Статья студентки Тумаковой Василины

Влияние делового стиля секретаря-референта на имидж организации

Тумакова Василина,
студентка 2 курса группы ОД-1401,
специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
Научный руководитель: Стёпина С.Н.,
преподаватель ПЦК ИиОТ

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы [5].
А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.
Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора (в Толковом словаре В.Даля определяем: «статс-секретарь», доверенный письмовод государя»). В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I).
В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».
За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину.
Секретарь-референт – это первый представитель учреждения, к которому обычно обращается посетитель. Доброжелательно ли разговаривает с людьми, умеет ли дать деловой, правильный совет, какой порядок в приемной – из всего складывается первое впечатление об учреждении.

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда.
От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. Секретарь должен придерживаться "делового фирменного стиля". Точность, компетентность, корректность, оперативность, лаконизм, вежливость и доброжелательность – вот основные его принципы и их надо соблюдать в работе.
Профессиональный секретарь — лицо компании. И от того, каково же это лицо, порой зависит успех организации. Здесь играет роль любая мелочь: грамотная речь, умение работать с документами, знание этикета, навыки общения по телефону и, несомненно, деловой стиль секретаря-референта.
Специфика секретарской работы состоит в операциях с документами и многочисленных контактах с людьми, как непосредственных, так и по телефону, телетайпу, с помощью переписки. Причем, как правило, эти функции приходится осуществлять параллельно с выполнением нескольких, подчас даже не связанных между собой работ и поручений. Это предполагает умение правильно распределять внимание, быстро и безошибочно переключаться с одного объекта на другой, оперировать с техникой и одновременно вести прием посетителей. И все надо делать на высоком профессиональном уровне, без нервозности, интеллигентно, тактично, доброжелательно и дипломатично.
Работа секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря-референта предъявляется ряд требований, которые можно разделитъ на требования к деловым и личным качествам.
К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным [2, с. 112].
Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д.
Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.
Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.
При подборе секретарей-референтов на одном из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны, умение в разговоре проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы – это всегда ценится в сотруднике.
К важнейшим качествам секретаря-референта относится – пунктуальность.
Особенно большое значение имеет своевременность предъявления документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний. Секретарь-референт никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.
Лаконизм - сжатость и выразительность речи; слово это произошло от имени спартанцев, населявших Лаконт и умевших выразить много в немногих словах [4].
Секретарь-референт должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.
Работа секретаря-референта никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе основное качество для идеальных отношений с руководителями.
Ответственность — секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы.
При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителем и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно сохранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.
Секретарь-референт должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работает его руководитель и фирма в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении. Преданность профессии — любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.
К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.
Немалую роль на влияние имиджа организации оказывает внешний вид секретаря-референта, который должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки.
Секретарь должен быть всегда "в форме": тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции.
Имидж – это реальное или воображаемое представление об организации, которое складывается из фирменного стиля, который, в свою очередь, включает оформительский и деловой стиль [7]. Разумеется, фирменный стиль будет эффективно воздействовать на клиентов лишь при условии безупречности качества производимых фирмой товаров работ, оказываемых услуг. Но не в меньшей мере его эффективность зависит от дирекции и работников фирмы и в первую очередь - от секретаря.

Деловой костюм для женщины должен выполнять сразу несколько функций. Он должен быть удобным, модным, презентабельным, строгим и красивым. Деловая женщина много времени проводит на работе, а это значит, что костюм должен создавать ей определенные удобства, не затруднять движений. Кроме того, лозунг «встречают по одежке» как нельзя более актуален именно для деловой одежды. Согласитесь, невозможно добиться нужного результата на трудных переговорах, если думать, соответствует ли твой деловой костюм уровню встречи. И, разумеется, женщина должна оставаться женщиной и выглядеть великолепно в любой одежде!

Правильно подобранная деловая одежда придает женщине уверенность, демонстрирует ее значимое положение и благополучие, подчеркивает деловую хватку, не уступающую мужской, акцентирует внимание на лидерских качествах и, в то же время, позволяет быть женственной и привлекательной.

Но не каждый костюм можно использовать в качестве деловой одежды. Что же такое женский деловой костюм? Это строгий классический пиджак приталенного силуэта, строгая прямая юбка, имеющая среднюю длину, или брюки прямого кроя. Декоративных элементов и деталей в таких костюмах может быть совсем немного, лишь для того, чтобы подчеркнуть женственность. Цветовая гамма также отличается строгостью, хотя, безусловно, она разнообразнее, чем в мужской деловой одежде. Как правило, используются синие, черные и серые цвета тканей для делового женского костюма. Возможны неброские фоновые рисунки, клетка и полоска.

Блузки для офисного костюма также строгие, покрой близкий к мужской сорочке, цвета неброские, спокойные. Блузка должна гармонировать со стилем костюма и его цветом.

Цвет одежды – это первое, что бросается в глаза собеседнику. Если Вы работаете с клиентами, то лучше всего выбрать мягкие cветло-коричневые (бежевый, песочный, желтовато-коричневый) оттенки. Коричневый костюм подчеркивает солидность своей обладательницы. Черный костюм подчеркнуто официален, при этом в черном Вы всегда выглядите элегантно и гораздо стройнее. Костюм белого цвета выглядит очень нарядно, но производит впечатление некоторой наивности. Красный костюм облегчит знакомство с мужчиной, однако на работе может вызвать зависть у коллег. В оранжевом костюме можно свернуть горы и при этом не почувствовать усталости. Зеленый костюм сделает Вас очень приятным для общения человеком. Если Вы придете на работу в синем костюме, то произведете впечатление честного и добросовестного работника, уравновешенного. Костюм серого цвета предпочтет человек, не желающий выделяться среди других.

Колготки или чулки должны быть черного или телесного цвета. Рисунки и узоры в офисе неприемлемы.

Теплые колготки с деловым костюмом не смотрятся.

Если Вы надеваете капроновые носки, то их лучше заменить на гольфы, чтоб из‑под брюк при сидении не было видно голых ног.

Для секретаря-референта немаловажную роль играет макияж. В первую очередь – это нанесение основы под макияж, которая в зимних условиях должна быть более жирной, плотной, чем обычно. Затем затушуйте самые заметные недостатки вашей кожи – пятна, прыщики, синяки под глазами.

Следующий этап – макияж глаз, состояние которых очень важно для делового общения. Ваша задача – сделать взгляд более выразительным, а не агрессивным и доминирующим, так что откажитесь от стрелок в стиле «кошачьего глаза». Оптимальным для делового макияжа является контур коричневого, темно-серого, темно-синего цветов, однако его подбирают уже после того, как выбран цвет теней.

Тушь предпочтительнее выбирать с учетом зимней непогоды – водостойкую, с дополнительными функциями.

Губы позволяют при любых экспериментах со своей внешностью чувствовать себя женщиной. Сегодня некоторые яркие оттенки помады допустимы даже в деловой обстановке.

И последнее – нанесение пудры. В любых обстоятельствах T-zone должна быть матовой. Перед выходом из дома стоит отдать предпочтение рассыпчатой пудре, а с собой захватить компактную и подновлять макияж на работе, а при неблагоприятной погоде вообще не стоит наносить пудру до прихода в офис.

Часы – самый важный, дорогой и престижный аксессуар делового человека. В классическом деловом стиле предпочтение отдается элегантным механическим часам со стрелками и белым циферблатом, на кожаном ремешке, также гармонирующим по цвету и тиснению кожи со всеми аксессуарами. Кварцевые часы более практичны и просты в обращении, но механические престижнее.

Аксессуары: перчатки, сумка, портмоне, визитница – должны быть объединены одним цветом и фактурой натуральной кожи, без излишеств и украшений.

У секретаря обязательно должен быть свой имидж. Под ним в данном случае надо понимать опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как венец всего – укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.
Таким образом, для каждой уважающей себя организации важно иметь такого секретаря-референта, который бы достойно представлял имидж организации в своем лице. Ведь как гласит знаменитая поговорка «Встречают по одёжке, а провожают по уму».

Итак, формула идеального секретаря сводится к следующему: совокупность блестящих профессиональных знаний и навыков в гармонии с внешним и внутренним обликом.

Чем меньше отклонение индивидуального имиджа секретаря-референта от идеального образа, тем престижнее имидж организации.


Список литературы:

1.             Браун Л. Имидж – путь к успеху. – СПб.: Питер, 2001. – 192 c.
2.             Панфилова А.П. Имидж делового человека. – Спб.: ИВЭСЭП: Знание, 2007. – 490 с.
3.             Шепель В.М. Имиджелогия. Как нравиться людям. – М.: Народное образование, 2002. – 576 с.
4.             Словарь иностранных слов русского языка. [Электронный ресурс] //http://dic.academic.ru/dic.nsf/dic_fwords/39545/
5.             Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. [Электронный ресурс] http://www.sudru.ru
6.             Секретарь-референт - востребованная профессия. [Электронный ресурс] http://www.bastionspb.ru/stat-i/sekretar-referent-vostrebovannaya-profes...
7.             Каким должен быть секретарь-референт. [Электронный ресурс] http://files.school-collection.edu.ru/dlrstore/61d0f173-4991-11dc-8314-0...
8.             Имидж секретаря. [Электронный ресурс] http://www.e-reading.club/chapter.php/130779/41/Smirnova_-_Deloproizvods...