Дистанционное обучение ДОУ Тема № 23
материал

ТЕМА: ПОИСК И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. 

Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации.

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• включать в дело по одному экземпляру документа;
• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• помещать приложения вместе с основными документами;
• группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Полное оформление дела включает в себя: 
-    нумерацию листов; 
-    составление заверительной надписи; 
-    составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов; 
-    переплет или подшивку; 
-    оформление обложки. 

1. Нумерация листов дела.

Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности. 

Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи. 
Листы внутренней описи нумеруют отдельно. 
Нумерацию листов производят в развернутом виде. 
В правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитным карандашом проставляют порядковый номер. Чернила и цветные карандаши для нумерации применять запрещается. 

Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более ф. А4) за середину подшивать запрещается. 

Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу. 

Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу. 
Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается. 
Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы вырезки и т.п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специфический документ(ты), каждый в отдельности. 
Конверты с вложениями нумеруют следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение. 
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположением листов в деле. 
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе отдельно. 
Если в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или лист(ы) пропущены при нумерации, то можно применить литерные номера. 
Пример: 
20, 20а, 20б, 21, 22 и т.д. 
При большом количестве ошибок в нумерации листов проводят их перенумерацию. При этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставят новый номер. К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле. 
Любые особенности нумерации оговаривают в заверительной надписи дела. 

2. Составление заверительной надписи

Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации. 
Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой. 
Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. 
В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе. 
Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала. 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________ 
В деле подшито (вложено) и пронумеровано 
(цифрами и прописью) листа(ов) 
в том числе: литерные листы 
пропущенные номера_________________ + листов внутренней описи_________________________ 

Наименование должности лица,                                              
составившего заверительную надпись                           Подпись                   Расшифровка подписи 
Дата 

Формат А4 (210 х 297 мм) 
В заверительной надписи указывают: 
-  номер дела, к которому составлена надпись; 
-  количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов; 
-  количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдельно, через знак "+"; 
-  номера литерных листов и пропущенные номера; 
-  номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.; 
-  номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.; 
-  номера листов-чертежей, фото и т.п.; 
-  номера конвертов с вложениями и количество вложений; 
-  номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями; 
-  должность составителя с расшифровкой подписи; 
-  дата составления. 
Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи. 
При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле. 
3. Составление внутренней описи документов дела

Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела (рис.2). 
Наличие внутренней описи в тех или иных категориях дел оговаривается специальными инструкциями и положениями, а также в инструкции по ведению делопроизводства в данной организации. 
Внутренняя опись содержит: 
- номер дела, документы которого внесены в данную опись; 
-  номера документов дела; 
-   индексы документов; 
-   даты документов; 
-    вид документа и краткое содержание документа; 
-    номера листов, на которых расположен документ; 
-   примечание. 

К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой внутренней описи и количество включенных в дело документов. 
Опись подписывает составитель с расшифровкой подписи и датой составления. 
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 
документов дела № ______________ 

Итого _____________________________________ документов 
                                    (цифрами и прописью) 

Количество листов внутренней описи __________________ 
                                                                                              (цифрами и прописью) 
Наименование должности лица, 
составившего внутреннюю опись                      
документов дела                                    Подпись                 Расшифровка подписи 
Дата 

Формат А4 (210 х 297 мм) 
В графе "Примечание" отражают со ссылками на соответствующие акты изменения в составе дела (при изъятии, включении, замене документов). При необходимости составляют новую итоговую запись внутренней описи и новую заверительную надпись дела. 
Бланки внутренней описи целесообразно изготавливать с помощью множительной техники. Заполняют их перед подшивкой или переплетом дела. Если дело переплетено без внутренней описи, составленная опись может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 

4. Переплет (подшивка) дел

Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов. 
Подшивать целесообразно дела, количество листов в которых не превышает 20-30 листов, а также в случаях, когда необходимость подшивки оговорена специальной инструкцией. Подшивают документы в четыре прокола в твердую обложку из картона. 
При подготовке к переплету (подшивке) из документов удаляют скрепки, булавки и другие металлические скрепления. 
К документам, имеющим слишком маленькое поле, подклеивают слева, не задевая текста, полоску бумаги, которая используется во время подшивки и переплета в качестве поля документа. 
Если в деле имеются отдельные особо ценные документы, а также невостребованные личные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), то их вкладывают в конверт, который затем подшивают в дело[4]. 
Дела постоянного хранения и по личному составу после нумерации листов, составления заверительной надписи и внутренней описи целесообразно временно хранить непереплетенными, в канцелярских папках с клапанами и завязками, на которых поставлены карандашом номера дел по описям. 
Переплетают данную группу дел после просмотра дел куратором государственного архивного учреждения, утверждения описи на дела постоянного хранения и согласования описи по личному составу с Экспертно-проверочной методической комиссией государственного архивного учреждения. 
Дела со сроками хранения свыше 10 лет (кроме дел по личному составу) переплетают после согласования описи с ЭК организации и утверждения руководителем организации. 

5. Оформление обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. 
Обложки дел постоянного хранения и по личному составу оформляют после согласования описей на данные группы дел на ЭПК государственного архивного учреждения. 
Оформление обложек дел со сроками хранения свыше 10 лет (не считая дел по личному составу) производят после согласования и утверждения описей с ЭК и руководителем организации. 
Дела со сроками хранения до 10 лет включительно допускается оставлять на скоросшивателях. При необходимости в надписи на обложках этих дел, которые были сделаны в начале делопроизводственного года при заведении дел, вносят уточнения и дополнения (указывают номера и крайние даты документов, уточняют название организации и структурного подразделения и т.п.). 
Обложки дел должны содержать следующие реквизиты: 
-  наименование организации и ее непосредственная подчиненность; 
-  наименование структурного подразделения; 
-  индекс дела; 
-  номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел; 
-   заголовок дела; 
-  аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); 
-  дата дела (тома, части); 
- количество листов в деле; 
-  срок хранения дела; 
-  архивный шифр дела. 
На обложке дел постоянного хранения предусматривают место ниже верхнего Поля для наименования государственного архива, в который будут переданы дела данной организации на государственное хранение. 
Наименование организации указывают на обложках полностью в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования. 

Задание:

Запишите алгоритм формирования дел.