Рабочая тетрадь: руководство для выполнения практических работ по дисциплине "Документационное обеспечение управления" для студентов обучающихся по специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
учебно-методическое пособие по теме

Департамент образования, науки и молодежной политики

Воронежской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Воронежской области

«Острогожский многопрофильный техникум»

РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ

Руководство для выполнения практических работ

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

для студентов, обучающихся по специальности

38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)

ОСТРОГОЖСК 2016

Рецензенты:

цикловая комиссия экономических, бухгалтерских и юридических дисциплин

ГБПОУ ВО «Острогожский многопрофильный техникум»;

методист, преподаватель общепрофессиональных дисциплин и междисциплинарных курсов

Л.В. ФИНКЕЛЬШТЕЙН;

начальник сектора организационно-кадровой работы

администрации городского поселения – город Острогожск

И.Б. ПАВЛОВА

Евсюкова, Т.А.

Рабочая тетрадь: руководство для выполнения практических работ по дисциплине «Документационное обеспечение управления»: учеб. пособие / Т.А. Евсюкова; Департамент образования, науки и молодежной политики Воронежской области, Острогож. многопроф. техникум. – Острогожск: ГБПОУ ВО «Острогожский многопрофильный техникум», 2016. – 72 с.

Разработано для углубления теоретических знаний и приобретения практических умений в области документационного обеспечения управления.

Изложен ход практических занятий, дается вводный инструктаж, литература, инструктивные указания для выполнения заданий, контрольные задания и вопросы для зачета.

Рабочая тетрадь составлена в соответствии с рабочей программой учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления».

 Для студентов техникума, обучающихся по специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям).  

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире огромное внимание уделяется качеству и правильности составления документа. Ни одно современное предприятие не обходится без документального оформления своей деятельности. Исходя из этого, важнейшим направлением управленческой деятельности является организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельно взятого предприятия, организации, учреждения.

Научить будущих специалистов правильно составлять и оформлять различные управленческие документы, грамотно и эффективно организовывать современное делопроизводство, призвано данное учебное пособие.

 Рабочая тетрадь для практических занятий по дисциплине «Документационное обеспечение управления» составлена в соответствии с Федеральным государственным образовательным стандартом по специальности среднего профессионального образования 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям), примерной программой  и рабочей программой, утвержденной заместителем директора по учебной работе в 2016 году.

Программа дисциплины «Документационное обеспечение управления» рассчитана на 78 часов, из них 20 часов – практические занятия, для проведения которых разработана данная рабочая тетрадь. В тетради дается порядок выполнения заданий и необходимые методические рекомендации.

Тематика практических работ охватывает вопросы организации документационного обеспечения на предприятиях, в организациях и упреждениях, основанные на изучении и обобщении существующей практики работы с документами и в соответствии с действующим в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и  документационного обеспечения управленческой деятельности организаций.

Каждая практическая работа по указанной теме имеет наименование, цель, формируемые компетенции, перечень приобретаемых умений, норму времени, оснащение рабочего места, рекомендуемую литературу, вопросы при допуске к занятию, методические указания, задания, порядок выполнения заданий, контрольное итоговое задание или вопросы для зачета.

В результате выполнения практических заданий по данной дисциплине студент сможет оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, с использованием информационных технологий; освоит технологии обработки документации; сможет использовать унифицированные формы документов.

В процессе освоения дисциплины у студентов будут формироваться общие компетенции (ОК):

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.

ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 5. Владеть информационной культурой, анализировать и оценивать информацию с использованием информационно-коммуникационных технологий.

ОК 6. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.

ОК 7. Брать на себя ответственность за работу членов команды (подчиненных), результат выполнения заданий.

ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.

ОК 9. Ориентироваться в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности.

В процессе освоения дисциплины у студентов будут формироваться профессиональные компетенции (ПК):

ПК 1.1. Обрабатывать первичные бухгалтерские документы.

ПК 1.2. Разрабатывать и согласовывать с руководством организации рабочий план счетов бухгалтерского учета организации.

ПК 1.3. Проводить учет денежных средств, оформлять денежные и кассовые документы.

ПК 1.4. Формировать бухгалтерские проводки по учету имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета.

ПК 2.1. Формировать бухгалтерские проводки по учету источников имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета.

ПК 2.2. Выполнять поручения руководства в составе комиссии по инвентаризации имущества в местах его хранения.

ПК 2.2. Проводить подготовку к инвентаризации и проверку действительного соответствия фактических данных инвентаризации данным учета.

ПК 2.3. Отражать в бухгалтерских проводках зачет и списание недостачи ценностей (регулировать инвентаризационные разницы) по результатам инвентаризации.

ПК 2.4. Проводить процедуры инвентаризации финансовых обязательств организации.

ПК 3.1. Формировать бухгалтерские проводки по начислению и перечислению налогов и сборов в бюджеты различных уровней.

ПК 3.2. Оформлять платежные документы для перечисления налогов и сборов в бюджет, контролировать их прохождение по расчетно-кассовым банковским операциям.

ПК 3.3. Формировать бухгалтерские проводки по начислению и перечислению страховых взносов во внебюджетные фонды.

ПК 3.4. Оформлять платежные документы на перечисление страховых взносов во внебюджетные фонды, контролировать их прохождение по расчетно-кассовым банковским операциям.

ПК 4.1. Отражать нарастающим итогом на счетах бухгалтерского учета имущественное и финансовое положение организации, определять результаты хозяйственной деятельности за отчетный период.

ПК 4.2. Составлять формы бухгалтерской отчетности в установленные законодательством сроки.

ПК 4.3. Составлять налоговые декларации по налогам и сборам в бюджет, налоговые декларации по страховым взносам и формы статистической отчетности в установленные законодательством сроки.

ПК 4.4. Проводить контроль и анализ информации об имуществе и финансовом положении организации, ее платежеспособности и доходности.

ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ

Вводный инструктаж предполагает разъяснение студентам организационных вопросов проведения практических занятий по дисциплине «Документационное обеспечение управления».

Практические занятия проходят в учебном кабинете. Со студентами проводится инструктаж по технике безопасности и противопожарной безопасности с соответствующим заполнением журнала по технике безопасности.

На каждом практическом занятии перед студентами ставятся цели и задачи проведения занятия, указывается оснащение рабочего места  и время выполнения задания.

Обязательным элементом каждой практической работы является проверка готовности студентов к выполнению практического задания. С этой целью перед заданием приводятся вопросы при допуске к занятию, на которые студенты обязаны подготовить ответы, иначе они не будут допущены к выполнению практической работы.

После получения допуска к выполнению практической работы студенты внимательно слушают инструктаж преподавателя, в котором разъясняются порядок выполнения заданий и правила заполнения рабочей тетради.

В конце практической работы необходимо выполнить контрольное итоговое задание  или письменно ответить на вопросы для зачета.

Преподаватель в течение урока осуществляет контроль выполнения работы и правильность оформления документов.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1

ТЕМА: Организационно-распорядительные документы.

НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТЫ: Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 УСД ОРД.

ЦЕЛЬ РАБОТЫ:  Отработать порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 УСД ОРД.

ФОРМРУЕМЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ: ОК 1-5, 8; ПК 1.1-1.4, 2.1-2.4, 3.1-3.4, 4.1-4.4.

ПРИОБРЕТАЕМЫЕ УМЕНИЯ: Студенты смогут составлять, оформлять, а также оценивать правильность оформления реквизитов организационно-распорядительных документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 УСД ОРД.

ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА: рабочая тетрадь, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: кабинет «Документационное обеспечение управления»

НОРМА ВРЕМЕНИ: 90 минут.

ЛИТЕРАТУРА:

1. Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2013. – С. 26-41.
2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Издательский центр «Академия», 2012. – С. 32-60.

Вопросы при допуске к занятию:

1. Какой нормативный документ регламентирует оформление деловой документации?
2. Что такое реквизит? Сколько типовых реквизитов ОРД предусматривает государственный стандарт?
3. Перечислите виды бланков ОРД? В чем особенности их оформления?
4. Какие реквизиты придают юридическую силу документу?
5. В какие реквизиты составной частью входит дата?
6. Какие реквизиты не могут быть вместе проставлены на одном документе?
7. Какие реквизиты могут вноситься в документ типографским способом?
8. В какие реквизиты составной частью входит личная подпись?

Методические указания

Для выполнения практического задания рекомендуется ознакомиться с нормативным документом по оформлению деловой документации, действующим в настоящее время, - государственным стандартом России ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов.

Порядок выполнения работы:

1. В заданиях № 1-4 исправьте и обоснуйте ошибки, используя формуляр-образец документа (прил. 1). Правильно оформите реквизиты в тетради.
2. В задании № 5 выберите правильный вариант ответа, остальные обоснуйте, почему вы их считаете неправильными. Ответы запишите в тетради.

Примечание: в задачах курсивом выделены части реквизитов, которые вносятся от руки.

Задание № 1.

Найдите ошибки, допущенные при оформлении реквизита «Гриф утверждения документа»:

        Решение 1.1: ___________________________________

Ошибка: __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

                Решение 1.2: __________________________________

Ошибки: __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Задание № 2.

Покажите правильный вариант оформления реквизита «Адресат»:

2.1.                                                                             Правильный вариант:

2.2.                                                                            Правильный вариант:

Задание № 3.

Покажите правильный вариант оформления резолюций:

3.1.                                                                               Правильный вариант:

3.2.                                                                             Правильный вариант:

Задание № 4.

Найдите ошибки, допущенные при оформлении визы согласования:

4.1.                                                                           4.2.

Решение 4.1:__________________________    Решение 4.2: _____________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Задание № 5.

Найдите ошибки, допущенные при оформлении грифа согласования

5.1.                                                                           5.2.

Решение 5.1: __________________________    Решение 5.2: _____________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Задание № 6.

Поступившее письмо было поручено исполнить специалистам (Н.П. Антохиной, В.Д. Петросяну, Л.А. Степановой), при этом ответственным исполнителем согласно резолюции руководителя организации была назначена Н.П. Антохина.  На подготовленном ответном письме отметка об исполнителе была изображена следующим образом:  

Покажите правильный вариант оформления отметки об исполнителе.

Правильный вариант:

Задание № 7.

После рассмотрения поступившего письма ответ был дан в устной форме (по телефону). При этом на письме была проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Покажите правильный вариант оформления отметки об исполнении документа и направлении его в дело.

Правильный вариант:

Контрольное итоговое задание:

 На каждый вопрос выберите один единственно верный ответ:

5.1. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»?

5.2. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?

5.3.  В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?

5.4. В каком случае правильно поставлен оттиск печати:

а)

б)

в)

Дата __________________                                

Дата _______________________

Оценка _____________________                            Подпись преподавателя _________________

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 2

ТЕМА: Организационно-распорядительные документы.

НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТЫ: Составление и оформление  организационных документов (должностная инструкция).

ЦЕЛЬ РАБОТЫ:  Отработать приемы составления и оформления должностной инструкции.

ФОРМРУЕМЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ: ОК 1-5, 8; ПК 1.1-1.4, 2.1-2.4, 3.1-3.4, 4.1-4.4.

ПРИОБРЕТАЕМЫЕ УМЕНИЯ: Студенты смогут составлять и оформлять должностную инструкцию.

ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА: рабочая тетрадь.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: кабинет «Документационное обеспечение управления»

НОРМА ВРЕМЕНИ: 90 минут.

ЛИТЕРАТУРА:

1. Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2013. – С. 43-46
2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Издательский центр «Академия», 2012. – С. 62-77.

Вопросы при допуске к занятию:

1. Какие документы относятся к организационным документам?
2. В чем заключается особенность оформления заголовка к тексту в организационных документах?
3. Когда организационные документы приобретают юридическую силу?
4. Как строится текст в организационных документах?
5. Что должно содержаться в  тексте каждого раздела должностной инструкции?

Методические указания

Среди разнообразия деловых документов организационно-распорядительные документы (ОРД) занимают особое место.

Организационные документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.

К организационным документам относятся: устав организации, правила внутреннего трудового распорядка организации, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностная инструкция и др.

Должностная инструкция является одним из основных документов, защищающих работника в его служебной деятельности. Должностная инструкция делопроизводителя, как правило, разрабатывается на основе квалификационной характеристики^[1] и практики работы делопроизводителя в организации.

Задание № 1.

Составьте и оформите (подпишите, утвердите, доведите до исполнителя) должностную инструкцию на делопроизводителя – сотрудника общего отдела публичного акционерного общества «Русский лен».

Порядок выполнения задания № 1

1. Должностная инструкция кроме разделов, указанных в Квалификационном справочнике, как правило, включает в себя следующие разделы: «Общие положения», «Функции», «Права», «Ответственность», «Взаимосвязи».
2. Раздел «Общие положения», как правило, имеет типовую информацию, включающую пункты о порядке приема и увольнения делопроизводителя, его подчиненности, квалификационных требованиях к образованию и стажу работы, документах, о которых он должен знать и которыми руководствоваться в работе (ОРД, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об общем отделе, должностной инструкцией).
3. Раздел «Должностные обязанности» является одним из главных в производственной деятельности делопроизводителя. На основе этого раздела делопроизводителя ежедневно выполняет достаточно широкий круг обязанностей, в первую очередь по работе с документами (занимает 70-75% рабочего времени), «делопроизводственные» обязанности.
4. Для составления должностной инструкции воспользуйтесь квалификационной характеристикой делопроизводителя ^[2]:

Должностные обязанности. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Решение:

Вопросы для зачета:

1. Перечислите реквизиты должностной инструкции.

2. Кто разрабатывает должностную инструкцию?

3. С какими должностными лицами согласовывается должностная инструкция?

Ответы: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Дата _______________________                              

Оценка  ____________________                            Подпись преподавателя _________________

ТЕМА: Организационно-распорядительные документы.

НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТЫ: Составление и оформление  распорядительных документов (приказы по основной деятельности, выписка из приказа).

ЦЕЛЬ РАБОТЫ:  Отработать приемы составления и оформления приказов по основной деятельности, выписок из приказов.

ФОРМРУЕМЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ: ОК 1-5, 8; ПК 1.1-1.4, 2.1-2.4, 3.1-3.4, 4.1-4.4.

ПРИОБРЕТАЕМЫЕ УМЕНИЯ: Студенты смогут составлять и оформлять приказы по основной деятельности, выписки из приказов; оценивать правильность подготовки распорядительных документов.

ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА: рабочая тетрадь, образцы документов.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: кабинет «Документационное обеспечение управления»

НОРМА ВРЕМЕНИ: 90 минут.

ЛИТЕРАТУРА:

1. Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2013. – С. 46-50.
2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Издательский центр «Академия», 2012. – С. 77-85, 89-90.

Вопросы при допуске к занятию:

1. Какие документы относятся к распорядительным документам? В каких случаях они составляются?
2. Назовите основные стадии подготовки распорядительных документов.
3. Какова структура текста приказа по основной деятельности?
4. Как оформляется распорядительная часть приказа?
5. Кто подписывает приказы?
6. Для чего на приказах ставится отметка об исполнителе?

Методические указания

Любая организация наделяется правом издания распорядительных документов. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

Руководители организаций издают следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены                  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Выписка из приказа – это копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Порядок выполнения работы:

1. Оформите приказы по основной деятельности на общем бланке организации, используя макет оформления приказа (прил. 2).
2. Сформулируйте констатирующую часть приказа, в которой излагаются основания, причины издания.
3. Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРКАЗЫВАЮ».
4. В каждом пункте распорядительной части приказа укажите исполнителя и сроки исполнения задания.
5. В последнем пункте распорядительной части приказа укажите должностное лицо, которое  будет осуществлять контроль  исполнения приказа в целом.
6. После издания приказ доводится до исполнителей под роспись. Эта отметка включает слова «С приказом ознакомлен», личную подпись исполнителя, расшифровку подписи и  дату.
7. В конце документа располагают отметку об исполнителе (составителе документа) и номер его телефона.
8. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
9. По составу реквизитов и оформлению выписка не отличается от самого приказа.
10. В выписке следует уточнить название документа: вместо слова ПРИКАЗ привести слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА.
11. Вместо полного текста приказа печатается та его часть (пункт, подпункт), которая касается непосредственного конкретного исполнителя.
12. Выписка заверяется ответственным должностным лицом (например, секретарем) и выдается исполнителю под расписку.

Задание № 1.

Директор предприятия ПАО «Русский лен» издал приказ об итогах ревизии по проверке финансового учета. В результате проверки были выявлены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала доверенностей. Составьте и оформите приказ. Доведите приказ до исполнителей (главный бухгалтер, старший бухгалтер) под роспись.

Решение:

Задание  № 2.

Для обеспечения противопожарной безопасности и усиления охраны в период праздничных дней 1, 2 и 9 мая директор ПАО «Русский лен» издал приказ, в котором обязал провести тщательную уборку на территории предприятия; провести проверку состояния электропроводки, электрооборудования и не позднее, чем за 2 часа  до окончания работы 30 апреля выключить все рубильники; представить до 25 апреля список лиц, пребывание которых обязательно на заводе в праздничные дни 1, 2 и 9 мая. Контроль  исполнения приказа был поручен начальнику административно-хозяйственного отдела.

В роли ответственного исполнителя разработайте и оформите приказ по основной деятельности. Подготовьте выписку из приказа для инженера по технике безопасности.

Решение:

2.1. Приказ по основной деятельности:

2. Выписка из приказа по основной деятельности:

Контрольное итоговое задание:

1. Найдите ошибки в оформлении приказа по основной деятельности и опишите в тетради.

Решение: _______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Внеаудиторная самостоятельная работа: Подготовить правильный вариант приказа по основной деятельности, оформить его в соответствии с нормативной базой, с использованием информационных технологий.

Дата _______________________                              

Оценка  ____________________                            Подпись преподавателя _________________

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 4

ТЕМА: Организационно-распорядительные документы.

НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТЫ: Составление и оформление  справочно-информационных документов (протокол, акт).

ЦЕЛЬ РАБОТЫ:  Отработать приемы оформления полного протокола с целью документирования деятельности коллективных органов на предприятиях; приемы составления акта, содержащего информацию о фактическом положении дел на предприятии.

ФОРМРУЕМЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ: ОК 1-5, 8; ПК 1.1-1.4, 2.1-2.4, 3.1-3.4, 4.1-4.4.

ПРИОБРЕТАЕМЫЕ УМЕНИЯ:  Студенты смогут составлять и оформлять полные протоколы собраний совещаний, заседаний; акт ревизии кассы; оценивать правильность подготовки протоколов.

 ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА: рабочая тетрадь, макет оформления полного протокола, макет оформления акта.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: кабинет «Документационное обеспечение управления»

НОРМА ВРЕМЕНИ: 90 минут.

ЛИТЕРАТУРА:

1. Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2013. – С. 51-60.
2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Издательский центр «Академия», 2012. – С. 91-101.

Вопросы при допуске к занятию:

1. В какой последовательности оформляется вводная часть текста полного протокола?
2. По какой схеме строится каждый раздел основной части текста полного протокола?
3. Кем подписывается протокол?
4. Какие реквизиты включает в себя протокол?
5. Что служит поводом для составления акта?
6. В чем особенности составления и оформления акта?

Методические указания

Подавляющее большинство документов, отправляемых организациями и направляемых им, являются информационно-справочными; в них содержится информация о фактическом положении дел. В состав информационно-справочных документов входят: протоколы, акты, докладные записки, переписка и др. Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе  управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В каждой организации для решения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода собрания, совещания, заседания, конференции и т.п.

Деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников оформляется протоколом. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, инвентаризационных комиссий и др.).

От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организации следует отличать протоколы следственных, судебных, административных органов (которые не будут рассматриваться при изучении данной дисциплины).

Задание № 1.

 Составьте полный протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. В состав, инвентаризационной комиссии вошли главный бухгалтер, старший бухгалтер, бухгалтер. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 3600 рублей, а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом.

Порядок выполнения задания № 1:

1. Протоколы оформляются на общем бланке организации формата А4 (прил. 3).
2. Датой протокола является дата заседания, место составления протокола – место проведения заседания, заголовок к тексту протокола – это название коллегиального органа или заседания.
3. Текст полного протокола состоит из вводной и основной частей.
4. Вводная часть текста протокола имеет постоянную информацию (слова «председатель», «секретарь», «присутствовали») и переменную информацию (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих), заканчивается повесткой дня.
5. Основная часть текста протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ.
6. Подписывают протокол председатель и секретарь.
7. Недостающие реквизиты определите по своему усмотрению.

Решение:

Задание № 2.

        По приказу директора от 14.09.2016 № 32 в АО «Центр» была проведена ревизия кассы по состоянию на 15.09.2016. В результате проведенной ревизии установлено: 1) остаток наличных денег в кассе по состоянию на 15.09.2016 согласно кассовой книге и данным бухгалтерского учета 15 тыс. руб.; 2) фактически в кассе обнаружено 15 тыс. руб.; 3) учетные данные совпадают с фактическим наличием.

Возглавил ревизионную комиссию председатель -  старший бухгалтер; члены комиссии: бухгалтер и экономист. При проведении ревизии кассы присутствовал кассир. Акт утвержден директором завода.

Составьте и оформите акт ревизии кассы. Ознакомьте с актом кассира под роспись.

Порядок выполнения задания № 2:

1. Оформляются акты на общих бланках с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом, в угловом варианте исполнения (прил. 4).
2. В заголовке к тексту акта следует писать краткое содержание актируемого события.
3. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
4. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания (приказ руководителя предприятия) для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при актировании.
5. В констатирующей части излагаются характер проведенной работы, фиксируются установленные факты.
6. Акт ревизии кассы составляется в четерех экземплярах: 1 экз. –  директору; 2 экз. – главному бухгалтеру; 3-ий экз. – кассиру (материально-отвественному лицу); 4 экз. – в дело.
7. Акт ревизии кассы подписывают председатель и члены ревизионной комиссии.

Решение:

Контрольное итоговое задание:

1. Найдите ошибки в оформлении полного протокола. Ошибки, допущенные в документе, опишите в тетради.

Ошибки: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Внеаудиторная самостоятельная работа: Подготовить правильный вариант полного протокола, оформить его в соответствии с нормативной базой, с использованием информационных технологий.

Дата ___________________                              

Оценка ________________                                      Подпись преподавателя _________________

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 5

ТЕМА: Кадровая документация.

НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТЫ: Составление и оформление документов по личному составу.

ЦЕЛЬ РАБОТЫ:  Отработать приемы составления и оформления приказов по личному составу и оснований к ним.

ФОРМРУЕМЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ: ОК 1-5, 8; ПК 1.1-1.4, 2.1-2.4, 3.1-3.4, 4.1-4.4.

ПРИОБРЕТАЕМЫЕ УМЕНИЯ: Студенты смогут заполнять унифицированы формы приказов по личному составу, оформлять заявление об увольнении.

ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА: рабочая тетрадь.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: кабинет «Документационное обеспечение управления»

НОРМА ВРЕМЕНИ: 90 минут.

ЛИТЕРАТУРА: Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Издательский центр «Академия», 2012. – С. 85-89, 100.

Вопросы при допуске к занятию:

1. Какие документы входят в комплекс кадровой документации?
2. Какие документы представляет гражданин в отдел кадров при приеме на работу?
3. Какие основные процедуры включаются в технологическую цепочку документирования приема на работу рабочих и служащих?
4. Как оформляется приказ о приеме на работу?

Методические указания

Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Задание № 1.

        Составьте  и  оформите  приказ  по  личному  составу о приеме на работу Королевой  Л.В. на должность старшего техника сектора информационного обслуживания предприятий и организаций сельского хозяйства. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Порядок выполнения задания № 1:

1. Издание приказа работодателя о приеме на работу осуществляется на основании заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Приказ оформляется по унифицированной форме  № Т-1.
2. При оформлении приказа о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
3. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляют работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Решение:

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена Постановлением Государственного комитета РФ по статистике

от 05.01.2004 года №1

Форма по ОКУД

             по ОКПО    

______________________________________________________________

                                                      наименование организации

ПРИКАЗ

(распоряжение)

                              о приеме работника на работу

                                                                                               Принять на работу                                                                                                                                                                            

_______________________________________________________________________

фамилия, имя, отчество

в______________________________________________________________________________________

                                     наименование структурного подразделения

_____________________________________________________________________________ должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация

_______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________                                         условия приема на работу, характер работы

с тарифной ставкой (окладом)__________ руб. ______ коп.

                                 надбавкой__________ руб. ______ коп.

с испытанием на срок__________________________________________________________ месяца (ев)

Основание:

Трудовой договор от «____» _______________ 20____ года  №  ________________________________

Руководитель организации______________________    _____________________   ________________

                                                             должность                                   личная подпись                       расшифровка подписи

С приказом (распоряжением)

Работник ознакомлен          ______________________   « ____» ______________ 20_____ года

                                                              личная подпись

Задание № 2.

        На основании заключенного договора И.Р. Стрельников был принят инженером в отдел капитального строительства ПАО «Строитель» с 12.10.2015.  Спустя один год был уволен по собственному желанию  в связи с поступлением в очную аспирантуру (ст. 80 ТК РФ). Оформите документы на увольнение И.Р. Стрельникова (заявление, приказ). На заявлении оформите резолюцию директора предприятия.

Порядок выполнения задания № 2:

1. Согласно ст. 80 ТК РФ работник может уволиться по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели.
2. Заявление об увольнении составляется в произвольной форме рукописным способом и включает следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, название документа (ЗАЯВЛЕНИЕ); дата; адресат (кому адресуется заявление); текст; подпись составителя.
3. В заявлении и приказе указывается причина увольнения и конкретная дата окончания работы.
4. На основании принятого по заявлению решения (резолюция на заявлении) руководителем организации издается приказ по форме № Т-8.

Решение:

_____________________________                                         ______________________________ _____________________________                                         ______________________________

                                                                                                   ______________________________

 ЗАЯВЛЕНИЕ

_________________

Прошу ___________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________                _____________________               ____________________

            Должность                                                личная подпись                                        расшифровка подписи

Приказ о прекращении трудового договора с работником ф. № Т-8:

Унифицированная форма № Т-8

Утверждена Постановлением Государственного комитета РФ по статистике

от 05.01.2004  № 1

Форма по ОКУД

             по ОКПО    

    ____________________________________________________________

                                                         наименование организации  

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Прекратить действие трудового договора от «_____»__________________ 20______ г. № ___________

                                                             уволить  «_____»__________________ 20_______г.

                                                                                                                                      (ненужное зачеркнуть)

(фамилия, имя, отчество)

_____________________________________________________________________________________

(структурное подразделение)

______________________________________________________________________________________

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация)

______________________________________________________________________________________

основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)

Основание (документ, номер, дата)________________________________________________________

                                                  заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.

Руководитель организации _____________________________________________________________

                                                                 должность                                   личная подпись                          расшифровка подписи

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен _____________________    «_____»____________ 20______ года

                                                 личная подпись

Мотивированное мнение выборного

профсоюзного органа в письменной форме

( от «___»__________ 20_____ года № ____).

Контрольное итоговое задание:

1. Найдите ошибки в оформлении приказ о прекращении трудового договора с работником ф. № Т-8. Ошибки, допущенные в документе, опишите в тетради.

Унифицированная форма № Т-8

Утверждена Постановлением Государственного комитета РФ по статистике

от 05.01.2004  № 1

Форма по ОКУД

             по ОКПО    

    ____________________АО «Сокол»______________________________

                                                         наименование организации  

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Прекратить действие трудового договора от «18» сентября 2010 г. № 18

                                                             уволить  «25» июня 2016г.

                                                                                                (ненужное зачеркнуть)

(фамилия, имя, отчество)

__________________________отдел труда и заработной платы________________________

(структурное подразделение)

______________________________________экономист________________________________

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация)

___________________________соглашение сторон____________________________________

основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)

________________________________________________________________________________________________

Основание (документ, номер, дата)  _____Соглашение об увольнении от 17.06.2016________

                                                заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.

Руководитель организации _____Директор______Глебов_____________А.Д. Глебов____

                                                                 должность                            личная подпись                          расшифровка подписи

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен                   _______Зорина________    «23» июня 2016  г.

                                                                               личная подпись

Мотивированное мнение выборного

профсоюзного органа в письменной форме

( от «___»__________ 20_____ года № ____).

Решение:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Внеаудиторная самостоятельная работа: Подготовить правильный вариант приказа о прекращении трудового договора с работником ф. № Т-8, оформить его в соответствии с нормативной базой, с использованием информационных технологий.

Дата   ___________________                                            

Оценка  _________________                                    Подпись преподавателя _________________

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 6

ТЕМА: Договорно-правовая документация.

НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТЫ: Составление и оформление договорно-правовой документации (договор поставки).

ЦЕЛЬ РАБОТЫ:  Отработать приемы составления и оформления договорно-правовых документов, возникающих в процессе заключения сделок.

ФОРМРУЕМЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ: ОК 1-3, 6-7; ПК 1.1-1.4, 2.1-2.4, 3.1-3.4, 4.1-4.4.

ПРИОБРЕТАЕМЫЕ УМЕНИЯ: Студенты смогут составлять и оформлять проект договора поставки товаров, порядок урегулирования разногласий при его заключении и исполнении.

ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА: рабочая тетрадь.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: кабинет «Документационное обеспечение управления»

НОРМА ВРЕМЕНИ: 90 минут.

ЛИТЕРАТУРА: Басаков М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления] : учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – Ростов н/Д: Феникс, 2014. – С. 227-229.

Вопросы при допуске к занятию:

1. В каких документах отражается предпринимательская деятельность предприятия?
2. Какие основные положения содержит базовая структура договора?
3. Какую функцию выполняет договор поставки?

Методические указания

В условиях рыночных отношений особенную роль приобретает документация, отражающая коммерческую деятельность предприятий, осуществляющих сотрудничество на договорной основе. Основная схема сотрудничества предприятий построена на взаимоотношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое партнерство соответствующими договорами.

На практике применяются различные формы типовых договоров, которые в значительной степени облегчают процесс составления конкретного договора и позволяют ориентироваться в сложных юридических отношениях. Типовые формы не носят обязательного характера, они служат лишь основой для заключения какого-либо конкретного договора.

Для приобретения товаров стороны вступают между собой в отношения по поставке продукции предприятием-поставщиком предприятию-потребителю. Эти отношения оформляются договором поставки, который является самой распространенной коммерческой операцией в свободном предпринимательстве.

Порядок выполнения работы:

1. Договор поставки оформляется с использованием типовой формы.

2. Структура договора поставки:

• вводная часть;
• предмет договора. Права и обязанности сторон;
• дополнительные условия договора;
• прочие условия договора.

3. В водной части договора поставки укажите следующие основные положения:

• наименование договора (ДОГОВОР поставки товара);
• дата подписания договора (дата проведения практического занятия);
• место подписания договора (город или населенный пункт);
• полное наименование контрагентов (Московский комбинат «Озерский Сувенир» и Алексеевский сахарный завод, действующие на основании Уставов предприятий);
• название стороны по договору (ПОСТАВЩИК или ПОКУПАТЕЛЬ);
• подробное наименование должности (директор), фамилии, имени, отчества, подписывающего договор (возьмите произвольно).

4. Вторая часть договора будет содержать следующие условия:

• предмет договора (поставка сахара-песка);
• объем и сроки поставки (равными частями, в течение трех месяцев);
• качество (соответствие ГОСТу 17421-72, Сертификат соответствия № ________ выдан Госстандартом России, действителен до «___» _____ 20__ г.);
• сроки и порядок поставки (рассчитать самостоятельно);
• цена (договорная);
• порядок расчетов (предоплата 50 %);
• условия поставки (по железной дороге в франко-вагонах) и рисков на товар;
• пункт поставки (см. задание);
• упаковка (мешки по 50 кг)
• маркировка (Алексеевский сахарный завод, почтовый адрес, наименование товара «Сахар-песок», дата выпуска, масса – 50 кг, содержание сахарозы 16-18%, ГОСТ 17421-7);
• отгрузка и транспортировка (вид транспорта: железнодорожный, вагон);
• передача товара (в пункте поставки).

4. Дополнительные условия договора поставки:

• срок действия настоящего договора (три месяца);
• ответственность сторон;
• обеспечение обязательств по настоящему договору;
• разрешение споров.

5. Прочие условия договора поставки:

• изменение условий настоящего договора;
• условия согласования связи между сторонами;
• прочие условия (количество экземпляров, преддоговорная работа и ее результаты после подписания);
• юридические адреса, банковские и отгрузочные реквизиты сторон на момент заключения настоящего договора (указать самостоятельно);
• подписи, скрепленные печатями, представителей сторон.

Задание № 1.

Директор Московского комбината «Озерский Сувенир» принял решение о заключении с Алексеевским сахарным заводом договора на поставку сахара-песка: поставщик – Алексеевский сахарный завод, покупатель – Московского комбината «Озерский Сувенир». Поставка будет производиться равными частями ежемесячно в течение квартала, цена договорная. Условия оплаты – предоплата 50 %.

Подготовьте проект договора поставки.
Решение:

Д О Г О В О Р

поставки товара

г. _________________                                                                «_____» _______________20__г.

ПОСТАВЩИК:____________________________________________________________,
в лице _________________________________________________________________________,
действующего на основании_______________________________________________________,
с одной стороны, и

ПОКУПАТЕЛЬ: ___________________________________________________________,
в лице _________________________________________________________________________,
действующего на основании ______________________________________________________,
с другой стороны, заключили Настоящий Договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1. ПОСТАВЩИК обязуется систематически поставлять и передавать в собственность ПОКУПАТЕЛЮ определенный товар, а ПОКУПАТЕЛЬ обязуется принимать этот товар и своевременно производить его оплату на условиях Настоящего Договора.
2. Предметом поставки является следующий товар: _________________________________.
   

1. ОБЪЕМ (КОЛИЧЕСТВО) И СРОКИ ПОСТАВКИ

3. АССОРТИМЕНТ

3.1. Ассортимент товара предусматривается  в спецификации, которая прилагается к Настоящему Договору (Приложение № 1 к Настоящему договору).

3.2. В случае необходимости для ПОКУПАТЕЛЯ изменить некоторые позиции по ассортименту поставляемого товара он обязан представлять ПОСТАВЩИКУ новую спецификацию для согласования в срок ______________ до наступления нового срока поставки.

3.3.Новая спецификация считается принятой в редакции ПОКУПАТЕЛЯ, если ПОСТАВЩИК в течение _______________ после ее получения не заявит по ней свои возражения.

4. КАЧЕСТВО И КОМПЛЕКТНОСТЬ

4.1. Качество поставляемого товара должна соответствовать: ___________________________

(ГОСТ, ТУ, сертификату изготовления и т.п.)

4.2. Подтверждением качества со стороны ПОСТАВЩНИКА является ___________________ ________________________________________________________________________________

(наименование документа о качестве товара)

5. ГАРАНТИЙНЫЙ СРОК

5.1. ПОСТАВЩИК гарантирует качество и надежность поставляемого товара в течение ___________ с момента ________________________________________________________

5.2. При обнаружении порчи товара и тары в период гарантийного срока вызов представителя        ПОСТАВЩИКА обязателен.

5.3. Срок замены товара устанавливается в размере ___________________ с момента обнаружения дефектов.

6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПОСТАВКИ

6.1. Товар должен быть поставлен ПОКУПАТЕЛЮ не позднее _________ числа первого  месяца соответствующего периода поставки.

6.2. ПОСТАВЩИК имеет право на досрочную поставку каждой партии товара с обязательным уведомлением ПОКУПАТЕЛЯ об этом в срок _____ с момента ее отгрузки.

7. ЦЕНА

7.1. ПОКУПАТЕЛЬ оплачивает поставленный ПОСТАВЩИКОМ товар по цене, предусмотренной в спецификации, которая прилагается к Настоящему Договору (Приложение № 1 к Настоящему Договору).

7.2. Цены в спецификации по Договору указаны без учета НДС.

8. ПОРЯДОК  РАСЧЕТА

8.1. Расчеты за каждую поставленную партию товара производятся в безналичном порядке в течение ____________ с момента____________________________ с предоплатой _______.

8.2. Порядок оплаты: _____________________________________________________________

(почтовый, телеграфный)

8.3. Форма расчетов: ______________________________________________________________

                    (платежное поручение, чек, требование-поручение, аккредитив)

8.4. ПОКУПАТЕЛЬ обязан известить ПОСТАВЩИКА об осуществлении платежа в срок __________ с момента ______________________ путем _____________________________

(телеграмма с уведомлением, факс и т.д.)

9. УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ

9.1. Поставка товара осуществляется на условиях: ____________________________________
________________________________________________________________________________ 
(франко-склад, франко-вагон и т.д.)

9.2. Переход права собственности на товар происходит в момент ________________________

9.3. Переход рисков на товар происходит в момент ____________________________________

10. ПУНКТ ПОСТАВКИ

Пунктом поставки товара по Настоящему Договору является ___________________________
11. ТАРА И УПАКОВКА

11.1. Товар должен быть затарен и упакован ПОСТАВЩИКОМ таким образом, чтобы исключить порчу и (или) уничтожение его на период поставки до приемки ПОКУПАТЕЛЕМ.

11.2. Товар должен быть затарен следующим образом: _________________________________ ________________________________________________________________________________

11.3.Товар должен быть упакован следующим образом: ________________________________
________________________________________________________________________________

11.4. Стоимость тары и упаковки входит в цену товара.

12. МАРКИРОВКА

Товар должен быть промаркирован следующим образом: ______________________________ ________________________________________________________________________________

(указывается текст маркировки на таре

_______________________________________________________________________________________или делается ссылка на стандарт, ГОСТ)

13. ОТГРУЗКА И ТРАНСПОРТИРОВКА

13.1. Пункт отгрузки: _____________________________________________________________

13.2. Сроки отгрузки: каждая партия товара должна быть отгружена ПОКУПАТЕЛЮ в течение _______________________ с момента ____________________________________________

13.3. Вид транспорта: _____________________________________________________________

13.4. Минимальной нормой отгрузки ________________________________________________

транспортом является _____________________________________________________________
                                                                                                   (вагон, контейнер, иные минимальные нормы)

13.5. ПОСТАВЩИК обязан известить ПОКУПАТЕЛЯ об отгрузке в срок ____________ с момента _______________ путем ___________________________________________________
                                                                              (телеграмма с уведомлением, факс и т.д.)

В извещении указываются: дата отгрузки, номер накладной, номер вагона, номер и дата договора, наименование и количество товара.

14. ПЕРЕДАЧА ТОВАРА

14.1. Передача (приемка-сдача) товара осуществляется в пункте поставки.

14.2. Приемка  товара по количеству осуществляется сторонами в порядке, определяемом действующим законодательством.

14.3. Получив товар, ПОКУПАТЕЛЬ обязан телеграфом с уведомлением подтвердить получение товара в течение _______________________ с момента ___________________________

15. СРОК ДЕЙСТВИЯ НАСТОЯЩЕГО ДОГОВОРА

15.1. Настоящий Договор вступает в силу с момента подписания его сторонами и действует до «____»______________200__г.

15.2. В случае если ни одна из сторон не заявит о своем намерении расторгнуть или изменить договор за _____________ до его окончания, Настоящий Договор считается пролонгированным на срок _______________.

16. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

16.1. За нарушение условий Настоящего Договора виновная сторона возмещает причиненные этим убытки, в том числе неполученную прибыль, в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

16.2. ПОКУПАТЕЛЬ по Настоящему Договору несет следующую ответственность:

- за ________________ штрафная неустойка в размере ____% от суммы __________________.

       (конкретное нарушение)                                                                                                 (договора, долга)

16.3. ПОСТАВЩИК по Настоящему Договору несет следующую ответственность:

- за ________________ штрафная неустойка в размере ___% от суммы __________________

            (конкретное нарушение)                                                                                                                      (договора, долга)

16.4. За односторонний необоснованный отказ от исполнения своих обязательств в течение действия Настоящего Договора виновная сторона уплачивает штраф в размере ____________

17. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОБСТОЯТЕЛЬСТВ ПО НАСТОЯЩЕМУ ДОГОВОРУ

________________________________________________________________________________
(могут предусматриваться условия о залоге, страховании или поручительстве со

_______________________________________________________________________________________
стороны, как ПОСТАВЩИКА, так и ПОКУПАТЕЛЯ)

18. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

18.1. Все споры между сторонами, по которым не было достигнуто соглашение, разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в Арбитражном суде.

18.2. Стороны устанавливают, что все возможные претензии по Настоящему Договору должны быть рассмотрены сторонами в течение _______________________ дней с момента получения претензии.

19. ИЗМЕНЕНИЕ УСЛОВИЙ НАСТОЯЩЕГО ДОГОВОРА

1. Условия Настоящего Договора могут быть изменены по взаимному согласию с обязательным составлением письменного документа.
2. Ни одна из сторон не вправе передавать свои права по Настоящему Договору третьей стороне без письменного согласия другой стороны.

20. УСЛОВИЯ СОГЛОСОВАНИЯ СВЯЗИ МЕЖДУ СТОРОНАМИ

Полномочными представителями сторон по Настоящему Договору являются:

ПОСТАВЩИК: _____________________________ телефон ____________________________

ПОКУПАТЕЛЬ: _____________________________ телефон ____________________________

21. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

1. Настоящий Договор составлен в двух подлинных экземплярах по одному для каждой из сторон.
2. В случаях, не предусмотренных Настоящим Договором, стороны руководствуются действующим гражданским законодательством.
3. После подписания Настоящего Договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях по вопросам, так или иначе касающимся Настоящего Договора, теряют юридическую силу.

22. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА, БАНКОВСКИЕ
    И ОТГРУЗОЧНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
    НА МОМЕНТ ЗАКЛЮЧЕНИЯ НАСТОЯЩЕГО ДОГОВОРА

1. ПОКУПАТЕЛЬ: ___________________________________________________________

Адрес: _________________________________________________________________________

Тел./факс _______________________________________________________________________  

ОКПО _______________ ОГРН __________________ ИНН/КПП ________________________

Расчетный счет № ____________________ в __________________________________________

                                                                                                 (наименование банковского учреждения)

Корреспондентский счет банка ПОКУПАТЕЛЯ: ______________________________________

1. ПОСТАВЩИК:

Адрес: _________________________________________________________________________

Тел./факс _______________________________________________________________________

Расчетный счет № _______________________ в ______________________________________

                                                                                                 (наименование банковского учреждения)

Корреспондентский счет банка ПОСТАВЩИКА: _____________________________________

23.3. Стороны обязуются немедленно письменно извещать друг друга в случае изменения сведений, указанных в п. 23 Настоящего Договора. Сообщение ПОКУПАТЕЛЯ об изменении своих отгрузочных реквизитов принимается к исполнению ПОСТАВЩИКОМ для отгрузки товара, если такое сообщение поступит к ПОСТАВЩИКУ не позднее ________________ дней до начала периода поставки.

Сообщение ПОСТАВЩИКА об изменении своих банковских реквизитов принимается к исполнению ПОКУПАТЕЛЕМ для оплаты товара, если такое сообщение поступит к ПОКУПАТЕЛЮ не позднее ___________________ дней до начала срока оплаты.

24. ПРИЛОЖЕНИЯ К НАСТОЯЩЕМУ ДОГОВОРУ

1. Приложение № 1. Спецификация на ________________ стр.

Приложение к Настоящему Договору составляет его неотъемлемую часть.

ПОКУПАТЕЛЬ                                                                                           ПОСТАВЩИК

_________________                                                                                   __________________
         М.П.                                                                                                                        М.П.

Вопросы для зачета:

1. Что такое  договор?

2. Назовите виды договоров.

3. Разновидностью какого договора является договор поставки?

4. В чем особенность составления, оформления договора поставки?

Ответы: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата  ________________                            

Оценка  ______________                                     Подпись преподавателя ___________________

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 7

ТЕМА: Договорно-правовая документация.

НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТЫ: Составление и оформление претензионно-исковой  документации.

ЦЕЛЬ РАБОТЫ:  Отработать приемы составления и оформления претензионно-исковой документации, отражающей порядок рассмотрения споров между юридическими лицами.

ФОРМРУЕМЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ: ОК 1-3; ПК 1.1-1.4, 2.1-2.4, 3.1-3.4, 4.1-4.4.

ПРИОБРЕТАЕМЫЕ УМЕНИЯ: Студенты смогут составлять и оформлять претензионные письма и исковые заявления.

ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА: рабочая тетрадь.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: кабинет «Документационное обеспечение управления»

НОРМА ВРЕМЕНИ: 90 минут.

ЛИТЕРАТУРА:

1. Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2013. – С. 125-140.
2. Басаков М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления] : учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – Ростов н/Д: Феникс, 2014. – С. 236-240.

Вопросы при допуске к занятию:

1. Что служит причиной для составления претензий?
2. Как оформляются претензии предприятий по нарушению договорных обязательств?
3. Каково содержание и функции искового заявления?

Методические указания

Согласно действующему законодательству предприятия и организации обязаны принять меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий. Претензия – это требование о добровольном устранении нарушения законодательства. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма.

Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензии.

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучении в срок ответа на претензию заявитель в праве подать иск в Арбитражный суд.

Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчиков в принудительном порядке претензионных сумм.

Задание № 1.

На основании договора № 15/30 от 05.12.2015 о поставке обогревательных приборов АО «Меркурий» (Поставщик) обязана была поставить ПАО «Вымпел» (Покупатель) в I квартале 2016 года товар на общую сумму 500 тыс. руб.

Фактически в I квартале 2016 года ПАО «Вымпел» было поставлено товара на сумму 300 тыс. руб. На основании п.9.1. договора поставки за недопоставку товара поставщик в 30-дневный срок обязан выплатить штраф в размере 20% от стоимости не поставленного товара. В связи с этим Покупатель предъявил претензию Поставщику, которая была отклонена по причине неправильного оформления. Покупатель отказ считает необоснованным, так как сделал правильный расчет претензии, приложены все подтверждающие претензию документы.

Составьте и оформите претензионное письмо в адрес Поставщика и исковое заявление о взыскании неустойки.

Порядок выполнения задания № 1:

1. Рассчитайте сумму неустойки за просрочку поставки товара в размере 20% от стоимости не поставленного товара.
2. Укажите в заголовочной части претензии наименование фирмы, предъявившей претензию, а также наименование фирмы, к которой предъявлена претензия, их адреса, номер претензии и дату, в заголовке текста – сумму штрафа в рублях.
3. В тексте претензии укажите обстоятельства, послужившие основанием для предъявления претензии, доказательства, подтверждающие изложенные в претензии обстоятельства; сумма требований заявителя и расчет этих требований.
4. В бланке искового заявления заполните пропущенные места с учетом данных претензии.

Решение:

Вопросы для зачета:

1. Какие основные реквизиты содержит претензия?
2. Какие основные реквизиты содержит исковое заявление?

Ответы: _______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата     __________________

Оценка  _________________                                     Подпись преподавателя ________________

 ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8

ТЕМА: Понятие документооборота, регистрация документов.

НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТЫ: Регистрация входящей, исходящей и внутренней документации. Заполнение регистрационных форм (журналы, регистрационно-контрольные карточки).

ЦЕЛЬ РАБОТЫ:  Отработать приемы регистрации документов.

ФОРМРУЕМЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ: ОК 1-3; ПК 1.1-1.4, 2.1-2.4, 3.1-3.4, 4.1-4.4.

ПРИОБРЕТАЕМЫЕ УМЕНИЯ: Студенты смогут регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, заполнять регистрационные журналы, регистрационно-контрольные карточки.

ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА: рабочая тетрадь, образцы документов.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: кабинет «Документационное обеспечение управления»

НОРМА ВРЕМЕНИ: 90 минут.

ЛИТЕРАТУРА:

1. Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2013. – С. 196-201.
2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Издательский центр «Академия», 2012. – С. 123-129.

Вопросы при допуске к занятию:

1. Какие виды работ выполняются при обработке входящей корреспонденции?
2. Какие отметки и где могут и должны проставляться на поступающем документе?
3. Что такое резолюция и где она (они) проставляется?
4. С какой целью регистрируются документы?

Методические указания

Регистрация документов – одна из важнейших делопроизводственных операций. От того, насколько профессионально грамотно будет организован процесс регистрации документов, во многом зависит эффективность документационного обеспечения управления в целом. Суть регистрации заключается в фиксации получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах (журналах, карточках).

Каждая организация самостоятельно определяет, какие регистрационные формы будут применяться в делопроизводстве. Основные регистрационные формы – журнальная и карточная. Формы регистрационного журнала и регистрационно-контрольной карточки не регламентированы, т.е. состав и расположение реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ организации (прил. 5). Обязательные регистрационные реквизиты перечислены в ГСДОУ. Дополнительные определяются самой организацией.

Задание № 1.

Зарегистрируйте внутренний документ в журнале и регистрационно-контрольной карточке.

Акционерное общество «Союз»

(АО «Союз»)

ПРИКАЗ

12.11.2016                  № 18

О мерах по обеспечению сохранности документов

В целях совершенствования организационного и документационного обеспечения деятельности организации и обеспечения сохранности документов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе: председатель – заместитель директора по персоналу Яковлев Я.Я.

Члены комиссии:

1. Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С.

2. Начальник отдела кадров Белов Б.А.

3. Менеджер Андреев А.Б.

2. Комиссии проверить организацию и условия хранения управленческих документов и представить на утверждение акт проверки до 20.12.2016.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор АО «Союз»                               Кузьмин                                                  С.С. Кузьмин

В дело № 01-05. Акт проверки от 19.12.2016 № 27.

Решение:

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Задание № 2.

 Зарегистрируйте входящий документ в журнале и регистрационно-контрольной карточке.

Департамент образования, науки и                                         Директорам школ

молодежной политики Воронежской области

Воронежский    

радиотехнический колледж                                                      Антоновой В.С.

                                                                                                    Довести эти новости

 Ул. Декабрьская, 5                                                                   до сведения учащихся школы

 г. Воронеж, 325 400                                                                 до 01.04.2016

 Т. 52-11-84, ф. 53-32-36                                                          Сидоров  24.03.2016

15.03.2016                  № 1612

Об открытии новых специальностей

Администрация колледжа сообщает об открытии в новом учебном году двух специальностей:

1. Программрирование в компьютерных системах.

2. Право и организация социального обеспечения.

Правила приема общие.

Директор колледжа                               Мартынюк                                     Л.Б. Мартынюк

Степанова Л.П.

52-34-85

В дело 06-18

Информация доведена

На собрании 27.03.2016

Семенова      В.Л. Семенова

28.03.2016

Решение:

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ  ДОКУМЕНТОВ

Продолжение

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Задание № 3.

Зарегистрируйте исходящий документ в журнале и регистрационно-контрольной карточке.

Акционерное общество                                            Генеральному директору

«Леса России»                                                           АО «Российская ассоциация друзей леса»

(АО «Леса России»)                                                 А.М. Дроздову

Петровская ул., д. 10,                                                Остоженка ул., д. 5,

Москва, 121 235                                                         Москва, 123 185

Тел./факс: (495) 233-18-45

ОКПО 12345678      ОГРН 1234567890123

ИНН/КПП 1234567890/123456789

21.08.2016             № 2/01-18

На № 186 от 14.08.2016

Уважаемый Алексей Михайлович!

Представляю Вам предложения для разработки «Методических рекомендации по тушению пожаров с применением авиации».

Приложение: предложения на 5 л. в 3 экз.

Генеральный директор                                    Круглов                                         О.М. Круглов

О.М. Толмачева

233 16 18

В дело № 03-15

21.08.2016   Мухин

Решение:

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ  ДОКУМЕНТОВ

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Контрольное итоговое задание:

1.Из приведенных ниже утверждений выберите правильные. Ответы запишите в тетрадь:

1.1. Все поступающие в организацию документы регистрируются  службой ДОУ.

2. Поступившие в организацию документы регистрируются службой ДОУ выборочно по указанию ее руководителя.
3. Служба ДОУ не регистрирует бухгалтерские документы.
4. Из поступивших в организацию документов служба ДОУ регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю.
5. В службе ДОУ регистрируются все поступающие в организацию документы, за исключением перечисленных в "Перечне документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ".

Ответ: ________________________________________________________________________________

2. Ниже указаны реквизиты, которые вносятся одной из организаций в регистрационную форму при регистрации поступающих писем. Определите, какие обязательные для регистрации документов реквизиты пропущены в приведенном перечне. Ответ запишите в тетрадь:

1. Дата поступления документа в организацию.
2. Краткое содержание документа.
3. Резолюция.
4. Наименование документа.
5. Номер документа.
6. Расписка исполнителя в получении документа.
7. Количество листов и экземпляров документа.

Ответ: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Определите, для регистрации каких документов предназначен следующий журнал. Ответ запишите в тетрадь:

Ответ: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

4. Определите, правильно ли разработан следующий журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов. Ответ запишите в тетрадь:

Ответ: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

Дата     __________________

Оценка  _________________                                     Подпись преподавателя ________________

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9

ТЕМА: Организация оперативного хранения документов.

НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТЫ: Составление и оформление номенклатуры дел.

ЦЕЛЬ РАБОТЫ:  Отработать приемы составления сводной номенклатуры дел предприятия.

ФОРМРУЕМЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ: ОК 1-3, 6-7; ПК 1.1-1.4, 2.1-2.4, 3.1-3.4, 4.1-4.4.

ПРИОБРЕТАЕМЫЕ УМЕНИЯ: Студенты смогут составлять и оформлять сводную номенклатуру дел предприятия.

ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА: рабочая тетрадь, образец оформления сводной номенклатуры дел организации, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: кабинет «Документационное обеспечение управления»

НОРМА ВРЕМЕНИ: 90 минут.

ЛИТЕРАТУРА:  

1. Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2013. – С. 202-206.
2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Издательский центр «Академия», 2012. – С. 142-150.

Вопросы при допуске к занятию:

1. С какой целью разрабатывается номенклатура дел?
2. С кем согласовывается номенклатура дел?
3. Как подводятся итоги формирования дел за год?
4. Что значит «переходящее» дело?
5. Что такое схемы документооборота, зачем они нужны?
6. Каков срок использования конкретной номенклатуры в организации?
7. Для чего используется графа «Примечание» в номенклатуре дел?

Методические указания

Для документационного обеспечения управления работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается служба (подразделение) документационного обеспечения управления (ДОУ).

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации – это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел (прил. 7).

Задание № 1.

В организационной структуре ОАО «Кворум» выделены структурные подразделения: секретариат, бухгалтерия, отдел кадров. За 2016  год в структурных подразделениях фирмы были сформированы 16 дел. Из них 4 – временного до 10 лет включительно, 4 – временного свыше 10 лет, 8 – постоянного. Вы работаете секретарем-референтом директора ОАО «Кворум», занимаетесь систематизацией документов и формирование дел.

Пользуясь Примерным перечнем управленческих документов с указанием сроков хранения (прил. 6), разработайте содержательную часть номенклатуры дел ОАО «Кворум».

Порядок выполнения задания № 1:

1. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.
2. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
3. В качестве разделов номенклатуры используются наименование структурных подразделений предприятия.
4. В начале каждого раздела указывают наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы, затем – переписка и другие справочно-информационные документы, в конце – журналы регистрации.
5. Содержательная часть номенклатуры дел оформляется таблицей. Для ее заполнения используйте приложением 6 «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
6. Номенклатура утверждается директором, подписывается составителем (секретарем-референтом) и архивистом.
7. В конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве дел, заведенных в текущем году, которая заверяется подписями составителя и архивиста.

Решение:

________________________________________________________________________________

Публичное акционерное общество «КВОРУМ»                                   УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                  Генеральный директор

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                                                     ПАО «КВОРУМ»

                                                                                                                  Аронов  И.В. Аронов

25.12.2015                         № 7                                                                25.12.2015

На 2016 год

Секретарь-референт                                                                                   _____________________

Зав. архивом                                                                                                _____________________

ОДОБРЕНО

Протокол заседания

Экспертной комиссии ПАО «Кворум»

от ______________ № ______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ПАО «КВОРУМ» 2014 г.

Секретарь-референт                                                                                   _____________________

Зав. архивом                                                                                                _____________________

________________________________________________________________________________

Контрольное итоговое задание:

1.Определите, какие из приведенных ниже утверждений являются правильными. Укажите номера правильных ответов:

1.1. Номенклатура дел организации является необходимым документом для правильного формирования в дела других документов.

1.2. Поиск документов организации невозможен при отсутствии номенклатуры дел.

1.3. Можно систематизировать документы в делопроизводстве без номенклатуры дел организации.

1.4. Номенклатура дел организации на очередной календарный год составляется в четвертом квартале текущего года.

1.5. В организациях достаточно разрабатывать номенклатуры дел структурных подразделений.

1.6. Все дела, образующиеся в организации, нумеруются сплошной порядковой нумерацией.

1.7. Индекс дела должен включать номер структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения.

2. Ниже перечислена информация, включаемая в номенклатуру дел организации. Определите, какие виды информации здесь отсутствуют. Ответ запишите в тетрадь:

2.1. Дата документа.

2.2. Подпись руководителя службы ДОУ организации.

2.3. Номер документа.

2.4. Гриф утверждения.

2.5. Индекс дела.

2.6. Заголовок к тексту документа (на какой календарный год составлена номенклатура дел).

2.7. Количество единиц хранения.

2.8. Наименование организации.

2.9. Гриф согласования номенклатуры дел с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

2.10. Срок хранения и номер статей по перечню.

2.11. Гриф согласования номенклатуры дел с экспертной комиссией организации.

2.12. Заголовок дела.

Ответ: _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Как следует показать в номенклатуре дел, что предусмотренное в ней дело не заведено? Укажите номер правильного ответа:

3.1. Зачеркнуть заголовок незаведенного дела и расписаться в графе "Примечание".

3.2. Не вносить никаких изменений, т. к. эта информация не отражается в номенклатуре дел.

3.3. Поставить в графе "Примечание" отметку "Не заведено" и расписаться.

3.4. Перепечатать страницу номенклатуры дел, исключив из нее заголовок незаведенного дела.

4. Какую информацию содержит итоговая запись к номенклатуре дел? Укажите номера правильных ответов:

1. Общее количество заведенных дел.
2. Сроки хранения документов.
3. Количество незаведенных дел.
4. Информацию о сдаче дел на архивное хранение.
5. Количество утраченных в течение года дел с указанием причин утраты.
6. Количество переходящих дел.
7. Категории заведенных дел.
8. Количество дел, подлежащих рассмотрению на экспертно-проверочной комиссии.

Дата     __________________

Оценка  _________________                                     Подпись преподавателя ________________

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 10

ТЕМА: Использование ПЭВМ в делопроизводстве.

НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТЫ: Работа с шаблонами Microsoft Office (заполнение бланков-формуляров организационно-распорядительной документации).

ЦЕЛЬ РАБОТЫ:  Отработать приемы создания организационно-распорядительных документов в редакторе Microsoft Word на основе шаблонов, как стандартных, так и вновь созданных пользователем.

ФОРМРУЕМЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ: ОК 1-3, 5; ПК 1.1-1.4, 2.1-2.4, 3.1-3.4, 4.1-4.4.

ПРИОБРЕТАЕМЫЕ УМЕНИЯ: Студенты смогут составлять письмо на основе готового шаблона, превращать созданный приказ в шаблон, использовать шаблон приказа для создания нового приказа.  

ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА: IBM/PC, программа Word, рабочая тетрадь.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: лаборатория «Учебная бухгалтерия».

НОРМА ВРЕМЕНИ: 90 минут.

ЛИТЕРАТУРА:  Басаков М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления] : учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – Ростов н/Д: Феникс, 2014. – 275-290 с.

Вопросы при допуске к занятию:

1. Каков состав типовых возможностей компьютерных программ по автоматизации ДОУ?
2. Что такое текстовый процессор, каково его применение?
3. Что такое интегрированный офисный пакет?

Методические указания

 Шаблон - это документ, сформировав который один раз, затем можно использовать для создания других документов. Создав свой шаблон, содержащий неизменяемую часть документа, можно впоследствии только вносить нужные правки в документ.

Любой документ текстового редактора Word создается на основе шаблона. Даже пустой документ, который мы привыкли видеть на экране после запуска программы, создается на основе шаблона заданного по умолчанию, его имя - normal.dot. Кроме этого стандартного шаблона, в редакторе есть несколько других для создания писем, факсов, заявлений и других типичных документов. Воспользоваться этими стандартными шаблонами можно, выбрав "Файл -> Создать". В результате в окне редактора появился область задач "Создание документа" (рис. 1.).

Рис. 1. Область задач "Создание документа" в окне текстового редактора Word.

Для создания нового документа на основе шаблона можно использовать стандартные шаблоны, которые были включены в пакет Microsoft Office при его установке, либо шаблоны, размещенные на сайте программы (для этого предназначена ссылка "Шаблоны на узле Office Online"). В результате выбора первого пункта откроется окно для выбора шаблона. Обратите внимание, что шаблоны размещены на вкладках в соответствии с их предназначением. Выберите нужный шаблон, например "Современная записка". В результате будет создан новый документ на основе выбранного шаблона, в документе будут размещен текст шаблона, который теперь можно изменить в соответствии с необходимостью.

Если вы создали документ, который можно использовать для создания других документов, внося лишь незначительные изменения, превратите его в шаблон. Для этого его достаточно сохранить в формате шаблона, выбрав "Файл" -> "Сохранить как", и в поле "Тип файла" выбрать значение "Шаблон документа (*.dot)". Обратите внимание на место сохранения нового шаблона - по умолчанию шаблоны сохраняются в папке "Шаблоны" (рис. 2), которая размещена в директорииDocuments and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft. Это расположение менять не рекомендуется.

Рис. 2. Сохранение файла как шаблона.

После того, как шаблон сохранен, его можно использовать для создания документов. Выбрав "Файл -> Создать" и воспользовавшись ссылкой "На моем компьютере" увидеть сохраненный ранее шаблон можно на вкладке "Общие".

Рис. 3. Создание документа, базирующегося на собственном шаблоне.

На основе готового шаблона, то ли стандартного, то ли ранее созданного пользователем, можно создать новый шаблон. Сделать это удобно опять же в том случае, когда необходимо создавать много одинаковых документов, пусть с незначительными отличиями от уже существующего шаблона. Создать новый шаблон на основе готового шаблона можно так же, как и на его основе новый файл - выберите для этого "Файл -> Создать", воспользуйтесь ссылкой "На моем компьютере", в окне "Шаблоны" выделите нужный шаблон и отметьте переключатель "Шаблон", который размещен над кнопками "Ок" и "Отмена". В результате будет создан новый шаблон, в котором будут размещены элементы предыдущего шаблона, при этом в новый шаблон можно внести все необходимые изменения и сохранить его под новым именем.

Задание № 1.

Создайте письмо на основе стандартного шаблона «Современное письмо», который включен в пакет Microsoft Office.Текст письма возьмите из практической работы № 8 задание № 3. Распечатайте письмо и приложите к рабочей тетради.

Порядок выполнения задания № 1:

1. Создайте новый документ в текстовом редакторе Word.
2. Выберите "Файл -> Создать". В результате в окне редактора появится область задач "Создание документа". Воспользуйтесь ссылкой "На моем компьютере".
3. На вкладке «Письма и факсы» выберите стандартный шаблон «Современное письмо».
4. Заполните необходимые поля текстом из задания № 3 практической работы № 8, результат выведите на печать.

Задание № 2.

Создайте шаблон приказа по основной деятельности ОАО «Русский лен», используя макет оформления приказа с продольным расположением реквизитов (приложение 2).

Порядок выполнения задания № 2:

1. Создайте новый документ в текстовом редакторе Word.
2. Измените параметры форматирования.  Установите: шрифт – Times New Roman, размер шрифта – 14 пунктов; параметры абзаца: выравнивание текста – по ширине страницы, отступ первой строки – 12,5 мм, межстрочный интервал - Полуторный.
3. Наберите текст из приложения  2.
4. Сохраните новый документ в формате шаблона, выбрав "Файл" -> "Сохранить как", и в поле "Тип файла" выбрать значение "Шаблон документа (*.dot)". Шаблон приказа сохранится по умолчанию в папке «Шаблоны».

Задание № 3.

На основе шаблона приказа по основной деятельности ОАО «Русский лен» создайте новый документ. Для этого воспользуйтесь  ранее составленным приказом  в практической работе № 3 задание № 1. Распечатайте приказ и приложите к рабочей тетради.

Порядок выполнения задания № 3:

1. Выберите "Файл -> Создать". В результате в окне редактора появится область задач "Создание документа". Воспользуйтесь ссылкой "На моем компьютере".
2. На вкладке "Общие" выберите сохраненный ранее шаблон.
3. Внесите необходимые изменения в приказ из задания № 1 практической работы № 3.
4. Приказ выведите на печать.

Дата     __________________

Оценка  _________________                                     Подпись преподавателя ________________

Приложение 1

Расположение основных реквизитов (формуляр-образец документа)

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система

организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
(принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3. Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

                                         Минюст России

                                        Департамент информатизации

                                        и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                              Генеральному директору

                                                   ОАО "Северные регионы"

                                                   В.А. Лагунину

или

                                                   АО "Электроцентромонтаж"

                                              Главному бухгалтеру

                                              В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                    Администрации районов

                                                    Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

                                                  Главному редактору

                                                       Издательского дома

                                                       "Медиадом"

                                                       Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                            Государственное учреждение

                               Всероссийский научно-исследовательский

                               институт документоведения и архивного дела

                               Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                               Образцову О.П.

                                                 ул.Садовая, д.5, кв.12,

                                                 г.Липки, Киреевский р-н,

                                                 Тульская обл., 301264

3.16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                              УТВЕРЖДАЮ

                                              Президент ЗАО "Ростекстиль"

                                              Личная подпись В.А. Степанов

                                              Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                              Генеральный директор

                                           АО "Электронные технологии"

                                        Личная подпись      Л.В. Кузнецов

                                                       Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

                                            УТВЕРЖДЕН

                                            решением общего собрания

                                            акционеров от 05.04.2003 N 14

или

                                            УТВЕРЖДЕНО

                                            приказом ВНИИДАД

                                            от 05.04.2003 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

                                        Морозовой Н.В.

                                        Федосеевой Н.А.

                                        Прошу подготовить проект

                                        договора с Консалтинговой группой

                                        "ТЕРМИКА" к 05.10.2003

                                        Личная подпись

                                        Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

               в 1 экз.

            2. Правила подготовки   и  оформления  документов  Управления

               регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к

            нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                                      Приложение N 2

                                                      к приказу Росархива

                                                      от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

                                                    ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

                                               к приказу Минздрава России

                                                   от 05.06.2003 N 251

3.22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий            Личная подпись            А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент                      Личная подпись            А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО "Партнер"                       Личная подпись            Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института                  Личная подпись              М.В. Ларин

Главный бухгалтер                   Личная подпись             З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора                   Заместитель директора

по научной работе                       по научной работе

Личная подпись       Ю.Г. Демидов        Личная подпись       К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                    Личная подпись         В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии                       Личная подпись       А.Н. Сокова

                                     Личная подпись       А.С. Красавин

                                     Личная подпись       О.И. Рысков

3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись            А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2003 N 10

3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись         А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись         А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров            Личная подпись            Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Приложение 2

Макет оформления приказа (с продольным расположением реквизитов)

Герб РФ, герб республики

(если государственное предприятие)

Наименование министерства

(если государственное предприятие)

Наименование организации

ПРИКАЗ

________________                                                                                       № __________

                          Дата

______________________________

Место издания документа

Заголовок к тексту приказа

(Краткое содержание, выраженное отглагольным существительным  в предложном падеже, начинается предлогом «О»)

Текст

Констатирующая часть (приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении) отделяется от распорядительной части словом

ПРИКАЗЫВАЮ:

Распорядительная часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов):

1. Полное наименование должности исполнителя Фамилия И.О. (в дательном падеже) или наименование структурного подразделения – предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме, - срок исполнения (без слова «срок»).
2. Полное наименование должности Фамилия И.О. или наименование структурного подразделения (если в пункте приказа несколько предписываемых действий, разных по характеру, то каждое из них выделяется в подпункт):

2.1. Предписываемое действие и срок исполнения

2.2. То же.

3. Последний пункт приказа определяет контроль за исполнением приказа и имеет постоянную формулировку: Контроль за исполнением приказа возложить на …(указывается структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль; наименование должности, Фамилия И.О. пишутся в винительном падеже).

Должность руководителя                               Подпись                                      Инициалы, фамилия    

Визы согласования должностных лиц

(на  оборотной стороне листа)

Приложение 3

Макет оформления полного протокола (с угловым расположением реквизитов)

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

00.00.2012          № 00

Заголовок к тексту

Вид коллегиальной работы

и наименование работы

органа (в именительном падеже)

Текст

Председатель                    И.О. Фамилия

Секретарь                          И.О. Фамилия

Присутствовали:   И.О. Фамилия членов коллегиального органа – в алфавитном порядке. Если      

                                количество членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывается их

                                общее количество и в скобках – (регистрационный лист прилагается).

Приглашенные:     Наименование должности И.О. Фамилия (в наименование должности включается    

                                наименование организации) приглашенных – в алфавитном порядке.

Повестка дня:

1. О (о чем слушается вопрос). Доклад (отчет, сообщение, информация) наименование должности И.О. Фамилия (в родительном падеже).

2. О… (Далее, как в п.1).

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия – Краткая запись содержания доклада (отчета, сообщения, информаций), изложенная в первом лице.

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия – Краткая запись выступления, изложенного в первом лице. (При необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности).

И.О. Фамилия – Краткое содержание выступления. Если текст выступления прилагается к протоколу, то указывают – Доклад прилагается.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Текст 1-го пункта постановления по первому вопросу. Излагается в неопределенной форме (возложить, поручить, предложить, организовать и т.д.).

Постановляющая часть протокола строится по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо (наименование должности – не всегда, И.О. Фамилия).

1.2. Текст 2-го пункта постановления по первому вопросу.

Если постановление содержит однородный по характеру вопрос, то делить постановления на пункты не нужно.

2. Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПАЛИ – ПОСТАНОВИЛИ.

Председатель                                                        подпись                                              И.О. Фамилия

Секретарь                                                              подпись                                              И.О. Фамилия

Приложение 4

Макет оформления акта (с угловым расположением реквизитов)

Приложение 5

Формы регистрационных журналов и регистрационно-контрольной карточки.

Примеры заполнения регистрационных форм

Форма журнала регистрации внутренних документов (по видам и разновидностям)

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Форма журнала регистрации входящих документов

Продолжение

Форма журнала регистрации исходящих документов