Разработка урока по дисциплине Документационное обеспечение управления
методическая разработка

ТАМБОВСКОЕ ОБЛАСТНОЕ  ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

 ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«АГРАРНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА

Открытого урока по дисциплине

«Документационное обеспечение управления»

на тему  

«Служебные письма»

                                                                             Рассмотрено на ЦК

                                                                              «___»_______2017г.

 __________Мягкова Е.А.

Разработала  Мягкова Е.А.

С. Сампур, 2017

 Тип урока: комбинированный – повторение пройденного материала, усвоение нового и применение полученных знаний в практической работе, формирования и совершенствования профессиональных компетенций, умений и навыков.

     Методы проведения: урок с элементами блиц-опроса,  урок-занятие, практического выполнения задания по составлению и оформлению служебных писем ияч.

     Цель урока: проверка знаний студентов, умение работать в команде, приобретение теоретических и практических навыков составления служебных писем, обобщение знаний по оформлению справочно-информационных документов.

     Формирование коммуникативной компетентности обучающихся через изучение нового вида справочно-информационного документа – деловое (служебное) письмо.

     Получить представление о новом виде документа – деловое (служебное) письмо и требованиях, предъявляемых к оформлению служебного письма в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
    Овладеть правилами составления и оформления делового письма при помощи современных информационных технологий: создание бланка письма с использованием Microsoft Word.

     Задачи урока:

• Образовательная: обеспечить в ходе урока закрепление знаний, связанных с составлением и оформлением документов, показать на практике правильность оформления документов, знание общих принципов работы Microsoft Word и умение оформлять формуляры.
• Воспитательная: развивать творческие способности студентов, уверенность в себе и в своих силах, чувство ответственности, умение работать в команде, воспитание информационной культуры учащихся, внимательности, аккуратности, дисциплинированности, усидчивости.
• Развивающая: развить навыки индивидуальной и групповой практической работы, умение применять знания для ответов на вопросы различного рода.

Способствовать развитию умений пользоваться изученными стандартными терминами. Развитие способностей: фиксировать факты, события; анализировать допущенные ошибки при оформлении и составлении документа. Развивать память, умение слушать, разговорную речь.

Развивать умение работать в группе, коммуникативные навыки, высказывать свою точку зрения, распределять обязанности при работе в группе.

Развитие самостоятельности при оценке работы одногруппников.

     Практические задачи: закрепление и контроль степени усвоения знаний, умений и навыков работы по составлению и оформлению служебных писем, изученных и сформированных на уроке теоретического обучения.

Используемые средства, при проведении занятия: экран, проектор, компьютеры, текстовый редактор Microsoft Word, Microsoft PowerPoint.

• Комплекс аппаратного и методического обеспечения:
• Пакет MS Office с текстовым процессором MS Word, графическим процессором MS Excel.
• Презентация (MS PowerPoint).
• Проектор и проекционный экран.
• Раздаточный материал (служебные письма, ГОСТ Р 6.30-2003).
• Персональные компьютеры на группу.

Этапы урока

1. Организационный момент – 5 мин.
2. Актуализация опорных знаний – 10 мин.
3. Изложение нового материала – 25 мин.
4. Практическая часть – 40 мин.
5. Подведение итогов – 8 мин.
6. Выдача домашнего задания – 2 мин.

1. Организационный момент

Предполагает приветствие, сообщение темы предстоящего урока, предварительная, лаконичная и ясная формулировка целей и задач урока, которые должны быть достигнуты путем их сотрудничества в конце урока.

В начале занятия группа делится на две подгруппы, создавая соревновательный момент на протяжении всего урока. Группы с фамилиями студентов занесены в программу MS Excel для более быстрого подсчета набираемых баллов в течение всего занятия.

2. Актуализация опорных знаний.

Для проверки теоретического материала осуществляется в виде тестового задания, разработанного в программе MS PowerPoint, отображенный на экране проектора. Вопросы отображаются на экране и зачитываются вслух. Группы дают ответы по задаваемому материалу. В программе MS Excel проставляются баллы за правильные ответы. Правильный ответ на вопрос = 1 баллу.

Тест

1. Наиболее точное определение документа

а) материальный объект с подписью

б) носитель информации

в) удостоверение личности

г) нет правильного ответа

 2. Документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа

а) чистовик

б) дубликат

в) выписка

г) подлинник

3. Дубликат документа – это

а) повторный экземпляр документа, обладающий юридической силой подлинника

б) копия части документа, необходимая для официального представления в государственные органы

в) копия официального документа, воспроизводящая его какую-либо часть

г) копия исходящего документа

4. Сокращенное наименование организации на документах приводят в тех случаях, когда

а) его можно сократить по смыслу

б) документ является исходящим

в) оно закреплено в учредительных документах организации

г) имеется соответствующий документ

5. Какой номер документа является верным?

а) № 12/1-2

б) № 154а856978

в) № 14789

г) № 12/1а/125-14I

6. Реквизит “ссылка на регистрационный номер и дату документа” проставляется на:

а) актах

б) приказах

в) письмах

г) распоряжениях

7. Какая часть текста в распорядительных документах обязательна?

а) констатирующая

б) распорядительная

в) обе части

г) нет правильного ответа

8. Кокай вариант реквизита “Подпись” оформлен на фирменном бланке правильно?

а) Директор ЗАО “Мария” Б.Ю. Рогов

б) ООО “Квадрат” директор С.П. Орлов

в) Директор Носов А.Н.

г) Финансовый директор Д.Б. Горин

9. Можно ли в расшифровке подписи реквизита “Подпись” указать только фамилию?

а) можно в исходящих документах

б) нельзя

в) можно, но только в распорядительных документах

г) можно во всех документах

10. Граница правого поля бланка документа составляет

а) 5 мм

б) 10 мм

в) 15 мм

г) 20 мм

3. Изложение нового материала

Обратите внимание на слова великих людей о письме. Сегодня они станут эпиграфом к нашему уроку.

- В письмах умного человека отражается характер тех, кому они адресованы.

Георг Лихтенберг

- Это письмо получилось таким длинным потому, что у меня не было времени написать его короче.

Блез Паскаль

- Письма, написанные от руки, теперь уже выглядят как поздравления из прошлого века.

Торнтон Уайлдер

- Немедленно после того, как письмо запечатано, в голову приходят свежие мысли.

Закон письма

     На парты раздается раздаточный материал с правильным оформлением реквизитов служебного письма. На экране проектора воспроизводится служебное письмо, оформленное с учетом требования ГОСТа (Приложение 1).

     Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются по почте, по факсу или другим способом).

     Письмо – самый распространенный вид служебных документов. Именно письма являются средством связи организаций с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между юридическими и физическими лицами, излагаются просьбы, претензии и т.п. Поэтому так важно, с одной стороны, чтобы служебное письмо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, оно должно отвечать всем требованиям этики деловой переписки.

     Требования к тексту письма. В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (“просим направить”, “направляем на рассмотрение”);

- от первого лица единственного числа (“считаю необходимым”, “прошу выделить”);

- от третьего лица единственного числа (“министерство не возражает”, “ВНИИДАД считает возможным”).

     Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр. Письма по несложным вопросам, не нуждающимся в пояснении, могут содержать одну заключительную часть.

     Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу, так как работа с документом, содержащим несколько вопросов, вызывает трудности (регистрация, контроль исполнения, определение дела по номенклатуре и т.д.).

     Служебное письмо должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы. При необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц. Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А5.

     Письмо должно быть полным. Несмотря на краткость, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть раскрыт полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.

     Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное токование.

     Служебное письмо должно быть корректным по форме. При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к деловому партнеру.

     По характеру информации письма подразделяется на следующие разновидности.

     Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении какого-либо действия и обычно имеет в своем тексте следующие речевые обороты:

• Просим оплатить в течении ... банковских дней...;
• В связи с ... просим подтвердить ...;
• Дирекция просит сообщить ...;
• Мы будем благодарны, если Вы ...

     Информационные письма сообщают адресату о каком-либо факте или мероприятии. Часто с помощью информационных писем рекламируют деятельность какой-либо организации, выпускаемую продукцию.

     Письмо-напоминание – это письмо, сообщающее повторно определенную информацию адресату. Ключевые обороты:

• Напоминаем Вам, что ...;
• По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу ...;
• Вторично сообщаем ...

     Сопроводительное письмо – документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей. Составляется сопроводительное письмо в тех случаях, когда необходимо что-либо разъяснить или дополнить к прилагаемым документам. Например, указать срок исполнения, объяснить причину задержки с ответом, разъяснить сложные моменты. Начинается сопроводительное письмо словами:

• Направляем Вам ...;
• Высылаем запрошенные Вами ...;
• Возвращаем ...;
• Прилагаем ... и т.п.

     Письмо-подтверждение - подтверждает факт получения каких-либо документов или материалов. Ключевые обороты:

• Сообщаем Вам ...;
• Ставим Вас в известность, что ...;
• Извещаем Вас, что ...;

     Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Ответ должен излагаться в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Ключевые обороты:

Сообщаем Вам, что ...;

• К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена ...;
• При оформлении писем-отказов могут быть использованы следующие обороты:
• К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам ...;
• К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем, так как ...;
• К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за ...

     Оферта (письмо-предложение) представляет собой заявление продавца о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В оферте указывается:

- наименование предлагаемого товара или услуги;

- его количество и качество;

- цена

-срок поставки;

- условия платежа и другие условия поставки в зависимости от характера сделки.

Если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу и сделка заканчивается заключением контракта.

     Гарантийное письмо – это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем подтверждаются определенные обещания или условия (качество продукции, оплата труда за выполненную работу, сроки ее выполнения, надежность эксплуатации и т.п.)

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, в них используется повторяемый набор обращений и заключительных выражений.

     Начало письма:

Уважаемый Михаил Георгиевич!
Господин Орлов!

Уважаемый г-н Тенин!
Иван Тихонович!

Уважаемые господа! (употребляется в тех случаях, когда неизвестны имена получателей письма).

     Заключительные фразы:

Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной.

Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.

Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей.

С уважением.

     4. Практическая часть

     Конкурс “Первооткрыватель”. Группа делятся на подгруппы.

      Студентам предстоит за 5 минут написать название как можно больше реквизитов по информационному письму, отображенному на экране (Приложение 2, 3).

     Правильность используемых реквизитов в письме проверяем по слайдам. Верно зафиксированный реквизит приносит команде – 1 балл.

     Составление документации.

     Группа делятся на подгруппы. Каждому участнику подгруппы дается задание набрать на компьютере информационное письмо со следующими данными (Приложение 4):

“Составить информационное письмо ООО “Эверест Пласт” в адрес компании ЗАО “Юнитком” 102354, г. Санкт-Петербург, ул. Победы, д.61 на имя генерального директора Скворцова Виктора Николаевича.

Справочные данные ООО “Эверест Пласт”:

ИНН 6167071948, КПП 616701001

р/с 4070281090049694866 в Ростовский ф-л ЗАО “Банк Москвы”, г. Москва

к/сч. 30101810800000000227 БИК 046027227

Адрес: 114758, г. Москва, 40 лет Октября, д. 85/5,

т./факс 8(495)359-20-21, 359-20-60

     В сообщении необходимо проинформировать что

- будет произведено изменение цен на полисульфиды для производства стеклопакетов с 01.04.2012,

- появились в продаже дистанционная рамка ALBO,

- снижены цены на дверную группу,

- снижены цены на фурнитуру Fornar для комплексных клиентов,

- изменилась наклейка на профиле Krauss.

Директор ООО “Эверест Пласт” Никитин Сергей Викторович.

Самостоятельно ввести реквизит «отметка об исполнителе”

     Каждый участник за быстроту и точность выполнения задания приносит команде до пяти баллов.

     А в это время для других участников  подгрупп  выдается раздаточный материал для проверки знаний (Приложение 5.1, Приложение 5.2). Материал содержит неверное расположение реквизитов документов. Задача студентов выявить все имеющиеся ошибки. За каждую найденную ошибку команде выставляется по одному баллу.

Презентация.

     5. Подведение итогов

Проводится подведение итогов урока по результатам набранных баллов, выставляются оценки.

     6. Выдача домашнего задания.

     Повторить пройденный сегодня материал.

     Составьте письма: оферту и ответ на нее - отказ, на документах поставьте отметку о поступлении документа в организацию, резолюцию руководителя.

Вопросы:

1. Дайте определение письма.
2. К какому виду документов относятся письма?
3. Какое максимальное количество реквизитов может быть в документе?
4. Перечислите способы расположения постоянных реквизитов.
5. Какими ключевыми фразами начинаются письма-напоминания?
6. В чем особенность составления гарантийного письма?
7. В каком  случае отсутствует ссылка на регистрационный номер и дату?
8. В чем особенность составления сопроводительных писем?
9. Какими бывают письма по количеству отражаемых вопросов?
10. В каком случае составляется служебное письмо-напоминание?

Ответы:

2. К информационно-справочным документам.
3. 30
4. Продольное, угловое.
5. Напоминаем Вам; Вторично напоминаем Вам; Обращаем Ваше внимание на то, что; Ставим Вас в известность, что.
6. Гарантийное письмо подписывается руководителем и главным бухгалтером организации.
7. При составлении инициативного письма.
8. Они используются для отправки документов, не имеющих адресной части.
9. По количеству отражаемых вопросов письма бывают простыми и сложными.
10. В случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

“Составить информационное письмо ООО “Эверест Пласт” в адрес компании ЗАО “Юнитком” 102354, г. Санкт-Петербург, ул. Победы, д.61 на имя генерального директора Скворцова Виктора Николаевича.

Справочные данные ООО “Эверест Пласт”:

ИНН 6167071948, КПП 616701001

р/с 4070281090049694866 в Ростовский ф-л ЗАО “Банк Москвы”, г. Москва

к/сч. 30101810800000000227 БИК 046027227

Адрес: 114758, г. Москва, 40 лет Октября, д. 85/5,

т./факс 8(495)359-20-21, 359-20-60

  В сообщении необходимо проинформировать что

- будет произведено изменение цен на полисульфиды для производства стеклопакетов с 01.04.2012,

- появились в продаже дистанционная рамка ALBO,

- снижены цены на дверную группу,

- снижены цены на фурнитуру Fornar для комплексных клиентов,

- изменилась наклейка на профиле Krauss.

Директор ООО “Эверест Пласт” Никитин Сергей Викторович.

Самостоятельно ввести реквизит «отметка об исполнителе”