Информатика. Табличный процессор Microsoft Excel.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Дальневосточный федеральный университет

Информатика. Работа в Microsoft Excel.

Методические указания к лабораторным
и самостоятельным работам

Владивосток

2014

УДК  37.022

ББК  73

         Л 79

Методические указания к лабораторным и самостоятельным работам по дисциплине «Информатика»  раздел  «Табличный процессор MS Excel» для студентов 1-го курса  очной и заочной формы  обучения / А.С. Лосев, - Владивосток: Дальневосточный федеральный университет, 2014 г. –  25  с.  

© ДВФУ, 2014

Табличный процессор MS EXCEL

Цель работы: Освоение основных приемов работы в табличном  процессоре MS Excel.

Задачи

После выполнения работ студент должен знать и уметь:

Знать:

- назначение, структуру и основные функции электронных таблиц; способы ввода данных, формул и их последующего редактирования; типы ссылок на ячейки и диапазоны; основные типы диаграмм; работу со списками в электронных таблицах.

Уметь:

 - осуществлять вычисления с помощью стандартных функций; использовать формулы; использовать в формулах абсолютные и относительные ссылки; строить диаграммы различных типов; применять возможности сортировки и фильтрации данных.

Время выполнения – 12 часов.

Общие теоретические сведения

Microsoft Excel - табличный процессор, позволяющий создавать электронные таблицы.

После запуска Excel первой пустой книге дается имя Книга 1, если в течение текущего сеанса откроете другую новую книгу, Excel назовет ее Кни-га2. Книга может содержать 255 листов четырех типов: рабочие листы, листы диаграмм, листы диалога и листы макросов.

Рабочая книга – наиболее распространенный способ хранения информации в среде Excel в виде файла с расширением .xls  или шаблона с расширением .xlt.

После запуска Excel экран содержит пять областей: окно книги, которое занимает большую часть экрана, строку меню, две или несколько панелей инструментов, строку формул и строку состояния. Вместе эти пять областей называются рабочей областью Excel.

При 256 столбцах и 65536 строках рабочий лист может содержать более 16 млн. ячеек. Поэтому для просмотра содержимого листа используют полосы прокрутки, расположенные вдоль правой и нижней сторон окна книги.

Группу из двух и более ячеек называют диапазоном ячеек. Для выделения диапазона указывают адреса верхней левой и правой нижней ячеек разделенных двоеточием.

В любую ячейку электронной таблицы можно ввести число, формулу, текстовую информацию. Excel отличает один вид информации от другого, так как существуют специальные правила набора разных типов данных.

I) Число представляет собой некую последовательность символов, в которую входят цифры, а также знаки «+», «-» в начале последовательности или «,» (как разделитель целой и дробной части). По умолчанию после фиксации числа Excel сдвигает его к правой границе ячейки.

Для ввода обыкновенной дроби необходимо ввести целую часть числа, затем на клавиатуре нажать клавишу Пробел и ввести дробную часть числа. По окончании ввода обыкновенной дроби нажать клавишу Enter.

2) Текст. Если последовательность символов не является ни числом, ни формулой, то она считается текстом. Например, 26,19 – это число, а 26.19 – это текст или Ж58 – это текст. После ввода текст располагается с левой стороны, а число – с правой стороны в ячейки.

3) Формула представляет собой последовательность символов, которая начинается со знака «=». В формулу могут входить математические операторы (сложение, вычитание, деление и умножение), числа, встроенные функции и ссылки на ячейки. Набираемая в ячейку формула отображается в строке формул, а в ячейку после нажатия клавиши         Enter заносится результат выполнения данной формулы.

В формулах используются следующие ссылки на ячейки:

Относительная ссылка – это обычная ссылка на ячейку, указывающая номер строки и столбца. При копировании формул такая ссылка изменяется.

Абсолютная ссылка – указывает постоянный номер строки и столбца и при копировании формул не изменяется. При написании перед номером строки и столбца ставится символ «$», или при вводе формулы такая ссылка фиксируется функциональной клавишей F4.

=$A$1+$A$2*$A$3

=10-$E$2*E3

Смешанная ссылка - указывает либо постоянный номер строки, либо постоянный номер столбца. В таких ссылках знак «$» ставится либо перед номером строки, либо перед номером столбца.

=$C1+F$3

=D$1-D$3/$A4

Объемная ссылка – это ссылки, указывающие на ячейки, находящиеся на разных листах книги и объединенные одной формулой. После символа «=» мышкой необходимо выделить ярлык первого листа и ячейку, которая используется в формуле, затем вводится математический оператор с клавиатуры, выделяется ярлык второго листа и ячейка и т.д. При завершении формулы – клавиша Enter.

=Лист1!F3+Лист3!Н14-Лист2!Е1

=СРЗНАЧ(Химия!А1,Алгебра!А1;Геометрия!А3;Физика!J2)

Лабораторная работа № 1.

Тема: «Создание новой рабочей книги»

Порядок выполнения работы:

1. Запустите табличный процессор Microsoft Excel по команде Пуск, Все программы, Microsoft Office, Microsoft Office Excel 2007, после чего откроется окно «Книга1 - Microsoft Excel».

2. Сохраните рабочую книгу в папку Мои документы:

• нажмите кнопку Office   в левом верхнем углу экрана, в открывшемся меню командой Сохранить как вызовите диалоговое окно «Сохранение документа»;
• в поле ввода Папка из списка папок выделите Мои документы и нажмите кнопку Открыть;
• создайте новую папку, для этого нажмите на кнопку, в поле Имя окна «Создание папки» введите имя папки Ехсе1 и нажмите кнопку ОК;
• в окне «Сохранение документа» найдите и дважды щелкните папку Ехсе1, ее имя Ехсе1 появится в поле Папка;
• в поле Имя файла введите Задание1.dос, в поле Тип файла выберите из списка Книга Microsoft Office Excel и щелкните по кнопке Сохранить.

3. Выполните настройку новой книги:

• в появившемся меню нажмите кнопку Параметры Word, в открывшемся окне «Параметры Word выберите категорию Основные и введите следующую информацию:

Число листов: 5;

Шрифт: Arial Cyr;

Размер: 12;

Имя пользователя: (введите свою фамилию);

• в окне «Параметры Word» перейдите в категорию Сохранение и установите:

Расположение файлов по умолчанию: C:\ Documents and Settings\ …\ Мои документы\Ехсе1;

 Автосохранение каждые: 10 минут;

• выберите категорию Формулы и установите флажок:

Вычисления: автоматически;

• Нажмите ОК.

4. Переименуйте первый рабочий лист, выполнив следующие действия:

установите указатель мыши на знак вкладки первого листа и вызовите контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши;

• выберите в контекстном меню параметр Переименовать;
• введите новое имя листа Оценки.

5. Сохраните измененную рабочую книгу, для чего выполните команду Сохранить на панели быстрого доступа в левой верхней части экрана.

6. Самостоятельно выполните типовые действия с рабочими книгами и листами, представленные в табл. 2.

Таблица   2

7. Самостоятельно изучите возможности выделения и форматирования ячеек таблицы, выполняя действия, предлагаемые в табл. 3.

Таблица 3.

Лабораторная работа № 2

Тема: «Использование формул и функций»

Порядок выполнения работы:

1. Создайте на рабочем Листе 1 экзаменационную ведомость, изображенную на рис.3.

Рис. 3.

2. Для подсчета количества разных оценок в группе ЭУ 1, воспользуйтесь Мастером функций:

• установите курсор в ячейку F6 и щелкните мышью по кнопке Вставить функцию, расположенной слева от строки формул, или выполните команду Формулы, Вставить функцию
• в открывшемся диалоговом окне «Мастер функций» выберите вид функции:

Категория: Логические;

Функция: ЕСЛИ;

• нажмите кнопку ОК;
• в открывшемся диалоговом окне «Аргументы функции », устанавливая курсор в каждое поле ввода, введите соответствующие аргументы логической функции:

Логическое выражение: И(D6>92;D6<>"н/я") (для ввода адреса ячейки в выражение щелкните по ячейке мышью);

Значение, если истина: 1;

Значение, если ложь: 0;

• нажмите кнопку ОК.

В ячейке F6 отобразится значение 0, рассчитанное по приведенной формуле. В строке формул отобразится формула

=ЕСЛИ(И(ВD>92;D6<>"н/я");1;0).

С помощью Мастера функций введите аналогичным способом формулы в остальные ячейки данной строки (табл. 4).

Таблица 4

3. Скопируйте (протащите) эти формулы в нижестоящие ячейки, для этого:

• выделите блок ячеек F6:J6;
• установите курсор в правый нижний угол выделенного блока так, чтобы курсор превратился в крестик и, нажав левую кнопку мыши, протащите его до конца таблицы.

4. Определите имена блоков ячеек по каждому дополнительному столбцу. Рассмотрим это на примере столбца F:

• выделите столбец F6:F|21;
• выполните команду Формулы, Присвоить имя;
• в открывшемся окне «Создание имени» в поле Имя введите слово ОТЛИЧНО;
• щелкните на кнопке Добавить и нажмите Enter.

Проводя аналогичные действия с остальными столбцами, создайте имена блоков ячеек: ХОРОШО, УДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНО, НЕУДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНО, НЕЯВКА.

5. Выделите столбцы F-J целиком и сделайте их скрытыми:

• установите курсор на названии столбцов и выделите столбцы F-J;
• введите команду Главная, Формат, Скрыть или отобразить, Скрыть столбцы.

6. Введите в столбец В названия итогового количества полученных оценок в группе согласно рисунку: Отлично, Хорошо, Удовл, Неуд, Неявка.

7. Введите формулы подсчета суммарного количества полученных оценок определенного вида, используя имена блоков ячеек с помощью Мастера функций. Покажем это на примере подсчета количества отличных оценок:

• установите указатель мыши в ячейку С22 для подсчета количества отличных оценок;
• нажмите кнопку Вставить функцию вызовите Мастер функций;
• в первом диалоговом окне выберите:

Категория: Математические;

Функция: СУММ; гипертонической

• щелкните на кнопке ОК;
• во втором диалоговом окне в строке ЧИСЛО 1 установите курсор, удалите ненужную запись и введите команду Формулы, Использовать в формуле, после чего в открывшемся меню выберите имя ОТЛИЧНО;
• нажмите кнопку ОК.

Повторите аналогичные действия для подсчета количества других оценок.

8. Подсчитайте общее количество (ИТОГО) всех полученных оценок:

• установите курсор в пустой ячейке, находящейся под ячейками, в которых подсчитывались суммы по всем видам оценок, и выполните команду Формулы, Автосумма;
• выделите блок ячеек, где подсчитывались суммы по всем видам оценок, и нажмите клавишу Enter.

9. Переименуйте текущий лист:

• установите курсор на имени текущего листа (Лист 1) и вызовите контекстное меню, нажав правую кнопку мыши;
• выберите опцию Переименовать, введите новое имя Экзамен 1 и нажмите Enter.

10. Скопируйте два раза текущий лист Экзамен 1 перед листом Лист2:

• установите курсор на вкладке листа Экзамен 1 и вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши;
• выберите команду Переместить/Скопировать и в списке В книгу укажите название книги, в которую будут вставлены выделенные рабочие листы;
• в списке Перед листом укажите Лист2, перед которым будет копироваться лист Экзамен 1;
• установите флажок Создавать копию и нажмите ОК;
• аналогичным образом выполните второе копирование листа Экзамен 1 перед листом Лист2.

В результате появятся два новых листа: Экзамен 1 (2)  и Экзамен 1(3).

11. На листе Экзамен 1(2) выполните следующие действия:

• в ячейке D3 замените надпись «Экономика» на «Математика»;
• блок оценок по экономике D6:D21 самостоятельно замените оценки по математике.

12. На листе Экзамен 1(3) проделайте аналогичные действия, замените надпись «Экономика» на «Информатика», и оценки по экономике самостоятельно замените на оценки по информатике;

13. На листе Экзамен 1(3) подсчитайте количество определенных оценок, используя функции СЧЕТЕСЛИ() и СУММ(ЕСЛИ()):

• выделите ячейки С22:С26 и нажатием клавиши Delete удалите их содержимое;
• для подсчета количества отличных оценок выделите ячейку С22, в Мастере функций из категории Статистические выберите функцию СЧЕТЕСЛИ();
• в поле Диапазон диалогового окна введите D6:D21, в поле Условие - выражение ">92" и нажмите кнопку ОК.

Для подсчета количества хороших оценок в ячейке С23 наберите на клавиатуре функцию массива

=СУММ(ЕСЛИ(D6:D21>79;ЕСЛИ(D6:D21<93;1;0)))

и нажмите клавиши Ctrl+ Shift + Enter (вокруг формулы появятся фигурные скобки {}).

Для подсчета количества удовлетворительных оценок в ячейке С24 наберите функцию массива

=СУММ(ЕСЛИ(D6:D21>52;ЕСЛИ(D6:D21<80;1;0))) и нажмите клавиши Ctrl+ Shift + Enter.

Для подсчета количества неудовлетворительных оценок в ячейку С25 введите функцию

=СЧЕТЕСЛИ(D6:D21;"<53")

Для подсчета количества неявок с помощью мастера функций в ячейку С26 введите функцию

=СЧЕТЕСЛИ(D6:D21;"н/я")

• 14. Создайте новый лист Стипендиальная ведомость, в который из столбцов А и В листа Оценки скопируйте порядковые номера и фамилии студентов. Оформите стипендиальную ведомость согласно рис. 4:
• введите название таблицы - Стипендиальная ведомость;
• укажите размер минимальной стипендии в ячейке Е3 - 100;
• введите названия дополнительных столбцов - Средний балл, Количество сданных экзаменов и Стипендия.

В ячейке С6 рассчитайте средний балл студента. Для этого щелкните на кнопке Мастер функций и выберите параметры в диалоговом окне:

• категория функции - Статистические;
• имя функции - СРЗНАЧ;
• щелкните на кнопке ОК;

Рис. 4

• в окне «Аргументы функции» установите курсор в первом поле Число 1, щелкните на названии листа Экзамен 1 и выберите ячейку Вб с оценкой первого студента по первому экзамену;
• установите курсор во второй строке Число 2, щелкните на ярлыке листа Экзамен 1 (2) и выберите ячейку D6 с оценкой первого студента по второму экзамену;
• установите курсор в третьей строке Число 3, щелкните на ярлыке листа Экзамен 1(3) и выберите ячейку D6 с оценкой первого студента по третьему экзамену;
• нажмите ОК.

В ячейке С6 появится значение, рассчитанное по формуле

=СРЗНАЧ(Экзамен 1! D6;

'Экзамен 1(2)'! D6;'Экзамен 1(3)'! D6).

Протащите формулу по всем ячейкам столбца С.

15. Введите в столбец D формулу подсчета количества сданных каждым студентом экзаменов с учетом неявок с помощью формулы, помещенной в ячейку D6:

=СЧЕТ(Экзамен 1! D6;'Экзамен 1(2)

 '!В6;'Экзамен1(3)'!В6).

Протащите формулу по всем ячейкам столбца D.

16. Введите формулу для вычисления размера стипендии студента в ячейку Е6:

=ЕСЛИ(И(С6>=93;D6=3);$Е$3*1,5;

ЕСЛИ(И(С6>=80;С6<93;D6=3);$Е$3;0))

Протащите формулу по всем ячейкам столбца Е.

17. В ячейке Е22 рассчитайте суммарный объем стипендии студентов, имеющих средний балл, превышающий 90, завершая ввод формулы нажатием Ctrl+ Shift + Enter:

{=СУММЕСЛИ(С6:С21;">90";Е6:Е21)}

а в ячейке С22 - средний балл, заключенный в пределах от 85 до 95:

{=СРЗНАЧ(ЕСЛИ(С6:С21>85;

ЕСЛИ(С6:С21<95;Е6:Е21)))}.

18. Сохраните рабочую книгу под именем Задание.3.хls.

Лабораторная работа № 3.

Тема: «Построение диаграмм»

Порядок выполнения работы:

1 . Создайте новую рабочую книгу по команде Создать. Сохраните созданную книгу под именем Диаграмма. хls по команде Сохранить как в собственную папку. Переименуйте лист Лист1 на Успеваемость.

2. Введите исходные данные согласно рис. 5, начиная с ячейки А1.

Рис. 5

3. В пустых ячейках строки Факультет в столбце Информатика вычислите средний балл по факультету с помощью функции СРЗНАЧ:

• выделите ячейку В6, в которую нужно поместить функцию;

• вызовите Мастер функций;
• выберите категорию функций Статистические, имя функции СРЗНАЧ;
• в окне «Аргументы функции» в поле Число 1 выделите диапазон с данными ячеек В2:В5;
• нажмите ОК.

Перетащите функцию в ячейку С6 столбца Математика той же строки.

4. Постройте внедренную диаграмму, выполнив следующие операции:

• выделите на рабочем листе всю таблицу на рис. _, включая заголовки;
• выполните команду Вставка, Гистограмма, Гистограмма с группировкой.

На рабочем листе появится новая внедренная диаграмма. Обратите внимание, что при выделении диаграммы появляются три новые вкладки Конструктор, Макет и Формат под общим заголовком Работа с диаграммами.

5. Измените размер диаграммы, для этого один раз щелкните левой кнопкой на контуре диаграммы. На контуре появятся темные метки (квадраты). Установите курсор мыши на одну из этих меток. Удерживая нажатой левую кнопку, протащите курсор мыши для изменения размеров диаграммы.

6. Постройте аналогичную диаграмму на новом листе, выполнив следующие действия:

• выделите на рабочем листе всю таблицу с данными, включая заголовки;
• выполните команду Вставка, Гистограмма, Гистограмма с группировкой.

Не снимая выделения с диаграммы, перейдите на вкладку Конструктор группы Расположение и нажмите кнопку Переместить диаграмму, в открывшемся окне «Перемещение диаграммы» выделите опцию На отдельном листе и нажмите ОК. В результате появится новый лист с именем Диаграмма1 с внедренной диаграммой на весь лист.

7. Для построения графика функции перейдите на новый лист, переименуйте его в График функции. Разместите в столбце А значения аргумента, а в столбце В значения функции:

• введите текст X в ячейку А1 и Y в ячейку В1;
• запишите в ячейку А2 начальное значение аргумента -5, а в ячейку В2 - формулу

=0,2*А2^3 + 0,5*А2^2-2*А2 + 1.

Заполните данными -5, -4, ..., 4, 5 столбец А:

• выделите диапазон А2:А12;                       
• выполните команду Главная, Заполнить, Прогрессия;
• в диалоговом окне «Прогрессия» установите следующие параметры:

Расположение: по столбцам;

Тип прогрессии: арифметическая;

Шаг: 1;

• нажмите кнопку ОК, и программа заполнит выбранный диапазон ячеек;

8. Заполните ячейки ряда В результатами вычисления функции:

• выделите ячейку В2, на маркер заполнения (в правом нижнем углу ячейки) установите указатель мыши так, чтобы он превратился в крест, и протащите до ячейки В12.

В результате в столбце В появятся результаты расчета функции.

9. Постройте график функции, используя Мастер диаграмм:

• выделите блок данных Y, задав диапазон В1:В12;
• выполните команду Вставка, График, График с маркерами;
• щелчком правой кнопки мыши по появившейся диаграмме вызовите контекстное меню, в котором выберите пункт Выбрать данные;
• в открывшемся окне « Выбор источника данных» в правом поле Подписи горизонтальной оси нажмите кнопку Изменить, в окне «Подписи оси» в поле Диапазон подписей оси введите диапазон А1.

10. Подпишите название графика функции и его осей. Для этого:

• перейдите на вкладку Макет и в меню кнопки Название диаграммы выберите пункт Над диаграммой;
• введите новое название - График функции.

Для подписи осей графика выполните команду Макет, Названия осей, Название горизонтальной оси, Название под осью. Переименуйте название оси на X. Аналогично переименуйте название вертикальной оси на Y.

11. На вкладке Макет удалите легенду, щелкнув по кнопке Легенда и выбрав пункт Нет. Сохраните рабочую книгу.

Лабораторная работа № 4.

Тема: «Редактирование диаграмм»

Порядок выполнения работы:

1. В рабочей книге Диаграмма.хls на листе Успеваемость выделите созданную диаграмму, щелкнув левой кнопкой мыши в области диаграммы один раз. Появятся метки на контуре области диаграммы.

Скопируйте всю область диаграммы:

• выполните команду Главная, Копировать;
• переместите курсор в новое место на рабочем листе;
• выполните команду Главная, Вставить.

2. Создайте в исходной таблице новый столбец Кормление со следующими оценками: 84, 88, 92, 96.

• Активизируйте копию диаграммы, в которую будут добавлены данные, щелчком мыши. Вызовите контекстное меню, в нем выберите пункт Выбрать данные и проделайте следующее:
• чтобы ввести координаты D1:D5 в поле Элементы легенды (ряды), щелкните в этом поле по кнопке Добавить, в открывшемся окне «Изменение ряда» в поле Имя ряда введите Кормление, а в поле Значения - диапазон D1:D5;
• дважды щелкните кнопку ОК.

3. Активизируйте исходную диаграмму.

Щелкните левой кнопкой мыши по столбику диаграммы, отображающему значение столбца Информатика, после чего столбец выделится по периметру маркерами, затем выполните команду Формат, Формат выделенного фрагмента, вкладка Параметры ряда и произведите настройку:

Перекрытие рядов: 50%;

Боковой зазор: 200%.

4. Активизируйте диаграмму, вызовите контекстное меню, нажав правую кнопку мыши, и выберите команду Формат области диаграммы. Задайте следующие установки:

вкладка Заливка: Сплошная заливка;

Цвет: голубой цвет;

Прозрачность: 50%;

вкладка Стили границ: Ширина - 1 пт.

Выйдите из диалогового окна, нажав кнопку Закрыть.

5. На новом листе самостоятельно вставьте копию любой диаграммы, после этого выполните ее произвольное форматирование, а также добавьте подписи данных (на вкладке Макет кнопка Подписи данных) и вертикальные линии сетки (кнопка Сетка).

Лабораторная работа № 5.

Тема: «Сортировка списка»  

Порядок выполнения работы:

1. Создайте новую рабочую книгу и сохраните ее под именем Список.xls в рабочем каталоге. Переименуйте Лист1 на Список. Введите данные таблицы, изображенной на рис. 6, придерживаясь предложенного форматирования.

Рис. 6

2. Выделите весь список, начиная с имен полей до конца записей таблицы, и скопируйте его на Лист2, после чего переименуйте его в Сортировка.

3. На втором листе выполните сортировку данных таблицы по столбцу Преподаватель, для этого:

• щелчком мыши выделите заголовок столбца Преподаватель;
• установите курсор в поле списка и выполните команду Главная, Сортировка и фильтр
• в меню кнопки Сортировка и фильтр выберите пункт Сортировка от А до Я.

Лабораторная работа № 6.

Тема: «Фильтрация записей списка»   

Порядок выполнения работы:

1. Выделите блок ячеек списка на листе Список, начиная с имен полей и вниз до конца записей таблицы, и скопируйте их на Лист3. Переименуйте Лист3 на Автофильтр.

2. Для выборки данных по какому-либо критерию в Ехсеl удобно использовать Автофилътр.

Установите курсор в область списка и выполните команду Главная, Сортировка и фильтр. В меню кнопки Сортировка и фильтр выберите пункт Фильтр.

Сформируйте условия отбора для преподавателя Попова, которой сданы задания на положительную оценку, вид занятия - Л. Для этого:

• в столбце Преподаватель нажмите кнопку , из списка условий отбора уберите галочку напротив Выделить все, но поставьте ее напротив Попов;
• в столбце Балл нажмите кнопку , из списка выберите Числовой фильтр, больше, откроется окно «Пользовательский автофильтр», в левом поле которого установлено «больше», а в правом наберите 52, нажмите ОК;
• в столбце Вид занятия нажмите кнопку   из списка условий отбора выберите вид занятия - Л.

Отмените результат автофильтрации, установив указатель мыши в список и выполнив команду Главная, Сортировка и фильтр, Очистить.

3. Самостоятельно получите сведения о сдаче задания по предмету Экономика на оценки «удовлетворительно» и «хорошо» в группе БА1, используя технологию работы из п. 2.

4. Выделите блок ячеек списка, начиная от имен полей и вниз до конца записей таблицы, и скопируйте его на Лист4. Переименуйте Лист4 на Расширенный фильтр.

Сформируйте следующие условия отбора: «вывести записи, в которых балл по лабораторным (Л) или практическим (Пр) занятиям выше 52».

В данном случае требуется задать более сложное условие отбора, поэтому имеет смысл воспользоваться Расширенным фильтром.

В расширенном фильтре условие отбора или критерий, который представляет собой названия столбцов и условие, требуется вынести отдельно от таблицы, для этого скопируйте названия столбцов «Вид занятия» и «Балл» в другую область на том же листе:

• выделите ячейку D1 (со словами «Вид занятия») и скопируйте ее в буфер обмена, затем выделите ячейку Н1 и вставьте в нее содержимое буфера обмена;
• аналогичным образом содержимое ячейки F1 скопируйте в ячейку I1;
• в ячейку Н2 запишите Л, а в ячейку I2 запишите >52;
• в ячейку Н3 запишите Пр, а в ячейку I3 запишите >52.

Проведите фильтрацию данных исходной таблицы:

• выделите любую ячейку внутри исходной таблицы;
• перейдите на вкладку Данные, в группе Сортировка и Фильтр нажмите кнопку Дополнительно, откроется окно «Расширенный фильтр»;
• в окне установите переключатель Фильтровать список на месте;
• в поле Исходный диапазон нажмите кнопку, выделите список (ячейки А1:F21) и щелкните кнопку на панели;
• аналогичным образом поступите в поле Диапазон условий, выделяя блок Н1:I3;
• в окне диалога щелкните кнопку ОК;

5. Самостоятельно с помощью расширенного фильтра выведите записи таблицы, в которых в группе БА1 по информатике оценка выше 93.

6. Подсчитайте средний бал успевающих студентов группы БА1 по разведению, используя функцию баз данных, для чего:

• выделите ячейку Н1 и введите диапазон критерия в ячейках Н1:J2 в соответствии с таблицей

Рис. 7.

• выделите ячейку E22 и вызовите Мастер функций;
• в списке Категория выделите опцию Работа с базой данных, а в списке Функции - ДСРЗНАЧ и нажмите кнопку ОК. Функция ДСРЗНАЧ находит среднее значение всех элементов поля, удовлетворяющих определенному условию;
• в поле Диапазон базы данных введите диапазон списка А1:F21;
• в поле Название поля введите адрес ячейки Е1, в которой находится заголовок «Балл»;
• в поле Критерий введите диапазон условий Н1:J2;
• нажмите кнопку ОК.

7. Самостоятельно в ячейке Е23 подсчитайте суммарный балл, полученный в группе ЭУ2 у преподавателя Ершова. Воспользуйтесь функцией баз данных БДСУММ и сформируйте диапазоны условий в соответствии с таблицей

Рис. 8.

8. Самостоятельно подсчитайте количество лекций (Л), проведенных в группе ЭУ2. Для этого воспользуйтесь формулой массива БСЧЕТ, которая позволяет подсчитывать количество ячеек, удовлетворяющих критерию.

Лабораторная работа № 7.

Тема: «Автоматическое подведение итогов»   

Порядок выполнения работы:

1. Выделите все ячейки списка на рабочем листе Список и скопируйте их на новый лист. Переименуйте новый лист на Итоги.

2. Отсортируйте список записей с помощью команды Данные, Сортировка по нескольким ключам:

• в окне «Сортировка» старший ключ Преподаватель отсортируйте по возрастанию - От А до Я;
• для задания промежуточного ключа нажмите кнопку Добавить уровень и выберите имя столбца Предмет;
• для задания младшего ключа нажмите кнопку Добавить уровень и выберите имя поля Вид занятия;
• нажмите кнопку ОК.

3. Создайте первый уровень итогов по группам.

Установите курсор в произвольную ячейку списка и выполните команду Данные, Промежуточные итоги. В диалоговом окне укажите:

При каждом изменении в: Номер группы;

Операция: Среднее;

Добавить итоги по: Балл;

Заменять текущие итоги: Флажок;

Конец страницы между группами:  Удалить

флажок;

Итоги под данными: Флажок.

Нажмите ОК. В результате будет рассчитан средний балл по каждой учебной группе. Восстановите исходный список по команде Данные, Промежуточные итоги, Убрать все.

4. Создайте новый уровень итогов - по предметам (внутри учебных групп).

Установите курсор в произвольную ячейку списка и выполните команду Данные, Итоги. В диалоговом окне укажите:

При каждом изменении в: Предмет;

Операция: Среднее;

Добавить итоги по: Балл;

Заменить текущие итоги: Флажок;

Конец страницы между группами: Удалить флажок;

Итоги под данными: Флажок.

Нажмите ОК. В результате будет рассчитан средний балл по каждому предмету и по каждой учебной группе. Восстановите исходный список по команде Данные, Итоги, Убрать все.

5. Создайте третий уровень итогов - по видам занятий (внутри предметов для каждой группы).

Установите курсор в произвольную ячейку списка записей и выполните команду Данные, Итоги. В диалоговом окне укажите:

При каждом изменении в: Вид занятия;

Операция: Среднее;

Добавить итоги по: Балл;

Заменять текущие итоги: Удалить флажок;

Конец  страницы между группами:  Удалить

флажок;

Итоги под данными: Флажок.

Нажмите ОК. В результате будет рассчитан средний балл по каждому виду занятий определенного предмета в учебной группе.

6. Просмотрите элементы структуры, закройте и откройте иерархические уровни. Для закрытия уровня установите указатель мыши на кнопке с минусом в левой части списка и щелкните левой кнопкой мыши. Для открытия уровня аналогично поступите с кнопкой, имеющей плюс.

Уберите предыдущие итоги по команде Данные, Итоги, Убрать все.

7. Самостоятельно создайте новые промежуточные итоги (суммарный балл) вида:

• на первом уровне - по предмету,
• на втором уровне - по виду занятий,
• на третьем уровне - по номеру учебной группы.

Лабораторная работа № 8.

Тема: «Консолидация данных»   

Порядок выполнения работы:

1. Добавьте новый рабочий лист и дайте ему имя Консолидация. Выделите ячейки списка на листе Список и скопируйте их на новый лист.

2. Для освоения операции консолидации при работе с несколькими областями-источниками выполните следующую предварительную подготовку:

• отсортируйте с помощью команды Данные, Сортировка строки таблицы по полю Номер группы;
• вставьте разделяющую строку между учебными группами БА1 и ЭУ2.

Переставьте столбец Балл справа от столбца Преподаватель. Для этого:

• вставьте пустой столбец D после столбца Преподаватель по команде Главная, Вставить, Вставить столбцы на лист;
• установите курсор на букве G столбца Балл и выделите его;
• с помощью команды Вырезать контекстного меню поместите столбец G в буфер обмена;
• установите указатель на букве D пустого столбца и выделите его;
• с помощью команды Вставить перенесите столбец Балл из буфера обмена.

3. Переместите указатель в ячейку G-1 - место расположения итогов консолидации. Консолидация будет выполнена по категориям Преподаватель и Балл, т. е. по каждому преподавателю будет рассчитан средний балл.

Выполните команду Данные, Консолидация, в диалоговом окне «Консолидация» сделайте следующие установки:

функция: Среднее;

использовать в качестве имен: подписи верхней строки - флажок, значения левого столбца - флажок;

• нажмите кнопку в поле Ссылка и выделите мышью блок ячеек С1:D22 с содержимым столбцов Преподаватель и Балл;         
• нажмите кнопку в панели и перейдите в окно диалога;
• нажмите кнопку Добавить и кнопку ОК.

4. Самостоятельно рассчитайте:

• максимальную оценку, которую поставил преподаватель;
• минимальную оценку, которую поставил преподаватель;
• число проведенных занятий.        

Лабораторная работа № 9.

Тема: «Структурирование таблиц»    

Порядок выполнения работы:

1. Вставьте новый рабочий лист и переименуйте его на Структура. Выделите блок ячеек списка на листе Список и скопируйте их на новый лист.

2. Отсортируйте строки списка по номеру учебной группы, выполняя команду Данные, Сортировка. Вставьте разделяющую строку между учебными группами БА1 и ЭУ2.

3. Создайте структурные части таблицы для учебных групп. Для этого:

• выделите блок строк, относящихся к группе БА1;
• выполните команду Данные, Группировать;
• в появившемся диалоговом окне установите переключатель Строки и нажмите кнопку ОК;
• аналогичные действия повторите для группы ЭУ2.

4. Создайте структурную часть таблицы для столбцов Предмет, Преподаватель, Вид занятия:

• выделите столбцы А:F, протащив по ним указатель мыши с нажатой левой клавишей;
• выполните команду Данные, Группировать, Группировать;
• в появившемся диалоговом окне установите переключатель Столбцы и нажмите кнопку ОК.

Закройте и откройте созданные структурные части таблицы, нажав соответственно кнопку  и кнопку .

5. Вставьте новый рабочий лист и переименуйте его на Нагрузка. Введите данные таблицы согласно рис. 9.

Рис. 9

6. В столбцах Итого введите функцию СУММ для вычисления суммы составляющих нагрузки (план и факт).

7. В столбцах ОТКЛОНЕНИЕ введите формулу для вычисления разности плана и факта по каждому виду нагрузки.

8. В столбце Итого откл. вычисляется сумма отклонений по всем видам нагрузки для каждого преподавателя.

9. В строке Нагрузка подсчитайте итоги по столбцам.

Лабораторная работа № 10.

Тема: «Создание сводных таблиц»    

Порядок выполнения работы:

1. Вставьте новый рабочий лист и переименуйте его на Сводная таблица. Выделите блок ячеек списка листа Список и скопируйте их на новый лист.

2. Установите курсор в область списка, выполните команду Вставка, Сводная таблица - появится окно «Создание сводной таблицы», в котором задайте значение поля Таблица или диапазон - А2:F21 (вся таблица). Укажите Куда следует поместить отчет сводной таблицы: на существующий лист, в ячейку А25 и нажмите ОК.

Справа появится окно «Список полей сводной таблицы», в котором перетащите кнопки полей в нужные области диаграммы следующим образом:

• перетащите мышью поле Номер группы в область Фильтр отчета, поле Преподаватель в область Названия столбцов, поля Предмет и Вид занятия в область Названия строк;
• поле Балл перетащите в область Значения, после чего щелкните левой кнопкой мыши по надписи Сумма по полю Балл, появится контекстное меню, в котором выберите пункт Параметры полей значений. В открывшемся окне «Параметры поля значений» для параметра Операция укажите значение Среднее;
•  нажмите ОК.

В результате получится сводная таблица.

3. По аналогии постройте ниже две сводные таблицы, позволяющие рассчитать минимальную и максимальную оценку.

4. Самостоятельно для каждого преподавателя подведите итоги (количество оценок и средний балл) по предметам и номерам учебных групп. Для этого перетащите мышью поле Преподаватель в область Фильтр отчета, поле Предмет в область Названия столбцов, поле Номер группы в область Названия строк и поле Балл в область Значения и рассчитайте количество оценок (баллов) и средний балл.

Библиографический список

1. Акулов, О. А. Информатика. Базовый курс : учеб. для студентов вузов, бакалавров, магистров, обучающихся по специальности «Информатика и вычислительная техника», а также студентов, изучающих
   естественные науки / О. А. Акулов, Н. В. Медведев. – 5-е изд., стер. –
   М. : Омега-Л, 2009. – 574 с. – (Гриф МО РФ).оровиков, В. В. Microsoft Access 2002. Программирование и разработка баз данных и приложений / В. В. Боровиков. – М. : СОЛОН-Р, 2002. – 560 с.
2. Дубнов, П. Ю. Access 2000. Проектирование баз данных /
   П.Ю. Дубнов. – М. : ДМК, 2000. – 272 с.
3. Кошелев, В.Е. Access 2003. Практическое руководство / В.Е. Кошелев. – М.:  ООО «Бином-Пресс», 2005. – 464 с.
4. Кудинов Ю.И., Пащенко Ф.Ф. Основы современной информатики: Учебное пособие. 2-е изд., испр. – СПб.: Издательство «Лань», 2011. – 256 с.: ил. – (Учебники для вузов. Специальная литература).
5. Кудинов, Ю.И. Практикум по основам современной информатики: Учебное пособие / Ю.И. Кудинов, Ф.Ф. Пащенко, А.Ю. Келина. – СПб.: Издательство «Лань», 2011. – 352 с.: ил.
6. Паклина, В.М. Создание баз данных Microsoft Access 2007 / В.М. Паклина, Е.М. Паклина [Электронный ресурс]. Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ−УПИ, 2009.
7. Робинсон, С. Microsoft Access 2000 : учебный курс / С. Робинсон. – СПб. : Питер, 2001. – 512 с.

Оглавление