Электронная таблица как база данных

Лекция 4.1

Электронная таблица как база данных

Довольно часто возникает необходимость хранить и обрабатывать данные представленные в виде таблиц. Информация, хранящаяся в таблицах, организована в виде строк и столбцов. Каждая строка таблицы, называемая записью, содержит данные об одном объекте. В столбце, называемом полем, содержатся сведения о каком-либо свойстве всех объектов хранящихся в таблице. Таким образом, можно сказать, что База данных (БД) -  это совокупность различных записей, обладающих определенными свойствами. В первой строке любой базы данных обязательно должны быть указаны имена полей. БД может быть сформирована на одном листе. Один лист может содержать несколько БД, но активной и доступной для выполнения различных операций в данный момент времени может быть только одна из них.

Способность табличного процессора OpenCalc.org искать и выбирать данные из таблицы позволяет использовать электронную таблицу в качестве несложной базы данных. В электронных таблицах OpenCalc.org базой данных является сама таблица, записями - строки, полями - ячейки таблицы. В табличном процессоре OpenCalc.org реализованы команды поиска и сортировки. Чтобы организовать поиск и извлечение данных, необходимо задать:

• входной блок - диапазон ячеек, в котором хранятся данные (записи и поля); важное требование: все строки в этом блоке должны быть однородны;
• блок критериев - диапазон клеток, содержащий условие, в соответствии с которым осуществляется поиск и выборка данных из входного блока;
• выходной блок - диапазон клеток, в который будут извлечены данные из входного блока в соответствии с условием, содержащимся в блоке критериев. Задание этих блоков осуществляется специальными командами.

Для сортировки базы данных в среде OpenCalc.org используют команду Сортировка. На рисунке 6 изображено диалоговое окно команды Сортировка. Окно имеет две вкладки. Закладка Условия (см. рис. 1) сортировки позволяет установить, по какому параметру сортировать данные в первую очередь, во вторую очередь  и т.д. При этом каждый раз можно изменять состояние переключателя: По возрастанию или По убыванию.

Рис. 1

Вкладка Параметры, (см. рис. 2) предоставляет следующие настраиваемые возможности Сортировки:

• учитывать регистр — сортировка сначала выполняется по прописным, затем по строчным буквам;
• заголовки столбцов в области - при сортировке первая строка или первый столбец выделенной области игнорируется;
• параметр Направление в нижней части диалогового окна определяет имя и назначение этого флажка;
• включая форматы - сохранить текущий формат ячеек;
• выдавать результаты сортировки в - необходимо  указать диапазон ячеек, в который будут помещены отсортированные данные;
• порядок сортировки, определенный пользователем - в списке необходимо выбрать нестандартный порядок сортировки. Чтобы определить такой, нужно выбрать СервисПараметры OpenOffice.org Calc Списки сортировки. 

Рис. 2

Лекция 4.2

Электронная таблица как база данных. Продолжение

Процесс поиска и отбора информации в базе данных OpenCalc.org называется фильтрацией. В OpenCalc.org есть три вида фильтра: Автофильтр, Стандартный и Расширенный фильтр. Стандартный фильтр позволяет устанавливать различные условия фильтрации, выбрав их из предлагаемого списка (см. рис. 3). Для выделения из БД более сложных условий можно воспользоваться командой Расширенный фильтр. Важно обратить внимание, что при копировании отфильтрованных данных в другое место необходимо, чтобы копируемый диапазон начинался со строки, в которой указываются имена полей БД.

Рис. 3

Одно из наиболее мощных средств OpenCalc.org по работе с БД - Сводные таблицы. Они полезны как для анализа, так и для обобщения информации, хранящейся в базе данных.

Поля БД, на основании которой строится сводная таблица, представлены в окне создания макета в виде кнопок с названием этих полей. Перетаскивая их в соответствующие области, пользователь задает необходимую структуру сводной таблицы (см. рис. 4).

В окне имеются четыре области:

• строка поля - для использования данных поля , расположенного в этой области, в качестве заголовка строки;
• поля столбца - для использования данных поля , расположенного в этой области, в качестве заголовков столбцов;
• поля данных - для суммирования значений поля , расположенного в этой области, в ячейках сводной таблицы;
• поля страницы - для обеспечения возможности вывода данных сводной таблицы, относящихся только к полю, расположенному в этой области.

Рис. 4 

Кнопка Параметры, открывает диалоговое окно Поле данных, позволяющее выбрать правило, по которому подводятся итоги в сводной таблице. Допустимыми операциями подведения итогов являются: сумма, количество значений, среднее арифметическое, максимальное и минимальное значение, произведение, количество чисел, несмешанное и смешанное отклонение, несмешанная и смешанная дисперсия.

Кнопка Дополнительно  позволяет выбрать область, в которую следует поместить сводную таблицу: новый лист либо диапазон на листе базы данных, при этом нужно указать первую ячейку диапазона в поле Результат. Установленные флажки - Всего столбцов и Всего строк позволяют вычислять и отображать общий итог по столбцу или строке.

Ответьте на следующие вопросы:

1. Как на Ваш взгляд осуществляется процесс поиска записей в среде электронных таблиц OpenCalc.org, опишите его на конкретном примере.
2. Приведите примеры использования возможностей табличного процессора OpenCalc.org как базы данных в предметных областях биологии, физики, экологии.