Материалы по дисциплине "Документационное обеспечение управления"
презентация к уроку

Слайд 1

Состав реквизитов документа. Требования к бланкам документов

Слайд 2

План 1. Структура служебного документа 2. Состав и оформление реквизитов служебных документов 3. Виды бланков. Требования к оформлению бланков служебных документов

Слайд 3

1. Структура служебного документа Заголовочная часть (бланковая) Содержательная часть (наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения) Оформительская часть (юридически значимые отметки – оттиск печати, подпись, гриф утверждения и др.; делопроизводственные отметки – о контроле, об исполнителе, о поступлении в организацию и др.)

Слайд 4

Назначение содержания ГОСТ Р 6.30 – 2003 ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает: Состав реквизитов документов Требования к оформлению реквизитов Требования к оформлению бланков служебных документов ГОСТ 06.30 – 2003 Носит рекомендательный характер Состоит из 4 разделов и приложений

Слайд 5

2. Состав реквизитов служебных документов ГОСТ Р 6. 30 – 2003 устанавливает 30 реквизитов для документов, входящих в УСОРД : 01 – Государственный герб Российской Федерации 02 – герб субъекта Российской Федерации 03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 04 – код организации 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/ КПП) 07 – код формы документа 08 – наименование организации 09 – справочные данные об организации 10 – наименование вида документа 11 – дата документа 12 – регистрационный номер документа 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа 14 – место составления или издания документа 15 – адресат 16 – гриф утверждения документа 17 – резолюция 18 – заголовок к тексту 19 – отметка о контроле 20 – текст документа 21 – отметка о наличии приложения 22 – подпись 23 – гриф согласования документа 24 – визы согласования документа 25 – оттиск печати 26 – отметка о заверении копии 27 – отметка об исполнении 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 – отметка о поступлении документа в организациях 30 - идентификатор электронной копии документа

Слайд 6

Схемы расположения реквизитов Схемы расположения реквизитов в угловом и продольном бланке даны в Приложении B к ГОСТ Р 6.30 – 2003

Слайд 7

Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации В соответствии с Федеральным Законом РФ от 25.12.2000 №2 ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» воспроизведение реквизита возможно на бланках: В многоцветном варианте В одноцветном варианте с геральдическим щитом В одноцветном варианте без геральдического щита

Слайд 8

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации Герб субъекта Российской Федерации: герб округа герб области герб города герб района герб муниципальной организации оформляется на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ: Законами Уставами Положениями Конституциями и т.д.

Слайд 9

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак Эмблема - это графическое или буквенное изображение Эмблема регламентируется Уставом организации Эмблема должна передавать основное направление деятельности организации Эмблема может располагаться над наименованием организации или левее наименования организации Эмблема не может быть размещена на бланке, в котором есть изображение реквизитов 01, 02.

Слайд 10

Реквизит 04. Код организации Код организации предоставляется Общероссийским классификаторам технико-экономической и социальной информации: ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций ОКОГУ – Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления Пример оформления реквизита в унифицированной форме документа: Унифицированная форма № Т-1 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Код 0301001 02847208 Форма по ОКУД ________________________________________________________________ По ОКПО (наименование организации) Номер документа Дата составления ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работника на работу ОКПО 02842708

Слайд 11

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/ КПП) предоставляются в составе реквизита 09 «Справочные данные об организации» на бланке письма Пример оформления реквизитов 05, 06 ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СТРОЙСЕРВИС» Республики ул., д. 70, офис 2, Г. Тюмень, 625000; Тел.: (345) 240-16-18, факс: (345) 240-16-19; E-mail: publik@stroi.ru ; http://www.stroi.ru ОКПО 12646278, ОГРН 1057700321563 ИНН/ КПП 77142112200/ 771001002 __________ № ____________ На № ______ от _________ Идентификационный номер налогоплательщика Основной государственный регистрационный номер

Слайд 12

Реквизит 07. Код формы документа Реквизит представляется по ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации Пример оформления реквизита в унифицированной форме Приложение №5 Унифицированная форма №Т-11а Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 Код 0301027 Форма по ОКУД ___________________________________________________________________ по ОКПО (наименование организации) Номер документа Дата составления ПРИКАЗ (распоряжение) о поощрении работников ОКУД 0301027

Слайд 13

Реквизит 08. Наименование организации Наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами и печатается прописными буквами ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕНОСТЬЮ «МАГНАТ» ПРИКАЗ 12.02.2020 №6 г. Москва Наименование организации

Слайд 14

Реквизит 09. Справочные данные об организации Реквизит располагается ниже наименования организации, входит в состав реквизитов бланка письма . ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СТРОЙСЕРВИС» Республики ул., д. 70, офис 2, Г. Пермь, 625000; Тел.: (345) 240-16-18, факс: (345) 240-16-19; E-mail: publik@stroi.ru ; http://www.stroi.ru ОКПО 12646278, ОГРН 1057700321563 ИНН/ КПП 77142112200/ 771001002 __________ № ____________ На № ______ от _________

Слайд 15

Реквизит 10. Наименование вида документа Приложение №5 Унифицированная форма №Т-11а Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 Код 0301027 Форма по ОКУД ___________________________________________________________________ по ОКПО (наименование организации) Номер документа Дата составления ПРИКАЗ (распоряжение) о поощрении работников

Слайд 16

Реквизит 11.Дата документа Дата располагается от левого поля ниже реквизита 08 «наименование организации» Способы оформления даты на документе (цифровой и словесно-цифровой) 23.10.2001 03 октября 2001 г. или года 2001.10.23 Двадцать третье октября две тысячи первого года ( способ не предусмотрен ГОСТ Р 6. 3 - 2003, используется при оформлении доверенности )

Слайд 17

Реквизит 12. Регистрационный номер Регистрационный номер – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации Способы оформления реквизита № 18 № 15/01-07 Порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре № 15-ЛС или № 15-К Способ используется при регистрации документации по личному составу № 90/97 Таким способом оформляется регистрационный номер документа, составленного двумя организациями Реквизит располагается Рядом с датой на одной строке Под датой от левого поля Иным способом в унифицированной форме

Слайд 18

Реквизит № 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Реквизит характерен для бланка письма. Заполняется полностью на ответных документах. На инициативных документах указывается только постоянная часть реквизита Располагается ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер». Примеры: На № _____ от _____ на бланке На № _____ от _____ на инициативном документе На № 12 /01-08 от 12.02.2010 на ответном документе ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СТРОЙСЕРВИС» Республики ул., д. 70, офис 2, Г. Тверь , 625000; Тел.: (345) 240-16-18, факс: (345) 240-16-19; E-mail: publik@stroi.ru ; http://www.stroi.ru ОКПО 12646278, ОГРН 1057700321563 ИНН/ КПП 77142112200/ 771001002 _25.02.2010 № __18/ 01-07__ На № 12/01-08 от __ 12.02.2010__

Слайд 19

Реквизит №14. Место составления или издания документа Реквизит располагается на документах, напечатанных на общем бланке или бланке конкретного вида документа. Располагается ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа». При указании реквизита буква г. не указывается в названиях городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург) и в названиях Волгоград, Новгород. ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ УПРАВЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ЛЕНИНСКОМ РАЙОНЕ Г. Екатеринбург ПОЛОЖЕНИЕ 17.02.2010 №25 г. Екатерингбург Об адаптации Место составления или издания документа

Слайд 20

Реквизит 15. Адресат 1.В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже Администрация города Тюмени Управление муниципальной службы по кадрам 2. В качестве адресата могут быть должностные лица. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже Мэрия Москвы Начальнику Управления организационно-методического обеспечения работы с документами Л.С. Катковой 3. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно Администрации районов Тюменской области 4. В реквизите «адресат» возможно указание почтового адреса, если документ направляется организации, а не должностному лицу Открытое акционерное общество «Сибирские самоцветы» Ленина ул., д. 25, г. Тюмень, 625003 5. В качестве адресата могут быть физические лица Васильевой В.П. Комсомольская ул., д.20, кв. 10, г. Тюмень, 625012

Слайд 21

Реквизит 16. Гриф утверждения документа I способ оформления ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СИБИРСКАЯ ПУШНИНА» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Сибирская пушнина» ___ Шилов___ А.Л. Шилов 03.02.2010 ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор А.Л. Шилов 03.02.2010

Слайд 22

Реквизит 16. Гриф утверждения документа При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек, согласовывается с названием документа), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например: II способ оформления: УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДЕНО Заседанием директоров Протокол от 05.02.2010 №15 Приказом Генерального директора АО «Уралсвязьинформ» От 30.01.2010 №82 ИЛИ

Слайд 23

Реквизит 17. Резолюция Реквизит располагается под реквизитом «адресат», включает Фамилии исполнителей Содержание поручения Срок исполнения Подпись руководителя Дата подписания резолюции И.Н. Ивановой Подготовить проект договор с фирмой «Заречье» к 13.02.2010 Семенов 01.02.2010

Слайд 24

Реквизит 18. заголовок к тексту ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «САМОЦВЕТЫ» ПРИКАЗ г. Тюмень Об увеличении уставного капитала общества Об увеличении уставного капитала Общества ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Москва О смене компании-перевозчика 30.10.2001 № 285 О смене компании-перевозчика 10.04.2001 № 08/11-13

Слайд 25

Реквизит 19. Отметка о контроле ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЗАРЕЧЬЕ» ПРИКАЗ 24.02.2010 №12 Об обеспечении контроля за использованием бланков документов строгой отчетности Контроль 12.03.2010 или К

Слайд 26

Реквизит 20. Текст официального документа Тексты официальных документов оформляются в виде: Анкеты Таблицы Связного текста Соединения этих форм

Слайд 27

Реквизит 21. Отметка о наличии приложении Реквизит располагается ниже текста, от левого поля. Способы оформления отметки о наличии приложения Приложение: на 5 л. в 2 экз. Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Приложение: письмо Минюста Росси от 14.02.2010 №02/04-156 и приложения к нему, всего на 30 л. Приложение: в 1 экз. Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес

Слайд 28

Реквизит 22. Подпись Состав реквизита «подпись» Наименование должности лица, подписавшего документ Личная подпись Расшифровка подписи Способы оформления реквизита «подпись» Используется, если документ оформлен не на бланке Исполнительный директор Наумов А.Н. Наумов Используется в случае, когда документ оформляется на бланке организации Генеральный директор Васильев А.Б. Васильев Возможно подписание документа несколькими должностными лицами Директор Колосов В.П. Колосов Главный бухгалтер Петрова А.В. Петрова При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности не указывается Афанасьев А.Л. Афанасьев В документах, составленных комиссией, указывают не должностных лиц, а их обязанности Председатель комиссии Дементьев Н.П. Дементьев Члены комиссии Демин А.Л. Демин Хохлов В.К. Хохлов Савельев А.А. Савельев

Слайд 29

Реквизит 23. Гриф согласования Реквизит используется при внешнем согласовании документа другой организацией Пример: Руководитель филиала Смирнов А.Б. Смирнов СОГЛАСОВАНО Финансовый директор ООО «Техномир» Лавров М.Ю. Лавров 21.02.2010

Слайд 30

Реквизит 23. Гриф согласования Реквизит используется при внешнем согласовании документа другим документом Пример: Директор Орлов С.П. Орлов СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии наук от 30.10.2009 № 451/ 02-18

Слайд 31

Реквизит 23. Гриф согласования Реквизит используется при внешнем согласовании документа коллегиально Председатель Совета директоров А.П. Ворохов СОГЛАСОВАНО Общее собрание Совета директоров. Протокол от 10.02.2020 №2

Слайд 32

Реквизит 24.Визы согласования документа Внутреннее согласование документа оформляют визой, которая включает наименование должности, подпись визирующего лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования Пример: Начальник юридического отдела Сидоров В.А. Сидоров 25.01. 2020 При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Орлов А.С. Орлов 26.01.2020

Слайд 33

Реквизит 24. Визы согласования документа Возможно оформление реквизита на отдельном листе № Наименование должности с указанием структурного подразделения Замечания Личная подпись Расшифровка подписи Дата согласования Срок согласования Примечание ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЙ К ПРОЕКТУ ______________________________________________от______№____ (название документа, после подписания дата, регистрационный номер)

Слайд 34

Реквизит 25. Оттиск печати Генеральный директор Главный бухгалтер П.В. Зорин Н.М. Онучин

Слайд 35

Реквизит 26. Отметка о заверении копии Верно Зав. канцелярией А.М. Иванова 20.01.2010 Проректор по учебной работе Д.С. Клементьев

Слайд 36

Реквизит 27. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: Зав. архивным отделом Г.И. Кудряшов А.С. Долгова 22 69 12

Слайд 37

Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Реквизит располагается в левом нижнем углу Подготовлено письмо от 28.01.2020 № 12/ 06-13 В дело № 07-06 Делопроизводитель А.Б. Осипова 12.02.2020

Слайд 38

Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. В организациях с большим объемом документооборота при обработке поступающих документов могут использоваться другие штампы, например: «Документ получен в поврежденном виде» Директор Г.В. Львова САРАТОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА Канцелярия Вх. № 138 10 02 2020

Слайд 39

Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа Идентификатор электронной копии документа проставляется в левом нижнем углу Директор А.В. Петров C:\DOCUM\ Приказ6. doc

Слайд 40

Состав реквизитов, предусмотренный Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Государственный герб Российской Федерации Наименование федерального органа исполнительной власти Должность лица, подписавшего документ Подпись должностного лица Вид документа Место составления (издания) документа Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти Адресат Дата документа Регистрационный номер документа Наименование документа Текст документа Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата Отметка о наличии приложений Гриф согласования Гриф утверждения Виза Оттиск печати Отметка о заверении копии Отметка об исполнителе Указания по исполнению документа Отметка о контроле документа Отметка об исполнении документа Отметка о конфиденциальности

Слайд 41

Оформление бланков служебных документов Виды бланков Общий бланк организации Бланк письма организации Бланк конкретного вида документа Бланк структурного подразделения Бланк должностного лица

Слайд 42

Состав реквизитов общего бланка Возможно Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблема организации Наименование организации Место составления или издания документа Для реквизитов «дата», «регистрационный номер» предусматривается место Пример: ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГАЗПРОМ» ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО В ЯМАЛО-НЕНЕЦКОМ АВТОНОМНОМ ОКРУГЕ ______ № ______ г. Салехард

Слайд 43

Состав реквизитов бланка письма Возможно Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблема организации Наименование организации Справочные данные об организации Для реквизитов «дата», «регистрационный номер» предусматривается место ОГРН, ИНН/КПП, код организации включается в состав реквизита «справочные данные об организации» Указывается постоянная часть реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа» Пример: ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГАЗПРОМ» ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО В ЯМАЛО-НЕНЕЦКОМ АВТОНОМНОМ ОКРУГЕ Республики ул., 9.78, г. Салехард, 629008, ЯНАО, Россия Тел.: (34922) 4-69-45 Факс (34922) 4-69-46 gazprom @ yamalinfo . ru Расчетный счет № 40702810800000001372 Филиал АБ «Газпромбанк» ИНН/КПП 7736050003/ 890104001 БИК 047195753 _______ № __________ На № ____ от _________

Слайд 44

Оформление бланка конкретного вида документа (кроме письма) Состав реквизитов бланка конкретного вида документа Наименование организации Наименование вида документа Место составления или издания документа Для реквизитов «дата», «регистрационный номер» предусматривается место Пример: АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РАСПОРЯЖЕНИЕ ____________ № _____________ г.

Слайд 45

Практическая работа 1. Дайте определение следующим понятиям: А) Служебный документ Б) Реквизиты документа В) Бланк 2. Перечислите требования к оформлению бланков служебных документов.

Слайд 1

Признаки документа

Слайд 2

Юридическая сила документа. Оригинальность документа. Копийность документа.Порядок оформления копий. Подлинность документа. Виды фальсификации документов.

Слайд 3

1. Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления, влияет на приобретение документом юридической силы: Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Слайд 4

Оригинальность документа подлинник (официального документа) как "первый или единичный экземпляр официального документа". ГОСТ Р 51141-98 "подлинник" - синоним "оригинал": от лат. originalis - первоначальный. оригинал подлинное произведение, авторская рукопись. оригинальный - это первоначальный, единственный, уникальный, индивидуальный текст или изображение, предназначенные для воспроизведения (копирования).

Слайд 5

Виды оригиналов Умноженные Двукратные Аутентичные (греч. authentikos - подлинный, исходящий из первоисточника) Автографы (автограф - собственноручный).

Слайд 6

2. Копия документа (copia - лат. множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого вида. Повторное воспроизведение оригинала с его внешними особенностями и признаками "Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы". ГОСТ Р 51141-98.

Слайд 7

Виды копий документов Заверенные или аутентичные (греч. authentikos - подлинный, исходящий из первоисточника), то есть имеющей подтверждение подлинности. Достоверность аутентичных документов гарантируется принятыми формальностями, обычно подписанием и проставлением печатей. Например, аутентичный текст международного договора, составленный на нескольких языках, рассматривается одинаково подлинным и имеющим равную силу.

Слайд 8

Список Отпуск Кратные Авторизированные Нотариальные Незаверенные

Слайд 9

Общие требования к оформлению копий документов определены ГСДОУ. В частности, в соответствии с подп. 2.3.2.5 ГСДОУ предприятие (организация, учреждение) может выдавать копии только тех документов, которые создаются в самом предприятии (указанное положение, однако, не распространяется на архивные учреждения и нотариат).

Слайд 10

При решении в соответствии с законодательством РФ дел, касающихся приема граждан на работу или учебу, удовлетворения их трудовых (жилищных и других) прав, а также в целях формирования их личных дел предприятие может изготовить копии документов, выданных другими предприятиями (организациями, учреждениями) и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т. д.). При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку, что подлинник хранится на данном предприятии.

Слайд 11

Копия с документа воспроизводится рукописным или машинописным способами, средствами оперативной полиграфии (в т. ч. компьютерной). При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка ( с использованием условных обозначений — "оттиск печати организации" .

Слайд 12

Заверение копии документа (в т. ч. и нотариальное) производится для придания ей юридической силы. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. При пересылке копии с документа на другие предприятия или выдаче ее на руки заверительная подпись должна также удостоверяться печатью.

Слайд 13

Отметка о заверении копии ГОСТ Р 6.30-2003 "При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации". Например: Верно Секретарь личная подпись Л.Р. Попова 13.01.2020

Слайд 14

3. Фальсификация документов Полностью фальсифицированный документ - документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т.п. Частично фальсифицированный документ - документ: подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания); подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержания); подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени создания, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсификация состава бланка).

Слайд 15

Вопросы для самопроверки знаний 1. Дубликат, выписка, отпуск - это ... 1)виды копий документа 2)виды оригиналов документа 3)внутренние документы 4)внешние документы 2. Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления - 1)подлинность 2)юридическая сила документа 3)оригинальность 4)копийность 3. Аутентичные документы – это 1)оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах 2)имеющие подтверждение подлинности 3)последняя, перепечатанная редакция документа 4. Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы – это 1)оригинал 2)копия 3)филиграни 5. В каком случае копия будет иметь юридическую силу? 6. Виды фальсификации документов. 7. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии» при заверении копии? 1)Верно: Инспектор отдела кадров личная подпись И.И. Петрова 16.03.2020 2)Верно Инспектор отдела кадров личная подпись Петрова И.И. 3)Верно Инспектор отдела кадров личная подпись И.И. Петрова 16.03.2020 8. Средствами фотографии или копировально-множительной техники получают 1)рукописные копии 2)факсимильные копии 3)заверенные копии 4)архивные копии 9. Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, но с указанием его поисковых данных - названия архива, номера фонда, описи, дела, листа – это 1)рукописные копии 2)факсимильные копии 3)заверенные копии 4)архивные копии 10. Документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т.п. - это 1)частично фальсифицированный документ 2)полностью фальсифицированный документ

Слайд 1

Документационное обеспечение управления

Слайд 2

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Слайд 3

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием . Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Слайд 4

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации. Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа . Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа .

Слайд 5

Основные задачи ДОУ: отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах; обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Слайд 6

История развития документационного обеспечения управления в России Выделяют следующие этапы: 1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (Х-ХI в.) и в период феодальной раздробленности (ХI-XV вв.) 2. Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.) 3. Коллежское делопроизводство (XVII в.) 4. Министерское делопроизводство (XIX – начало XX вв.) 5. Советская эпоха государственного делопроизводства

Слайд 7

На ранних стадиях развития Древнерусского государства (до конца ХV в.) государственных учреждений не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Тем не менее, документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. В данный период ( Х-ХV вв.) в основном документируются правовые отношения, создаются завещания. С развитием законодательных основ государства создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег и т.д.

Слайд 8

В период Х-ХIV столетий на Руси формировались определенные традиции составления и оформления документов с учетом их функционального назначения. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы и монастыри. Монастырь становится центром ведения и хранения документации. Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

Слайд 9

Вплоть до конца ХIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к ХIV в. стала использоваться точка в конце предложения. В ХV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй половины ХVII в. использовалась своя, отечественная. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков. Сочетание чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, хорошо читаются.

Слайд 10

Рассмотренный период можно охарактеризовать как период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности. Однако это было еще не делопроизводство, а, скорее, обычаи документирования информации.

Слайд 11

В период Х-ХIV столетий на Руси формировались определенные традиции составления и оформления документов с учетом их функционального назначения.

Слайд 12

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы и монастыри. Монастырь становится центром ведения и хранения документации. Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

Слайд 13

Вплоть до конца ХIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к ХIV в. стала использоваться точка в конце предложения. В ХV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй половины ХVII в. использовалась своя, отечественная. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков. Сочетание чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, хорошо читаются.

Слайд 14

Рассмотренный период можно охарактеризовать как период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности. Однако это было еще не делопроизводство, а, скорее, обычаи документирования информации.

Слайд 15

Место и роль документов в управлении на современном этапе Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами: существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности. Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства. Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того,

Слайд 16

насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними. Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности. Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

Слайд 17

К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования: 1. Она должна быть своевременной. 2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным. Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ.

Слайд 18

ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления; ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Слайд 19

Рассмотрим свойства и функции документа. Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное. Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма. Основные функции документа: -информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..) -организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности) -коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия); -юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов; -воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки; -учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).

Слайд 20

Рассмотрим свойства и функции документа. Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное. Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма. Основные функции документа: -информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..) -организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности) -коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия); -юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов; -воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки; -учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).

Слайд 1

ДОКУМЕНТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Слайд 2

Государственный стандарт (ГОСТ 16487—83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1984). Делопроизводство - это… ведение канцелярских дел; деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами Словарь С. И. Ожегова

Слайд 3

Документ – это… латинское слово documentum (от doceo — «учу» или «извещаю») означает «доказательство», деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь; -письменное свидетельство о чем-нибудь. -материальный объект, являющийся носителем определенной информации, предназначенный для ёе передачи во времени и пространстве. Словарь С. И. Ожегова Государственный стандарт (ГОСТ 16487—83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1984).

Слайд 4

Вывод: Документ — это носитель информации; Делопроизводство — процесс создания, обработки и хранения документа.

Слайд 5

История создания документов тесно связана с эволюцией рисунка и письменности. Наскальные рисунки были первыми сообщениями, передававшими информацию от одного человека к другому. В разное время материальными носителями документа были клинописные таблички и папирус, берестяные грамоты и пергамент. Документ проделал долгий путь в истории, пока основным материалом его создания не стала бумага.

Слайд 6

Шли столетия, а все документы писали от руки. Сотни писарей работали в государственных учреждениях, и качество документа определял в первую очередь их почерк. И лишь в конце XIX века в дело создания документа пришла механизация. Но, несмотря на широкое распространение пишущих машинок, процесс создания документа продолжал оставаться достаточно трудоемким. Если возникала необходимость внесения в текст самых незначительных изменений, его приходилось перепечатывать заново.

Слайд 7

В настоящее время существует большое количество электронных пишущих машинок, чье запоминающее устройство способно удерживать несколько страниц текста. Но все же настоящая революция в делопроизводстве произошла с появлением персональных компьютеров.

Слайд 8

В русском языке термин « документ » появился благодаря Петру I, который одновременно с этим ввел и соответствующую регламентацию работы с документами, которая теперь получила название « делопроизводство ».

Слайд 9

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА Документ содержит в себе различные объекты: тексты, рисунки, таблицы и т. п. Документ - многофункциональный объект, но … Основная функция документа : зафиксировать информацию так, чтобы в дальнейшем ее можно было обрабатывать, хранить, передавать и использовать .

Слайд 10

Классификация документов В 1990 г. появилась Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Она является наиболее полным документом по организации документационного обеспечения управления. По положениям ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства. В 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Слайд 11

Классификация документов Служебные Личные по происхождению

Слайд 12

Классификация документов Типовые Индивидуальные по форме

Слайд 13

Классификация документов Весьма срочные Срочные по срочности Несрочные

Слайд 14

Классификация документов Секретные Несекретные по гласности Для служебного пользования

Слайд 15

Классификация документов Временного хранения Постоянные по срокам хранения Долговременного хранения

Слайд 16

Классификация документов Входящие Внутренние по направленности документопотока документы, которые поступили на предприятие от других организаций. документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящие документы, которые имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Слайд 17

Классификация документов по содержанию Первичные Сводные Первичными называются документы, в которых зафиксированы исходные данные Сводными называются документы, в которые собирают данные из нескольких первичных документов

Слайд 18

Классификация документов Внешние Внутренние по характеру информационных связей предприятия нормативные документы вышестоящих организаций (фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и др.), а документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций. документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Слайд 19

Классификация документов Бумажные Электронные (безбумажные) документы, выполненные при помощи прикладной программы и хранящийся на магнитном носителе . по типу носителей

Слайд 20

по функциональному назначению Организационные : устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников. Распорядительные : приказы, распоряжения и решения по основной деятельности; оформляются однотипно, меняется только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю»; «Обязываю»; «Решил»). Документы по личному составу - документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием (приказы о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате. Информационно-справочные : письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др. Классификация документов

Слайд 21

Преимущества электронного документа по сравнению с бумажным простота внесения изменений; использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа; экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге; оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте; возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов; возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

Слайд 22

До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде: письма, брошюры и пр. Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что вело к огромным материальным затратам в масштабе государства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте. В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала. Преимущества электронного документа по сравнению с бумажным

Слайд 23

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу (от претендентов требуется умение работать на ПК). Сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль за правильностью их оформления и регистрация. Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки.

Слайд 24

Задачи делопроизводства создание документов и их оформление; хранение документов; обеспечение санкционированного доступа к документам; поиск нужных документов.

Слайд 25

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Для обработки документа необходимы специальные инструменты. Современное делопроизводство постоянно обновляется благодаря компьютерным технологиям. Они позволяют повысить производительность и качество труда, внедряя и совершенствуя все новейшие достижения научно-технического прогресса. Для решения задач делопроизводства используют различные классы прикладного программного обеспечения (ППО).

Слайд 26

Класс ППО Программные продукты Текстовые процессоры Microsoft Word Табличные процессоры (электронные таблицы) Microsoft Excel СУБД (системы управления базами данных) Microsoft Access Коммуникационные программы Microsoft Outlook Программы оптического распознавания текста для перевода информации с бумажного носителя на магнитный помощью сканера FineReade r Электронные словари и переводчики STILUS Lingvo Интегрированные пакеты Microsoft Office for Windows Основные классы ППО

Слайд 1

Информационно-справочная документация

Слайд 2

Информационно-справочные документы: представление, докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список, предложение.

Слайд 3

Представление документ, содержащий предложение о О назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. составляется руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации. Обязательными реквизитами являются наименование подразделения, наименование вида документа, дата, номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Слайд 4

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; - дата рождения; - образование работника, на которого составляется представление; - занимаемая им должность и структурное подразделение; - стаж работы (общий, в данной организации, в данном подразделении и должности); - оценка служебной деятельности; - повышение профессионального уровня; - оценка деловых и моральных качеств; - участие в общественной работе; - мотивы назначения, перемещения или поощрения; - должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работник а.

Слайд 5

Докладная записка Документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения, о выполненной работе, а также содержит выводы и предложения составителя .

Слайд 6

Пример оформления внешней докладной записки : Министерство Генеральному директору образования и науки РФ Завода точного Новосибирское областное машиностроения управление И.И. Петрову образования ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 19.05.2020 № 15 г. Новосибирск О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей, мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода. Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте. Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых. Зав едущий Подпись Н.И. Пирогова

Слайд 7

Служебная записка это документ составляемый работником или руководителем подразделения по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Обязательными реквизитами являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. Текст состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п.

Слайд 8

Объяснительная записка документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу . документ, сопровождающий основной документ и поясняющий содержание отдельных его положений (плана, отчета и т.п.). Оформляется на общем бланке учреждения. Текст должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства .

Слайд 9

Образец оформления объяснительной записки Наименование организации Генеральному директору Производственный отдел А.А.Зуеву ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 12.01.2020 №46 Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 2019 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов. Начальник отдела Подпись Ю.П. Елкин

Слайд 10

Акт документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. С оставляется комиссией по указанию вышестоящей организации или руководителя. С оставляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Слайд 11

Поводы для составления акта различные: - акт приема работ по контракту, объектов акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций) - акт приема-передачи документов (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.) - акт списания материалов, уничтожения дел, испорченных товаров - инвентаризации - коммерческий акт - обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности) - испытаний (образцов, систем, технологий) и др.

Слайд 12

Акт содержит следующие реквизиты: 1. наименование организации, структурного подразделения 2. наименование вида документа – АКТ дата 3. регистрационный номер 4. заголовок (как правило, согласуется с наименованием вида документа, отвечая на вопрос «Чего?». АКТ… приема-передачи дел) 5. текст 6. подписи (акт подписывают председатель и члены комиссии) 7. отметка о наличие приложения 8. гриф утверждения. Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем фирмы и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Слайд 13

Образец оформления акта: Министерство культуры России УТВЕРЖДАЮ Комитет по культуре Председатель комитета Администрации _______ Н.И. Петров Московской й области 20.05.2020 АКТ 18.05.2020 № 12 г. Видное О проверке сохранности документов в комитете Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2020 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов». Составлен комиссией в составе: Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В. Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И. 2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г. 3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И. В период с 16 по 18 мая 2020 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета. Составлен в 2-х экземплярах: 1-й — в дело № 1—23 2-й — в областной архив. Председатель комиссии Подпись Г.В. Сидоров Члены комиссии: Подпись Н.И. Григорьева Подпись ГГ. Михайлова

Слайд 14

Справка документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. О тражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Например: Новомосковское производственное объединение «Азот» СПРАВКА 10.08.2020 № 113 г. Москва ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения. Оклад — 3 6000 рублей в месяц. Начальник отдела кадров Подпись А.В. Иванов

Слайд 15

Сводка документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. Концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений и т. п.). Допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям. О формляется по тем же правилам, что и справка.

Слайд 16

Заключение документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. С оставляется на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертаций, дипломные проекты), проекты стандартов и др. Текст состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По проекту... замечаний нет».

Слайд 17

Отзыв- документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Слайд 18

Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. составляется в целях регистрации или информирования. Предложение – это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Слайд 19

Вопросы для практического задания 1. Какую информацию содержит текст представления? 2. О чем информирует руководство докладная записка? 3. Реквизиты внешней докладной записки. 4. Специфика служебной записки. 5. Назовите две группы объяснительных записок . 6 . Что является главным при составлении акта? 7. Составляющие текста акта. 8. Реквизиты акта. 9. Кто подписывает акт? 10. Дайте определение – «справка».