Студентам заочного отделения

 Билеты по дисциплине «Основы бухгалтерского учета»   (заочное отделение)

Билеты по ДОУ

Перечень рекомендуемых учебных изданий, Интернет-ресурсов, дополнительной литературы

Основы бухгалтерского учета

Основные источники:

1. Формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета. Методические указания по их применению.
2. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению.
3. План счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях.
4. Беликова Т.Н. Баланс для начинающих. Уникальный подход к изучению основ бухгалтерского учета.
5. Вещунова Н.Л., Неелова Н.В. Основы бухгалтерского учета. Задачи и вопросы.
6. Дараева Ю. А. Теория бухгалтерского учета: конспект лекций.
7. Брыкова Н. В. Теория бухгалтерского учета.
8. Брыкова Н. В. Теория бухгалтерского учета: Классификация бухгалтерских счетов.
9. Сергеева С. А. Теория бухгалтерского учета в таблицах и схемах.
10. Сайгидмагомедов А. М., Даитов В. В. Теория бухгалтерского учета.

Дополнительные источники:

1. Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ 1-23). Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Положение о главных бухгалтерах
2. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. (в ред. Федеральных законов от 23.07.1998 N 123-ФЗ, от 28.03.2002 N 32-ФЗ, от 31.12.2002 N 187-ФЗ, от 31.12.2002 N 191-ФЗ, от 10.01.2003 N 8-ФЗ, 

            Таможенного кодекса РФ от 28.05.2003 N 61-ФЗ, Федеральных            

            законов от 30.06.2003 N 86-ФЗ, от 03.11.2006 N 183-ФЗ, от 23.11.2009  

           N 261-ФЗ, от 08.05.2010 N 83-ФЗ, от 27.07.2010 N 209-ФЗ, от  

           28.09.2010 N 243-ФЗ)

3. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: учебное пособие. Кутер М. И. Теория бухгалтерского учета.

Интернет-ресурсы:

1. Основы бухгалтерского учета [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.kgau.ru, свободный. – Загл. с экрана.
2. Предмет, метод и задачи бухгалтерского учета [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.abc-people.com, свободный. – Загл. с экрана.
3. Краткие конспекты лекции Теория бухгалтерского учета  [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://nikolle.narod.ru, свободный. – Загл. с экрана.
4. Формы бухгалтерского учета [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://abc.vvsu.ru, свободный. – Загл. с экрана.

Перечень рекомендуемых учебных изданий, Интернет-ресурсов, дополнительной литературы

Документационное обеспечение управления

Основные источники:

1. Коробейникова Л. С. Документационное обеспечение делового  общения.
2. Магистр Соколов В. С. Документационное обеспечение управления.
3. Басаков М. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).
4. А. С. Гринберг и др. Документационное обеспечение управления.
5. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство.
6. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления.
7. Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления .
8. Басаков М. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003).
9. Евсиков Л. Н. CD:Документационное обеспечение управления(ДОУ). Делопроизводство и документооборот.
10. Стенюков М. В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия.
11. Белов А. Н., Белов А. А. Настольная книга специалиста службы делопроизводства.

Дополнительные источники:

1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России.
2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. ГОСТ 6.10.5-87  "УСД.  Требования  к  построению  формуляра  - образца";
4. ГОСТ 6.38-90  "УСД.  Система   организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
5. ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и  архивное  дело.  Термины  и определения";
6. ГОСТ 6.10.4-84 "УСД.  Придание юридической силы документам  на машинном носителе    и    машинограмме,   создаваемой   средствами вычислительной техники. Основные положения";
7. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): учеб.- прак. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и [др.]; под ред. И.К. Корнеева.
8. Айман Т.О. Делопроизводство: Образцы документов.
9. Волкова Д.В. Деятельность международной организации по стандартизации (ИСО).

Интернет-ресурсы:

1. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/, свободный. – Загл. с экрана.
2. Служба документационного обеспечения управления [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.edou.ru, свободный. – Загл. с экрана.
3. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.coolreferat.com, свободный. – Загл. с экрана.
4. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://proteu.ru/dou.php, свободный. – Загл. с экрана.

Ведение

     1.      Понятие о хозяйственном учете

     2.      Измерители, применяемые в учете

     3.      Виды учета

     4.      Задачи бухгалтерского учета

     5.      Принципы бухгалтерского учета

     1. Понятие о хозяйственном учете

Слово «бухгалтер» переводится с немецкого как «книговед». Бухгалетерский учет как наука существует более 500 лет, с момента, когда Лука Пачолли выпустил трактат «О счетах и двойной записи». Он впервые предложил использовать дебет одного и кредит другого счета.

Сегодня при ООН существует организация, вырабатывающая единые методики подхода к бухгалтерскому учету.

Основным законом, регулирующим бухгалтерский учет в Российской федерации является Федеральный закон №129-ФЗ от 21.11.1996 «О бухгалтерском учете».

С появлением производства появился и хозяйственный учет. Все, что имеет

стоимостное выражение, составляет хозяйство и подвергается учету.

Хозяйственный учет возник с возникновением материального производства, он постоянно развивался и совершенствовался. Хозяйственный учет представляет собой полное отражение и качественную характеристику учитываемых объектов.

     Хозяйственный учет ведется путем наблюдения, измерения и регистрации.

Основными этапами учетного процесса является: обработка информации и передача ее пользователям.

2. Измерители

В учете применяется 3 вида измерителей:

1) натуральные измерители (метры, штуки, кг и т.д.);

2) денежные измерители (рубли или другие национальные денежные единицы, если учет ведется в валюте, то она переводится в рубли на дату совершения операции);

3) трудовые измерители (часы, дни, недели, месяцы, чел/час, чел/день и т.д.).

3. Виды учета

Существует 4 вида хозяйственного учета:

1) оперативный учет – характеризуется быстротой передаваемой

информации, возможностью быстрого реагирования и принятия решений. Для него характерны неточность и отсутствие документального ведения.

2) статистический учет – отражает общественно однородные явления.

Для статистической информации характерны приблизительные вычисления,

сравнительные величины и рассмотрение явлений в динамике, документально оформляется не всегда.

3) налоговый учет – появился с введением гл. 25 НК РФ «Налог на

прибыль». Налоговый учет учитывает налогооблагаемую базу и суммы налогов.

4) бухгалтерский учет – представляет собой сплошное, непрерывное

и документально обоснованное отражение хозяйственных явлений в стоимостной оценке. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

4. Задачи бухгалтерского учета

Задачи, стоящие перед бухгалтерским учетом определяются политикой

государства. В настоящее время перед бухгалтерским учетом поставлены 3

основные задачи:

1) формирование полной и достоверной информации о деятельности организации, ее имущественном положении;

2) обеспечение информацией внешних и внутренних пользователей бухгалтерской отчетности для контроля за наличием и движением имущества, обязательств, использованием трудовых, финансовых и материальных ресурсов;

3) предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности и выявление внутрихозяйственных резервов.

5. Принципы бухгалтерского учета

Принципы бухгалтерского учета официально не зарегистрированы ни в одном нормативном документе, тем не менее они используются в учете.

На сегодняшний день принципы бухгалтерского учета делятся на допущения 

и требования.

     Допущения предполагают, что:

1) активы и обязательства организации существуют обоснованно от активов и обязательств собственников этой организации и активов и обязательств других организаций (допущение имущественной обособленности);

2) организация будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у нее отсутствует намерение и необходимость ликвидации или существенного сокращения деятельности, следовательно, обязательства будут погашаться в установленном порядке (допущение непрерывности деятельности);

3) принятая организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому (допущение последовательности применения учетной политики);

4) факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этим фактом (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности).

     Требования в бухгалтерском учете должны обеспечивать:

1) полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной

деятельности (требование полноты);

2) своевременность отражения фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);

3) большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходлов и

обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);

4) отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности, исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);

5) тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам

синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (

требование непротиворечия);

6) рациональное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).

Активы и обязательства организации могут быть долгосрочными (срок их

действия больше года) и краткосрочными (срок их действия меньше года).

Если срок установлен с 1 января текущего года до 31 декабря этого же года, то он считается меньше года, а если срок установлен с 1 января до 1 января

следующего года, то он будет считаться больше года.

     Имущество – это совокупность имущественных прав (актив) или

имущественных прав и обязанностей (пассив), принадлежащих определенному лицу.

Предмет и метод бухгалтерского учета

     1.      Хозяйственные процессы и их характеристика.

     2.      Понятие предмета бухгалтерского учета.

     3.      Элементы метода бухгалтерского учета.

     4.      Классификация хозяйственных средств предприятия по составу и

размещению (актив, имущество).

     5.      Классификация хозяйственных средств предприятия по источникам

образования (пассив, обязательства).

1. Хозяйственные процессы и их характеристика

Предприятие (организация), производя продукцию, выполняя работы или оказывая услуги совершает огромное количество хозяйственных операций. Эти хозяйственные операции в совокупности составляют хозяйственные процессы, которые подразделяются на:

1. процесс снабжения;

2. процесс производства;

3. процесс реализации – продажа.

В результате производственной деятельности хозяйственные средства находятся в постоянном кругообороте.

Кругооборот хозяйственных средств совпадает с хозяйственными процессами.

           На первой стадии кругооборота (процессе снабжения) денежные средства предприятия превращаются в необходимые материальные ценности (сырье), необходимые для процесса производства.

           На второй стадии кругооборота (процессе производства) происходит превращение хозяйственных средств (материальных ценностей), которые соединяются с рабочей силой, в новый товар, в новую продукцию предприятия, которая отличается по своему внешнему виду, назначению и стоимости.

            На третьей стадии (процессе реализации – продаж) продукция предприятия превращается в денежные средства, но большего размера, чем их первоначально затрачено.

2. Понятие предмета бухгалтерского учета

     Предмет бухгалтерского учета – это то, что подлежит учету, т.е.

имущество и обязательства, принадлежащие хозяйствующему субъекту, т.е.

хозяйственные средства и их источники в процессе расширенного воспроизводства (снабжение, производство, реализация и т.д.).

Каждый отдельный вид средств и источников называется объектом учета. Бухгалтерский учет не охватывает и не отражает того, что не имеет стоимости.

3. Элементы метода бухгалтерского учета

Метод бухгалтерского учета отвечает на вопрос: как ведется учет?

Совокупность приемов и способов, используемых для отражения объектов учета в определенной последовательности, называется методом учета:

1) документация – бухгалтерский учет ведется на основании первичных

документов, которыми оформляются хозяйственные операции; первичные документы должны содержать необходимые реквизиты;

2) инвентаризация – это сверка наличия объектов учета с документальным

оформлением этих объектов, т.е. документальное подтверждение наличия;

3) оценка и калькуляция – имущество и обязательства, а также хозяйственные факты подлежат оценке в денежном выражении. Калькуляция осуществляется в процессе учета себестоимости произведенной продукции,

выполнении работ, оказании услуг;

4) счета и двойная запись – бухгалтерский учет в РФ ведется методом

двойной записи, т.е. хозяйственные операции отражаются в дебете одного и

кредите другого счета в одинаковой сумме;

5) бухгалтерский баланс и отчетность – бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление (информацию) об имуществе и

обязательствах, а также финансовых результатах деятельности предприятия.

4. Классификация хозяйственных средств предприятия по составу и размещению (актив, имущество)

Все имущество предприятия, его хозяйственные средства можно подразделить на:

I) основные средства – это активы, срок службы которых более 1 года и

они в процессе производства участвуют многократно;

II) оборотные средства – они однократно участвуют в процессе

производства и полностью передают свою стоимость на готовую продукцию.

К оборотным средствам относятся сырье, материалы, готовая продукция,

незавершенное производство (продукция, не прошедшая всех стадий обработки), а также деньги на расчетном счете и в кассе и дебиторская задолженность (нам должны)

III) отвлеченные средства – это средства (временно и навсегда) изъятые

из оборотов предприятия:

- авансовые платежи поставщикам и налогов в бюджет;

- финансовые вложения (долгосрочные и краткосрочные);

- убытки (Убытки = Доходы – Расходы < 0 – это антиприбыль)

Финансовые вложения – это акции, облигации и другие ценные бумаги, а

также займы и кредиты выданные, участие в уставных капиталах других

организаций.

IV) нематериальные активы – это стоимость патентов, торговых марок и

товарных знаков, названия фирмы, а также деловая репутация организации и

организационные расходы (при определенных условиях).

     Деловая репутация – это разность между покупной ценой имущества и

стоимостью актива и пассива баланса (Стоимость – (Актив + Пассив) = Деловая

репутация).

5. Классификация хозяйственных средств предприятия по

источникам образования (пассив, обязательства).

Хозяйственные средства по источникам образования подразделяются на:

     I) источники собственных средств:

1) уставный капитал – величина уставного капитала, зарегистрированного в

учредительных документах и представляет собой совокупность вкладов учредителей (участников) организации, то есть их долей, акций, паевых взносов;

2) амортизация (износ) – это процесс постепенной передачи, переноса

стоимости основных средств и нематериальных активов на стоимость готовой продукции;

3) резервы и целевое финансирование (15-20% прибыли, формируемой в

соответствии с уставом за счет прибыли) – резервы создаются для покрытия

убытков организации и для обеспечения сомнительных долгов (долг, не погашенный в срок); целевое финансирование, как правило, осуществляет вышестоящая организация и оно предназначено для определенных целей;

4) добавочный капитал – возникает в случае дооценки основных средств или

при получении имиссионного дохода акционерного общества.

5) прибыль – это разница между доходами и расходами организаций (это

финансовый результат хозяйственной деятельности).

     II) заемные (привлеченные) средства:

1) краткосрочные и долгосрочные кредиты и займы;

2) кредиторская задолженность (наш долг) перед поставщиками, бюджетом по налогам, фондам (пенсионным, социального страхования, фондом медицинского страхования), перед рабочими и служащими оп заработной плате.

Бухгалтерский баланс

     1.      Понятие о бухгалтерском балансе.

     2.      Содержание и структура бухгалтерского баланса. Особенности

бухгалтерского баланса.

     3.      Изменения в балансе под влиянием хозяйственных операций. Четыре типа изменения в балансе.

1. Понятие о бухгалтерском балансе

Бухгалтерский баланс представляет собой средства группировки и обобщенного отражения в денежной оценке на 1 число каждого месяца хозяйственных средств предприятия.

Бухгалтерский баланс представляет собой таблицу, одна сторона которой называется «Актив» (с латинского «быть»). В ней расположены хозяйственные средства предприятия по виду и размещению в специальной группировке.

Другая часть таблицы называется «Пассив» (с латинского «объяснять»). В ней расположены хозяйственные средства предприятия по источникам образования в специальной группировке.

Каждый отдельный вид средств и источников в балансе называется статьей,

например, «Основные средства», «Денежные средства», «Уставный капитал» и т.д.

Статьи имеют расшифровки, например, статья «Запасы» имеет расшифровки: «сырье и материалы», «товары отгруженные и прочее».

Статьи объединяются в разделы.В активе баланса 2 раздела:

I – Внеоборотные активы

II – Оборотные активы

В пассиве баланса 3 раздела (разделы в балансе имеют сквозную нумерацию):

III – Капитал и резервы

IV – Долгосрочные обязательства

V – Краткосрочные обязательства

Итог актива всегда должен быть равен итогу пассива. Этот показатель называют  валютой баланса или балансом (строка 300 равна строке 700).

2. Содержание и структура бухгалтерского баланса. Особенности бухгалтерского баланса.

Существующая в настоящее время форма баланса, имеющая 5 разделов, статьи и расшифровки, является рекомендованной организациям (то есть не является обязательной к применению). Предприятие имеет право вводить по своему усмотрению показатели в активе и пассиве, которые для них будут являться значительными. В тоже время в балансе должны быть сохранены итоговые показатели разделов и показатели валюты баланса.

Особенностью баланса, применяемого в настоящее время, являются статьи:

1) «Основные средства» (стр. 120), где должна быть показана остаточная

стоимость основных средств, которая получается как разница между

первоначальной стоимостью (счет 01) и суммой накопленной амортизации (счет 02).

Счет 01 – счет 02 = остаточная стоимость (³0);

2) «Нематериальные активы» (стр. 110), где также показывается остаточная

стоимость нематериальных активов, которая получается как разница между

первоначальной стоимостью нематериальных активов и суммой накопленной

амортизации:

Счет 04 – счет 05 = остаточная стоимость НМА (³0);

3) «Собственные акции, выкупленные у акционеров» (счет 81, Активный объект учета), показывается в пассиве баланса в круглых скобках, при подсчете итога раздела III вычитается.

4) «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», где должна быть показана прибыль (или убыток) прошлых лет, учтенная на счете 84 и прибыль (или убыток) отчетного года, учтенная на счете 99; если у организации получается финансовый результат – убыток, то он показывается в строке 470 в круглых скобках, при подсчете итога раздела III также вычитается.

3. Изменения в балансе под влиянием хозяйственных операций. Четыре типа изменения в балансе.

Баланс является средством контроля за работой предприятия по состоянию на 1 число каждого месяца. С началом следующего отчетного периода на предприятии происходит множество хозяйственных операций, которые по-своему влияют на баланс. Все эти хозяйственные операции можно разделить на 4 типа.

1) Активные (А+А-). При этом типе изменения происходят в активе

баланса: одна статья (или подстатья) увеличивается, а другая уменьшается на

одну и ту же величину. Итог не меняется, равенство сохраняется.

Например, если получены деньги в кассу с расчетного счета 100.000 р.:

     А «Касса» +100.000

     А «Расчетный счет» –100.000,

     итог актива не изменился.

Например, переданы материалы юридическому лицу как взнос в уставный капитал этого юридического лица 100.000:

     А «Финансовые вложения» +100.000

     А «Материалы» –100.000,

     итог актива не изменился.

2) Пассивные (П+П-). При этом изменении одна статья (или

подстатья) пассива увеличивается, а другая уменьшается, итог пассива не

меняется. Например, часть прибыли направлена на увеличение уставного капитала организации:

     П «Уставный капитал» +100.000

     П «Прибыль» –100.000,

     итог пассива не изменился.

3) Активно-пассивные в сторону увеличения (А+П+). При этом

изменении в балансе одна статья актива увеличивается и одна статья пассива

увеличивается на ту же сумму. Итог актива и пассива также изменится

(увеличится) на ту же сумму. Например, поступили материалы от поставщиков:

     А «Материалы» +14.000

     П «Расчеты с поставщиками (кредиторская задолженность» +14.000,

     Увеличение пассива и актива на 14.000.

Например, получен краткосрочный кредит банка:

     А «Расчетный счет» +100.000

     П «Расчеты по кредитам и займам (кредиторская задолженность» +100.000,

     Увеличение пассива и актива на 100.000.

4) Активно-пассивные в сторону уменьшения (А-П-). При этом

изменении в балансе одна статья актива уменьшается и одна статья пассива

уменьшается на ту же сумму. Итог актива и пассива также изменится (уменьшится) на ту же сумму. Например, перечислены с расчетного счета средства в погашение задолженности поставщику 60.000р.:

     А «Расчетный счет» -60.000

     П «Расчеты с поставщиками (кредиторская задолженность» -60.000,

     Уменьшение пассива и актива на 60.000.

  Практическое задание на типы изменений в балансе

Счета бухгалтерского учета

     1.      Счета бухгалтерского учета, их строение. Счета активные, пассивные и активно-пассивные.

     2.      Двойная запись операций на счетах. Ее сущность. Проводки простые и сложные.

     3.      Счета синтетического и аналитического учета, их назначение и

взаимосвязь.

     4.      Оборотные ведомости по счетам синтетического и аналитического учета.

     5.      План счетов бухгалтерского учета.

1. Счета бухгалтерского учета, их строение. Счета активные,  пассивные и активно-пассивные

Счета бухгалтерского учета представляют собой средства контроля и текущего отражения хозяйственных средств и их источников.

Счета открываются на основании статей баланса: на основании статей актива – активные, на основании статей пассива – пассивные.

Схематически счет представляет собой двухстороннюю Т-образную таблицу. Левая часть счета называется «дебет» («он должен»), правая часть счета называется «кредит» («он имеет»).

Каждый счет имеет свой номер и название. Запись на счетах начинается с выноса остатка на начало месяца – сальдо.

Открыть счет – это значит вынести начальное сальдо.

У активных счетов сальдо записывается по дебету,

у пассивных – по кредиту!

В течение месяца на счетах отражается движение средств и источников, так как в бухгалтерском учете отчетным периодом является календарный месяц, за который подсчитываются итоги, то есть выводится сальдо конечное.

У активных счетов по дебету отражается увеличение, а по кредиту – уменьшение объекта учета.

У пассивных – наоборот: по дебету – уменьшение объекта учета, по кредиту – увеличение!

В конце месяца по каждому счету подсчитываются итоги. Итог движения средств или источников за месяц называется оборотом. В конце месяца после подсчета оборотов по дебету и кредиту подсчитывается сальдо конечное. Которое записывается в дебет и кредит счета (в зависимости от типа счета).

У активных счетов:

Ск = Сн по дебету + оборот по дебету – оборот по кредиту (записывается в

дебет счета)

У пассивных счетов:

Ск = Сн по кредиту + оборот по кредиту – оборот по дебету

Пример отражения на счетах хозяйственных операций.

Составить бухгалтерские проводки и отразить на счетах 50 «Касса», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 51 «Расчетный счет» следующие хозяйственные операции, зная, что Сн по счету 50 = 3.000, по счету 70 = 15.000, по счету 51 = 100.000.

1. В кассу поступили средства с расчетного для выдачи заработной платы в

размере 15.000 р.

Д50 К51 – 15.000

+А «Касса» (Д50)

–А «Расчетный счет» (К51)

2. Из кассы выдана заработная плата работникам предприятия 14.000 р.

Д70 К50 – 14.000

–А «Касса» (К50)

–П «Расчеты с персоналом по оплате труда» (Д70)

3. Сдана на расчетный счет сверхлимитная сумма из кассы 1.000 р.

Д51 К50 – 1.000

+А «Расчетный счет» (Д51)

–А «Касса» (К50)

Счета, у которых сальдо может быть как дебетовым, так и кредитовым называются активно-пассивными.

Если сальдо у счета и по дебету, и по кредиту – оно называется развернутым. Итоговое сальдо называется свернутым.

В балансе по активно-пассивным счетам сальдо показывают развернутым, то есть дебетовое в активе баланса, кредитовое – в пассиве.

Например:

1. Начислена арендная плата арендодателю Д20К76 10.000

2. Начислена арендная плата арендатора Д76К91 20.000

3. Получена арендная плата от арендатора Д51К76 30.000

4. Перечислена арендная плата арендодателю Д76К51 15.000

В общем, структура активно-пассивного счета выглядит следующим образом:

2. Двойная запись операций на счетах. Ее сущность. Проводки простые и сложные

Каждая хозяйственная операция отражается на счетах дважды в дебете одного и кредите другого счета в одинаковой сумме.

Указанные наименования и номер дебетуемого и кредитуемого счета называются бухгалтерской проводкой.

Проводки, в которых один счет дебетуется, а другой кредитуется называются

простыми (например, Д50 К51).

Сложными называются проводки, в которых один счет дебетуется, а два или

несколько кредитуются или наоборот.

(например, получены материалы от поставщиков по договорной цене 300.000 р, в т.ч. 18% НДС).

Д10 «Материалы» – 254.237

Д19 «НДС по приобретенным ценностям»– 45.763

К60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 300.000

или в другой форме записи

Д10К60 254237

Д19К60 45763

Любую сложную проводку можно выразить несколькими простыми.

3. Счета синтетического и аналитического учета, их назначение и взаимосвязь

Счета, открытые на основании статей баланса называются синтетическими.

Они показывают состояние хозяйственных средств, расчетов в обобщенном виде. Это те счета, которые перечислены в плане счетов.

Более детальную характеристику счета можно отразить с помощью аналитических  счетов.

Аналитические счета открываются на основании синтетических счетов.

Например, к синтетическому счету 10 «Материалы» могут быть открыты

аналитические счета: «Ткани шерстяные», «Ткани полушерстяные», «Красные», «Черные», «Доски», «Топливо» и т.д.

Основной особенностью аналитических счетов является:

1. Сальдо на начало всех аналитических счетов равно сальдо на начало

синтетического счета, к которому они открыты.

2. Сумма оборотов по дебету всех аналитических счетов равна обороту по дебету синтетического счета, соответственно и кредит счетов.

3. Сальдо на конец всех аналитических счетов равно сальдо на начало

синтетического счета, к которому они открыты.

Счета аналитического учета, на которых ведется учет только в денежном

измерении выглядят также, как и синтетические счета. Их показатели имеют

только денежное выражение.

Аналитические счета, на которых ведется учет и в натуральном, и в денежном измерении отражают движение средств и в денежном выражении, и в количественном (натуральном).

4. Оборотные ведомости по счетам синтетического и аналитического учета

Перед составлением бухгалтерского баланса в конце каждого месяца на основании данных по счетам составляется оборотная ведомость.

Она представляет собой таблицу, в которой показываются номера и наименования счетов, остаток на начало по дебету и кредиту и остаток на конец по дебету и кредиту.

Условием правильности выполненной работы является наличие трех пар равенств итога:

1. Остатки на начало по дебету и кредиту равны между собой.

2. Обороты дебетовые и кредитовые между собой равны (т.к. существует принцип двойной записи).

3. Остатки на конец между собой равны.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам представляет расшифровку

синтетических счетов.

Их на предприятии будет составлено столько, ко скольким синтетическим счетам они открыты.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам, на которых ведется учет и в

натуральном, и в денежном измерении составляются с указанием количества и суммы.

Основанием для заполнения ведомостей по аналитическим счетам являются

аналитические счета.

Итог аналитической оборотной ведомости равен строке данного счета в оборотной ведомости по синтетическим счетам.

5. План счетов бухгалтерского учета

План счетов бухгалтерского учета – это перечень счетов, отражающих

группировку необходимой информации о хозяйственной деятельности предприятия, которая служит для управления, контроля, обобщения и анализа.

В основу группировки счетов положены экономические особенности учитываемых объектов, характер их участия в кругообороте средств, а также особенности хозяйственных процессов.

Доходы и расходы организации

Порядок учета доходов и расходов организации определен в ПБУ 9 и ПБУ 10.

     Доход – это увеличение экономических выгод (экономическая выгода –

это получение дохода).

     Расход – это уменьшение экономических выгод.

Все то, что поступает на предприятие (имущество и обязательства) и выбывает с предприятия можно квалифицировать как доходы и расходы организации или не доходы и не расходы.

Сч. 90, 91, 99 Прибыль или убыток

Д – Р = Финансовый результат

Все доходы и расходы можно поделить на 2 группы:

1. Доходы и расходы от обычных видов деятельности (сч. 90)

2. Прочие доходы и расходы

– операционные (сч. 91)

– внереализационные (сч. 91)

– чрезвычайные (сч. 99)

     Операционные: аренда, лизинговые соглашения, участие в уставном капитале других организаций и проч.

     Внереализационные: штрафы, пени, неустойки, курсовые разницы,

безвозмездно полученные ценности и проч.

     Чрезвычайные: доходы и расходы, полученные в результате стихийных

бедствий, пожаров и наводнений и национализации, в т.ч. страховое

вознаграждение.

Документация и инвентаризация

     1.      Сущность и значение документов.

     2.      Классификация документов.

     3.      Требования, предъявляемые в документах.

     4.      Документооборот.

     5.      Инвентаризация, ее виды и значение.

1. Сущность и значение документов

Порядок составления документов определен Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» в ст.9 и «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным приказом Минфина СССР №105 от 29 июля 1983г.

     Документы – это письменное распоряжение на совершение

хозяйственной операции или письменное подтверждение факта осуществления операции.

Документы являются источником учетной экономической информации, используемой в управлении, контроле и анализе хозяйственной деятельности, обеспечивают сохранность собственности, имеют правовое и юридическое значение, являются письменными доказательствами при спорах.

Разрабатывают формы первичных учетных документов Госкомстат, Госстрой, Минтруда и ЦБ РФ.

Показатели и значения в унифицированных формах в организации не должны меняться, они могут дополняться по необходимости.

     Кассовые и банковские документы изменению не подлежат.

2. Классификация документов.

Документы классифицируются:

     ПО НАЗНАЧЕНИЮ:

1. оправдательные (накладная, счет, кассовый ордер);

2. бухгалтерского оформления (бухгалтерская справка, расчеты);

3. распорядительные (платежные поручения, кассовый ордер, приказ о приеме на работу и зачисление в штат)

4. комбинированные (расчетно-платежные ведомости).

     ПО ОБЪЕМУ СОДЕРЖАНИЯ:

1. первичные (кассовый ордер, требование, накладная, чек)

2. сводные (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость).

     ПО СПОСОБУ СОСТАВЛЕНИЯ:

1. разовые (требования, накладные);

2. накопительные (лицевой счет, лимитно-заборная карта).

     ПО МЕСТУ СОСТАВЛЕНИЯ:

1. внутренние (накладные-требования);

2. внешние (платежные требования или поручения, выписка банка).

3. Требования, предъявляемые в документах

К бухгалтерским документам предъявляются следующие требования:

– они должны быть составлены своевременно, то есть в момент совершения

операции или сразу после ее окончания;

– документ должен быть достоверным, а также составлен четко и иметь ясное

содержание.

К составлению документов предъявляются следующие требования:

1. документы должны быть составлены на специальных бланках;

2. документы должны строго соблюдать установленные формы и реквизиты;

3. в документе должен быть четко и разборчиво написан текст и цифры;

4. незаполненные реквизиты прочеркиваются одной чертой;

5. денежная сумма указывается цифрой и прописью.

В документе должны быть подписи должностных лиц с указанием должности.

Реквизиты документа – это необходимая исходная информация, которая содержится в документах.

К числу обязательных реквизитов документов относят:

1. наименование документа, его номер;

2. название организации, от имени которой составляется документ;

3. дата составления документа;

4. содержание хозяйственной операции;

5. измерители хозяйственной организации в натуральном и денежном выражении;

6. подписи лиц, ответственных за совершение операций и их должности.

4. Документооборот

Обработанные бухгалтерские документы в бухгалтерии в течение 1 года, затем сдаются в архив.

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерские документы должны хранится в архиве не менее 5 лет.

Существует четкая схема документооборота, которая предполагает движение

документов в организации с момента их создания , проверки, обработки и

передачи в архив.

Документооборотом считается путь продвижения документов от момента их

составления до момента сдачи в архив (Приказ №105).

5. Инвентаризация, ее виды и значение

Нормативная база: Методические рекомендации Минфина РФ №49 «О проведении инвентаризации».

Понятие инвентаризация происходит от латинского слова «инвентира», что

означает «находить». Это сверка данных бухгалтерского учета с наличием

объектов учета в натуральном выражении путем пересчета, взвешивания,

измерения и дегустации.

На предприятии в определенные сроки проводят инвентаризацию для проверки достоверности данных бухгалтерского учета.

Для проведения инвентаризации назначают комиссию в составе не менее трех человек (как правило, материально ответственное лицо, работник бухгалтерии и представитель администрации).

Результаты инвентаризации обязательно оформляются специальным документом, называемым «Инвентаризационная опись». В ней указывается наименование конкретного объекта учета, обнаруженное его количество в натуральном выражении (или стоимостном). Затем эти описи передаются в бухгалтерию для сверки с данными бухгалтерского учета.

На основании сверенных данных, указанных в инвентаризационной описи с данными бухгалтерского учета составляется сличительная ведомость, где указываются те позиции, по которым обнаружены расхождения. В этой же сличительной ведомости определяется результат инвентаризации – излишки или недостачи, то есть доходы или расходы (счет 91). Все излишки и недостачи приходуются в бухгалтерском учете, то есть оформляются бухгалтерскими записями как результаты инвентаризации.

По результатам инвентаризации составляется акт, в котором указывается общая сумма доходов или расходов, то есть излишков или недостач. Излишки, как правило, приходуются и попадают под налогообложение налога на прибыль по рыночной стоимости. В акте также указываются недостачи, которые решением руководителя могут быть отнесены на материально ответственное лицо (в этом случае должен быть заключен договор о полной материальной ответственности с материально ответственным лицом) или списаны за счет предприятия, то есть кА

прочие расходы.

Порядок отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации:

1. Обнаружен излишек денежных средств в кассе:  Д50 К91

2. Обнаружен излишек товаров, материалов, готовой продукции      Д10,41,43 К91

3. Обнаружен излишек основных средств и нематериальных активов:      Д01,04 К91

4. Обнаружена недостача денежных средств в кассе:        Д94 К50

5. Недостача списана на МОЛ, кассира:      Д73/2 К94

6. Сумма недостачи удержана из зарплаты кассира:      Д70 К73/2

7. Сумма недостачи внесена в кассу МОЛ:      Д50 К73/2

     Учет основных хозяйственных процессов

     1.      Учет процесса снабжения.

     2.      Учет процесса производства – расходов по обычным идам деятельности.

     3.      Учет процесса продаж (реализации) – доходов по обычным видам

деятельности.

1. Учет процесса снабжения

В процессе заготовления – приобретения сырья, материалов – материально-

производственные запасы (МПЗ) происходят следующие процессы:

1. согласно заключенным договорам с поставщиками о поставке МПЗ происходит расчеты с поставщиками за полученные материальные ценности;

2. учет материальных ценностей, их оприходование на складе и отпуск в

производство;

3. учет материальных ценностей в бухгалтерии предприятия в количественном и стоимостном выражении.

Поставщик, отгрузив материальные ценности, выставляет нашему предприятию счет, в котором указываются все отгруженные МПЗ, их цена, количество, общая сумма по счету, а также НДС (и акциз).

Счет выписывается обязательно на основании договора, который заключается между поставщиком и покупателем.

Деньги поставщик получает после перечисления их с расчетного счета

предприятия, предварительно выставленный счет проверяется на соответствие условиям договора.

Возможно также перечисление денег нашим предприятием поставщику как

предварительной оплаты предстоящей поставки (которая учитывается на активном счете 60/1 – «Авансы выданные»: Д60/1 К51). В этом случае в платежном поручении указывается номер договора и указание о том, что платеж является авансом.

Предприятие, получив материальные ценности, обязано их оприходовать их на складе, где должна быть обеспечена их сохранность. Кладовщик или заведующий складом обязаны отразить поступление материальных ценностей в количественном выражении в специальном документе – «Карточке складского учета материалов». Эта карточка отражает наличие и движение (приход и расход) по каждому наименованию материалов в количественном выражении за каждый рабочий день. Из этих данных

получают постоянные сведения о наличии того или иного материала на конец рабочего дня. В бухгалтерии предприятия ведется учет материальных ценностей в количественном и стоимостном выражении. Для этого материалы учитываются по  учетным ценам. Учетная цена может быть плановой или фактической себестоимостью (элемент учетной политики).

В учете применяются следующие виды цен по материально-производственным запасам (ПБУ 5/01):

1. договорная цена, которая действует на определенную партию товаров –

МПЗ и оговаривается в договоре;

2. рыночная цена, действующая и сложившаяся на рынке на сегодняшний день (ст. 40 ч.I НК РФ);

3. согласованная цена бывает в случае взноса в уставный капитал другой

организации, при товарообменных операциях (бартер);

4. плановая цена оговаривается во внутренних документах организации,

рассчитывается как правило от фактической цены за предшествующие периоды и включает в себя как собственно стоимость МПЗ, так и транспортно-заготовительные расходы (ТЗР).

5. фактическая себестоимость слагается из фактической цены приобретения (как правило оптовой или договорной) плюс фактические ТЗР.

 Транспортно-заготовительные расходы – это затраты предприятия,

связанные с заготовкой, транспортировкой, погрузкой-разгрузкой,

консультационными, информационными, посредническим услугами, а также таможенные пошлины и сборы.

     Оценка производственных запасов в текущем учете

Фактическая себестоимость заготовления МПЗ учитывается по дебету счета 10 «Материалы». ТЗР (то есть расчеты с транспортными организациями. Оплата погрузочно-разгрузочных работ, услуги снабженческо-сбытовых организаций – посредников) учитываются также по дебету счета 10, они включаются в фактическую себестоимость приобретенных МПЗ, то есть увеличивают стоимость поступивших материалов. Для учета ТЗР может быть открыт отдельный субсчет к счету 10 «Материалы».

Рассмотрим графически счет 10 «Материалы»

Сумму ТЗР можно рассчитать по проценту. Для этого сначала рассчитывают

процент ТЗР:

При поступлении материалов (работ, услуг) от поставщиков в платежных

документах указывается и сумма НДС, которая добавляется к договорной

стоимости приобретения материалов или входит составной частью (в том числе в договорную стоимость приобретенных материальных ценностей). Поставщику необходимо заплатить помимо стоимости материалов также НДС и общая сумма долга поставщику отразится по кредиту счета 60. например, если поступили материалы от поставщиков по договорной цене 300.000 рублей в том числе 18 % НДС, то эта хозяйственная операция отразится проводкой:

     Д10К60 254.237

     Д19К60 45.763

Для выделения НДС из договорной цены общая сумма договорной цены умножается на 18 и делится на 118 или умножают на коэффициент 0,1525.

Дебет счета 19 показывает дебиторскую задолженность бюджета перед нашим предприятием.

Дебет 19 возникает. Когда мы платим (перечисляем) деньги с расчетного счета и приходуем в своем учете материалы (работы, услуги).

 Налоговые вычеты по НДС

НДС, учтенный по дебету счета 19 может быть взят в зачет, или могут быть

произведены налоговые вычеты, или списан входной НДС в уменьшение долга бюджету проводкой      Д68 К19

при соблюдении всех следующих условий:

1. материалы, работы, услуги предназначены для производственных целей (идут на производство продукции и ее продажу);

2. материалы, работы, услуги оприходованы;

3. материалы, работы, услуги оплачены;

4. имеется счет-фактура по НДС.

2. Учет процесса производства – расходов по обычным идам деятельности

Во время изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг) предприятие затрачивает определенные средства (сырье, материалы, заработную плату, налоги, расходы на содержание зданий и сооружений и прочие расходы).

Эти затраты делятся в зависимости от способа включения в себестоимость на прямые и  косвенные.

К прямым затратам относят расходы, которые непосредственно

включаются в стоимость изготавливаемой продукции, то есть сырье.

Материалы, топливо, энергия, заработная плата, налоги и прочие затраты.

К косвенным затратам относят расходы, которые непосредственно не

включаются в себестоимость определенного вида продукции, но они

способствуют процессу изготовления продукции.

Это расходы по эксплуатации машин и оборудования, расходы по содержанию цехов, по содержанию аппарата управления предприятием.

Учет прямых затрат ведется на активном, калькуляционном счете 20

«Основное производство».

Все затраты собираются по дебету счета 20.

Сальдо начальное по счету 20 показывает незавершенное производство, которое получено в результате инвентаризации, проведенной в последнюю смену месяца (или другим методом).

По документам определяются затраты, вошедшие в выпуск продукции, результат от которых будет только в следующем месяце.

Рассмотрим графически счет 20 «Основное производство»

После отражения всех затрат на счете 20 расчитывают фактическую себестоимость готовой продукции по следующей формуле:

С/сФакт ГП = Сн20 + Об Д20 – Ск20 –  –

Учет косвенных расходов ведется на счетах 25 «Общепроизводственные расходы», где отражаются расходы по цехам и счете 26 «Общехозяйственные расходы», который предназначен для учета затрет по содержанию аппарата управления предприятием.

Эти счета активные, по дебету этих счетов собираются расходы, которые в конце месяца списываются в основное производство, то есть сальдо эти счета не имеют:      Д20 К25,26

Распределение косвенных расходов по видам выпускаемой продукции, работ, услуг может осуществляется пропорционально:

1. основной заработной плате производственных рабочих;

2. себестоимости продаж;

3. объему дохода каждого вида продукции, работ, услуг;

4. в плановом проценте.

Выбранный метод распределения является элементом учетной политики.

Счет 26 также может быть списан в дебет счета 90 «Продажи» – элемент учетной политики.

Счет 25 ведется, когда отдельные цеха производства имеют большие размеры и обособлены.

Рассмотрим графически счета 25 «Общепроизводственные расходы» и 26

«Общехозяйственные расходы»

3. Учет процесса продаж (реализации) – доходов по обычным видам деятельности

Понятие продажа (реализация) представляет из себя двойственный процесс.

С одной стороны, это процесс отгрузки (материально-вещественный), при котором происходит смена собственника. С другой – это момент получения выручки – дохода, то есть денежный или стоимостной.

Эти процессы не совпадают по времени, поэтому и в бухгалтерском учете существует  два метода учета продаж:

1. учет продаж по отгрузке или методом начисления, или исходя из допущения временной определенности фактов хозяйственной

деятельности.

2. учет продаж по оплате или кассовый метод.

     Учет продаж (реализации) по моменту зачисления денег на расчетный счет или в кассу (по оплате).

     Учет готовой продукции и ее отгрузки

Готовая продукция, которая изготовлена в процессе производства и принята ОТК, сдается на склад:      Д43 К20

Готовую продукцию отгружают потребителям – покупателям – со склада согласно заключенным договорам.

На количество отгруженной продукции выписывается счет, в котором указывается наименование продукции, количество, цена, общая сумма по счету, НДС, итоговая сумма с учетом НДС.

Покупатель, получив счет от поставщика (либо платежное требование, поручение) должен его оплатить.

Продукция считается отгруженной до тех пор, пока не произойдет оплата ее

покупателями. Отгруженная продукция учитывается на счете 45 «Товары

отгруженные».

Сальдо начальное счета 45 и сальдо конечное счета 45 показывает стоимость

отгруженной продукции (по фактической себестоимости), которая еще не оплачена покупателями. Обороты по дебету счета 45 показывают стоимость

отгруженной в течение месяца продукции по фактической себестоимости.

Обороты по кредиту счета 45 показывают фактическую себестоимость отгруженной продукции, которая уже продана, то есть реализована (за которую получены деньги).

Рассмотрим графически счет 45 «Товары отгруженные»

По мере поступления денег на расчетный счет или в кассу в бухгалтерии

составляется справка, в которой указывается фактическая себестоимость

проданной продукции, которая списывается в дебет счета 90:    Д90 К45

    Учет коммерческих расходов (расходов на продажу)

Отгружая свою продукцию покупателям предприятие несет определенные расходы, связанные с отгрузкой:

1. расходы на упаковку (тара, бумага, картон и т.д., то есть счет 10);

2. расходы на погрузку и разгрузку продукции (начисление заработной платы

грузчикам, ЕСН, счета 70 и 69);

3. расходы на транспортировку (счета транспортных организаций или свой гараж, счета 60 или 23);

4. расходы, связанные с рекламой продукции (счета 10, 76).

Все эти расходы носят название коммерческих или расходов на продажи и

учитываются на активном счете 44.

Сальдо начальное и конечное показывает расходы на продажи по нереализованной продукции.

     Обороты по дебету счета 44 показывают затраты предприятия – коммерческие расходы, произведенные за месяц.

     Обороты по кредиту счета 44 показывают сумму списанных расходов на

продажи за месяц.

Рассмотрим графически счет 44 «Расходы на продажу»

     Учет продаж (реализации)

Продукция считается проданной, если деньги за нее поступили на расчетный счет организации или в кассу. Сумма, поступившая на расчетный счет или в кассу, называется выручкой от реализации или доходом от обычных видов

деятельности.

Продажи продукции учитываются на счете 90 «Продажи». Сальдо начальное и конечное счет не имеет.

     Обороты дебету счета 90 показывают:

1. фактическую себестоимость реализованной продукции:      Д90 К45

2. сумму коммерческих расходов на продажи, относящиеся к проданной продукции:      Д90 К44

3. начисленный налог на добавленную стоимость, который поступает в составе выручки на расчетный счет или в кассу организации: Д50,51 К90 – поступление выручки и который необходимо выделить из полученной суммы выручки, умножив ее на 18 и разделив на 118:Д90 К68 – выделен НДС с реализации.

     Обороты по кредиту счета 90 показывают полученную выручку – доход от реализации продукции, в том числе НДС:      Д50,51 К90

В конце месяца сопоставляются обороты по дебету и кредиту счета 90:

1. если выручка – доход, полученный от покупателя превышает фактические затраты предприятия по изготовлению продукции, то предприятие получает прибыль,  которая отражается проводкой:      Д90 К99

2. если фактические затраты превысили сумму выручки, то предприятие получает (несет) убыток, который отражается проводкой:    Д99 К90

Рассмотрим графически счет 90 «Продажи»

Счет 90 является финансово-результатным, сопоставляющим, на котором определяется финансовый результат и сопоставляются обороты. Определив финансовый результат и отразив его проводкой, счет 90 закрывается, так как уравниваются обороты по дебету и кредиту.

Учет продаж (реализации) по отгрузке (метод начисления)

Продукция считается проданной (реализованной) по факту отгрузки (то есть как только происходит смена собственника) или как только отгрузочные документы переданы покупателю. В учете действует правило: «отгрузил, значит реализовал».

1. Продукция отгружена покупателю, то еть произошла смена собственника по условиям договора, произошел факт реализации:      Д90 К43

2. Отражена договорная цена отгруженной партии:      Д62 К90

Дебет счета 62 показывает дебиторскую задолженность покупателя перед нашей организацией. При получении денег на расчетный счет или в кассу происходит погашение дебиторской задолженности:      Д51,50 К62 (процесс получения денег не имеет отношения к процессу продаж)

3. Начисляем (выделяем) НДС от договорной цены:      Д90 К68

4. Списывается доля расходов на продажи, относящаяся к проданной

(реализованной) продукции:      Д90 К44

5. Определяется финансовый результат от продаж:

     – если получена прибыль: Д90 К99

     – если получен убыток Д99 К90

     Особенности учета продаж методом начисления:

1. в учете счет 45 «Товары отгруженные» не применяется;

2. для отражения договорной стоимости применяется счет 62, показывающий

дебиторскую задолженность покупателей;

3. в учете не применяются счета 50, 51, показывающие получение фактических денежных средств.

Классификация счетов бухгалтерского учета по структуре и назначению и по экономическому содержанию

     1.      Классификация счетов по структуре и назначению.

     2.      Классификация счетов по экономическому содержанию.

1. Классификация счетов по структуре и назначению

Классификация счетов позволяет группировать счета по наиболее важным признакам для выявления общих свойств.

Основными признаками являются:

1. экономическое содержание счета;

2. назначение и структура.

При классификации счетов по их назначению и структуре счета делятся на группы в зависимости от их построения.

Строение счета (структура) определяется характером оборотов дебитовых,

кредитовых и его сальдо.

Строение счета определяет и его экономическое содержание. Например, счет,

предназначенный для обобщения движения материальных ценностей (10, 41, 43), или счет, предназначенный для определения себестоимости (20, 23, 25, 26, 44).

Таким образом назначение и структура счетов определяются характером

учитываемых операций.

По назначению и структуре счета бухгалтерского учета делятся на 2 группы:

1. счета для учета хозяйственных средств предназначены для наблюдения за наличием и движением средств и их источников (01, 50, 51, 10, 43)

2. счета для учета хозяйственных процессов и их результатов 

предназначены для наблюдения за наличием и движением средств и их источников (90, 91, 99).

Рассмотрим строение различных счетов.

I. Группа основных счетов – на них учитываются объекты,

являющиеся основой хозяйственной деятельности, без них не проходит ни один хозяйственный процесс.

Они делятся на группы:

– инвентарные счета – активные

Инвентарные счета предназначены для контроля за поступлением и выбытием материальных ценностей, аналитический учет по инвентарным счетам ведется в денежном и натуральном выражении.

Сальдо только по дебету.

 – фондовые счета или счета капиталов – пассивные

Сальдо должно быть кредитовым

– денежные счета – активные

     – расчетные счета

     а. активные

          б. пассивные

     в. активно-пассивные

II. Регулирующие счета:

– контрарные счета – уменьшают стоимость другого счета

     а. пассивные

     б. активные

– контрарно-дополнительные – субсчета к счету 90

III. Операционные

– собирательно-распределительные счета – без остатка (активные)

– калькуляционные счета – активные

– сопоставляющие – активно-пассивные либо без остатка

IV. Бюджетно-распределительные

     а. активные

     Например:

     Д97К51 – 12.000 – оплачена подписка

     Д20К97 – 1.000 – получен 1-й номер издания

     б. пассивные

V. Финансово-результатные

     VI. Забалансовые счета предназначены для учета средств, временно находящихся у предприятия и ему не принадлежащих. Например, товары, полученные на комиссию, авансы полученные, полученные задатки (залог). Операции, затрагивающие забалансовые счета отражаются не двойной записью, а односторонней: только в дебете или кредите соответствующего забалансового счета, например, если поступили материалы на ответственное хранение, то есть не заказанные:

Д002 – поступили материалы

К002 – выбыли материалы

2. Классификация счетов по экономическому содержанию

Классификация счетов по экономическому содержанию определяется экономической сущностью каждого счета. В этой классификации счета делятся на 3 группы:

1. счета учета имущества – счета актива баланса, то есть то, чем

мы владеем и что нам должно приносить доход;

2. счета для учета источников образования имущества – счета

пассива баланса, то есть счета капитала и обязательств;

3. счета учета хозяйственных процессов и их результатов.

Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета

Существует 3 способа исправления ошибок:

1. Корректурный применяется, когда ошибка обнаружена сразу путем

зачеркивания одной чертой. Написание сверху или справа правильной цифры. Рядом ставится подпись исправителя и дата. Может быть оформлена бухгалтерская справка. В денежных документах исправления не допускаются!

2. Способ дополнительной проводки применяется если проводка

составлена правильно, а сумма указана меньше фактической и отражена она во многих регистрах. Исправляется ошибка путем составления бухгалтерской справки, где указывается также и бухгалтерская проводка на разницу.

3. Способ красного сторно (сторнировочная запись, запись красным)

– «отрицательные записи», «уменьшение, снятие». Если проводка составлена

неправильно она исправляется путем составления той же проводки с указанием той же суммы – сторнировочной записью или красным, то есть сумма подлежит вычитанию. Затем составляется правильная бухгалтерская проводка, оформляется бухгалтерская справка.

     Пример.

Произошла хозяйственная операция: получены деньги в кассу 20.000

с расчетного счета.

1. Бухгалтер составил проводку Д60 К51 20.000

Сторнировочная запись Д60 К51 20.000

Правильная проводка Д50 К51 20.000

2. Бухгалтер составил проводку Д50 К51 250.000

А. Сторнировочная запись Д50 К51 230.000

Б. Сторнировочная запись Д50 К51 250.000

Правильная проводка Д50 К51 20.000

Красным сторно пользуются также при отражении экономии.

           Бухгалтерским отчетным периодом является месяц, т.е. закрываются счета и подсчитываются итоги – обобщаются за месяц. Календарный год является финансовым годом, т.е. за год подводятся финансовые итоги.

          Ошибки прошлых периодов отражаются в том отчетном периоде, в котором обнаружены.

           Если МОЛ не обнаружено и организации в иске отказано, то сумма недостачи списывается за счет предприятия, т.е. как прочий расход:

Д91 К73/3

           Если судом по иску предприятия присуждено погашение долга работником, который к моменту вынесения решения суда уволен с предприятия, то причитающаяся сумма отразится через счет 76: Д76 К73/2

Примечание: отложенные налоговые обязательства.

Если в организации бухгалтерский учет ведется методом начисления, а налоги рассчитываются по оплате, то для отражения начисленного (отложенного, предполагаемого к уплате) НДС применяют счет 76 и отложенный налог отразится:      Д90 К76

При получении денег на расчетный счет или в кассу расчетным путем

определяется сумма НДС начисленная или подлежащая к уплате и отражается записью:      Д76 К68

То есть происходит списание (или начисление) отложенного налога.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ

 ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНИЯ

КУРС ЛЕКЦИЙ

РАЗДЕЛ 1. ПРЕДМЕТ И ЗАДАЧИ КУРСА «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»

Тема 1 Сущность понятий «Документационное обеспечение управления» и «Документирование управленческой деятельности»

Документационное обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении) —  отрасль деятельности, обеспечивающая документирование  и организацию работы с официальными документами.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей  деятельности учреждения.

Главная задача ДОУ – обеспечение эффективной работы организаций различного профиля, совершенствование управленческого труда, удешевление и сокращение управленческого аппарата.

История отечественного делопроизводства

Выделяют следующие этапы:

1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (Х-ХI в.) и в период феодальной раздробленности (ХI-XV вв.)
2. Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.)
3. Коллежское делопроизводство (XVII в.)
4. Министерское делопроизводство (XIX – начало XX вв.)
5. Советская эпоха государственного делопроизводства

Современное государственное регулирование ДОУ

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологи  документационного обеспечения управления ведется по трем направлениям:

• Законодательное регулирование
• Стандартизация
• Разработка нормативно-методических документов.

Законодательное регулирование

Высшей правовой значимостью обладают законы РФ: Гражданский кодекс РФ; Закон РФ «О стандартизации» (1993 г.); Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г); Закон РФ «О языках народов РФ» (1991 г.); Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ» (1995 г.);  Закон РФ «О государственной тайне» (1993 г.);  Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) и другие.

Стандартизация

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Нормативно-методические документы

 Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991);

Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.);

Основные правила работы ведомственных архивов (1988);

Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996);

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.

Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ (вводится с 01.01.2004).

 Тема 2. Основные свойства, функции и признаки документа

Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение)

• сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.
• обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передача признаков от клетки к клетке; от организма к организму; одно из основных понятий кибернетики (наука об управлении, связи и переработке информации) (общенаучное понятие)
• сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами.

Требования, предъявляемые к управленческой информации

• Полнота
• Оперативность
• Достоверность
• Адресность
• Доступность для восприятия.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация.

Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом  или физическим лицом, оформленный и удостоверенный  в установленном порядке.

Функции документа

• Информационная  (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной  деятельности человека).
• Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).
• Внешние связи предприятия обеспечивает коммуникативная функция документов.
• Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов).
• Воспитательная  (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает  эстетический вкус).

Классификация документов

по способу документации:

• рукописные;
• электронные;
• графические;
• кино-, фото-, фонодокументы;

 по сфере использования:

• организационно-распорядительные;
• финансово-бухгалтерские;
• научно-технические;
• по труду;
• отчетно-статистические и другие

 по месту составления:

• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправленные из организации);
• внутренние (составленные и использованные в самой организации);

 по грифу ограничения доступа:

• открытые (несекретные);
• с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности», «Коммерческая тайна»).

 по происхождению:

• официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);
• личные  (касающиеся интересов конкретного лица и являются именными).

 по юридической значимости:

• подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);
• копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);
• заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);
• дубликаты (повторные экземпляры подлинного документа, имеющие юридическую силу).

 по форме изложения:

• индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);
• трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);
• типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);

по срокам хранения:

• постоянного хранения;
• долговременного хранения (свыше 10 лет);
• временного хранения (до10 лет).

Понятие об организационной технике

Комплект специальных приспособлений для  создания, обработки, хранения, передачи документов носит название средства организационной техники (оргтехника).

Цель  использования средств оргтехники — сокращение трудозатрат на обработку информации и создание комфортных условий работы сотрудников.

Классификация средств оргтехники по функциональному признаку

Носители информации

• носители информации на бумажной основе (несветочувствительные)
• носители для репрографических процессов ( термобумага, диазобумага,  фотопленка, калька,  бумага многослойная для  электроискрового копирования)
• микроносители визуальной и звуковой информации ( кино и фото пленка,  микрофильмы, магнитные ленты, CD диски и др.)

Средства составления и изготовления документов:

• ручные пишущие средства (ручки, карандаши)
• пишущие машины
• диктофонная техника
• компьютерные печатающие устройства (принтеры (струйные, матричные, лазерные); плоттеры и графопостроители).

Средства репрографии и оперативной полиграфии.

Средства обработки документов.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов.

Средства электросвязи.

Офисная  мебель и оборудование.

Другие средства оргтехники.

Средства оргтехники,  применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой (конторская мелочь, карандаши, ручки, ластики, степлеры, клей, скрепки, и т.д.)

РАЗДЕЛ 2. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

Тема 1. Стандартизация и унификация документов

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель», принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Стандарт – нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. В процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их реквизитов).

Реквизит документа - элемент оформления официального документа.

Формуляр документа - набор реквизитов официального  документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и зоны расположения реквизитов.

ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» вступил в действие 01 июля 2003 года, был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), закрепляет максимальный состав реквизитов организационно-распорядительных документов и правила их оформления, реквизиты размещаются согласно формуляра-образца, который имеет два варианта расположения реквизитов (угловой и продольный).

Общие требования оформления  организационно-распорядительных документов (ОРД)

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в  управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

— обеспечение юридической силы документа

  (юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией  издавшего его органа и установленным порядком оформления);

— создание условий для оперативного исполнения документов;

— возможность оперативного поиска документа;

— возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства оргтехники.

— обеспечение качественного внешнего вида документа.

Требования к изготовлению документа

Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Соблюдение правил изготовления документов на печатающих устройствах обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 2 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 символов.

Текст документа  печатают через полтора интервала, выравнивают по ширине, используют шрифт Times New Roman 14, в многостраничных документах нумеруют страницы по середине верхнего поля кроме первой.

 Тема 2. Правила оформления реквизитов документов

Тема 3. Бланки документов

Бланк — это лист бумаги формата А4 или А5 с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе документа.

Виды бланков:

• Основные: общий бланк  и бланк для письма
• Дополнительные: бланк конкретного вида документа, кроме письма; должностной бланк; бланк структурного подразделения; бланк для работы с зарубежными партнерами.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

• Герб (для организаций, имеющих на это право) (01, 02);
• Эмблема организации (при наличии герба не проставляется) (03);
• Наименование организации (08)
• Трафаретные части реквизитов (дата и номер документа) (11, 12).

Бланк письма имеет следующие реквизиты:

• Герб (для организаций, имеющих на это право) (01, 02);
• Эмблема организации (при наличии герба не проставляется) (03);
• Наименование организации (структурного подразделения) (08);
• Справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии) (09);
• Код организации (предприятия) по ОКПО (04);
• Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05);
• Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);
• Трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа) (11, 12, 13).

Расположение реквизитов бланка предусмотрено в двух вариантах: продольном и угловом.

При продольном варианте все реквизиты бланка располагают вдоль и выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом варианте реквизиты бланка занимают площадь 73х88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Способы изготовления бланков:

• типографический
• компьютерный
• штемпельный

Особенности работы с гербовыми бланками

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно–граверными предприятиями, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технологических возможностей для изготовления бланков на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной власти и учреждений, имеющих право на использование герба (исполнительная и законодательная власть, суд, прокуратура, министерства, ведомства). Гербовые бланки подлежат строгому учету и хранению. Использование компьютерных шаблонов с государственным гербом запрещено. (Учет бланков в регистрационных учетных формах; уничтожение по акту).

При изготовлении бланков запрещено:

• Размещение на бланке только сокращенного названия организации- автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме.
• Составление бланка на 2-х языках, но с различной информацией об авторе документа.
• Украшение бланка рисунками, которые можно принять за эмблему.
• Размещение на бланке справочных данных об авторе, не соответствующих требованиям государственного стандарта.
• Произвольное расположение реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта.
• Размещение дополнительных элементов в оформлении  (линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения).
• Размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцу бланка зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

Тема 4. Особенности языка и стиля служебных документов

Требования к текстам служебных документов

• краткость и компактность изложения официального материала;
• точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;
• последовательность использования технических приемов правотворчества;

Официально-деловой стиль – это совокупность языковых средств, позволяющих обслуживать сферу официально-деловых отношений, которые возникают: между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их  производственной, хозяйственной и юридической деятельности.

Сфера применения деловой речи —  официально–деловые ситуации и служебные документы, соответствующие официально-деловым отношениям.

 Различают три разновидности делового стиля:

- собственно официально–деловой стиль (канцелярский)

- юридический стиль (язык законов и указов)

- дипломатический

Специфика официально-делового стиля проявляются и в тексте (закономерности построения документа, его содержания) и в языке (стилистика, лексические стандарты, морфологические и синтаксические средства)

Характерные черты официально-делового стиля:

- подчеркнутая официальность

- адресность

- повторяемость пользования стандартных словарных единиц

- нейтральность и лаконичность изложения

- точность и ясность изложения

- тематическая ограниченность излагаемого содержания

Стандартизация деловой речи заключается в универсализации многих слов, употреблении трафаретов, штампов, канцеляризмов, профессионализмов и  речевых формул. Это придает деловой речи фразеологическую устойчивость и помогает сократить время на поиск форм выражения в стандартных ситуациях.

Таким образом, стандартизация деловой речи повышает информативность документа, облегчает восприятия текста специалистами и способствует оперативности документооборота в целом.

Редакторская правка служебных документов

Редактирование (проверка и исправление текста) – один из важнейших этапов работы над документом.

Документ, содержащий ошибки (фактические, стилистические, орфографические или какие-либо другие) осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникаций; снижает авторитет подписавшего  документ должностного лица или организации-автора документа, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства данной организации, является «бомбой замедленного действия», рано или поздно содержащиеся в нем неточные и неверные сведения могут быть использованы и нанесут получателю информации существенный вред.

Этапы редактирования:

• Ознакомление со всем текстом и выделение в нем абзацев.
• Логико-смысловой и композиционный анализ текста. Текст должен быть тематическим связным.
• Проверка построения сложных предложений, затем простых предложений и далее словосочетаний отдельных слов.

Правка может быть стилистической (требует безупречной грамотности, тонкого чувства слова) и смысловой (основана на знании существа вопроса, владении фактическим материалом).  

Редактировать может автор документа и другие лица (степень вмешательства в текст должна быть минимальной, не затрагивающей смысл написанного).

Виды правки:

- правка–вычитка (исправление опечаток, орфографических и пунктуационных ошибок);

- правка–сокращения (необходима для того, чтобы сделать документ короче или при избыточности информации);

- правка-обработка (улучшение текста за  счет уточнения стилевой принадлежности слов и языковых средств выражения, устранения стилистических и смысловых ошибок);

- правка-переделка (полное изменение композиции текста).

Отредактированный документ должен соответствовать следующим показателям:

- Не содержит фактических ошибок и опечаток;

- Идеально грамотен с точки зрения орфографии и пунктуации;  

- Имеет оптимальный объем;

- Строится по законам логики

- Соответствует стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового  стиля.

РАЗДЕЛ 3. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ОРД)

Тема 1. Системы и комплексы документации

Один документ – это единичный акт документирования факта или действия.

Система документации – совокупность документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих.

Самая общая, занимающая верхнюю позиции в комплексе систем — общегосударственная система документации, охватывающая  все документы, возникающие и обращающиеся в стране. Их классифицируют по разным признакам: функциональному, отраслевому, уровням  управления и т.д. Примеры функциональных систем документации: бухгалтерская, кадровая, архивная, организационная и др. Примеры отраслевых систем документации: медицинская, учебная, научно-исследовательская и др.

Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили выделить ряд систем документации и сформировать единые требования к этим системам документации.

Государственная система стандартов и технических условий (ГГС)

была разработана в 1965 г., включает государственные стандарты, которыми определяются основные цел  и задачи стандартизации; организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки и внедрения стандартов; внесения в них изменений; государственного надзора и контроля  за внедрением и соблюдением.

Единая система технологической документации (ЕСТД)

установила общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, терминологию требования к составу применяемых в документах системы классификаторов технико-экономической информации.

Единая система конструкторской документации (ЕСКД)

Единая система проектной документации на капитальное строительство

Единая система технической подготовки пр-ва

Единая система стандартов автоматизированных  систем управления (ЕСС АСУ)

Единая система программной документации (ЕСПД)

Система стандартов по управлению, библиотечному и издательскому делу (СИБИД)

Единая система внешнеторговой документации

Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ)

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Унифицированные системы управленческой документации

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)

Унифицированная система банковской документации

Унифицированная система отчетно-статистической документации

Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия

Унифицированная система документации по труду

Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ

Унифицированная система внешнеторговой документации.

Каждая система включает в себя комплексы документов.

УСОРД включает в себя:

• Организационные документы
• Распорядительные документы
• Информационно-справочные документы
• Документация по личному составу.

Цель создания систем документации – привести к единообразию процессы создания, изготовления, обработки документной информации, использованной на предприятиях и организациях независимо от форм собственности, практикующих как традиционные, так и компьютерные технологии обработки документации, в пределах РФ.

 Тема 2. Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работ, права и обязанности, ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.

Штатное расписание - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом. Штатное расписание применяется:

Инструкция – нормативный акт,  регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности  организаций, предприятий и должностных лиц.

Договор (контракт) –  документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Правила внутреннего трудового распорядка – документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса РФ, действующего с 02.02.2002.

 Тема 3. Распорядительные документы

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

• Приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
• Приказы по личному составу (персоналу предприятия).

Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.

Решение — документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

Решения могут приниматься по разнообразным вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания акционеров, совета директоров, научно-технического совета и др.),

 Тема 4. Информационно-справочные документы

Справочно-информационные документы предназначены для передачи информации от одного адресата к другому либо для фиксации каких-то информационных сведений. Эти документы могут не требовать исполнения, информации, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д.

При ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товаров акт составляет одно должностное лицо.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Виды докладных записок: инициативная, информационная, отчетная, внешняя, внутренняя.

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (не содержит выводов и предложений).

Разновидностью является документ, который составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках (составляется рукописным способом).

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

Тема 5. Служебная переписка

Письмо (служебное письмо, деловое письмо, деловая корреспонденция)

 – обобщенное название различных по содержанию документов,  служащих средством общения между  учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Основной признак, по которому  письма выделяются в особую группу документов, — пересылка их по почте, с использованием телеграфа, аппаратов  факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Классификация переписки

По тематическому признаку:

• деловое письмо (экономические, правовые, коммерческие и др. формы деятельности);
• коммерческое письмо (заключение и выполнение коммерческих сделок, вопросы сбыта и снабжения)

По функциональному признаку:

• требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение)
• не требующие ответа  (сопроводительное письмо)

По признаку адресата:

• обычные
• циркулярные (в несколько адресов, обобщенный адресат)

Виды писем

• Сопроводительное письмо (выполняет функцию этикетки, прикладываемой к отправляемым документам для фиксирования факта отправки), письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-извещение, письмо-заявление,
• Письмо-просьба, запрос;
• Информационное письмо (сообщение о каком-то факте или мероприятии или пропаганда деятельности организации или различной продукции)
• Письмо-извещение (Ставим Вас в известность; Сообщаем Вам...)
• Рекламное письмо   (описание рекламируемых товаров и услуг)
• Письмо-напоминание (Напоминаем; просим ускорить)
• Гарантийное письмо (2 части; просьба + подтверждение гарантий). (Просим изготовить... Оплату гарантируем)
• Письмо-рекламация (претензия) (О возмещении ущерба).
• Письмо-ответ.
• Письмо-предложение (оферта) – предложение одного лица (оферента) о заключении договора с другим лицом (акцептантом) с указанием срока действия
• Этикетные письма (поздравления; приветствия, приглашения, извинения, прощания, благодарственные письма, соболезнования)  (рекомендуется оформлять рукописным способом).

Требования к тексту служебного письма:

• ясность
• простота изложения
• полнота информации
• грамотность
• уважительный тон изложения
• четкость
• краткость изложения
• обоснованность аргументов.

Письмо оформляют в 2-х  экземплярах (1-й экз. на бланке отправляется адресату; 2-й подшивается в дело);

Нормы этикета деловой переписки

• Бумага требуется хорошего качества, чистая, аккуратно обрезанная
• Бланки для письма должны быть правильно оформлены
• Листы нумеруют, кроме первых, только на лицевой стороне
• Текст через полтора интервала
• Желательно избегать переноса слов
• Письмо складывается текстом внутрь или не сгибая (посылаются в больших плотных конвертах)
• На письмо следует дать ответ в течение 10 дней (в крайнем случае 30 дней)
• Подпись от руки  (факсимиле не допускается)

Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста:  по телеграфу или телетайпу.

Текст телеграммы  отличается телеграфическим стилем,  составляется в  предельно сжатой форме.

Телефонограмма – обобщенное название  различных по содержанию документов,  выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (устно по каналам телефонной связи и записывается от руки)

Телефакс (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа,  переданного по каналам факсимильной связи.

Тема 6. Документация по личному составу

Трудовые правоотношения любой организации или предприятия с работником регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ),  действующим с 1 февраля 2002 года.

На основании статей Трудового кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

• Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
• Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);
• Трудовые книжки;
• Личные карточки формы Т-2;
• Личные дела;
• Лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока, так как эти документы отражают трудовую деятельность работника и подтверждают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях, обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный Закон «Об  информации, информатизации и защите информации» (1995 г) относит к категории конфиденциальной информации.

Руководители предприятий и организаций несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия.

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов  по следующей схеме

Резюме и анкета составляются по требованию отделов кадров (департаментов по персоналу). Анкета является обязательной при трудоустройстве на государственное предприятие.

Документирование увольнения работника производится по следующей схеме

При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по схеме

Трудовой договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

Личная карточка — документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

Трудовая книжка является в РФ основным документом о трудовой деятельности человека. Нормативные документы, регламентирующие работу с трудовыми книжками:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 (вводится в действие в 01.01.2004).

Личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже (заводится на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц). Личные дела сотрудников хранятся 75 лет, руководителей – постоянно, в сейфе или металлическом закрытом шкафу.

Характеристика — документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

Автобиография — документ, где от руки должны быть отражены в хронологическом порядке представления человека о его собственном жизненном пути, профессионализме и общественной активности.

Резюме — краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место (самореклама).

РАЗДЕЛ 4. ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)

Тема 1. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

Организационные формы работы с документами

Существует три формы организации работы с документами в управленческом аппарате – централизованная, децентрализованная и смешанная.

Службой ДОУ называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.).

При создании службы ДОУ нужно учитывать технический, юридический и организационный аспекты.

Типовые организационные структуры службы ДОУ

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли.

В управление делами входят следующие структурные подразделения: секретариат (в состав которого входят приемная комиссия); инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов; канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро учета, отдел писем.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях.

Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитет) местного самоуправления.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях.

Цели службы ДОУ:

- руководство документопотоком;

- координация видов работ с документами;

- контроль за работой с документами;

- организация работ по ДОУ.

Задачи службы ДОУ:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования;

- обеспечение единого порядка работ с документами;

- контроль за исполнением документов;

- хранение документов;

- унификация форм документов;

- сокращение по возможности документооборота;

- методическая работа по совершенствованию ДОУ;

- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ:

 - разработка, внедрение альбома унифицированных  форм документов организации;

- обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

- доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись;

- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные строки;

- изготовление и размножение документов;

- разработка номенклатуры дел, хранение дел;

- организация  работы архива;

- повышение классификации работников  службы ДОУ;

- контроль за работой с документами в структурных подразделениях.

Нормативные документы, регламентирующие работу службы ДОУ:

- положение о службе ДОУ;

- должностные инструкции работников службы ДОУ;

- инструкция по делопроизводству;

Должностной и численный  состав службы ДОУ:

Руководители: заведующие службой и структурными подразделениями.

Специалисты: документовед, референт, редактор, секретарь.

Технические исполнители: машинистка, оператор организационной техники, технический секретарь, стенографистка.

Численность работников службы ДОУ зависит от объема документооборота.

Тема 2. Организация документооборота

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота – правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Принципы организации документооборота:

- оперативность;

- единообразие;

- однократность;

- исключение лишних инстанций;

Главное правило документооборота – оперативное движение по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Документопоток - организованное в пределах управленческой системы движение документов в определенном направлении, при условии, что у этих документов общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-  горизонтальные (связывают организации одного уровня управления);

-  вертикальные (восходящие и нисходящие).

По отношению к управленческому объекту:

- входящие (документы, поступившие на предприятие, в учреждение, в организацию);

- исходящие (официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия);

 - внутренние (документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы).

Объем документооборота – общее количество документов за определенный промежуток времени.

Учет внутреннего годового документооборота позволяет:

• Определить загрузку организации в целом;
• Определить соответствие маршрутов движения документов задачам структурных подразделений или должностных лиц;
• Установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для работы аппарата управления;
• Разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов;
• Рассчитать численность службы ДОУ;
• Определить потребность в организационной и вычислительной технике.

Работа с входящими документами

Прием и первичная обработка проводится централизованно (экспедиция или участок по приему и отправке документов). Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьером, с помощью компьютерных систем, электронной почты, через командированных сотрудников.

На этом этапе проверяется правильность доставки (ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату). Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствие приложений, несоответственных приложений и документов сообщается отправителю.

Конверты уничтожаются, кроме тех случаев,  когда на документе отсутствует обратный адрес (конверт подкалывается к документу). Конверты с пометкой «лично» не вскрываются, а сразу передаются адресату.

На документе ставят штамп о получении (отметка о поступлении), регистрируют в учетной форме.

Документы сортируют по структурным подразделениям, направляют на рассмотрение руководителю, который проставляет резолюцию.

Затем документы направляются на исполнение, после чего подшиваются в дело.

Работа с исходящими документами

Документы, отправляемые организацией должны пройти сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными. На  этом этапе проверяется правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров, даты подписания, регистрации и отправки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Отправляются в тот же день.

Работа с внутренними документами

Исполнителем составляется проект документа, проверяется правильность оформления. Затем  проект документа согласовывается, подписывается, регистрируется, передается исполнителю. После исполнения ставится отметка об исполнении и документ подшивается в дело.

Тема 3. Регистрация документов и информационно-справочная работа

Регистрация документа – запись данных о документе  по установленной  форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в учетную форму.  Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима:

• для обеспечения сохранности документов;
• для удобства поиска документов;
• для учета и контроля исполнения документов.

Форма регистрации документов:

• централизованная;
• децентрализованная;
• смешанная.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы;

контракты (договоры) коммерческие;

документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из: порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72\1 – 5 включает:

72 – порядковый номер документа по журналу регистрации;

1 - 5 – номер дела по номенклатуре.

Виды регистрации:

• журнальная;
• карточная;
• компьютерная.

Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток – медленный поиск, особенно при больших объемах документов.

Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому, и т.п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток – возможны потери карточек.

Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т.к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток – возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.

Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Система регистрации на ПК может быть создана:

• в среде систем управления базами данных (Access);
• с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus);
• в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы;
• другими программными средствами.

Поиск документов ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа

(«Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и др.), определяется специальными инструкциями.

Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов

• приглашения;
• рекламные письма, прайс-листы, каталоги;
• печатные издания (журналы, брошюры);
• извещения, сообщения о встречах, переговорах;
• письма с пометкой «лично»;
• программы конференций, совещаний и т.п.

Постановка на  контроль обеспечивает своевременное исполнение наиболее важных и срочных документов.

Содержание контроля исполнения:

• занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы; установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям; извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения; фиксация промежуточных результатов исполнения документов;
• информирование руководства о результатах контроля;
• снятие документов с контроля по указанию руководителя;
• подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных  совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют:

• руководители;
• заместители руководителя;
• специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);
• работники службы делопроизводства;
• секретари-референты.

Сроки исполнения документов делятся на:

• типовые;
• индивидуальные.

Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.

Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.

Изменение сроков исполнения проводится:

типовых – введением нового нормативного акта;

индивидуальных – руководителем, поставившим документ на контроль.

Сроки исполнения считаются:

для входящих документов – с даты поступления;

для внутренних и исходящих – с даты подписания или утверждения.

Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах:

«…исполнить до 01.09.2004» или «… исполнить к 01.09.2004».

Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются:

• журналы регистрации;
• персональный компьютер;
• органайзер (планировщик).

Для  контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные  журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают  в графе «Примечание».

Персональный компьютер (программа Outlook  и др.) предоставляет возможность  для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).

В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.

Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов  и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия  для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства).

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и др.).

Результаты исполнения в краткой  форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»).  Кроме того, ставится отметка об исполнении в учетной форме.

При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными датами. Контролирующее лицо записывает окончательный и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.

 Тема 4. Особенности работы с делами, содержащими коммерческую тайну

Документированная информация с ограниченным доступом подразделяется на:

• Информацию, отнесенную к государственной тайне
• Конфиденциальную информацию.

Эти понятия регламентируются законом РФ от 21.07.93 № 5485-1 «О государственной тайне».

Государственная тайна — защищаемые государством сведения, распространение которых может нанести ущерб безопасности РФ в области его деятельности: военной, экономики, науки, техники, внешней политики и экономики, разведывательной деятельности, контрразведывательной деятельности, оперативно-розыскной деятельности.

Гриф секретности — это реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе или в сопроводительной документации на него.

Устанавливаются три степени секретности и соответствующие им грифы секретности:

• Особой важности
• Совершенно секретно
• Секретно.

Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства о государственной тайне, несут уголовную, административную, гражданско-правовую или дисциплинарную ответственность.

Сведения, не подлежащие засекречиванию:

• О чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан;
• О стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;
• О состоянии экологии, здравоохранении, санитарии, демографии, образовании, культуре, сельском хозяйстве;
• О состоянии преступности;
• О привилегиях, компенсации и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностных лицам, организация, учреждениям и предприятиям;
• О фактах нарушения прав и свобод гражданина;
• О размерах золотого запаса и государственных валютных резервах РФ;
• О состоянии здоровья высших должностных лиц РФ;
• О фактах нарушения законности органами государственной власти и их должностными лицами.

Сведения конфиденциального характера:

• Информация о гражданах (персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, ТК РФ ст. 85)
• Информация конфиденциальная — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну (КТ) предприятия (постановление Правительства РФ)

• Учредительные документы и Устав;
• Документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные документы, патенты, лицензии);
• Сведения отчетности о финансово-хозяйственной деятельности, необходимой для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;
• Документы о платежеспособности;
• Сведения о численности, составе работающих, их ЗП и условиях труда, о наличии свободных рабочих мест;
• Документы об уплате налогов и обязательных платежах;
• Сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения;
• Сведения об участии должностных лиц предприятия в негосударственных объединениях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Сведения КТ предприятия условно подразделяют на два блока:

• Технологическая информация (сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи, схемы, используемые материалы, рецептуры, методы и способы производства, новые технологии, программное обеспечение ПЭВМ);
• Деловая информация (сведения о финансовой стороне деятельности предприятия, кроме финансовых отчетов, сведения о размере прибыли, себестоимости производимой продукции, планы и объемы реализации продукции, планы развития предприятия, анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок, планы рекламной деятельности, списки торговых и других клиентов, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении,  проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов и др.).

Защита информации на предприятии

Цель защиты информации — предотвращение ее утечки, овладения ее конкурентами.

Мероприятия по защите информации

• Установление правил отнесения информации к КТ;
• Разработка и доведение до лиц, допущенных к сведениям, составляющим КТ, инструкций по соблюдению режима конфиденциальности;
• Ограничение доступа к документам, содержащим КТ;
• Ведение делопроизводства, обеспечивавшего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;
• Использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;
• Осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

 Тема 5. Организация хранения документов и обеспечение их сохранности

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном их порядке.

Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении обязательно.

Номенклатура дел может быть индивидуальной (конкретной), примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения  (сводная номенклатура дел).

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел  и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях – документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

При формировании дел необходимо придерживаться следующих правил:

• В дело подшивают только исполненные документы;
• В дело подшивают подлинники документов и заверенные копии документов;
• Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями  действующих ГОСТов;
• В дела не помещают документы, не соответствующие заголовку дела, подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии;
• Документы разных сроков хранения группируют в отдельные  дела;
• В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют  переходящие дела, судебные, личные дела, учебная документация;
• Приложения большого объема подшивают в отдельные дела, небольшие приложения подшивают вместе с документами, к которым они относятся;
• Документы, касающиеся решения одного вопроса, подшивают в одно дело (например, копию письма-ответа подшивают за письмом-запросом);
• В дело помещают не боле 250 листов (30-40 мм толщиной). В случае большего количества документов заводят второй том этого же дела;
• Документы внутри дел располагаются в хронологическом, нумерационном, предметно-вопросном, алфавитном порядке.
• Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и по хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу.

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации – автора документов.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК).

Определение сроков хранения документов проводятся по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. Росархивом  6 октября 2000 г.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:

Документы, передаваемые в архив (со сроком хранения – свыше 10 лет);

Документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения – до 10 лет включительно);

Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления.

 Тема 6. Перспективы совершенствования ДОУ

Направления совершенствования ДОУ

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. (ФЗ от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»)

Электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученного в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронно-цифровой подписи и позволяющей идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационный и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронно-цифровой подписи осуществляется в РФ на основе лицензии. (ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации»).

Министерство образования Московской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Московской области

«Павлово-Посадский промышленно-экономический техникум»

 (ГБПОУ МО ПППЭТ)

Отчет о прохождении практики*

ПМ 01 «Документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета имущества организации»

                     Студента (ки) ______ курса,  специальность 080114 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)»  _______________________________________________________________

                                                                                                 (фамилия, имя, отчество)

1. Место прохождения практики ___________________________________________________

                                                                                                                 (наименование организации)

2. Срок практики с «____»_____________ 20__ г. по «____»__________________20__ г.

3. Навыки, приобретенные за время практики_________________________________________

             _____________________________________________________________________________

4. Практика выполнена с оценкой   _________________________________________________  

                                                                                    (5 – отлично; 4 – хорошо)

Руководитель практики от организации (предприятия) ____________________________________________________________________________________

(должность, Ф. И. О.)

Содержание и объем выполненных работ подтверждаю.

Руководитель организации    ______________________     ______________________________

                                                                                         (подпись)                                             (расшифровка подписи)

М.П.                                                                   «____»_______________20___г.

Заключение руководителя практики от организации

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Оценка   ___________________________         «____»____________________20____г.

Отчет принят____________________________________________________       __________________

                                                         (фамилия, имя, отчество)                                                                             (подпись)

«_____»__________________20___г.

* - отчет по практике без приложения * - недействителен

*Приложение к отчету по практике по ПМ 01.