Словарь-минимум для дисциплины ДОУ (делопроизводство)
план-конспект занятия на тему

Словарь-минимум терминов и определений делопроизводства

Словарь-минимум содержит основные термины и понятия делопроизводства, знание которых облегчит студенту освоение излагаемого материала.

Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресант — отправитель. Адресат — получатель.

Архив — организация или ее структурное подразделение, осуществляющее хранение документов с целью их использования.

Бланк — чистый лист с частично напечатанным текстом (реквизитами, логотипом адресанта) и свободным местом для основного текста.

Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Входящий документ — документ, поступивший в организацию.

Гриф — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции.

Дело — 1) единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку; 2) совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам. Итог документирования — создание документа.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату.

Индекс — условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Исходящий документ — документ, отправляемый из организации.

Корреспондент — организация или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Оригинал документа — 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Особые отметки — степень открытости (конфиденциальности, секретности), срочности исполнения документов.

Отпуск — заверенная полная копия исходящего документа, остающаяся у отправителя.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа (автор, адрес,

Система документации — совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система документирования — принятый в организации порядок создания, оформления и исполнения документов.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Стандартизация — деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Результаты работы по стандартизации оформляются в виде стандартов.

Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, табель форм документов, отчетности и т. д.).

Типовые документы — тексты-аналоги, отражающие наиболее типичные социально-правовые отношения и воспроизводимые по образцам документов.

Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпечатанный повторяющийся текст (часть текста) и свободное поле для нанесения содержательной части текста документа непосредственно при его подготовке.

Унификация — установление максимально единообразного набора реквизитов, форматов бумаги, применения «стандартных» оборотов речи.

Формуляр документа — совокупность (схема) расположенных в установленной последовательности реквизитов документа.

Экспертиза ценности документов — определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующие основной текст и закрепленные за конкретными видами документов.