Дистанционное обучение ДОУ Тема № 25
материал
Предварительный просмотр:
ТЕМА: ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
Электронный документооборот - это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения. При этом, как правило, подразумевается полный цикл автоматизации движения документа (от получения или порождения до отправки или перевода в архив) и существенное (вплоть до нуля) сокращение объема использования бумажных документов. При этом электронный и безбумажный документооборот — не одно и то же, так как и электронный документооборот может оперировать (зачастую так и происходит) в том числе образами (отсканированными оригиналами) бумажных документов. Не всегда очевидна разница двух понятий: «делопроизводство» и «документооборот».
Документооборот — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив (ГОСТ Р 51141-98). |
Таким образом, можно говорить о том, что документооборот входит в круг задач делопроизводства.
Как правило, СЭД включают в себя не только автоматизацию документооборота, но многие элементы автоматизации делопроизводство, поэтому в большинстве случаев мы можем говорить о системе электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД).
Система электронного документооборота (СЭД). Организация документооборота на предприятии
Работа СЭД строится вокруг одного базового понятия — Документ.
Именно документ является «единицей информации» в СЭД.
Система документооборота обеспечивает фундаментальные операции с документами:
- хранение
- аудит
- движение документов по исполнителям в организации
- выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение.
В организации, где внедрен ЭДО и используется система управления документооборотом, документ является и базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д., то есть все управление в организации осуществляется через документы. Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам.
- Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», подобной, например, библиотечной. Состав информации о документе (атрибутов документа, полей карточки) определяется типом и видом документа, их доступность для просмотра и редактирования — правами доступа к документу и его состоянием в рамках бизнес-процесса
- Любой документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов — это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих
- Любой документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля организации
- Любой документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск)
Таким образом организация документооборота на предприятии с применением СЭД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы:
- категоризация документов по типам и видам
- снабжение каждого типа или вида документа любыми необходимыми атрибутами
- заданные бизнес-процессы обработки документов
- механизмы управления задачами и контроля их выполнения
- надежное хранилище документов с возможностями атрибутивного и полнотекстого поиска
Стоит отметить, что различные СЭД взаимодействуют между собой в рамках единой системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Участниками МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, Федеральные органы исполнительной власти, а также иные государственные органы. Основной принцип МЭДО — это интеграция участников и транспортной системы, обеспечивающей защищенный обмен электронными сообщениями.
Внедрение электронного документооборота. Зачем нужны разработка и внедрение СЭД
Если подходить к идее внедрения электронного документооборота (ЭДО) в организации с обычных позиций, то напрашиваются примерно такие вопросы:
- Что мы получим от внедрения ЭДО?
- Чем плоха работа с бумагой?
- Каков экономический эффект внедрения ЭДО?
- Как скоро окупится это капиталовложение?
Попытаемся ответить на эти вопросы. Сначала просто опишем, какие изменения принесет внедрение СЭД на предприятии:
- процессы обработки документов могут частично измениться и стать более жесткими
- количество бумажных документов сократится
- выполнение задач станет более четким и управляемым
- отчеты по работе с документами и исполнительской дисциплине можно будет получать оперативно в любое время
- сотрудники, работающие с документами, должны будут обучиться выполнению всех действий в электронном виде.
Основная выгода от внедрения ЭДО — это повышение эффективности деятельности организации (здесь под эффективностью мы понимаем отношение достигаемого результата к затратам на его достижение — формула в данном контексте скорее умозрительная, нежели математическая). Исходя из этого понимания, повышать эффективность деятельности организации можно двумя способами: уменьшая затраты и/или увеличивая результат. Как правило, СЭД позволяет реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение ЭДО с использованием подходящей СЭД дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать.
Рассмотрим сначала возможности снижения затрат:
- Сокращение затрат на бумажные документы
- Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников
- Ускорение информационных потоков
Теперь о результатах:
- Повышение управляемости организации за счет упорядоченности и прозрачности документопотоков
- Повышение скорости и качества принятия решений
- Повышение уровня исполнительской дисциплины и эффективности работы сотрудников, рабочих групп, организации в целом
Организация электронного документооборота с различных точек зрения
Руководители:
- оперативное получения информации, необходимой для принятия решения
- оперативный контроль исполнительской дисциплины
Cекретари, референты и помощники:
- быстрый поиск документов
- высокая точность поиска документов
- облегчение контроля исполнительской дисциплины
- упрощение подготовки всевозможных событий, мероприятий
- ускорение подготовки, согласования и утверждения итоговых документов
Финансово-бухгалтерские службы:
- повышение скорости движения документов, например, из филиалов в головную организацию
- снижение риска утери документов
- экономия времени при подборке документов для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов
Юридическая служба:
- снижение трудоемкости работы по подготовке документов
- эффективный контроль сроков
- быстрый поиск необходимых нормативных документов
Задачи, решаемые автоматизацией документооборота. Корпоративный документооборот
- Регистрация входящей корреспонденции (первичных, повторных документов, ответов на запросы от юридических лиц, приказов, распоряжений, писем вышестоящих организаций, служебных (докладных) записок на имя руководителя от структурных подразделений)
- Регистрация исходящей корреспонденции (ответов на входящие документы, запросов, уведомлений, исходящих служебных (докладных) записок от структурных подразделений на имя руководителя)
- Работа с такими типами документов, как: приказы, распоряжения, договоры, внутренние нормативные документы, финансовые документы, служебные записки, заявления, протоколы и заявки, и т.д. управление которыми автоматизировано от момента инициации и создания проекта документа до момента исполнения, включая процесс согласования и утверждения
- Актуальная информация о ходе работы с документом (статусы документа, история событий)
- Контроль исполнительской дисциплины
- Формирование, представление на экране и печать выходных форм в виде карточек, справок, отчетов, протоколов
- Поиск документов по значениям соответствующих атрибутов
- Набор функций для поддержки работы с организационно-распорядительными документами
- Различные виды статистической отчетности
- Прозрачный механизм заместителей
- Работа с шаблонами документов
- «Подписка» на документы
- Разграничение прав доступа к документам
- Возможность построения матрицы доступа к документам и функциям системы на основании оргштатной структуры организации
- Надежное хранение документов в структурированном хранилище.
Вопросы для самоконтроля:
По итогам проведенного занятия ответьте на вопросы:
- Дайте определения понятиям «Делопроизводство» и «Документооборот»;
- Назовите основные виды документооборота;
- Основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота?;
- Основные достоинства и недостатки применения ЭДО?;
- С какими проблемами может столкнуться руководство (сотрудники) при внедрении СЭДО;