Содержание отчета по результатам производственной практики по ПМ.02 «Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации» по специальности 46.02.01
методическая разработка

СОДЕРЖДАНИЕ ОТЧЕТА

ВВЕДЕНИЕ

ЧАСТЬ 1 ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА

ЧАСТЬ 2 КОМПЛЕКТОВАНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

ЧАСТЬ 3 УЧЕТ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

ЧАСТЬ 4 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ЧАСТЬ 5 ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Во введении указать:

- наименование предприятия, наименование структурного подразделения, на которое возложена организация хранения архивных документов организации,

- сроки прохождения практики,

- цель производственной практики,

- виды работ, которые предстояло освоить во время практики.

ЧАСТЬ 1 ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА

Составьте перечень нормативно-методической базы архива организации:

1. Федеральные и отраслевые (т.е документы Росархива) нормативные акты (см. раздел «Общие положения» локальных нормативных актов организации).

Если в организации используют устаревший НПА, обязательно укажите этот факт.

Примечания:

а) в тексте укажите полное и правильное название НПА и сделайте ссылку на список использованных источников,

б) дату принятия, номер, наименование организации, утвердившей этот документ и т.д. включите в его библиографическое описание в списке использованных источников,

в) актуальные нормативные акты приведены в списке источников данных методических рекомендаций. Используйте только те из них, которые соответствуют правовому статусу архива (для этого определите, это государственный архив или архив организации).

2. Локальные нормативные акты:

Для архивов организаций

- Устав организации,

- положение об архиве (при его отсутствии – положение о структурном подразделении, в ведении которого находится архив организации),

- должностные инструкции сотрудников архива (либо сотрудников другого подразделения, отвечающих за работу архива, если он не является отдельным структурным подразделением),

- инструкция по делопроизводству,

- номенклатура дел организации,

- план работы архива.

Для государственных архивов

- Устав государственного архива,

- план работы архива,

- положение об отделе, где вы проходите практику,

- должностная инструкция одного из сотрудников этого отдела.

Составить схему «Архивы Санкт-Петербурга, находящиеся в подчинении Архивного комитета Санкт-Петербурга» и выделить в ней соответствующий государственный архив.

Составить схему «Организационная структура государственного архива» (указать название) и выделить в ней отдел, где вы проходите практику.

ПРИЛОЖЕНИЯ: копии локальных нормативных актов.

ЧАСТЬ 2 КОМПЛЕКТОВАНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Для архивов организаций

Какие структурные подразделения являются источниками комплектования архива организации?

Опишите порядок формирования дел в структурном подразделении.

Опишите порядок передачи дел (дела, россыпь, короба) в архив организации.

Используется ли при экспертизе ценности «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (или другой, например, ведомственный перечень)?

Для государственных архивов

Какие организации являются источниками комплектования государственного архива?

Опишите порядок передачи дел из архива организации в гос.архив.

ПРИЛОЖЕНИЯ:

- копия приказа о создании экспертной комиссии организации (либо экспертно-проверочной комиссии государственного архива),

- положение об экспертной комиссии,

- копия протокола заседания экспертной комиссии,

- копия акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (либо о присвоении документу статуса ценного – в гос.архиве).

ЧАСТЬ 3 УЧЕТ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

Какие учетные документы архива используются? Какая информация в них отражается?

Опишите помещение и оборудование архива. Как документы размещаются в хранилище?

Опишите режимы хранения.

Перечислите методы консервации и реставрации документов (если они проводятся непосредственно в архиве) либо укажите организацию, которая проводит реставрацию документов.

ПРИЛОЖЕНИЯ:

- образцы учетных документов архива,

- фото архивохранилища,

- фото первичных защитных средств,

- образец топографических указателей.

ЧАСТЬ 4 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Выявите, как документы архива используются в справочных и других практических целях.

ПРИЛОЖЕНИЯ: образцы архивных справок, писем.

Примечание: если студент проходит практику в государственном архиве, дополнительно представьте образцы научных публикаций и фото выставки на основе архивных документов.

ЧАСТЬ 5 ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА

Для архивов организаций

Сделайте выписку из инструкции по делопроизводству о формировании дел и их передаче из структурных подразделений на архивное хранение. При отсутствии в организации инструкции по делопроизводству опишите эти процессы на основе наблюдений и бесед с сотрудниками (Приложение Х Лист беседы).

Перечислите используемые компьютерные программы и базы данных, укажите их преимущества.

ПРИЛОЖЕНИЕ: номенклатура дел организации (либо структурного подразделения).

Для государственных архивов

Сделайте выписку из устава (либо другого локального нормативного акта) о работе с организациями – источниками комплектования данного архива.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении напишите ответ на следующие вопросы:

Для архивов организации

1. Какие задачи и функции выполняет архив организации?
2. Насколько эти задачи и функции соответствуют требованиям «Основных правил работы архивов организаций» (какие функции отсутствуют? Какие являются специфическими, свойственными данной организации?)
3. Насколько формы номенклатуры дел, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, карточки постеллажного топографического указателя соответствуют формам, рекомендуемым «Основными правилами работы архивов организаций»?
4. Значение работы архива в деятельности данной организации.

Для государственных архивов

Какие задачи и функции выполняет данный государственный архив?

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Нормативные акты, Государственные стандарты и методические рекомендации должны быть оформлены как электронный источник.

2. Ниже представьте локальные нормативные акты архива: устав, план работы архива на год, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции сотрудников (для архивов организации обязатально – номенклатура дел, инструкция по делопроизводству), которые вы анализировали в отчете.

3. Далее – те учебные пособия и материалы периодических профессиональных изданий, которые вы использовали при написании отчета.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Допускается использовать ксероксы и скриншоты.

Если объем документа более 5 листов, достаточно представить его титульный лист.

По требованию руководителей практики содержание любых приложенных к отчету материалов должно быть объяснено студентом в целях выявления реального понимания их смысла.