Презентации по дисциплине ДОУ
презентация к уроку на тему

Слайд 1

Документооборот Лекция-презентация

Слайд 2

Цель: изучение движения документов в организации с момента их создания до завершения исполнения или отправки.

Слайд 3

Вопросы для изучения: 1. Понятие и принципы организации документооборота. 2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов. 3. Прохождение исходящих и внутренних документов. 4. Работа с конфиденциальными документами. 5. Работа с письмами и обращениями граждан.

Слайд 4

Документооборот – движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Слайд 5

Основные принципы организации документооборота: оперативность; оправданность; единообразность прохождения и процесса обработки документов; прямоточность.

Слайд 6

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов: поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов; потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы; поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Слайд 7

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами: содержанием или функциональной принадлежностью; структурой; режимом или цикличностью; направлением; объемом.

Слайд 8

Документопоток входящих документов составляют: документы вышестоящих организаций, органов власти; документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы; документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий; жалобы и заявления граждан.

Слайд 9

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции: прием входящих документов; первоначальная (экспедиционная) обработка; предварительное рассмотрение и распределение; регистрация; рассмотрение документов руководством; исполнение резолюций; отправка ответных документов.

Слайд 10

Регистрация документа Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения Регистрация придает юридическую силу документу Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением; справочную работу по документам.

Слайд 11

Регистрация документа Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Слайд 12

Нерегистрируемые документы печатные издания (книги, журналы, бюллетени); информационные материалы, присланные в копии для сведения; поздравительные письма и телеграммы; прейскуранты; пригласительные билеты; программы конференций, совещаний; рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Слайд 13

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется

Слайд 14

Форма регистрации документов Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Слайд 15

Форма регистрационно-контрольной карточки

Слайд 16

Состав реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Слайд 17

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов: составление проекта документа, его распечатка; согласование проекта, его визирование в необходимых случаях; подписание (утверждение) документа; регистрация и отправка документа.

Слайд 18

Организация движения документов внутри организации Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). Документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий. не рекомендуется передавать документы исполнителям без уведомления руководителей структурных подразделений

Слайд 19

При использовании в организации автоматизированной системы исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

Слайд 20

Контроль исполнения Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. В контроле исполнения документов можно выделить: контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения; контроль за сроками исполнения задания.

Слайд 21

Этапы контроля: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие документов с контроля; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Слайд 22

Формы контроля: ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека); автоматизированная система контроля исполнения документов. В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

Слайд 23

Сроки исполнения документов Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Слайд 24

Информационно-справочная работа Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этого банка данных обязана ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ; в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Слайд 25

Информационно-справочная работа Используя систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки (включая поручения), так и по текстам самих документов (файлов). При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно, а отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

Слайд 26

Организация хранения документов Под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках. Папки в течение дня хранятся на столе исполнителя, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Слайд 27

Номенклатура дел номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Существуют три вида номенклатур дел: типовая; примерная; индивидуальная конкретной организации.

Слайд 28

Номенклатура дел Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах: Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (раздел 3.4); Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. (раздел 6.1); Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (раздел 3.2.5).

Слайд 29

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться: уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Слайд 30

Установление сроков хранения дел Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных перечней типовых или ведомственных документов. Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Установленные данными перечнями сроки хранения документов являются обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, – увеличивать.

Слайд 31

Установление сроков хранения дел В случае если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года

Слайд 32

Работа с документами ограниченного доступа

Слайд 33

Основные термины информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства), - сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны

Слайд 34

Основные термины обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, - лицо, которое владеет информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании, ограничило доступ к этой информации и установило в отношении ее режим коммерческой тайны; доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, - ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации;

Слайд 35

Основные термины передача информации, составляющей коммерческую тайну, - передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем контрагенту на основании договора в объеме и на условиях, которые предусмотрены договором, включая условие о принятии контрагентом установленных договором мер по охране ее конфиденциальности; предоставление информации, составляющей коммерческую тайну, - передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем органам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления в целях выполнения их функций;

Слайд 36

Основные термины разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых информация, составляющая коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору.

Слайд 37

Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры; содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности; о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

Слайд 38

Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом; о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест; о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

Слайд 39

Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений; об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности; о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации; о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица; обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

Слайд 40

Меры по охране конфиденциальности информации определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну; ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка; учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

Слайд 41

Меры по охране конфиденциальности информации регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров; нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа "Коммерческая тайна" с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Слайд 42

Работа с обращениями граждан Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Закон Челябинской области от 27.08.2009 N 456-ЗО «О рассмотрении обращений граждан» Постановление Главы города Челябинска от 31.03.2000 N 390-п "О Порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации города Челябинска"

Слайд 43

Основные термины Обращение – изложенное в письменной или устной форме предложение, заявление, жалоба или ходатайство, в том числе коллективное, гражданина, должностного и иного лица. Предложение – обращение должностного лица или гражданина, не связанное с нарушением его прав, направленное на улучшение деятельности органов прокуратуры или других правоохранительных органов. Заявление – обращение гражданина по поводу реализации его прав и свобод, закрепленных в Конституции и законодательстве России.

Слайд 44

Основные термины Жалоба – обращение гражданина по поводу нарушения его прав и свобод решениями и действиями (бездействием) органа, должностного лица и иных лиц. Ходатайство – изложенное в письменной форме обращение гражданина с просьбой о признании в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, определенного статуса, прав, свобод. Коллективное обращение – обращение двух и более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании и подписанное организаторами или участниками митинга, собрания.

Слайд 45

Основные положения Письменное обращение, поступившее в государственный орган или должностному лицу в соответствии с их полномочиями, подлежит обязательной регистрации и рассматривается в сроки, установленные Федеральным законом. Рассмотрение письменных обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав детей, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится не позднее пятнадцати рабочих дней со дня их регистрации в государственном органе. Руководители государственных органов вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных письменных обращений граждан.

Слайд 46

Требования к письменному обращению Гражданин в письменном обращении должен указать наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество должностного лица, либо должность лица. свои фамилию, имя и отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ либо уведомление о переадресации обращения Обращение излагается гражданином в произвольной, им самим избранной форме и направляется адресату за личной подписью и датой написания обращения.

Слайд 47

Направление и регистрация письменного обращения направленное гражданином обращение должно рассматриваться тем органом или должностным лицом, в чью компетенцию входит разрешение вопросов, поставленных в обращении регистрация производится в течение трех дней с момента поступления обращение подлежит обязательному рассмотрению

Слайд 48

Сроки рассмотрения Общий срок - 30 дней со дня регистрации обращения Если после регистрации обращения будет установлено, что поставленные в нем вопросы не входят в компетенцию органа государственной власти, местного самоуправления либо должностного лица, обращение должно быть направлено компетентному органу государственной власти, местного самоуправления либо должностному лицу в течение семи дней с обязательным уведомлением об этом автора обращения.

Слайд 1

Преподаватель: Аксиньева Марина Анатольевна Кандидат педагогических наук История канцелярских принадлежностей

Слайд 2

Тростниковая палочка и папирус

Слайд 3

Береста

Слайд 4

Гусиные перья и бумага

Слайд 5

Авторучка Тутанхамона и металлическое перо

Слайд 6

Изобретатель шариковой ручки 1938 год – Ласло Биро (венгерский химик)

Слайд 7

Маркеры и ручки

Слайд 8

Карандаши

Слайд 9

Карандаши

Слайд 10

Пресс-папье

Слайд 11

Пресс-папье

Слайд 12

Пресс-папье

Слайд 13

Промокательная бумага

Слайд 14

Печати

Слайд 15

Папки

Слайд 17

Печатные машинки

Слайд 18

Печатные машинки

Слайд 19

скрепки

Слайд 20

Интеллектуальная зарядка…

Слайд 21

Придумай название

Слайд 22

Придумай название

Слайд 1

Раздел I. Документирование Тема 1.1. Понятие о документах, способах документирования и о носителях информации. Признаки документа

Слайд 2

Что такое делопроизводство?

Слайд 3

Делопроизводство -это (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними

Слайд 4

Стадии делопроизводства

Слайд 5

Заполнить таблицу Делопроизводство Приказное Коллежское Исполнительское

Слайд 6

Свойства документов информативные эксплуатационные способность передавать информацию: актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и др. долговечность, прочность документа и способность противостоять различным воздействиям - механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды.

Слайд 7

Функции документов общие специальные информационная (фиксация, хранение и передача информации); коммуникативная (передача, обмен информацией); социально-культурная (документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей). правовая; организационная; управленческая ; обучающая (передача знаний между людьми и поколениями); познавательная (получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений); мемориальная (передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием).

Слайд 8

Группы документов по способу документирования; по сфере использования; по наименованию; по содержанию; по характеру содержания; по месту составления; по грифу ограничения доступа (степени гласности); по происхождению; по юридической силе; по форме изложения (степени унификации); по срокам исполнения; по срокам хранения; по степени обязательности.

Слайд 9

По способу документирования рукописные; электронные; графические; кино- и фотодокументы.

Слайд 10

По сфере использования организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; документы по труду; отчетно-статистические.

Слайд 11

Группы документов По содержанию : простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы. По характеру содержания : первичные (содержащие исходную информацию); вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов). По месту составления : внутренние (разработанные и используемые внутри организации); входящие (поступившие в организацию); исходящие (отправляемые из организации). По грифу ограничения доступа (степени гласности): открытые (несекретные документы); с грифом ограничения доступа.

Слайд 12

Грифы (по возрастанию секретности) « для служебного пользования » (информация, предназначенная только для работников данной организации); « коммерческая тайна » (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю); « конфиденциально » (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ); « секретно», «совершенно секретно», «особой важности » (информация, составляющая государственную тайну).

Слайд 13

По юридической силе: оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором); копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы); отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется); заверенные копии ( копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу); выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать); дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

Слайд 14

По происхождению различают официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации); личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

Слайд 15

По форме изложения (степени унификации): индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме); трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении); типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления - например, типовой технологический процесс); примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии); унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

Слайд 16

По срокам исполнения различают: срочные (с указанным сроком исполнения документа); несрочные. По срокам хранения различают документы: временного хранения (до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); постоянного хранения. По степени обязательности : информационные (содержащие сведения и факты); директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

Слайд 17

Проверь себя…???? Вставь пропущенное слово Документ – это зафиксированная на материальном носителе______ с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Процесс создания документа в соответствии с уствновленными требованиями называется____ . Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая ____ и ___ работы с официальными документами.