Проекты, сущность, методология планирования и организации

Проект представляет собой описание конкретной ситуации, которая должна быть улучшена, и конкретных методов и шагов по ее реализации. Проект - это средство управления деятельностью, наиболее конкретная и выполнимая форма для учреждения/организации.

Проект, как правило, включает:

1. Введение (анализ, разъяснение актуальности и новизны по сравнению с аналогами, указание сферы применения, функционального назначения, выявление конкретной, локальной и решаемой проблемы).
2. Постановка цели деятельности и конкретных, измеряемых и достижимых задач.
3.  Управленческо-кадровый аспект (механизм управления, квалификация персонала).
4. Содержание и механизм реализации (модули, этапы,   формы и методы, организационная структура, план конкретных действий).
5. Характеристика и способ оценки планируемых результатов.
6. Бюджет. Материально-техническое обеспечение.

Постановка проблемы (введение) - актуальность проекта определяется его значимостью (проблема - противоречие между существующим и желаемым состоянием).

Схема формулирования проблемы состоит в сжатой формулировке ситуации, которая требует изменений (предложения-штампы: «До сих пор ничего не сделано для того, чтобы...» или «Все меры оказываются малоэффективными» или «То, что делалось до сих пор, не принесло результатов...»).

В этом разделе разъясняется актуальность и новизна данного проекта по сравнению с аналогами, чьи интересы затрагивает эта проблема, каковы ее масштабы и что может произойти, если она не найдет решения.

Одной формулировки недостаточно, требуется аналитическое осмысление, проблему необходимо представить в количественных и качественных показателях, ее структурных характеристиках.

В этом разделе важно также выделить сферы применения проекта, его функциональное назначение, стратегию, как основной способ решения проблемы.

Раздел «Постановка проблемы» можно считать качественно прописанным, если:

1. он описывает, почему возникла необходимость выполнения проекта;
2. ясно, какие обстоятельства побудили написать проект;
3. проблема выглядит значимой для вашей территории, в целом для общества;
4. исполнитель является достаточно компетентным для реализации проекта;
5. масштабы проекта разумны (не делает попытки решить все мировые проблемы сразу);
6. проект поддерживается статистическими и аналитическими данными, ссылками на экспертов, ключевые научно-методические источники;
7. проблема сформулирована с точки зрения того, чьим нуждам служит проект, а не с точки зрения «удобства» исполнителя;
8. нет голословных утверждений, минимум наукообразных и специальных терминов, интересен для чтения и краток;
9. четко определен способ решения проблемы.

Формулирование проблемы

1. Коротко охарактеризуйте существующую ситуацию и опишите проблему, которую Вы собираетесь решать.
2. Обозначьте круг людей, которых касается эта проблема, приведите количественную и качественную информацию.
3. Покажите соответствие поставленной проблемы целям и возможностям Вашей организации.
4. Поясните, почему именно Ваша организация берется за решение этой проблемы.

Пример:
ХОРОШО: "В Первомайском районе Крыма живет много безработных женщин, у которых есть небольшие хозяйства и коровы".
ПЛОХО: "У многих безработных женщин нет доступа к рынку".

!! Формулирование проблемы должно отражать не внутренние проблемы Вашей организации, а проблемы в обществе, которые организация хочет решить.

Цель проекта

Это осознанное представление результата деятельности по проекту. Цель возникает при выявлении проблемы и рисует образ желаемого результата.

Основные требования к формулировке цели таковы:

1. достижимость в рамках этого проекта;
2. безусловность, так как для  проектной деятельности изучение возможных условий должно быть завершено до начала работ;
3. предусматривание итогового результата проекта;
4. соответствие   компетентности,   подготовленности,   финансово-экономическим,   материально-техническим, организационным условиям реализации проекта.

Определение цели — важный момент процесса проектирования и нельзя подходить к нему формально. Добиться результата в любом деле можно, если четко знаешь, чего именно хочешь добиться. Псевдоцели (неточно поставленные или неверные) в процессе реализации проекта не позволяют добиться положительных результатов.

Определение цели.

Цель - это то, ради чего Вы начинаете проект. Это общие утверждения, которые трудно оценить количественно, главное назначение которых показать тип проблемы, на решение которой направлен проект.

Пример:
ХОРОШО: "Цель проекта нашей организации - помочь безработным женщинам Первомайского района Крыма вступить в рынок с помощью создания малых предприятий по переработке и сбыту молочной продукции".
ПЛОХО: "Цель проекта нашей организации - дать женщинам возможность вступить в рынок".

Задачи проекта

В работе над проектом важно дифференцировать понятия «цель» и «задачи».

Задача - это частная цель или миницель. Это конкретизация общей цели, шаг на пути ее достижения. Задача в проекте - это конкретная часть цели (пункт), которую предстоит реализовать, или это действие, которое вы предпринимаете, чтобы достичь цели проекта.

Лучше избегать глаголов несовершенного вида (содействовать, поддерживать, усиливать), а применять слова: подготовить, уменьшить, увеличить, организовать, изготовить (глаголы совершенного вида). При формулировке задач рекомендуется использовать международный критерий SMART:

S specific - конкретность
M measurable - исчисляемость
A area-specific - территориальность
R realistic - реалистичность
T time-bound - определенность по времени (временные рамки)

Раздел «Цели и задачи» можно считать прописанным, если он соответствует условиям:

1. описывает предполагаемые итоги выполнения проекта, поддающиеся оценке;
2. цель является общим итогом проекта, а задачи - промежуточными, частными результатами;
3. ясно, какие произойдут изменения в социальной ситуации;
4. по каждой проблеме, сформулированной в предыдущей части, есть хотя бы одна четкая задача;
5. цели в принципе достижимы, а результаты поддаются измерению;
6. постановку целей и задач авторы не путают с методами их решения;
7. ясное и четкое изложение, нет лишних, ненужных пояснений и ссылок.

Задачи проекта.

Задачи проекта - это конкретные шаги, которые необходимо выполнить для изменения существующей ситуации на лучшую, это шаги для достижения Вашей цели. Эти изменения должны произойти в процессе реализации Вашего проекта.

Пример:
ХОРОШО: "На протяжении первого месяца с момента начала реализации проекта первые 50 женщин из трех сел пройдут обучение по технологической обработке молочных продуктов".
ПЛОХО: "Сформировать группу женщин для проведения обучения".

!! Цель и задачи проекта логично вытекают из поставленной проблемы.

Содержание и механизм реализации

МЕХАНИЗМ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА - этот раздел представляет собой описание системы действий по воплощению в жизнь замыслов, идей проекта.

В данном разделе шаг за шагом должно быть описано:

- ЧТО будет происходить в рамках данного проекта,

- КТО и КАК будет это осуществлять,

- КОМУ конкретно эта деятельность будет адресована (какому возрасту, социальной группе молодежи и т.д.),  как будет проводиться отбор участников учебной программы или получателей услуг

- как будет распространяться литература (если это необходимо),

- если проект предполагает систему обучения и роста кадрового состава, необходимо прописать механизм и тематику обучения.

- КОГДА и в КАКОЙ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ, КАКИЕ РЕСУРСЫ будут привлечены для получения желаемых результатов.

Необходимо предусмотреть возможные проблемы и сложности при выполнении работ по проекту и описать пути выхода из них. Описанный механизм реализации проекта должен быть последователен, логичен и убедителен.

Это один из самых объемных и подробных разделов заявки.

Чтобы разобраться, рекомендуем все содержание представить в виде схемы  

Схема работы по проекту или текстовая информация (дело не обязательное, но полезное) и техническое задание – является базовыми понятиями в механизме реализации проекта, так как показывают что, когда, в какой последовательности будет осуществляться, какие ресурсы необходимы.

Обычно, исходя из задач, содержание разбивается на отдельные части (блоки, этапы, модули, подпрограммы, направления и т.д.), представляющие относительно самостоятельные разделы. Необходимо:

- четкое структурирование проекта на части и видение их взаимосвязей

- доступное описание основных мероприятий и причин выбора именно этих форм работы (лишней детализации не требуется).

- должно быть понятно как, с кем, когда и где будет проходить работа по проекту

- цепочка: проблема – цель – задача – метод.

Контрольными характеристиками к этому разделу могут служить:

1. полная ясность направлений, в которых будет работать проект;
2. четкость структурирования проекта на части и видение их взаимосвязей;
3. доступное описание основных мероприятий и причин выбора именно этих форм работы;
4. из раздела понятно как, с кем, когда и где будет проходить/реализовываться проект;
5. естественность логической цепочки: проблема => цель => задача => метод;
6. нет «воды», то есть ненужных описаний, приложений и прочего отягощения текста.

Рабочий план

Техническое задание – рабочий план-график выполнения запланированных мероприятий с указанием дат проведения.

Рабочий план Вашего проекта должен пояснить, как Вы будете выполнять проект для достижения поставленных задач:

1. Кто будет отвечать за выполнение поставленных задач?
2. Что будет сделано?
3. Какие ресурсы будут задействованы при выполнении задач?
4. Какие сроки выполнения задач?

Для удобства подачи материала можно воспользоваться  таблицами следующих видов:

Управление и кадры (кадровое обеспечение проекта)

В данном разделе авторам необходимо кратко описать схему или механизм управления проектом и квалификацию основного персонала, обеспечивающего его реализацию, т.е. указывается информация, доказывающая компетентность исполнителей (наличие достижений в сфере деятельности по проекту, опыт реализации аналогичных проектов (программ)), цели и задачи, род деятельности заявителей.

Краткое резюме, для лиц, разрабатывающих и реализующих проект (с учетом привлеченных специалистов) – необходимо осветить профессионализм руководителей и основных исполнителей проекта.

Если участники проекта будут привлекаться дополнительно по договору нужно указать квалификацию, которой должны обладать привлеченные специалисты.

Порядок осуществления контроля за ходом выполнения работ по проекту –укажите, как будет осуществляться управление вашим проектом. Должны быть четко распределены сферы и функции деятельности между персоналом, ясно кто кому подчиняется и кто несет ответственность за определенные виды работ. Предпочтительным является участие сотрудника с финансовым образованием.

Механизм управления проектом (программой) должен быть эффективным, действенным; не тормозить, а увеличивать эффективность работы.

Если проект предполагает систему обучения и роста кадрового состава, необходимо прописать механизм и тематику обучения.

Раздел можно считать достаточным, если:

1. четко распределены сферы и функции деятельности между персоналом;
2. ясно, кто кому подчиняется и кто несет ответственность за определенные виды работы;
3. персонал,    реализующий    проект,    обладает    достаточной    квалификацией    или    получает дополнительное обучение до или в процессе реализации;
4. механизм   управления   является   эффективным,   действенным,   не   тормозит,   а   увеличивает эффективность работы;
5. описание четкое, краткое, содержание - ясное и понятное.

Оценка результативности проекта

Очень важно отразить систему показателей эффективности проекта. Показатели - инструмент, позволяющий точнее определить и разъяснить цель проекта и измерить его эффект. Показатель - это характеристика отдельной стороны объекта или процесса, имеющая количественно-качественное выражение. Мы предлагаем примерные ориентиры для оценки выполнения проекта.

Количественные показатели (востребованность проекта, охват общественности, количество конкретных дел, акций, мероприятий, др.).

Показатели социального развития личности (динамика уровня развития личности: не умел - научился, не знал - узнал, не имел - приобрел и т. п.; качество продуктов социально-творческой деятельности (поделки, рисунки, походы, акции, др.), характер реализованных инициатив, др.).

Показатели социальной адаптации личности (снижение риска асоциальных явлений, повышение уровня социальной успешности участников, активность).

Показатели общественного мнения (популярность проекта, социально-профилактический эффект, заинтересованность социальных партнеров, отклик в средствах массовой информации).

Технологические показатели (уровень организации в целом и отдельных мероприятий, четкость и эффективность управления, организационная культура участников).

Экономические показатели (соотношение затрат с социально-педагогическим эффектом, привлечение дополнительных материально-технических ресурсов).

Утверждать, что результативность нельзя измерить, равносильно признанию, что проект не дает заметного эффекта. Критерии эффективности призваны:

1. выражать действенность всех видов, форм и методов реализации проекта;
2. отражать качество управленческой и содержательной деятельности.

Жизнеспособность проекта (перспективы)

Задача этого раздела - спрогнозировать вероятный дальнейший путь развития проекта. Возможно, в дальнейшем будет расширение географии проекта, освоение новых видов деятельности. При этом важно предусмотреть социальные и ресурсные стороны продолжения развития проекта.

Финансовое обоснование (обеспечение) проекта

Основное внимание при составлении бюджета следует уделить вопросам:

1. Сколько в целом необходимо средств на осуществление проекта?
2. На какие цели будут израсходованы средства?
3. Какие средства есть в наличии у организаторов проекта?
4. Какова материально-техническая база?
5. Какие    дополнительные      источники        финансирования       можно    найти (конкурсные средства  государственных  структур  и  общественных  фондов;   бюджетные  поступления;  взносы - членские,   родительские;   средства учредителей;   благотворительные   пожертвования;   спонсорские отчисления; доходы от разрешенной законом деятельности; труд добровольцев; прочие, не запрещенные законом поступления)?
6. На какие цели будут израсходованы средства, собранные для реализации проекта?

Покажите другие источники финансирования. Если Ваша организация использует личное помещение или транспорт для выполнения проекта, то не забудьте включить их стоимость в бюджет проекта, как собственный вклад. Этот вклад имеет свою "цену", и Вы должны были бы платить за них в случае их отсутствия.

Бюджет проекта обязательно должен быть «трехколоночным», где в первой колонке указываются имеющиеся у заявителя средства, во второй — запрашиваемые средства, в третьей — общая сумма расходов. Как правило, соотношение между имеющимися и запрашиваемыми по проекту суммами должно быть 50 % на 50 %.

Возможный проект сметы расходов в рамках проекта

* – дополнительно указать из каких источников предполагается выделение необходимых финансовых средств.

Включите в бюджет следующие категории (не обязательно все):

1. Штатное расписание (заработная плата);
2. Консультанты;
3. Командировочные: проезд, суточные, гостиница;
4. Прямые затраты: аренда помещения, телефон, телеграф, почтовые затраты, коммунальные услуги;
5. Оборудование: автомобиль, компьютер, факс, ксерокс, принтер;
6. Профессиональная подготовка;
7. Непрямые затраты;
8. Другие выплаты;
9. Поправка на инфляцию.

Таким образом, должно получиться:

1. сколько в целом необходимо средств на осуществление проекта
2. на какие цели будут израсходованы средства
3. какие средства есть в наличии у организаторов проекта
4. какие дополнительные источники финансирования можно найти
5. сколько еще необходимо для реализации проекта (запрашиваемая сумма)

Общие критерии оценки проекта.

Любой донор обратит внимание на ясность поставленных целей, задач и возможности Вашей организации. Донор надеется увидеть четкую, логическую связь между спецификой деятельности Вашей организации и сформулированной проблемой.

Насколько реалистичной является поставленная цель? Приведет ли реализация проекта к изменению существующей ситуации? Видно ли, кто будет пользоваться результатами реализованного проекта? Насколько точны методы и план реализации проекта? Ясны ли методы оценки результатов реализации проекта? Насколько реалистичный и соответствующий для реализации поставленных задач бюджет? Показана ли финансовая и моральная поддержка других спонсоров? Показана ли компетентность исполнителей проекта?

Как показатель успешности проекта рассматриваются следующие моменты:

1. План реализации
2. Рентабельность
3. Подготовленность кадров.
4. Ожидаемые результаты.
5. Дополнительные ресурсы.
6. Взаимодействие с другими структурными подразделениями.

В соответствии с указанными критериями, «победителями конкурса» станут проекты, отвечающие максимальному количеству параметром оценки.

Следует также сказать несколько слов о стратегиях при подаче заявок на гранты, которые можно подразделить на две условные разновидности: (1) поиск грантовых конкурсов под конкретную идею, либо (2) подбор идей под конкретный грантовый конкурс. Первая стратегия сложнее в реализации, особенно для неопытных авторов, которые надеются, что их гениальная идея обязательно будет оценена по достоинству. Вторая стратегия лучше всего работает в коллективных проектах и требует наличия определенного менеджерского таланта: анализ, кого можно пригласить для одного, кого – для другого, а кто просто не даст проекту заглохнуть на середине, должен быть проведен грамотно и оперативно. Выигрышной стратегией можно считать также и описание в грантовой заявке уже частично реализованной идеи, поскольку при этом можно с большей актуальностью описать гипотезы и ожидаемые результаты, а кроме того, иметь основания предполагать, что, если случится чудо и грант все-таки дадут, содержательная часть отчета точно будет написана.

        В настоящее время умение грамотно написать заявку на получение гранта рассматривается как один из важнейших и успешно прививаемых навыков, способствующих выживанию в профессиональном сообществе. Хотя сама по себе грамотно составленная заявка является своего рода недостижимым идеалом – тем, чему учишься всю жизнь, но в чем никогда не бываешь уверен, - процесс грантонаписания, чарующим образом сочетающий в себе необходимость вписаться в заданные социум тематические рамки и творческое вдохновение, и находит все новых приверженцев. Помимо всего, это неплохой способ развития навыков самопрезентации и творческого роста.

Требования к оформлению проекта

1. Проект отпечатан, аккуратно оформлен.
2. Титульная   страница   содержит   название   проекта,   данные   об   авторе,   принадлежность учреждению/организации, год и место составления.
3. Если проект больше пяти страниц по объему, то он имеет оглавление с указанием разделов и нумерации страниц.
4.  Если   в тексте    использованы    цитаты, обязательны сноски на источники, если авторы использовали литературу — в конце приложен библиографический список с указанием автора, названия книги, издательства, места издания и года издания.
5.  Желательно, чтобы каждая глава была отпечатана с новой страницы, главы   разделены на смысловые абзацы.

1. Проекты в печатном виде оформляются в формате А4, в электронном варианте - на дискете, которая обязательно подписана.
2. Авторы обязательно оставляют у себя экземпляр проекта, так как проекты не рецензируются и не возвращаются.
3. В  тексте  программы  употребляются  только  те  понятия,   которые  можно  однозначно истолковать, как можно меньше научных и профессиональных терминов.
4. Проект должен быть кратким и лаконичным, как правило, не более 10 страниц читабельного текста — описания проекта.
5. Форма написания проекта должна быть доступной и интересной тому, кого мы хотим заинтересовать им.
6. Финансовые документы    (сметы, бланки, описания, комментарии    к   бюджету и др.) прилагаются в конце проекта.

Приблизительный объем основных разделов проекта.

1. Презентация организации - до 1 страницы
2. Формулирование проблемы - до 1 страницы
3. Цель проекта - 1 абзац
4. Задачи проекта - от 0,5 до 1 страницы
5. План реализации проекта - до 1 страницы
6. Методы реализации проекта - до 1 страницы
7. Бюджет - до 2 страниц
8. Дополнительные данные - до 10 страниц

Взаимодействие частей проекта.

Нисходящие стрелки показывают логическую последовательность формулирования частей проекта. Восходящие – последовательность его осуществления.

ЦЕЛЬ направлена на решение ПРОБЛЕМЫ

Выполнение ЗАДАЧИ – необходимых для достижения ЦЕЛИ

ПРОБЛЕМА (потребность)

МЕРОПРИЯТИЯ (методы работы)

РЕСУРСЫ – средства, необходимые для проведения МЕРОПРИЯТИЙ

РЕСУРСЫ

МЕРОПРИЯТИЯ действия, направленные на РЕЗУЛЬТАТ

ЗАДАЧИ

ЦЕЛЬ

Пример логической таблицы для составления проекта-заявки

(вопросы для заполнения)

Заместитель директора по ВР

ГБОУ СПО СК

 «Пятигорский медицинский колледж»                                                    С.В.Затонская