Реферат "Инвентаризация денежных документов и бланков строгой отчётности"
учебно-методический материал

Введение....... ……………………………………………………………………3

Глава 1. Общее понятие инвентаризации....... ………………………………..4

1.1. Инвентаризация и ее цели....... ……………………………………………4

1.2. Правила составления и оформления инвентаризационных описей....... 6

1.3. Документальное оформление инвентаризации....... …………………….10

Глава 2. Внутренний контроль за движением денежных средств, их инвентаризация..................................................................................................... 13

2.1. Инвентаризация денежных средств.......................................................... 13

2.2. Внутренний контроль над движением денежных средств..................... 15

Заключение........................................................................................................ 17

Список используемой литературы.................................................................. 19

Введение

Для повышения эффективности функционирования предприятия необходимо обеспечить четко действующую систему учета и контроля его средств и источников. Самофинансирование и самоокупаемость большинства предприятий повышает роль учета и контроля над рациональным использованием всех средств.

Актуальной проблемой социально-экономического развития нашего общества на современном этапе является обеспечение сохранности хозяйственных ресурсов, их рационального и экономического использования. А одним из наиболее важных средств контроля над сохранностью хозяйственных средств является инвентаризация, в процессе которой проверяется сохранность ценностей и сверяется фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета. Одной из основных задач бухгалтерского учета в соответствии с Законодательством РК "О бухгалтерском учете" является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внешним и внутренним пользователям бухгалтерской отчетности. Цель инвентаризации имущества - проверка достоверности данных бухгалтерского баланса и отчетности предприятия. Она позволяет в натуральном измерителе сравнить правильность ведения документации всех хозяйственных операций организации, выявить фактическое наличие и качественное состояние имущества предприятия. Нельзя не учитывать, проводя инвентаризацию, такие негативные явления, как хищения, естественную убыль. Целью реферата является углубленное изучение общей характеристики инвентаризации. Систематизация и закрепление знаний по данной теме, развитие навыков самостоятельного исследования и обобщение выводов.

Глава 1.  Общее понятие инвентаризации

1.1.Понятие инвентаризация и ее цель

Инвентаризация – установление на определенный момент фактического наличия средств и их источников, фактически произведенных затрат путем пересчета инвентаризируемого объекта в натуре, т.е. снятие остатков, или путем проверки учетных записей. С помощью инвентаризации проверяют правильность данных текущего учета и выявляют ошибки, допущенные в учете. Инвентаризация необходима для уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества предприятия.

Инвентаризации подлежат все имущество (все виды имущества, принадлежащие предприятию независимо от его местонахождения; имущество, не принадлежащее предприятию, но числящееся в бухгалтерском учете; имущество, не учтенное по какой-либо причине) и все виды финансовых обязательств.

Различают полную и частичную инвентаризацию: полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации, частичная инвентаризация – один или несколько видов имуществ и обязательств (например, только денежные средства, материалы на одном складе и т.д.). По объему проверки инвентаризации делятся на сплошные и выборочные.

Инвентаризации могут быть плановыми, которые производятся в заранее установленные сроки, и внеплановыми (внезапными), которые проводятся неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие ценностей. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, порядок и сроки их проведения и перечень проверяемого имущества и обязательств устанавливается руководителем предприятия, кроме случаев, когда в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризации обязательно, а именно:

— при выкупе, продаже имущества организации, передаче его в аренду, а также при преобразовании государственного или муниципального предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств может проводиться один раз в 3 года, а библиотечных фондов – один раз в 5 лет. В районах на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

— при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

— при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;

— в случае аварии, стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации предприятия перед составлением ликвидационного баланса;

— в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

1.2. Правила составления и оформления инвентаризационных описей.

Для проведения инвентаризации имущества и обязательств организации создается инвентаризационная комиссия, включающая представителей администрации, работников бухгалтерской службы, службы внутреннего контроля, при необходимости - представителей внешнего аудита. Состав этой комиссии утверждается руководителем организации.

После утверждения приказа о назначении председателю инвентаризационной комиссии выдается письменное распоряжение за подписью руководителя, в котором, кроме состава комиссии, указаны номер и дата приказа, объект, который подлежит инвентаризации, сроки начала и окончания работ.

Для точной и полной проверки фактического наличия имущества и обязательств инвентаризационная комиссия полностью обеспечивается рабочей силой для перемещения грузов, перевешивания, технически исправными весовыми, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой и т. п.

До проведения инвентаризации все члены комиссии подробно знакомятся с материалами последней инвентаризации, проведенной по данным объектам, и с мерами, принятыми по ее результатам.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, инвентаризационной комиссии необходимо:

опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения имущества, имеющие отдельные входы и выходы;

получить последний на момент инвентаризации реестр приходных и расходных документов или отчеты о движении имущества, подлежащего инвентаризации;

проверить исправность приборов, используемых комиссией в процессе проведения инвентаризации, и соблюдение установленных сроков их клеймения.

Далее председатель инвентаризационной комиссии подписывает все расходные и приходные документы, приложенные к этим реестрам (отчетам) с указанием, до инвентаризации по состоянию на «…,,(дата), что служит бухгалтерии или лицу, ведущему бухгалтерский учет, основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица представляют расписки о том, что к началу инвентаризации все имущество, поступившее на хранение, оприходовано, а выбывшее списано в расход. Все расходные и приходные документы на имущество, находящееся у них в подотчете, сданы в бухгалтерию.

Аналогичные расписки принимаются и от лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение, а также доверенности на получение имущества.

Инвентаризация имущества производится по местонахождению имущества. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещение, где хранится инвентаризируемое имущество, ежедневно опечатывается в присутствии членов комиссии и материально ответственного лица. Если при проведении инвентаризации комиссия не имеет возможности произвести подсчет имущества в данном помещении и записать их в опись сразу, то на группу уже просчитанного (про инвентаризированного) имущества прикрепляются ярлыки фактического наличия имущества.

Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственного лица, но это лицо не может быть членом инвентаризационной комиссии на своем участке. При смене материально ответственного лица в ходе проверки фактического наличия имущества, лицо, принявшее это имущество, расписывается в инвентаризационных описях в их получении, а сдавшее - в их сдаче.

При проведении инвентаризации имеют место следующие отклонения и нарушения, в результате которых эффект от проведения инвентаризации не достигается, и процедура сверки фактического наличия в данными учета превращается в формальность:

Инвентаризация проводится неправомочными на это лицами. В составе комиссии числятся материально-ответственные лица.

В ходе проведения инвентаризации происходит замена членов комиссии.

До проведения инвентаризации не опечатаны складские и подсобные помещения, через которые имеется доступ к товарно-материальным запасам.

Инвентаризация проводится без взвешивания, подсчета, измерения со слов материально-ответственных лиц.

Не производятся вскрытие тары, пересчет и взвешивание товаров.

Окончание начавшейся инвентаризации переносится на другой срок.

Для обеспечения непрерывного контроля в периоды между инвентаризациями на предприятии возможно проведение выборочных инвентаризаций по отдельным наименованиям товарно-материальных запасов.

Наиболее характерные случаи неправильного отражения в учете установленных организацией недостач или излишков материалов:

списание недостач на себестоимость продукции;

списание недостач материалов одного вида за счет излишков другого как пересортица;

числящиеся суммы недостачи материалов на счет с мотивацией последующего выяснения причин ее образования.

Специфика некоторых производств вызывает необходимость проведения инвентаризаций с применением специальных процедур в виде контрольного обмера, лабораторного анализа, обследования и экспертизы. В таких случаях в инвентаризационную комиссию следует включать специалистов - технологов, экспертов, инженеров-техников, не ограничиваясь учетно-бухгалтерскими работниками. Например, для контрольного обмера законченных работ по строительству характерно его проведение одновременно с инвентаризацией стройматериалов. При этом, до начала обмера, следует все наряды на выполненные работы закрыть и на них составить акты приемки. Контрольными обмерами можно определить расход материалов по данным учета и сличить их с данными обмера, сравнить фактический расход материалов с нормами.

Процедуры внутреннего контроля предприятия основываются на защитных принципах бухгалтерского учета, в том числе двойной записи, балансовом обобщении, контрольной, аналитической и других функциях.

1.3.Документальное оформление инвентаризации

Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи это лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, оговаривается отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

Инвентаризации могут подлежать принадлежащее организации имущество независимо от его местонахождения, а также не принадлежащее ей, но числящееся в бухгалтерском учете (на хранении, арендованное по договору, полученное для переработки, принятое на комиссию), также имущество, не учтенное по каким-либо причинам, и все виды обязательств.

На имущество, которое не принадлежит организации, но находится у него, рекомендуется составлять отдельные инвентаризационные описи. И также составляется отдельная опись на имущество, пришедшее в негодность.

После проведения инвентаризации все оформленные инвентаризационные акты и описи, сличительные ведомости в соответствии с формами, утвержденными постановлением Госкомстата Республики Казахстан от 16.ноября 1994 года. № 73 ,,Об утверждении альбома межведомственных форм первичной учетной документации», сдаются в бухгалтерию или лицу, ведущему бухгалтерский учет организации.

Глава 2. Внутренний контроль за движением денежных средств, их инвентаризация

2.1. Инвентаризация денежных средств

Инвентаризация кассы проводится с полным полистным пересчетом всех денежных купюр, ценных бумаг, денежных документов, бланков строгой отчетности по видам с указанием в акте названия, номера, серии и номинальной цены и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги (акции, облигации, чеки, векселя и другие документы, выпускаемые в соответствии с законодательством в качестве ценных бумаг).

Денежная наличность включается в акт по купюрам и сумме.

В акте инвентаризации наличия денежных средств остатки находящихся в кассе денежных средств сверяются с данными учета на день инвентаризации, и выносится результат. При обнаружении комиссией недостачи или излишков в акте указывается сумма.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся на этом счете сумм:

при сдаче денежной наличности - с данными квитанции банка, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу денег инкассаторам обслуживающего банка и т. п.;

по суммам, переведенным собственником или другими организациями - согласно полученным от них извещениям (авизо) с указанием даты, номера поручения, суммы и наименования обслуживающего банка или почтового отделения, принявшего перечисление.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банке на текущем счете в тенге, на текущем счете в валюте и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерской службы индивидуального предпринимателя или организации, с данными по выписке банков.

2.2.Внутренний контроль над движением денежных средств

Это политика и процедуры, разработанные чтобы:

- защитить активы, обеспечить соответствие с финансовой политикой субъекта;

- обеспечить достоверность данных, отраженных на бухгалтерских счетах.

Денежные средства легко скрыть и перевезти, на них нет знаков принадлежности, и они являются конвертируемыми. Риск кражи напрямую связан с тем, что отдельные лица имеют доступ к системе учета и могут получить разрешение на охрану денежных средств.

Внутренний контроль над движением денежных средств должен выполнять следующие функции:

отдельное хранение и отдельный учет денежных средств;

учет всех операций, произведенных за наличный расчет;

хранение только необходимого остатка в кассе;

периодические проверочные подсчеты остатка в кассе;

физический контроль денежных средств;

контроль над поступлением;

контроль денежных расходов;

контроль денежных средств на расчетных счетах;

сверка кассовых остатков;

сверка расчетных (валютных) счетов.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается комиссия, которая вместе с кассиром, прежде всего, проверяет, соответствует ли помещение кассы требованиям по обеспечению сохранности денежных средств и других ценностей, по технической оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации, созданы ли кассиру условия для работы.

Касса - это специально оборудованное помещение, которое обеспечивает сохранность денег. Во время совершения операций двери запираются с внутренней стороны, ключи от сейфа или железного шкафа хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанном пакете - у руководителя предприятия.

Перед началом инвентаризации комиссия должна получить у кассира последний кассовый отчет с приложением к нему всех приходных и расходных кассовых ордеров и других заменяющих их денежных документов и расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства, а денежные средства, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Эта расписка помещена в заголовочной части акта инвентаризации кассы. Кассовый отчет подписывается главным бухгалтером организации. Комиссия в присутствии кассира проверяет кассовый счет и устанавливает правильность выведенного остатка наличных денег в кассе. Затем комиссия проверяет денежное наличие путем полного полистного пересчета всех хранящихся в кассе денег, независимо от, того находятся ли они в разрозненном виде или в банковской упаковке, ценных бумаг, расчетных чековых книжек, почтовых марок, проездных билетов, путевок в дома отдыха и санатории и т.д.

Заключение

Инвентаризация на предприятиях представляет собой сложный и ответственный участок работы.

Под действием различных факторов в бухгалтерском учете могут возникнуть несоответствия и расхождения. Таковыми могут быть различного рода ошибки, естественные изменения, злоупотребления материально-ответственных лиц. Что бы выявить влияние данных факторов и проводится инвентаризация.

Существует несколько определений инвентаризации.

Значение и роль инвентаризации очень велика. При ее поведении устанавливается фактическое наличие ценностей и денежных средств у материально-ответственного лица, наличие неполноценного и ненужного имущества. Проверяются условия сохранности и состояния основных средств, материальных ценностей и денежных средств. Выявляются недостатки, излишки и злоупотребления.

Инвентаризации как элемент метода бухгалтерского учета тесно связана с другими элементами метода бухгалтерского учета.

Для того чтобы провести инвентаризацию на предприятии приказом руководителя создается постояннодействующая инвентаризационная комиссия. В ее состав входят руководитель или ее заместитель, главный бухгалтер, руководители подразделений, главные специалисты, представители контрольно-ревизионной службы предприятия. Перед тем как проводить инвентаризацию создается рабочая инвентаризационная рабочая комиссия.

Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица. Работа комиссии заключается в определении фактического наличия имущества. Итоги отражаются в инвентаризационных описях, которые подписываются председателем и членами комиссии и передается в бухгалтерию.

В случае если фактические данные не совпали с данными бухгалтерского учета составляется сличительная ведомость, в которую вносятся данные по тем ценностям, по которым выявлены расхождения.

Стоимость выявленных при инвентаризации излишков материальных ценностей, денежных средств и другого имущества подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

Наличие денежных средств, ценных бумаг и бланков строгой отчетности, денежные средства в пути, денежных средств на расчетном, валютном и специальном счетах проверяются при проведении инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности.

Хотелось бы добавить, что для того чтобы облегчить процесс проведения инвентаризации необходимо широко использовать современные средства вычислительной техники, которых на некоторых предприятиях нет.

Список литературы

1. Скала В.И., Скала Н.В., Нам Г.М. Национальная система бухгалтерского учета в Республике Казахстан. ТОО "Издательство LEM". - Алматы, 2007. ч.1 - 420 -430с.

2. Международные стандарты финансовой отчетности - М.: Аскери, 2005. - 316-320с.

3. Абдрасимова Ж.К. Бухгалтерский учет. Учебно-практическое пособие, Караганда, 2001 г.- 128-139с.

4. Жакупова О.М. Финансовый учет КЭУК 2001 г., часть 3.- 211-230с.

5. Китебаева А.К. Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения по дисциплине: Принципы учета 1,2, Караганда 2005г.- 88-100с.

6. Попова Л.А. Бухгалтерский учет: Финансовый аспект - Учебное пособие. Караганда, 2003 - 257с.;

7. Радостовец В.К., Радостовец В.В., Шмидт О.И. Бухгалтерский учет на предприятии. Алматы: Центраудит-Казахстан, 2002.-56-66с.

8. Сейдахметова Ф.С. Современный бухгалтерский учет. Учебное пособие. - Алматы: Экономика, 2000 г.-31-40с.

9. Скала Н.В., Скала В.И. Сборник бухгалтерских проводок г. Алматы, 2005г.-52-58с.

10. Нургалиева Р.Н. Промежуточный финансовый учет. Учебное пособие в 2-