Законодательные нормативные акты в сфере работы с электронными документами
презентация к уроку

Слайд 1

Законодательные нормативные акты в сфере работы с электронными документами

Слайд 2

Работа с электронными документами (ЭДО) в России регулируется комплексом актов: основа — 63-ФЗ «Об электронной подписи » (определяет виды подписей), а также ФЗ-149 (об информации), ФЗ-402 (бухучет), Налоговый кодекс РФ (отчетность, ЭСЧФ - Электронный счет-фактура),

Слайд 3

ГК РФ ( сделки) и специализированные законы для кадрового ЭДО ( 377-ФЗ, ТК РФ ст. 22.1-22.3 ), плюс ведомственные приказы ФНС , Минфина (о форматах, правилах) и ГОСТы.

Слайд 4

Основные Федеральные Законы: ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: Базовый закон, приравнивающий электронную подпись к собственноручной, описывает виды подписей ( ПЭП - простая электронная подпись, НЭП - неквалифицированная электронная подпись, КЭП - квалифицированная электронная подпись). ФЗ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: Определяет правовые основы работы с цифровыми данными, дает понятие "электронный документ". ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: Разрешает оформлять первичные учетные документы в электронном виде, используя ЭП. Налоговый кодекс РФ (ст. 93, 169): Регулирует сдачу отчетности и передачу документов в ФНС, требования к электронным счетам-фактурам (ЭСЧФ). Гражданский кодекс РФ (ст. 160, 434): Допускает заключение сделок и обмен документами в электронном формате. ФЗ № 377-ФЗ и ТК РФ (ст. 22.1-22.3): Регулируют кадровый ЭДО, позволяя отказаться от бумажных документов в трудовых отношениях.

Слайд 5

Подзаконные акты: Приказы ФНС России: Устанавливают форматы электронных документов ( УПД - у ниверсальный передаточный документ, ЭСЧФ), технологические стандарты обмена. Приказы Минфина (например, № 14н): Регламентируют порядок выставления и получения ЭСЧФ. Постановления Правительства РФ (например, № 1137): Утверждают формы и правила заполнения учетных документов (СФ, книги покупок/продаж).

Слайд 6

Государственные стандарты (ГОСТ): ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу): Определяет общие правила оформления организационно-распорядительной документации, включая электронные документы.

Слайд 7

Работа в почтовых сервисах. Правила электронной переписки

Слайд 8

Работа в почтовых сервисах Работа в почтовых сервисах охватывает как классическую почту (почтальоны, операторы отделений, сортировщики), так и электронную почту (специалисты техподдержки, разработчики, менеджеры), предлагая разные роли от рутинной доставки до IT-развития, с разнообразными требованиями к образованию, но везде важны ответственность и внимание

Слайд 9

Работа в почтовых сервисах требует соблюдения правил электронной переписки (этикета), чтобы быть эффективной и профессиональной: всегда указывайте тему письма , сохраняйте историю переписки в «Ответах», пишите кратко, по делу, используйте вежливые обращения и подпись с контактами, а также внимательно оформляйте вложения и избегайте фамильярности и излишних смайлов в официальной среде.

Слайд 10

Основные правила деловой переписки: Тема письма: Четко отражает суть (например, «План проекта А до 18.05»). Адрес и имя: Используйте узнаваемый, профессиональный адрес и указывайте реальные данные в подписи (ФИО, должность). Приветствие и обращение: Всегда начинайте с приветствия и обращайтесь на «Вы» (с большой буквы). Содержание: Пишите кратко, по делу, структурируйте текст, избегайте лишнего. Вложения: Называйте файлы понятно, подтверждайте их получение и корректное открытие.

Слайд 11

Основные правила деловой переписки: Ответы : Сохраняйте историю переписки, отвечайте оперативно (в течение суток). Подпись: Включайте ФИО, должность, компанию, контакты. Этикет: Не используйте «доброго времени суток», «ты» без договоренности, перечитывайте перед отправкой. Осторожно с функциями: Не злоупотребляйте «Ответить всем» и не используйте «Скрытую копию» без крайней необходимости.

Слайд 12

Для неформального или рабочего общения (мессенджеры): Представьтесь при первом контакте. Одно сообщение — одна мысль. Учитывайте рабочее время. Соблюдение этих правил демонстрирует уважение к собеседнику и повышает эффективность

Слайд 13

Основные типы деловой корреспонденции 1 . Внутренняя деловая переписка Её ведут между собой сотрудники при решении рабочих задач, а также представители различных департаментов, отделов и филиалов одной компании. Она может быть как неформальной (это обсуждение рабочих моментов или инструктаж от руководства), так и более официальной.

Слайд 14

Основные типы деловой корреспонденции К официальной можно отнести: - уведомления ; - меморандумы ; - запросы на одобрение чего-либо, например, отпуска или получение техники; - выговоры ; - письма об увольнении. Такие электронные письма обычно отправляются, чтобы потом распечатать их и подписать .

Слайд 15

Основные типы деловой корреспонденции 2. Внешняя переписка Это письма в другую компанию, госучреждения или, например, клиентам, поставщикам и кредиторам. Вот примеры того, какой бывает внешняя деловая переписка по электронной почте: - деловые письма ; - пресс-релизы; - официальные счета ; - гарантийные сертификаты; - заказы; - письма-рекомендации. - контракты и соглашения ;

Слайд 16

Основные типы деловой корреспонденции 3. Коммерческая переписка Включает в себя всё, что так или иначе связано с продажами товаров или услуг: маркетинговые письма, скидки, счета-фактуры, выписки со счетов, отчёты о продажах, подтверждение заказа, заказы на поставку и т.п. Если говорить именно о рекламных письмах , то здесь одно из главных правил – в них должна быть правдивая и не вводящая в заблуждение информация.

Слайд 17

Основные типы деловой корреспонденции 4. Личная переписка Такой персонализированный тип корреспонденции также является частью рабочего процесса и его можно использовать в деловых целях. Например, это электронные письма с пожеланиями, просьбами или благодарностями, поздравления и т.п. Этикет позволяет в подобной переписке использовать неформальный тон. 5. Циркуляры Это служебные инструкции и объявления. Например, письмо о новых контактных данных компании или подробности встречи с акционерами. Они рассылаются внутри организации на большое число сотрудников.

Слайд 18

Элементы делового электронного письма Для быстрого решения рабочих задач в вашем обращении должна быть четкая структура. В деловой корреспонденции есть 7 обязательных элементов: информация об отправителе, дата , адресат , приветствие , текст , прощание , подпись с контактами. Старайтесь, чтобы максимальный размер письма не превышал одной страницы формата A4. Размер одного абзаца лучше уместить в 3 предложениях.

Слайд 19

Элементы делового электронного письма Структура сообщения: — приветствие (обращение по имени и цель письма); — изложение задачи (кратко и точно); — финал (предложения и контакты для связи). При подготовке делового письма старайтесь выдерживать примерно такую структуру. Так вы сможете сделать ваше письмо лаконичным, и в тоже время, содержательным и понятным для читателя .

Слайд 20

Элементы делового электронного письма

Слайд 21

Элементы делового электронного письма В 2016 году был утверждён стандарт ГОСТ Р 7.0.97–2016 для деловой переписки. В нём собраны правила, которые придают письмам юридическую значимость. В частности, там говориться о рекомендованном размере шрифта – 12–14 пт. Также важно не забывать о межстрочном интервале – 1 или 1,5.

Слайд 22

Особенности оформления электронных писем для делового общения Одна идея в одном письме Чем больше разноплановых вопросов в тексте, тем больше путаницы у адресата. Например, ответ на запрос о закупке определённого оборудования должен быть конкретным, без лишних данных о дополнительных продуктах фирмы. Если всё же необходимо обсудить в письме несколько пунктов — лучше создайте отдельное сообщение для каждого и не смешивайте их в одном сообщении. Заводите новый email-тред для каждого нового дела, чтобы исключить путаницу. И главное – с самого начала четко формулируйте вашу основную мысль. Например: «Коллеги, давайте обсудим такой-то вопрос или работу такого-то отдела».

Слайд 23

Особенности оформления электронных писем для делового общения Давайте письму конкретное название Это упростит поиск и сортировку. Например, вместо названия письма «Сотрудничество», уточните: «Предложение о партнёрстве с нашим изданием». Заголовок письма — ваш ключ к вниманию. От него зависит, прочитают ли ваше письмо. Через него вы сообщаете адресату о значимости сообщения, а также о том, есть ли в нём прикреплённые файлы. Выбирайте тему, точно отражающую суть, и не забывайте о ключевых словах. Не используйте «Важно » или «Срочно» как тему – это невежливо и неинформативно.

Слайд 24

Особенности оформления электронных писем для делового общения Форматируйте текст Используйте абзацы, отступы после приветствия и перед заключением – всё это облегчает восприятие текста. Ссылки размещайте в конце письма с описаниями к каждой. Убедитесь, что ваше письмо чётко структурировано. Если вы пишете информационное сообщение, обозначьте это. Избегайте использования разных шрифтов. Это помогает концентрации на содержании и выражает уважение к адресату. Применение только одного шрифта и отказ от Caps Lock помогают избежать недопонимания и не создают впечатление крика. Не пишите курсивом и не выделяйте текст без необходимости.

Слайд 25

Особенности оформления электронных писем для делового общения Давайте осмысленные имена документам, чтобы их содержание было ясно сразу Например, вместо непонятного IMG568909865, предпочтительнее написать logotype . Всегда сообщайте о прикреплённых файлах в тексте письма, описывайте их содержание и зачем вы их приложили. Выбирайте популярные типы файлов, такие как ODT, ODS, ODP, DOCX или XLSX для простоты открытия. При отправке более пяти вложений, лучше использовать сервисы облачного хранения и отправить ссылку .

Слайд 26

Особенности оформления электронных писем для делового общения Если же у вас есть пакет приложений " МойОфис Профессиональный 2 ", то вы можете при создании письма выбрать один из вариантов: 1)приложить файлы к письму ; 2) самостоятельно загрузить их в облако и приложить ссылку на них в письмо; 3) положить файлы в облако из почтового клиента и автоматически создать ссылку на них. Добавляйте любой удобный тип вложений. В приложениях доступны возможности прикрепить документ, хранящийся на локальном компьютере, ссылку на файл, лежащий в корпоративном облаке, а также файл, автоматически скачанный из хранилища.

Слайд 27

Особенности оформления электронных писем для делового общения В конце каждого письма не забывайте оставлять свои контакты Правила деловой переписки гласят, что электронное письмо должно содержать полное имя, отчество, фамилию, должность, прямой номер телефона и название департамента отправителя. Пишите без аббревиатур, чтобы адресату было проще с вами связаться. В подписи имя должно быть указано так, как вы предпочитаете, чтобы к вам обращались. В деловой переписке пользуйтесь только корпоративным email , а не личным.

Слайд 28

Ключевые правила этикета деловой переписки по электронной почте Придерживайтесь официального стиля общения и будьте тактичны Приветствие в начале, формальное «вы», оперативные ответы. Чтобы ваше сообщение не было истолковано неверно, сохраняйте объективность, соблюдайте личные границы и избегайте шуток, если ваша переписка сугубо профессиональна. Не используйте чрезмерное количество смайликов и восклицательных знаков – поддерживайте спокойный и нейтральный диалог. Будьте лаконичны Обилие деталей, длинные фразы и чрезмерная витиеватость усложняют понимание и отнимают время адресата. Пишите только о том, что необходимо для решения вопроса – ёмко и ожидания – будьте максимально информативны в минимальном количестве писем. Если нужно – подкрепите текст инструкцией или скриншотом. И никаких кричащих заголовков и эмоциональных эпитетов.

Слайд 29

Ключевые правила этикета деловой переписки по электронной почте Соблюдайте правила эффективной переписки Обозначьте суть письма в теме, отвечайте в той же ветке общения, включая всю историю переписки. Избегайте ответов с изменённой темой или без неё. Уточняйте, когда вам хотелось бы получить ответ. Если упоминаете документы – называйте их так, чтобы сразу было ясно, о чём идёт речь. Пишите на языке адресата Если вы общаетесь с иностранным партнёром или клиентом, используйте его язык для сообщений. Для этого – воспользуйтесь услугами профессионального переводчика, чтобы вся информация была передана точно. Узнайте о корректном обращении, изучив подпись адресата Используйте имя с отчеством, если они известны. Если нет — только имя. Привлеките внимание адресата, упомянув его имя в начале сообщения. Если получателей много, упомяните каждого, от кого вы ждёте ответ или реакцию на ваше сообщение.

Слайд 30

Ключевые правила этикета деловой переписки по электронной почте Отвечайте без задержек, проверяйте почту регулярно Отвечайте, как только появляется возможность. Если ваша работа связана с обслуживанием клиентов или управлением проектами, то лучше делать это в течение 15–30 минут. Сохраняйте переписку в отдельных папках, чтобы ориентироваться в сообщениях. Если вам нужно время для развёрнутого ответа, предупреждайте сразу, когда ждать вашего письма. По правилам этикета деловой переписки на важные электронные письма необходимо отвечать в течение 10 рабочих дней или хотя бы подтверждать их получение и озвучивать сроки ответа. Выделите время для электронной корреспонденции дважды в день, если она не является частью ваших основных обязанностей — например, в 11 утра и 5 вечера. Это позволит вам не пропустить значимые письма и поддерживать порядок во входящих письмах. В случае срочных вопросов коллеги найдут вас по телефону или в мессенджерах .

Слайд 31

Ключевые правила этикета деловой переписки по электронной почте Отвечайте без задержек, проверяйте почту регулярно Отправляйте письма в рабочие часы или настройте её автоматическую отправку. Если вас нет на рабочем месте – настройте автоматическое уведомление с информацией о том, когда вы вернётесь. Оформляйте автоответ в официальном стиле, с правильным шрифтом. Уважайте приватность В поле адреса должен быть только нужный собеседник. Не пользуйтесь функцией «Скрытая копия» и не пересылайте письмо другим людям, не предупредив об этом вашего прямого адресата.

Слайд 32

Основы деловой переписки: как избежать ошибок в общении по электронной почте 1 . Не отправляйте неясных писем без четкого итога. 2. Избегайте грубых языковых ошибок, банальностей и канцелярита . Всё это может подорвать вашу репутацию, показав низкий уровень квалификации. 3. Не полагайтесь на встроенную проверку текстов: эта опция может пропускать ошибки. 4 . Начинайте каждую фразу с большой буквы. Тщательно расставляйте и проверяйте знаки препинания. Не отправляйте повторяющихся писем. Если повторное сообщение всё же необходимо – переформулируйте вопрос по-новому.

Слайд 33

Основы деловой переписки: как избежать ошибок в общении по электронной почте 5 . В каждой сфере существует свой особый жаргон и сокращения, которые понятны только специалистам. Старайтесь избегать таких слов и выражений или расшифровывайте их, если пишете человеку, с ними незнакомому. 6. В мессенджерах часто сокращают слова (напр., « пжлст » или « спс ») для скорости, но в деловой переписке это проявление неуважения к собеседнику. Неформальный язык и обращения типа «приветик», «проблемка» не подходят для рабочего общения. Не используйте их в электронных сообщениях и диалогах в рабочих чатах. 7. Перед тем как нажать на кнопку «Отправить» тщательно проверьте весь текст. Убедитесь, что вы ответили на все вопросы и еще раз проверьте орфографию и пунктуацию.

Слайд 34

Полезные сервисы 1. Книга «Пиши и сокращай», авторы – Максим Ильяхов , Людмила Сарычева 2. Книга «Новые правила деловой переписки», авторы – Максим Ильяхов , Людмила Сарычева 3. Книга «Слово живое и мёртвое», автор – Нора Галь 4. Сервис « Главред » 5. Сервис « Грамота.ру »

Слайд 35

Практическая работа 1. Используя основные правила деловой переписки, составьте письмо директору ЗАО «Спарта» о приглашении на конференцию «В здоровом теле – здоровый дух!». ФИО директора – Алексей Петрович Рыба. 2. Используя основные правила деловой переписки, напишите сообщение в мессенджере о предстоящей конференции «В здоровом теле – здоровый дух!».