Дистанционные материалы для занятий по МДК.01.05 Делопроизводство и режим секретности

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

Государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение города Москвы

«ЮРИДИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

(ГБПОУ Юридический колледж)

ПЛАН-КОНСПЕКТ практического занятия

по МДК 01.05. Делопроизводство и режим секретности

междисциплинарному курсу

для обучающихся 3 курса

специальность 40.02.02 Правоохранительная деятельность (базовая подготовка)

дата проведения 11.11.2017

форма проведения дистанционно

преподаватель Малецкая Н.В.

Тема: Правила составления документов в ОВД. Документирование управленческой деятельности ОВД

Цель занятия: формирование специальных знаний о правилах документирования управленческой деятельности ОВД.

Задачи занятия:

Обучающая: расширить представление об особенностях документирования управленческой деятельности ОВД

Воспитательная: формировать профессиональные качества, прививать культуру труда.

Развивающая: развить умение анализировать, сравнивать полученную информацию; стимулировать внимание.

Информационно-справочное оснащение

Основная литература:

1. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник /Л.А. Румынина. – Изд. 11-е, перераб. и доп. – М. : Академия, 2014.
2. Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования по оформлению документов.

Дополнительная литература:

1. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - Изд. Юрайт — М. : ИД Юрайт, 2013.

Интернет-ресурсы

1. PRO-делопроизводство, форма доступа: http://www.sekretariat.ru/article/210531-qqq-16-m5-konfidentsialnoe-deloproizvodstvo 
2. Центр компетенции по вопросам ДОУ, форма доступа: http://www.edou.ru/index.php

Междисциплинарные связи: ОП. 11 Профессиональная этика, МДК 01.06 Деятельность органов внутренних дел по раскрытию и расследованию преступлений, МДК 01.07 Деятельность органов внутренних дел по предупреждению и раскрытию административных правонарушений.

Внутридисциплинарные связи: Особенности оформления реквизитов и бланков при ис-пользовании информационных технологий

1. АКТУАЛИЗАЦИЯ РАНЕЕ ИЗУЧЕННОГО МАТЕРИАЛА УЧЕБНОГО КУРСА

(ответить на тестовые задания)

Таблица 1. Актуализация ранее изученного материала учебного курса *

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

2. ИЗУЧАЕМЫЕ ВОПРОСЫ УЧЕБНОГО ЗАНЯТИЯ

Вопрос 1. Требования к оформлению документов

Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил:

обеспечение юридической силы документов;

оперативное и качественное их исполнение и поиск;

возможность обработки с помощью средств вычислительной техники;

создание как исторического источника информации.

Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение.

Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых, организационно-распорядительных актов и иных материалов информационно-справочного характера.

При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.

Документ должен быть написан официально-деловым стилем.

Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.

Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.

Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

Документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов.

Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

В документе не должно быть помарок и исправлений.

Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники.

При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером N 13 - 15 через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру, за исключением особенностей, предусмотренных пунктом 28 Инструкции.

Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Документы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Для отдельных видов документов допускается использование бумаги форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за исключением нормативных правовых актов, должен иметь поля, мм:

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.

В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов, проектах приказов, распоряжений и указаний Министерства рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, в протоколах совещаний, заседаний, коллегий, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам - установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.

При подготовке и оформлении документов в установленном порядке используется 31 реквизит.

Таблица 2. Ответы на контрольные задания по вопросу 1*

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

Вопрос 2. Требования к тексту документа

В органах внутренних дел документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа излагается с соблюдением правил русского языка, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа, его назначения в управленческой деятельности и оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или их соединения.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату) отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

Уважаемый Матвей Сергеевич!

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

Уважаемые коллеги!

Уважаемые граждане!

Обращение к адресату располагается на 2 - 3 межстрочных интервала ниже реквизита "Наименование либо аннотация документа".

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

Ваше письмо от ... N... получено;

МВД России Ваше письмо от... N ... получено;

В подтверждение ... направляем в Ваш адрес ...;

обоснование действия:

В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...;

В связи с... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий)...;

На основании (подписанного договора, утвержденного протокола)...;

В порядке оказания (содействия, помощи)...";

просьба:

Обращаемся к Вам с просьбой...;

Просим (направить, исключить, оказать содействие)...;

Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие...)...;

Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения)...;

сопровождение:

Направляем копию служебного контракта...;

напоминание:

Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...;

Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2012;

предложение:

Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта;

Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы.

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от обращения одним дополнительным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 - 1,5 см от левой границы текстового поля.

Текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; докладные записки - оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов, предложений, замечаний, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В организационно-распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу", "требую").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила", "решило").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("требуем", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "управление считает возможным").

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти, исполнителем указываются вид документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также аннотация, заключенная в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, то в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (например, в текстах приложений).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и другое). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо руководителя (начальника) органа внутренних дел, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом, например:

С уважением, ... ;

С глубоким уважением, ... ;

С благодарностью и уважением, ... .

Таблица 3. Ответы на контрольные задания по вопросу 2*

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

Вопрос 3. Документирование управленческой деятельности ОВД

Документирование управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Основанием для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования.

Специфика работы органов внутренних дел накладывает и повышенные требования к правилам ведения документации. Для того чтобы информация стала официальным документом требуется уяснить основные способы документирования, а также правила использования реквизитов. В процессе деятельности ОВД образуются большие массивы информации, данное обстоятельство характерно для любого уровня управления. Стандартизация видов документов и способов документирования значительно упрощают управленческий процесс и делают его более эффективным.

Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом. Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Осуществление функций любого органа управления, в том числе и органов внутренних дел, связана с составлением, получением, направлением различных документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.

Анализ функциональных обязанностей сотрудников органов внутренних дел показывает, что в числе профессиональных навыков, которые необходимы для их выполнения, важнейшими (до 80% времени сотрудников уходит на работу с документами) являются навыки по составлению, оформлению и изготовлению документов. Обладание сотрудниками органов внутренних дел такими навыками, знание ими основ делопроизводства - важнейшие условия сокращения затрат времени и сил на работу с документами.

В Федеральном законе Российской Федерации «Об обязательном экземпляре документов» от 29 декабря 1994 года дается следующее определение: «документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения». К вышеуказанному определению документа можно добавить, что документ в делопроизводстве означает средство закрепления информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Следовательно, основным назначением документа являются фиксация и сохранение необходимой информации. Так, например, документы, составляемые в органах внутренних дел, содержат информацию об оперативной обстановке, о результатах деятельности отдельных служб и подразделений, о лицах, совершивших правонарушения, о скрывшихся от суда и следствия и т.д. Которая, будучи зафиксированной в документах, неоднократно используется сотрудниками органов внутренних дел при анализе возникающих проблем, разработке и осуществлении мер по их разрешению.

Рассматривая значение документов в управленческой (внутриорганизационной) деятельности органов внутренних дел, можно сказать, что они являются формой реализации всех функций процесса управления. Так, например, планирование внешне выражено в составленном плане работы органа для подразделения. Осуществление такой функции процесса управления, как контроль, заканчивается обычно составлением акта или справки о проверке, отчета о выполненной работе и т.п. Между тем, рассмотрение документа как формы реализации функций процесса управления не означает, что во всех случаях реализация каждой функции должна сопровождаться составлением документов. Документ - это лишь одна из форм реализации управленческой деятельности. Правильно организованное управление должно ограничиваться необходимым минимумом документов, широко используя бездокументационные формы осуществления управленческих функций.

Документы, составляемые в органах внутренних дел, являясь одним из средств связи органов внутренних дел между собой, с другими органами, организациями и гражданами, выполняют также коммуникативную функцию. Так, посредством служебных писем сотрудники органов внутренних дел запрашивают из других органов и организаций необходимую информацию, направляет им предложения по устранению условий, способствующих совершению правонарушений, сообщают гражданам о решениях, принятых по их заявлениям, и т.п.

В деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России, правовые акты ненормативного характера, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

Таблица 4. Ответы на контрольные задания по вопросу 3*

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

3. ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ НА СЛЕДУЮЩЕЕ ЗАНЯТИЕ

1. Заполнить на компьютере и распечатать или заполнить от руки на листе бумаги формата А-4 и представить на следующее занятие таблицы 1, 2, 3, 4 по установленной форме (Приложение). (ВНИМАНИЕ! Не распечатывать весь План-конспект, а только Приложение с заполненными таблицами).
2. Работа с конспектами занятий, учебной и специальной литературой. Поиск, анализ и оценка информации по содержанию учебного материала.

Преподаватель                                                                 Н.В. Малецкая

Приложение

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

Государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение города Москвы

«ЮРИДИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

(ГБПОУ Юридический колледж)

РЕЗУЛЬТАТ работы

обучающегося гр. _______________

___________________________________________________________________

фамилия имя отчество

по _________________________________________________________

учебной дисциплине/междисциплинарному курсу

тема занятия ___________________________________________________________

дата проведения ___________________

Таблица 1. Актуализация ранее изученного материала учебного курса

Таблица 2. Ответы на контрольные задания по вопросу 1

Таблица 3. Ответы на контрольные задания по вопросу 2

Таблица 4. Ответы на контрольные задания по вопросу 3

Обучающийся гр. ______                                                        _____________________

                                                подпись                                        ио фамилия

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

Государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение города Москвы

«ЮРИДИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

(ГБПОУ Юридический колледж)

ПЛАН-КОНСПЕКТ практического занятия

по МДК 01.05. Делопроизводство и режим секретности

междисциплинарному курсу

для обучающихся гр. 41, курс 4,

специальность 40.02.02 Правоохранительная деятельность (базовая подготовка)

дата проведения 04.11.2016

форма проведения дистанционно

преподаватель Малецкая Н.В.

Тема: Изучение правил выполнения секретных работ и секретного делопроизводства

Цель занятия: формирование специальных знаний о выполнении секретных работ и секретного делопроизводства.

Задачи занятия:

Обучающая: расширить представление об особенностях документирования секретных сведений, систематизировать знания о технологии секретного делопроизводства и выявление особенностей организации секретного документооборота.

Воспитательная: формировать профессиональные качества, прививать культуру труда.

Развивающая: развить умение анализировать, сравнивать полученную информацию; стимулировать внимание.

Информационно-справочное оснащение

Основная литература:

1. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник /Л.А. Румынина. – Изд. 11-е, перераб. и доп. – М. : Академия, 2014.

Дополнительная литература:

1. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - Изд. Юрайт — М. : ИД Юрайт, 2013.

Интернет-ресурсы

1. PRO-делопроизводство, форма доступа: http://www.sekretariat.ru/article/210531-qqq-16-m5-konfidentsialnoe-deloproizvodstvo 
2. Конфиденциальное делопроизводство и защита коммерческой тайны, форма доступа:  http://fictionbook.ru/static/trials/08/63/82/08638294.a4.pdf

Междисциплинарные связи: ОП. 11 Профессиональная этика, МДК 01.06 Деятельность органов внутренних дел по раскрытию и расследованию преступлений, МДК 01.07 Деятельность органов внутренних дел по предупреждению и раскрытию административных правонарушений.

Внутридисциплинарные связи: Тема 5.2. Правила оформления основных видов документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел. Организация документооборота и хранения документов.

1. АКТУАЛИЗАЦИЯ РАНЕЕ ИЗУЧЕННОГО МАТЕРИАЛА УЧЕБНОГО КУРСА

(ответить на тестовые задания)

Таблица 1. Актуализация ранее изученного материала учебного курса *

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

2. ИЗУЧАЕМЫЕ ВОПРОСЫ УЧЕБНОГО ЗАНЯТИЯ

Вопрос 1. Основные правила выполнения секретных работ. Особенности документирования секретных сведений

Деятельность органов внутренних дел связана с широким кругом задач, связанных с использованием секретных сведений. К таким работам относятся:

- секретное делопроизводство;

- организация связи;

- проведение совещаний по секретным вопросам;

- кино-, фото-, аудио-, видео съемка и запись;

- применение средств вычислительной техники;

- создание, учет и хранение секретных изделий;

- осуществление международных связей.

Большинство перечисленных работ производится специальными подразделениями, связанными с ними по роду служебных обязанностей, однако существуют задачи, с которыми сталкиваются практически все сотрудники, допущенные к секретным работам - это делопроизводство. Делопроизводство состоит из двух элементов: документирования и документооборота. Организация работы с секретными сведениями и документами, требуют особого порядка проведения как документирования, так и документооборота. Поэтому условимся этот особый порядок выполнения работ называть секретным делопроизводством.

Секретное делопроизводство организуется начальником органа внутренних дел и ведется секретариатами. В органах внутренних дел, подразделениях, не имеющих секретариатов, данные функции выполняются делопроизводителями или другими уполномоченными на это должностными лицами под непосредственным контролем руководителей органов внутренних дел, структурных подразделений.

Особенности документирования секретных сведений

Черновое составление документов должно производиться только на учтенных бумажных носителях. К ним относятся: спецтетради, спецблокноты и предварительно учтенные в секретариате листы бумаги.

Рукописный текст на них производится только химическими красителями (пастой, чернилами). Для последующего машинописного (компьютерного) набора черновики секретных документов передаются делопроизводителям под расписку.

Черновики, исполненные в спецблокнотах, передаются под расписку на корешках спецблокнота с проставленным на них и на первой странице принятого черновика порядкового учетного номера по журналу.

Черновики, исполненные на учтенных листах, - под расписку во внутренней описи. Указание необходимого количества экземпляров текста производится в левом верхнем углу первой страницы черновика. Секретные черновые материалы, исполненные на неучтенных листах, для печатания не принимаются. О каждом таком факте сообщается начальнику секретариата.

Печать секретных документов

Совершенно секретные и секретные документы печатаются в изолированном оборудованном для этого машинописном бюро. Печатать данные документы разрешается только машинисткам, имеющим допуск по соответствующей форме. В органах внутренних дел с незначительным объемом документооборота, не имеющих машбюро, документы печатаются в помещении секретариата. При получении отпечатанного документа исполнитель расписывается в журнале учета машбюро.

Если секретный документ печатается непосредственно исполнителем, то до начала печатания исполнитель обязан расписаться в учетах машбюро за присвоенный документу номер, а после подготовки документа - сдать его вместе с черновиком и копировальной бумагой в машбюро для окончательного оформления в учетах.

Печатание под диктовку или со звуковоспроизводящих устройств допускается, если производится в изолированных помещениях, исключающих возможность прослушивания посторонними лицами.

Работникам машбюро, операторам ЭВМ запрещается знакомить с содержанием документов лиц, не имеющих к этим документам отношения.

Стенографические записи по совершенно секретным и секретным вопросам производятся только в стенографических тетрадях. Стенографические тетради и носители звукозаписей по миновании надобности уничтожаются по акту.

На титульном листе отпечатанного документа проставляется в правом верхнем углу гриф секретности и номер экземпляра. На оборотной стороне последнего листа указываются:

- машинописный номер;

- количество отпечатанных экземпляров;

- с чего печатался документ;

- список адресатов;

- фамилия исполнителя;

- фамилия машинистки;

- дата печатания.

Машинописный номер (МБ №№) проставляется, кроме того, в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа. Этот номер является основным учетным номером для секретных документов внутреннего обращения. Пересылать в другие органы внутренних дел документы за машинописным номером запрещается.

Документы, подлежащие перепечатыванию, исправлению, передаются исполнителем в машбюро по внутренней описи. Полностью перепечатанный документ учитывается в машбюро за новым номером, при этом на обороте последнего листа перепечатанного документа и в журнале (карточке) указывается учетный номер документа, с которого он печатался.

Сопроводительные письма и приложения к ним, а также приложения к другим документам печатаются за самостоятельными машинописными номерами.

Порядок размножения документов

Дополнительное размножение (снятие копий с документов) различной степени секретности, исполненных органом внутренних дел, и производство выписок из таких документов осуществляется по письменному указанию (на обороте последнего листа размножаемого документа) начальника структурного подразделения, начальника секретариата или его заместителя. Снятие копий с документов различной степени секретности, поступивших из вышестоящих органов внутренних дел или других учреждений, допускается только с согласия руководителей этих органов внутренних дел или учреждений.

Размножение секретных документов (изготовление копий) производится в специально оборудованном для этого копировально-множительном подразделении, которому в установленном порядке должно быть предоставлено право ведения секретных работ, специально выделенными для этих целей лицами, имеющими допуск по соответствующей форме.

На последнем листе оригинала (подлинника) документа работником копировально-множительного подразделения ставится штамп, заверенный его подписью:

Учетный №___ Дополнительно размножено ___ экз.

на ___ листах. Наряд №___ от «___»_____ 200_ года

«Личная подпись»

На всех размноженных экземплярах проставляются номер наряда копировально-множительного подразделения, тираж и указывается наименование этого подразделения. Дополнительно изготовленные экземпляры документа учитываются за номером оригинала (подлинника). Нумерация дополнительно размноженных экземпляров документа производится от последнего номера учтенного экземпляра. В журналах, карточках учета делается отметка, когда и сколько экземпляров дополнительно размножено и где они находятся.

Копии секретных документов (выписки из них), изготовленные в машбюро, учитываются за новыми учетными номерами машбюро. При этом на обороте последнего листа документа, с которого производилось размножение, а также в карточках и журналах учета делается отметка, когда и сколько экземпляров копий снято, с каких номеров листов или пунктов документа и в каком количестве экземпляров сделана выписка, а также за какими номерами учтены копии или выписки. На копии документа в правом верхнем углу первой страницы пишется слово «Копия», а на выписке -  «Выписка».

Таблица 2. Ответы на контрольные задания по вопросу 1*

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

Вопрос 2. Особенности организации секретного документооборота

Создание или получение секретного документа в подразделении завершается регистрацией его в журнале учета исходящих и входящих документов. При этом учет совершенно секретных, секретных и несекретных документов ведется в отдельно выделенных журналах.

Прием, отправка и регистрация секретных документов

После приема и регистрации документы, предназначенные для  внутреннего исполнения, могут быть переданы (под роспись) сотрудникам подразделения, которые обязаны учесть документ во «Внутренней описи документов», находящейся у исполнителя. Исполненные документы возвращаются в секретариат. За принятые секретные документы работники секретариата расписываются во внутренней описи исполнителя.

Документ, предназначенный для отправки из подразделения (исходящий документ), после регистрации в журнале учета исходящих документов вкладывается в пакет, который затем заклеивается силикатным клеем и прошивается крест-накрест нитками или проволокой с таким расчетом, чтобы были захвачены все его клапаны. Бумажная наклейка с оттиском каучуковой печати для пакетов наклеивается силикатным клеем на центр оборотной стороны пакета так, чтобы она захватывала все его клапаны в середине, концы ниток оставались видными, а узел прошивки был закрыт наклейкой.

Если вложенные документы (схемы, чертежи, фотоснимки и т.д.) нельзя прокалывать, то пакет прошивается крест-накрест через середину всех его краев так, чтобы нитка охватывала документы и завязывалась в центре оборотной стороны пакета.

Секретные документы доставляются адресатам фельдъегерями фельдсвязи (спецсвязи) Министерства связи РФ или работниками органов внутренних дел, имеющими допуск, согласованный с ФСБ. Доставка совершенно секретной и секретной корреспонденции в другой населенный пункт на служебном транспорте, а также в самолетах, поездах и на судах (в отдельном купе, каютах) допускается в исключительных случаях по письменному распоряжению начальника органа внутренних дел в сопровождении вооруженной охраны.

В пределах населенного пункта совершенно секретные и секретные документы могут доставляться исполнителями на служебном транспорте с разрешения руководителей органа внутренних дел или начальника секретариата в опечатанных секретариатом рабочих папках (спецпортфелях).

Входящие секретные документы,  поступающие в органы внутренних дел в рабочее время,  принимаются сотрудниками секретариата и регистрируются в журнале, а в нерабочее время - оперативным дежурным по органу внутренних дел, который без вскрытия пакетов передает их в секретариат. Работник секретариата, получив корреспонденцию, вскрывает пакеты и немедленно регистрирует находящиеся там документы.

При получении корреспонденции в нерабочее время прием документов осуществляет оперативный дежурный. При приеме документов дежурный обязан проверить правильность адреса, целостность упаковки и соответствие текста оттисков печатей наименованию отправителя, сверить номера документов, указанных на пакетах, с номерами, указанными в реестре (разносной книге, расписке), расписаться за её получение, где прописью указать количество принятых пакетов, дату, время их приема и заверить свою подпись печатью или штампом.

Принятая корреспонденция регистрируется в Журнале учета пакетов и затем передается под расписку сотрудникам секретариата (сотруднику, осуществляющему делопроизводство).

При обнаружении повреждений пакета или несоответствия текста оттисков печатей наименованию отправителя, составляется акт, который подписывается лицом, доставившим пакет, и сотрудником, принимавшим его, о чем в реестре (разносной книге) делается соответствующая отметка. Указанный акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается учреждению связи или отправителю документа, второй остается в органе внутренних дел.

Об обнаружении повреждений пакета, которые дают возможность прочесть содержимое вложенного в него секретного документа, докладывается начальнику органа внутренних дел, сообщается в соответствующий территориальный орган Федеральной службы безопасности Российской Федерации и в дежурную часть вышестоящего органа внутренних дел. При этом пакет с документом сохраняется в неприкосновенности в интересах проведения служебной проверки.

После регистрации документы передаются для рассмотрения руководителям органа (подразделения) внутренних дел. Далее работники секретариата обязаны контролировать возврат переданных документов и после получения резолюции руководителя своевременно вручать их исполнителям под роспись. После исполнения секретный документ возвращается в секретариат.

Ошибочно направленные документы не регистрируются и возвращаются отправителю или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых пакетах за их подписными номерами и с приложением лицевой стороны пакета отправителя, а в пакетно-контрольном журнале проставляется номер реестра и дата отправки.

Пакеты, предназначенные для передачи в другие структурные подразделения данного органа внутренних дел, имеющие свой секретариат, как правило, не вскрываются, а передаются по назначению по разносной книге или реестру под расписку в пакетно-контрольном журнале с проставлением даты, печати или штампа и расшифровкой подписи.

При приеме документов работник секретариата должен проверить соответствие регистрационных номеров и количества листов документов записям в журнале или карточке их учета и во внутренней описи, после чего расписаться в них за принятые документы.

После регистрации документы передаются для рассмотрения руководителям органа. Далее работники секретариата обязаны контролировать возврат переданных документов и после получения резолюции руководителя своевременно вручать их исполнителям под роспись. После исполнения секретный документ возвращается в секретариат.

Таблица 3. Ответы на контрольные задания по вопросу 2*

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

Вопрос 3. Порядок уничтожения документов

Документы с истекшими сроками хранения, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности, подлежат уничтожению. В органах внутренних дел установлен порядок, исключающий ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми материалами, неполное их уничтожение, позволяющее восстановить содержание, а также случайное уничтожение документов.

Документы уничтожаются на основании решения экспертной комиссии по акту в зависимости от вида документов и сроков их хранения. Акт на уничтожение подписывается членами комиссии (в составе не менее трех человек), имеющими допуск по соответствующей форме и отношение к уничтожаемым документам, и утверждается начальником органа внутренних дел. Уничтожение документов до утверждения акта запрещается.

Перед включением в акт каждого документа необходимо сверить с учетами его наименование, регистрационный номер, номер экземпляра, гриф секретности, количество экземпляров и листов.

Свернутые и сложенные документы следует развернуть с тем, чтобы обеспечить правильный подсчет листов и своевременно обнаружить возможное ошибочное вложение в них других документов.

Отобранные и включенные в акт на уничтожение документы после их сверки членами комиссии хранятся до утверждения актов упакованными и опечатанными отдельно от других документов.

Непосредственно перед уничтожением комиссия обязана сверить уничтожаемые документы с записями в акте.

Документы уничтожаются путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу или порошок. Допускается уничтожение совершенно секретных и секретных документов путем измельчения в кусочки бумаги площадью не более 2,5 мм2. Документы и дела особой важности уничтожаются только путем сжигания. Члены комиссии должны лично удостовериться в полном уничтожении документов.

После уничтожения документов сотрудники, выполнившие эту работу, подтверждают факт уничтожения своими подписями в акте. Акты об уничтожении дел, журналов, совершенно секретных, секретных нормативных документов и спецлитературы хранятся постоянно.

Разрешается уничтожать без составления акта:

- черновики и проекты совершенно секретных и секретных документов;

- испорченные листы спецблокнотов;

- корешки спецблокнотов;

- внутренние описи (форма 55);

- испорченные листы (бланки), стоящие на предварительном (машинописном) учете;

- бракованные экземпляры (листы) размноженных совершенно секретных и секретных документов.

В этих случаях отметка об уничтожении производится в журналах, описях и карточках учета с проставлением даты, и заверяется подписями работника секретариата и исполнителя.

Документы, подлежащие уничтожению без акта, после отметки в учетах уничтожаются или складываются в разорванном виде в металлический ящик (урну), находящийся в помещении секретариата. По окончании работы металлический ящик (урна) опечатывается. Материалы уничтожаются по мере накопления, но не реже одного раза в квартал двумя работниками секретариата.

Таблица 4. Ответы на контрольные задания по вопросу 3*

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

3. ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ УЧЕБНОГО ЗАНЯТИЯ

Таблица 5. Ответы на контрольные задания по учебному занятию*

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

4. ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ НА СЛЕДУЮЩЕЕ ЗАНЯТИЕ

1. Заполнить на компьютере и распечатать или заполнить от руки на листе бумаги формата А-4 и представить на следующее занятие таблицы 1, 2, 3, 4, 5 по установленной форме (Приложение). (ВНИМАНИЕ! Не распечатывать весь План-конспект, а только Приложение с заполненными таблицами).
2. Работа с конспектами занятий, учебной и специальной литературой. Поиск, анализ и оценка информации по содержанию учебного материала.

Преподаватель                                                                 Н.В. Малецкая

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Цикловой комиссии

Общепрофессиональных дисциплин и

профессиональных модулей

специальности «Правоохранительная деятельность»

ГБПОУ Юридический коллеж

от ___ ____________ 2016 г. № ____

Приложение

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

Государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение города Москвы

«ЮРИДИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

(ГБПОУ Юридический колледж)

РЕЗУЛЬТАТ работы

обучающегося гр. _______________

___________________________________________________________________

фамилия имя отчество

по _________________________________________________________

учебной дисциплине/междисциплинарному курсу

тема занятия ___________________________________________________________

дата проведения ___________________

Таблица 1. Актуализация ранее изученного материала учебного курса

Таблица 2. Ответы на контрольные задания по вопросу 1

Таблица 3. Ответы на контрольные задания по вопросу 2

Таблица 4. Ответы на контрольные задания по вопросу 3

Таблица 5. Ответы на контрольные задания по учебному занятию

Обучающийся гр. ______                                                        _____________________

                                                подпись                                        ио фамилия

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

Государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение города Москвы

«ЮРИДИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

(ГБПОУ Юридический колледж)

ПЛАН-КОНСПЕКТ практического занятия

по МДК 01.05. Делопроизводство и режим секретности

междисциплинарному курсу

для обучающихся 3 курса

специальность 40.02.02 Правоохранительная деятельность (базовая подготовка)

дата проведения __________

форма проведения дистанционно

преподаватель Малецкая Н.В.

Тема: Порядок контроля исполнения документов

Цель занятия: формирование специальных знаний о правилах организации документооборота.

Задачи занятия:

Обучающая: расширить представление об особенностях контроля исполнения документов, формах и сроках исполнения документов.

Воспитательная: формировать профессиональные качества, прививать культуру труда.

Развивающая: развить умение анализировать, сравнивать полученную информацию; стимулировать внимание.

Информационно-справочное оснащение

Основная литература:

1. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник /Л.А. Румынина. – Изд. 11-е, перераб. и доп. – М. : Академия, 2014.
2. Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования по оформлению документов.

Дополнительная литература:

1. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - Изд. Юрайт — М. : ИД Юрайт, 2013.

Интернет-ресурсы

1. PRO-делопроизводство, форма доступа: http://www.sekretariat.ru/article/210531-qqq-16-m5-konfidentsialnoe-deloproizvodstvo 
2. Центр компетенции по вопросам ДОУ, форма доступа: http://www.edou.ru/index.php

Междисциплинарные связи: ОП. 11 Профессиональная этика, МДК 01.07 Деятельность органов внутренних дел по предупреждению и раскрытию административных правонарушений.

Внутридисциплинарные связи: Организация документооборота. Порядок приема и обработки документов

1. АКТУАЛИЗАЦИЯ РАНЕЕ ИЗУЧЕННОГО МАТЕРИАЛА УЧЕБНОГО КУРСА

(ответить на тестовые задания)

Таблица 1. Актуализация ранее изученного материала учебного курса *

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

2. ИЗУЧАЕМЫЕ ВОПРОСЫ УЧЕБНОГО ЗАНЯТИЯ

Вопрос 1. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Различают:

контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу делопроизводства, в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

В ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;

обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль исполнения документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы делопроизводства. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие документов с контроля;

учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба делопроизводства сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационно-учетной форме.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления, которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба делопроизводства. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Таблица 2. Ответы на контрольные задания по вопросу 1*

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

Вопрос 2. Формы контроля исполнения документов

Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:

- ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

- автоматизированная система контроля исполнения документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.

При ведении контроля исполнения документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

При осуществлении контроля исполнения документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

лицевая сторона

оборотная сторона

Рис. 1.Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль исполнения документов, который ведется с помощью специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты. Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.

Таблица 3. Ответы на контрольные задания по вопросу 2*

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

Вопрос 3. Сроки исполнения документов

Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения, которые могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

Другими словами можно сказать, что для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (по состоянию на 10.07.2017) определены следующие типовые сроки:

поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;

поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "оперативно" предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;

если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;

запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней;

обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты их регистрации. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем федерального органа исполнительной власти либо уполномоченным должностным лицом, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

типовые сроки – принятием нового акта;

индивидуальные – руководителями, которые их установили. 

Таблица 4. Ответы на контрольные задания по вопросу 3*

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

3. ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ НА СЛЕДУЮЩЕЕ ЗАНЯТИЕ

1. Заполнить на компьютере и распечатать или заполнить от руки на листе бумаги формата А-4 и представить на следующее занятие таблицы 1, 2, 3, 4 по установленной форме (Приложение). (ВНИМАНИЕ! Не распечатывать весь План-конспект, а только Приложение с заполненными таблицами).
2. Работа с конспектами занятий, учебной и специальной литературой. Поиск, анализ и оценка информации по содержанию учебного материала.

Преподаватель                                                                 Н.В. Малецкая

Приложение

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

Государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение города Москвы

«ЮРИДИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

(ГБПОУ Юридический колледж)

РЕЗУЛЬТАТ работы

обучающегося гр. _______________

___________________________________________________________________

фамилия имя отчество

по _________________________________________________________

учебной дисциплине/междисциплинарному курсу

тема занятия ___________________________________________________________

дата проведения ___________________

Таблица 1. Актуализация ранее изученного материала учебного курса

Таблица 2. Ответы на контрольные задания по вопросу 1

Таблица 3. Ответы на контрольные задания по вопросу 2

Таблица 4. Ответы на контрольные задания по вопросу 3

Обучающийся гр. ______                                                        _____________________

                                                подпись                                        ио фамилия

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

Государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение города Москвы

«ЮРИДИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

(ГБПОУ Юридический колледж)

ПЛАН-КОНСПЕКТ занятий

по МДК 01.05. Делопроизводство и режим секретности

междисциплинарному курсу

для обучающихся 3 курса

специальность 40.02.02 Правоохранительная деятельность (базовая подготовка)

дата проведения _________________

форма проведения дистанционно

преподаватель Малецкая Н.В.

Тема: Требования к формированию дел в делопроизводстве. Экспертиза ценности документов

Цель занятия: формирование специальных знаний о правилах составления внутренней описи документов дела, оформление обложки дела. Цель экспертизы ценности документов.

Задачи занятия:

Обучающая: расширить представление об особенностях формирования дела, условиях хранения дел в текущем делопроизводстве; этапах и критериях экспертизы ценности документов.

Воспитательная: формировать профессиональные качества, прививать культуру труда.

Развивающая: развить умение анализировать, сравнивать полученную информацию; стимулировать внимание.

Информационно-справочное оснащение

Основная литература:

1. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник /Л.А. Румынина. – Изд. 11-е, перераб. и доп. – М. : Академия, 2014.
2. Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования по оформлению документов.

Дополнительная литература:

1. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - Изд. Юрайт — М. : ИД Юрайт, 2013.

Интернет-ресурсы

1. PRO-делопроизводство, форма доступа: http://www.sekretariat.ru/article/210531-qqq-16-m5-konfidentsialnoe-deloproizvodstvo 
2. Центр компетенции по вопросам ДОУ, форма доступа: http://www.edou.ru/index.php

Междисциплинарные связи: ОП. 11 Профессиональная этика, МДК 01.07 Деятельность органов внутренних дел по предупреждению и раскрытию административных правонарушений.

Внутридисциплинарные связи: Обработка документов, подготовка их к хранению

1. АКТУАЛИЗАЦИЯ РАНЕЕ ИЗУЧЕННОГО МАТЕРИАЛА УЧЕБНОГО КУРСА

(ответить на тестовые задания)

Таблица 1. Актуализация ранее изученного материала учебного курса *

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

2. ИЗУЧАЕМЫЕ ВОПРОСЫ УЧЕБНОГО ЗАНЯТИЯ

Вопрос 1. Оформление дел

Подготовка исполненных документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель - упорядочение и хранение исполненных документов, создание условий для их использования в справочной работе учреждения и пополнение Государственного архивного фонда.

П о д г о т о в к а   исполненных документов к хранению и использованию включает в себя: • экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

• оформление дел;

• описание документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

• обеспечение сохранности дел;

• передачу дел в архив учреждения.

Оформление дел предполагает проведение комплекса работ по переплету дела, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов (в необходимых случаях), внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Оно начинается с момента заведения дел в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в котором они были закончены. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации и нумерации листов, без составления заверительной надписи. При оформлении обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения на основании ГОСТ 17.914-72 указываются следующие реквизиты: наименование организации, ее непосредственная подчиненность, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр. Кроме того, на обложках дел долговременного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы (рис. 1). При оформлении обложки дела соблюдаются следующие требования: наименование учреждения пишется полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывается его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносятся на обложку из номенклатуры дел.  

Рис. 1. Обложка дела долговременного сорока хранения

В конце делопроизводственного года в реквизиты обложки дела постоянного или временного (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся необходимые уточнения. Если наименование учреждения (вышестоящей организации или структурного подразделения) изменилось, на обложке дописывается новое наименование, а старое заключается в скобки, но ни в коем случае не зачеркивается. Если заголовок не отражает содержания документов дела, в него вносят дополнительные сведения и уточнения, например копийность; подлинность не отражается. Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Важным реквизитом обложки дела является дата (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Правильное датирование дел зависит от характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную документацию, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов - число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в том (дело). Датой дела, содержащего протоколы, являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов по личному составу о приеме и увольнении сотрудника, на которого это личное дело оформлено. Если делом является журнал регистрации приказов, то его датой будут календарные даты первой и последней записей в журнале. Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела (это касается различных приложений), то под последней с новой строки делается следующая запись: «В деле имеются документы за годы». Если дата документа определяется приблизительно, на основании анализа его содержания, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки.

Обязательным реквизитом обложки дела является количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Срок хранения дела переносится на обложку из соответствующей графы номенклатуры дел после сверки его с отраслевым перечнем документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно» и указывается статья по Перечню типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Обложка оформляется светостойкими чернилами черного или фиолетового цвета.

В целях обеспечения сохранности и систематизации документов со сроком хранения свыше 10 лет, нумерация листов (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) делается сплошная арабскими цифрами. Листы нумеруются в правом верхнем углу только черным графитным карандашом или механическим нумератором. Применение чернил и цветных карандашей запрещается. Если дело состоит из нескольких томов, листы нумеруют отдельно по каждому тому. Лист любого формата, подшитый за один край (даже если он сложен), нумеруют как один лист; лист, сложенный и подшитый по изгибу, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если в дело подшиты конверты с надписями и вложениями, конверты нумеруются, а на вложениях проставляются номера, следующие за номером конверта. Наличие вложений, которые нумеровать нельзя (медали, монеты, ткани), оговаривается в заверительной надписи.

Если в нумерации листов было допущено большое количество ошибок, листы дела перенумеровывают, при этом старый номер зачеркивают наклонной чертой так, чтобы он был ясно виден. При небольшом количестве ошибок нумерацию листов исправляют: на пропущенных листах ставят номер предыдущего пронумерованного листа с прибавлением буквенного обозначения, например 30а, 67б. При повторении одного номера на нескольких страницах, начиная со второго, также прибавляют буквы.

Подшитые документы, имеющие собственную нумерацию листов (включая печатные издания), сохраняют нумерацию, если она соответствует последовательности расположения листов в деле, или нумеруют в общем порядке.

В конце каждого дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись (рис. 2). Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа запрещается.

Если дело подшито или переплетено без бланка заверительной надписи, он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела. В заверительной надписи должны оговариваться такие особенности нумерации документов дела, как наличие пропущенных номеров, номера листов с наклеенными фотографиями, конверты с вложениями.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «плюс» - количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Рис. 2. Лист заверительной надписи

Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления, и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Таблица 2. Ответы на контрольные задания по вопросу 1*

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

Вопрос 2. Опись документов, находящихся в деле

Для определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные дела), составляется внутренняя опись документов, содержащихся в деле. Опись составляется также в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки дел которых не раскрывают их конкретного содержания (рис. 3).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием должности и даты. В опись вносится каждый документ дела, указываются индекс документа, его дата, краткое содержание, количество листов. Целесообразность составления внутренней описи определяется инструкцией по ведению делопроизводства в данной организации.

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ

Опись дел служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т. е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно. При подготовке к передаче в архив дела за несколько лет сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурной. Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопроса, хронологии или по алфавиту.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, на них составляется отдельная опись, которая представляет собой перечень дел с самостоятельной сплошной (порядковой) законченной нумерацией. Личные дела, личные карточки уволенных сотрудников и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. При большом объеме специальной документации, например технической, на нее также составляются отдельные описи. В описание каждого дела входит следующее: порядковый номер, индекс дела, заголовок дела (в том числе аннотация), дата, количество листов, срок хранения и примечание.

В бесструктурном учреждении описи составляются на все дела, образовавшиеся в процессе его деятельности. В организации с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет. В крупных учреждениях описи составляются по единой установленной форме на дела каждого структурного подразделения в отдельности.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители подразделений.

Опись дел структурных подразделений составляется в двух экземплярах: 1-й передается в архив, 2-й - в структурное подразделение. Описи представляют в архив через год после завершения дел в делопроизводстве, за исключением описи дел структурных подразделений министерств, которые представляют их через два года.

На основании описей дел структурных подразделений архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения, по ней будут передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами.

Рис. 3. Внутренняя опись документов

Таблица 3. Ответы на контрольные задания по вопросу 2*

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

Вопрос 3. Экспертиза ценности документов

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности каждой организации, различны. Для определения исторической и практической ценности документов проводят их экспертизу, руководствуясь определенными критериями: оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К р и т е р и я м и   о ц е н к и   п р о и с х о ж д е н и я   являются роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, время и место создания документа.

Критериями оценки содержания являются значимость события (явления, предмета), отраженного в документе, значение содержащейся информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей, резолюций, служебных отметок), особенности передачи текста, материальная основа документа и его физическое состояние.

Основной задачей экспертизы ценности документов является определение категорий документов, подлежащих постоянному или временному срокам хранения. Также экспертиза ценности решает следующие задачи:

• определение состава документов, соответствующих профилю каждого государственного архива;

• обеспечение полноты состава документов учреждений, восполнения утраченных документов;

• изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения необходимыми сведениями, отражающими все стороны экономической, культурной и общественной жизни.

Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов:

• 1-й этап - оценка документов в делопроизводстве, проводимая для определения возможных сроков хранения различных категорий дел. Ее результаты находят отражение в номенклатуре дел;

• на 2-м этапе в архиве учреждения осуществляется освобождение от документов, не подлежащих хранению. Существенную помощь учреждениям в отборе документов оказывают перечни дел, подлежащих приему на государственное хранение, и перечни дел с указанием сроков хранения документов;

• 3-й этап состоит в окончательном отборе документов на постоянное хранение в государственных архивах.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора для передачи на государственное хранение в министерствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК), в остальных организациях, а также в структурных подразделениях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

В своей работе ЦЭК руководствуется Положением о Федеральном архивном агентстве, требованиями ГСДОУ, нормативно-методическими документами других учреждений Федерального архивного агентства, типовыми и отраслевыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, положением об ЭК.

ЭК создается приказом руководителя учреждения или структурного подразделения из числа наиболее квалифицированных сотрудников ДОУ в количестве не менее трех человек. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру учреждения, делопроизводство, состав и содержание документации учреждения.

В состав ЭК обязательно включается заведующий архивом (лицо, ответственное за архив), а в состав ЦЭК - представитель соответствующего учреждения Федерального архивного агентства. Председателем назначается один из руководящих работников учреждения (структурного подразделения).

Заседания ЭК проводятся в соответствии с планом работы, утвержденным руководителем, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Заседания протоколируются. Протокол подписывают председатель и секретарь экспертной комиссии, утверждает его руководитель учреждения.

В каждой организации, имеющей ЭК, разрабатывается положение, в котором определяются функции, права и порядок организации работы экспертной комиссии. Положение об ЭК разрабатывается на основе типового положения, утверждается руководителем учреждения и согласовывается с соответствующими учреждениями Федерального архивного агентства. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения проводится в делопроизводстве учреждения и в архиве. В делопроизводстве она осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЭК. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к различным делам, подготовке дел к последующему хранению. В архиве экспертиза ценности документов проводится при их отборе на государственное хранение работниками архива. При экспертизе ценности документов, осуществляемой в делопроизводстве, одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (дo 10 лет) срока хранения с истекшими сроками.

Для правильного определения ценности документов члены ЭК (ЦЭК) изучают историю учреждения, его функции, структуру, систему делопроизводства, документацию, связи с другими организациями. Правильное отнесение документов к делам с соответствующими сроками хранения и оценка их научной и практической ценности обеспечиваются путем полистного просмотра дел. Отбор документов на государственное хранение и уничтожение только на основании заголовков на обложках дел - без анализа фактического содержания имеющихся в них документов - не допускаются.

На постоянное хранение отбираются подлинники документов (при отсутствии подлинников ценных документов на хранение оставляют их заверенные копии), содержание которых наиболее полно характеризует основную деятельность учреждения. К ним относятся уставы, положения, постановления, приказы, указания, протоколы совещаний и заседаний коллегиальных органов, сводные и статистические данные. На постоянное хранение отбирается переписка с правительственными органами, вышестоящими организациями по основным вопросам деятельности учреждения.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление документации учреждения на три группы: основную, вспомогательную и по личному составу. Основная документация отражает основные направления деятельности учреждения в соответствии с его назначением и поэтому, как правило, подлежит постоянному хранению. Вспомогательная документация - это оперативная переписка, а также документы по финансированию, учету, отчетности, административно-хозяйственной деятельности, имеющие лишь оперативное назначение. Для нее устанавливаются временные сроки хранения. А документация по личному составу обычно имеет длительный срок хранения, так как используется часто в справочных целях, а некоторые ее группы ввиду научной ценности подлежат постоянному хранению (личные дела выдающихся деятелей литературы, искусства, политики). Во избежание дублирования документов в архивных фондах разных организаций при экспертизе ценности следует учитывать, что постановления, распоряжения, приказы и другие документы хранятся, как правило, по месту их издания или подписания; инструкции и другие нормативные документы - по месту их разработки и утверждения; протоколы - по месту их составления (проведения заседания). При определении сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения (3, 5, 10 лет), когда предусматривается их группировка в одном деле, продолжительность хранения определяется по тем документам, которые имеют наиболее длительный срок хранения.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. В результате работы ЭК выделяют четыре группы документов с различными сроками хранения: 1) постоянного срока хранения в государственном архиве; 2) временного срока храпения в архиве (свыше 10 лет);~ временного срока хранения (до 10 лет); 4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Уничтожение отобранных дел как не подлежащих дальнейшему хранению оформляют актом (трафаретный текст), который подписывают председатель и члены комиссии, утверждает руководитель учреждения. Документы могут быть уничтожены только после подписания акта.

Таблица 4. Ответы на контрольные задания по вопросу 3*

* - заполненная таблица переносится в Приложение, которое распечатывается и представляется на следующее занятие.

3. ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ НА СЛЕДУЮЩЕЕ ЗАНЯТИЕ

1. Заполнить на компьютере и распечатать или заполнить от руки на листе бумаги формата А-4 и представить на следующее занятие таблицы 1, 2, 3, 4 по установленной форме (Приложение). (ВНИМАНИЕ! Не распечатывать весь План-конспект, а только Приложение с заполненными таблицами).
2. Работа с конспектами занятий, учебной и специальной литературой. Поиск, анализ и оценка информации по содержанию учебного материала.

Преподаватель                                                                 Н.В. Малецкая

Приложение

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

Государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение города Москвы

«ЮРИДИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

(ГБПОУ Юридический колледж)

РЕЗУЛЬТАТ работы

обучающегося гр. _______________

___________________________________________________________________

фамилия имя отчество

по _________________________________________________________

учебной дисциплине/междисциплинарному курсу

тема занятия ___________________________________________________________

дата проведения ___________________

Таблица 1. Актуализация ранее изученного материала учебного курса

Таблица 2. Ответы на контрольные задания по вопросу 1

Таблица 3. Ответы на контрольные задания по вопросу 2

Таблица 4. Ответы на контрольные задания по вопросу 3

Обучающийся гр. ______                                                        _____________________

                                                подпись                                        ио фамилия