Электронная таблица как база данных

Лекция 4.1

Электронная таблица как база данных

Довольно часто возникает необходимость хранить и обрабатывать данные представленные в виде таблиц. Информация, хранящаяся в таблицах, организована в виде строк и столбцов. Каждая строка таблицы, называемая записью, содержит данные об одном объекте. В столбце, называемом полем, содержатся сведения о каком-либо свойстве всех объектов хранящихся в таблице. Таким образом, можно сказать, что База данных (БД) -  это совокупность различных записей, обладающих определенными свойствами. В первой строке любой базы данных обязательно должны быть указаны имена полей. БД может быть сформирована на одном листе. Один лист может содержать несколько БД, но активной и доступной для выполнения различных операций в данный момент времени может быть только одна из них.

Способность табличного процессора OpenCalc.org искать и выбирать данные из таблицы позволяет использовать электронную таблицу в качестве несложной базы данных. В электронных таблицах OpenCalc.org базой данных является сама таблица, записями - строки, полями - ячейки таблицы. В табличном процессоре OpenCalc.org реализованы команды поиска и сортировки. Чтобы организовать поиск и извлечение данных, необходимо задать:

• входной блок - диапазон ячеек, в котором хранятся данные (записи и поля); важное требование: все строки в этом блоке должны быть однородны;
• блок критериев - диапазон клеток, содержащий условие, в соответствии с которым осуществляется поиск и выборка данных из входного блока;
• выходной блок - диапазон клеток, в который будут извлечены данные из входного блока в соответствии с условием, содержащимся в блоке критериев. Задание этих блоков осуществляется специальными командами.

Для сортировки базы данных в среде OpenCalc.org используют команду Сортировка. На рисунке 6 изображено диалоговое окно команды Сортировка. Окно имеет две вкладки. Закладка Условия (см. рис. 1) сортировки позволяет установить, по какому параметру сортировать данные в первую очередь, во вторую очередь  и т.д. При этом каждый раз можно изменять состояние переключателя: По возрастанию или По убыванию.

Рис. 1

Вкладка Параметры, (см. рис. 2) предоставляет следующие настраиваемые возможности Сортировки:

• учитывать регистр — сортировка сначала выполняется по прописным, затем по строчным буквам;
• заголовки столбцов в области - при сортировке первая строка или первый столбец выделенной области игнорируется;
• параметр Направление в нижней части диалогового окна определяет имя и назначение этого флажка;
• включая форматы - сохранить текущий формат ячеек;
• выдавать результаты сортировки в - необходимо  указать диапазон ячеек, в который будут помещены отсортированные данные;
• порядок сортировки, определенный пользователем - в списке необходимо выбрать нестандартный порядок сортировки. Чтобы определить такой, нужно выбрать СервисПараметры OpenOffice.org Calc Списки сортировки. 

Рис. 2