Студенту

Оглавление

ЗАДАЧИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И НЕМНОГО ИСТОРИИ        

ПРАВИЛА КОМПЬЮТЕРНОГО НАБОРА РУССКОЯЗЫЧНЫХ ТЕКСТОВ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЗАГОЛОВКОВ ТЕСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ        

ДОКУМЕНТООБОРОТ И ВИДЫ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ        

ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч)        

РЕКВИЗИТЫ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ.ФОРМУЛЯР. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ        

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ И КОНТРОЛЬ ЗА СРОКАМИ ИСПОЛНЕНИЯ        

ОФОРМЛЕНИЕ АКТОВ        

ХРАНЕНИЕ ИСПОЛНЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ        

ЗАЯВЛЕНИЯ        

ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ        

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА И ФАКСЫ        

СПРАВКИ        

ПРОТОКОЛЫ        

ОФОРМЛЕНИЕ ДОВЕРЕННОСТИ        

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ КАК СРЕДСТВО ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА        

ВВЕДЕНИЕ

Что это за профессия - офис-секретарь? Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя".

На основе опроса руководителей ведущих российских фирм составлен список характеристик идеального секретаря, который включает в себя такие качества, как высокая квалификация и профессионализм, исполнительность и высокая работоспособность, коммуникабельность и способность избегать конфликтов, привлекательность и элегантность, умение хранить конфиденциальные сведения.

В нашем  курсе  основное внимание  уделяется изучению информационных технологий,  призванных повысить эффективность секретарского труда.

ЗАДАЧИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И НЕМНОГО ИСТОРИИ

"Вы всегда куда-нибудь затаскаете пробку с казенной чернильницы!"

Н.В.Гоголь "Мертвые души"

Как только человек научился писать он начал создавать документы. Что же такое  документ?

"Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете" - определение Поля Отле из книги "Руководство к администрированию".

Другими словами  документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией.  В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо, и само латинское слово documentum означает "свидетельство". Понимая важность организации делопроизводства, еще Петр I издал указ "О подписании протоколов".

В 1720 году был издан "Генеральный регламент", определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н.Воронцова "Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству" можно прочесть:

"Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг".

Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее   определение:

Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:

- оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов

- создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения)

- создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел)

- создание условий для хранения документов

ПРАВИЛА КОМПЬЮТЕРНОГО НАБОРА РУССКОЯЗЫЧНЫХ ТЕКСТОВ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЗАГОЛОВКОВ ТЕСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

ДОКУМЕНТООБОРОТ И ВИДЫ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ

"Представьте ведомость в трех экземплярах с надлежащими подписями и приложением печатей. Двух часов не прошло, представил и ведомость. По всей форме. Печатей столько, как в небе звезд. И подписи налицо."

М.А.Булгаков "Похождения Чичикова"

1. Виды документопотоков
2. Этапы обработки документов разных документопотоков
3. Классификация деловых документов

ВИДЫ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов  в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между :

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения  (руководители предприятия или  подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

2)  пунктами технической обработки документов на предприятии   (секретарь руководителя,  канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. документопоток входящих в организацию документов  (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия),  адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.

2.  документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации  и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)
3. документопоток исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависят своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются   Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).  

ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

Схема работы с исходящими документами        .

Этапы обработки исходящих документов

1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ   исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.

3. После подписания руководителем  документ регистрируется секретарем или в канцелярии.

4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело

Этапы Обработки Внутренних Документов

Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки

1.Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем

2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются   с юридической службой предприятия.

3. Согласованные приказы  подписываются руководителем

4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Существует множество способов классификации управленческих документов. Вот, например, некоторые из них.

1).  По содержанию (важнейший вид классификации) - это могут быть документы

1. по административным вопросам,
2. вопросам материально-технического снабжения,
3. планирования,
4. бухгалтерского учета,
5. подготовки кадров,
6. внешнеторговой деятельности и т.д.;

2)  По происхождению документы делятся на официальные и личные.

Официальные создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам).  Причем к официальным документам относят и документы удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера. (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.)

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности

3) По месту составления документы делятся на:

внешние — полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие) и

внутренние — составленные в данном учреждении и используемые внутри его;

4). По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов - это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.

 ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ (1 ч)

"Подобной расторопности, проницательности и прозорливости было не только не видано, но и даже не слыхано. В три-четыре месяца он уже так набил руку в своем деле, что знал решительно все.  Даже начальство изъяснилось, что это был черт, а не человек."

Н.В. Гоголь "Мертвые души"

ОБЯЗАHHОСТИ СЕКРЕТАРЯ

Как правило, на не слишком крупных пpедпpиятиях, или для кpупных пpедпpиятий в его подразделениях вся тяжесть делопроизводственной работы ложится на секpетаpя руководителя пpедпpиятия или секретаря руководителя подразделения. Однако этим не ограничиваются обязанности секретаря: с подробным описанием работы, уровня ответственности, уровня образования и личностными качествами секретарей разных степеней квалификации можно познакомиться в специальном документе "Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря", разработанном Скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS).

Секpетаpская pабота тpебует умения быстpо пеpеключаться с одного вида деятельности на дpугой и хаpактеpизуется шиpотой и pазнообpазием выполняемых функций. Важнейшая функция секpетаpя - оказание максимальной помощи pуководителю и экономия его вpемени. Эта задача подpазумевает выполнение таких pабот как:

1) Работа с документами. Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов,  напpавление документов в стpуктуpные подpазделения, контроль за сроками исполнения документов, пpием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, организация хранения исполненных документов

2) Работа со средствами   связи. Ведение телефонных переговоров (при отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех, находящихся в его ведении средств связи, и немедленно вызывать ремонтные службы в случае их неисправности.

3) Работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь как обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия, так и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу). Секретарь организовывает прием сотрудников и других посетителей  в установленные часы приема (пpедваpительная запись на пpием к руководителю).

4) Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен проинфоpмиpовать   пpиглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, офоpмить доклада pуководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его пpотокол.

5) Работы хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще большой круг вопросов хозяйственного характера. Это пpовеpка качества убоpки кабинета руководителя а также обеспечение исправности всех технических сpедств, находящихся в кабинете. Это обеспечение руководителя всеми необходимыми канцеляpскими пpинадлежностями.

На основе опроса руководителей ведущих российских фирм, специалистами по менеджменту предлагаются следующие основные характеристики идеального секретаря:

1. Профессионализм, квалификация и стаж работы

2. Надежность, исполнительность, высокая работоспособность

3. Коммуникабельность, способность избегать конфликтов

4. Привлекательность, элегантность, здоровье, отсутствие вредных привычек

5. Умение хранить конфиденциальные сведения.

Среди профессиональных навыков называются:

1. Умение работать на компьютере (Word, Excel, E-mail)

2. Хорошее знание иностранного языка

3. Умение вести делопроизводство

4.Блестящие навыки общения с людьми

5. Умение планировать и организовывать исполнение поручений руководителя.

ФУHКЦИИ КАHЦЕЛЯРИИ

"Вот я сейчас отдам приказ, - сказал он и отворил дверь в канцелярскую комнату,  всю наполненную чиновниками, которые уподобились сотам, если только соты  можно уподобить канцелярским делам."

Н.В. Гоголь "Мертвые души"

На крупных предприятиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от хаpактеpа выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категоpии: специалисты и технические исполнители.

Специалисты - это pефеpенты,  методисты, заведующий аpхивом, заведующий экспедицией, pедактоp, коppектоp.

Технические исполнители - это секpетаpь-стеногpафист, делопpоизводитель, экспедитоp, куpьеp.

Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии  следующие:

1). Пpием и pегистpация (учет) документов

2). Распpеделение документов и доставка их исполнителям

3). Офоpмление и отпpавка исходящих документов

4). Стеногpафиpование и печатание документов

5). Контpоль за сpоками исполнения документов

6). Фоpмиpование дел и сдача их в аpхив

7). Организация  хpанения и обеспечение использования документов, хpанящихся в аpхиве.

РЕКВИЗИТЫ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ.ФОРМУЛЯР. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

"Нам нужна легальность - сказал Остап. - Нужно смешаться с бодрой массой служащих. К тому же в моем чемоданчике имеются чудные бланки на все случаи жизни и круглая мастичная печать."

И.Ильф и Е.Петров "Золотой теленок"

1. Реквизиты
2. Формуляр документа
3. Бланки документов
4. Правила оформления переменных реквизитов
5. Примеры оформления некоторых переменных реквизитов
6. Практическая работа по оформлению некоторых переменных реквизитов

1.РЕКВИЗИТЫ

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления деловых документов, которые установлены государственными нормативными актами - стандартами. В стандартах изложены правила,   устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов. Выполнение правил оформления документов обеспечивает:

-  юридическую силу документов;

- оперативное и качественное составление и исполнение документов;

- организацию быстрого поиска документов;

- осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.

Представление деловых бумаг закреплены:

1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003  "Требования к оформлению документов"

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).

2. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68).

Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения (2000 г.).

4. До настоящего времени не полностью устаревшими и в некоторых разделах до сих пор актуальными остаются нормативные документы, принятые несколько десятилетий назад. К ним относятся:

4.1 Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая была одобрена постановлением Государственного комитета Совета министров СССР по науке и технике 4 сентября 1973 года.

4.2  Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях, принятая в 1988 году (последняя редакция 1991 год)

5. Кроме того, различными министерствами, ведомствами и другими руководящими организациями применительно к различным сферам деятельности определена конкретизированная типология частных документов.

Что такое реквизит? Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов оформления (даты, подписи, и т.д.),  которые называются реквизитами. РЕКВИЗИТЫ - обязательные элементы оформления служебного документа.

Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в государственном стандарте  ГОСТ Р 6.30-2003.  Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке.

Список реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003

01. Государственный герб Российской Федерации        16. гриф утверждения документа

02. герб субъекта Российской Федерации        17. резолюция

03. эмблема организации или товарный знак        18. заголовок к тексту

04. код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)        19. отметка о контроле

05. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (присваивается налоговыми органами).        20. текст документа

06. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами        21. отметка о наличии приложения

07. код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)        22. подпись

08. наименование организации        23. гриф согласования документа

09. справочные данные об организации

(индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, телеграфный адрес, факс, e-mail, название банка и  номер счета в банке).         24. визы согласования документа

10. наименование вида документа        25. оттиск печати

11. дата документа        26. отметка о заверении копии

12. регистрационный номер документа        27. отметка об исполнителе

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа        28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело

14. место составления или издания документа        29. отметка о поступлении документа в организацию

15. адресат         30. идентификатор электронной копии документа

Просматривая этот список, можно сказать следующее: некоторые реквизиты остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия  - это эмблема организации, наименование организации и справочные данные об организации. Естественно, предприятие не меняет свое название или свой адрес каждый день или даже каждый год. Поэтому первые 9 реквизитов из таблицы называются постоянными реквизитами. Все остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т.д.) на разных документах  будут отличаться - поэтому их называют переменными реквизитами.

Схема расположения основных реквизитов на угловом бланке

На этой схеме видно, что каждый документ можно разделить на 3 основные части:

- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

- основную часть (реквизиты текст и приложения);

- оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения)

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер документа, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

2.ФОРМУЛЯР

Для оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т.д.)   потребуются не все  реквизиты, перечисленные  в таблице, а только некоторая часть из полного списка. Причем какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом.

ФОРМУЛЯРОМ документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Таким образом, можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т.д. Например, формуляр акта включает в себя  перечень и порядок реквизитов, оформляемых в актах:

1. Акт оформляется на общем бланке

2. Гриф утверждения

3. Наименование вида документа

4. Дата составления документа

5. Место составления документа

6. Заголовок к тексту

7. Текст

8. Отметка о наличии приложения (если необходимо)

9. Подписи членов комиссии, составившей акт

10.  Фамилия исполнителя и номер его телефона

3. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Бланком документа называется стандартный лист  с воспроизведенными на нем  постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Устанавливаются два основных формата бланков документов:

А4 (210*297 мм) - основной формат

А5 (210*148 мм) - допускается для оформления коротких документов, например справок, командировочных удостоверений

Допускается использование бланков форматов:

А3 (420*297 мм)  и А6

Стандартом устанавливаются следующие виды бланков:

- бланки для писем

- общие бланки.   бланки для всех остальных документов

- бланки конкретного вида документа

На бланках  для писем размещают все постоянные реквизиты, а на общих бланках не размещают справочные данные об организации.

Расположение постоянных реквизитов на бланке может быть продольным и угловым (смотрите следующие рисунки):

Пример бланка для писем с продольным расположением реквизитов

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов

4. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

1. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14.  (Рекомендация типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

3.При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.  (Пунктиром на рисунке показаны поля страницы)

5. ПРИМЕРЫ ОФОРМЛЕНИЯ НЕКОТОРЫХ ПЕРЕМЕННЫХ РЕКВИЗИТОВ

Гриф утверждения

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и печатается с левым отступом 10 см от границы левого поля. Гриф утверждения должен состоять

- из слова УТВЕРЖДАЮ,

- наименования должности лица, утверждающего документ,

- его личной подписи с расшифровкой (инициалы и фамилия)

-  даты утверждения.

Если документ утверждается не должностным лицом, а постановлением, решением, приказом или протоколом полномочного принимать такие решения органа, то Гриф утверждения начинается со слова УТВЕРЖДЕНО

Адресат

Реквизит Адресат оформляется на письмах, факсах и содержит указание должностного лица - получателя документа. В состав реквизита Адресат рекомендуется включать почтовый адрес. Оформляется в правой верхней части документа с   левым отступом 8 см.

Наименование  вида документа

Реквизит название вида документа печатают ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ и располагают в центре страницы на продольных бланках и от границы левого поля на угловых бланках.

Дата документа

Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документу. Оформляется в левой части листа от границы левого поля под реквизитом Наименование вида документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения. В соответствии с Изменением N 1 ГОСТ Р 6.30-97 при оформлении реквизита Дата рекомендуется  записывать дату в формате: ДД.ММ.ГГГГ, то есть 2 цифры число, две цифры месяц и 4 цифры год, например 12.02.2002.

Если число или месяц состоит из одной цифры перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2002

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: ГГГГ.ММ.ДД, например: 2000.01.05

Место составления

Этот реквизит оформляется от границы левого поля.

Пример:

г. Переславль-Залесский

Заголовок к тексту

Реквизит заголовок к тексту содержит краткое изложение основного смысла составляемого документа.  Заголовок должен грамматически согласовываться с название вида документа, отвечая на вопрос "о чем?" или "чего?". Например:

Приказ  ....    О создании аттестационной комиссии

Договор ....   О поставке груза по контракту N 249/1

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Печатают  с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке - шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.

Текст документа

Текст - основной и важнейший реквизит документа. Текст документов на бланках формата А5 печатают с межстрочным интервалом Одинарный, на бланках формата А4 - с межстрочным интервалом Полуторный. Все остальные реквизиты оформляются с межстрочным интервалом Одинарный.

Отметка о наличии приложения

Реквизит отметка о наличии приложения печатают под реквизитом Текст с 0-го  знака ( от границы левого поля) в виде:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если вид документа, являющегося приложением, не назван в основном тексте документа, то необходимо указать его наименование в реквизите Приложение. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например

Приложение: 1. Контракт от 20.07.2001 N21/3 на 5 л. в 2 экз.

                        2. Акт приема работ от15.09.2001 N17 на 1 л. в 4 экз.

Подпись

Реквизит Подпись состоит из 2-х элементов - наименования должности и расшифровки подписи. Наименование должности печатают под реквизитом Отметка о наличии приложения или Текст, с 0-го знака (от границы левого поля) а расшифровка подписи на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от границы левого поля.

Гриф согласования

Реквизит Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Оформляется в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами Текст, Отметка о наличии приложения и Подпись.

Печать

Реквизит Печать проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами.   Подпись должностного лица должна быть заверена гербовой печатью.

Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизите Подпись лица, подписавшего документ.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров

924 45 67

или

Петров Иван Васильевич

924 45 67

Идентификатор электронной копии документа

В соответствии с Изменением N1 к ГОСТ  Р 6.30-97, введенным в действие с 1 апреля 2000 года в левом нижнем углу каждой страницы документа оформляется реквизит Идентификатором электронной копии документа. Этот реквизит оформляется в нижнем колонтитуле странице, и содержит  

- наименование файла на машинном носителе,

- дату и

- другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

ТРУДОВЫЕ СОГЛАШЕНИЯ

Трудовые соглашения - это документы, оформляемые между предприятием или организацией, в лице его руководителя, и физическим лицом, не состоящим в штате этого предприятия, на выполнение единовременной работы. В тексте Трудового соглашения оговариваются права и обязанности сторон на время его заключения.

Формуляр трудового соглашения включает

в себя следующий состав реквизитов:

1. Наименование вида документа
2. Место составления документа
3. Дата составления документа
4. Текст, включающий в себя юридические адреса сторон
5. Подписи сторон, заключивших соглашение

Образец оформления трудового соглашения

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Прием поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется централизованно в экспедиции (одно из подразделений канцелярии) или секретарем. Конверты вскрываются (кроме тех, на которых стоит пометка "лично"). Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя. Вся поступающая документация сортируется на регистрируемую и не регистрируемую.

Регистрация документа - это фиксация факта его создания или получения путем присвоения документу уникального регистрационного номера (индекса документа) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.

К нерегистрируемым службой делопроизводства относятся следующие виды документов:

1. Рекламные материалы

2. Сообщения о совещаниях, конференциях и их программы

3. Прейскуранты

4. Печатные издания (книги, журналы, газеты)

5. Телеграммы

6. Научные отчеты по темам

7. Поздравительные письма и пригласительные билеты

8. Бухгалтерские документы

9.Письма, присланные в копии для сведения

При регистрации документов на предприятии должны выполняться следующие правила:

1) каждый документ регистрируется только один раз

2) все документы регистрируются только в одном месте

3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии

Регистрационный номер документа, как правило, состоит из следующих элементов:

1) шифра организации в министерстве или ведомстве

2) номера дела, в который помещается документ или его копийный экземпляр

3) порядкового номера документа в регистрационном журнале

Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа  регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа.

Для исходящих документов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под постоянными реквизитами бланка на специально отведенном на бланке месте.

Пример регистрации документов на вымышленном предприятии АО "Старт"

1. Из АО "Старт" 12 февраля 1999 года  направлено письмо в организацию "Экспо-Бизнес" с запросом на участие в выставке - это исходящий документ.

Шифр АО "Старт" 25, номер дела для служебных писем 08 и порядковый номер документа в регистрационном журнале 15 ( таким образом индекс документа имеет вид  25/08-15)

Посмотрите на образце письма на рисунке, как проставлен на нем индекс и дата.

В поле На N_________ запись отсутствует, поскольку документ инициативный и не является ответом ни на какой другой документ, поэтому нет и ссылки на его индекс.

Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации исходящих документов.

Форма регистрационного журнала для исходящих документов

и внутренних документов

2. В АО "Старт" 1 марта 1999 года получен ответ, зарегистрированный в "Экспо-Бизнес" под номером 63/17-07    25 февраля.  В поле На N __ в "Экспо-Бизнес" внесли номер письма, на которое подготовлен этот ответ - 25/08-15.  

Для АО "Старт" полученное из "Экспо-Бизнес" письмо является входящим документом. При его поступлении на в АО "Старт" документ получил регистрационный номер 25/18-42 (25 - шифр   предприятия, 18 - номер дела, 42 - порядковый номер письма в регистрационном журнале для входящих документов).  Для записи входящего номера на самом письме в нижней части листа под подписью проставлен штамп, в который и внесен входящий номер.

Посмотрите на образце письма на рисунке, как зарегистрирован этот входящий документ. На рисунке в серой рамке помещен реквизит Резолюция, в котором руководитель предприятия лично изложил свое решение по вопросу, изложенному в письме выставочного центра "Экспо-Бизнес".

Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации исходящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ И КОНТРОЛЬ ЗА СРОКАМИ ИСПОЛНЕНИЯ

Большинство документов, срок исполнения которых не определен в специальных нормативных актах, должно исполняться в течение 10 дней - это типовые сроки исполнения. Руководитель предприятия может в резолюции изменить срок исполнения документа и назначить для документа индивидуальный срок исполнения.

Срок исполнения входящих документов исчисляется со дня их поступления в учреждение, исходящих - со дня их подписания.

Срок исполнения документа может быть продлен, но это может сделать только лицо или учреждение его установившие. Продлевать срок исполнения документа нужно в письменной или устной форме не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если выясняется невозможность соблюдения установленного срока исполнения.  При продлении срока исполнения в регистрационном журнале  делают соответствующую отметку.

В делопроизводственной практике бывают случаи, когда срок исполнения документа не может быть установлен. Тогда по согласованию с исполнителем устанавливается условный срок исполнения, который затем корректируется в соответствии с ходом исполнения документа.

Контроль за исполнением документов - важнейшая составная часть работы с документами. Он необходим для того, чтобы документы исполнялись в установленные сроки, а это, в свою очередь, позволяет улучшить работу предприятия.   На контроль берутся только самые важные и первоочередные документы. Перечислим документы, исполнение которых подлежит обязательному контролю:

- все документы, поступившие из правительственных органов;

- постановления органов местной администрации;

- приказы руководства предприятия;

- служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции предприятия;

- любые другие документы по особому указанию руководителя предприятия.

Контроль за исполнением документов можно вести с помощью регистрационного журнала, в котором  рядом с документами, взятыми на контроль проставляется знак контроля  "К" или штамп "Контроль" и отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ. Такой же знак контроля проставляется и на контролируемых документах. Работник канцелярии должен ежедневно просматривать журнал и напоминать исполнителям о сроках. Для осуществления контроля можно получать информацию об исполнении документа у исполнителя с помощью телефонного запроса.   Документ снимается с контроля, когда решены все связанные с ним вопросы и корреспонденту дан ответ по существу вопроса.

Документ может снять с контроля только должностное лицо, которое его поставило на контроль. При этом и на документе и в журнале делается отметка о снятии с контроля.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

"

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Документы после их исполнения группируются (помещаются)  в дела.

ДЕЛО - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку  с  соответствующим заголовком ( например, документы, относящиеся к  руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т.д.)

Для того, чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список   заголовков дел, который называется НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложеными в единой государственной системе делопроизводства. В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.

Различают два типа номенклатур дел -  типовую номенклатуру и конкретную номенклатуру дел.

Типовая номенклатура дел устанавливает список  наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах но основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений.   Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

Конкретная номенклатура дел  представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой  деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.

Составление конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы учреждения или предприятия:

- на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе его деятельности, и

- на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение.

Сначала составляются номенклатуры дел структурных подразделений причем в номенклатуре определяются не только названия дел, но и устанавливаются сроки их хранения в архиве, затем зав. канцелярией предприятия составляет сводную номенклатуру дел. После утверждения сводной номенклатуры дел в учреждении этот документ направляется во все подразделения предприятия и становится обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

Пример типовой номенклатуры дел для высших учебных заведений:

0. Общие вопросы

1. Руководство

1.1. Приказы министерства

1.2. Приказы ректора университета

1.3. Отчеты о работе университета

2. Учебная работа

2.1. Учебные планы университета

        2.1.1 Годовые учебные планы

        2.1.2. Семестровые учебные планы

2.2. Расписание занятий

2.3. Экзаменационные билеты

3. Бухгалтерия

3.1. Годовые финансовые отчеты университета

3.2. Переписка с банком

4. Хозяйственная работа

4.1. Смета ремонта аудиторий университета

4.2. Переписка с поставщиками стройматериалов

4.3. Переписка по закупке оборудования для лабораторий

и так далее

Внутри разделов, которые дают наиболее общие характеристики относимых к ним документов, в типовой номенклатуре существуют подразделы, в названиях которых указываются конкретные наименования документов, размещаемых в этих подразделах. Например, для раздела 2. Учебная работа в типовой номенклатуре дел рекомендуются такие подразделы как 2.1 Учебные планы университета, 2.2 Расписание занятий, 2.3 Экзаменационные билеты.

А для подраздела 2.1. Учебные планы университета предусмотрено  деление на   2.1.1 Годовые учебные планы и   2.1.2. Семестровые учебные планы

В одно дело в соответствии с заголовками дел могут группироваться документы одного вида, например:

Приказы учреждения по основной деятельности или

Приказы учреждения по административно-хозяйственной деятельности

В одно дело могут попасть и документы разных видов, например:

Акты, справки проверки состояния делопроизводства и переписка об организации делопроизводства или

Акты, докладные записки, справки, характеристики, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря) и должно отвечать следующим  требованиям:

1. В дело ПОМЕЩАЮТ  только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями стандартов.

2. В дело НЕ ПОМЕЩАЮТ документы:

- не соответствующие заголовку дела;

- неправильно оформленные (возвращают на доработку);

- подлежащие возврату;

- черновики;

- размноженные копии (например, на ксероксе).

В дела группируют документы одного документационного года. Документы внутри дела располагают в определенном порядке. Основные принципы расположения документов такие:

- вопросный (по вопросам, затрагиваемым в документах),

- хронологический (по датам документов),

- алфавитный (по фамилиям авторов или по по алфавиту названий учреждений- корреспондентов),

- нумерационный ( группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию, например: накладные, квитанции и т.д.)

Чаще всего использую вопросно-логический принцип, когда документы располагают в делах в логической последовательности решения того или   другого вопроса. Такая система расположения документов в деле совпадает с хронологической. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в разные дела.

Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают номер тома.

На обложке дела оформляют:

1. Полное название предприятия
2. Индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов
3. Наименование дела в соответствии с номенклатурой дел
4. Документационный год
5. Количество листов
6. Срок хранения.

Образец оформления обложки дела

ОФОРМЛЕНИЕ АКТОВ

Акты - это документы, составляемые специально выделенными должностными лицами (членами комиссий), назначаемыми приказом руководителя и подтверждающие установленные комиссией факты, связанные с деятельностью предприятия.

В зависимости от назначения акты бывают различного содержания:

при смене работников, являющихся материально-ответственными лицами, составляются акты приема-передачи дел;

при проверке деятельности предприятия или его структурного подразделения - акты по результатам обследования или ревизии;

составляются акты при списании пришедшего в негодность инвентаря или оборудования;

акты  об испытаниях новых изделий,

акты о выделении к уничтожению документов и т. д.

Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

1. гриф утверждения
2. наименование вида документа (АКТ)
3. дата
4. порядковый номер акта
5. место составления
6. индекс документа
7. заголовок к тексту
8. текст
9. отметка о наличии приложения (если есть приложение)
10. подписи председателя и членов комиссии

Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.

Во вводной части указывается основание для составления акта - указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются составители акта - присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.

Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание получить экземпляр акта. При этом  акте указывается кому передан каждый экземпляры акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не указываются. Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.

Образец оформления акта

ХРАНЕНИЕ ИСПОЛНЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ        

1. сроки хранения документов
2. Правила подготовки документов к хранению:

1. - оформление дел долговременного и постоянного хранения
2. - оформление дел кратковременного хранения

3. Хранение документов и обеспечение использования
4. Оформление заверенных копий документов

1.СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Когда документы готовятся к сдаче в архив?

Подготовка исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или на уничтожение проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года.

2. Кто определяет сроки хранения  и на основании каких нормативных актов?

Первый этап подготовки документов к сдаче в архив заключается в определении сроков их хранения, который производится в процессе экспертизы научной и практической ценности документов.

Экспертиза научной и практической ценности документов проводится специальной экспертной комиссией учреждения, назначенной руководителем.  Цель комиссии - отобрать документы на хранение и установить сроки их хранения, а также отобрать на уничтожение   документы, не представляющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение.  В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, делопроизводственных служб и архивов.

Главными руководящими документами для   экспертных комиссий, которыми они руководствуются при назначения сроков хранения документам, являются перечни документов с указанием сроков хранения. Перечни документов - это систематизированные  списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов. Перечни документов могут быть

- типовыми - их назначение унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений,   независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Например, сроки хранения  приказов руководства,  планов и отчетов,  документов по личному составу,  бухгалтерской документации и т.д. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

- ведомственными - по отдельным отраслям деятельности. Он предусматривает максимально полный охват видов документов по направлению деятельности  предприятий  отрасли.

С 2000 г. действует новый типовой перечень, который называется "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения ".

3. Какие сроки хранения могут назначаться документам?

Комиссия может назначить документам следующие сроки хранения:

Кратковременные  сроки хранения - менее 10 лет (например, 1год, 3 года или 5 лет);

- долговременные сроки хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение (например, 10 лет, 30 лет, 75 лет и т. д.);

- некоторые документы не хранят - они подлежат уничтожению

Вот примеры сроков хранения, назначаемых некоторым документам, в соответствии с перечнем типовых управленческих документов:

- 75 лет хранятся журналы регистрации несчастных случаев на производстве;

- для личных дел сотрудников сроки хранения назначаются так 75 л - возраст сотрудника;

- постоянно хранятся, например, документы, связанные с финансированием (планы финансирования, сметы финансирования, финансовые отчеты)

- гарантийные письма - 3 года

- акты проверок финансово-хозяйственной деятельности - 5 лет

- акты проверок кассы - 3 года  и т.д.

4. Как исчисляются сроки хранения документов (с какого числа?)

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.  Например, если документ проходил в  мае 2001 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2002 года.  

5. Как поступают с документами, не подлежащими хранению?

На отобранные комиссией и уничтоженные документы составляется АКТ, в котором перечисляются названия, индексы и заголовки к тексту уничтоженных документов. Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещается. Запрещается также сжигать их. Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.

2.ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ХРАНЕНИЮ.

А) ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ

Оформление дел долговременного хранения (свыше 10 лет и постоянного хранения) включает в себя комплекс работ по:

   - описанию на обложке - наименование учреждения, номер дела, заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел, год, количество листов, срок хранения;

   - составлению описи дела, в которой перечисляют  наименование документов, их   даты, указывают  количество листов в каждом документе. Опись  подписывают  члены   экспертной комиссии и утверждает руководитель предприятия

   -  брошюровке - подшивание документов в твердую обложку;

   - нумерации листов;

   - составлении  и заверительной надписи

Образец оформления обложки дела

Образец оформления описи дела

Образец оформления заверительной надписи

Б) ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ КРАТКОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ

Для дел кратковременного хранения (до 10 лет) процедура оформления дел упрощается:

1. документы оставляют в делах в скоросшивателях,
2. листы не нумеруются,
3. описи на дела не составляются.

3.ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

С момента заведения и до передачи в  федеральный архив дела хранятся на предприятии. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для облегчения поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, а выписка из номенклатуры дел с наименованиями и индексами всех дел, хранящихся в шкафу, помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Выемка документов из дел не допускается. В исключительных случаях с устного или письменного разрешения руководителя возможна выемка документа из дела. (например по требованию судебно-следственных органов изъять документ из дела). В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование и этот акт вкладывают на место изъятого документа и еще  в деле оставляют точную заверенную копию и акт о причинах изъятия подлинника. Акт должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, выдавшего документ во временное пользование. Акт хранится в деле до возвращения подлинника документа.

В архив предприятия дела постоянного и временного хранения передаются через год после их окончания. Например, дело законченное в 1998 году должно поступить в архив предприятия не позднее 2000 года.  Архив принимает дела по описям, вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения справочного аппарата архива.

Если отдельные дела необходимы в структурных подразделениях для текущей работы, то из архива они могут выдаваться во временное пользование. На месте дела оставляется карточка-заместитель, в которой указывается:

1. в какое подразделение выдано дело,
2. его номер,
3. количество листов в деле,
4. дата выдачи,
5. расписка в получении.

Дело должно быть возвращено в архив в тот же день.

В архивах предприятий и учреждений документы хранятся не более 15 лет (в зависимости от подчиненности предприятия), кроме материалов по личному составу, которые хранятся 40 лет. После истечения указанных сроков дела передаются из архивов предприятий в федеральные архивы.

4. ОФОРМЛЕНИЕ ЗАВЕРЕННЫХ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

Копии документов, хранящихся в делах, могут выдаваться с устного или письменного разрешения руководителя предприятия.

Если документ, с которого снимают копию был оформлен на бланке, то и копию оформляют на бланке. В верхнем правом углу документа с 56 знакоместа (с левосторонним отступом 14 см) печатают слово Копия.

Далее на бланк переносятся все реквизиты, оформленные на подлиннике. Копия не подписывается руководителем, но под реквизитом Подпись оформляют заверительную надпись, которая подтверждает соответствие содержания копии подлиннику.

Заверительная надпись оформляется от границы левого поля и начинается со слова Верно, дальше пишут наименование должности заверяющего лица, его подпись и расшифровку подписи. Под словом Верно оформляется дата составления копии. Если на подлиннике стояла печать предприятия, то ее оттиск необходимо проставлять и на копии.

Верно:                    секретарь                                                И.О.Фамилия

00.00.00

ЗАЯВЛЕНИЯ

Заявление - документ, адресованный должностному лицу учреждения или предприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему, например о приеме на работу или на учебу, об освобождении от занимаемой должности , о предоставлении очередного отпуска, о предоставлении какой-нибудь услуги: установке домашнего телефона или подключении к сети Интернет и т.д.

Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты:

- адресат

- данные об авторе заявления (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность - если автор уже является сотрудником предприятия или полный домашний адрес и телефон - если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением)

- наименование вида документа

- дата

- текст

- отметка о наличии приложения (если имеются прилагающиеся документы)

- подпись

Например при поступлении на работу к заявлению прилагаются следующие документы: об образовании, паспорт, трудовая книжка, военный билет (для военнообязанных), анкета, автобиография, фотокарточка.

Образец оформления заявления:

ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ

Приказ - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения  и содержащий обязательные для исполнения предписания.

В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

1). по основной деятельности приказы издаются:

при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений,

при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций,

при введении новых стандартов,

при изменении графика работы предприятия и т. д.

2). по личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров):

при назначении работников на должность,

при  освобождении от должности

при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях,

при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.

Приказы оформляются на общем бланке,  а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

1. название вида документа (ПРИКАЗ)
2. дата (датой приказа является дата его подписания)
3. порядковый номер приказа
4. место издания приказа
5. индекс документа
6. заголовок к тексту
7. текст
8. подпись руководителя
9. отметка о согласовании
10. фамилия и телефон исполнителя

Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа. В распорядительной части перечисляются конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой.

Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ.

Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается какие из ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

Образец оформления приказа по основной деятельности

Образец оформления приказа по личному составу

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА И ФАКСЫ

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями  и предприятиями по различным вопросам.

По содержанию и назначению письма могут быть  информационные, гарантийные,   рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения   и т. д.

Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.

В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.

Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги.

В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

1. адресат
2. дата
3. индекс документа
4. ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом
5. заголовок к тексту
6. текст
7. возможно отметка о наличии приложения
8. подпись
9. фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть  адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица  - в дательном:

АО "Глория"

Отдел сбыта

или

АО "Глория"

Начальнику отдела сбыта

О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО "Глория"

Начальнику отдла сбыта

О.И.Бендеру

123100 Москва

Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом.  Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным.  Он   формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:

- в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;

-  в основной части формулируется основная цель письма.

Например:

водная часть: "В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия .... была установлена недостача ..... штук насосов на сумму.... (коммерческий акт от 26.01.999 N245...) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть: "На основании изложенного,  просим в течение 10 банковских  дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиться с   некоторыми из этих оборотов.

Рекомендации к составлению служебных писем и факсов

Начало письма или факса может иметь следующие варианты обращения:

Уважаемый Игорь Леонидович!

Господин Зорин!

Игорь Леонидович!

Уважаемый господин Зорин!

Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

Затем уместны были бы слова благодарности:

Мы были рады получить Ваше письмо

Большое спасибо за факс от 04.06.00

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма

Большинство писем продолжается далее словами:

В связи с ...

Согласно контракту от ... N ...

В соответствии с ...

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на номер и дату входящего документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:

Отправка груза, документа

Отправляем Вам ...

Ставим Вас в известность ...

Высылаем Вам ...

Напоминание

Напоминаем Вам ...

По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу

Подтверждение

Концерн ... подтверждает получение ...

Подтверждаем, что партия ТНП получена ...

Извещение

Сообщаем Вам, что ...

Ставим Вас в известность, что ...

Извещаем Вас, что ...

Просьба

Пожалуйста сообщите ...

Просим оплатить в течение ... банковских дней ...

Мы будем благодарны, если Вы ...

Гарантия

Оплату гарантируем.

Качество продукции наша фирма гарантирует.

Предложения

Мы рады предложить Вам ...

Предлагаем Вам ...

Мы можем рекомендовать ...

Мы уверены, что Вы заинтересуетесь ...

Отказ

К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам ...

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за ...

К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за ...

Предупреждение

Фирма оставляет за собой право обратиться ... , если Вы ...

Задержка поставок может привести к ...

Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены ...

Приглашение

Просим принять участие в  ...

Приглашаем Вас ...

Мы рады пригласить Вас ...

Письма можно закончить фразами:

Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной

Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей

С уважением

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Образец оформления делового письма

ФАКСЫ

Все более широкое распространение сейчас получили быстрые средства связи, в частности факсимильная связь. С ее помощью передаются телефаксограммы (факсы).

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является, по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большинстве случаев являются разновидностью деловой переписки между деловыми партнерами и организациями. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите Адресат вместо почтового адреса указывается код города и номер факса получателя.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) являются:

- код отправителя

- дата и время передачи, а также ее длительность

- номер телефакса, с которого передана информация

- количество переданных страниц

Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимо скопировать, потому что факсовая бумага многих факсимильных аппаратов недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах, в которых используется обычная бумага, копирование необязательно.

Образец оформления факса

СПРАВКИ

"Была создана комиссия по проверке работы Выбегаллы. Но тот, не растерявшись, представил две справки, из коих следовало, во-первых, что трое лаборантов его лаборатории ежегодно выезжают работать в подшефный совхоз, и, во-вторых, что он, Выбегалло, некогда был узником царизма, а теперь регулярно читает популярные лекции в городском лектории и на периферии."

А.Стругацкий, Б.Стругацкий "Понедельник начинается в субботу".

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки могут быть служебные и личные.

Служебные справки содержат результат обобщений каких-либо обследований, проведенных должностным лицом, например

- справка о наличии материалов на складе, которую составляет зав. складом или

- справка о количестве пропусков занятий учениками за какой-то период времени, которая составляется завучем

Личные справки   выдаются физическим лицам. В них, обычно, подтверждаются какие-либо сведения, касающиеся этого лица, например

справка с места учебы,

справка с места работы

справка с места жительства

справка о состоянии здоровья из поликлиники

Справки оформляются на угловых бланках общего вида и содержит следующие реквизиты:

- адресат

- название вида документа (СПРАВКА)

- порядковый номер справки

- дата

- место составления

- в служебных справках заголовок к тексту

- текст

- отметка о наличии приложений

- подпись

Отличия служебных и личных справок в том, что в служебных справках оформляется реквизит адресат, а в справках личных адресат не оформляется, но в конце текста документа пишут для какой цели выдана справка, то есть в какое учреждение она будет предоставляться (смотрите образцы оформления справок - служебной и личной). На личных справках обязательна печать учреждения выдавшего справку.

Образец оформления служебной справки

Образец оформления личной справки

ПРОТОКОЛЫ        

" Эта... - начал он. - Я уже тут неоднократно говорил, не знаю, в протокол меня занесли или нет, шумно было очень, говорил я уже, значить, что эффект колориметрической контракции до сих пор не обнаруживался, а мы его тут... эта... обнаружили"

А.Стругацкий и Б. Стругацкий "Сказка о тройке"

Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллегиальных органов.

Чаще всего ведется краткая форма протокола без текстов докладов, хотя полная форма протокола предполагает приложение к протоколу стенограммы заседания.

Протокол может оформляться как на общих бланках, так и на чистых стандартных листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа и его порядковый номер;

1. дата;
2. место составления протокола;
3. заголовок к тексту;
4. текст;
5. подписи председателя и секретаря

Заголовок к тексту обычно содержит название собрания, например:

Заседание ученого совета

Совещание руководителей подразделений завода

Заседание профсоюзного комитета

Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

Во вводной части перечисляются присутствовавшие на собрании, в том числе указывается кто был председателем и кто секретарем собрания. Для всех присутствовавших указывается наименование должности, если это протокол производственного совещания. Заканчивается вводная часть повесткой дня. Допускается также такая запись:   Присутствовали ... человек.

Основная часть протокола строится по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) отдельно по каждому пункту повестки дня.

В разделе СЛУШАЛИ приводятся

инициалы и фамилия докладчика без указания должности (должность названа во вводной части),

ставиться тире и

с прописной буквы - краткая запись содержания доклада, сообщения.

В разделе ВЫСТУПИЛИ схема изложения та же.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ по пунктам излагаются принятые постановления.

Текст протокола подписывается председателем и секретарем.

Образец оформления протокола

ОФОРМЛЕНИЕ ДОВЕРЕННОСТИ

Доверенность - это документ, выдаваемый организацией-доверителем   физическому лицу - поверенному,  на право выполнения от имени организации-доверителя указанных в доверенности действий. Например:

заключать договор на выполнение работ или оказание услуг

представлять интересы организации-доверителя в суде, при заключении биржевых сделок, и т.д.

получать и отправлять материальные ценности

Доверенности оформляют на бланке организации-доверителя. Формуляр доверенности включает в себя следующие реквизиты:

наименование вида документа и его порядковый номер

дата составления документа

место составления документа

текст

подпись руководителя организации-доверителя

В тексте обязательна ссылка на документ, устанавливающий полномочия лица, выдавшего доверенность, то есть на Устав организации-доверителя или Положение об  организации. Для поверенного, кроме упоминания его фамилии, имени и отчества, в доверенности необходимо указать паспортные данные: номер паспорта, дату выдачи и полное наименование и код подразделения МВД, выдавшего паспорт.

Дальше в тексте перечисляют действия, которые имеет право выполнять поверенный от имени организации-доверителя. Обязательно указывается до какого срока поверенному выдана доверенность. Подпись поверенного удостоверяется в доверенности руководителем организации-доверителя.

На доверенности обязательна простановка печати организации-доверителя.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ КАК СРЕДСТВО ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1). В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

2). Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3). Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение  документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4). Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью.  Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая  государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5). Документы, поступившие в организацию по каналам эл. почты или созданные в таком "электронном офисе" уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition).  В дальнейшем в работе с этими документами реализовываются все преимущества информационных технологий их обработки.

Компьютерная графика 402 (прикладаная информатика)

1. Кто придумал Photoshop

1. Братья Нолл
2. Бил Гейтс
3. Пол Ален

2. Перечислите основные элементы интерфейса Photoshop (укажите все правильные ответы)

1. палитры
2.  панели
3.  окна

3. Что означает наличие маленького треугольника в правом нижнем углу значка инструмента?

1. наличие скрытых инструментов
2. вызов окна настройки инструмента

4. Особенности инструмента Волшебная палочка

1. создает выделение по подобию цвета
2. выделяет область произвольной формы
3. выделяет  область геометрической формы

5. Каких типов узлов не существует в  Photoshop

1.  Гладкий
2. Угловой,
3.  Линейный,
4.  несимметричный узел
5. Прямой
6. острый

6. Можно ли создать собственную кисть?

1. Да, каждый может использовать собственные кисти
2. Нет, они являются встроенными в библиотеку и не подлежат замене

7. Какой слой не может быть перемещен

1. Фоновый
2.  Обычный
3.  слой-маска

8. Выберите из предложенного списка команды тоновой  коррекции

1. Color Balance
2. Hue/Saturation
3. Вариации
4. Levels
5. Curves
6. Яркость /контраст

9. Какой командой следует сохранять анимацию:

1. Save As…
2. Save for Web
3. Save Version

10. Программа Photoshop имела несколько названий. Какое из предложенных не было ее названием

1. Display
2. Image Pro
3. Album

11. Назовите команду вызова палитры настроек

1.  Edit/ Perferences Редактирование /Установки
2. Alt+Ctrl+Shift при запуске Photoshop

12. Как можно получить информацию о любом инструменте

1. навести на него курсор, появится  его название
2. на панели свойств отображается эта информация

13. особенности инструмента Лассо

1. создает выделение по подобию цвета
2. выделяет область произвольной формы
3. выделяет  область геометрической формы

14. Что из перечисленного находится в нижней части панели Слои

1. связь между слоями,
2.  эффекты слоя,
3. маска-слоя,
4. корректирующий слой,
5. папки слоев,
6.  новый слой,
7.  удаление слоя
8.  режимы наложения,
9.  непрозрачность,
10.  заливка,
11. кнопки блокировки работы на  слое

15. Выберите из предложенного списка команды цветовой коррекции

1. Color Balance
2. Hue/Saturation
3. Вариации
4. Levels
5. Curves
6. Яркость /контраст

16. В каком формате следует сохранять анимацию:

1. gif
2. bmp
3. jpeg

17. Что принципиально нового было в версиях Photoshop 2.0 и 3.0  (укажите неправильный ответ

1. кривые Безье.
2. Поддержка CMYK
3. поддержка слоев
4. поддержка контуров

18. Как восстановить все установки Photoshop по умолчанию

1.  Alt+Ctrl+Shift при запуске Photoshop
2. Edit/ Perferences Редактирование /Установки 

19. Способы выбора инструмента (укажите все правильные ответы)

1. щелкнуть на инструмент
2. использовать горячие клавиши
3. вызвать через меню

20. Что из перечисленного находится в верхней части панели Слои:

1.  связь между слоями,
2.  эффекты слоя,
3.  маска-слоя,
4. корректирующий слой,
5.  папки слоев, новый слой,
6.  удаление слоя
7. режимы наложения
8.  непрозрачность,
9. заливка,
10.  кнопки блокировки работы на  слое

21. Назовите инструменты локальной тоновой коррекции (выберите несколько ответов)

1. осветлитель  Dobg
2. затемнитель Burт
3. насыщенность  Sponge
4. размытие Blur
5. резкость Sharpen

22. Назначение функции Tween

1. Создание промежуточных кадров в анимации
2. Создание нового фрейма в анимации
3. настройка анимации

Вопросы итогового тестирования по предмету

«Технические средства информатизации»

 для специальностей «Прикладная информатика»

и «Программное обеспечение ВТ и АС»

1. элементная база ЭВМ 1 поколения

1. транзистор
2. интегральная схема
3. электронная лампа
4. микропроцессорОсновные функциональные блоки ЭВМ (выбери все  правильные ответы)Память
5. клавиатура
6. Процессор
7. Монитор
8. Мышь
9. Системный блок
10. Устройства ввода/вывода

2. устройство для преобразования поступающего из сети переменного тока в постоянный называется

1. блок питания
2. сетевой фильтр
3. источник бесперебойного питания
4. кулер

3. Какие функции выполняет материнская плата

1. Объединение всех элементов системного блока
2. выполнение арифметических операций
3. хранение информации
4. Ввод информации в компьютер

4. Микропроцессор предназначен для:

1. Управления работой компьютера и обработки данных
2. Ввода информации в ЭВМ ми вывода ее на принтер
3. Обработки текстовых данных

5. Микропроцессоры различаются между собой:

1. Устройствами ввода вывода
2. Разрядностью и тактовой частотой
3. Счетчиками времени

6. Постоянная память предназначена для :

1. длительного хранения информации
2. хранения неизменяемой информации
3. кратковременного хранения информации в текущий момент времени

7. Перечислите виды внутренней памяти (укажите все правильные ответы)

1. ПЗУ
2. ОЗУ
3. CMOS
4. КЭШ
5. НГМД
6. НЖМД
7. FLASH

8. Возможность считывать и записывать информацию из произвольного места памяти называется

1. Адресуемость
2. Произвольность доступа
3. Энергозависимость
4. Дискретность структуры

9. Какие характеристики видеосистемы определяет видеоадаптер

1. Максимально разрешение и максимальное количество отображаемых цветов
2. Частоту тактового генератора
3. Максимальный  объем адресного пространства