МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ ПМ 03. Выполнение работ по профессии 26353 Секретарь-машинистка МДК 03.02 Документы, корреспонденция, делопроизводство для обучающихся по специальности 46.02.01Документационное обеспечение управл
методическая разработка

Опубликовано 28.10.2021 - 10:38 - Лебедева Яна Георгиевна

Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ 03. Выполнение работ по профессии 26353 Секретарь-машинистка; МДК 03.02 Документы, корреспонденция, делопроизводство для обучающихся по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение, Государственное профессиональное образовательное учреждение «Ленинск-Кузнецкий политехнический техникум».

Скачать:

Вложение	Размер
metod.rekomendatsii_pm.03.docx	113.96 КБ

Предварительный просмотр:

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ЛЕНИНСК-КУЗНЕЦКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель директора по

учебной работе

___________ Е.И. Будасова

«_____»________________

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ

ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ

ПМ 03. Выполнение работ по профессии 26353 Секретарь-машинистка

МДК 03.02 Документы, корреспонденция, делопроизводство

для обучающихся по специальности

46.02.01Документационное обеспечение управления и архивоведение

Ленинск-Кузнецкий 2021

Методические рекомендации рассмотрены на заседании цикловой методической комиссии преподавателей профессиональных дисциплин Государственного профессионального образовательного учреждения «Ленинск-Кузнецкий политехнический техникум» (протокол от «___» __________________№ «___»).

Методические рекомендации рассмотрены и рекомендованы к использованию методическим советом Государственного профессионального образовательного учреждения «Ленинск-Кузнецкий политехнический техникум» (протоколот «___» ______________№ «___»).

Составитель: Лебедева Яна Георгиевна, преподаватель профессиональных дисциплин.

СОДЕРЖАНИЕ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА	4
ПЕРЕЧЕНЬ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ	6
Практическая работа №1….......................................................................	8
Практическая работа №2….......................................................................	9
Практическая работа №3….......................................................................	11
Практическая работа №4….......................................................................	11
Практическая работа №5….......................................................................	13
Практическая работа №6….......................................................................	14
Практическая работа №7….......................................................................	16
Практическая работа №8….......................................................................	18
Практическая работа №9….......................................................................	19
Практическая работа №10….....................................................................	21
Практическая работа №11….....................................................................	23
Практическая работа №12….....................................................................	25
Практическая работа №13….....................................................................	28
Практическая работа №14….....................................................................	31
Практическая работа №15….....................................................................	32
Практическая работа №16….....................................................................	34
Практическая работа №17….....................................................................	34
Практическая работа №18….....................................................................	36
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ………………….	38

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ 03. Выполнение работ по профессии 26353 Секретарь-машинистка; МДК 03.02 Документы, корреспонденция, делопроизводство для обучающихся специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение разработаны в соответствии с ФГОС среднего профессионального образования и рабочей программой профессионального модуля.

Учебным планом и рабочей программой по ПМ 03. Выполнение работ по профессии 26353 Секретарь-машинистка; МДК 03.02 Документы, корреспонденция, делопроизводство предусмотрено 136 часов аудиторных занятий, в том числе 36 часов отведено на практические занятия. Продолжительность занятия указывается в каждой работе.

Выполнение обучающимися практических работ направлено на:

обобщение, систематизацию, углубление, закрепление полученных теоретических знаний по конкретным темам дисциплин и профессиональных модулей;

формирование умений применять полученные знания на практике, реализацию единства интеллектуальной и практической деятельности;

развитие интеллектуальных умений у будущих специалистов: аналитических, проектировочных, конструктивных и др.;

выработку при решении поставленных задач таких профессионально− значимых качеств, как самостоятельность, ответственность, точность, творческая инициатива.

Ведущей дидактической целью практических занятий является анализ проблемных ситуаций, работа с нормативными документами, инструктивными материалами, справочниками, составление проектной, плановой и другой технической и специальной документации.

Каждое практическое занятие состоит из двух частей: задания для подготовки к работе и для её выполнения. Перед выполнением каждой работы обучающийся должен проработать соответствующий материал, используя конспекты теоретических занятий, и рекомендуемую литературу, а так же ознакомиться с основными сведениями, приведёнными в работе. Проверка готовности обучающихся к занятию проводится путём устного опроса.

Практическое занятие в зависимости от содержания могут выполняться обучающимися индивидуально или группой.

Получив инструкцию, обучающийся приступает к выполнению работы, в процессе которой преподаватель обращает внимание обучающихся на правильность выполнения заданий, организацию и санитарное состояние рабочего места, соблюдение правил техники безопасности.

По окончании занятий обучающийся самостоятельно делает выводы по проведённому занятию.

В результате выполнения практических заданий обучающийся должен:

уметь:

- пользоваться нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления;

- определять нормы времени на делопроизводственные операции;

- конструировать различные виды бланков служебных документов;

- составлять, редактировать и оформлять организационно-распорядительные документы;

- оформлять организационно-распорядительные документы с помощью пакета офисных программ MicrosoftOffice;

знать:

- терминологию делопроизводства;

- классификацию служебных документов;

- единые требования и правила оформления документов в соответствии с ГОСТ;

- виды и состав бланков служебных документов, требования к их конструированию;

- общие требования к содержанию текстов служебных документов, формы изложения текстов;

- основные группы организационно-распорядительных документов, отличительные особенности их оформления;

- этапы составления служебных документов;

- правила оформления документов с использованием пакета офисных программ MicrosoftOffice;

-«слепой» десятипальцевый метод печати.

Критерии оценки практических работ

Оценка «5» ставится в том случае, если:

- обучающийся полностью соблюдал правила выполнения практической работы, работа выполнялась самостоятельно, рационально организовывал рабочее место, не было нарушений правил техники безопасности, санитарии и гигиены; задание выполнено в полном объёме и в установленное время.

Оценка «4» ставится в том случае, если:

- работа выполнялась самостоятельно, допущены незначительные ошибки, которые исправлялись самостоятельно, на выполнение работы затрачено времени больше установленного по норме на 10% .

Оценка «3» ставится в том случае, если:

- самостоятельность в работе была низкой, допущены нарушения в организации рабочего места; отдельные задания выполнялись неправильно, но ошибки исправлялись после замечания преподавателя, допущены незначительные нарушения правил техники безопасности, на выполнение работы затрачено времени больше установленного по норме на 25% .

Оценка «2» ставится в том случае, если:

- отсутствовала самостоятельность в работе, допущены грубые нарушения правил техники безопасности, которые повторялись после замечаний преподавателя, неправильно выполнялись многие виды работ, ошибки повторялись после замечания преподавателя, на выполнение работы затрачено времени против нормы больше чем на 25% .

ПЕРЕЧЕНЬ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ

№ п/п	Наименование темы	Название занятия	Количество часов
1	Раздел 1. Требования к документам организации	Практическая работа № 1 «Составление блок-схемы функций секретаря» Практическая работа № 2 «Составление схемы классификации документов» Практическая работа № 3 «Разработка правил работы с ламинатором, брошюровальным аппаратом» Практическая работа № 4 «Разработка правил работы с копировальным аппаратом»	2 2 2 2
2	Раздел 2. Правила оформления управленческих документов	Практическая работа № 5 «Составление сравнительной таблицы различных видов бланков документов.» Практическая работа № 6 «Оформление организационно-распорядительной документации. Приказ» Практическая работа № 7 «Оформление организационно-распорядительной документации. Выписка из приказа» Практическая работа № 8 «Оформление организационно-распорядительной документации. Распоряжение» Практическая работа № 9 «Оформление организационно-распорядительной документации. Указание. Постановление. Решение» Практическая работа № 10 «Оформление информационно-справочной документации. Протокол» Практическая работа № 11 «Оформление информационно-справочной документации. Выписка из протокола» Практическая работа № 12 «Оформление информационно-справочной документации. Акт» Практическая работа № 13 «Оформление информационно-справочной документации. Деловые письма» Практическая работа № 14 «Оформление информационно-справочной документации. Коммерческие письма» Практическая работа № 15 «Оформление информационно-справочной документации. Докладная записка» Практическая работа № 16 «Оформление информационно-справочной документации. Объяснительная записка» Практическая работа № 17 «Оформление информационно-справочной документации. Справка» Практическая работа № 18 «Оформление информационно-справочной документации. Телефонограмма»	2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Итого			36

Раздел 1. Требования к документам организации

Практическая работа № 1 «Составление блок-схемы функций секретаря»

Цель занятия: актуализация знаний разделов должностной инструкции секретаря.

Систематизация полученных знаний.

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: учебная презентация, должностная инструкция секретаря, лекционный материал.

Если знание и навыки может научить практически любой человек, то изменить свою личность в желаемом направлении значительно труднее. Главная причина профессиональной непригодности секретаря состоит в том, что его личные качества не составляют требованиям занимаемой должности.

Именно в работе с людьми, а не с документами и оргтехникой, секретаря допускают больше всего ошибок. Но, к сожалению, далеко не всегда осознают это и не развиваются в нужном направлении. Не забудьте, что фирмы терпят колоссальные убытки из – за плохих манер своих сотрудников.

Исследование показали, что наши экономисты неверно отвечают на главные вопросы бизнеса. Когда их спрашивают: «В чем состоит главная цель работы коммерческого предприятия?» - они дружно отвечают: «В получение прибыли, конечно». А ведущие отечественные и зарубежные специалисты их поправляют: главная цель работы коммерческого предприятия – это максимальное удовлетворение запросов своих клиентов. А уж довольно клиенты принесут фирме прибыль и процветание.

А ведь это совсем другое подход к делу и его Величеству клиенту. За 12 лет он очень изменился.

А изменились ли мы в быстро меняющемся мире? Соответствуем ли мы новым требованием ведения бизнеса?

Какие же требования предъявляет профессия секретаря – референта к деловом и личным качествам.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ ЗНАНИЕ И УМЕНИЯ

СЕКРЕТАРЬ ДОЛЖЕН ЗНАТЬ:

- Деятельность фирмы и должностные обязанности и компенсации сотрудников.

- Делопроизводство (информационно – документное обслуживание).

- Современные компьютерные редакторы: Word, Exel и другие.

- Психологию людей и законы эффективной коммуникации.

- Служебный этикет.

- Офисную оргтехнику: факс, мини – АТС, ксерокс.

- Иностранный язык клиентов и партнеров.

- Трудовой кодекс РФ.

СЕКРЕТАРЬ ДОЛЖЕН УМЕТЬ:

1) Организовать работу руководителя:

- помогать в планировании рабочего дня,

- организовать рабочее место руководителя и свое,

- контролировать выполнение поручения руководителя,

- организовать поездку и командировки.

2) Готовить и проводить совещание, презентации, прием делегации.

3) Вести телефонные переговоры.

4) Вести телефонное обслуживание руководителей и сотрудников (устное, документное, составлять образцы печати, представлять копии интересных статей).

5) Составлять и оформлять документы.

6) Вести прием посетителей.

7) Создать и пользоваться базами данных (в том числе информации Интернета).

8) Работать с документами (прием, отправка, обработка, распределение, регистрация, контроль, хранение уничтожение).

9)Быстро печатать.

Ох, как много требуется знаний и умений! Но всему этому можно научиться на спецкурсах и в процессе работы. А вот научится располагать себе людей, стать уверенным, организованным, сообразительным, спокойным и доброжелательным – удается не многим.

Проанализируем эти профессиональные качества у себя при помощи простых, но достоверных психологических текстов.

ЛИЧНОЕ ОБОЯНИЕ И ДОБРОЖЕЛАТЕЛЬНОСТЬ

СЕКРЕТ ОБОЯНИЯ В ПРИЯТНОЙ ВНЕШНОСТИ, ГОЛОСЕ И МАНЕРАХ ПОВЕДЕНИЯ

В соответствии со стереотипами восприятия обладателем определенной внешности предписывают соответствующие черты. Установлено, что именно красивые и респектабельно выглядящие люди кажутся наделенными многочисленными достоинствами как более удачливые в профессиональной карьере и личной жизни.

Как правило, красивые обладают более высокой самооценкой, менее тревожны, более стойки к давлению со стороны окружающих и способны оказать большое влияние на других, а еще красивые получают в среднем более высокую зарплату, мене суровые судебные приговоры, считаются лучшими друзьями, коллегами и любовниками. Это касается в равной мере и мужчин, и женщин.

Порядок работы:

1. Проработка материала презентации «Функции секретаря».

2. Разработка блок-схемы функций секретаря.

3. Составление теста по теме «Функции секретаря». Оформление в письменной форме.

Контрольные вопросы:

1.Перечислите документы ,которые составляют нормативно-методическую базу делопроизводства.

2.Какой документ содержит требования к оформлению организационно-распорядительных документов?

3.Какой документ определяет функции, права и обязанности сотрудника?

Практическая работа № 2 «Составление схемы классификации документов»

Цель занятия: актуализация знаний классификации документов. Рассмотрение принципов деления документов на классы. Систематизация полученных знаний.

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: учебная презентация, лекционный материал.

С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, для того чтобы выработать правила их составления и оформления формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяют на:

- письменные (рукописные и печатные);

- технические— это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

- фоно-, аудио-, акустические документы — содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

- кинодокументы — изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

- фотодокументы — изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;

- аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

Но ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д. По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач. По стадиям создания:

- черновик (предварительная редакция документа);

- беловик (чистовик);

- подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);

- копия документа - точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопии);

- отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

- дубликат — копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

- выписка — копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

- автограф — документ, написанный рукой автора.

По срокам хранения: документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

- документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), — личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

- некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет).

По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).

По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.

По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По происхождению:

- именные, или личные (удостоверяющие личность);

- служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).

По срокам изготовления: срочные, несрочные.

По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (не сколько вопросов).

По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.

Порядок работы:

1. Проработка материала лекции и презентации «Классификация документов».

2. Оформление схемы классификации документов.

Контрольные вопросы:

Что такое унифицированные системы документации?
Что такое стандартизация?

Практическая работа № 3 «Разработка правил работы с ламинатором,

брошюровальным аппаратом»

Цель занятия: актуализация знаний по устройству и принципу ламинатора и брошюратора.

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, интернет-источники.

Ламинаторы – это аппараты, покрывающие документы прозрачной пластиковой пленкой, которая в течение длительного времени защищает их от внешних механических воздействий, сохраняет приятный вид, а также придает изображению на бумаге еще больше яркости и контраста.

Процесс ламинирования во многих офисах, копировальных центрах и типографиях стал просто незаменим, поэтому в тех местах, где существует постоянный документооборот, можно заметить ламинатор. Существуют аппараты разных ценовых категорий. Есть такие модели, которые можно использовать даже в домашних условиях. В связи с активным развитием бизнеса у нас в стране, появился огромный ассортимент ламинаторов. Выбрать что-то подходящее стало значительно труднее.Поэтому мы попробуем вас направить в нужное русло, чтобы вы смогли подойти к выбору машины для ламинирования с умом.

Брошюратор — это специальное оборудование для сшивания и оформления всевозможных печатных материалов. В современных офисах использование брошюраторов становится все более распространенным и популярным, так как красиво оформленная документация не менее важна, чем ее содержание. Восприятие информации, передаваемой фирмой для ознакомления, во многом зависит от того, как эта информация была преподнесена. Надежно скрепленные листы в аккуратном красиво оформленном переплете демонстрируют партнерам уважение и является отличной самопрезентацией. Для скрепления бумажных листов брошюратор или переплетчик использует пластиковые или металлические пружины,после чего эти листы компонуются в специальные папки на клеевой основе.

Порядок работы:

1. Повторение теоретического материала по теме: «Использование ламинатора», «Использование брошюратора».

2. Составление презентации по теме в объеме 5-7 слайдов, демонстрация готового продукта.

3. Разработка правил работы с ламинатором, брошюровальным аппаратом.

Контрольные вопросы:

1. В чем заключаются преимущества ламинатора?

2. В чем заключается принцип действия брошюратора?

Практическая работа № 4 «Разработка правил работы с копировальным аппаратом»

Цель занятия: актуализация знаний по устройству и принципу действия копировального аппарата.

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, интернет-источники.

Копировальный аппарат (сокр. копир, разг. ксерокс; копировально-множительный аппарат) — устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображенийна бумаге и других материалах. В отличие от полиграфических машин может использоваться дляизготовления малых тиражей книг, брошюр и пр. Помимо специальных машин, к копировальным аппаратамможно отнести факсимильный аппарат, дупликатор и соединённые между собой сканер и принтер.

Основные характеристики копировальных аппаратов:

- формат оригинала и копии;

- скорость копирования;

- стоимость копирования;

- производительность;

- рекомендуемый объём копирования (ресурс);

Методы получения изображения

В копировальных аппаратах наиболее распространён электрографический метод печати. Для большихтиражей используется трафаретный метод. Также (в факсимильных аппаратах и недорогих цветныхкопировальных аппаратах) используется метод струйной печати и метод термопечати. Остальные методыполучения изображения распространения не получили или были вытеснены с рынка копировальной техники.

По способу обработки исходного изображения копировальные аппараты делятся на аналоговые и цифровые. Они различаются по способу передачи изображения от оригинала к копии. В аналоговых аппаратах(электрографических) свет, отражённый от оригинала через систему движущихся зеркал и объектива, передаётся на фотобарабан. В цифровых — изображение с оригинала сначала сканируется с помощьюлинейки фоточувствительных элементов (фотодиодов) в память контроллера, обрабатывается поопределённому алгоритму, а затем выводится на печать через принтер, являющийся, в данном случае, неотъемлемой частью копировального аппарата (многофункциональное устройство — МФУ илимногофункциональный аппарат — МФА).

Цифровые копировальные аппараты делятся на монохромные и полноцветные.

По производительности выделяют копиры малой (до 20 копий/мин), средней (20—40 копий/мин) и высокой(свыше 40 копий/мин) производительности.

По компоновке копиры делятся на напольные и настольные. Из настольных отдельно выделяют переносные(портативные).

Настольные аппараты малой производительности формата А4 обычно называют персональными.

Отдельно выделяют копиры большого формата (А0, А1), которые часто называют инженерными системами.

Несмотря на широкое использование названия «ксерокс», в официальной литературе и особенно рекламныхматериалах его стараются избегать из-за сходства с именем фирмы «Xerox» (по-английски произносится как«зирокс»). Её аппараты на основе технологии ксерографии (от греческого слова, означающего «сухой» и«написание») в своё время доминировали на рынке, потеснив другие технологии копирования, и потому еётоварный знак стал нарицательным для целого класса устройств. Само же название «ксерокс» длякопировальных аппаратов на основе технологии ксерографии (или, более научно, электрографии) былопредложено ещё изобретателем метода Честером Карлсоном, а фирма Xerox получила своё имя послепереименования, когда её аппараты с этим названием стали весьма известными.

В русский язык слово «ксерокс» вошло в 1970-е годы, когда в СССР появились первые копировальныемашины фирмы Xerox. Также широкое распространение в то время получили отечественные копировальныемашины «ЭРА» и РЭМ.

Интересные факты

Первые копировальные аппараты, появившиеся в СССР в 1966 году, былиаппаратами фирмы Xerox, в результате чего «ксерокс» стало именем нарицательным для подобной техники. Вто же время, например, в Монголию первой копировальные аппараты стала поставлять фирма Canon(«Кэнон»), поэтому по-монгольски копировальные аппараты называются «канон».

В СССР копировальные и множительные аппараты (гектографы) в обязательном порядке регистрировались вКГБ, и вёлся строгий учёт того кто, что и где копировал. Очевидной целью этих мер была борьба с самиздатоми распространением закрытой информации (в том числе топографических карт).

В 1953 году В. М. Фридкин, только что окончивший Московский университет, создал первый копировальныйаппарат, а впоследствии развил теорию ксерографии.

Порядок работы:

1. Повторение теоретического материала по теме: «Копировальные аппараты».

2. Составление презентации по теме в объеме 5-7 слайдов, демонстрация готового продукта.

3. Разработка правил работы с копировальным аппаратом.

Контрольные вопросы:

1. В чем заключаются преимущества копировального аппарата?

2. Назовите основные недостатки копировального аппарата?

3. В чем заключается принцип действия копировального аппарата?

Раздел 2. Правила оформления управленческих

документов

Практическая работа № 5. «Составление сравнительной таблицы различных видов бланков документов»

Цель занятия: актуализация знаний по правилам использования реквизитов на бланках различных видов. Выполнение заданий по образцу и применение полученных навыков при выполнении самостоятельного задания.

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточки-задания «Бланки документов».

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленные заранее бланки.

Бланк документа — это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.

Бланк — стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенной на нем типографским или каким-либо другим способом постоянной информацией об организации-авторе и местом, отведенным для переменной информации.

Применение бланков:

- придает информации официальный характер;

- ускоряет процесс создания документа за счет наличия постоянной информации;

- сокращает трудозатраты на составление документов;

- упрощает восприятие информации;

- повышает культуру управленческого труда.

Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Устанавливаются два формата бланков — А-4 (210 х 297 мм) и А-5 (148 х 210 мм)

Бланки документов должны иметь поля не менее (мм):

- 20 — левое;

- 10 — правое;

- 20 — верхнее;

- 20 — нижнее.

Задание:

1) на листах формата А4 оформить:

а) бланк письма с угловым расположением реквизитов;

б) бланк конкретного вида документа с продольным расположением реквизитов;

2) на листе формата А4 оформить следующие реквизиты:

а) адресат;

б) гриф утверждения;

в) резолюция;

г) отметка о наличии приложений;

д) подпись;

е) гриф согласования;

ж) отметка о заверении копии.

Порядок работы:

1. Проработка материала по теме: «Бланки документов».

2. Составление сравнительной таблицы различных видов бланков документов.

3. Чтобы оформить бланки документов необходимо использовать образцы, которые представлены в раздаточном материале. Оформление документов производится в редакторе MicrosoftWord с соблюдением всех отступов и интервалов.

4. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

Какие виды бланков используются в организации?
В чем заключаются преимущества использования бланков?
В чем заключаются правила использования бланков с изображением Герба РФ?

Практическая работа № 6 «Оформление распорядительной документации. Приказ»

Цель занятия: актуализация знаний по правилам подготовки и оформления распорядительной документации. Выполнение заданий по образцу и применение полученных навыков при выполнении самостоятельного задания.

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление распорядительной документации.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем учреждения в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным учреждением.

По содержанию приказы делятся на: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказ издается:

- во исполнение нормативных документов вышестоящих органов власти и управления;

- по вопросам создания, ликвидации, реорганизации организаций или их структурных подразделений; утверждения положений, инструкций и других документов, требующих утверждения;

- по всем вопросам внутренней жизни, вытекающим из функций и задач организации, а также по кадровым вопросам, то есть посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения производственных вопросов.

Задание 1.

Составить приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в ОАО « Красный инструментальщик». Признать утратившим силу приказ о введении в действие инструкции о службе делопроизводства ОАО «Красный инструментальщик» №хх от 00.00.0000г. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Начальника отдела ДОУ Сахарову Н.Г.

Задание2.
Оформить приказ о внедрении стандартов на организационно-распорядительную документацию в республиканском управлении статистики. Для этого начальнику административно-хозяйственного отдела подготовить формы документов, его заместителю изготовить бланки. Начальнику общего отдела организовать семинар по изучению стандартов ОРД, руководителям направить секретарей на семинар. Остальные данные дополнить самостоятельно. Оформить отметку об исполнителе.

Задание3.
Составить приказ от имени директора ООО «Бриз» о переходе на новый график приема служащих в главный офис и бухгалтерию. Остальные данные дополнить самостоятельно.

Задание4.
Составить приказ правления АСБ «Беларусбанк» № 19 от 10.04.2014г. об организации курсов повышения квалификации для директоров филиалов со следующими данными: 1) департаменту персонала организовать с 14 по 25 апреля 2009 года курсы повышения квалификации для директоров филиалов; 2) занятия проводить по утвержденному учебно-тематическому плану; 3) общее руководство поручить департаменту персонала территориального развития. Остальные данные дополнить самостоятельно.

Задание5.
Составить приказ по ПО «Интеграл» об организации работы отдела технического контроля со следующими данными: 1) организовать группы входного контроля за качеством продукции; 2) организовать контроль за правильностью складирования продукции, ее упаковки. Остальные данные определить по своему усмотрению.

Задание6.
Составить приказ по ООО «Эдельвейс» о внесении изменений в штатное расписание. В приказе предусмотреть: 1) сокращение должности корректора в отделе подготовки рукописей; 2) введение должности технического редактора в отделе компьютерной подготовки изданий. Остальные данные укажите самостоятельно. Оформить визу начальника отдела кадров.

Задание7.
Составить приказ по ЗАО «Эдем» о проведении аттестации специалистов. В целях улучшения подбора и подготовки кадров провести 11.04.2010 года аттестацию специалистов ЗАО «Эдем». Утвердить списки работников, подлежащих аттестации. Создать аттестационную комиссию в составе. Остальные данные укажите самостоятельно.

Задание8.
Оформить приказ по ЗАО «ЛУЧ» о совершенствовании работы цехов в связи с переходом на новые методы хозяйствования. В приказе предусмотреть разработку новых планов и отчетов о хозрасчетной деятельности цехов, главному бухгалтеру разработать указания об учете результатов, начальнику машиносчетной станции осуществить подготовку ежедневных и ежемесячных сводок. Остальные сведения дополнить самостоятельно. Оформить отметку об исполнении.

Задание9.
Составить приказ о совершенствовании показателей работы 2-ух цехов ООО «Гранат» со следующими данными: 1) разработать и к 10.10.2004 предоставить директору на утверждение новые формы планов хозрасчетной деятельности цехов завода; 2) главному бухгалтеру А. Т. Петрову разработать указания об учете работы цехов, предусматривая получение от машиносчетной станции ежедневных и ежемесячных табуляграмм по реализации продукции и по прибылям; 3) контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора В. И. Петренко. Остальные данные укажите самостоятельно. Оформить отметку об исполнителе.
Порядок работы:

1. Проработка материала по теме: «Распорядительная документация».

2. Составление формуляра-образца Приказа. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

3. Чтобы оформить приказ необходимо использовать типовую форму, которая представлена в раздаточном материале. Оформление документов производится в редакторе MicrosoftWord с соблюдением всех отступов и интервалов.

4. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

1)Из каких частей состоит текст приказа?

2)Когда приказ вступает в силу?

Практическая работа № 7 «Оформление распорядительной документации. Выписка из приказа»

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление распорядительной документации.

Выписка— копия какой-либо части подлинного документа.

Выписка заверяется проставлением реквизита «Отметка о заверении копии», который состоит из:

- слова «Верно»;

- наименования должности лица, заверяющего копию;

- его подписи;

- даты заверения.

«Верно» печатают от линии левого поля строчными буквами (первая буква прописная).

Подпись сотрудника, заверившего выписку, оформляют по полной форме с проставлением печати. Дата проставляется от левого поля ниже подписи на уровне слова «Верно». Примеры оформления конкретных распорядительных документов и выписок из них приведены в примерах соответственно. Визы на распорядительных документах проставляются в нижней части оборотной стороны листа.

Задание 1.

Составьте формуляр-образец документа в соответствии с нормами времени, используя наиболее эффективный способ расположения реквизитов. Используйте «слепой» десятипальцевый метод печати.

Московский департамент образования ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ БИБЛИОТЕЧНЫЙ ТЕХНИКУМ ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 11.09.2002 № 356. Об утверждении инструкции по делопроизводству в техникуме. В соответствии с распоряжением московского департамента образования от 25 января 2002 г. № 25 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в учебных заведениях Москвы», а также в целях организации единого порядка работы с документами ПРИКАЗЫВАЮ: 2. Возложить персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции по делопроизводству на зам.директора Пронину Наталью Николаевну. Директор Г.Ф. Яловенко Верно. Зав. Канцелярией И.И.Иванова 16.09.2003

Задание 2.

Закрытое акционерное общество «Техноинвест» ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 12.12.2009 № 01/55 Москва О создании юридического департамента Для оказания квалифицированной юридической помощи сотрудникам и правовой поддержки при решении вопросов, возникающих в процессе трудовой деятельности общества, ПРИКАЗЫВАЮ: 1.Установить следующий количественный состав сотрудников департамента: руководитель департамента – 1 шт. ед.; заместитель руководителя – 2 шт. ед.; специалист 1-й категории – 2 шт. ед.; специалист 2-й категории – 2 шт. ед.; делопроизводитель – 1 шт. ед.; секретарь – референт – 1 шт. ед. Генеральный директор – П.И.Стариков Верно Секретарь Т.Р.Новикова 15.12.2009

Порядок работы:

1. Проработка материала по теме: «Распорядительная документация».

2. Составление формуляра-образца выписки из приказа. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

3. Чтобы оформить выписку из приказа необходимо использовать типовую форму, которая представлена в раздаточном материале. Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов.

4. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

1.Что такое выписка из распорядительного документа?

2.Правила подписания выписки из распорядительного документа.

Практическая работа № 8 «Оформление распорядительной документации. Распоряжение»

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление распорядительной документации.

Распоряжения — распорядительный документ, издаваемый руководителем или его заместителями единоначалию для решения оперативных вопросов, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок действия и распространяются на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

Распоряжение по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов (см. рис. 3.2.).

Однако распространена практика издания распоряжений, которые не содержат констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то она обосновывается во вводной части, а текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение вступает в силу с момента его подписания. Регистрация распоряжений ведется отдельно от других видов документов. Регистрационные индексы присваиваются в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Задание 1.

Фирма «Заря» РАСПОРЯЖЕНИЕ 01.12.2001 № 48 Москва Для составления графика отпусков на 2002 год ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителям отделов представить в отделе кадров сотрудников с указанием предлагаемого срока очередного отпуска в 2002 году. Срок представления списков 10.12.2001. 2. Начальнику отдела кадров представить сводный график отпусков директору 15.12.2001. 3. Секретарю ознакомить всех исполнителей с данным распоряжением. 4. Контроль над представлением списков возложить на заместителя директора Петрову П.П. Директор Н.И.Иванов

Порядок работы:

1. Проработка материала по теме: «Распорядительная документация».

2. Составление формуляра-образца распоряжения. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

3. Чтобы оформить распоряжение необходимо использовать типовую форму, которая представлена в раздаточном материале. Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов.

4. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

1.Когда распоряжение вступает в силу?

2.Правила оформления распоряжения.

Практическая работа № 9 «Оформление распорядительной документации. Указание. Постановление. Решение»

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление распорядительной документации.

Деятельность организаций, работающих на основе коллегиальности, документируется протоколами, постановлениями, решениями и распоряжениями.

Постановление (решение) правовой акт, принимаемый коллегиальными органами в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами, установления стабильных норм и правил.

Подготовка основных видов распорядительных документов аналогична подготовке распорядительных документов организаций, работающих на основе единоначалия. Имеются различия только в конечной стадии, связанные с тем, что постановления и решения являются результатом коллегиальной деятельности.

Для принятия постановлений и решений необходима стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Подписывают постановление (решение) председатель и секретарь коллегиального органа. Образцы оформления постановления и решения приведены в примерах. Ознакомительные визы проставляются в нижней части оборотной стороны листа.

Задание 1.

Московский департамент образования КОЛЛЕДЖ № 5 УКАЗАНИЕ 07.09.2001 № 133. На основании приказа Московского департамента образования от 6 декабря 2000 № 134 «О проведении смотра кабинетов в учебных заведениях Москвы» ОБЯЗЫВАЮ: 1. Провести в 2-х дневной срок смотр кабинетов на этаже с первого по пятый. Ответственный – завхоз Иванов И.И. 2. Контроль за проведением смотра кабинетов возложить на заместителя директора по учебной работе Чеботареву Н.Н. Директор Н.Ф. Петренко

Задание 2.

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 26 сентября 2000 г. № 725 Москва Об утверждении правил оказания услуг почтовой связиВ соответствии со статьей 4 Федерального закона «О почтовой связи» (собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 29, ст. 3697) Правительство Российской Федерации постановляет:1. Утвердить прилагаемые Правила оказания услуг почтовой связи и ввести их в действие с 1 января 2001 г.2. Признать утратившим силу с 1 января 2001 г. постановление Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239 « Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 40, ст. 4602).Председатель Правительства Российской Федерации И.О.Фамилия

Задание 3.

«ВЕНТА» Совет директоров ПОСТАНОВЛЕНИЕ 10.12.2001 № 25 Москва. О ликвидации службы документационного обеспечения. В связи с переходом предприятия на новые формы хозяйствования и значительным сокращением объема работ с документами Совет директоров ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Ликвидировать службу документационного обеспечения к 08.01.2002. 2. Юрисконсульту Иванову И.И. довести до сведения работников службы документационного обеспечения решение о ликвидации не позднее 21.12.2001 и провести соответствующую работу с учетом действующего трудового законодательства. 3. Функции по организации работы с документами возложить на секретаря Белянину И.Н. 4. Дополнить должностную инструкцию секретаря, включив в нее обязанности по экспедиционной обработке документов, их учету и контролю исполнения. Ответственный – зам. Председателя Южин А.К. Председатель Ю.Г.Конюхов Секретарь И.Н. Белянина Д. Орлов 731-14-18

Задание 4.

ОАЗТ «Российская пушнина» СОВЕТ ДТРЕТОРОВ РЕШЕНИЕ 17.11.2006 г. № 123 Москва О подготовке к пушному аукциону в Санкт-Петербурге На основании координационного плана от 3 ноября 2006 г. Совет директоров РЕШИЛ: 1. Назначить коммерческого директора Васильева А.Д. ответственным представителем ОАЗТ на аукционе. 2. Поручить Васильеву А.Д. подготовить предложения по составу делегации и представить на рассмотрение Совету до 29 ноября 2006 года. 3. Подготовить уточненный ассортимент пушных изделий, пользующихся наибольшим спросом, и представить на рассмотрение Совету до 29 ноября 2006 года. Ответственный – начальник службы снабжения Смирнов Л.В. Председатель М.Л.Шилов Секретарь В.А. Горбунов В.Н. Юсова 143-49-80

Порядок работы:

1. Проработка материала по теме: «Распорядительная документация».

2. Составление формуляра-образца указания, постановления. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

3. Чтобы оформить постановление, указание необходимо использовать типовую форму, которая представлена в раздаточном материале. Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов.

4. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

1.Назовите правила составления распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами.

2.Кто подписывает распорядительные документы, издаваемые коллегиальными органами.

Практическая работа № 10 «Оформление информационно-справочной документации. Протокол»

Цель занятия: актуализация знаний по правилам подготовки и оформления информационно-справочной документации. Выполнение заданий по образцу и применение полученных навыков при выполнении самостоятельного задания.

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление информационно-справочной документации.

Протокол документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол, как правило, ведется во время заседания.

Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется.

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола.

Протоколы заседаний совещательных органов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов.

Задание 1.

Фирма «Заря» ПРОТОКОЛ 29.10.2001 № 21 Москва совещание руководства фирмы

Председатель – Иванов И.И. Секретарь – Петров П.П. Присутствовали: Бугров С.С., Егоров В.А., Сидоров С.С., Смирнова Н.Н. Повестка дня: 1. Об образовании функционального подразделения отдела информатизации. Информация юрисконсульта Егорова В.А. 2. О заключении договоров о хозяйственной деятельности фирмы. Информация зам. директора по хозяйственным вопросам Сидорова С.С.1. СЛУШАЛИ: Егорова В.А. – о необходимости образования функционального подразделения – отдела информатизации – с целью качественного и своевременного обеспечения деятельности фирмы информацией. ВЫСТУПИЛИ: Бугров С.С. – о формах и методах работы отдела. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Признать целесообразным создание самостоятельной службы информатизации. 1.2. Внести изменения в структуру и штатную численность фирмы. 2. СЛУШАЛИ: Сидорова С.С. – текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Смирнова Н.Н. – о необходимости заключения договоров. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Одобрить перспективный план развития отдела. Председатель И.И.Иванов Секретарь П.П.Петров

Задание 2.

ОАО Реал-Контракт ПРОТОКОЛ общего собрания акционеров. № 1 19.01.2015 Председатель - Серов А.Р. Секретарь – Розова И.В.Присутствовали акционеры 72 чел. (95% голосов). Повестка дня: об увеличении уставного капитала ОАО. Докладчик Президент ОАО Александров И.В. Слушали: Александрова И.В.Выступили: Караев И.С. – поддержал увеличение уставного капитала общества. Яров М.А. – предложил перенести время проведения годового отчета Правления с января по февраль после проведения аудиторской проверки. Решили: увеличить уставной капитал общества до 240 тыс.руб. Утвердить представленный Правлением общества проспект эмиссии акций. Внести изменения в Устав ОАО в части увеличения уставного капитала до 680 тыс.руб. Годовое собрание акционеров проводить в первых числах февраля после аудиторской проверки. (Ответственный Александров И.В.)В голосовании приняли участие 72 акционера. Решения приняты единогласно.

Задание 3.

Угловой штамп П Р О Т О К О Л 12.06.2006 № 12 с. Лабинка О приёме в члены колхоза

Председатель И.В.Котов Секретарь В.А.Спиридонова Присутствовали: 86 человек (список прилагается). Повестка дня: Приём в члены колхоза. Сообщение председателя колхоза Фёдорова Н.П 1.СЛУШАЛИ: Федорова Н.П. – Тов. Шубин А.И. приехал в колхоз после окончания с высшего учебного заведения, работает ветеринарным врачом. Отзыв о его работе самые положительные. Пользуется уважением в коллективе. Правление колхоза рассматривало заявление. Т.Шубина А.И. и рекомендует принять его в члены колхоза. 2. ВЫСТУПИЛИ: Андрейко М.Л. –тов. Шубин - молодой специалист, он хорошо знает своё дело, работает добросовестно. Он принимает активное участие в общественной жизни в полнее заслуживает быть принятым в члены колхоза. 3. ПОСТАНОВИЛИ: Принять т. Шубина Андрея Ивановича в члены колхоза. Председатель подпись И.В.Котов Секретарь В.А.Спиридонова В дело 3-7 23.09.2006

Задание 4.

Продольный штамп Протокол 10.07.2006г. с. Красное № 10 О праздновании 100-летия села Председатель – Котов И.М Секретарь – Спиридонова В.А Присутствовали: 20 человек ( список прилагается) Повестка дня: О праздновании 100-летия с. Красное. Доклад главы администрации Федорова С.П. 1. СЛУШАЛИ: Федорова С.П. – в августе 2006г. Селу исполняется сто лет. Наша земля имеет славную историю. В селе живут старожилы, ветераны, люди достойные. Предлагают в августе провести праздник села. ВЫСТУПИЛИ: Андрейченко М.Л. (зоотехник). Он поддержал предложение главы администрации, предложил создать творческую группу по подготовке мероприятия. Савельева К.С. (директор Дворца культуры) поддержал выступивших, предложила создать творческую группу для написания сценария. ПОСТАНОВИЛИ: 3.1. Провести празднование 100-летия села Красное в августе 2006г. 3.2. Создать рабочую группу по подготовке мероприятия 15.07.2006г ответственный Коноплёв С.К. 3.3. Создать творческую группу по подготовке мероприятия, части праздника до 15.07.2006г. (Ответственная – директор ДК Савельева К.С. Председатель И.М.Котов Секретарь .А.Спиридонова

Задание 5.

В Центре повышения квалификации профессиональных работников образования при Министерстве образования и науки РФ состоялось производственное совещание, повестка дня которого включала два вопроса. По первому вопросу «Об итогах работы предприятия за 1 квартал 2010 года» выступила с докладом заместитель директора Дмитриева Т.Ю. В прениях по первому вопросу выступили Потапов А.В. и Васильева Н.П., которые предложили утвердить отчет о работе предприятия за 1 квартал 2010 года. По второму вопросу «Об утверждении перспективного плана работы Центра на 2011 год» выступил с докладом директор Центра Иванов В.А. (он же был представителем собрания). В прениях по второму вопросу выступил Звягин Ф.Д., который предложил утвердить план работы на 2011 год. Вела протокол Краснова А.А.

Порядок работы:

1. Проработка материала по теме: «Информационно-справочная документация».

2. Составление формуляра-образца протокола. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

3. Чтобы оформить протокол необходимо использовать типовую форму, которая представлена в раздаточном материале. Оформление документов производится в редакторе MicrosoftWord с соблюдением всех отступов и интервалов.

4. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

1.Что является датой протокола?

2.Из каких частей состоит текст протокола?

Практическая работа № 11 «Оформление информационно-справочной документации. Выписка из протокола»

Продолжительность занятия:2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление информационно-справочной документации.

Выписка из протокола — копия его отдельных частей, сформированная и заверенная установленный образом. В законодательстве нет особых норм, регулирующих порядок составления выписки. Часто правила по подготовке, оформлению и заверению документа содержатся в локальных нормах — принятых в организации инструкциях по делопроизводству.

Функции

Выписка необходима для предоставления заинтересованным сторонам, контрагентам, государственным структурам. Чаще всего ее оформляют в двух случаях:

- в протоколе содержится информация, представляющая коммерческую или личную тайну;

- полный текст протокола слишком большой.

Выписки, посвященные какому-либо решению, могут рассылаться заинтересованным сторонам (работникам, филиалам организации). Часто таким образом руководство доносит предписания и приказы до исполнителей.

О том, как оформить выписку из протокола, читайте ниже.

Протокол подшивается в тетрадь и хранится в архиве организации. Выписки из него готовит секретарь по запросу заинтересованного лица, он же чаще всего ее заверяет (если в уставе не определено иное).

Как правильно составить выписку:

- Вводная часть воспроизводится, как в протоколе. Проставляется дата, место, наименование документа («Выписка из протокола общего собрания ООО «Цветочек» № XX»). Указываются председатель, секретарь, присутствующие на заседании участники. Особо отмечается, есть ли кворум.

- Основная часть включает цитату из повестки дня с указанием порядкового номера в очереди вопросов. Далее иду разделы «СЛУШАЛИ» (ФИО докладчика), «ВЫСТУПАЛИ» (имена тех, кто высказывался по вопросу).

- Резолютивная часть — принятое решение («ПОСТАНОВИЛИ»).

- Перечень участников, подписавших протокол, без проставления реальных автографов (необходимо заменить на слова «Личная подпись»), напротив — их ФИО.

Заверение необходимо для того, чтобы выписка получила юридическую значимость. Оно оформляется согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Секретарь или иное должностное лицо, уполномоченное подписывать документы, вносит:

- слово «Верно»;

- должность составителя;

- подпись и расшифровку;

- дату составления и заверения;

- пометку, где находится оригинал протокола.

Выписку готовят как в отношении одного вопроса, так и нескольких. Она бесплатна; срок изготовления зависит от того, кто заверяет документ. В некоторых организациях принципы ведения делопроизводства определены в локальных инструкциях. Иногда лица, имеющие право заверения, прописаны в уставе. Ими могут быть генеральный директор, руководитель подразделения, председатель правления.

Задание 1.

Угловой штамп ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА12.03.2007г. № 12 С. Красное О праздновании 100-летия села. Председатель – И.М. Котов Секретарь – В.А. Спиридонова Присутствовали: 20 человек (список прилагается).Повестка дня:1.СЛУШАЛИ:С.П. Федорова – в августе 1996 года селу исполняется сто лет. Наша земля имеет славную историю. В селе живут старожилы, ветераны, люди достойные. Предлагаю в августе провести праздник села ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Провести празднование 100-летия Красное в августе 1996г. 2.2. Создать рабочую группу по подготовке мероприятия до… (дата, ответственный С.К. Коноплёв 2.3. Создать творческую группу для написания сценария и подготовки художественной части праздника до…, ответственный – директор К.С. Савельева. Председатель И.М.Котов Секретарь В.А.Спиридонова

Задание 2.

Угловой штамп ВЫПИСКА ИЗ ПРОТАКОЛА 12.06.2006 № 12 с. Лабенка О приёме членов колхоза. Председатель И.В.Котов Секретарь В.А Спиридонова Присутствовали: 86 человек (список прилагается).Повестка дня: Приём в члены колхоза Федорова Н.П 1. ВЫСТУПИЛИ: Андрейко М.Л. –тов. Шубин - молодой специалист, он хорошо знает своё дело, работает добросовестно. Он принимает активное участие в общественной жизни в полнее заслуживает быть принятым в члены колхоза. ПОСТАНОВИЛИ: Принять т. Шубина Андрея Ивановича в члены колхоза. Председатель И.В.Котов Секретарь подпись В.А.Спиридонова Верно Секретарь К.В.Петрова

Задание 3.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРОГРЕСС»ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА1 1.02.2001 № 1Москваобщего собрания акционеров Председатель – Королев М.И.Секретарь – Синелобова Е.Ю.Присутствовали: владельцы обыкновенных акций Общества и их полномочные представители в количестве 255 акционеров, что составляет 85% голосов. ПОВЕСТКАДНЯ: Об увеличении уставного капитала ОбществаРЕШИЛИ:1.Увеличить уставный капитал Общества на 85 млн. руб.2.Утвердить представленный Советом директоров проспект эмиссии акций.3.Внести изменения в Устав Общества в части увеличения уставного капитала Общества до 950 млн. (девятисот пятидесяти миллионов) руб.Председатель М.И. Королев Секретарь Е.Ю. Синелобова Верно Зав. Канцелярией Е.Г. Васильева 15.02.2001Печать

Порядок работы:

1. Проработка материала по теме: «Информационно-справочная документация».

2. Составление формуляра-образца выписки из протокола. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

3. Чтобы оформить выписку из протокола необходимо использовать типовую форму, которая представлена в раздаточном материале. Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов.

4. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

Правила составления выписки из протокола.
Правила подписания выписки из протокола

Практическая работа № 12 «Оформление информационно-справочной документации. Акт»

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление информационно-справочной документации.

Акт документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

В зависимости от назначения акты могут быть различных видов:

Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом или распоряжением). В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (акты проверок, ревизий, обследований).

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа.

Акт имеет унифицированную форму.

Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Для актов с постоянно повторяющейся информацией можно применять бланки с трафаретным текстом.

Реквизиты акта: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись.

Дата и место составления, указываемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы.

Почти все разновидности актов подлежат утверждению:

- руководителем организации или его заместителями, по приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия;

- органами коллегиального управления (Общим собранием, Советом директоров, Правлением);

- вышестоящей организацией.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТ .

Текст акта состоит, как правило, из двух логически связанных составных частей: вводной (введение) и констатирующей.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указываются:

- основание для составления акта;

- лица, составляющие акт;

- лица, присутствующие при этом.

Во вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии. Это, как правило, проверяемые, руководители заинтересованных подразделений и т. п.

В констатирующей части излагают цели и задачи, сущность, методы и характер работы, проделанной составителями акта, ее результаты, установленные факты.

Иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются простой констатацией фактов.

Задание 1.

Акционерное общество «РАССИЙСКИЙ ФАРФОР» А К Т05.08.2012 № 5 Москва

приема-передачи оргтехники Составлен: 1. Белозеров Н.А. – зам. начальника информационно-технического отдела; 2. Колбасов М.В. – начальник АХО; 3. Золотова Н.Н. – зав. канцелярией.

Комиссия 04.08.2003 провела проверку технического оснащения канцелярии предприятия. Комиссия признала непригодными для эксплуатации: копировальный аппарат Canon-567 – 1 шт.

факс-модем 49569 – 1 шт.Непригодную для эксплуатации оргтехнику следует списать и передать на склад предприятия Члены комиссии: Н.А. Белозеров М.В. Колбасов Н.Н. Золотова

Задание 2.

Составьте акт о приеме-передаче комплекта мебели из отдела кадров в Управление делами. Комплект мебели состоит из: стола инв. №3, двух тумбочек инв. №10, 12, трех шкафов инв. № 11, 13, 15, стульев 5 штук, инв. № 16 – 20. Комплект мебели передается из отдела кадров на постоянное пользование в Управление делами.

Задание 3.

Составьте акт проверки наличия и состояния документов и дел конфиденциального характера за 9 месяцев 2009 г. В Череповецком филиале ОАО «Юнион-экспо».

Основанием для проведения проверки явился приказ генерального директора ОАО «Юнион-экспо» М.И. Капитанова от 17.10.2009 № 1435 «о проведении комплексной проверки в Череповецком филиале». В состав комиссии вошли: председатель комиссии – директор департамента управления делами, начальник отдела документационного обеспечения, специалист 2 категории отдела документационного обеспечения, ведущий специалист отдела контроля и регистрации документов, заведующий архивом и ведущий специалист управления персоналом Череповецкого филиала. Проверкой было установлено, что всего в деле «Материалы» для конфиденциального использования» за проверяемый период числится 56 документов, из них оказалось в наличии 53, не обнаружено 3 документа, приказ «О внесении изменений в штатное расписание « от _____ № ____, приказ «О премировании работников филиала» от _____ № _____, приказ «Об организационно-штатных мероприятиях в финансовом управлении». При этом в журнале учета и распределения конфиденциальных документов и во внутренней описи дел нет соответствующих отметок о проведенных изъятиях или перемещениях. Характеристика состояния документов, дел и изданий: удовлетворительная. Комиссия предлагает издать приказ о назначении комиссии по расследованию обстоятельств утраты и по розыску утраченных конфиденциальных приказов.

Задание 4.

Государственное унитарное предприятие города Москвы «УПРАВЛЕНИЕ ПО РЕКОНСТРУКЦИИ И РАЗВИТИЮ ИСТОРИЧЕСКИХ ОБЪЕКТОВ»УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Г.Д. Москвин 28.02.2003АКТ 25-27.02.2003 № 13 проверки финансово-хозяйственной деятельности лаборатории реставрации Основание: приказ Генерального директора ГУП «Управление по реконструкции и развитию историче6мких объектов» от 17.02.2003 № 21 «О создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности лаборатории реставрации». Составлен комиссией: председатель – зам Генерального директора предприятия Н.М. Заболотная; члены: зам. главного бухгалтера С.В. Сидорова, инженер-экономист П.Л. Костин, бухгалтер-ревизор П.А. Шахрай. В период с 25 по 27 февраля 2003 г. комиссия провела проверку финансово-хозяйственной деятельности лаборатории реставрации предприятия. В результате проверки обнаружены нарушения в системе учета оборудования, находящегося на балансе лаборатории, и оформлении разрешений на выдачу приборов, оборудования и реактивов со склада предприятия для использования: не всегда разрешения на выдачу оборудования подписывают заведующий лабораторией или его заместитель, выявлена выдача разрешений другими работниками. Других нарушений финансово-хозяйственной дисциплины комиссия не выявила. Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. – бухгалтерия предприятия; 2-й экз. – лаборатория реставрации; 3-й экз. – дело № 01-13 за 2003 г.Председатель Н.М. Заболотная Члены П.Л. Костин С.В. Сидорова П.А. Шахрай

Порядок работы:

1. Проработка материала по теме: «Информационно-справочная документация».

2. Составление формуляра-образца акта. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

3. Чтобы оформить акт необходимо использовать типовую форму, которая представлена в раздаточном материале. Оформление документов производится в редакторе MicrosoftWord с соблюдением всех отступов и интервалов.

4. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

1.Что является датой акта?

2.Из каких частей состоит текст акта?

3. Кто подписывает акт?

Практическая работа № 13 «Оформление информационно-справочной документации. Деловые письма»

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление информационно-справочной документации.

Служебное письмо обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом).

Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Ко второй группе относятся:

- письмо-предупреждение;

- письмо-напоминание;

- письмо-подтверждение;

- письмо-приглашение;

- письмо-отказ;

- письмо-извещение; Поэтому так важно, с одной стороны, чтобы служебное письмо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, отвечало всем требованиям этики деловой переписки.

Для писем установлен специальный бланк письма.

Письма также можно разделить на простые и сложные.

Простое служебное письма письмо одноаспектное. Это, прежде всего, письмо, не требующее ответа.

Под аспектом понимается мысль, выраженная одним или несколькими предложениями.

Многоаспектное письмо содержит несколько аспектов, изложение каждого из которых рекомендуется начинать с нового абзаца.

Абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разбивая текст письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим.

В сложном письме можно выделить следующие аспекты:

- факт напоминания (письмо-напоминание);

- выражение гарантии (гарантийное письмо);

- указание на достигнутую степень согласия; свершившийся факт (письмо-подтверждение);

- информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях (информационное письмо);

- указание на факт отправки прилагаемых к письму документов (сопроводительное письмо);

- предупреждение о возможных ответных шагах (письмо-предупреждение) и т. д.

Задание 1.

Составьте письмо-напоминание о вступлении в силу договора от 12 сентября текущего года № 14 «О поставках компьютерной техники». В письме обратитесь с просьбой проследить за своевременной оплатой по контракту, так как компьютеры уже готовы к отгрузке. Оформите на бланке для писем недостающие реквизиты самостоятельно.

Задание 2.

Составьте письмо-просьбу об участии в выставке. Письмо следует адресовать на имя директора Выставочного центра «Экспо-Бизнес». В письме следует указать, что ознакомившись с рекламой и программой ВЦ, опубликованными в №6 «Экономической газеты» от 12.03.2010, вы направляете заявку на участие в весенней выставке центра и просите включить ваше предприятие в число участников выставки. Оплата стендовых площадей гарантируется. Оформлять заявку следует на бланке для писем.

Задание 3.

Телекоммуникационная компания «Арктел» Директору ООО «Билайн» П.И.Гусеву Зубовский б-р., д. 2, Москва, 112233 Тел.: (495) 976-45-12 Р/с 6789098 АКБ «Москва» ОКПО 34543234567890

ОГРН 90876789087654 ИНН/КПП 3456543212/67890987 Internet: www.arctel.ru

«___» апреля 2009 г. № __________ На № _________________________ Уважаемый Павел Иванович, 16 апреля т.г. в 12.00 в конференц-зале нашей компании состоится обсуждение проекта новой волоконной линии. Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в данном направлении, направляем проект и просим принять участие в его обсуждении. Если вы не сможете принять участие в обсуждении, направьте Ваши замечания и предложения в наш адрес.

Приложение: на 18 л. в 1 экз. Генеральный директор И.И. Сизов

Задание 4.

Справочные данные об организации Генеральному директору АО «Сфинкс» К.А. Перязеву

18.02.2009 №01/14 На № ___________ Направляем технические характеристики прибора КЗР-25, заказного вашей организацией по каталогу моделей 2009 года. Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Директор В.С. Соткин

Задание 5.

Наименование организации Справочные данные об организации Председателю Правления АО «Интерсталь» В.И.Тулееву 29 апреля 2009 № 02/03-45 На № __________________

С благодарностью подтверждаем получение письма с пакетом документов на производство комплектных металлических шпал Алчевским металлургическим комбинатом по техническим требованиям железных дорог Уругвая. Документация направлена на заключение заказчику в целях подготовки к согласованию технических условий контракта. Объединение будет регулярно информировать Вас о ходе проработки вопросов экспорта металлических шпал, разработанных Алпачевским металлургическим комбинатом. Начальник отдела стратегического маркетинга В.П.Разин

Задание 6.

Справочные данные об организации ООО «Очаг» Специалисту первой категории Я.Э.Королеву

06.05.2009 № 123 На № ___________ Просим выслать в наш адрес более подробную информацию по вопросу о возможности возобновления поставок вашей продукции. Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом вопросе. Главный менеджер В.Борисенко

Задание 7.

ООО «Россельмаш» (почтовые реквизиты) Директору АО «Комплекс» А.Г.Степанову 20 мая 2009 г. № 02/123 На № ______________ О предоставлении заявки Несмотря на неоднократные напоминания с просьбой рассмотреть возможность участия Вашего предприятия в производстве сельскохозяйственной техники, комплектующих изделий, мы до сих пор не получили от вас соответствующей заявки. Срок предоставления заявок истекает 15 июня т.г. в случае неполучения заявки АО «Комплект» не будет принимать участие в тендере, проводимом нашим предприятием. Коммерческий директор В.Е.Соколов

Порядок работы:

1. Проработка материала по теме: «Информационно-справочная документация».

2. Составление формуляра-образца письма. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

3. Чтобы оформить информационно-справочный документ необходимо использовать типовую форму, которая представлена в раздаточном материале. Оформление документов производится в редакторе MicrosoftWord с соблюдением всех отступов и интервалов.

4. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

1.Какие разновидности писем вы можете назвать?

2.Каково максимальное количество адресатов в письме?

3.Как строится заголовок к тексту письма?

4.Какое максимальное количество составных частей входит в состав реквизита адресат?

5.Какие требования предъявляются к тексту письма?

6.Из каких частей состоит текст письма? Что указывается в каждой из этих частей?

7.Какие стандартные фразы для начала письма Вы знаете?

8.Какие стандартные фразы для окончания письма Вы знаете?

9.Какие размеры шрифтов используются при оформлении текста письма?

10.Какие форматы бумаги используются при оформлении писем?

Практическая работа № 14 «Оформление информационно-справочной документации. Коммерческие письма»

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление информационно-справочной документации.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой:

- обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию об услугах, товарах (либо могут содержать претензии и т. п.);

- обращения продавцов к покупателям, которые имеют рекламный характер и рассматриваются как вид рекламной деятельности.

Задание 1.

ООО «Россельмаш» Директору АО «Комплекс» А.Г.Степанову 20 мая 2009 г. № 02/123

На № ______________ О предоставлении заявки Несмотря на неоднократные напоминания с просьбой рассмотреть возможность участия Вашего предприятия в производстве сельскохозяйственной техники, комплектующих изделий, мы до сих пор не получили от вас соответствующей заявки. Срок предоставления заявок истекает 15 июня т.г. в случае неполучения заявки АО «Комплект» не будет принимать участие в тендере, проводимом нашим предприятием. Коммерческий директор В.Е.Соколов

Задание 2.

Справочные данные об организации ОАО «Аргонавт Тепло» Отдел сбыта 12.04.2009 г. № 03/76

На № ______________ ЗАО «Евростройгенподряд» просит поставить клапан КЗР-28 Кв+8,3 в количестве 2 штук. Оплату гарантируем. Наш расчетный счет № 123433212334 в БИН – Бланке, БИК 6789000987, ИНН/КПП 5432123456/09875687. Генеральный директор М.П. В.И.Рыбин

Главный бухгалтер Т.Д.Чугунова

Задание 3.

Составьте гарантийное письмо о подписании договора товарищества «Радость» с товариществом «Заря» на поставку строительных материалов. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

Справочные данные об организации НПП «Аргонавт Тепло» Отдел сбыта 12.04.2009 г. № 03/76

Задание 4.

Главный бухгалтер Т.Д.Чугунова

Порядок работы:

1. Проработка материала по теме: «Информационно-справочная документация».

2. Составление формуляра-образца коммерческого письма. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

4. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

1.Может ли письмо иметь две подписи?

2.В скольких экземплярах оформляется служебное письмо?

3.Как строится заголовок к тексту письма?

4.Какое максимальное количество составных частей входит в состав реквизита адресат?

5.Какие требования предъявляются к тексту письма?

6.Из каких частей состоит текст письма? Что указывается в каждой из этих частей?

7.Какие стандартные фразы для начала письма Вы знаете?

8.Какие стандартные фразы для окончания письма Вы знаете?

9.Какие размеры шрифтов используются при оформлении текста письма?

10.Какие форматы бумаги используются при оформлении писем?

Практическая работа № 15 «Оформление информационно-справочной документации. Докладная записка»

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление информационно-справочной документации.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить в известность руководство о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах. В зависимости от конкретной ситуации докладные записки:

- могут содержать выводы и предложения по излагаемому вопросу;

- могут быть написаны сотрудниками организации после выполнения ими поручения как отчет о проделанной работе.

Докладные записки могут быть инициативными, информационными и отчетными.

Текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию, а вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы.

Задание 1.

Составьте докладную записку секретаря руководителю организации об утере работником Ивановым А.А. письма-запроса, поступающего в адрес организации месяц назад. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

Задание2.

Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об истечении отдела четырьмя компьютерами. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

Задание3.

Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. от 15.03.2009 о произведенной проверке выполнения приказа директора фирмы № 92 от 12.02.2009 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2009 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2000 г. было сдано только 35,2% всех последних нарядов за прошлый месяц. Остальные данные укажите самостоятельно.

Задание 4.

Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

Задание 5.

Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

Задание 6.

Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.

Задание 7.

Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 8.

Оформите докладную записку, используя следующие данные: ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА: г.Ленинск-Кузнецкий; Заведующему отделом образования Ивановой В.Н.; О подготовке школы № 12 к 01.09.2002; По вашему поручению мною проверена подготовка школы № 12 к началу учебного года. Установлено, что классные помещения снабжены соответствующей мебелью и оборудованием, школа обеспечена необходимыми методическими пособиями. Педагогическим персоналом школа укомплектована. Инспектор отдела образования А.Н.Петров.

Порядок работы:

1. Проработка материала по теме: «Информационно-справочная документация».

2. Составление формуляра-образца докладной записки, объяснительной записки, справки. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

4. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

1.Кто подписывает внутреннюю и внешнюю служебные справки?

2.Кто составляет и подписывает внутреннюю докладную записку?

3.На чем оформляют внешнюю и внутреннюю докладные записки?

Практическая работа № 16 «Оформление информационно-справочной документации. Объяснительная записка»

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление информационно-справочной документации.

Задание1.

Составьте объяснительную записку менеджера коммерческой фирмы «Об опоздании на работу» на имя генерального директора. В объяснительной записке укажите, чем вызвано опоздание. В приложении к объяснительной записке должна быть приложена справка, подтверждающая данный факт.

Порядок работы:

1. Проработка материала по теме: «Информационно-справочная документация».

2. Составление формуляра-образца объяснительной записки. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

4. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Практическая работа № 17 «Оформление информационно-справочной документации. Справка»

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление информационно-справочной документации.

Задание 1.

АО « Контур» Юридический адрес Школа № 1236 СПРАВКА 12.11.2005 № 78

Олег Игоревич работает дизайнером отдела рекламы АО «Конструктор» с окладом 540000 (пятьсот сорок тысяч) рублей. Директор А. Л. Сорокин Главный бухгалтер О.И.Николаев

Задание 2.

Новомосковске производственное объединение «Азот» Детский сад «2» С П Р А В К А

10.08.2006 № 13 г. Новосибирск Тов. Васюкевич Оксана Станиславовна работает техником – конструктором проектно – конструкторного отдела объединения. Оклад – 600 тыс. рублей в месяц. Начальник отдела кадров А.И.Иванова

Задание 3.

Администрация Ивановской области Комитет по делам архивов Государственный архив Зав.отделомсоц. защиты населения Петровского района Ивановской области А.Н.Кривцову

СПРАВКА г.Иваново О наличии документов по Трудовому стажу за 1941-1945гг.

В документах Государственного архива Ивановской области имеются документы, подтверждающие трудовой стаж граждан, работавших в 1941-1959гг.на следующих предприятиях и организациях Петровского района: Завод расточных станков – за 1941-1945гг.

Завод ремонта сельскохозяйственной техники – за 1948-1950гг., Машинотракторная станция – за 1948-1950гг., Колхоз «Светлый путь» - за 1941-1948гг.,Директор архива Р.П.Суконцев

И.И.Чернова5 18 48

Задание 4.

Оформите справку, используя следующие данные: СПРАВКА; 05.12.2002. № 87; г.Оренбург; «Оренбургэнерго»; Дана Скворцову М.Р. в том, что он действительно работает главным менеджером общего отдела с 03.01.1993 г. по настоящее время. Должностной оклад Скворцова М.Р. составляет 6300 руб. Исполнительный директор А.В.Петрова. Главный менеджер П.К.Воробей.

Задание 5.

Оформите справку, используя следующие данные: СПРАВКА; 12.05.2009; № 18; г.Ленинск-Кузнецкий; Лицей № 18 Общеобразовательного центра. Соколов А.Н. работает преподавателем 11 разряда ЕТС с 01.09.2000. Должностной оклад Соколова А.Н. составляет 13600 руб.; Директор лицея № 12 А.В.Панферов. Заведующий учебным процессом А.С.Голубев. Главный бухгалтер П.И. Кобцева.

Задание 6.

Оформите справку, используя следующие данные: СПРАВКА; г.Белово; Лицей № 12; Общеобразовательный центр г.Белово; Соколов А.Н. работает преподавателем 14 разряда ЕТС; Должностной оклад Соколова А.Н. составляет 9200 руб; Директор лицея А.В.Панов. Заведующий учебным процессом А.С. Гальченко.

Задание 7.

Оформите справку, используя следующие данные: СПРАВКА; г.Кемерово. Детский сад № 45 Центрального района г.Кемерово; Иванова А.Н. работает инженером отдела снабжения Кемеровского завода «Электроника» с 18.11.2000. Должностной оклад Ивановой А.Н. составляет 16800 руб. Заместитель директора завода А.В.Петров. Главный бухгалтер П.И.Кузнецова.

Задание 8.

Оформите справку, используя следующие данные: СПРАВКА; г.Оренбург; Ясли-сад № 155 Центрального района г.Оренбурга. Василек А.П. работает психологом детского дошкольного отделения с 11.11.2003. Должностной оклад Василек А.П. составляет 7200 руб. Заведующая детским садом А.В.Петрова. Главный бухгалтер П.К.Кулешова.

Задание 9

Оформите справку, используя следующие данные: 05.12.2009; № 35; г.Новокузнецк; «Кузэнерготранс» Южного административного округа. Дана Васильеву А.П. в том, что он действительно работает главным инженером отделения связи с 15.03.2007 по настоящее время. Должностной оклад Васильева А.П. составляет 6700 руб. Генеральный директор А.В.Петрова. Главный бухгалтер П.К. Кобцева.

Порядок работы:

1. Проработка материала по теме: «Информационно-справочная документация».

2. Составление формуляра-образца справки. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

4. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

Каких видов бывают справки?
Какая информация содержится в справках личного характера?

Практическая работа № 18 «Оформление информационно-справочной документации. Телефонограмма»

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление информационно-справочной документации.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.

Порядок работы:

1. Проработка материала по теме: «Информационно-справочная документация».

2. Составление формуляра-образца телефонограммы. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

4. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

1.Правила передачи телефонограммы.

2. Правила приема телефонограммы.

3. Перечислите реквизиты телефонограммы.

4. Каковы особенности текста телефонограммы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Основные источники:

1. Ленкевич, Л.А. Делопроизводство: учебник для учащихся учреждений нач. проф. образования. [Текст]/Л.А. Ленкевич.− 4-е изд., перераб.- М.: ОИЦ «Академия», 2015 - 256 с.

2. Басаков, М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управление] учебник / М.И.Басаков, О.И.Замыцкова. – Изд. 12-е перераб. – Ростов н/Д : Феникс, 2015. – 376 с

3. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления: справочное пособие для вузов / И.Н.Кузнецов. – Ростов н/Д : Феникс, 2014. – 396 с.

Дополнительные источники:

1. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред.проф. образования. [Текст] / А.В. Пшенко.− 11-е изд., стер.- М.: ОИЦ «Академия», 2013 - 176 с.

2. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 520 с.

3. Петрова, Г.В. Правовое и документационное обеспечение профессиональной деятельности: учебник для студ. учреждений сред.проф. образования [Текст]/ Г.В. Петрова.- М.: ОИЦ «Академия», 2012 - 320 с.

4. Свиридова, М.Ю. Текстовый редактор WORD [Текст]/ М.Ю.Свиридова. – М.: ОИЦ «Академия», 2010.

5. Свиридова, М.Ю. Создание презентации в Powerpoint [Текст]/ М.Ю.Свиридова. – М.: ОИЦ «Академия», 2010.

6. Алексеева, Е.В. Архивоведение [Текст]/ Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева. – М.: ОИЦ «Академия», 2006.

7. Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства [Текст]/ В.В. Сапков. – М.: ОИЦ «Академия», 2010.

8. Боргенко, Я.Я. Офисные технологии [Текст]/ Я.Я. Боргенко, М.В.Кирсанова. – Новосибирск: ИД «Инфра-М», 2006.

Интернет-ресурсы:

1. Клуб профессиональных секретарей [Электронный ресурс]. – Режим доступа, свободный. – Загл. с экрана.

2. PRO-Секретариат: сообщество секретарей, офис-менеджеров, помощников руководителя. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://e.sekretariat.ru, свободный. – Загл. с экрана.

3. Перечень должностных инструкций [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.d-instrukciya.ru, свободный. – Загл. с экрана.

4. Секрет@рь: информационный портал для секретарей [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.sekretary.net, свободный. – Загл. с экрана.

По теме: методические разработки, презентации и конспекты

Методические рекомендации по выполнению практических работ МДК 02.01. Организационное обеспечение деятельности учреждений социальной защиты населения и органов Пенсионного фонда Российской Федерации. 030912 «Право и организация социального обеспечения»

Дисциплина «Организация работы органов Пенсионного фонда Российской Федерации, органов и учреждений социальной защиты населения»относится к основной части общего гуманитарного и социально-экономическо...

Методические рекомендации по выполнению практических работ МДК 02.01. Организационное обеспечение деятельности учреждений социальной защиты населения и органов Пенсионного фонда Российской Федерации. 030912 «Право и организация социального обеспечения»

Данные методические рекомендации предлагаются обучающимся для подготовки к практическим занятиямЦель практических занятий – получить навык применения теоретичес...

ОУД.07.Информатика Методические рекомендации по выполнению практических работ (приложение к контрольным работам) по учебной дисциплине для студентов заочного отделения специальностей

Материал учебно-методической разработки составлен в соответствии со стандартом по специальности 38.02.01 «Экономика и бухгалтерский учет» и 35.02.07. «Механизация сельского хозяйства» на основании раб...

Инженерная графика. 2 курс. Методические рекомендации к выполнению практической работы №54-55. Выполнение эскизов деталей сборочной единицы, состоящей из 4-10 деталей

Освоение последовательности выполнения эскизов деталей сборочной единицы. Построение эскизов деталей сборочной единицы...

Инженерная графика. 2 курс. Методические рекомендации к выполнению практической работы №56-57. Выполнение чертежей деталей (деталирование) по сборочному чертежу изделия, состоящего из 4-8 деталей, с выполнением аксонометрического изображения одной из них

Освоение порядка по составлению чертежей деталей (деталирование) по сборочному чертежу изделия. Построение чертежа детали (деталирование) по сборочному чертежу изделия...

Инженерная графика. 2 курс. Методические рекомендации к выполнению практической работы №60-61. Выполнение чертежа планировки участка или зоны с расстановкой оборудования

Освоение правил выполнения чертежа планировки участка или зоны с расстановкой оборудования. Построение чертежа планировки участка или зоны с расстановкой оборудования....

Информатика. 1 курс. Методические рекомендации к выполнению практической работы №77-78. Выполнение учебных заданий из различных предметных областей с использованием различных возможностей динамических таблиц

Изучение информационной технологии выполнения создания электронной таблицы, выполнения форматирования, проведения необходимых вычислений, построения диаграмм с применением знаний о способах обработки ...

Мне нравится

Навигация

Скачать:

Предварительный просмотр:

Методы получения изображения

Интересные факты

По теме: методические разработки, презентации и конспекты