если будет просто исполнять  свои обязанности,
3. размер премии начисляется не за успехи или инициативу, а уменьшается за упущения в работе.

Такая система не может увеличивать мотивацию работника. Она, к сожалению, сохранилась в практике работы гостиницы со времен нерыночной экономики, когда платили премию за то, что работник приходил на работу и выполнял свои должностные обязанности.

Руководству гостиницы желательно пересмотреть принцип формирования премии.

Гораздо эффективнее повышает мотивацию принятая программа социального обеспечения сотрудников. Она, в частности включает:

- бесплатное питание

- униформа, чистка

- отпуск 30 календарных дней

- медицинское обследование - 1 раз в год,

- стоматологический профилактический осмотр - 1 раза в год

- рождественский вечер

- поощрение к годовщине открытия гостиницы

- путевки в санатории, пионерские лагеря

- профессиональное обучение

Через 3 месяца работы выплачивается ежемесячная премия - до 50% должностного оклада

Через 6 месяцев работы предоставление перемещения в другие службы  на другие должности.

Через 12 месяцев - премия по итогам работы за год^[14].

2.6. Разработка контроля деятельности

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Существует 3 основных вида контроля, которые схожи друг с другом, т.к. имеют одну и ту же цель: способствовать тому, что фактически получаемые результаты были как можно ближе к запланированным. Различаются эти виды контроля только временем их осуществления.

1. Предварительный контроль. Этот вид контроля осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления этого вида контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Предварительный контроль используется в 3-х ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

В гостинице «Магнетит» основными средствами предварительного контроля в области человеческих ресурсов являются следующие: установление минимально допустимого уровня образования и стажа работы в данной области, проведение тестов и собеседований с целью определения профессиональной пригодности и психологических качеств нанимаемого работника в период перед его наймом.

Кроме человеческих ресурсов, гостиница «Магнетит» осуществляет обязательный предварительный контроль используемых ею материальных ресурсов. В данной области контроль осуществляется на основе разработанных стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения  проверок соответствия поступающих заказов этим требованиям. С целью обеспечения данного соответствия в данной организации используется аккредитивная форма расчетов с заказчиками, позволяющая не оплачивать и возвращать денежные средства  за некачественные предоставляемые услуги.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов, используемым гостиницей  «Магнетит» является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования.

2. Текущий контроль. Этот вид контроля осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ.

Для осуществления текущего контроля деятельности в гостинице «Магнетит»  используется специальная компьютерная система, позволяющая осуществлять учет материальных запасов и наличия свободных номеров.

3. Заключительный контроль. Этот вид контроля предполагает оценку результатов работы после того, как она выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

2.7. Сопоставление проектируемой  системы менеджмента с существующей

Сама структура гостиничного комплекса не требует больших серьезных преобразований. Организация действует в соответствии с правилами и процедурами, специально установленными высшим руководством для контроля гостиничных услуг.

Но для успешной работы гостиницы необходимо :

1. Предприятие должно заботится о повышении уровня образования своего персонала. Наилучшим подходом является обучение через деятельность, т. е. непосредственное вовлечение в решение реальных проблем.
2. Продвижение сотрудников на основе их компетентности позволит обеспечить постоянный приток в такую организацию высококвалифицированных и талантливых технических специалистов и административных работников.
3. Требуются следующие улучшения производственного характера: повышение квалификации сотрудников, повышение качества обслуживания, экономное и рациональное использование материальных и финансовых ресурсов гостиницы, разработка новых видов услуг, разработка праздничных мероприятий для привлечения гостей в праздничные дни, организовать при гостиничном ресторане варьете, привлекать гостей предлагая им различную экзотическую кухню, приобрести бассейн для танцевально-подводного плавания артистов, устроить шоу с привлечением воздушных акробатов и эквилибристов .

Можно сказать, что структура управления гостиничного комплекса «Магнетит» находится на дополнении и включении новых форм привлечения гостей.Руководитель гостиницы считает, что эти изменения значительно изменят прибыль гостиницы в лучшую сторону^[15].

III. Управленческие решения по практической реализации предлагаемых  

         разработок

Управленческое решение — это концентрированное выражение процесса управления на его заключительной стадии. Оно выступает как своеобразная формула управленческого воздействия на управляемый объект и таким образом предопределяет действия, необходимые для проведения изменений в его состоянии.
Решения должны отвечать определенным требованиям. Главные среди них:
·обоснованность;
·четкость формулировок;
·реальная осуществимость;
·своевременность;
· экономичность (определяемая по размерам затрат на достижение целей);
· эффективность (как степень достижения поставленных целей в сопоставлении с затратами ресурсов).

Как правило, решения должны приниматься там, где возникает проблемная ситуация или появляется неиспользованная возможность. Для этого менеджеров соответствующего уровня необходимо наделить полномочиями и возложить на них ответственность за состояние дел на управляемом объекте. Очень важным условием положительного воздействия решения на работу организации является его согласованность с ранее принятыми решениями как по вертикали, так и по горизонтали управления (если, конечно, очередное решение не направлено на кардинальное изменение всей политики развития)^[16].

3.1. Использование количественных методов для принятия отдельных решений

Количественный метод,  основан  на  научно-практическом  подходе, предполагающем выбор оптимальных решений на основе переработки большого количества информации, и помогающем обосновать принимаемые решения. Этот метод требует применения современных технических средств и, прежде всего, электронно-вычислительной техники.         

Проблема выбора руководителем решения одна из важнейших в современной науке управления. Она предполагает необходимость всесторонней оценки самим руководителем конкретной обстановки и самостоятельность принятия им одного из нескольких вариантов возможных решений.

Поскольку руководитель имеет возможность выбирать решения, он несет ответственность за их исполнение. Принятые решения поступают в исполнительные органы и подлежат контролю за их реализацией. Поэтому управление должно быть целенаправленным, должна быть известна цель управления. В системе управления обязательно должен соблюдаться принцип выбора принимаемого решения из определенного набора решений («Дерево решений» - это математическая, или логико-вероятностная модель, представленная различным количеством (сетью) разнообразных  решений, каждое из которых имеет свою степень сложности и риска, необходимый ресурсный потенциал  на его реализацию, а также вероятность положительного исхода после его принятия. Проблема выбора же оптимального решения из их общей совокупности заключается в рациональном соотношении вышеперечисленных их характеристик.). Чем больше выбор, тем эффективнее управление. При выборе управленческого решения к нему предъявляются следующие требования: обоснованность решения; оптимальность выбора; правомочность решения; краткость и ясность; конкретность во времени; адресность к исполнителям; оперативность выполнения.

В процессе разрешения сложных проблем с целью усиления способности менеджеров к принятию обосно ванных и объективных решений могут применяться раз личные научные методы их разработки и оптимизации, арсенал которых принято делить на два основных класса:

- методы моделирования;

- методы экспертных оценок.

Методы моделирования (называемые также методами исследования операций) базируются на использовании математических моделей для решения наиболее часто встречающихся управленческих задач.

Разработка и оптимизация решения конкретной про блемы методами моделирования — довольно сложная процедура, которая может быть представлена последова тельностью основных этапов:

-  постановка задачи;

-  определение критерия эффективности анализи руемой операции;

-  количественное измерение факторов, влияющих на исследуемую операцию;

- построение математической модели изучаемого объекта (операции);

-  количественное решение модели и нахождение оптимального решения;

-  проверка адекватности модели и найденного ре шения анализируемой ситуации;

- корректировка и обновление модели. Количество всевозможных конкретных моделей поч ти также велико, как и число проблем, для решения ко торых они разработаны^[17].

3.2. Организационный план проведения мероприятий

Общеизвестно, что успех любого бизнеса зависит от его правильной организации. Гостиничный бизнес не является исключением из этого правила, поэтому организационная структура отеля в очень высокой степени влияет на абсолютное большинство показателей деятельности предприятия. Чтобы оперативно и качественно оказывать клиентам  заявленный диапазон услуг, гостиница должна иметь отлаженный механизм предоставления таких услуг. Различные по размерам и характеру специализации гостиницы будут иметь и особенности в своей организационной структуре, но все-таки при любой конкретной форме организации гостиницы должен гарантировано выполняться ряд его важнейших функций. Кроме того, исключительно важным фактором является  гармония в деятельности всех структурных подразделений гостиницы.

Большие, средние и малые предприятия должны отличаться по своей организационной структуре. Но в любом случае для успешной работы необходимо, чтобы ключевые службы контролировались персонально.

В даном предприятии нет особой необходимости содержать собственный отдел по работе с кадрами: эти функции может выполнять для своего отдела каждый из начальников тех отделов, необходимость существования которых будет признана.

На учредительном собрании будут собираться директор, исполнительный директор, главный бухгалтер вместе раз в неделю на час или два, чтобы обсудить следующие темы: гостей, служащих, общее качество управления, прогнозы на заполняемость, обучение персонала, главные статьи расхода, вопросы реконструкции, экономию энергии, новое законодательство, доходность предприятия.

                                                 Учредительное собрание

    Администратор                   Генеральный директор                           Главный

                                                 бухгалтер           Исполнительный

 директор

             Повар                                       Горничная                         Завхоз

Бармен                        Официант                          Охранник      

 Схема 3.2.1.  Организация  гостиницы

На схеме показаны взаимосвязи между подразделениями и отдельными работниками гостиницы. Схема наглядно демонстрирует каждому работнику его место в общественном  процессе. Директору гостиницы и руководству такая структурная схема позволяет четко увидеть общую картину: чем и как занимается каждый работник. Все сотрудники закреплены за отдельными структурными подразделениями гостиницы с четко определенными обязанностями и полномочиями.

Обязанность администратора состоит в том, чтобы улучшать обслуживание гостей. Функции:

1. Оценить заполняемость номеров;
2. Рассчитать среднюю выручку с номера за прошедшую ночь;
3. Уточнить коллективные заявки на ближайший месяц;
4. Просмотреть список убывающих и прибывающих гостей в этот день;
5. Просмотреть список важных гостей и подготовить бумаги для регистрации;
6. Принимать участие в учредительных собраниях;
7. Проверить график работы;
8. Провести инструктаж работников по обслуживанию гостей.

Главный бухгалтер анализирует результаты хозяйственной и финансовой деятельности.

Исполнительный директор занимается вопросами оперативного и стратегического планирования.

Служба общественного питания (повар, бармен, официант) обеспечивает обслуживание гостей предприятия в ресторане, баре гостиницы, решает вопросы по организации и обслуживанию банкетов, презентаций.

Заведующий хозяйством отвечает за непосредственные закупки продуктов и расходных материалов, их хранение, выдачу и учет.

Вспомогательные службы (охранники, горничные) обеспечивают процесс работы гостиничного комплекса, предлагая услуги прачечной, бельевой служб, уборка помещений.

Каждый сотрудник должен не только знать свои непосредственные обязанности и функции, но и хорошо понимать, каким именно образом его работа соотносится с той, которую выполняют другие сотрудники или подразделения, и каким образом их общая деятельность влияет на эффективность работы гостиницы. Для директора исключительно важно постоянно сопоставлять упомянутую выше схему с гаммой тех услуг, которые предоставляет гостиница – это позволит сделать вывод о том, нет ли на отдельных участках избытка рабочей силы и наоборот.

В связи с тем, что предприятие относится к сфере обслуживания, проектируется режим работы для административно-управленческого персонала с 9.00. до 20.00. Для обслуживающего персонала – посменно.

Характер работы обуславливает следующие квалифицированные требования к работникам:

Администратор – образование высшее с опытом работы в сфере обслуживания.

Главный бухгалтер – образование высшее экономическое, умение работать на персональном компьютере, опыт работы.

Повар -  5  разряд

Бармен – образование средне специальное, опыт работы.

Официант – умение работать в сфере обслуживания.

Найм сотрудников будет производиться на конкурсной основе с учетом личных качеств и опыта работы. Планируется ежемесячно оценивать качество работы персонала и поощрять лучших работников.

1. Предполагаемые трудности в реализации нрамеченных

          мероприятий и меры по их преодолению

Управление качеством услуг – сложный многоаспектный процесс, требующий         системного подхода к решению многих вопросов, как внутреннего, так и внешнего характера по отношению к организационным, экономическим и социальным направлениям деятельности гостиничных предприятий. Речь идет о целой системе управления качеством как совокупности взаимосвязанных методов и средств в управлении предприятием по обеспечению систематического контроля, оценке и анализу ситуаций, связанных с формированием и организацией выполнения целенаправленных управленческих решений по удовлетворению требований к качеству и снижению затрат на качество.

Развитие системы управления качеством возможно только в условиях развитых рыночных отношений, в условиях конкурентной среды, стимулирующих каждое предприятие сферы услуг, создать собственный имидж, занять свою нишу на рынке услуг гостеприимства, каждого работника – добиться лучших результатов работы.

Качество гостиничных услуг все-таки в большей степени зависит от человеческого фактора, чем от технологий.

Важной проблемой, требующей решения, является подготовка кадров. Старые стереотипы и подходы пока еще сильны.

Для того, чтобы каждая израсходованный на заработную плату рубль превращалась в доход предприятия, следует составить очень гибкий график работы официантов, горничных, учитывая потребности в рабочем персонале в разное время работы гостиницы. Это даст возможность минимизировать  простои персонала и упростит переход на почасовую оплату.

Общеизвестная проблема русских  гостиниц – отсутствие профессионального персонала. Тем не менее, направлять персонал для усовершенствования за границу очень дорого.

 Исходя из изучения и оценки разработанного организационного плана, можно предусмотреть ряд мероприятий, обеспечить в конечном итоге улучшение планируемых финансово-экономических  результатов деятельности предприятия.

Эффективность организационной структуры предприятия может быть достигнута за счет сокращения численности персонала, например, в результате совмещения должностей, что приведет к уменьшению расходов на заработную плату и начисления на нее после сокращения численности персонала. При этом необходимо учесть, что работник, совмещающий должности, имеет право на надбавку в размере, не превышающем 50 % должностного оклада совмещенной должности^[18].

Сокращение цен на оборудование, например, за счет сокращения транспортных расходов в связи с выбором близлежащих поставщиков сырья и материалов требуемого качества, обеспечит предприятию сокращение расходов на приобретение основных фондов, а следовательно, сокращение расходов по статьям “Амортизация”, “Налог на имущество предприятия”, “Прочие затраты”. Сокращение транспортных расходов за счет выбора близлежащих поставщиков сырья и материалов требуемого качества приведет к сокращению среднесуточного пробега автомобиля, что повлечет сокращение затрат по статье “Прочие расходы”. Экономический эффект от предлагаемого мероприятия выразится в получении дополнительной чистой прибыли и сокращения срока службы самоокупаемости проекта.

В связи с этим возникает ряд проблем. Одним из примеров может служить несовершенная система управления гостиницей.

Заключение

После проведения анализа проектирования  гостиницы  среднего типа можно сделать следующие выводы.

Проектирование – это процесс создания структуры предприятия, которое дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей.

Проектирование позволило просчитать все аспекты на пути создания организации.

В работе были решены все поставленные задачи:

1. Исследовав внешнюю среду, мы определили, что в настоящее время на рынке не хватает гостиницы с высоким качеством обслуживания. Также выяснили сильные и слабые стороны проектируемой организации.

2. Исследовав внутреннюю среду, определили организационную структуру, взаимодействие между подразделениями.

3. Определили миссию и цели организации, то, ради чего формируется, функционирует и развивается организация как целостная система.

4.Определили стратегию на этапе создания организации, так как выбор дальнейших стратегий будет зависеть от конкретных ситуаций.

5. Мы создали организационную систему и просчитали на сколько эффективно будут работать подразделения, как будут загружены сотрудники и на какую задачу необходимо первоначально прилагать усилия.

Теперь грамотно и со всех сторон изученный проект может быть воплощен в реальность.

Литература :

1. Архипова Н.И., Кульба В.В., Косяченко С.А. Исследование систем управления: Учебное пособие для ВУЗов. – М.:»Издательство ПРИОР», 2009.

2. Аакер Дэвид.А. Стратегическое рыночное управление. Бизнес - стратегия для успешного менеджмента / Пер. с англ. С.Жильцов. 6-е изд., междунар. – Петербург: СП6.Питер, 2002.

2. Виханский А.С., Наумов А.И. Менеджмент: 4-е издание переработанное и дополненное – М., 2005.

3. Кабушкин Н.И., Бондаренко Г.А. Менеджмент гостиниц и ресторанов: Учебное пособие. – 3-е издание, 2009.

5. Менеджмент. Под ред. М.М. Максимцова, М.А, Комарова. Издательство политической литературы «Единство», М., 2003.

6. Менеджмент (конспект лекций в схемах), М.: Изд-во «ПРИОР», 2009.

7. Менеджмент организации. Учебное пособие. Под ред. З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина, М., ИНФРА – М. 2007.

8. Маркова В.Д., Кузнецова С.А., Стратегический менеджмент. Курс лекций – М.: ИНФРА-М., Новосибирск, 2009.

9. Медлик С, Инграм Х. «Гостиничный бизнес», М., 2005 г.

9. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА – М, 2007.

10. Основы менеджмента. Зайцева О.А., Радугин А.А. Учебное пособие для ВУЗов. – М.: Центр, 1998.

11. Основы теории управления: Учебное пособие. Под. ред. В.Н. Пархиной, Л.И. Ушвицкого. – М.: Финансы и статистика, 2003.

12. Переверзев М.П., Шайденко Н.А., Басовский Л.Е. Менеджмент. Учебник. Под общей ред. М.П. Переверзева. – М.: ИНФРА-М, 2003.

13. Теория организации. С.В. Рогожин, Т.В. Рогожина. – М.: Издат-во «Экзамен», 2010.

14. Стратегический менеджмент. Искусство разработки и реализации стратегии: Учебник для ВУЗов – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998.

15. Соловьев Б.А. «Менеджмент гостеприимства», М., 2007 г.