Инструкционно-технологическая карта
учебно-методический материал

Государственное казенное профессиональное образовательное учреждение

Краснодарского края

«Армавирский индустриальный техникум для инвалидов»

ИНСТРУКИЦОННО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ

КАРТА

Правила составления акта

Разработала мастер п/о

        Е.И. Лукинова

Протокол №______от ____________

Правила составления акта.

Краткая характеристика формы акта.

        Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

        Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризациях, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.

Пошаговое составление акта

Шаг 1 –– оформите заголовочную часть акта: полное наименование предприятия (как указано в Уставе); наименование документа заглавными буквами; дата и номер акта; место составления (название населенного пункта, если оно не следует из наименования предприятия); заголовок.

Муниципальное образовательное                                Гриф утверждения

учреждение – средняя                                                   (при необходимости)

общеобразовательная школа № 53

А К Т

22.06.2018                № 1

Москва

О проверке состояния хранения

и передачи в госархив документов

Шаг 2 – оформите основание: распорядительный, нормативный документ или устное распоряжение руководителя, послужившее основанием для составления акта.

Основание: приказ директора МОУ-СОШ № 53 от 19.05.2018 № 32 «О работе службы документационного обеспечения по организации хранения документов в подведомственных органах».

Шаг 3 - оформите вводную часть (проследите за тем, чтобы фамилии членов комиссии следовали в алфавитном порядке и все данные были приведены без ошибок). Также оформить если есть присутствующие на данном заседании при работе комиссии.

Составлен: заместителем директора по административно-хозяйственной работе                        Григорьевой Е.Н., главным бухгалтером Сениной И.О., заведующей канцелярией Щукиной Л.Д.

Присутствовала: юрист учреждения Орлова Н.С.

Шаг 4 – изложите констатирующую часть, которая начинается с целей и задач проведения работы, далее фиксируются установленные факты. Могут содержаться выводы и заключения комиссии и конкретные предложения. Констатирующая часть может делиться на пункты, и оформляться в виде таблицы. Текст излагается от третьего лица единственного числа.

        С 18 по 22 июня 2018г. комиссия проверила состояние хранения и передачи в Государственный архив документов МО-СОШ № 53.

        Комиссия установила, что работа ведомственного архива учреждения ведется в соответствии с планом, условия хранения документов хорошие.

        Документы постоянного хранения 2017г. переданы по описи в Государственный архив г. Москвы.

        Однако комиссия установила ряд серьезных недостатков в работе с документами:

        1. На предприятии используется устаревшая номенклатура дел, которая не пересматривалась за последние 8 лет.

        2. Ослаблен контроль со стороны канцелярии за состоянием делопроизводства в управленческих структурах учреждения.

        3. Документация бухгалтерского учета хранится в неподходящих условиях, в бессистемном виде совместно с другими административными документами и требует проведения экспертизы ценности.

Шаг 5 – указать, сколько экземпляров оформлено и в какие структурные подразделения направлены акты.

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. – в канцелярию МОУ-СОШ № 53

2-й экз. – в архив МОУ-СОШ № 53

3-й экз. – в бухгалтерию МОУ-СОШ № 53

Шаг 6 – оформить подписи всех представителей работающей комиссии и присутствующих.

                                                        Григорьева                Е.Н. Григорьева

                                                        Сенина                И.О. Сенина

                                                        Щукина                Л.Д. Щукина        

                                                        Орлова                Н.С. Орлова                                        

Шаг 7 – оформить отметку о направлении в дело в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 – 2016.

В дело № 09-03 за 2018 год

Секретарь

Петрова 25.06.2018