Методика проведения зачетного практического занятия по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
методическая разработка по теме

Федеральное агентство по образованию

ФГОУ СПО «Россошанский колледж мясной и молочной промышленности»

Методическая разработка

Методика проведения зачетного практического занятия

по дисциплине

«Документационное обеспечение управления»

для студентов 2 курса

специальности 080110 «Экономика и бухгалтерский учет»

г. Россошь

2008 г.

Автор:

Преподаватель экономических дисциплин

1 категории ФГОУ СПО «РКММП»                                               Н.М. Сафонова

Рецензент:

кандидат экономических наук, преподаватель экономических дисциплин

ФГОУ СПО «РКММП»                                                                   Т.Т. Глущенко

Содержание

Введение …………………………………………………………………………….4                                                                                                                    

Методика проведения  зачётного практического занятия по разделу

«Документирование организационно-распорядительной деятельности

 предприятия»……………………………………………………………………….6

Заключение…………………………………………………………………………30

Список используемой литературы………………………………………………..32

План занятия………………………………………………………………………..33

Приложения

Введение

        Одним из основных разделов курса дисциплины « Документационное обеспечение управления» являются «Документирование организационно – распорядительной деятельности предприятия» и «Состав и правила оформления информационно – справочных документов».

      Эти разделы знакомят будущих специалистов -  бухгалтеров с организацией документооборота в организациях и учреждениях различных направлений экономики и управления.  

      Изучение основных разделов дисциплины позволяет сформировать у студентов представление об основных системах управленческих документов, таких как организационно – распорядительной и информационно – справочных. По окончании изучения вышеуказанных систем документации, студенты должны знать:

- виды и классификацию основных организационно – правовых, распорядительных и информационно- справочных документов;

- реквизиты организационно – правовых, распорядительных и информационно- справочных документов и правила их оформления;

- порядок построения текста документов.

      Порядок изучения разделов скоординирован с разработанной сквозной практической работой, позволяющей каждому отдельному учащемуся реализовать полученные теоретические знания на практическом материале, максимально приближенном к современным условиям, что представляется наиболее важным для работы будущих специалистов – бухгалтеров.

      В данной методической разработке представлен сценарий классического урока с целями и задачами. В разработке имеется план урока с распределением времени, задание для контроля теоретического уровня знаний студентов (тест – опрос) и практического уровня знаний ( выполнение практической работы в двух вариантах по всем трём группам управленческих документов). При подготовке к уроку для проведения самостоятельной исследовательской работы студентам было предложено подготовить письменные сообщения по основным управленческим документам.

      Последовательность выполняемых заданий определенна в рабочей программе и календарно – тематическом плане по дисциплине «ДОУ». Сквозная задача составлена так, что учащиеся выполняют работу в точном соответствии с действующими учебными программами в ходе практических занятий или как самостоятельную домашнюю работу при изучении соответствующей темы.

      Выполнение сквозной практической работы по дисциплине «Документационное обеспечение управления» вносит следующие важные элементы в учебный процесс:

- обеспечивает последовательный переход от овладения профессиональными знаниями к самостоятельному выполнению профессиональных функций;

- позволяет преподавателю осуществлять учебную связь не только на уровне знаний, но и на уровне умений ( преподаватель сообщает информацию, студенты на её основе выполняют практические задания; преподаватель проверяет задание и оценивает качество усвоения информации и способность студентов использовать её в практической деятельности);  

- даёт возможность студентам реально понять межпредметные связи и их значение в профессиональной деятельности.      

Ход урока

1. Оргмомент. Сообщение темы

Здравствуйте! Начинаем урок. Сегодня мы должны обобщить и систематизировать весь материал по такому важному и нужному разделу дисциплины «ДОУ», как «Документирование организационно-распорядительной деятельности предприятия». Темы этого большого раздела мы изучали на протяжении двух последних месяцев.

Тема сегодняшнего занятия: Проведение «Зачета по сквозной практической работе по разделу «Документирование организационно-распорядительной деятельности предприятия»»

Цель урока: закрепить полученные теоретические и практические знания и умения по оформлению распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия, а также проверить на практике, что вы знаете и что Вы умеете.

Успех любого начинания зависит от многих факторов, в том числе от умения юридически грамотно представить информацию в письменной форме, то есть правильно составить и оформить документ. Сфера деятельности, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется документационным обеспечением управления (или по другому документо-ведением, делопроизводством).

Структура проведения сегодняшнего урока следующая:

1. Сначала будет проверена теоретическая подготовленность к занятию, т.е. мы с Вами вспомним и повторим основные группы управленческих документов, такие как

- организационно-правовые;

- распорядительные и

- информационно-справочные.

 Для этого вначале урока мы заслушаем сообщения наших студентов по основным темам раздела. Они расскажут нам об особенностях составления и оформления управленческих документов в таком главном структурном подразделении любого предприятия, как бухгалтерия. Ведь Ваша будущая  профессия бухгалтера-экономиста связана с составлением и обработкой огромного количества не только бухгалтерских, но и управленческих документов, заполнение и оформление которых должен знать в принципе любой специалист.

Поэтому, чтобы хорошо и правильно ориентироваться в вопросах составления документов делопроизводства, нам необходимо знать о них все. И для этого после выступления докладчиков, мы проведем беседу об особенностях составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов.

А по окончании беседы проведем проверку теоретических знаний путем выполнения теста-опроса.

Вторая часть нашего зачетного занятия будет заключаться в проверке Вашей практической подготовленности к будущей работе на предприятии.

Вам необходимо будет выполнить зачетную практическую работу по составлению и оформлению всех трех групп документов. Оценки за практическую часть работы будут сообщены позже, на следующем уроке после их проверки.

И, наконец, в конце урока мы закрепим изученный материал путем проведения викторины «Что? Кем? Кто?».

Таким образом, оценка знаний по итогам зачета по сквозной практической работе будет складываться из средней оценки за активную работу на уроке с учетом сообщений, дополнений и оценки за тест. А на следующий урок вы получите еще одну оценку за выполненную практическую работу.

Вопросы есть?

Ну, тогда перейдем к следующему этапу нашего урока.

2. Актуализация опорных знаний студентов.

Ребята! Внимание! Давайте вспомним, что же мы знаем о документах делопроизводства, какую часть документооборота организации они занимают?

        Бухгалтерская документация является лишь частью документооборота организации и подчиняется общим правилам организации делопроизводства или как теперь его называют «документационного обеспечения управления». Работникам бухгалтерии приходится составлять и работать не только со специфическими бухгалтерскими, но и организационно-правовыми, распорядительными и организационно-справочными документами, подготовка и оформление которых также требует специальных знаний.

        В бухгалтерии, как и во всех других структурных подразделениях, документы проходят обработку, систематизируются в дела, хранятся, используются и по истечении установленных сроков уничтожаются или передаются на постоянное хранение.

Ребята! Обратите внимание, что при оформлении, ведении и хранении деловых бумаг в бухгалтерии необходимо руководствоваться действующими законодательствами и нормативными актами по организации бухгалтерского учета  и нормативно-методических документов по делопроизводству.

Вопрос: Скажите, пожалуйста, какой ГОСТ регулирует правила составления и оформления системы организационно-распорядительной документации?

Ответ: Требования к оформлению системы организационно-распорядительной документации содержатся в новом стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Вопрос: Как давно введен в действие этот стандарт?

Ответ: ГОСТ введен в действие с 1 июля 2003 года, в нем установлены требования к составу реквизитов документов, их расположению, порядку оформления деловых бумаг, правила разработки бланков.

Ребята! Давайте вспомним:

Вопрос: Какие документы включает в себя система организационно-распорядительной деятельности предприятия?

Ответ: Документы, входящие в систему ОРД условно подразделяются на три группы:

- организационно-правовые документы: устав, учредительный договор, структура и штатная численность предприятия, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, или положение о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция.

- распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, постановления, решения, инструкции,

- информационно-справочные документы: протоколы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, письма, факсы, электронные письма и др.

Ну что же, можно сказать, что вы все очень хорошо запомнили на какие группы делится система организационно-распорядительной документации и какие документы входят в каждую группу.

А теперь давайте более подробно рассмотрим первую группу документов, таких как организационно-правовые. А для того, чтобы узнать об этих документах больше, мы послушаем сообщения некоторых наших студентов. Они подготовили дома краткие сообщения об основных организационно-правовых документах, которые составляются в бухгалтерии.

Одним из таких документов является «Штатное расписание». И о нем нам расскажет Бабенко Лилия. А вы все откройте приложение 1 в Учебном пособии по ДОУ, там есть образец этого документа и внимательно следите о чем будет рассказывать Лиля.

Первое сообщение:

Штатное расписание устанавливает количественный и качественный состав работников предприятия в целом и по каждому из его структурных подразделений. Оно разрабатывается руководителем кадровой службы совместно с главным бухгалтером ежегодно и утверждается по состоянию на 1 января приказом директора учреждения.

К сожалению, во многих фирмах этот документ не соответствует разработанным стандартам, что вызывает нарекания со стороны проверяющих органов. Составляется штатное расписание на специальном бланке, форма его утверждена  постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1.  

 Образец штатного расписания размещен в приложении 1. Откройте его и рассмотрите внимательно.

В верхней части штатного расписания указывается название организации, ниже – номер документа, дата его составления. В основной части документа (колонки 1-4) содержится перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Если в организации есть неполные штатные единицы, которые с учетом особенностей профессии работают по совместительству, то, в соответствии с действующим законодательством РФ, при заполнении графы 4 количество штатных единиц указывается в соответствующих долях, например: 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 указывается в рублях месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения  и пр., в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективным договором нормативными актами предприятия.

В графах 6-8 показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.) а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

При увеличении заработной платы сотрудников или изменении структуры предприятия, или введении новых должностей следует вносить коррективы в штатное расписание. Это оформляется приказом руководителя. В приложении №2 представлен образец документа.

Спасибо, Лиля, садись. Очень хорошее сообщение.

Таким образом, одним из организационных документов бухгалтерии является «Штатное расписание», которое в обязательном порядке предъявляется аудитору при проверке исследования заработной платы. И от того, как правильно будет составлен и оформлен этот документ, в дальнейшем будет зависеть, какое же аудиторское заключение при проверке заработной платы сделает аудитор.

Как проводится аудиторская проверка, и какие заключения по итогам этой проверки могут быть, Вы узнаете на 3 курсе, когда будете изучать дисциплину «Аудит».

Продолжаем дальше рассматривать ОПД.

В главном организационном документе предприятия – Уставе – в разделе «Положение о структурных подразделениях» отражается распределение функций между отделами компании.

Если бухгалтерским учетом на предприятии занимается не один работник, а специальное структурное подразделение – бухгалтерия, то разрабатывается положение о бухгалтерии, как о каждом структурном подразделении.

Ребята! Обратите внимание!

Ни в одном из нормативных актов нет точного указания на то, что положения об отделах являются обязательными для разработки и использования в учреждении. Ни один контролирующий орган не может принудить организацию их иметь.

Но, несомненно, как показывает практика, применение положений об отделах во многом помогает лучше организовать работу предприятия, позволяя устранить дублирование функций и разграничить зоны ответственности между подразделениями. Поэтому целесообразнее их все-таки разработать.

Многие в своей практике, предусматривая бизнес-процессы, разрабатывают сначала положения об отделах, а затем на их основе планируют должностной и количественный состав данного подразделения.

Кроме того, на базе положений об отделах разрабатываются должностные инструкции сотрудников.

О том как составляется и оформляется такой организационно-правовой документ  как «Положение о структурном подразделении», а именно «Положение о бухгалтерии» нам расскажет Чишко Марина. А вы откройте приложение 3 «Учебного пособия по ДОУ», где дана примерная форма этого документа. И внимательно следите за сообщением Марины, а при необходимости, если услышите что-то новое законспектируйте. Это Вам пригодится в вашей дальнейшей работе.

Второе сообщение:

Положение о бухгалтерии – документ, имеющий постоянный срок хранения, входящий в систему организационно-распорядительной документации. Оно включает в себя следующие разделы:

- общие положения;

- задачи и функции;

- права и обязанности;

- ответственность;

- взаимоотношения (служебные связи);

- организация работы.

В разделе «Общие положения» отмечается то, что бухгалтерия, является самостоятельным структурным подразделение, подчиненным непосредственно руководителю. Численность и штаты ее определяются штатным расписанием.

Так как Положение носит долгосрочный характер, в этом пункте не стоит указывать конкретное количество работников бухгалтерии, должности, занимаемые ими на момент составления данного документа, иначе очень часто придется вносить коррективы. В обязательном порядке указываются законодательно-нормативные акты, которыми руководствуется бухгалтерия в своей деятельности.

В разделе «Задачи и функции» перечисляются все виды работ, осуществляемые бухгалтерией. Именно этот раздел больше всего отражает специфику ее работы. В нем указываются и такие общие для любой бухгалтерии положения, как правила учета основных фондов, денежных средств, организации контроля за своевременным проведением инвентаризации, правильным ведением расчетов по заработной плате и т.д.

Отдельным пунктом в этом разделе оговаривается обязательность применения утвержденных типовых унифицированных форм, своевременность и качественность составления первичных учетных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухучете, обеспечение сохранности бухгалтерских документов.

Чем подробнее будет расписан раздел «Задачи и функции», тем легче потом составлять должностные инструкции для работников бухгалтерии.

В разделе «Права и обязанности» отмечаются те права работников бухгалтерий, которыми они наделяются для выполнения возложенных на них функций. К ним относятся права требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременного в соответствии с графиком предоставления необходимых документов, не принимать к исполнению неправильно оформленные документы и т.п.

В разделе «Ответственность» указывается, что главный бухгалтер несет личную ответственность за невыполнение возложенных на бухгалтерию задач, в частности, за недостоверность документации, за неправильное применение инструкций и нормативно-законодательных актов, за нерациональную организацию труда подчиненных и состояние трудовой дисциплины.

В разделе «Взаимоотношения (служебные связи)» определяются взаимосвязи и взаимные обязательства всех служб как внутри фирмы, так и среди сторонних организаций (банк, налоговая инспекция и т.д.), а также указывается наименование документации, которой обмениваются службы, и ее периодичность.

Последний раздел «Организация работы» может содержать лишь пункт о том, что бухгалтерия работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка фирмы. Сегодня в этот раздел зачастую вписывается и пункт о ежегодном  проведении  аудиторских  проверок деятельности бухгалтерии.

Положение о бухгалтерии разрабатывается главным бухгалтером, согласовывается с руководителями других служб и утверждается директором предприятия. Учрежденный документ доводится до работников бухгалтерии и других необходимых специалистов под роспись. Рядом с росписью указывается дата ознакомления сотрудника с Положением.

Если со временем возникает необходимость внести изменения в текст положения, то для этого издается соответствующий приказ, форма которого представлена в приложении 4. откройте и посмотрите этот приказ о внесении изменений в «Положение о бухгалтерии».

Очень актуальное сообщение подготовила нам Марина, и мы на практике увидели, каким должно быть Положение такого структурного подразделения, как бухгалтерия.

Вопрос: Скажите, ребята, как вы думаете, все работники бухгалтерии должны быть ознакомлены с «Положением о бухгалтерии» или только некоторые из них?

Ответ: Все работники бухгалтерии должны поставить на «Положении о бухгалтерии» визу ознакомления.

Вопрос: А какие элементы включает в себя такой реквизит, как «Виза ознакомления» и где он располагается?

Ответ: Виза ознакомления включает в себя следующие элементы: Ознакомлен (или с документом таким-то ознакомлен), подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления. А располагается он внизу документа после реквизита «Подпись».

Очень хорошо, я вижу, Вы усвоили материал.

Переходим к следующему организационно-правовому документу, такому, как «Должностная инструкция». Рассмотрим разработку должностных инструкций.

Обязательны ли должностные инструкции? Как и в случае с положением об отделах, ни в одном нормативном акте нет указания иметь эти документы.

Поэтому многие компании, не нарушая требований действующего трудового законодательства, детально расписывают функциональные обязанности работника в трудовом договоре или имеют подробно разработанное положение об отделе, где указываются обязанности, права, ответственность, подчиненность, коммуникации специалистов, входящих в состав данного подразделения.

При приеме на работу сотрудник обязательно подписывает этот документ, и, так как по Трудовому кодексу РФ работник обязан соблюдать внутренние, локальные нормативные акты, к которым относится и положение об отделе, итог, в конечном счете, получается тот же.

Но, как показывает опыт, в работе должностные инструкции очень удобны, хотя бы для того, чтобы работодатель мог предъявлять требования к сотруднику по выполнению им своих обязанностей. Они позволяют давать объективную оценку деятельности работников и служат нормативной основой для применения к ним мер воздействия.

Ребята! Обратите внимание!

Единых, одинаковых для всех, должностных инструкций не существует. Есть примерная форма. На ее основе и на основе Правил внутреннего трудового распорядка организации для каждой специальности разрабатывается должностная инструкция.

Примерная форма должностной инструкции для главного бухгалтера дана в приложении 5, откройте его в папках «Учебного пособия» и внимательно прочитайте.

Обратите внимание на то, что структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой текста положения о бухгалтерии, в ней есть разделы: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности), организация работы.

Дальше характеристику основных разделов «Должностной инструкции» нам напомнит Шаповалова Аня. Она подготовила дома короткое сообщение. Пожалуйста, Аня!

А Вы откройте приложение 5 и следите за ответом.

Третье сообщение:

В разделе «Общие положения» содержатся основные сведения о должности, подчиненность,  требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу) работы по специальности,  порядок назначения и освобождения от занимаемой должности, порядок замещения сотрудника при его отсутствии, перечень нормативных документов, которыми тот руководствуется в своей работе.

В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника,, а в разделе «должностные обязанности» перечисляются уже конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций.

В разделе «Права» разъясняются полномочия работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. здесь указываются такие права работника, как принятие решений, получение информации, необходимой для работы, право визирования документов и т.п..

В разделе «Ответственность» указывается, что работник несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Правовыми актами и данной инструкцией.

Важен пункт «Взаимоотношения (связи по должности)». В нем должно быть четко обозначено, от кого и кому, какую информацию и в какой документальной форме получает и передает работник. Например, если он занят начислением зарплаты, то указывается порядок предоставления ему табеля учета рабочего времени, копий приказов по личному составу, сведения о командировках и т.д.

В последнее время в должностные инструкции часто включается раздел «Организация работы». Он необходим прежде всего тогда, когда существует совмещение отдельных видов работ.  Например, в небольшой фирме бухгалтеру часто поручается ведение архива. Режим этой дополнительной работы, форма контроля и т.п. должны указываться в разделе «Организация работы»

Должностная инструкция утверждается руководителем фирмы и подписывается главным бухгалтером .В приложении 6 представлен образец примерной должностной инструкции бухгалтера-кассира.

Спасибо, Аня. Садись, ты очень подробно рассказала нам как заполняются основные разделы «Должностной инструкции». А вы, ребята, смогли воочию увидеть образцы должностных инструкций, таких работников бухгалтерии, как гл. бухгалтера (это приложение 5) и бухгалтера-кассира ( приложение 6).

Вопрос: Скажите, пожалуйста, чем же похожи такие два ОП документа как «Положение о бухгалтерии» и «Должностные инструкции» на работников бухгалтерии.

Ответ: Эти два документа схожи текстом, то есть структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой текста «Положение о бухгалтерии». В ней есть разделы:

- общие положения;

- функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения (связи по должности);

- организация работы.

Спасибо, все правильно.

Ребята! Я вижу, что многие из Вас хорошо подготовились к зачету по сквозной практической работе.

ІІ группа документов – распорядительные

А теперь давайте проверим ваши теоретические знания по составлению и оформлению второй группы документов, таких как «распорядительные».

Вопрос: Скажите, пожалуйста, какие документы относятся к распорядительным?

Ответ: К распорядительным документам относятся: приказы, решения, распоряжения, указания, инструкции, постановления.

Хорошо! Правильно. Вспомнили. А вот более подробно информацию о распорядительных документах нам подготовила Десятникова Лена. Пожалуйста, Лена, сообщи нам, что интересного и более углубленного ты знаешь о распорядительных документах.

Четвертое сообщение:

К распорядительным документам относятся приказы, решения, распоряжения, постановления и указания. Бухгалтерия, как правило, получает для сведения копии распорядительных документов по основной деятельности и обязательно копии приказов по личному составу. На основании последних производится начисление заработной платы, ее изменение или прекращение выплаты, выдача премий, командировочных денег и т.п.

Бухгалтерия может участвовать в подготовке проектов распорядительных документов.  Главный бухгалтер визирует те из них, реализация которых требует денежных затрат. Например, приказы о премировании, установлении надбавок и т.п. поэтому работники бухгалтерии должны знать основные требования, предъявляемые к этим документам.

Самым распространенным видом распорядительного документа является приказ, применяемый в практике управления. Поэтому на его примере можно изучить особенности составления всех распорядительных документов.

Приказ издается по следующим вопросам (см. приложение 2 и 4 «Учебного пособия по ДОУ» или приложение 3-8 «Форм документов по ДОУ») :

- создание, ликвидация, реорганизация фирмы;

- утверждение положений, инструкций и правил;

- внутренняя жизнь фирмы;

- кадровые вопросы (прием, перемещение и увольнение работников).

Приказ обязателен для всех, без исключения, работников фирмы. Текст  приказа состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Основную нагрузку в приказах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В приказе она начинается словом: «ПРИКАЗЫВАЮ».

К формулировкам распорядительной части предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.

Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за  исполнением документа.

Приказ, как и другие распорядительные документы, может иметь приложения, на которые делаются ссылки в тексте.

Спасибо, Лена! Ты очень добросовестно отнеслась к выполнению домашнего задания. Твое сообщение очень детально описывает всю процедуру составления приказов. Ты правильно рассказала как составляется текст приказа. Может быть у ребят будут к тебе вопросы? Ребята, что бы вы хотели узнать о распорядительных документах? Задавайте вопросы Лене!

Вопрос из зала: Лена, скажи, а на какие виды делятся приказы?

Ответ: Приказы делятся на два вида: приказы по основной деятельности и по личному составу.

Хорошо,  Кто еще хочет спросить?

Вопрос из зала: Лена, кто подписывает приказ?

Ответ: Приказ подписывает руководитель предприятия (например, директор или вице-президент компании).

Вопрос преподавателя:  Как вы думаете, нужен ли «Гриф утверждения» в приказах? И если нужен, то где он проставляется?

Ответ: Нет, гриф утверждения не нужен. Но если бы он был, то его бы проставили в правом верхнем углу (ПВУ).

Вопрос: Чем же отличаются приказы по основной деятельности (о/д) от распоряжений и указаний?

Ответ: Приказы по о/д составляются по основным вопросам деятельности предприятия (планирование, кредитование). А распоряжения и указания по текущим повседневным вопросам, их может составлять и подписывать любой специалист предприятия.

Молодцы ребята! Я вижу, что хотя Вы в группе и слабое звено, но сегодня хорошо подготовились и владеете некоторыми вопросами. Так и дальше держать. И вы быстро подтянетесь.

Мы вспомнили две группы управленческих документов: ОПД и РД. И теперь нам осталось систематизировать и углубить знания по третьей группе управленческих документов:

ІІІ группа документов: информационно-справочные ( ИСД ).

Вопрос: Скажите, как называется эта группа документов?

Ответ: Третья группа документов самая многочисленная и называется она «Информационно-справочные документы».

Вопрос: Перечислите все информационно-справочные документы.

Отвечают: К информационно-справочным документам относятся:

- протоколы (полный, краткий, сокращенный);

- акты;

- справки;

- докладные и объяснительные записки;

- телеграммы, телефонограммы;

- факсы;

- электронные письма;

- письма;

- контракты;

- сводки;

- образцы и др.

Ребята! А давайте очень коротко рассмотрим эту многочисленную группу документов.

Юля Медведева подготовила нам сообщение о таком распространенном информационно-справочном документе, как протокол.

Юля, пожалуйста, поясни нам, что же это за документ. А Вы,  ребята, откройте приложения с формами документов и найдите там три формы протокола (полный, краткий и сокращенный) – это приложения 9, 10 и 11.

Пятое сообщение.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений или документ с записью всего происходящего на заседании, собрании. Работникам бухгалтерии, входящим в состав различных комиссий, нередко приходится оформлять протоколы всевозможных заседаний.

Протокол ведется, как правило, во время заседания. Он оформляется по форме общего бланка на чистом листе бумаги. В его формуляр обычно входят наименование фирмы, наименование структурного подразделения, указание вида документа (протокол), дата заседания и порядковый номер. В том случае, когда протокол подлежит утверждению, ставится гриф утверждения. Протокол имеет заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а  не окончательного оформления или подписания. Номер протокола является порядковым номером заседания в течение года. Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа. Например: «Заседание комиссии», «Собрание работников бухгалтерии» и т.д.

Основным является текст  протокола. Он разделяется на две части: первую – вводную, где указываются фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня, вторую – основную, фиксирующую ход заседания.

Основная часть текста строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся с новой строки, после них ставится двоеточие, и они, таким образом, зрительно разбивают текст.

Фамилии и инициалы выступивших  указывают с новой строки. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого решения.

Вопрос: Юля, а какие же виды протоколов бывают?

Ответ: Протоколы имеют три формы: полную, краткую и сокращенную.

Вопрос залу: Ребята, скажите, чем отличаются эти формы протоколов?

Ответ: Протоколы отличаются текстом.

Вопрос: Текст  какого протокола самый краткий?

Ответ: Самый короткий текст у краткого протокола. Он дан в приложении 10 «Форм документов».

Вопрос залу: Кто подписывает протоколы?

Ответ: Тот, кто их составляет – председатель  и секретарь.

Я вижу, что вы хорошо усвоили тему «Протоколы». Давайте теперь вспомним «Акты». Ведь наиболее часто работникам бухгалтерии приходится составлять акты.

Вопрос: Кто нам расскажет, что собой представляет акт, кто их составляет, по каким вопросам?

Ответ: Акт – документ, подготовленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми по приказу. Это комиссии по инвентаризации, по списанию, приему, передаче имущества и т.д.

Поводы для составления акта бывают различными. Отсюда и большое количество разновидностей актов: ликвидации (фирм, предприятий, организаций), приема-передачи (при смене руководства – передаче дел, материальных ценностей и т.д.), дегустации, приема объектов, проведения испытаний,, уничтожения дел, испорченных товаров.; списания, инвентаризации, несчастных случаев и т.д.).

Вопрос: Кто подписывает акты?

Ответ: Акт подписывает комиссия, которая принимала участие в его составлении.

Вопрос залу: Ребята, а какие еще документы информационно-справочные мы изучили на последних занятиях?

Ответ: На последних занятиях мы рассмотрели и составили письма, контракты, познакомились с телеграммами, факсами, электронными письмами.

Садись, ты хорошо следишь за ответами студентов. Правильно назвала остальные информационно-справочные документы.

Служебные письма – это обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с другими фирмами, организациями и частными лицами.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов. Поэтому существует большое разнообразие их видов: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, гарантии, заседания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, просьбы, требования и др.

Вопрос залу: Вспомним некоторые виды писем. Кто назовет один из них?

Ответ: Пожалуйста, какой вид письма ты лучше запомнил?

Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, который  информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.

Садись, правильно.

Вопрос: Ребята, еще какие виды писем бывают?

Ответ:  Бывают письма – приглашения и информационные письма.

Вопрос: Что ты о них знаешь?

Ответ: Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Оно может адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.                                                                                                        

   Информационное письмо сообщает о каком-то факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Да, есть такие письма.  

Вопрос залу: Кто еще дополнит виды писем?

Ответ: Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг.

Садись, есть и рекламное письмо. И чаще всего с ним сталкиваются маркетологи, о чем мы слышали на такой дисциплине как «Маркетинг».

Вот видите, ребята, как увязаны наши знания, как необходимо иметь знания и умения, чтобы быть одновременно и специалистом бухгалтерии и специалистом в области делопроизводства и даже специалистом в области маркетинговой деятельности предприятия. Как важно ориентироваться во многих вопросах и по всем изучаемым дисциплинам, чтобы быть конкурентоспособным специалистом на рынке. Ведь наша специальность широкого профиля. Вы можете работать в различных областях экономики.

Вопрос: Скажи, пожалуйста, Ира, какие же еще письма встречаются в деятельности предприятия?

Ответ: Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.

Вопрос:  А ты что знаешь о видах писем? Какой вид письма не был рассмотрен?

Ответ: Посьмо-подтверждение  содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ (договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать и какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

Вопрос залу: Ребята, давайте вспомним и о других видах писем, ведь их так много в деятельности предприятия.

Отвечают поочередно, подняв руки:

1.  Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока какого-либо обязательства или мероприятия.

2 Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Гарантийные письма чаще всего имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), и на них обязательно проставляется главная печать фирмы.

3 Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер как бы предполагает вариант либо положительного, либо отрицательного решения поставленного вопроса.

4. Письма-ответы – по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задача и остается только изложить характер решения: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

На бланке писем слово «письмо» не указывается. Образец бланка письма помещен в приложении №16 и 17 папок « Форм документов».

5.  Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются факсы (факсимильные сообщения) и электронная почта.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

По  факсу и электронной почте может быть передан любой документ. Эти виды связи используют только для передачи оперативной информации, так как документы, переданные по факсу, не имеют подтверждения своей подлинности.

Вопрос: У нас не раскрытыми осталось еще два или три документа из третьей группы. Кто их назовет?

Ответ: Справки – документы, содержащие текстовую или табличную информацию по какому-либо обобщенному вопросу о состоянии дел, характерных показателях, описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Вопрос: Правильно, кто же подписывает справки?

Ответ: Справки подписывает лицо, уполномоченное на их выдачу, а справки финансового характера обязательно подписывает гл. бухгалтер.

Вопрос всем: Скажите, дети, а о чем идет речь в докладных и объяснительных записках?

Ответ: Докладная записка – документ, адресованный руководителю фирмы, информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.

Ответ: Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений плана, отчета, проекта и т.д. или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Итак, мы рассмотрели все группы системы организационно-распорядительной документации, применяемой при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия.

3. Проверка теоретических знаний студентов путем проведения                         теста-опроса.

Все, Вы, успешно подготовились к уроку, умеете быстро и точно давать характеристику любому управленческому документу. И поэтому, для обобщения и систематизации полученных результатов проведем тест-опрос по темам раздела .

По окончании теста будет проведен взаимный контроль знаний путем проверки тестов друг у друга с последующим контролем со стороны преподавателя.

Что это значит?

Вам будут розданы «Карточки с вариантами теста по изученным документам» и листочки, в которых вы должны проставить номер группы, фамилию, имя студента и в графе, следующей за номером вопросов вы должны проставить букву выбранного вами правильного ответа. На тест отводится 12 минут.

Как только вы ответите на вопросы своего варианта, вы обмениваетесь карточками и ответами с вашим  соседом по парте и начинаете проверять его тест, путём проставления в соседней колонке «+» или «- »:

«+» - если, по вашему  мнению ответ верно проставлен,

«-» - если, вы считаете, что ответ не верный.

Затем карточки и ответы сдаются преподавателю для повторной проверки и выставления оценок.

Таким образом, вы проверяете свои знания сразу по обеим вариантам. Студент, правильно проверивший работу, получает дополнительно 0,5 балла к своей оценке по тесту. Студенты, допустившие при проверке ошибки, этот дополнительный балл не получают.

Тесты и карточки для ответов раздаются студентам (можно для этого привлечь какого-либо студента в качестве помощника).

Тест длится 12 минут. По окончании тестирования ассистент помогает собрать тесты и ответы. На этом 1 час заканчивается, по звонку объявляется перемена.

4. Проверка практических знаний студентов

 (проведение практической работы).

Ребята! Продолжаем урок!

Нам известно, что основная цель теоретического обучения – вооружение учащихся системой знаний, а практического обучения – формирование профессиональных умений.

Однако деление это в достаточной мере условно. Неправомерно было бы думать, что процесс формирования умений – это какой-то изолированный от овладения знаниями процесс.

В основе умений лежит знание, овладение умениями способствует упрочению, более глубокому осознанию учебного материала, формированию системы знаний с многообразными связями.

В связи с этим проведем проверку практических знаний и умений путем выполнения практической работы. Для проведения практической работы на ваших столах находятся:

- инструкционные карты;

- микрокалькуляторы;

- приложения с формами документов;

- образцы документов в папке «Учебное пособие по ДОУ».

    Раздаются карточки с вариантами заданий. Эти карточки дублируют задачи, которые указаны в инструкционных картах. Для облегчения и ускорения выполнения практического задания, в карточках под условием задачи есть форма бланка документа, в этом бланке Вы будете составлять Ваш документ.

Откройте тетради для практических работ и запишите тему: «Практическая работа на тему: Зачет по сквозной практической работе по разделу «Документирование организационно-распорядительной деятельности предприятия»».

Цель практической работы: закрепить, углубить и систематизировать знания, необходимые для оформления распорядительной и исполнительной деятельности предприятия.

Давайте рассмотрим порядок выполнения практического задания.

Обратите внимание! По каждой группе документов мы составим по два документа. Каждая группа документов имеет 2 варианта. Каждый решает свой вариант, указав на карточке выданного Вам варианта номер группы и фамилию, имя (в правом верхнем углу).

Сначала составляем документы первой группы, т.е. организационно-правовые.

Внимательно прочитайте условие вашего варианта, откройте в папке с «Формами документов» нужное вам приложение и приступайте к составлению документа прямо в бланке, который находится под условием вашей задачи. На эту группу документов вам отводится 8 минут.

 Затем выдаётся  следующее задание по составлению и оформлению документов второй группы, т.е распорядительных.

И, наконец выдаётся задание по составлению и оформлению документов третьей группы – информационно-справочных.

5. Закрепление полученных знаний

      Для закрепления полученных знаний и навыков составления и оформления управленческих документов, студентам  предложено ответить на вопросы викторины «ЧТО? КЕМ? КТО?» ( см. приложение).

6. Подведение итогов урока

      По завершению занятия, анализируются ответы студентов за урок, комментируются оценки. Выдается домашнее задание ( см. план урока).

Заключение

       Основной задачей средних учебных заведений является подготовка студентов к предстоящей трудовой деятельности.

      Подготовка к труду включает в себя, с одной стороны, вооружение основами знаний, необходимых в труде, с другой – формирование профессиональных умений и навыков. В труде специалиста большое место занимают умения – способность использовать знания в изменяющихся условиях.   Каждая профессия требует овладения специфическими умениями, в том числе и профессия бухгалтера-экономиста.

       Обучение на практических занятиях по дисциплине «Документационное обеспечение управления» может быть более целенаправленным и комплексным, охватывающим все стороны практической деятельности будущего специалиста-бухгалтера, так как в период производственной практики студенты выполняют работу, необходимую в данный момент производству, а в период преддипломной и технологической практики далеко не каждому студенту выпадает возможность решить весь комплекс задач, которые он должен выполнять в соответствии со своими должностными обязанностями.

        Для того, чтобы развивать экономическое, техническое мышление, организаторские умения, необходимо студентов систематически ставить в такие условия, которые позволили бы им упражняться в том или ином виде профессиональной деятельности. Этим целям и задачам служат активные методы обучения профессиональным умениям и навыкам, такие как анализ производственных ситуаций, решение ситуационных профессиональных задач, выполнение практических заданий, деловые игры и их элементы и др.

       Сквозная задача относится к сложной ситуационной задаче, проходящей через весь учебный курс дисциплины « Документационное обеспечение управления».

       Выполнение сквозной практической  роаботы по дисциплине «ДОУ»  формирует у студентов бухгалтерского отделения умение ориентироваться в различных управленческих документах, соотносить конкретное действие, связанное с изучением теоретического материала, с общей системой бухгалтерской и управленческой деятельности.

       Проведение зачёта по сквозной практической работе в индивидуальной, либо коллективной форме позволяет закрепить теоретические знания, выработать умения и навыки при заполнении основных организационно-распорядительных и информационно-справочных документов.

       После выполнения заданий и проведения зачёта по сквозной практической работе проводится коллективное обсуждение хода и результатов работы. Возможно предварительное взаимное рецензирование разработанных вариантов, а также публичная защита различных управленческих документов.

       Существенным условием правильного хода по составлению документов делопроизводства, служит теоретическое обоснование каждого реквизита управленческих документов. Студент должен действовать не интуитивно, а руководствуясь теоретическими положениями, требованиями ГОСТа к оформлению документов. Это прививает студентам ответственность за выполнение общей работы, воспитывает внимательность, точность, аккуратность, умение думать самостоятельно. Содействует воспитанию деловых качеств будущего специалиста бухгалтерии.

Викторина

Список использованной литературы:

1. А.В. непогода, П.А. Семченко. Делопроизводство организации.-М.6 Омега-Л, 2007, 480 с.
2. В.И. Андреева. Делопроизводство.-М., АО «Бизнес-школа», «Интел-синтез», 222 с.
3. Трудовой кодекс РФ.
4. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документальное обеспечение управления),-М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 2006, 320 с.
5. М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. Курс делопроизводства,-М.: Инфра-М, 2006. 287 с.
6. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство в бухгалтерии.-М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2006 256 с.
7. А.В. Верховцев. Делопроизводство в бухгалтерии.-М.: Инфра-М, 2007, 124 с.
8. М.В. Колтунова. Деловое письмо.-М: Дело, 2006, 112с.
9. Е.А. Новиков. Образцы трудовых договоров.-М: Омега-Л, 264 с.