Конкурс учебно-исследовательских и научно-исследовательских работ студентов ГБОУ СПО «Кунгурский сельскохозяйственный колледж» на тему "Создание автоматизированного рабочего места секретаря заочного отделения в ГБОУ СПО «Кунгурский сель-скохозяйственный "

Конкурс учебно-исследовательских

и научно-исследовательских работ студентов

ГБОУ СПО «Кунгурский сельскохозяйственный колледж»

Научное общество студентов

Тема: «Создание автоматизированного рабочего места секретаря заочного отделения в ГБОУ СПО «Кунгурский сельскохозяйственный колледж» г. Кунгур Пермского края»

Выполнили: студенты

отделения АСОИиУ гр. А-491

Вятченин Александр

Шилов Алексей

 Руководитель: преподаватель

 информационных дисциплин

Архипова Оксана Владимировна

Кунгур-2013

Содержание

Введение        3

1. Проектирование АРМ «Секретарь ЗО»        4

1.1 Анализ существующей модели организации учебного процесса        4

1.2 Постановка задачи на проектирование        5

2. Разработка информационной системы        6

2. 1. Описание среды разработки        6

2. 2. Концептуальная (инфологическая) модель предметной области        8

2.3. Физическая модель проектируемой базы данных        12

2.4. Виды межтабличных связей, используемых в проекте        13

3.   Реализация ИС        14

3.1. Проектирование пользовательского интерфейса        14

3.2. Реализация ИС на базе Microsoft Access 2003        14

4. Организационно – экономические аспекты эксплуатации АРМ «Секретарь ЗО»        21

4.1. Обоснование экономической эффективности проекта        21

Заключение         24

Список используемых источников        25

Обозначения  сокращений        26

Введение

Достижение высоких экономических  и социальных результатов, повышение доли России в мировой экономической системе до  полноправного партнерства в значительной степени зависит от масштабов и темпов информатизации общества, использование информационных технологий во всех сферах человеческой деятельности. Информатизацию можно рассматривать как процесс преобразования производственно – хозяйственных, научных и социально – бытовых структур путем производства информации, необходимой для выработки и реализации решений, направленных на достижение качественно новых результатов деятельности человека, на базе внедрения и использования средств вычислительной техники,  связи и информационных технологий. Несмотря на различие процессов информатизации в разных областях человеческой деятельности, в единую систему ее объединяет три составляющие: единство основных средств производства (средства вычислительной техники и информатики), единства сырья (данные, подлежащие анализу и обработке), единства выпускаемой продукции (информация, используемая для управления и совершенствования деятельности человека).

 Изменения происходящие в ходе общего процесса экономических реформ в России приводят к трансформации бухгалтерского учёта и, как следствие, создают новые проблемы в сфере его автоматизации.

В соответствии с вышеперечисленными задачами, можно сказать, что главными требованиями, предъявляемыми к информации: её оперативность, своевременность, полнота, точность, сопоставимость, исключение неоднозначности восприятия (понимания) смысла.

В настоящее время все больше организаций стремится автоматизировать рабочий процесс и использовать электронную информацию. Сейчас хранение, поиск и доступ к информации стали важным явлением не только для людей тесно связанных с деятельностью в сфере компьютерных технологий, но и входит в работу обычных людей, помогая  сократить временные, материальные и даже физические затраты на поиск, приобретение, хранение, обмен различными материальными и нематериальными ресурсами.

В настоящее время процесс обработки информации в учреждении на заочном отделении полностью осуществляется вручную, т.е. ручное ведение документации и т.д.

Целью данной работы является создание автоматизированного рабочего места  секретаря заочного отделения ГБОУ СПО «Кунгурский сельскохозяйственный колледж».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

• проектирование АРМ;
• разработка АРМ «Секретарь ЗО»;
• расчет экономической эффективности.

1. Проектирование АРМ «Секретарь ЗО»

1.1 Анализ существующей модели организации учебного процесса

Анализ существующей модели организации учебного процесса позволяет понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации работы заочного отделения.

В процессе анализа был выявлены ряд недостатков, на основе которых были сформулированы предложения по их устранению (ослаблению) (См. табл.1.1).

Слабым (неавтоматизированным) процессом работы заочного отделения (ЗО) оказалось отсутствие программной разработки для секретаря заочного отделения ЗО, которая занимается обработкой основной массы документации в основном в бумажном виде. Такие механизмы, как Microsoft Word и Microsoft Exel используются для составления приказов, набора приложений к дипломам и составления расписаний. Вследствие этого длительный поиск нужной информации, появление ошибок в данных, несогласованность действий, составление оперативного отчета затруднено.

Таблица 1.1 Недостатки в работе секретаря ЗО  и предложения по их устранению (ослаблению)

1.2 Постановка задачи на проектирование

В  рамках  данного проекта предлагается разработать ИС «Секретарь ЗО» в среде разработки  Microsoft Access 2003, для автоматизации работы заочного обучения ГБОУ СПО КСХК. ИС должна быть представлена первичными документами, такими как рейтинг-листы, личное дело студента и учебный план.

Для организации учебного процесса необходимо рассмотреть весь процесс работы заочного отделения, основной функцией которого и является «Организация учебного процесса».

Предполагается, что благодаря АРМ «Секретарь ЗО» будет автоматизирована следующая работа:

• Формирование личных дел студентов;
• Вывод отчетов по должникам;
• Вывод итоговых отчетов с отметками о сдаче экзаменов, контрольных и курсовых работ;
• Формирование итоговых ведомостей для перевода на следующий курс;
• Ускорение поиска информации как о студентах, так и о их успеваемости.

2. Разработка информационной системы

Для разработки данной базы данных использовалась операционная среда Windows ХР, интегрированный пакет прикладных программ Microsoft Office 2003 и его приложение Microsoft Access 2003 – мощный инструмент обработки данных.

2. 1. Описание среды разработки

На сегодняшний день Microsoft Office Access – один из компонентов семейства офисных приложений Microsoft Office – является одной из самых популярных настольных СУБД. Это связано с тем, что СУБД Access предоставляет пользователю очень широкие возможности ввода, обработки и представления данных. Эти средства удобны и высокопродуктивны, что обеспечивает высокую скорость разработки приложений. Microsoft Access дает возможность создавать реляционные базы данных и  работать с другими программами, использующими базы данных, такими как Microsoft SQL Server, Delphi  и др.

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

• таблицы для сохранения данных;
• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;
• страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через Интернет или интрасеть. 

Запросы создаются для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, для обновления, добавления  или удаления группы записей одновременно, для выполнения стандартные или пользовательских вычислений, для создания новых таблиц. Для создания запросов,  а также для обновления и управления объектами базы данных, применяется язык SQL (Structured Query Language).

Язык SQL используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access. SQL является полным языком, в нем присутствуют не только операции запросов, но и операторы, соответствующие DDL – Data Definition Language – языку описания данных. Кроме того, язык содержит операторы, предназначенные для управления (администрирования) БД.

Для простоты просмотра, ввода и изменения данных непосредственно в таблице создаются формы. При открытии формы Microsoft Access отбирает данные из одной или более таблиц и выводит их на экран. В форме могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты.

Формы являются тем типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

Формы можно также открывать в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы для анализа данных. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных. В режиме сводной таблицы имеется возможность просматривать исходные данные или сводные данных, упорядочивая поля в областях фильтра, строк, столбцов и данных. В режиме сводной диаграммы можно визуально представлять данные, выбрав тип диаграммы и упорядочивая поля в областях фильтра, рядов, категорий и данных.

Для анализа данных или представления их определенным образом в печатном виде   создаются  отчеты.   Отчет  является удобным   и  эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Присоединенный отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

Для обработки событий в форме или отчете применяются макрокоманды (макросы) и модули на языке VBA (Visual Basic for Applications). Макрос – это группа команд, объединенных под одним именем и выполняющих определенную функцию (например, открытие/закрытие формы, отчета , запуск запроса и т. д.). Каждый макрос представляет собой небольшой отлаженный модуль на  VBA, их применение значительно упрощает процесс программирования и уменьшает количество ошибок при разработке программы.

Язык Visual Basic for Applications (VBA) компании Microsoft является общим языком для всех приложений Microsoft Office. VBA является современным языком структурного программирования. Находясь в окне модулей, можно создавать и редактировать код VBA и процедуры. Visual Basic для приложений играет важную роль при разработке баз данных  Access. С помощью VBA можно настроить формы и отчеты, запустить макросы, а также отобразить объект Access в других приложениях или извлечь данные.

В Microsoft Access 2003 входят средства работы с другими программными продуктами:

- Работа с Microsoft SQL Server.   Существует возможность создать проект Microsoft Access, который можно легко подключить к базе данных Microsoft SQL Server, или воспользоваться мастером баз данных Microsoft SQL Server для быстрого создания базы данных SQL Server и проекта Microsoft Access в одно и то же время. Работа с проектом Microsoft Access аналогична работе с базой данных Microsoft Access — процесс создания форм, отчетов, страниц доступа к данным, макросов и модулей один и тот же. Подключившись к базе данных SQL Server, можно просматривать, создавать, изменять и удалять таблицы, представления, сохраненные процедуры и схемы базы данных с помощью средств разработки Microsoft SQL Server Design Tools.

- Создание новой базы данных Microsoft Access на основе данных из файла другого формата.   Можно открыть в Microsoft Access файл другого формата — например, текстовый, dBASE, Paradox или электронную таблицу; Microsoft Access автоматически создаст базу данных Microsoft Access и связи с этим файлом.

- Импорт и связывание данных из Microsoft Outlook или Microsoft Exchange.   Для импорта или связывания данных из Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server используются мастера импорта из Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server. Например, можно создать связь с папкой Microsoft Outlook «Контакты», а затем создавать документы на бланке и почтовые наклейки путем объединения данных с помощью мастера составных документов Microsoft Word.

- Экспорт в другие источники.   Из Microsoft Access можно экспортировать данные в различные форматы и приложения.

2. 2. Концептуальная (инфологическая) модель предметной области

В базе данных отображается часть реального мира, полнота ее содержания будет зависеть от целей создаваемой базы данных. Для того чтобы база данных полно и правильно отражала предметную область, проектировщик  базы данных должен хорошо представлять все стороны предметной области и уметь отобразить их в базе данных. Поэтому прежде чем начинать проектирование необходимо разобраться, как функционирует предметная область, для отображения которой создается база данных. Предметная область должна быть предварительно описана в виде схем. Описание предметной области с использованием искусственно формализованных  средств называют инфологическим моделированием. Данное описание не зависит от  используемых программных средств. Инфологическая модель строится вне зависимости от того, будете ли вы  в дальнейшем использовать какую-либо СУБД или пользоваться другими программными средствами для реализации своей информационной системы.

Требования к инфологической модели:

1. Должна адекватно отображать предметную область, в связи с этим язык представления модели должен обладать достаточными возможностями отображения явлений, имеющих место в предметной области.
2. Модель должна обладать свойством расширенности. Реальный мир отображаемой модели является бесконечным. Модель является конечной, что обеспечивается чутким ограничением предметной области, но  в модель приходится по разным причинам вводить новые объекты, а так же удаление данных.
3. Модель должна легко восприниматься различными категориями пользователей.
4. Главная задача системы – хранение в базе данных всех сведений о студентах, включая как личные данные о студентах, так и данные об итоговых оценках по дисциплинам и отметки о сдаче контрольных и курсовых работ.

Определение сущностей и атрибутов:

Сущность – это субъект, место, вещь, событие или понятие, содержащие информацию. Точнее, сущность – это набор объектов, называемых экземплярами. Каждый экземпляр сущности обладает набором характеристик. Так каждый сотрудник лаборантского состава имеет фамилию, имя, отчество, должность, дату рождения, место жительства, домашний и сотовый телефон. В логической модели все эти характеристики называются атрибутами сущности.

Состав атрибутов и их описание для сущности «Т_Студент» представлены в таблице 2.1, в ней представлены анкетные данные студентов колледжа, они вносятся на основании приказа о зачислении.

Таблица 2.1. Атрибуты сущности «Т_Студент»

В таблицах 2.2, 2.3, 2.4, 2.5,  представлены атрибуты сущностей «Т_Вступительные_экзамены», «Т_Группа», «Т_Дисциплина», «Т_Успеваемость».

Таблица 2.2. Атрибуты сущности «Т_Вступительные_экзамены»

Таблица 2.3. Атрибуты сущности «Т_Группа»

Таблица2.4. Атрибуты сущности  «Т_Дисциплина»

Таблица2.5. Атрибуты сущности  «Т_Успеваемость»

В физической модели каждой сущности будет соответствовать таблица базы данных, а каждому атрибуту - поле таблицы. Имена таблиц и полей зададим с использованием букв кириллицы и достаточно короткими для удобства использования при программировании и для совместимости с системами. Состав данных и связи в концептуальной и физической моделях показаны в таблицах 2.6. и 2.7.

Таблица 2.6. Состав базы данных информационной системы

Таблица 2.7. Связи между объектами базы данных информационной системы

Методология IDEF1X - один из подходов к семантическому моделированию данных, основанный на концепции "сущность-связь" (Entity-Relationship). Это инструмент для анализа информационной структуры систем различной природы. Информационная модель, построенная с помощью IDEF1X-методологии, отображает логическую структуру информации об объектах системы.

Таким образом, концептуальная модель, представленная в соответствии со стандартом IDEF1X, является логической схемой базы данных для проектируемой системы.

2.3. Физическая модель проектируемой базы данных

Существует два уровня физических моделей: трансформационная модель и модель СУБД. Физические модели содержат информацию, необходимую системным разработчикам для понимания механизма реализации логической модели в СУБД.

1. Трансформационная модель

Целью трансформационной модели является предоставление информации администратору БД для создания эффективной структуры хранения, включающей в себя записи, формирующие БД. Трансформационная модель должна помочь разработчикам выбрать структуру хранения данных и реализовать систему доступа к ним. Перед началом проектирования БД необходимо убедиться в обеспечении следующих требований:

Физическая модель данных должна соответствовать требованиям, предъявляемым к проектируемой системе;

Выбор определенной физической модели должен быть аргументирован;

Должны быть определены возможности наращивания существующей структуры хранения, а также выявлены её ограничения.

Модель СУБД

Модель СУБД напрямую транслируется из трансформационной модели, являясь отображением системного каталога. Erwin напрямую поддерживает эту модель через функцию генерации схемы БД. При составлении схемы БД в качестве индексов могут использоваться как ключевой атрибут, так и остальные поля БД.

Целью создания физической модели является обеспечение администратора соответствующей информацией для переноса логической модели данных в СУБД.

Erwin поддерживает автоматическую генерацию физической модели данных для конкретной СУБД. При этом логическая модель трансформируется в физическую по следующему принципу: сущности становятся таблицами,  атрибуты становятся столбцами,  а ключи становятся индексами.

Рис2.6. Физическая модель базы данных

2.4. Виды межтабличных связей, используемых в проекте

1. Взаимно однозначное соответствие (1:1) (одной строке таблицы 1 соответствует одна строка таблицы 2). Создание таблиц, связанных данным видом связи, рекомендуется при необходимости ограничения доступа к части данных об объекте. В проекте такая таких связей нет.
2. Связь «один ко многим» (1:N) (одной записи таблицы 1 соответствует N записей таблицы 2) Таблица, содержащая одну запись, называется родительской (Parent Table), а таблица, содержащая N записей, называется зависимой (Child Table). Первичный ключ или его часть родительской таблицы является внешним ключом для зависимой таблицы.  Пример такого типа связи в  нашей предметной области «Т_Студент» - «Т_Вступительные_экзамены», где первичный ключ поле «Регистрационный№», «Т_Дисциплина» - «Т_Успеваемость», где первичный ключ поле «ID» и в других таблицах поля «ID» и  «Регистрационный№» являются первичными, связующими ключами.
3. Связь «многие ко многим) (M:N) (нескольким строкам таблицы 1 соответствует несколько строк таблицы 2). Этот тип связи называется слабым типом. В нашем проекте таких связей нет.

Назначение связей - контроль целостности данных, т.е. обеспечение непротиворечивости информации. Контроль содержания подчиненной таблицы осуществляется с помощью механизма внешних ключей.

        Рис.2.7 Виды связей в БД

3.   Реализация ИС

3.1. Проектирование пользовательского интерфейса

Интерфейс пользователя - эта та часть программы, которая находится у всех на виду. Некоторые программисты склонны оставлять дизайн интерфейса пользователя на потом, считая, что реальное достоинство приложения - его программный код, который и требует большего внимания. Однако часто возникает недовольство пользователей из-за неудачно подобранных шрифтов, непонятного содержимого экрана и скорости его прорисовывания, поэтому работу над интерфейсом также нужно воспринимать серьезно.

3.2. Реализация ИС на базе Microsoft Access 2003

Создание файла проекта

Создадим саму Базу данных, назовем «Секретарь ЗО». Сохраним по умолчанию в папке «C:\Documents\Администратор\Мои документы\ \Диплом Архипова \»

Создадим пять таблиц в соответствии с нашей концептуальной физической моделью Заполним каждую таблицу полями, ключами и индексами.

Рис.3.1. Таблица «Т_Студент»

        Рис.3.2. Таблица «Т_Вступительные_экзамены»

Рис.3.3. Таблица «Т_Успеваемость»

        Рис.3.4. Таблица «Т_Группа»

Рис.3.5. Таблица «Т_Дисциплина»

Создание запросов

Запрос – это интерактивное средство для выбора данных из одной или нескольких таблиц. Результатом выборки всегда является таблица, которую можно сохранить в массиве, в создаваемой новой таблице, отобразить на экране или вывести в виде отчета. При формировании запроса необходимо указать критерии поиска записей в исходной таблице и определить вид результирующей таблицы. По сути дела запрос является своего рода фильтром, но результат фильтрации можно сохранить и использовать многократно.

Рис.3.6. Запрос «Поиск общей информации о студенте по ФИО»

В данной работе создано 13 запросов на выборку данных и 2 запроса на удаление. На основе запросов на выборку данных, осуществляется формирование отчетов и вывод информации на формах. На рисунке2.13. показана реализация запроса на выборку и вывод данных с помощью формы.

Благодаря запросам на удаление, происходит очистка  базы от устаревшей и ненужной информации. При разработке запросов тип атрибутов «Дата/время» был округлен до года, с помощью построителя выражений и встроенной функции Year. После чего можно указать лишь год поступления, а не конкретную дату для удаления информации о студентах, также и по успеваемости можно ввести год сдачи дисциплины и вся информация о сданных контрольных и курсовых работах удалиться. Запросs на удаление на языке запросов SQL представленs в приложении 2.

Порядок создания запросов

1.Выбрать вкладку ''Запросы'' и нажать ''Создать''.

2.В появившемся окне выбрать способ создания с помощью конструктора: откроется окно конструктора.

3.Появится окно со списком таблиц. Выбрать из списка нужную таблицу и нажать ''Добавить''. Если еще нужны какие-либо таблицы, выбрать необходимые и после каждой – ''Добавить''.

4. Перетащить мышью поля из макета таблицы или выбрать из раскрывающегося списка в строке поле.
5. В строке ''сортировка'' указать порядок сортировки, в строке ''показать'' - выводить на экран или нет, в строке ''условие отбора'' – критерий отбора.
6. Для построения параметрического запроса, в строке ''Условие отбора'' ввести выражение для задачи параметров такой структуры ([Выражение]). При запуске запроса компьютер затребует ввод необходимого параметра.
7. Для запуска запроса нажать на панели инструментов ''восклицательный знак'', или выполнить команду ''запрос – запуск'', или через окно базы данных, нажав ''Открыть''.

Создание отчетов

Отчет представляет собой так называемую «выходную форму», т.е. таблицу с исходными и расчетными данными, которая может быть выведена на экран, принтер или в файл.[6]

Отчет строится с помощью конструктора отчетов на основе всех таблиц и запросов.

В проекте реализовано 8 запросов для вывода и просмотра отчетной информации по студентам. Формирование отчета «Личное дело» представлено на рисунке 2.13, где по введенным фамилии имени и отчеству формируется личное дело студента.

Рис.3.7. Формирование отчета «Личное дело»

Разработка экранных форм

Формы - это строительные блоки интерфейса пользователя. Хороший дизайн форм включает нечто большее, чем просто добавление элементов управления и программирование процедур обработки событии. Чтобы создать хорошо спроектированную форму, нужно уяснить ее назначение, способ и время использования, а также ее связи с другими элементами программы. Кроме того в приложении может находиться несколько форм, каждая из которых будет отображаться по мере необходимости. Одни пользователи широко используют многозадачность Windows, другие предпочитают работать только с одним приложением. Необходимо помнить об этом во время разработки интерфейса пользователя, нужно максимально реализовать все возможности Windows, чтобы пользователи с любыми навыками работы могли эффективно применять созданное вами приложение.[6]

Рис.3.8. Стартовая форма АРМ «Секретарь ЗО»

Главная форма проекта состоит из 3-х вкладок : внести информацию, поиск информации, отчетная документация.

Вкладка «Внести информацию» отвечает за ввод начальных данных и удаление информации,  срок хранения которой истек.

На вкладке «Поиск информации» содержаться ссылки для поиска данных о студентах и внесения данных, а также для поиска информации для преподавателей, а именно списки работ для проверки.

Вкладка «Отчетная документация» отвечает за формирование списков групп, итоговых и экзаменационных ведомостей на студента и вывод личных дел студентов.

Порядок создание формы

1. Выбрать вкладку ''Форма'' и нажать ''Создать''.
2. В появившемся окне выбрать способ создания с помощью мастера или  конструктора.
3. В появившемся списке таблиц и запросов, выбрать нужную и затем пройтись по всем окнам мастера.
4. Доработать форму можно в режиме конструктора или самостоятельно создать форму в этом режиме, добавляя на неё элементы управления.
5. Для создания кнопки в форме необходимо запустить мастер на панели элементов, а затем на этой же панели нажать элемент создания кнопки и мышкой указать место расположения. В появившейся последовательности окон указать последовательно действие для кнопки, что будет изображено на кнопке и присвоить ей имя.
6. Для создания подчиненной формы необходимо запустить мастер на панели элементов, а затем на этой же панели нажать элемент создания подчиненой формы и мышкой указать место расположения и размер. В появившейся последовательности окон выбрать тип и вид подчиненной формы, для таблиц и зпросов – нужные поля, установить связь формы с подчиненной формой, задать имя и нажать ''Готово''.
7. Сохранить форму.
8. Просмотреть форму можно, войдя в окно базы данных, нажав ''Открыть''.

4. Организационно – экономические аспекты эксплуатации

АРМ «Секретарь ЗО»

4.1. Обоснование экономической эффективности проекта

Создание проекта будет осуществляться в 3 этапа:

• Разработка технического задания
• Разработка основного модуля программы
• Установка, тестирование, и сопровождение программы.

Затраты на реализацию этих этапов представлены в таблице 4.1.

Таблица 4.1. Затраты

Так как пакет Microsoft Office установлен на всех ПК, то к затратам на внедрение  относить покупку платформы  Microsoft Access не будем.

Всего затрат на разработку и внедрение: 2373 руб.

Сравнение временных затрат на операций, которые подверглись изменениям, производимые секретарем в течении учебного года представлено в таблице 4.2.

 Таблица 4.2. Сравнение временных затрат.

755-356=399 минут экономиться на обработку информации по одной группе, это в среднем 6,5 часов.

При принятии документов экономии в рабочем времени нет, т.к. информация из личного дела вноситься в базу только после подписания приказа о зачислении. На основании приказа выбираются личные дела и заносятся в базу.

При подготовке отчетной документации в среднем экономиться  305-26=279 минут, что значительно сокращает трудоемкость выполняемой работы, если учесть, что рабочий день секретаря составляет 8 часов (480 минут), то за 1 рабочий день при обработке информации в ручную можно обработать данные о 2х группах, а при использовании ИС - 18 групп.

При подготовке дипломов на 1 группу экономиться 150-30=120 минут, что значительно сокращает время обработки документов.

После внедрения АРМ «Секретарь ЗО»», не обязательно работать секретарю полный рабочий день с 8 до 17.00, следует сократить время работы секретаря и перевести рабочее время с 9.00 до 15.00 с перерывом на обед с 12.00 до13.00.

Заработная плата секретаря в среднем  за месяц составляет 6 000 руб., при сокращении рабочего времени она будет получать 4700 руб.

Срок окупаемости внедрения АРМ «Секретарь ЗО» составит: 2373/(6000-4700)=1,8 месяца.

Заключение

В ходе работы над проектом были выполнены первоначально поставленные цель и задачи:

• Спроектировано и разработано АРМ «Секретарь ЗО».

В программе предусмотрены такие операции, как внесение персональных данных о студентах, регистрация контрольных и курсовых работ, поиск информации как для студентов, так и для преподавателей, вывод отчетов и личных дел учащихся, а также в программе реализована такая функция, как удаление данных. Обычно удаляется информация хранящаяся более 5-ти лет.

• Рассчитана экономическая эффективность.

В ходе расчетов экономической эффективности выявились резервы рабочего времени, что привило к сокращению рабочего времени секретаря заочного отделения. При этом стоит отметить значительное увеличение оперативности обработки данных, снижение трудоемкости, получение консолидированной отчетности.

Проект выполнен самостоятельно, трудностей особых не вызывало.

Список используемых источников

1. Голицина О,Л,, Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.:ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005. – 352с.
2. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 352 с.: ил.
3. Смирнова Г.Н. и др. Проектирование экономических информационных систем. Учебник/ Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов: под ред. Ю.Ф. Тельнова. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 512 с.: ил.
4. Фуфаев Э.В., Фуфаев Д.Э. Базы данных: Учеб. пособие для студ. сред. проф. образования – Издательский центр «Академия», 2005. – 320с.
5. Хомоненко А.Д., ЦыганковВ.М., Мальцев М.Г.Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Под ред.проф.А.Д.Хомоненко. – 4-е изд., доп. и перераб. – СПб.: КРОНА принт, 2004. – 736с.
6. ГОСТ_34_602-89_Техническое задание на создание автоматизированной системы

Обозначения  сокращений

АСУ – автоматизированная система управления

АРМ – автоматизированное рабочее место

ЗО – заочное отделение

ИС – информационная система

КСХК –Кунгурский сельскохозяйственный колледж

ОС – операционная система

ПК – персональный компьютер

ПО – программное обеспечение