Учебно-исследовательская работа "Методическое пособие Ms Access и OO.org Base, MsExcel OO.org и Calc"

XIV муниципальный конкурс

учебно-исследовательских работ учащихся

Методическое пособие

«Microsoft Access и OpenOffice.org Base, Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc»

Работу выполнила:

Севрюкова Ирина Александровна,

ученица 9б класса МОУ СОШ №8

Руководитель:

Гилева Ирина Ивановна,

учитель информатики МОУ СОШ №8

Красновишерск, 2010

Введение

Современный человек окружил себя помощниками. Для выполнения той или иной работы использует он различные механизмы и приспособления. Строит ли дом, возделывает ли землю, готовит ли обед – всюду они – послушные и выносливые механизмы. Даже умственную работу, связанную с обработкой информации, человек поручил механизму – компьютеру. Этот неутомимый труженик, каким бы умным он не казался, остается роботом, исполняющим команды человека и ничего не понимающим в символах, которые обрабатывает.

На сегодняшний момент невозможно представить жизнь без компьютеров. Они повсюду – в детском саду и в школе, в государственных органах и на частных предприятиях, на космических станциях и в бытовой технике. В наш век, когда все человечество семимильными шагами стремится войти в информационное общество, все больше и больше людей из сферы материального производства переходят в сферу работы с информацией. На сегодняшний момент почти 50% всего работоспособного населения Земли заняты умственной работой, что в свою очередь требует владения элементарными средствами обработки, хранения и передачи информации. Этим элементарным средством является компьютер или (используя российский термин) ЭВМ – электронно-вычислительная машина.

На современном этапе развития вычислительной техники существует огромное количество программ. Все они делятся на три группы: системное программное обеспечение, прикладное программное обеспечение и системы программирования, с помощью которых любой ученик российской школы может написать свою программу для решения своей задачи!

Наиболее распространенной операционной системой является операционная система Windows. Однако есть и другие операционные системы, которые  в последнее время успешно завоевывают рынок программных продуктов, благодаря своим достоинствам, например, бесплатности и открытости для модификации. Речь идет, в первую очередь, об операционной системе Linux. Такая же ситуация складывается и с прикладными программами, нацеленными на решение пользователем своих информационных задач. К ним относятся так называемые текстовые и графические редакторы, системы управления базами данных, электронные таблицы. По данным отдела Дистрибьюции ГНУ/Линуксцентра  уже 7% пользователей предпочитают ОС Linux

В школе, на уроках информатики, как правило, изучаются традиционные программные продукты – это операционная система Windows и пакет прикладных программ Microsoft Office.  Однако в жизни выпускнику школы может понадобиться умение работать с другими операционными системами и офисными программами. Есть в классе компьютеры, на которых установлена операционная система Linux и пакет прикладных программ OpenOffice.org. Однако одновременное использование двух различных систем достаточно трудоемкий процесс. Основной проблемой является отсутствие дидактических материалов, включающих в себя описание последовательности работы в той или иной системе, программе.

В связи с вышеизложенным, мне кажется интересным вопрос сравнения операционных систем Windows и Linux, пакетов прикладных программ Microsoft Office и OpenOffice.org. Однако полностью охватить весь комплекс заявленных программ в настоящее время не представляется возможным. Поэтому мы остановимся на двух прикладных программах, изучаемых в 9 классе: табличном процессоре и системе управления базами данных.

Целью моей работы является создание методического пособия «Microsoft Access, Microsoft Excel и OpenOffice.org Base, OpenOffice.org Calc».

Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

1. проанализировать литературу по данной теме;
2. решить задачи с использованием Microsoft Access, Microsoft Excel, OpenOffice.org Base, OpenOffice.org Calc;
3. сравнить возможности редакторов Microsoft Access и OpenOffice.org Base, Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc;
4. создать методическое пособие, ориентированное на учащихся 9 классов и описывающее технологию решения задач с помощью вышеназванных программ.

Работа содержит введение, две главы, заключение, список литературы, содержащий 7 источников и 5 приложений. В первой главе сравниваются функциональные возможности программ Microsoft Access и OpenOffice.org Base, Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc. Во второй главе описывается практическое исследование основных возможностей вышеназванных программ. В приложении 1 представлены файлы с решениями задач в электронном виде (на CD-носителе), в приложении 2  - созданное нами методическое пособие. Приложения 3-5 содержат тексты задач.

В своей работе мы опирались на труды Семакина И.Г., Симонович С.В., Лапчик М.П., широко использовались электронные ресурсы сети Интернет.

Глава 1 Общие сведения о Microsoft Access и OpenOffice.org Base,

Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc

1.1. Возможности систем управления базами данным Ms Access и OpenOffice.org Base

Компьютерные информационные системы позволяют хранить большие объемы данных, осуществлять в них быстрый поиск, вносить изменения, выполнять всевозможные манипуляции с данными (сортировать, группировать и др.). Такое программное обеспечение называется СУБД – системы управления базами данных.

Для персональных компьютеров существует целый ряд СУБД реляционного типа (relation – «отношение», «таблица»).  Исторически одной из первых таких систем была Dbase. Для работы с ней необходимы были знания специализированных языков (FoxPro, Paradox), так как любые действия с информацией проводились с помощью прикладных программ, написанных самим пользователем. В настоящий момент используются современные СУБД, ориентированные на  работу с неподготовленным пользователем. В этих  программах разработаны специальные диалоговые оболочки позволяющие пользователю легко пополнять и изменять базу данных, осуществлять поиск данных по любым условиям, создавать отчетные документы. [2,345]

Рассмотрим возможности двух, наиболее популярных, СУБД: Microsoft Access и OpenOffice.org Base.

Microsoft Access – это функционально полная реляционная система управления базами данных (СУБД), в которой предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Кроме того, Access – мощная платформа разработки офисных приложений с чрезвычайно гибкой и функциональной средой пользователя.

Access – инструмент, предназначенный для быстрой разработки и развертывания офисных информационных систем. Он позволяет привлекать мощь реляционной базы данных для обработки информации и быстрого формирования деловых решений, интегрировать данные из электронных таблиц и других баз данных, использовать информацию совместного доступа во внутренних сетях и Интернете, компоненты других приложений.

Среда Access может с успехом использоваться начинающими пользователями для познания секретов баз данных, программирования и увлекательных занятий по созданию несложных приложений, а также предоставляет мощные инструменты разработки опытным программистам.

Microsoft Access – масштабируемая программа. Создаваемые прикладные решения могут легко расширяться для реализации новых деловых задач и управления данными.

Симонович С.В. выделил следующие основные возможности Access [5, 102]:

1. управление данными во внешней и внутренней памяти и обеспечение эффективного доступа к ним в процессе решения задач;
2. поддержание целостности данных и управление транзакциями;
3. обеспечение безопасности данных;
4. ведение систематического  журнала изменений в БД для обеспечения восстановления БД после технического или программного сбоя;
5. проверка допустимости введенного значения;
6. автоматизация многих процессов без программирования;
7. наличие встроенного языка программирования VBA (Visual Basic for Applications), с помощью которого можно программировать сложные процедуры обработки данных;
8. взаимодействие Access с другими приложениями;
9. средства для работы в Internet
10. инструменты для управления базами данных: конструкторы таблиц, форм, запросов, отчетов и др.

Интегрированная среда Access предназначена для простого, логического представления на экране информации базы данных и иных объектов, используемых при разработке приложения, а также для работы с имеющимися приложениями.

Через ряд окон интерфейса можно выполнять следующие процедуры разработки:

1. добавлять, изменять и удалять объекты в приложениях, базах данных и компонентах;
2. редактировать методы и свойства объектов;
3. устанавливать соединения между объектами интерфейса и объектами данных;
4. просматривать и выбирать компоненты текущих объектов и библиотек;
5. отлаживать код программных процедур;
6. тестировать объекты приложения, определять их вид и поведение во время выполнения.

Основные объекты окна БД имеют следующие назначения:

1. таблица – основное средство для хранения информации в БД;
2. запрос – это инструмент для извлечения необходимой информации из исходных таблиц и предоставления её в удобной форме;
3. форма – это основное средство для ввода данных, управления СУБД и вывода результатов на экран монитора;
4. отчет – это специальное средство для формирования выходных документов и вывода их на принтер;
5. макросы в Access представляют собой совокупность внутренних команд, предназначенных для автоматизации работы с БД;
6. модули являются программами, создаваемые средствами языка VBA, и похожи на макросы в Word и Excel.

Таблицы, запросы, формы и отчеты БД можно создавать в двух режимах: вручную с помощью Конструктора или при помощи Мастера. Выбор средства определяется конкретными обстоятельствами, однако следует заметить, что Мастер быстро создает заготовку объекта, которую обычно требуется «дорабатывать» вручную.

OpenOffice.org Base является некоммерческим аналогом СУБД Microsoft Access. Сама программа очень проста и приятна в использовании. Но за всей ее простотой есть много функций [7].

Основные функции OpenOffice.org Base:

1. создание добавление, удаление, редактирование баз данных;
2. возможна работа с таблицами *.dbf, MS Access, адресными книгами, текстовыми файлами, а также электронными таблицами, созданными в OpenOffice.org Calc или MS Excel;
3. создание, редактирование форм (готовую форму можно экспортировать в документ OOo Writer, который затем использовать как самостоятельный объект)
4. создание, редактирование запросов (поддерживаются вложенные запросы и запросы с параметрами);
5. создание, редактирование отчетов (существует более лучший инструмент создания отчетов — Sun Report Builder. Этот инструмент позволяет создавать отчёты практически любой сложности.
   Он поддерживает группировку, выполнение встроенных пользовательских функций, условное форматирование. Результатом работы SRB является документ Writer или Calc, которые в дальнейшем можно распечатать или редактировать

Заголовки меню всех программ OpenOffice.org полностью повторяют их аналоги от Microsoft. Мастер отчетов отображает нужный вам отчет в приложении Writer. Там же можно вручную отредактировать этот отчет, чего не может обеспечить Access. Следует учитывать, что при всей похожести OpenOffice.org Base не совместим с Microsoft Access.

Для домашнего использования или для использования программы на малых предприятиях OpenOffice.org Base — лучший бесплатный помощник. В программе небольшое количество функций, но самое основное и необходимое в ней есть. Поэтому с уверенностью можно сказать, что OpenOffice.org Base даже сегодня может составить здоровую конкуренцию Microsoft Access.

1.2. Возможности табличных процессоров Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами. На сегодняшний день самой мощной программой для работы с электронными таблицами является табличный процессор Ms Excel.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями разных ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями, и тем самым к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах.

Основные возможности Excel [5, 150]:

1. Редактирование и форматирование текстовых, числовых данных и формул;
2. Проведение однотипных расчетов над большими наборами данных;
3. Автоматизация итоговых вычислений;
4. Использование функций различных категорий;
5. Решение задач путем подбора значений параметров, табулирования функций;
6. Обработка результатов экспериментов;
7. Подготовка табличных документов;
8. Построение диаграмм и графиков по имеющимся данным;
9. Интеграция программ Microsoft Office
10. Установка защиты
11. Создание сводных таблиц;
12. Построение сводных диаграмм;
13. Консолидирование данных из разных таблиц;
14. Структурирование и отбор данных.

Calc предлагает широкий набор функциональных средств по обработке табличных данных [6]:

● создание и редактирование электронных таблиц с применением   богатого набора встроенных функций;

● оформление и печать электронных таблиц;

● проверка орфографии;

● построение диаграмм и графиков различной степени наглядности   и детализации;

● работа с электронными таблицами как с базами данных:   фильтрация, сортировка и т.д.

● статистическая обработка данных;

● возможность создания макросов и др.

Функционально и Excel и Calc на одном уровне, однако есть небольшие отличия [3]:

- во внешнем виде окон;

- в Calc все формулы задаются на английском языке, но к каждой функции есть пояснения на русском языке;

 - построение Диаграмм в Excel и в Calc отличаются немногим. Основные настройки диаграмм в сравниваемых электронных таблицах в целом отличий не имеют – они всего лишь расположены в разном порядке и разных местах;

- в Calc есть возможность создавать PDF документы.

Электронные таблицы активно используются учителями в школьной деятельности: для проведения уроков по различным предметам (подготовка методических и дидактических материалов к уроку, подготовка отчётных докладов по результатам самостоятельной работы школьников, ведение электронных журналов и т.п.), а также административными кадрами (отчёты деятельности образовательного учреждения и т.п.).

Выводы по 1 главе

        Анализ литературы показал, что Microsoft Access более мощная программа по сравнению с OpenOffice.org Base, однако основные функции, а именно: создание таблиц, запросов, отчетов, использование форм, сортировка и фильтрация данных идентичны. Что касается табличных процессоров Excel и Calc, то функционально эти программы на одном уровне.

Глава 2 Исследование функциональных возможностей Microsoft Access и OpenOffice.org Base, Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc на примере решения классических задач

        Для определения отличий в последовательности решения задач с использованием Microsoft Access и OpenOffice.org Base, Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc нами было подобрано по три задачи соответственно на использование СУБД и ТП. Выбор наш пал на задачи, решение которых предусмотрено программой курса информатики 9 класса и олимпиадные задания для учащихся 9 классов общеобразовательных школ:

Каждая задача была решена средствами двух программ (Приложение 1)

В процессе решения указанных задач мы выявили цепочки команд, которые приводят к выполнению нужного действия. Полученные алгоритмы легли в основу методического пособия «Использование Microsoft Access и OpenOffice.org Base, Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc на уроках информатики в 9 классах». (Приложение 2)

Заключение

В ходе выполнения нашей работы мы проанализировали литературу по данной теме. Оказалось, что методических пособий по Access и Excel достаточно много, причем некоторые из них ориентированы на 9 класс. А вот методических пособий по Base и Calc, которые могли бы использоваться на уроках в 9 классе, нам не встретилось.

Мы сопоставили функции соответствующих программ. Оказалось, что они в основном идентичны. Однако есть небольшие отличия, связанные в первую очередь с возможностями программ, используемыми при профессиональном использовании. Мы выделили для изучения только те функции, которые изучаются в курсе информатики 9 класса, назовем их основными. Основные функции программ Microsoft Office и OpenOffice.org полностью идентичны.

Для проведения исследования технологии решения задач с помощь Access и Base, Excel и Calc нами были подобраны три задачи соответственно по теме «СУБД» и «ТП».

В ходе решения этих задач нами были определены алгоритмы выполнения тех или иных действий в среде СУБД и ТП. Полученные алгоритмы легли в основу методического пособия «Использование Microsoft Access и OpenOffice.org Base, Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc на уроках информатики в 9 классах».

Ценность созданного нами методического пособия в универсальности. Его можно одинаково успешно использовать при работе с программами пакета Microsoft и пакета OpenOffice.org. Более того, мы считаем ценным предоставление ученику права выбора операционной системы и прикладной программы для решения задач.

Данное пособие предполагается использовать на уроках информатики в 9-ых классах при изучении тем: «Хранение и обработка информации в базах данных» и «Табличные вычисления на компьютере».

Литература

1. Информатика. Задачник-практикум в 2т. / Под ред. И.Г.Семакина, Е.К.Хеннера: Том. 2. – М.: Лаборатория базовых знаний, 2001. – 280 с.
2. Лапчик М.П. Методика преподавания информатики: Учебное пособие для студ. Пед. Вузов / М.П.Лапчик, И.Г.Семакин, Е.К.Хеннер; Под общей ред. М.П.Лапчика. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – 624 с.
3. Свободная энциклопедия. // http://ru.wikipedia.org
4. Семакин И.Г. Информатика и информационно-коммуникационные технологии. Базовый курс: Учебник для 9 класса / И.Г.Семакин, Л.А.Залогова, С.В.Русаков, Л.В.Шестакова. – М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2005. – 371 с.
5. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. Специальная информатика: Учебное пособие. – М.: АСТПРЕСС: Инфорком-Пресс, 2001. – 480 с.
6. Усов А.В. Лабораторный практикум по электронным таблицам OpenOffice.org Calc. // http://myooo.ru/content/view/109/31/
7. Попов Д. Краткое руководство пользователя OpenOffice.org Base. // http://myooo.ru/content/view/147/64/