Задания на конкурс профмастерства "Лучший по профессии" номинация "Делопроизводитель года"
Предварительный просмотр:
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ГБПОУ "САХАЛИНСКИЙ ПРОМЫШЛЕННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ"
Задания на конкурс профмастерства "Лучший по профессии"
номинация "Делопроизводитель года"
Составил мастер ПО
Е. Н. Ефимова
Рассмотрено на заседании ПЦК СПД
Протокол № __ от "__"_______2019 г.
ППЦК СПД _________ О. Н. Пивоварова
Южно-Сахалинск
2016 г.
I Этап: теоретический
Задания: из предложенных вариантов ответов найти правильный
II Этап: практический
Задание: решить практические ситуации
I ВАРИАНТ
1. На какие две основные группы можно разделить обязанности секретаря-референта современной компании?
а) документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание;
б) документационное обеспечение управления и обзорно-аналитическая функция;
в) обзорно-аналитическое и представительская функция.
2. Что из перечисленного не относится к функциональным задачам секретаря-референта?
а) деловая переписка и составление договоров;
б) организация выставок и встреч с клиентами;
в) проведение внутрикорпоративных тренингов и семинаров.
3. Что не входит в список профессиональных требований к секретарю-референту?
а) совершенное владение современной оргтехникой, мини-АТС, знание ПК;
б) опыт составления пресс-релизов и рекламных текстов;
в) высокая грамотность, высокая скорость печати.
4. Что является основанием для последующей передачи конфиденциального документа на исполнение сотрудником?
а) резолюция;
б) устное распоряжение;
в) специального распоряжения не требуется.
5. Как называется документ, который подтверждает установленные факты, события или действия и составляется при свидетелях?
а) справка;
б) служебная записка;
в) акт.
6. Чем письма-отказы отличаются от других разновидностей писем?
а) всегда состоят как минимум из двух коммуникативно-смысловых частей;
б) не требуется составлять заголовок к тексту письма;
в) отдается предпочтение конструкциям, в которых обоснование предшествует заключению.
7. Какое из приведенных выражений лучше не использовать?
а) "Вас ожидает Иван Иванович";
б) "Срочно зайдите к Ивану Ивановичу";
в) "Зайдите, пожалуйста, к Ивану Ивановичу".
8. Какая из частей будет излишней при составлении приказа?
а) вводная;
б) констатирующая;
в) распорядительная.
9. Как секретарь-референт поступает с корреспонденцией для руководства с пометкой "лично"?
а) вскрывает и не регистрирует;
б) вскрывает только по договоренности с руководителем и регистрирует;
в) не вскрывает и не регистрирует.
10. Что из перечисленного не является редактором текстовых документов?
а) WordPad;
б) Notepad;
в) PowerPoint.
11. Выберете правильное утверждение:
а) все поступающее в организацию документы регистрируются секретарем-референтом;
б) поступившие в организацию документы регистрируются секретарем-референтом выборочно, в соответствии с утвержденным перечнем документов;
в) из всех поступивших в организацию документов секретарь-референт регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю.
12. Распоряжения, издаваемые руководством организации, считаются:
а) правовыми актами;
б) распорядительными документами;
в) другой вариант.
13. Какой из документов регламентирует деятельность конкретного должностного лица?
а) должностная инструкция;
б) положение об отделе;
в) приказ.
14. С какой фразы не рекомендуется начинать телефонный разговор с партнером или клиентом?
а) "Здравствуйте, вас беспокоит компания N (секретарь компании N);
б) "Здравствуйте, с вами говорят из компании N";
в) "Здравствуйте, секретарь NN из компании N".
15. Какой срок исполнения установлен для писем от организаций?
а) семь дней;
б) 10 дней;
в) три дня.
16. В каком порядке, согласно правилам документооборота, должна строиться работа с поступающими в компанию документами?
а) прием - первоначальная обработка - предварительное рассмотрение - рассмотрение руководителем - исполнение - направление в дело;
б) прием - первоначальная обработка - предварительное рассмотрение - регистрация - рассмотрение руководителем - исполнение - направление в дело;
в) оформление документа - подписание - регистрация - согласование - утверждение - отправка.
17. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?
а) машинописным способом;
б) секретарь проставляет ее от руки после утверждения документа;
в) ее проставляет руководитель в момент утверждения документа.
18. Как называется документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на заседании в компании?
а) решение;
б) протокол;
в) распоряжение.
19. Нужно ли регистрировать письма-напоминания?
а) нет;
б) да;
в) по усмотрению секретаря.
20. Если последний день срока исполнения документа приходиться на нерабочий день, когда необходимо исполнить документ?
а) не позднее дня, следующего за выходным;
б) не позднее дня, предшествующего выходному;
в) на усмотрение секретаря.
ВАРИАНТ II
1. Если для передачи документа используется факсимильная связь, какой объем документа считается предельно допустимым?
а) три листа;
б) пять листов;
в) 10 листов.
2. В письменном обращении слова "господин" и "госпожа":
а) пишутся полностью;
б) пишутся полностью при обращении к высокопоставленным лицам;
в) всегда сокращаются.
3. Какую формулировку должен иметь заголовок к тексту протокола?
а) в предложном падеже;
б) в дательном падеже;
в) в родительном падеже.
4. Сколько адресатов может быть на одном документе?
а) не более трех;
б) не более четырех;
в) не более одного.
5. Какой термин, как правило, используется в работе с документами, содержащими коммерческую тайну (конфиденциальные сведения)?
а) учет;
б) регистрация;
в) другой.
6. Ваш руководитель возвращается из недельной командировки. Что стоит сделать к его приходу, чтобы помочь быстрее включиться в работу?
а) подготовить краткий отчет о том, что произошло за неделю его отсутствия;
б) постараться назначить на первый рабочий день максимум встреч;
в) выделить время на совместный просмотр внешней корреспонденции.
7. На этапе первоначальной обработки входящей корреспонденции делопроизводитель:
а) не уничтожает конверты, а подшивает их вместе с документами;
б) всегда уничтожает конверты, а в дело подшивает только документы;
в) не уничтожает конверты, если на самом документе недостаточно информации об авторе или характере документа.
8. Какой бланк используется при оформлении протокола?
а) бланк организации;
б) бланк не используется;
в) бланк строгой отчетности.
9. Что используется при издании совместных приказов?
а) бланки приказов;
б) стандартные листы бумаги формата А4;
в) общие бланки.
10. Когда вводиться в действие сводная номенклатура дел организации?
а) с декабря текущего года;
б) с 1 января следующего календарного года;
в) каждые пол года текущего года.
11. К обязательным реквизитам для всех организационно-распорядительных документов не относятся:
а) наименование организации;
б) справочные данные об организации;
в) регистрационный номер.
12. С какой периодичностью осуществляется экспертиза ценности документов?
а) ежеквартально;
б) ежемесячно;
в) ежегодно.
13. Какие документы относятся к входящим?
а) объяснительные записки;
б) служебные письма;
в) должностные инструкции.
14. Ответ на срочную телеграмму полагается дать в течение:
а) двух дней;
б) пяти дней;
в) шести дней.
15. Как следует показать в номенклатуре дел, что предусмотренное в ней дело не заведено?
а) зачеркнуть заголовок незаведенного дела и расписаться в графе "Примечание";
б) не вносить никаких изменений, так как эта информация не отражается в номенклатуре дел;
в) поставить в графе "Примечание" отметку "не заведено" и расписаться.
16. Прибытие на мероприятие (прием, встречу, собрание) сотрудников фирмы или компании позже руководителя считается:
а) соблюдением этикета;
б) грубым нарушением этикета;
в) допустимым явлением.
17. Как требуется нумеровать страницы документа?
а) по центру нижнего поля;
б) по центру верхнего поля;
в) в правом верхнем углу любого документа.
18. Что является датой документа для акта?
а) дата события;
б) дата подписания;
в) дата утверждения.
19. Когда передаются в архив организации дела постоянного и долговременного хранения?
а) не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве;
б) через пять лет после из завершения в делопроизводстве;
в) не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве компании.
20. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "подпись" проставляют заверительную надпись:
а) "копия верна"; должность лица, заверившего копию; личную подпись;
б) "верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения;
в) "копия верна"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; дату заверения.
Критерии оценивания:
Один правильный ответ - 5 баллов.
КЛЮЧ К ТЕСТУ:
ВАРИАНТ I ВАРИАНТ II
1. а; 1. б;
2. в; 2. в;
3. б; 3. в;
4. а; 4. б;
5. в; 5. а;
6. а; 6. а;
7. б; 7. в;
8. а; 8. а;
9. в; 9. б;
10. в; 10. б;
11. б; 11. б;
12. б; 12. в;
13. а; 13. б;
14. а; 14. а;
15. б; 15. в;
16. б; 16. б;
17. в; 17. б;
18. б; 18. а;
19. б; 19. а;
20. б. 20. б.
II Этап: решить ситуационные задания.
Задание № 1. Производственная необходимость требует продолжения работы в ЗАО "Ленбок" в выходные дни с учетом денежной переработки или предоставления других дней отдыха.
Задание: в роли секретаря директора ЗАО "Ленбок" подготовьте проект соответствующего документа (приказ).
Время на выполнение задания - 15 минут.
Образец правильно составленного приказа:
Задание № 2. Принять телефонограмму (диктует мастер).
Текст телефонограммы: "Минпромстрой РФ Мосстрой № 8 передал - Сергеева, принял - Романова тел. 8495 722 63 25 тел. 8 495 333 25 36. Телефонограмма 05.01.16 № 20/17 время передачи 11.30 27 февраля в 10.00 состоится Коллегия министерства. Явка начальника обязательна.
Образец составления телефонограммы:
Задание № 3. Оформите приказ по основной деятельности.
Закрытое акционерное общество « БАК»
Приказ
15.04.2010 N15
Константиновск
О создании рабочих секторов в Управлении производства и внедрения информационных систем
В целях совершенствования организации работы Управления производства и внедрения информационных систем приказываю: 1. Создать в Управлении шесть рабочих секторов: разработки программного обеспечения, сопровождения информационных систем, операторов обработки данных, обслуживания клиентов, технического обеспечения, документационного обеспечения управления. 2. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Ю. С. Руденко подготовить проекты положений о рабочих секторах. 3. Начальнику отдела кадров В. В. Васильевой внести изменения в штатное расписание и укомплектовать штат рабочих секторов. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя директора А. С. Королеву.
Генеральный директор В. Я. Яковлев.
Время на выполнение задания - 10 минут
Образец правильно составленного приказа:
Критерии оценивания:
работа, выполненная полностью без ошибок и недочётов - 100 баллов;
работа, выполненная полностью, но при наличии в ней не более трёх ошибок или недочётов 80 баллов;
работа, правильно выполненная на не менее 1/2 всей работы или допущено четыре-пять ошибок и недочётов - 60 баллов.