База данных секретаря

В настоящее время многие школы имеют компьютеры. Это дает возможность их применения в различных направлениях, в том числе и для повышения оперативности работы секретаря, завуча, директора, классного руководителя. Применение компьютеров может резко ускорить  работу специалиста, облегчить построение разнообразных отчетов, графиков, диаграмм, а вместе с тем и сэкономить рабочее время.

        Создание базы данных всех учащихся  позволит быстро отслеживать динамику происходящих в школе процессов.     В нашей школе нет такой базы данных.

Поэтому одной из составных задач можно рассматривать проблему автоматизации рабочего места секретаря.

О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени секретарь тратит  на оформление различной документации и заполнение картотек, поиск  данных учащихся и их  адресов.

Мой проект предусматривает создание единой школьной базы данных с информацией обо всех учащихся.

Целью данной работы является разработка и реализация автоматизированного рабочего места  секретаря, обеспечивающего хранение, накопление и предоставление всей необходимой информации об учащихся школы.

Для достижения цели выполняются  задачи:

•         исследовать предметную область;

•         создать программный продукт;

•         провести тестирование АРМ  в учреждении.

                 Проектная работа включает в себя этапы:

·         моделирования,

·         реализации

·         практического применения.

                     Этап моделирования включает в себя: сбор информации,   разработку информационной структуры,     наполнение структуры данными.

На этом этапе:

  а) была исследована предметная область (место секретаря):

·         функции секретаря;

·         документы  секретаря, содержащие информацию, необходимую для разработки автоматизированного рабочего места

       б)  были проанализированы приложения офисного пакета (Word, Excel, Access)

        в)  проводилось сравнение Баз данных в этих приложениях

         г) необходимо было  составить структуру базы данных на бумажных носителях.

         д) наполнялась  структура  данными (данные брались у секретаря).

        Следующий этап представлен реализацией модели в электронной  среде.

          На этом этапе создавались этапы разработки.

Работа в Access начинается с определения  таблиц и их полей, которые будут содержать данные. Так как данная база данных разработана для конкретного специалиста, данной школы, то в  таблицы были введены данные этого учреждения.

На основе этих таблиц были сформированы формы.

 Формы – одно из основных средств, для работы с базами данных в Access . Они используются для ввода новых записей, просмотра и редактирования уже имеющихся данных. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления.

        Форма "Личные карточки" предназначена для заполнения таблицы "Основные сведения об учащихся". Так же созданы формы ПМПК, Воинский учет, Многодетные, Список сирот. Данные формы были созданы с помощью "мастера форм".

Для того чтобы представить данные удобнее для пользователя была создана "Главная" форма,  которая автоматически появляется при запуске программы, что было достигнуто путём изменения её свойств. С неё и начинается работа с базой данных. Данная форма упрощает доступ к сведениям, хранящимся в базе данных..

На "Главной" форме находится ряд кнопок, а также надписей, указывающих на них. Прямо с этой формы можно перейти к любому объекту базы данных (форме, запросу, отчёту). Здесь же можно узнать общую информацию о школе или посмотреть справочники.

Завершить работу с формой, можно нажав кнопку "Закрыть форму".

         Программный продукт, разработан для реферата, на основе  функций   секретаря должен решать ряд задач:

• хранение и ведение информационной базы;
• автоматизация оформления документов учащихся;
• учет учащихся;
• формирование отчетности.

              Практическое применение полученных результатов заключается в  автоматизации рабочего места секретаря.

            Секретарь, завуч, директор или учителя  могут  при помощи разрабатываемой мною программы - автоматизированное рабочее место «Секретарь»   построить отчет  об учащихся по классам, сравнить их с результатами прошлых лет. Также быстро можно найти и информацию о требуемом ученике или построить отчет.

 Минимальные требования к программе:

1. Наличие установленного Microsoft Access 2000/2002/XP/2003.

2. 15 мегабайт свободного пространства на жёстком диске.

3. Графический режим монитора 800x600 или выше.

База данных "Секретарь" разработана в полном соответствии с поставленной задачей. Программный продукт имеет удобный интерфейс, который позволяет легко работать с базой данных даже без специальной подготовки.

Данная разработка была создана специально для специалиста ГБОУ СО «Карпинская СКШИ №1", но может быть нужна и полезна секретарям любого учебного заведения.

Работая, над выше указанной темой мне пришлось заниматься самообразованием.

Данная программа прошла тестирование в школе. В ходе было установлено, что программный продукт соответствует требованиям специалиста.

               Нужно отметить, что поставленные в данной работе цель и задачи успешно выполнены.