Моделирование коммерческого письма-приглашения

МКУ «Районное управление образования»

Администрации МО «Кабанский район»

МАОУ «Селенгинская гимназия»

Моделирование коммерческого письма-приглашения.

Автор Константинова Анастасия,

ученица 10 класса.

Научный руководитель Козлова

Людмила Анатольевна,

учитель русского языка

2017 год

Введение.

  Деловое общение играет важную роль в жизни современного человека. В последнее время в связи с общественно-экономическими переменами в нашей стране русский официально-деловой стиль подвергся значительным изменениям. В делопроизводстве появилась потребность в создании новых жанровых разновидностей, таких как резюме, реклама, Е-mail-сообщения, новые виды деловых писем. В настоящем исследовании основное внимание сосредоточено на особенностях построения и языкового оформления коммерческого письма-приглашения. Материалом исследования послужила входящая корреспонденция бизнес-структур.

  В данной работе основным методом исследования явился описательный. Он был представлен такими конкретными приёмами, как наблюдение, сопоставление, анализ, синтез и интерпретация.

  В качестве объекта исследования выступает коммерческое письмо-приглашение. Предметом изучения в нашей работе являются жанровые особенности данного вида деловой корреспонденции.

  Цель исследования состоит в анализе жанровой специфики коммерческих писем-приглашений.

  Данная цель обусловила постановку следующих задач:

1.Рассмотреть специфические черты оформления деловых писем-приглашений.

2.Выявить особенности построения подобного типа корреспонденции.

3.Создать модель исследуемого объекта.

  Научная новизна выполненной работы состоит в расширении знаний о современных тенденциях развития жанров официально-деловой речи.

  Теоретическая значимость данного исследования заключается в том, что оно вносит вклад в развитие современного направления лингвистики – жанроведения (генристики), предлагая разностороннее описание коммерческого письма-приглашения.

  Практическая ценность работы состоит в том, что выводы, полученные в результате исследования, могут быть использованы деловыми людьми при ведении коммерческой переписки.

  Структура и краткая характеристика работы. Настоящая исследовательская работа состоит из введения, трёх глав, заключения и списка литературы. В первой главе рассматриваются теоретические сведения об особенностях коммерческого письма-приглашения. Вторая глава посвящена выявлению параметров этого жанра и его языкового воплощения. В третьей главе представлена модель построения исследуемого объекта.

Глава 1. Жанровые особенности коммерческого письма-приглашения.

   Деловая корреспонденция – один из основных способов коммуникации в официально-деловой сфере, которую обслуживает деловой стиль. Служебное письмо занимает в этой сфере важное место, «являясь одним из главных каналов предприятий, организаций, учреждений с внешним миром», оно сочетает в себе свойства правового и информационного источника и относится к разряду наименее регламентируемых документов. Однако «все требования, предъявляемые к языку деловых бумаг, существенны для них в полной мере».^[1]

  Основными параметрами российской деловой корреспонденции являются вежливость, ясность, завершённость, краткость и точность.

  Большинство учёных указывает на такие черты официально-делового стиля, как максимальная краткость при полноте изложения, клишированность, трафаретизация, объективность и достоверность информации, логичность, нейтральность тона изложения, неличность и безэмоциональность. Основными особенностями стиля на различных языковых уровнях являются нейтральная лексика, почти полное отсутствие экспрессивно окрашенных слов, широкое использование терминологии, абстрактных существительных, широкое использование инфинитива, активное употребление сложных предложений и всякого рода уточняющих конструкций (причастные, деепричастные обороты, вставные конструкции).

  Специфика же коммерческого письма-приглашения обусловлена двумя основными факторами: принадлежностью к эпистолярному стилю и официально-деловой сферой функционирования.

  Дистанция собеседников при письменном общении предъявляет свои требования к организации предаваемой информации. Здесь стоит отметить большую строгость, тщательность и отшлифованность в отборе слов и синтаксических построений. В связи с отсутствием непосредственного контакта  с собеседником требуются развёрнутость и полнота изложения, так как ситуация должна быть восстановлена во всех подробностях, чтобы сделаться понятной собеседнику.

  В связи с расширением деловых контактов, увеличением числа различных ситуаций, вызывающих необходимость обращаться к служебной переписке, появилась потребность в создании нерегламентированных писем, составление которых требует творческого подхода для максимально эффективного воздействия на коммерческих партнёров. Язык подобных деловых посланий сочетает в себе особенности не только официально-делового, но и публицистического стилей.

  В настоящей работе будем рассматривать коммерческие письма как особый пласт нерегламентированной деловой корреспонденции, объединённой общей целью – совершение коммерческой сделки.

Глава 2. Основные параметры речевого жанра коммерческого письма-приглашения.

   Лингвисты выявили следующие семь параметров, которые важны при создании модели речевого жанра: 1)коммуникативная цель; 2)образ автора; 3)образ адресата; 4)образ прошлого; 5)образ будущего; 6)событийное содержание; 7)языковое воплощение речевого жанра.^[2]

   Рассмотрим коммерческое письмо-приглашение с точки зрения каждого из параметров.

1.Наиболее значимым из названных признаков речевого жанра, а потому первостепенным является коммуникативная цель. В зависимости от заданности текста выделяют  четыре типа речевых жанров: информативные (цель – действия с информацией), императивные (цель – вызвать осуществление (неосуществление) события), этикетные (цель – осуществить социальный поступок, предусмотренный этикетом) и оценочные (цель – соотнести событие с миром  ценностей, изменить самочувствие участников общения).

  В нашем случае речевой жанр коммерческого письма-приглашения сложно отнести к одному из выделенных типов, поскольку он совмещает в себе черты двух из них. С одной стороны, данный вид деловой корреспонденции призван максимально полно проинформировать о предлагаемой услуге, чтобы заинтересовать потенциального клиента, а также познакомить с условиями участия в организуемом мероприятии. С другой стороны, главной задачей коммерческого письма является получение конкретных действий от адресата – заключение коммерческой сделки, таким образом, информационная составляющая подчинена воздействующей, императивной. Поэтому целесообразно отнести рассматриваемый жанр деловой речи ко второму типу – императивным речевым жанрам.

2.Параметр «фактор автора» предполагает рассмотрение информации о нём как об участнике общения, его взаимоотношения с адресатом текста.

3.Параметр «фактор адресата» указывает на социальный статус и коммуникативную роль получателя послания.

  Автора и адресата коммерческого письма связывают деловые взаимоотношения. Составитель письма должен максимально эффективно его составить, воздействовать на интеллектуальную и эмоциональную сферу потенциального клиента. Социальный статус последнего может проявляться как в выборе определённых языковых средств в самом тексте (например, имеем честь предложить Вам), так и в обращении  (коллеги, господа, глубокоуважаемый господин генеральный  директор и т.д.). Автор текста может намеренно использовать тактику, подчёркивающую высокий социальный статус адресата, демонстрирующую учтивость и почтительность.

4-5.Для характеристики речевого жанра существенны такие параметры, как «коммуникативное прошлое» и «коммуникативное будущее», которое автор прогнозирует и планирует. С точки зрения образа прошлого коммерческое письмо-приглашение является инициальным речевым жанром, то есть начинающим общение. Образ будущего предполагает дальнейшее развитие событий, появление ответных речевых жанров. Планируемое будущее – осуществление обозначенного события, которому в большинстве случаев будет предшествовать появление таких речевых жанров, как отказ, согласие, заявка и т.п.

6.По типу событийного содержания различаются предложение, приглашение.

7.Для параметра языкового воплощения речевого жанра существенно исчисление не только лексических и грамматических примет жанра, но и «возможности его косвенной реализации» - «маски жанра». Так приглашение может быть оформлено в виде коммерческого предложения, информационного письма, рекламного проспекта.

  Остановимся на более детальном рассмотрении структуры коммерческого письма-приглашения.^[3]

Глава 3. Модель построения коммерческого письма-приглашения.

Структура письма-приглашения

• Стандартная шапка, где указывается название организации или же определенное лицо, которому направляется данный документ.

• Эпиграф, предваряющий основной текст и раскрывающий специфику организуемого мероприятия.

Персонал предприятия – это футбольная команда.

Ребята должны играть как единая команда,

а не как скопище ярких личностей.

Ли Якокка «Карьера менеджера»

• Призывы для привлечения внимания читателя как способ  лаконичной и выразительной формулировки  идеи коммерческого предложения.

Внимание! Новое предложение!

Выбирайте своё будущее!

• Общее обращение («Уважаемые партнеры!», «Дамы и Господа!») или же конкретное обращение с указанием ФИО приглашенного («Уважаемый Андрей Владимирович!»).
• Основной текст, в котором перечисляется такая информация, как название намечающегося события, место его организации, время и число.
• Концовка и заключительная формула вежливости.
• Подпись лица, инициирующего приглашение с указанием ФИО и должности.

Особенности оформления письма-приглашения

   Письмо-приглашение - это разновидность служебного письма, в котором адресата приглашают принять участие в определенном мероприятии.

В письме-приглашении обязательно указывается кто, кого, куда, когда и по какому случаю приглашает. Всё это должно быть оформлено безупречно грамотно и тщательно, что и покажет ваше уважение к адресату. Кроме четкого и недвусмысленного изложения содержания, очень важно соблюдение следующих требований:

- следует использовать со вкусом оформленные и качественные бланки, ведь вид представительской продукции является едва ли не первым свидетельством надежности вашей организации (фирмы, компании);

- важно помнить, что конверт по своему дизайну непременно должен соответствовать бланку;

- оформляя письмо, текст нужно симметрично разместить на листе. Важнейшую информацию можно выделить, воспользовавшись другим шрифтом, большими буквами или подчеркиванием. Приглашение на чисто деловые мероприятия (съезды, конференции, форумы, симпозиумы, презентации) пишут в основном на фирменных бланках, а по случаю культурных мероприятий и различных торжеств изготавливают художественно оформленные, украшенные бланки.

Помните, что вашим партнерам будет приятно получить письмо, эстетично и грамотно оформленное.  

Как уже упоминалось, четких требований к написанию подобных писем не существует, они выполняются в произвольной форме. Так как чаще всего при их составлении все-таки придерживаются делового стиля, то и формулировки подбираются соответствующие. Например, при обращении используется форма множественного числа первого лица: «Рады сообщить», «Приглашаем Вас», «Имеем честь» и пр. Рекомендуется, чтобы текст был лаконичным и конкретным. При этом письмо-приглашение должно посвящаться одному событию, за исключением редких случаев, когда речь идет о цикле взаимосвязанных встреч или празднований.

  Чтобы подчеркнуть значимость намечающегося события и привлечь внимание получателя письма-приглашения, в его оформлении нередко используются декоративные элементы: узоры, орнаменты и пр.

  Письмо-приглашение отправляют заранее. Возможно за несколько недель или даже месяцев до того, как мероприятие состоится. Это обусловлено не только мерами приличия, чтобы приглашенный человек мог спокойно принять свое решение, подготовиться к встрече, но и вынужденной необходимостью, так как иногда организаторам требуется знать точное количество гостей, чтобы рационально спланировать проведение мероприятия. В таких случаях подобное приглашение требует ответа.

  Письмо-приглашение составляется не в 1-м, а в 2-х экземплярах, из которых один отсылается получателю, а другой визируется исполнителем и руководителем организации и остается у отправителя.

  При подготовке писем, в которых содержится приглашение, принято использовать следующие стандартные фразы:

Типовые обороты основной части.

1. Приглашаем Вас принять участие в работе конференции (съезда, совещания, симпозиума)

2.  Имеем честь пригласить Вас на первое собрание клуба.

3.  Позвольте пригласить Вас на торжественное открытие фестиваля (выставки).

4. Будем рады видеть Вас (дата) в Национальном академическом театре русской драмы на торжественном вечере по случаю.

5. Обращаемся к Вам как к специалисту по проблемам и приглашаем принять участие в работе и выступить с докладом.

6.  Ждем Вас и будем рады получить Ваши отзывы о выставке.

7. В благодарность приглашаем Вас на торжественный обед, который устраивает…

8. Приглашаем на бесплатный обед.  Ждем Вас в любое удобное для Вас время

9. Будет рады приветствовать Вас на торжествах по случаю предстоящих (дата и место).

10. Нам будет приятно видеть Вас, госпожа.., среди гостей.

11. Мы бы очень хотели видеть Вас среди гостей по случаю празднования годовщины нашего клуба.

12. Будет признательны, если Вы выступите с докладом на тему.

13. Будет рады, если Вы сможете выступить перед участниками совещания.

14.Приглашаем на открытие персональной выставки, посвященной 20-летию творческой деятельности.

15. Имеем честь пригласить Вас на презентацию книги.

16. Надеемся, что Вы посетите показ-презентацию нашей коллекции, которая состоится (дата и место).

17. Просим Вас воспользоваться случаем и посетить.

18. Искренне надеемся, что Вы найдете возможность и посетите фестиваль.

19. Думаем (надеемся), Вы не откажетесь посетить сезонную распродажу пищевых продуктов со скидкой в рамках…

20. Рассчитываем на Ваше согласие и просим до (дата) сообщить о времени своего приезда.

21. Надеемся вскоре встретиться с Вами.

Классификация концовок.

Менее часто встречаются «концовки-надежды» (Надеемся на долгосрочное сотрудничество!), «концовки-благодарности» (Заранее благодарим), «концовки-пожелания» (С наилучшими пожеланиями).

Заключение.

  Коммерческое письмо-приглашение относится к разряду нерегламентированной корреспонденции, а потому оно должно завоевать потребителя. Для максимально эффективного воздействия на читателя составители писем-приглашений наряду с традиционными деловыми стилевыми средствами используют единицы других функциональных стилей, прежде всего публицистического. Вот почему здесь приветствуются творческое начало, различные способы воздействия на адресата. Однако следует помнить, что регламентированные и нерегламентированные письма объединяют требования стандартизации, официальность речи, стремление создать благоприятный фон общения.

  В связи с этим возникла потребность в создании модели коммерческого письма-приглашения для эффективной деловой переписки. При моделировании главными аспектами рекомендуется использовать:

-ёмкий в смысловом отношении эпиграф, который помогает привлечь внимание адресата, информирует о сути предстоящего мероприятия, а также свидетельствует об определённой эрудиции и уровне компетенции его организаторов;

-яркую призывность, которая выражается как в наличии слоганов-призывов в начальной позиции текста, так и в широком использовании формы повелительного наклонения глагола для побуждения читателя к определённым действиям, которые представлены как наиболее выгодные для него, а также использовании оценочных имён прилагательных и средств экспрессивного синтакиса;

-этикетное обрамление, где присутствует различное обращение к адресату, помимо стандартных фраз в основной части есть призывные обороты, а также имеет место классификация концовок.

Литература.

1.Стилистический словарь – Стилистический энциклопедический словарь русского языка под ред. М.Н. Кожиной. – Москва: Флинта/Наука, 2003. -696 с.

2.Карабань Н.А. Коммуникативно-прагматические аспекты реализации категории вежливости в официально-деловом стиле русского языка: дис. канд. филол. наук. –Волгоград:  ВолГУ, 2006. – 234 с.

3.Кирсанова М.В. Деловая переписка: учеб. пособие. – Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – 92 с.

4.Колтунова М.В. Язык и деловое общение: Нормы, риторика, этикет. – Москва: ОАО «НПО «Экономика»», 2000. – 271 с.

5.Топчиева И.В. Служебное письмо в работе секретаря-референта. – Москва: Секретарское дело, 2002. -№2. – с.9-12

6.Формановская Н.И. Речевое общение: коммуникативно-прагматический подход. – Москва: Русский язык, 2002. – 216 с.

7.Шмелёва Т.В. Модель речевого жанра: сб. науч. ст. – Саратов: «Колледж», 1997. – с. 88-98