Система СПС
презентация к уроку

Слайд 1

федеральное казенное профессиональное образовательное учреждение Справочно-поисковые средства (СПС) Глава 11

Слайд 2

11.1. Понятие о системе СПС к архивным документам Система СПС = НСА Систему справочно-поисковых средств (система СПС) также называют научно-справочным аппаратом (НСА)

Слайд 3

Система СПС к архивным документам Система СПС к документам архивам – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов , создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования

Слайд 10

Архивный справочник - справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов. Вторичная документная информация – документная информация о составе, содержании и адресах (поисковых данных) архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической переработки первичной документной информации архивов с целью ее поиска и использования. Первичная документная информация – документная информация архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, и подлежащих постоянному хранению

Слайд 11

Архивный каталог Архивный каталог - это межфондовый архивный справочник , в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Слайд 12

Архивный каталог В отличие от архивной описи каталог: как правило, охватывает большинство фондов архива , опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части; гораздо подробнее описи , так как может содержать информацию не только одной ед. хр., но и части документа, одного документа, группы документов и т.д.; в отличие от описи не является учетным справочником ; опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, а каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой

Слайд 13

Архивный каталог

Слайд 14

Каталогизация архивных документов складывается из следующих видов работ: определение вида каталога; разработка схемы классификации документной информации в каталоге; выявление и отбор документной информации для каталогизации; описание документной информации на каталожных карточках; индексирование каталожных карточек; систематизация карточек и ведение каталога. Архивный каталог

Слайд 15

Архивный каталог

Слайд 16

Наиболее распространенными видами каталогов являются: систематический - по отраслям знании и практической деятельности общества; тематический - по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам; по истории учреждений - по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке; по истории административно-территориального деления - по видам административно-территориальных единиц, а внутри их - по алфавиту наименований; хронологический - по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий;

Слайд 17

Наиболее распространенными видами каталогов являются: именной - по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов; географический - по алфавиту географических и топографических объектов; ведомственный по личному составу - данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога; названий фондов - при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами.

Слайд 18

Каталогизация документов Группы документов: Организационно-распорядительные, планово-отчетные и др.; Руководящие документы вышестоящих органов; Печатные издания; Копии предложений, проектов, постановлений, актов проверки, по своей ценности и трудности заслуживающие каталогизации Критерии отбора: Научно-историческая ценность; многосторонность ДИ; Необходимость использования документов в плановой, текущей работе архива

Слайд 19

Индекс и индексирование документной информации Индекс – это условное обозначение, элемент языка, цифр, букв и условных знаков в системе классификации. Индексирование – процесс выбора или составления индексов по схеме и проставление их на каталожной карточке. Система индексирования необходима для закрепления места и отражения взаимосвязей деления схемы. Базой для индексирования является ЕКДИ АФ РФ (ВНИИДАД, 2007 г.)

Слайд 20

Индекс и индексирование документной информации ЕКДИ АФ РФ (ВНИИДАД, 2007 г.) – современный методический инструмент для: объединения архивных ресурсов АФ РФ в единое информационное пространство; унификации структурирования и регулирования постоянно растущего объема архивное информации; обеспечения совместимости всех элементов архивной информационной среды; повышения эффективности поиска и использования архивной документации; возможности внесения изменений и новых понятий без нарушения принятой структуры классификации

Слайд 21

Перечень профессий и специальностей СПО ГУМАНИТАРНЫЕ НАУКИ 46.00.00 ИСТОРИЯ И АРХЕОЛОГИЯ 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Специалист по документационному обеспечению управления, архивист 49.00.00 ФИЗИЧЕСКАЯ КУЛЬТУРА И СПОРТ 9.02.01 Физическая культура Педагог по физической культуре и спорту Тренер/Учитель физической культуры

Слайд 22

ЕКДИ АФ РФ (ВНИИДАД, 2007) ЕКДИ АФ РФ разработан на принципах исторического подхода к документной информации АФ РФ, его логического, всестороннего и комплексного анализа для обоснованного разбиения понятий на всех уровнях иерархии и конструирования классификационной системы, адекватно отражающей предметную область АФ РФ. Все общие понятия, образующие структуру Классификатора, делятся по следующим принципам: а) логическому , при котором применяется действие от общего к частному и от высшего к низшему. б) историческому (хронологическому).

Слайд 23

ЕКДИ АФ РФ (ВНИИДАД, 2007) а) логический принцип, при котором применяется действие от общего к частному и от высшего к низшему. Например: 05.02.00.00. Внешнеполитические связи 05.02.01.00. Межгосударственные отношения 05.02.02.00. Внешние сношения 05.02.02.01. Встречи на высшем уровне 05.02.02.02. Обмен межгосударственными визитами, делегациями Или: 21.01.00.00. Торговля 21.01.02.00. Внутренняя торговля 21.01.03.00. Внешняя торговля 21.01.04.00. Государственная внешняя торговля 21.01.05.00. Кооперативная внешняя торговля

Слайд 24

ЕКДИ АФ РФ (ВНИИДАД, 2007) б) исторический (хронологический) принцип Например: 06.02.01.00. Войны и военные конфликты до XVII в. 06.02.02.00. Войны и военные конфликты XVII в. 06.02.03.00. Войны и военные конфликты XVIII в. 06.02.04.00. Войны и военные конфликты XIХ в. 06.02.05.00. Войны и военные конфликты XХ в.

Слайд 25

Путеводители Путеводитель –это архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Путеводитель является обязательным справочно-информационным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов.

Слайд 26

Путеводители Путеводители охватывают информацию на уровне Архивного фонда РФ, группы архивов, архива, ряда архивных фондов. В зависимости от этого путеводители подразделяются на: 1. путеводитель по фондам архива; 2. краткий справочник по фондам архива; 3. тематический путеводитель по фондам архива; 4. путеводитель по архивам.

Слайд 27

Путеводители 1. Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающий: название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, аннотации, библиографию.

Слайд 28

Путеводители Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них, к ним относятся: номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными.

Слайд 29

Путеводители Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной темой. В нем, в соответствии с темами, указываются: название, номер фонда, крайние его даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фондообразователя и условия доступа и использования документов.

Слайд 30

Путеводители Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Архивного фонда РФ и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда РФ по хранилищам его всего или отдельных его частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит: название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Дополнительно может сообщаться библиография по архиву. В зависимости от задач, стоящих перед таким путеводителем, он может быть общим или тематическим.

Слайд 31

Путеводители Путеводитель состоит из : 1. основной части , в которой дается характеристика фондов и документов, 2. справочного аппарата , включающего: 1. титульный лист, 2. оглавление, 3. предисловие, 4. список сокращений, 5. указатели

Слайд 32

Путеводители Характеристика фонда - это совокупность сведений, включающих 1. название фонда, 2. справочные данные о нем, 3. историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографические сведения о лице), 4. информацию о составе и содержании документов фонда. 5. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде.

Слайд 33

Путеводители Порядок расположения характеристик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива. Так, для архивов, хранящих фонды досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, например: Фонды досоветского периода Фонды советских, современных учреждений, организаций и предприятий

Слайд 34

Путеводители При составлении характеристик фондов существуют различные методы и способы описания документов данного фонда или группы фондов архива, которые заключаются в выборе: принципа группировки в аннотации, различной методике подачи информации о содержании отдельных видов документов, в разной степени подробности сведений, включаемых в историческую справку, в составе и степени полноты справочного аппарата к изданию.

Слайд 35

Справочный аппарат к путеводителю Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются: титульный лист, оглавление (содержание), предисловие, список сокращений, указатели.

Слайд 36

Справочный аппарат к путеводителю Титульный лист не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это - информация общего характера: о подведомственности данного архива, названии архива названии справочника о месте и времени издания.

Слайд 37

Справочный аппарат к путеводителю Оглавление Оглавление несет определенную информационную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описания комплекса документов в целом.

Слайд 38

Справочный аппарат к путеводителю Предисловие включает: 1. общие сведения по истории архива, 2. по составу и содержанию документов 3. построению справочника. История архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль. Основное внимание в предисловии уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент делается на те аспекты их содержания, которые составляют специфику данного архива.

Слайд 39

Справочный аппарат к путеводителю Предисловие 1. основное внимание в предисловии уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент делается на те аспекты их содержания, которые составляют специфику данного архива; 2. указывается объем, степень сохранности документов, приводятся сведения об опубликованных документах архива.

Слайд 40

Справочный аппарат к путеводителю Предисловие 3. следует включать сведения о материалах, относящихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, библиотеках, музеях. 4. при отсутствии в путеводителе списка непрофильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесообразно оговорить их наличие в составе архива. 5. последней части предисловия даются сведения о принципах построения справочника и т.д.

Слайд 41

Справочный аппарат к путеводителю Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит от назначения (для широкой информации или целевого информирования) и формы издания (архивный справочник или научно-популярное издание). Для многотомных изданий составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов . Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

Слайд 42

ОБЗОРЫ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Слайд 43

ОБЗОРЫ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Обзор архивных документов – это тип архивного справочника , включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные в необходимых случаях источникововедческим анализом этих документов. Виды обзоров: 1. обзоры архивных фондов (объединенных фондов, коллекций) 2. тематические обзоры

Слайд 44

ОБЗОР АРХИВНОГО ФОНДА ОБЗОР АРХИВНОГО ФОНДА - это вид обзора документов , включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их поисковыми данными и даже в ряде случаев с источниковедческим анализом ТЕМАТИЧЕСКИЙ ОБЗОР ДОКУМЕНТОВ - это вид обзора документов , включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по определенной теме, а также с поисковыми данными и возможным источниковедческим анализом этих документов.

Слайд 45

ОБЗОР АРХИВНОГО ФОНДА Состоят из двух основных частей: 1. собственно обзора , включающего: 1.1 сведения о составе и содержании документов (аннотации) 1.2 источниковедческий анализ 1.3 поисковые данные 2. справочный аппарат 1.титульный лист 2. оглавление 3. предисловие 4. список сокращений

Слайд 46

Схемы построения обзоров Схемами построения обзора архивного фонда являются: структурная; отраслевая (функциональная); тематическая; хронологическая; номинальная. Схемами построения тематического обзора документов являются: отраслевая (функциональная); тематическая; хронологическая.

Слайд 47

Схемы построения обзоров примеры Схемами построения архивного фонда являются: структурная; 1. управление делами 2. плановый отдел 3. производственно-технический отдел 4. геологический

Слайд 48

Аннотация документов в обзорах В обзоре дается информация о составе и содержании документов, т.е. аннотация В групповых аннотациях информация представляется в более обобщенной форме с указанием разновидностей документов, номеров, авторов, краткого описания содержания, хронологических рамок и объема документов. Может составляться на группу, на отдельные документы

Слайд 49

Источниковедческий анализ документов Благодаря включению в аннотации элементов источниковедческого характера подтверждается значение той или иной группы документов, или конкретного документа, или изучения темы, показывается полнота и степень сохранности документов, отмечается характер содержащихся в них фактических данных, их достоверность.

Слайд 50

Поисковые данные Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номеров описей (если их несколько) единиц хранения . Состав поисковых данных в тематических обзорах может быть более широким, поскольку эти обзоры составляются по документам нескольких фондов: номеров описей (если их несколько) единиц хранения номера фондов названиями архивов (если создается межархивный справочник). Поисковые данные указываются рядом с аннотацией документов и заключаются в круглые скобки.

Слайд 51

Дополнительные архивные справочники УКАЗАТЕЛИ В СИСТЕМЕ СПС КАРТОТЕКИ ТЕМАТИЧЕСКИЕ ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ БАЗЫ ДАННЫХ

Слайд 52

УКАЗАТЕЛИ В СИСТЕМЕ СПС УКАЗАТЕЛЬ – это архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов.

Слайд 56

ТЕМАТИЧЕСКИЕ ПЕРЕЧНИ ТЕМАТИЧЕСКИЕ ПЕРЕЧНИ создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие большой работы по выявлению документов. Один экземпляр остается в архиве. Виды: 1. карточная форма 2. табличная форма Элементы оформления: номер п/п заголовок документа (дела) дата документа архивный шифр

Слайд 57

БАЗЫ ДАННЫХ БАЗЫ ДАННЫХ – разрабатываются и размещаются на официальных сайтах, что обеспечивает возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации в режиме удаленного доступа.