МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ по разделу 3. «Организация работы с документами кадровой службы» в рамках курса ВЧ. ОП 15. Делопроизводство в кадровой службе
методическая разработка

Министерство образования молодежной политики Свердловской области

ГАПОУ СО «Ирбитский гуманитарный колледж»

МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ

по разделу 3. «Организация работы с документами кадровой службы» в рамках курса  ВЧ. ОП 15. Делопроизводство в кадровой службе

для студентов специальности

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Ирбит

2020

МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ по разделу по разделу 3. «Организация работы с документами кадровой службы» в рамках курса ВЧ. ОП 15. Делопроизводство в кадровой службе для студентов специальности 46.02.01Документационное обеспечение управления и архивоведение. Составлены в соответствии с Федеральным государственным образовательным стандартом по специальности среднего профессионального образования (далее - СПО) 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение  (базовая подготовка).  – Ирбит, Ирбитский гуманитарный колледж. – 2020.

Составитель: Новгородова Ю.С., преподаватель, ГАПОУ СО «Ирбитский гуманитарный колледж»

МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ содержат теоретические аспекты вопроса организации работы с документами кадровой службы: составления и оформления номенклатуры дел, организация и проведение экспертизы ценности документов, технология хранения документов, правила оформления дел и передачи их  на архивное хранение, а также практические задания оформления кадровых документов, вопросы для самоконтроля.

 Предназначены для самостоятельной работы студентов, обучающихся по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Руководитель образовательной программы

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

© Ирбитский гуманитарный колледж, 2020

Оглавление

3.1. Технологический процесс работы с документами кадровой службы        4

3.2.Составление и оформление номенклатуры дел кадровой службы. Формирование дел. Выдача и изъятие документов из дел        6

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 5 «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ»        15

3.3. Экспертиза ценности документов. Хранение документов        16

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 7  «АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ»        18

3.4. Оформление дел и передача их на архивное хранение        19

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 6  «Обложка дела, внутренняя опись документов дела, лист-заверитель дела»        21

3.5. Автоматизированные информационные технологии системы кадрового делопроизводства        22

Литература        35

3.1. Технологический процесс работы с документами
кадровой службы

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей кадровой службы организации..

Документооборот является важным звеном в организации  кадрового делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота кадровой службы являются:

• оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в кадровой службе организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.         

. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в кадровой службе.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по кадровому делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Выделяют три основных типа документов, составляющих  документооборот кадровой службы.

Входящий документ – документ, поступивший в кадровую службу. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из кадровой службы. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его кадровой службой. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы.

                Из этого следует, что основная цель регистрации - придать юридическую силу документу, т. е. пока документ окончательно не оформлен (а дата и номер проставляются после его подписи), он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Придание юридической силы документу - это главная цель регистрации. Однако регистрация преследует и другие цели - организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам.

        В кадровой службе регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

        Информация о документах, полученная при их регистрации и занесенная в определенную регистрационную форму, поступает в информационно-поисковую систему организации. Документы могут регистрироваться:

• в журналах;
• на регистрационно-контрольных карточках (РКК) с помощью печатающих устройств;
• на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т. е. с использованием компьютерных технологий.        

        Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблюдаться ее основной принцип - однократность. Это означает, что документ в организации должен быть зарегистрирован один раз, у него должен быть только один регистрационный номер, присвоенный организацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался - в службе ДОУ, отделе кадров, бухгалтерии и т. п.

3.2.Составление и оформление номенклатуры дел кадровой службы. Формирование дел. Выдача и изъятие документов из дел

        Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.

                При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах. В этих документах устанавливаются виды номенклатур дел, порядок их составления, оформления, согласования и утверждения.

        Номенклатуры дел согласно Основным правилам работы архивов организаций бывают типовые, примерные и конкретные. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ организаций, которые имеют подведомственную сеть, или архивными учреждениями, принимающими на государственное хранение документы от однородных групп организаций и учреждений, предприятий. Типовая  номенклатура дел содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в деятельности однородных организаций, и может быть применена в этих организациях без внесения в нее каких-либо изменений и дополнений в тексте, конкретизируя только наименования организации и структурных подразделений.

        Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций, например муниципальных управлений социальной защиты. При ее применении можно исключить дела, которые не образуются в деятельности конкретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хранения, структуру построения номенклатуры дел.

        Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для составления конкретной номенклатуры дел, которая должна быть в каждой организации.

        Если нет типовой или примерной номенклатуры дел, то для составления конкретной необходимо ознакомиться со структурой, характером деятельности организации, изучить состав документов, принятый порядок формирования дел, требования к порядку составления конкретной номенклатуры дел. В Основных правилах приведены формы номенклатуры дел организации и номенклатуры дел ее структурного подразделения.

        Как правило, номенклатура дел организации составляется в конце текущего года на следующий год и состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений или направлениям деятельности, если структура организации часто меняется.

        Первым разделом всегда является служба ДОУ, независимо от места в утвержденной структуре. Индексом службы ДОУ всегда будет 01, и в этой службе всегда будут формироваться важнейшие документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность, положения, уставы, приказы по основной деятельности и другие распорядительные документы, инструкции, планы и т. п.

        После службы ДОУ в номенклатуру дел включаются разделы, названия которых являются наименованиями других структурных подразделений в соответствии с утвержденной структурой. В номенклатуру дел организации включаются разделы, содержащие дела общественных организаций, временно действующих органов, учреждений, а также дела организации, правопреемником которой выступает организация - автор номенклатуры дел. Таким образом, документ, полученный или созданный в организации, должен быть включен в определенное дело, и иметь свой адрес в виде индекса и заголовка дела. Кроме документов в номенклатуру дел включаются все справочные и регистрационные картотеки, журналы, электронные документы и базы данных. Однако не следует включать в номенклатуру дел печатные издания (журналы, книги, газеты и т. п.).

        Конкретная номенклатура дел должна охватить все документируемые участки деятельности организации. Каждое структурное подразделение  в том числе кадровая служба, составляет свою конкретную номенклатуру дел на бланке структурного подразделения, заголовком которой является год, на который она составляется. Текст оформляется в виде таблицы, перед которой приводится название раздела с указанием индекса этого дела.

 Индекс дела 01-15 будет означать, что указанное дело включено пятнадцатым по счету в номенклатуру дел службы ДОУ. Этот индекс может быть дополнен информацией из классификатора вопросов деятельности, если он разработан в организации.

                Заголовок дела (тома, части) фиксируется во второй графе, и здесь необходимо соблюдать следующие требования:

• заголовок дела должен быть сформулирован в соответствии с требованиями, указанными в Основных правилах работы архивов организаций;
• заголовки дел внутри разделов номенклатуры дел должны располагаться по степени их важности и во взаимосвязи.        

        Заголовок дела должен быть сформулирован так, чтобы по его наименованию было понятно, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу, т. е. заголовок должен кратко отражать содержание и состав документов дела. Для достижения единообразия в формулировках заголовков дел Основные правила работы архивов

организаций устанавливают максимальный набор элементов заголовка дела. К ним относятся:

• название вида дела (журнал, переписка) или разновидности документов (постановления, решения, докладные записки);
• название автора документа (организации, структурного подразделения, комиссии, должностного лица и др.);
• краткое содержание документов дела (о чем? по какому вопросу?);
• название адресата (корреспондента документа);
• название местности, с которой связано содержание документов;
• даты (период), к которым относится содержание документов дела;
• указание на количество копий документов.        

        Как было указано, это максимальный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.

        В номенклатуре дел не указывается дата (период) в заголовках дел, где осуществляется формирование документов текущего делопроизводственного года, не указывается подлинность документов, а только количество копий. В этом случае к заголовку добавляют слово «копия», например: «Приказы директора Московского политехникума по личному составу. Копии».

        При формулировке заголовков дел необходимо руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, Основными правилами работы архивов организаций и перечнями документов с указанием сроков хранения - типовыми, отраслевыми, ведомственными, в которых приводятся типовые формулировки заголовков дел. Эти заголовки после незначительного уточнения (внесение конкретного адресата, например) включаются в номенклатуру дел организации.

Графа 3 заполняется в конце года, когда становится очевидным, сколько томов дела сформировалось, учитывая, что количество листов в деле не должно превышать 250 при сдаче дела в архив.

В графе 4  указываются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков хранения со ссылкой на конкретную статью использованного перечня. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечание» необходимо указать название использованного перечня. Если в номенклатуру дел включают заголовки дел, которых нет в действующих перечнях, то сроки их хранения согласовывают с экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива, в который организация передает дела на хранение.

        Основным перечнем в стране принято считать «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». Но данный перечень не охватывает весь состав документов, образующихся в нашей стране, потому в ряде отраслей созданы отраслевые (ведомственные) перечни. Такие перечни охватывают все участки деятельности системы органов, входящих в данную отрасль, в них легче найти соответствующий заголовок дела. Кроме срока хранения в данной графе номенклатуры дел должна быть проставлена ссылка на порядковый номер статьи, например: 75 лет, ст. 508.

Графа  5 номенклатуры дел заполняется не всегда, а только тогда, когда приведенное примечание уточняет, дополняет или разъясняет заголовок дела или какие-либо условия формирования или хранения данного дела. Так, в примечаниях необходимо сделать отметку о том, что данное дело является «переходящим», т. е. что оно не сдается в архив в установленные сроки, а необходимо для использования в делопроизводстве еще несколько лет. В нормативных документах не содержится особых требований к заголовкам дел электронных документов, поэтому следует придерживаться общих требований. Но в графе «Примечание» необходимо указать вид носителя и место его хранения.

        Номенклатура дел кадровой службы должна быть подписана начальником отдела кадров, одобрена экспертной комиссией кадровой службы и согласована с заведующим архивом организации. После оформления номенклатура дел структурного подразделения передается в службу ДОУ для составления и оформления номенклатуры дел организации.

                Номенклатура дел кадровой службы составляется в 2 экземплярах, из которых:

• первый экземпляр представляет собой дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения;
• второй экземпляр используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия;        

        При наличии соответствующей технической базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь и ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году.

                Таким образом, номенклатура дел организации является важнейшим учетным документом в делопроизводстве, определяющим основные принципы группировки и систематизации дел организации в текущем делопроизводстве, и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архиве организации. В том случае, если архив организации принимает на хранение дела временного срока хранения (до 10 лет), номенклатура дел в этом архиве также используется для учета дел данной категории.

        Формирование исполненных документов в дела в организациях осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренным в Основных правилах работы архивов организаций'. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования»2.

        На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• заголовок дела;
• дата дела (на данном этапе - год);
• срок хранения и статья по перечню.        

        Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела должно быть проставлено: «том 1», «том 2» и т. п.

        Только в конце года можно проставить количество листов дела и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. (Это требование распространяется на отдельные виды документов, например на распорядительные.) При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование государственного архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела - эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архив организации.

•         Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже).

        При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.

        Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполненный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел.         Формирование дел включает в себя:

• получение исполненных документов,
• проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов,
• обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;
• распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дела
• в дело помещаются документы, которые по своему  содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.        

        В дело помещается по одному экземпляру каждого документа, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основное требование, которое всегда должно соблюдаться, - это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см толщиной и содержать более 250 листов в одном томе, расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

        Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний - в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.

        При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:

• распорядительные документы формируются в дела по видам с относящимися к ним приложениями;
• переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался сразу за документом-запросом;
• приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается отметка на документе;
• утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;
• при формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);
• дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшивают к данной группе документов.
• внутри документы располагают в хронологическом порядке.

Выдача дел производится только с письменного разрешения руководителя. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указывается наименование отдела куда выдается дело, индекс дела, дата его выдачи, дата его возвращения.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 5 «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ»

ЦЕЛЬ: Повторить реквизиты ОРД, научиться составлять и оформлять документ номенклатура дел

ЗАДАНИЕ:

На формате А4 оформите проект номенклатуры дел ООО «ТУРИСТИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ», исходя из следующих данных-

В структуре организации имеются следующие отделы: Административный отдел, Юридический отдел, Финансовый отдел, Отдел маркетинга, Отдел рекламы, Отдел по работе с клиентами

Наименования должностей , даты, фамилии и другие необходимые сведения  укажите произвольно

В каждом отделе предусмотрите дела для распорядительных документов директора (постоянный срок хранения), для переписки с уполномоченными турагентствами (срок хранения 5 лет).

Подготовьте в конце номенклатуры дел форму итоговой записи о категориях и количестве дел

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Зачем в организации оформляется данный документ?
2. Какие реквизиты входят в формуляр данного документа?
3. Какие графы должна содержать номенклатура дел?
4. Когда оформляется и утверждается номенклатура дел?
5. Кто подписывает, утверждает, визирует этот документ?
6. С какими организациями согласовывается номенклатура дел?
7. Как определяются сроки хранения для заполнения номенклатуры дел?
8. Какие основные  требования предъявляются к формулировкам заголовков дел?
9. Для чего предусмотрена графа- количество дел- и в каком случае она заполняется?

ЛИТЕРАТУРА:

1. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления

3.3. Экспертиза ценности документов. Хранение документов

Значение и практическая ценность документов различны, которые создаются и хранятся в кадровой службе. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Определение ценности документов и проведения  ежегодного отбора документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения, которых истекли, занимается экспертная комиссия организации.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем организации.

Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.

С момента заведения дел в кадровой службе и до передачи в архив предприятия, все дела хранятся по месту их формирования. Такое хранение называют оперативным хранением документов в делопроизводстве кадровой службы. Руководитель кадровой службы или работники, которые отвечают за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел в течение этого периода.

С учетом того, что большая часть документов отдела кадров несет конфиденциальную информацию о сотрудниках предприятия и имеет долговременные сроки хранения, при оперативном хранении применяются повышенные меры обеспечения сохранности документов.

Помещение, где хранятся дела кадровой службы, оборудуются системой охранной и пожарной сигнализации, средствами пожаротушения.

Запираемые металлические шкафы или сейфы используются для хранения наиболее важных документов: приказов по личному составу, личных карточек, личных дел, книг учета сотрудников.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек обязательно указывается номера дел по номенклатуре. Вырабатывается система хранения дел, в соответствии с которой за определенными полками или шкафами закрепляется текущий год, за другими прошлый год и т.д. В алфавитном порядке хранятся и личные дела и личные карточки.

Трудовые книжки хранятся только в сейфе, располагаются в алфавитном порядке.

Заверенные дела постоянного и долговременного сроков хранения, хранятся по месту их формирования в течение 2-3 лет, а затем передаются в архив организации, где исключен несанкционированный доступ к документам и обеспечивается еще более надежная их сохранность.

При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел, поиск любого документа не должен превышать 5 минут

Дела в кадровой службе могут выдаваться во временное пользование сотрудникам других отделов для текущей работы, но на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Личные дела работников выдаются только руководителем организации по письменному требованию, подписанному руководителем организации.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 7  «АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ»

ЦЕЛЬ: Повторить реквизиты ОРД, научиться составлять и оформлять документ акт о выделении к уничтожению.

ЗАДАНИЕ:

На формате А4 оформите проект Акта о выделении к уничтожению  дел ООО «ТУРИСТИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ», исходя из следующих данных-

 Выделите к уничтожению 10 дел разных отделов, с истекшими сроками хранения                                                                                

В структуре организации имеются следующие отделы: Административный отдел, Юридический отдел, Финансовый отдел, Отдел маркетинга, Отдел рекламы, Отдел по работе с клиентами

Наименования должностей , даты, фамилии и другие необходимые сведения  укажите произвольно

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Зачем в организации оформляется данный документ?
2. Какие реквизиты входят в формуляр данного документа?
3. Какие графы должен содержать данный акт?
4. Когда оформляется и утверждается данный документ?
5. Кто подписывает, утверждает, визирует этот документ?
6. С какими организациями и органами согласовывается данный акт?

ЛИТЕРАТУРА:

1. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления
2. Интернет-ресурсы

3.4. Оформление дел и передача их на архивное хранение

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они были заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.

Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения подлечат частичному оформлению.

Документы, передаваемые кадровой службой в архив:

1. Приказы по личному составу;
2. Личные карточки ф.Т-2;
3. Личные дела;
4. Книги, журналы учета сотрудников;
5. Книги, журналы учета приема, увольнения и перевода работников;
6. Книги учета выдачи трудовых книжек;
7. Протоколы заседаний аттестационных комиссий и квалификационных комиссий.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

1. Документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
2. Произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
3. Подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
4. На наиболее важные документы (по личному составу или имеющие гриф ограничения доступа) составить внутренние описи, если они не были составлены ранее и подшить их в начале дела;
5. Прошить дело в четыре прокола;
6. Оформить обложку дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел  в кадровой службе составляется опись дела. Опись является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственных архив, второй – прилагается  в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии,  а третий - остается в качестве контрольного экземпляра в кадровой службе.

Прием и передача дел в архив организации производится работником кадровой службы при участии членов экспертной комиссии и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается: цифрами и прописью количество фактических принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема и передачи, а также подписи участников приема и передачи дел в архив.

Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив – профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение выявленных недостатков – одна из важнейших задач каждого руководителя.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 6  «Обложка дела, внутренняя опись документов дела, лист-заверитель дела»

ЦЕЛЬ: Повторить  правила оформления дела

ЗАДАНИЕ:

На формате А4 оформите для  ООО «ТУРИСТИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ»,

1. Обложку дела для годового кассового плана
2. Бланк внутренней описи документов этого  дела  на 2 листах
3. Лист-заверитель дела с заполненными всеми предусмотренными данными

В структуре организации имеются следующие отделы: Административный отдел, Юридический отдел, Финансовый отдел, Отдел маркетинга, Отдел рекламы, Отдел по работе с клиентами

Наименования должностей , даты, фамилии и другие необходимые сведения  укажите произвольно

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Что входит в полное оформление дела?
2. Какие данные указываются на обложке дела постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения?
3. Как и когда нумеруют листы дела?
4. Как нумеруются фотографии, чертежи?
5. Как нумеруются конверты с вложениями?
6. Для чего составляется внутренняя опись документов дела?
7. Зачем нужен лист-заверитель дела и какие данные он содержит?
8. Как подшивают дела?
9. Какие из перечисленных мероприятий по оформлению можно не проводить для дел со сроком хранения до 10 лет?

ЛИТЕРАТУРА:

2. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления

3.5. Автоматизированные информационные технологии системы кадрового делопроизводства

Понятие «информационная технология» появилось с возникновением информационного общества, основой социальной динамики в котором являются не традиционные материальные, а информационные ресурсы: знания, наука, организационные факторы, интеллектуальные способности, инициатива, творчество.

Информационная технология - это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.

Все проблемы компьютеризации в организационно-экономическом управлении в России, существующие в настоящее время, в полной мере можно отнести и к использованию современных информационных технологий (ИТ) в управлении кадрами предприятия. «Некоторые люди полагают, что проблемы бизнеса решит автоматизация труда. Действительно, компьютеры могут ускорять его, и за последние 40 лет фирмы потратили миллиарды долларов на автоматизацию операций, которые раньше выполнялись вручную. Автоматизация в ряде случаев ускоряет работу. Но при этом, по сути, выполняется та же самая работа, что не означает функциональных улучшений ее результатов».

Работники кадровых служб должны учитывать то обстоятельство, что наличие современных информационных технологий оказывает воздействие на систему управления персоналом и порождает ряд новых задач, например, возможности дистанционной работы и интерактивного тестирования, использование технологии сканирования. Но здесь следует заметить, что внедрение этих задач сопряжено с разработкой организационного, методического, информационного и программного обеспечения, а также основано на использовании соответствующего технического обеспечения..

Информационные технологии, включая ресурсы Интернет, позволяет формировать более полную информационную базу о кадрах предприятия по всем аспектам по сравнению с той, которая представлена в настоящее время в большинстве отечественных пакетов по управлению кадрами и ограничивающаяся, в основном, исключительно первичной учетной информации. Таким образом, создаются условия для решения принципиально новых задач, к числу которых можно отнести, например, задачу планирования и распределения работ в рамках проектов и формирования рабочих групп на их выполнение.

Привлечение полной базы данных о кадрах позволяет подбирать персонал в соответствии со спецификой предстоящих работ, исходя из объективных профессиональных и социально-психологических характеристик персонала.

В настоящее время проблемы автоматизации управленческих функций в кадровой сфере на отечественных предприятиях решаются, в основном, путем приобретения готовых программных продуктов в форме пакетов прикладных программ (ППП). В настоящее время все программные продукты управления кадрами можно подразделить на следующие группы:

1. Любительские программы;

2. Самостоятельные (автономные программы);

3. Программы, выполненные по заказу;

4. Модуль к бухгалтерии;

5. Модуль в системе управления предприятием (импортный ППП);

6. Модуль в системе управления предприятием (отечественный ППП).

Проанализируем каждую из этих групп с точки зрения реализованной в них концепции автоматизации. Вряд ли любительские программы стоит серьезно рассматривать в качестве полноправного участника соответствующего программного рынка. Однако поскольку они все-таки представлены, то воспользоваться ими могут небольшие фирмы, для которых комплексная автоматизация управленческой деятельности принципиального значения не имеет, а приобретаемые программы (которые могут быть из числа автономных) призваны упростить выполнение рутинных процедур в условиях отдельных автоматизированных рабочих мест.

Вторая группа программ также не удовлетворяет принципу корпоративности. Но по сравнению с первой группой самостоятельные ППП по управлению кадрами сделаны на более профессиональном уровне, поскольку их разработка ведется не программистами-одиночками, а специализированными коллективами, которые могут в случае необходимости организовать доработку продукта с учетом пожеланий клиента, модернизацию при изменении системных программ и сопровождение (консультации) в процессе эксплуатации.

Третья группа программ, хотя и выделена отдельно, но, по сути, может быть отнесена ко второй группе с той лишь разницей, что количество реализуемых задач и алгоритмы их решения предварительно согласовываются с конкретным заказчиком. В то время как программы второй группы ориентированы изначально на типовые постановки традиционных задач без учета каких-либо требований со стороны потенциальных покупателей.

Четвертая группа программ имеет в России достаточно широкое распространение. Ее типичным представителем является пакет 1С: «Зарплата плюс Кадры», завоевавший достаточно большой сегмент рынка. Пакеты этого типа ориентированы, прежде всего, на автоматизацию бухгалтерской деятельности, а обращение к кадровым задачам рассматривается как дополнительная и неизбежная функция, но только с позиций удовлетворения ими задач бухгалтерского учета. Приобретая такой пакет, предприятие «привязывает» себя к определенной системе управления кадрами. Ее расширение в рамках существующего пакета концептуально не предусмотрено. Хотя, возможно, некоторые дополнения за отдельную оплату не исключаются. В таких условиях приходится довольствоваться теми задачами и качеством их решения, которые уже реализованы, или покупать (или заказывать) другой модуль управления кадрами, рассчитанный на больший объем задач. Последнее требует финансовых затрат и руководство вряд ли пойдет на такой шаг, зная, что управление кадрами уже автоматизировано (хотя бы частично). Однако подавляющее большинство предприятий, которые достаточно успешно пользуются программами, относящимися к четвертой группе, ситуация с автоматизацией кадровой деятельности вполне устраивает и на большее они не претендуют.

Пятая группа программ, несмотря на дорогостоящие рекламные кампании с выездом специалистов в отдельные регионы России, так и не сумела составить существенную конкуренцию отечественным продуктам аналогичного класса. Это объясняется следующими причинами:

Внедрение пакетов такого рода иногда осуществляется при наличии особых условий. Например, руководство отраслевого Управления в г. Москве принимает решение о внедрении такой системы. А это вынуждает все региональные представительства следовать по тому же пути. В противном случае будет наблюдаться информационная разобщенность внутри одного ведомства, что недопустимо, поскольку усложняет все управленческие процессы.

Система «КАДРЫ» - автоматизированное кадровое делопроизводство

Сегодня все большее внимание со стороны руководителей и менеджеров уделяется вопросам кадрового менеджмента. Другими словами появилась потребность в использовании современной системы управления персоналом. Кадровое делопроизводство, переведенное на аутсорсинг с передачей функций по кадровому учёту на обслуживание другой компании, имеет весомые выгоды:

- сокращение расходов на зарплату в связи с тем, что электронная система управления персоналом работает автономно;

- высокое качество результата;

- техподдержка и др.

Знаменитая фраза - «Кадры решают всё!» - очень точная и верная. Поэтому кадровое делопроизводство должно производиться профессионально.

В настоящее время рынок предлагает автоматизировать кадровое делопроизводство с помощью разных программ. Компания «Электронные Офисные Системы» разработала специальную систему «КАДРЫ». Она автоматизирует и оптимизирует кадровое делопроизводство:

- ведение штатного расписания;

- ведение личных карточек;

- оформление командировок;

- оформление отпуска;

- табельный учет рабочего времени;

- формирование и ведение приказов по личному составу и др.

Система «КАДРЫ», обеспечивающая кадровое делопроизводство, успешно используется в ведомственных структурах с подчиненными и территориально распределенными организациями, позволяя обрабатывать кадровую информацию во всех этих организациях.

«КАДРЫ» (система кадрового делопроизводства) отличается следующими преимуществами:

- реализована на базе новейших технологий;

- гибко настраивается;

- система успешно используется как в небольших организациях, так и в крупных компаниях (т.е. не зависит от количества кадров предприятия).

КОМПЛЕКСНОЕ ЗАДАНИЕ

1. Составьте приказы и заявления: а) о приеме на работу бухгалтером Иванову И.П.; б) об увольнении переводом в другую организацию. Оформить запись в трудовой книжке. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
2. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ». Составьте приказ о приеме. Оформить запись в трудовой книжке.
3. Оформите запись в трудовой книжке на основании приказа об увольнении Вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия. Указать статью увольнения. Составьте приказ и заявление.
4. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия. Напишите заявление и оформите запись в трудовой книжке.
5. Составить заявление и приказ о приеме на постоянную работу Конина Ивана Демьяновича с 13.11.200_ г. с двухмесячным испытательным сроком в бухгалтерию на должность экономиста с окладом __ руб. в месяц. Сделать запись в трудовой книжке.
6. Составить заявление и приказ о приеме на работу Солодовникову Марию Владимировну временно, на два месяца с 12.10.200_ г. в отдел сбыта экспедитором с окладом ___ руб. в месяц. Оформить запись в трудовой книжке.
7. Составить заявление и приказ о переводе на другую работу Вершинина Аркадия Гавриловича, с его согласия, с 15.01.200_ г. с должности бухгалтера бухгалтером-кассиром с окладом ___руб. в месяц. Оформить запись в трудовой книжке.
8. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Киселева Кирилла Игоревича, юрисконсульта, с 15.01.200_ г. по собственному желанию. Указать статью увольнения. Оформить запись в трудовой книжке.
9. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Анохина Петра Кузьмича, учетчика, с 10.02.200_ г. по собственному желанию в связи с уходом на пенсию по старости, ст. __ ТК РФ. Оформить запись в трудовой книжке.
10. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Пронькина Игоря Валентиновича, грузчика кормоцеха, с 31.08.200_ г. по собственному желанию в связи с поступлением в Вуз на очную форму обучения, ст. __ ТК РФ. Оформить запись в трудовой книжке.
11. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Суслопарова Андрея Романовича, инженера отдела механизации, с 25.01.200_ г. в связи с ликвидацией предприятия, п. __ ст. __ ТК РФ. Предоставить гарантии и компенсации, установленные ТК РФ. Оформить запись в трудовой книжке.
12. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Галибина Алексея Ивановича, юрисконсульта, с 15.01.200_ г., с согласия профкома (протокол № _ от __ ) в связи с сокращением его должности и отказом от другой работы   п __ ст __ ТК РФ. Предоставить льготы и компенсации, предусмотренные ТК РФ. Оформить запись в трудовой книжке.
13. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Моисеевой Тамары Георгиевны, экспедитора, с 21.01.200_ г. за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин, п. __ ст. __ ТК РФ. Оформить запись в трудовой книжке.
14. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Лапшина Михаила Ивановича, сторожа, с 1.02.200_ г. за прогул без уважительных причин 29.01.200_ г., п. __ ст. __ ТК РФ. Основание: докладная руководителя. Оформить запись в трудовой книжке.
15. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Курочкина Сергея Алексеевича, инженера цеха № 2, с 5.03.200_ г. за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения, п __ ст __ ТК РФ. Основание: акт, справка о медицинском освидетельствовании, докладная начальника цеха. Оформить запись в трудовой книжке.
16. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Жукова Михаила Алексеевича, водителя транспортного цеха, с 4.04.200_ г. в связи с призывом на военную службу, п. __ ст. __ ТК РФ, с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка. Основание: повестка из военкомата, заявление Жукова М.А. от 2.04.200_ г. Оформить запись в трудовой книжке.
17. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Шерстневой Светланы Алексеевны, бухгалтера центральной бухгалтерии, с 25.02.200_ г. в связи с истечением срока трудового договора п. __ ст. __ ТК РФ. Оформить запись в трудовой книжке.
18. Составьте приказ и напишите заявление о приеме на работу, в котором укажите структурное подразделение, должность, при необходимости особенности в работе (неполный рабочий день, почасовая оплата и т.п.). Оформите запись в трудовой книжке.
19. Напишите заявление и составьте приказ о переводе на другую работу, в тексте укажите наименование структурного подразделения, в которое переводится сотрудник, и причину перевода. Оформите запись в трудовой книжке.
20. Вы устраиваетесь на работу в коммерческую фирму. Оформите резюме, автобиографию. Заполните унифицированные формы документов:

а) личную карточку формы Т-2;

б) приказ о приеме на работу Т-1;

в) приказ о переводе на другую работу Т-5;

г) о прекращении трудового договора с работником Т-8.

ВОПРОСЫ К ЭКЗАМЕНУ

1. Понятие делопроизводства, история его появления.
2. Роль и задачи делопроизводства в рационализации управленческой деятельности организации.
3. Документ как носитель информации и как средство реализации управленческих функций.
4. Унификация и стандартизация как основные направления совершенствования документации.
5. Внедрение компьютерных технологий в процесс документирования и делопроизводства.
6. Организация современного делопроизводства и направления его совершенствования.
7. Основные правила и этапы составления документов. Требования, предъявляемые к тексту документа: аргументированность, логичность изложения, достоверность, объективность, краткость и др.
8. Простые и сложные документы. Использование трафарета. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц. Использование компьютерных программ («текстовый редактор») при подготовке документов. Корректурные знаки, применяемые при работе над текстом.
9. Состав и содержание документации, регламентирующей деятельность службы управления персоналом и работу с персоналом: Положение о персонале организации, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об отделе управления персоналом, должностные инструкции его сотрудников, нормативы времени на отдельные операции при работе с кадровой документацией, штатные расписания.
10. Состав кадровой документации: трудовой договор (контракт); приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и др.; личная карточка, табель учета использования рабочего времени, личные заявления работников, графики отпусков, докладные записки и др.
11. Нормативно-методические документы, регламентирующие состав, содержание, порядок составления и оформления кадровых документов.
12. Особенности работы с кадровой документацией в организациях различных сфер деятельности: производственной, научной, образовательной, государственной службы и др.
13. Электронная и карточная формы ведения документов.
14. Перечень кадровых документов, подлежащих утверждению руководителем организации.
15. Правила оформления приказа (распоряжения) о приеме на работу. Форма заявления о приеме на работу.
16. Содержание и порядок заполнения анкеты, автобиографии, личного листка по учету кадров, личной карточки, учетной карточки научного работника.
17. Виды и условия заключения трудового договора (контракта). Особенности условий трудового договора (контракта) с лицами разных должностных категорий, с подростками, инвалидами.
18. Порядок расторжения трудового договора (контракта).
19. Документы по увольнению работника: заявление или служебная записка, приказ об увольнении; порядок их составления и оформления.
20. Виды перевода работников на другую работу. Документы по переводу: заявления, докладная записка, приказ о переводе. Порядок оформления перевода работника.
21. Порядок подготовки проектов приказов по личному составу, типовые формулировки приказов.
22. Нормативные документы о порядке ведения трудовых книжек. Правила заполнения трудовых книжек. Образцы формулировок записей в трудовых книжках. Вкладыш в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки. Учет движения трудовых книжек. Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении. Хранение трудовых книжек.
23. Личное дело работника, его назначение, состав и порядок расположения документов в нем. Правила ведения и хранения личных дел. Порядок внесения изменений в документы личного дела. Учет личных дел и их выдача во временное пользование. Контрольные карточки.
24. Назначение и порядок ведения учетно-справочных картотек. Персональный, штатно-должностной и статистический учет работников. Типовая форма №Т-2, ее содержание, порядок заполнения личных карточек. Хранение и архивирование личных карточек.
25. Использование современных компьютерных технологий ведения и использования учетно-справочных картотек.
26. Аттестация и присвоение квалификационных разрядов как формы оценки деятельности работников. Положение об аттестационной (квалификационной) комиссии, его содержание и порядок утверждения. Состав аттестационной комиссии, порядок ее утверждения. График проведения аттестации, его содержание.
27. Документы этапа подготовки к аттестации: приказ руководителя организации, служебная характеристика - отзыв (заключение) об аттестуемом работнике; их содержание. Документы этапа проведения аттестации: протокол заседания комиссии, аттестационной лист работника; их содержание и порядок составления.
28. Содержание и правила составления характеристики, рекомендации, рекомендательного письма.
29. Правила составления приказов о поощрении, премировании, о наложении взыскания. Оформление представления о поощрении работника.
30. Порядок оформления очередных отпусков. Трудовое законодательство о порядке предоставления и оформления отпусков. Графики отпусков, заявление работника, приказ о предоставлении отпуска.
31. Порядок оформления документов по командированию работников: служебные записки руководителей структурных подразделений, приказы о командировании. Командировочные удостоверения, порядок их учета и регистрации. Журнал учета работников, отбывающих в командировки. Журнал учета приема командированных работников.
32. Нормативно-законодательная база заключения договоров о полной материальной ответственности: КЗоТ, Положение о материальной ответственности. Приказы о введении на предприятии коллективной материальной ответственности и о назначении руководителя такого коллектива. Перечень работ, пои выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность.
33. Типовые договоры о коллективной (бригадной) и о полной индивидуальной материальной ответственности. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности.
34. Исковое заявление о возмещении ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей.
35. Законодательные акты о защите информации: Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации», КЗоТ и др. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации.
36. Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны организации. Обязательство работника о неразглашении коммерческой тайны. Включение условий о неразглашении сведений, составляющих коммерческую или служебную тайну, в трудовой договор (контракт).
37. Понятие документооборота. Группировка документов организации: входящие, исходящие, внутренние.
38. Основные этапы обработки и движения кадровых документов.
39. Прием и первичная обработка входящих кадровых документов. Организационные формы работы с кадровыми документами: централизованная, децентрализованная, смешанная.
40. Способы получения документов: по почте, курьером, по телефону, факсу, электронной почте - и особенности их обработки. Отметки о поступлении входящих документов.
41. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Распределение поступивших документов.
42. Правила регистрации поступивших кадровых документов. Особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.
43. Формы регистрации документов: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная (на ПЭВМ).
44. Направления контроля исполнения кадровых документов: по срокам, по существу решения вопроса, по исполнителям. Ручная сроковая картотека; автоматизированная система контроля исполнения кадровых документов.
45. Направления и формы информационно-справочной работы; справочные картотеки, регистрационные карточки, использование ПЭВМ.
46. Правила обработки и отправки исходящих кадровых документов. Этапы работы с исходящими документами. Способы отправки документов.
47. Порядок работы с внутренними кадровыми документами.
48. Понятия «дело» и «номенклатура дел» как способ классификации и систематизации документов.
49. Назначение номенклатуры дел. Нормативно-методические документы по составлению номенклатуры дел. Виды номенклатуры дел; конкретные или индивидуальные, примерные, типовые. Основная номенклатура дел кадровой службы. Требования к заголовку дела, к порядку расположения дел. Индексация дел. Унифицированная форма номенклатуры дел организации или структурного подразделения. Порядок рассмотрения и утверждения номенклатуры дел в организации.
50. Порядок формирования дел кадровой службы. Нормативные документы, регламентирующие формирование дел. Оформление обложки дела.
51. Требования к формированию дел: по срокам хранения документов, по периоду формирования дела, по толщине дела и др. Порядок систематизации документов внутри дела. Правила изъятия документов из дела.
52. Порядок текущего хранения дел в структурных подразделениях. Последовательность расположения дел на полках, в шкафах, с использованием подвесной системы. Правила выдачи дел или документов из дел.
53. Порядок обработки дел для последующего их хранения и использования. Проведение экспертизы ценности документов.
54. Группировка дел в зависимости от срока их хранения. Акт об уничтожении документов. Порядок оформления дела для его хранения в зависимости от срока хранения.
55. Составление описей дел.
56. Сдача дел в архив. Сроки хранения основных управленческих документов.
57. Административная ответственность руководителя за нарушение действующего законодательства по архивному делу.

Литература

Нормативные документы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации: от30 декабря 2001 г. № 197 – РФ.
2. Постановление Правительства Российской Федерации: от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)..

Учебники и учебные пособия

1. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. – 2-е изд., перераб и доп. – М.: Альфа-Пресс, 2010.
2. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой слу.лы: Учебное пособие для среднего профессионального образования. – М.: Издательский центр «Академия», 2010.
3. Крассевин А.С. Документационное обеспечение управления кадрами: Практическое пособие. – М.: ИНФРА-М, 2009.
4. Митрофанов В.В. Кадровое делопроизводство в коммерческой организции. – М.: изд-во «Экзамен», 2010.
5. Пустозерова В.Н. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. - М.: Книга сервис, 2012.
6. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФР, 2011.
7. Санкина Л.В. Новые правила заполнения трудовых книжек. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФР, 2012
8. Грудцына Л.Ю. Кадровик: практическое руководство/ Л.Ю. Грудцына.- 2-е изд., переработанное и дополненное.- М.: Экспо, 2010. – 304 с.- (Юридический справочник)