Курс лекций по дисциплине "Документационное обеспечение управления"
план-конспект урока на тему

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧЕРЕЖДЕНИЕ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

«БРЮХОВЕЦКИЙ АГРАРНЫЙ КОЛЛЕДЖ»

Курс лекций

по учебной дисциплине ОП.04. «Документационное обеспечение управления»

для специальности 38.02.01

Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)

Автор: Белоцерковникова А.С.

преподаватель экономической  дисциплины.

ГБПОУ КК «БАК»

2015 г.

                                          Содержание.

Введение. Понятие о «документе», «документировании», «документационном обеспечении управления»………………….2

Тема: Документирование управленческой деятельности………..4

Тема: Система организационно-распорядительной документации……………………………………………………….7

Тема: Договорно-правовые отношения……………………….….17

Тема: Документы по внешнеэкономической деятельности…….23

Тема: Организация работы с документами………………………27

Тема: Составление личных документов………………………….31

Перечень основной литературы…………………………………..35

      Введение. Понятие о «документе», «документировании»,

                 «документационном обеспечении управления».

Вопросы:

1. Понятие о «документе», «документировании», «документационном обеспечении управления»
2. Специфика деловой переписки.
3. Связь дисциплины «ДОУ» с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.

Вопрос №1

Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о событиях, явлениях объективной реальности (родился, умер и другое) и мыслительной деятельности человека.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – понимается – деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организационной работы с документами в процессе осуществлении ими управленческих функций.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вопрос №2

Вся коммерческая деятельность соткана из документов – сообщений запросов, предложений, заказов, рекламации и другие. Вот почему деловой переписки должно уделяться соответствующее внимание.

Специфика деловой переписки в условиях рынка:

1. Носит нацеленный характер, т.е. организует и подает информацию так, чтобы обеспечить своевременное получение искомых данных и отбор перспективных связей.
2. Элементы деловой переписки должны встраиваться в систему делопроизводства, позволяющую вести действительный учет и контроль.
3. Необходимо соблюдение норм и традиций, сложившихся в области делопроизводства.

Все это накладывает отпечаток на стиль деловых писем. Они должны быть точными, лаконичными и обоснованными. А для этого необходимо соблюдать следующие принципы:

1. Упорядоченность содержания – обеспечивает простоту и скорость усвоения его теми, кому направляется документ.
2. Деловитость – краткость, ясность, полезность последовательность предложений, без поэтизмов и архитектурных излишеств.(пример: «имею честь сообщить…»)
3. Официальность тона, исключающая преувеличенную  вежливость. (пример: «ваш покорный слуга…»)

Вопрос №3

Дисциплина «Документационное обеспечение управления» базируется на знаниях, умения и навыка, полученных студентами при изучении социально – экономических дисциплин таких как, «Основы права», «Основы экономической теории», «Основы социологии и политологии», а так же дисциплин  общепрофессионального цикла: «Правовое обеспечение профессиональной деятельности», «Экономика организации», «Маркетинг», и другие.

                                        Вопросы для самоконтроля:

1. Дать определение документу.
2. Что понимается под документационным обеспечением управления?
3. В чем заключается специфика деловой переписки?
4. Перечислить и охарактеризовать принципы деловой переписки.
5. Связь дисциплины «Документационное обеспечение управления» с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.

       Тема: Документирование управленческой деятельности. 
Вопросы:
1 )Государственная система документационного обеспечения управления.
2)Понятие систем документации: функциональные и отраслевые системы документации.
3)Унификация и стандартизация управленческих документов.
      1. Для более чёткой и оперативной работы аппарата- управления, внедрение в практику опробированных форм и методов документационного обеспечения управления, введена государственная система документационного обеспечения управления(ГСДОУ).
ГСДОУ- представляет собой свод правил, нормативов по ведению документационного обеспечения управления (.ДОУ), начиная с поступления или создания документа, до сдачи его в архив.
               

                         Нормативная база ДОУ включает:
1) Указы и распоряжения Президента РФ, постановление и распоряжение Правительства РФ.
2) Нормативно-правовые акты Федеральных органов, исполнительной власти(министерства, комитеты, службы и т.д.) по вопросам ДОУ общеотраслевого и ведомственного характера.
З) Нормативно-правовые акты органов исполнительной и представительной власти субъектов РФ и их
территориальных образований, регламентирующих ДОУ местного характера.
4) Организационно-распорядительные документы (ОРД).
5) Государственная система документационного
обеспечения управления (ГСДОУ).
6) Государственные стандарты по вопросам ДОУ.

7) Унифицированную систему документации(УСД).
8) Общероссийские классификаторы технико-
экономической, социальной информации.
9) Нормативно-методические документы по организации управленческого труда и охране труда.
10) Нормативно-методические документы по организации архивного хранения документов.

       2. Государственную систему документации можно классифицировать по следующим признакам:
1) Функциональному;
2) Отраслевому.

Функциональная система документации- определяются те, которые в том или ином объёме присущи всем
организациям: бухгалтерская, кадровая, архивная,
организационная.
Отраслевая система документации- определяются те, которые присущи только определённым группам
организации, связанных единством хозяйственной
деятельности: медицинская, учебная, научно-
исследовательская и др.

3. Унификация документов заключается в
установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Унифицированная система документации(УСД)- это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

Было унифицировано свыше 3500 форм плановых, учётных, финансовых и других документов, сведённых в общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из
унифицированных систем документации(УСД) и местом документа внутри этой системы.

Коды форм по ОКУД проставляются в верхней части документа.

Документы должны соответствовать требованиям ГОСТ Рб.3О-2003 называется «Унифицированная система ОРД. Требованиям к оформлению документов» и основные положения государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ).

Стандартизация - это процесс установления и применения правил, с целью упорядочения деятельности в данной области, для достижения всеобщий экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности.
                       

                         Вопросы для самоконтроля:
1)Государственная Система Документационного
Обеспечения Управлением представляет собой...?
2)Что включает в себя нормативная база ДОУ?
3)Охарактеризовать функциональную систему
документации...?
4)Что представляет собой отраслевые системы
документации?
5)Понятие УСД?
б)Стандартизация представляет собой..?

Тема: Система организационно – распорядительной документации.

Вопросы:

1. Унифицированная система документации (УСД). Госты на ОРД. Требования к оформлению документов.
2. Классификация ОРД: организационные документы, распорядительные документы информационно – справочные документы, служебные письма.
3. Организационные документы: устав, положение, правила, инструкции.
4. Распорядительные документы: приказы по основной деятельности предприятия, приказы по личному составу, постановления, решения, распоряжения.
5. Справочно – информационные документы: справки, докладные записки, акты, протоколы.
6. Служебные письма, классификация писем, структура и реквизиты делового письма. Язык и стиль деловой корреспонденции.

Вопрос№1

Требования по оформлению документов установлены ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированной  системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов»

Положение стандарта определяет:

1. Состав реквизитов документов.
2. Требования к оформлению реквизитов документов.
3. Требования к бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года ст. №65, а введен в действия 1 июля 2003 года.

Положение Госстандарта распространяются на ОРД относящиеся к унифицированной системе ОРД (УСОРД), включенный в классе 0200000 общероссийского классификатора управленческой деятельности (ОКУД).

Вопрос №2

Вся ОРД классифицируется на 4 группы:

1. Организационные документы.
2. Распорядительные документы.
3. Справочно – информационные документы.
4. Служебные письма.

Вопрос№3

В организационные документы входят: устав предприятия, положение, инструкция, правила.

Устав – правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия или организации.

Положение – правовой акт определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы предприятия или структурного подразделения.

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил регулирующих основные стороны предприятия.

Правила – правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, предъявляемых сотрудникам организации.

Инструкция – структура текста должностной инструкции.

Включает: 

1. Общие положения.
2. Функция работника.
3. Обязанности работника.
4. Права работника.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения работника (связи по должности).
7. Оценка работы.

Формуляр – образец должностной инструкции состоит из реквизитов:

1. Наименование организации.
2. Наименование структурного подразделения.
3. Наименование вида документа – должностная инструкция.
4.  Дата документа.
5. Регистрационный номер документа.
6. Место издания документа.
7. Заголовок документа (Р.п)
8. Гриф утверждения.
9. Текст должностной инструкции
10. Подпись автора.

  Виды документов:

Все документы подразделяются на 4 вида:

1. По месту составления:

- внутренние и внешние. Подшиваются в дела и составляют номенклатуру дела.

2. По сложности содержания:

- простые и сложные.

3. По форме:

- индивидуальные, составленные по произвольному признаку.

- трафаретные, когда часть документа отпечатана заранее, а часть вписана при его составлении.

- типовые, текст - образец на основе которого составляется документ.

4. По стадиям создания:

- оригинал-документ созданный 1 раз индивидуальным или коллективным автором.

- копия – повторное абсолютно точное воспроизведение оригинала.

- дубликат – вторичный документ после утери оригинала.

Вопрос№4

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основе единоначалия в целях разрешения каких – либо производственных задач.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов деятельности предприятия.

Постановление – правовой акт, применяемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установление норм и правил.

            Приказ по основной деятельности предприятий.

 Текст приказа состоит из двух частей:

1. Констатирующей.
2. Распорядительной.

        Констатирующая часть приказа включает:

1. Заголовок, к тексту отвечающий на вопрос «о чем?» («об изменении оплаты отпусков»), («об изменении графика работы»)

2. В констатирующей части указывается основание для издания приказа.

        Основание делится на:

1. Нормативные документы вышестоящих органов.
2. Решение Совета директоров и общих собраний акционеров.
3. Производственная необходимость.

2.Распорядительная часть начинается со слова «Приказываю», которая пишется с новой строки прописными буквами без кавычек, после слова «приказываю» ставится двоеточие.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляется контроль за исполнением приказом в целом.

После составление текста приказа необходимо произвести его согласование и подписание.

Проект приказов могут согласоваться главным бухгалтером, с юрист. консультом и др.должностными лицами. Такое согласование оформляется в виде визы. Виза состоит из следующих элементов: должность визирующего, подпись, ее расшифровка (инициалы и фамилия) и дата.

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право.

Приказ вступает в силу с момента его подписания. Секретарь – референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников с его содержанием, т.е один экземпляр приказа вывешивается на доске объявления, а другой экземпляр приказа идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников и ответственных за его исполнение сторон.

                      Приказы по личному составу. (Л/С)

Оформляется перевод, прием и увольнение сотрудников предприятия. Приказы по Л/С группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «Л/С».

Реквизит «заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующем образом: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О переводе».

В приказах по Л/С констатирующая часть отсутствует, вторая, распорядительная часть приказа начинается словами: «Назначить, уволить, перевести»,которые начинаются от границы левого поля. После этих слов следующей строкой указываются ФИО работника ( прописными буквами без сокращений) должность, срок увольнения, назначения или перевод, статья ТК.РФ  (в случаях увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа) с испытательным сроком или без него.

Приказы по Л/С  могут составляться на нескольких сотрудников в независимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Состоят из нескольких параграфов или пунктов, каждый из которых касается отдельных сотрудников.

Вопрос№5

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов или событий.

 Справка начинается с указанием в И.п ФИО лица, о котором даются сведения. Справка в правом верхнем углу указывает место предоставления справки. Текст состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к её написанию. Во второй части приводят конкретные данные.

Справки бывают внешние и внутренние. Справки, составленные для руководителей организации (внутренняя) подписывает сам составитель. Справки, составленные по указанию вышестоящих организаций подписывает руководитель организации(внешние).

 Справки финансового характера подписывает главный бухгалтер и руководитель. Внешние оформляются на формате А4, а внутренние на листе бумаги. Датой справки является дата её подписания. Справки, удостоверяющие юридические факты (подтверждение места работы, учебы) выдаются по запросам учреждений, составляются  на формате А5. Текст заверяют подписью и печатью.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или вышестоящему  органу и содержит обстоятельства изложения какого- либо вопроса с выводом и предложениями.

 Докладные записки бывают внутренние и внешние. Докладная записка имеет заголовок к тексту, начинающийся с предлога «о или об». В первой части текста докладной записки(констатирующей) излагаются имевшие место факты или события. Во второй излагают просьбы и предложения.

 Внутренняя докладная записка, подаваемая руководителем структурного подразделения, оформляется на листе бумаги и подписывается самим автором.

Реквизиты внутренней докладной записки:

1. Наименование структурного подразделения.
2. Название документа докладной записки.
3. Дата документа.
4. Регистрационный номер.
5. Заголовок к тексту.
6. Текст докладной записки.
7. Отметка о приложении.
8. Подпись.

Внешняя докладная записка адресуемая выше стоящей организации оформляется на формате А4 или на фирменных бланках. Подписывает руководитель.

Формуляр образец внешней докладной записки:

1. Наименование организации.
2. Название документа.
3. Дата документа.
4. Регистр.
5. Место составления документа.
6. Адресат
7. Заголовок к тексту.
8. Текст.
9. Отметка о наличии приложений.
10. Подпись.

Акты – документ, составляется несколькими лицами или комиссией и подтверждает факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и имеют множество разновидностей (акт приема передачи материальных ценностей, акт списания материалов). В заголовке акта следует писать название актируемого факта или события (акт приема-передачи ПВМ).

Акт состоит из двух частей: вводная и констатирующая.

Вводная строится по схеме: основание:

1. Составлен в комиссией в составе.
2. Председатель; должность; ФИО.
3. Члены комиссии: 1,2,3; должность, ФИО.

В констатирующей части излагают цели, задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются основные факты и события. В конце акта могут быть указаны сведения о количествах экземплярах и о месте их нахождения. Акт подписывается председателями и членами комиссии. Для ряда актов по материально- финансовым вопросам необходимо утверждение руководителя и заверение печатью. После чего акт принимает юридическую силу.

Вопрос№6 

Служебное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия организации учреждения с внешним миром. Через служебные письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии, сопровождаются материальные ценности в пути и т.д.

Классифицировать деловые письма – значит построить классификацию производственной ситуации, вызывающую необходимость переписки.

Деловые письма можно разделить по функциональному признаку на 2 части:

1. Письма, требующие письма – ответа.
2. Письма, не требующие письма – ответа.

К письмам, требующим письма - ответа относятся: письмо – просьба, письмо – обращение, письмо – предложение, письмо – представление и т.д.

К письмам, не требующим ответа, можно отнести: письмо – предупреждение, письмо – напоминание, письмо – приглашение и т.д.

Одним из важнейших документов составляемых руководителем является деловое письмо.

Деловое письмо содержит развернутое сообщение, которое направленно партнеру или другому заинтересованному лицу с целью установления углубление коммерческих связей.

Деловое письмо должно соответствовать определенным требованиям:

1. Пишется на бланках стандартного образцов А4 и А5, подписывается руководителем или его заместителем.
2. Деловое письмо должно вкладываться в специальный конверт, на котором уже указаны реквизиты фирмы.
3. Письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно без грубых помарок и исправлений.
4. Письмо должно излагаться официально – деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию и т.д.

В зависимости от типа письма и его содержания, текст письма может быть простым или сложным.

Простые письма состоят из двух частей: вступление и заключение.

Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть и заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: т.е. причина возникновения вопроса и его краткая история, если поводом для составления письма послужил документ, дается ссылка на него.

В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения.

Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникло сомнений в правильности и обосновании предлагаемых решений.

В заключении формируется основная часть письма: «Просьба, предложение, напоминание, требование, и т.д.

Заканчивается деловое письмо формулой вежливости(«С уважением к Вам», «Искренне Ваш»). И в конце письма следуют подписи лиц ответственных за его написание.

 Формуляр – образец делового письма:

1. Адресат.
2. Заголовок к тексту (состоящий из даты и индекса).
3. Обращение.
4. Основной текст (содержание письма).
5. Формула вежливости.
6. Подпись.
7. Отметка об исполнители.

Каждый вид делового письма имеет свою языковую формулу.

Языковая формула – слово,  словосочетание, предложение, организующее основной текст документа и закрепленное за конкретным видом документа.

По языковым формулам «Прошу», «Высылаю», «Подтверждаем» можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

Деловая переписка – письменное сообщение информационного характера, оформленное в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой и электронной связи.

                       Вопросы для самоконтроля:

1. Какие документы входят в организационную документацию?
2. Должностная инструкция представляет собой…?
3. Из каких разделов состоит текст должностной инструкции?
4. Общие требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности предприятия?
5. Приказы по Л/С и их отличие от приказов по основной деятельности предприятия?
6. Дать определение распоряжению, постановлению и приказу?
7. Что представляют собой справочно – информационные документы: справки, докладные записки, акты?
8. Кто подписывает справки, составленные для руководителей организации и составленные по указанию вышестоящей организации?
9. Из каких частей состоит текст акта?
10.    Служебные письма их классификация?
11. Из каких реквизитов состоит формуляр – образец делового письма?
12. Деловое письмо это…?
13. Языковая формула – это…?
14. Деловая переписка представляет собой…?

Тема: Договорно-правовые отношения.

Вопросы:

1. Понятие  договора (контракта). Основные разделы контракта.
2. Договор на возмездное оказание услуг.
3. Транспортные договоры, оформление договора транспортной экспедиции.
4. Типовая форма кредитного договора.

Вопрос №1

Коммерческий контракт (договор) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении или регулировании каких-либо отношений.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить, т. е направление оферты (коммерческое предложение). Оферта должна содержать основные условия, предлагаемой сделки (ст.435 ГКРФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (соглашением)

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его, и если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

Составными частями контракта являются:

1. Название вида и заголовок документа (договор о купле - продажи)
2.  Дата;
3. Место составления;
4. Номер (индекс);
5. Наименование сторон (полные названия фирм);
6. Предмет контракта;
7. Условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки;
8. Условия и сроки оплаты;
9. Порядок расчета;
10. Порядок сдачи – приема выполненных работ;
11. Ответственность сторон (штрафные санкции);
12. Гарантии, страхование, форс-мажорные обстоятельства (военные действия, природные явления), т. е это условия, разрешающие переносить срок исполнения договора в случае наступления не зависящих  от сторон обстоятельств;
13. Переход права собственности и риска;
14. Порядок разрешения споров (Арбитражный суд г. Краснодара);
15. Юридические адреса сторон (указание почтовых адресов полностью, банковских реквизитов, номера телефонов и факсов);
16. Подписи, должностных лиц ( с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписание документов);
17. Печать фирм – контрагентов.

            Коммерческие договоры хранятся 3 года после истечения срока договора при условии завершения ревизии по ним.

Вопрос № 2

Услуга – это работа на заказ, которую не дает самостоятельного продукта. Услуги бывают возмездные и безвозмездные. По договору возмездного оказания услуг исполнитель оказывает услуги, а заказчик оплачивает их.

Правила гл.39 ГК РФ «Возмездное оказание услуг» применяются, как сказано в п.2 ст. 779,к договорам об услугах связи, медицинским, ветеринарным, аудиторским , консультационным, маркетинговым, услугам по обучению, туристическому обслуживанию.

Услуги подлежат оплате в размере, в сроки и на условиях, предусматриваемых договором. Оплата не обязательно в деньгах.

Общим правилом, предусмотренным ст.310 ГК РФ, является недопустимость одностороннего отказа от исполнения обязательств, заказчик согласно п.1 ст.782 ГК РФ в праве отказаться от исполнения договора возмездного оказания услуг. При этом он возмещает фактически понесенные расходы (затраты) если же откажется исполнитель, его обязанность более строгая: полное возмещение убытков, причиненных отказом предоставить обещанную по договору услугу(при этом действует правило ст. 15 ГК РФ).  

Вопрос № 3

(ГК РФ гл.41 ст.801 – 806;гл.40 ст.784 - 800)По договору транспортной экспедиции одна сторона – экспедитор – обязуется за счет клиента – грузоотправителя или грузополучателя – выполнить ( организовать выполнение) услуг, связанных с перевозкой. Договор возмездный. Согласно абз. 2 п.1 ст.801 ГК РФ договором могут быть предусмотрены обязанности экспедитора организовывать перевозку транспортом и по маршруту, избранному клиентом. Возможно заключение договора перевозки груза, с обеспечением отправки и получения груза экспедитором от своего имени либо от имени клиента. Эти моменты (условия) должны быть четко предусмотрены договором транспортной экспедиции. Обширный перечень дополнительных услуг, которые могут быть оказаны клиенту содержатся в ст.801 ГК РФ. Среди этих услуг: получение требуемых для экспорта и импорта документов, выполнение таможенных процедур и других формальностей, уплата пошлины, сборов, проверка качества и состояния груза. Заключение договора перевозки пассажиров удостоверяется билетом, сдача багажа – квитанцией. Формы этих документов утверждаются в соответствии с правилами транспортного законодательства. Провозная плата определена тарифами, а если утвержденных тарифов нет, - соглашением сторон. В обеспечении оплаты провоза перевозчик имеет право удерживать перевозимые грузы и багаж(п.4 ст. 790 ГК РФ)

Вопрос № 4

(ГЛ.42 СТ.807 ГК РФ  590 – 603)Согласно кредитного договора банк (или другая кредитная организация), кредитор обязуется предоставить денежные средства заемщику. Договором определяются размер, условия кредита, обязательства возврата кредита с уплатой %. Кредитор (банк) должен иметь лицензию на осуществление банковских операций. Договор должен быть в письменной форме. Кредитор может отказаться от предоставления кредита при обстоятельствах, свидетельствующих, что сумма кредита не будет возвращена ввиду веских причин: например, при неудовлетворительной структуре платежного баланса, т.е неплатежеспособному заемщику банк вправе отказать в выдаче кредита и заключении кредитного договора, а если неплатежеспособность выявится позже, договор может быть расторгнут по инициативе кредитора. Предмет кредитного договора – только денежные средства, предоставляемые заемщику на определенное время.

                                          Кредитный договор.

Город  _____________________                                                                ___________________                                      

                                                                                                                                   (дата  прописью)        

                                                                    (наименование организации кредитора)                                                          

      в  лице ___________________________________________________________________________        

                                                                      (должность , Ф.И.О)                  

     действующего на основание     ________________________________________________________

                                                                                  (устава, учредительного договора, наложения)

     именуемого далее – Кредитор, и     ____________________________________________________

     ___________________________________________________________________________________

                                                        (наименование и адрес  организации заемщика)

    в лице _____________________________________________________________________________

                                                                      (должность, Ф.И.О)

    действующего на основании    __ ______________________________________________________

                                                                          (устава, учредительного договора, наложения)

   именуемого далее – Заемщик, заключили настоящий договор о следующем:

1. Кредитор обязуется предоставить Заемщику кредит на сумму  _____________________________________________________________________________

а  Заемщик обязуется возвратить полученную сумму и уплатить % на нее.

2. Заемщик обязуется уплатить Кредитору проценты на кредит в размере  ______________________________________________________________________________

и в следующем порядке: ________________________________________________________

3. Кредит предоставляется ________________________________________________________

______________________________________________________________________________

указывается либо дата либо предельный срок, не позднее которого предоставляется кредит.

4. Проценты на сумму кредита уплачиваются в следующие сроки:________________________
5. Заемщик обязуется возвратить кредит в следующем порядке:    _______________________ ______________________________________________________________________________
6. В случае изменения Центробанком РФ ставки рефинансирования Кредитор вправе в одностороннем порядке увеличить размер % за пользование заемными средствами, предусмотренный п.2 настоящего договора.
7. Кредитор вправе отказаться от предоставления кредита при наличии обстоятельств, очевидно свидетельствующих о том, что кредит не будет возвращен Заемщиком в срок.
8. Заемщик вправе отказаться от кредита полностью или частично, уведомив Кредитора до срока его предоставления, указанного в п.3 настоящего договора.
9. Заемщик предоставляет обеспечение возврата кредита.
10. Сумма кредита может быть возвращена досрочно (с согласия кредитора).
11. При просрочке возврата кредита Заемщик должен уплатить % на сумму кредита со дня, когда он обязан был возвратить кредит, и до дня фактического возврата в размере, предусмотренном п.1 ст.395 ГК РФ, безотносительно к уплате % согласно п.2 настоящего договора.
12. Во всем, что не регулировано настоящим договором, стороны будут руководствоваться нормами ГК РФ и др.федеральных законов.
13. Договор составлен в  _____________ идентичных экземплярах.

                                                       (количество)

14. Адреса и банковские реквизиты сторон :

Кредитор : _____________________________________________________________________

Заемщик : _____________________________________________________________________

        Подписи представителей : __________________________________________________________

        Печати.

                                           Вопросы для самоконтроля:

1. Что недопустимо от 31 ГК РФ согласно договора на возмездное оказание услуг?
2. Какие дополнительные услуги могут быть оказаны клиенту, согласно ст.801 ГК РФ договора транспортной экспедиции?
3. Чем удостоверяется, согласно договора транспортной экспедиции, перевозка пассажиров и багажа?
4. Что определяется кредитным договором?
5. Коммерческий контракт представляет собой …?
6. Что такое оферта?
7. Акцепт – это ...?
8. Перечислить составные части контракта

Тема: Документы по внешнеэкономической деятельности.

Вопросы:

1. Классификация документации по внешнеэкономической деятельности.
2. Реквизиты коммерческого письма зарубежного образца.
3. Классификация коммерческих писем: запросы от потенциальных клиентов – ответы на запросы. Коммерческое предложение ( оферта ) – её виды – ответ на оферту ( акцепт ).

Вопрос№1

Коммерческая переписка объединяет различные по наименованию документы (контракты, коммерческие письма), посредством которых осуществляются информационные взаимосвязи контрагентов (продавца и покупателя) на различных этапах внешнеторговой сделки.

В процессе коммерческой деятельности создаются различные комплексы документов, отражающие этапы заключения и исполнения сделки:

• Документы по подготовке сделки (контрактные документы);
• Документы по подготовке экспортного товара к отгрузке;
• Коммерческие документы (письма);
• Документы по платежно-банковским операциям;
• Страховые документы;
• Транспортные и транспортно-экспедиторские документы;
• Таможенные документы.

Коммерческая переписка не выделяется в самостоятельную группу документов, поскольку присутствует на всех этапах внешнеторговой сделки – от её подготовки и заключения до завершения исполнения.

Вопрос№2

Не существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стандартов Международной организации стандартизации (ISO) устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации – авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма.

При оформлении писем за рубежом используются следующие реквизиты:

1. Сведения об отправителе (наименование организации-автора, ее почтовый и телеграфный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты);
2. Ссылки на документы отправителя и получателя;
3. Дата;
4. Адрес получателя письма;
5. Указание на конкретное лицо;
6. Вступительное обращение;
7. Краткое содержание письма;
8. Текст письма;
9. Заключительная формула вежливости;
10. Подпись;
11. Ссылка на приложение;
12. Сведения о рассылке копий письма.

Вопрос№3

Под запросом понимается деловое письмо, которое направляется заинтересованной стороной потенциальному партнеру с целью выяснить возможность и условия поставки той или иной продукции.

В таком письме обычно указывается наименование товара, вид, качество, количество, место и срок доставки, порядок платежа и род упаковки.

Послав запрос, заинтересованная сторона ожидает предложение или оферту продавца. Но случается, что надежды не сбываются, иногда она получает краткое письмо, в котором сообщается о невозможности поставки данного товара с мотивировкой отказа. В других случаях покупателю предоставляется коммерческая и техническая документация с обещанием позже направить ему оферту.

Оферта – обозначает письменное заявление продавца о своей готовности заключить сделку с заинтересованным лицом на определенных условиях.

Коммерческое предложение может быть оформлено по-разному, но непременно должно соответствовать ряду требований:

1. Наименование предлагаемого товара.
2. Цена за количество или объем товара.
3. Срок поставки.
4. Способ упаковки и маркировки.
5. Стоимость доставки.
6. Порядок расчетов и условия платежа.

Коммерческое предложение бывает двух видов:

1. Твердое – составляется продавцом для конкретного покупателя с указанием срока, в течение которого продавец связан этим предложением. Если покупатель за это время выразит свое согласие с поступившим предложением, то сделку можно считать заключенной.
2. Свободное – в котором не содержится обязательств со стороны продавца независимо от того, рассылается ли оно одному или нескольким покупателям. Если покупатель принимает предложенные условия, то сделка может быть заключенной.

Как твердое, так и свободное предложение состоит из двух частей:

1. Сначала идет мотивировка данного предложения;
2. Следуют условия будущего договора.

Получив оферту от продавца, покупатель приступает к ее изучению. Результаты такого анализа, охватывающего вид, сорт и качество товара, его цену, сроки поставки и т.д. ложатся в основу заказа, который выдается продавцу и содержит основные пункты предложения:

1. Наименование товара.
2. Объем поставки.
3. Стоимость доставки.
4. Упаковка, маркировка.
5. Порядок платежа.

Получив заказ, поставщик обязан дать ответ покупателю в течение срока, установленного заказом и лишь после подтверждения продавцом предложенных условий заказ приобретает силу контракта.

Разница между контрактом и заказом состоит в том, что от заказа продавец может отказаться без особого ущерба для себя, тогда как при невыполнении контракта в силу вступают штрафные санкции.

                       Вопросы для самоконтроля:

1. Каково назначение коммерческой переписки?
2. Какие необходимы документы для заключения и выполнения сделки?
3. Какие реквизиты используются при оформлении писем за рубеж?
4. Что понимается под запросом и что ожидает заинтересованная сторона, послав запрос?
5. Какие основные пункты предложения содержатся в заказе?
6. В чем состоит разница между контрактом и заказом?
7. Какому ряду требований должна соответствовать оферта?
8. Какие существуют два вида коммерческих предложений?

                  Тема: Организация работы с документами.

Вопросы:

1. Основные задачи и функции служб ДОУ
2. Должностной и численный состав служб ДОУ
3. Организация работы с документами: обработка входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация документов.
4. Контроль исполнения документов. Сроки использования документов.
5. Организация хранения документов: составление номенклатуры дел; формирование и оформление дел.
6. Дела постоянного и временного сроков хранения. Подготовка документов к архивному хранению.

Вопрос №1

Служба ДОУ решает 3 основных комплекса задач:

1. Обеспечение документирования управленческой деятельности
2. Организация работы с документами в учреждениях.
3. Совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службами ДОУ, определяют её функции.

1. Задача обеспечение документирования управленческой деятельности.

Она выполняет функции:

1. Разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления.
2. Обеспечение изготовления документов, копирование и тиражирование.
3. Контроль качества подготовки и оформления документов.

2. Задача организация работы с документами в учреждениях.

Решаются выполнением следующих функций:

1. Установление единого порядка прохождения документов (документооборот)
2. Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов.
3. Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов.
4.  Контроль за исполнением документов.
5. Систематизация документов, обеспечение их хранения и использования.

3.  Задача совершенствование форм и методов работы с документами.

Включает в себя функции:

1. Разработку и переработку нормативных, инструктивных методических документов.
2. Методы руководства и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации.
3. Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам ДОУ.
4. Разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота.

Вопрос №2

Согласно нормативным  документам работники службы ДОУ по характеру труда делятся на 3 категории: руководители, специалисты, технич. исполнители.

1. Руководители- эта категория включает:

1. Заведующих службой делопроизводства (зав.канцелярией, зав.общим отделом и управлением делами)
2. Завед .протокольным отделом.
3. Начальник секретариата..
4. Зав.архивом.

2. Специалисты. В эту категорию включены:

1. Документовед.
2. Помощник руководителя.
3. Референт.
4. Редактор.
5. Архивист (архивариус)
6. Инспектор.
7. Секретарь руководителя.
8. Корректор.

3. Тех.исполнители. К ним относятся:

1. Экспедитор.
2. Делопроизводители.
3. Машинистки и стенографистки.
4. Технич.секретари.
5. Курьеры.

Вопрос №3

При регистрации документы делятся на 3 основные группы, а именно: входящие, исходящие и внутренние документы.

1. Входящие документы- это документы поступившие в учреждение.
2. Внутренние документы- это документы предназначенные для использования тем учреждением в котором они созданы.
3. Исходящие документы- документы созданные в организации и отправленные адресату, копия которого остается в деле.

Документы в организации регистрируются 1 раз, поступающие (входящие) – в день поступления, создаваемые (исходящие) – в  день подписи или утверждения.

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации.

 Перечень нерегистрируемых документов: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, каталоги, журналы, брошюры, прайс-листы и визитные карты.

Регистрационный номер документа или индекс состоит из:

1. Порядкового номера документа по журналу регистрации.
2. Индекса структурного подразделения.
3. Номер дела по номенклатуре дел.

Регистрация документа – это присвоение документу индекса и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале регистрации.

Существует несколько форм регистрации: централизованная , децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма регистрации – это форма, при которой  происходит осуществление всех регистрационных операций в одном месте одним работником.

Децентрализованная – регистрация документов происходит на местах их создания (структурного подразделения)

Смешанная форма регистрации представляет собой регистрацию, при которой часть документов регистрируется централизованно, другая часть – структурным подразделением.

Цели регистрации – обеспечение контроля, учета и поиска документов.

Документы регистрируются в журналах регистрах входящих и исходящих документов, регистрационно – контрольных формах (РКФ) и электронных формах базы данных организации.

В настоящие время существует 3 формы регистрации документов – журнальная, карточная и автоматизированная.

Вопрос №4

Контроль исполнения документа – совокупность действий обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Основная цель контроля – обеспечение исполнения документов, которые по поручению руководителю поставлены на контроль.

                                  Вопросы для самоконтроля:

1. Что представляет собой классификация документов?
2. Что понимается под делом?
3. По каким признакам группируются документы в дело?
4. Какие требования необходимо соблюдать при оформлении дел?
5. Что входит в задачи архива?
6. Какие документы относятся к долговременным и временным срокам хранения?

                   Тема: Составление личных документов.

Вопросы:

1. Заявление.
2. Резюме.
3. Автобиография.
4. Расписка.
5. Доверенность.

Вопрос №1

В случае необходимости персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или в государственные учреждения составляются документы личного характера, когда автором документа является его составитель. К таким документам относятся: заявление, резюме, автобиография, расписка, доверенность и т. д.

Текст их может быть произвольным и составляться самим автором, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись, должны быть обязательно.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Заявление должно иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, адрес (кому), текст, подпись.

Некоторые формы заявлений могут быть унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление об увольнении.

Вопрос №2

Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического характера, представляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в инофирму.

Резюме содержит: название вида документа, дату, указание фамилии, имени, отчества, должности и почтового адреса претендента, телефона, тест и подпись.

Тест резюме состоит из следующих разделов:

• Персональные данные,
• Цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент),
• Образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы),
• Опыт работы (краткое содержание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат),
• Дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т.д.),
• Рекомендации (с фамилиями и телефонами).

Вопрос №3

Автобиография – документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.

Автобиография имеет следующие реквизиты: название вида документа, текст (краткие сведения о себе в хронологической последовательности), подпись, дату.

Вопрос №4

Расписка – это документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей.

Расписка содержит следующие реквизиты: название вида документа, дату, текст, подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает:

• Должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо,
• Перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы),
• Подпись давшего расписку.

   РАСПИСКА

Вопрос №5

Личная доверенность – это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина). Личная доверенность имеет следующие реквизиты: назначение вида документа, дату, фамилию, имя, отчество лица, которому выдана доверенность, содержание, подпись доверителя, подпись должностного лица, заверившего доверенность , печать.

                                             Вопросы для самоконтроля:

1. Что представляет собой заявление и его реквизиты?
2. Автобиография и ее реквизиты?
3. Что такое расписка и ее реквизиты?
4. Из каких разделов состоит текст резюме?
5. Личная доверенность и ее реквизиты?

                                    Перечень литературы.

                                              Основная:
1.В.С. Соколов Документационное обеспечение управления: учебник – 2е издание, М.: ФОРУМ: ИНФРА- М, 2011г.

2.Л.А.Румынина Документационное обеспечение управления 8е издание, М.: Издательский центр «Академия»,2011г.

3. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30- 2003, М.: Росархив, 2004г.

4. А.В. Пшенко, Л.А. Доронина Документационное обеспечение управления: практикум - учебное пособие, М.: Издательский центр «Академия», 2014 г.

5.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных комитетов, министерств, ведомств и других учреждений с указанием сроков хранения, М.: Россархив, 2000г

                                          Дополнительная:
6. А.В. Пшенко «Документационное обеспечение управления» Учебное пособие
- М: ФОРУМ: ИНФА - М 2004г.
7. М.Ю. Рогожкин «Делопроизводство в примерах и образцах». М.: МУФЭР,
2003г.
8. В.И. Андреева «Делопроизводство»: практическое пособие/изд. 10-е, переработанное и дополненное. М.: ООО «Управление персоналом», 2005г.
9. М. В. Стенюков Практическое пособие «Документы. Делопроизводство». М.:
«ПРИОР», 1996г.
1 0.А,Э, Петросян «Я к Вам пишу... практическое руководство по деловой переписке» Тверь, 1997 г.