Учебная практика. Практическое занятие по теме: "Информационно-справочные документы. Справка".
план-конспект занятия

Справка

Вид 1. Наиболее многочисленная группа справок – ТРАФАРЕТНЫЕ –  подтверждают место работы, учебы, проживания, занимаемую должность, заработную плату и т.д.

При составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5. Переменные данные могут быть вписаны в такую трафаретную справку от руки (нельзя пользоваться красными или зелеными чернилами) или на ПК.

Выдаются по запросам физических лиц или учреждений.

Адресат м.б. «По требованию».

ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ СТУДЕНТОВ на то, что в тексте не должно быть архаичных оборотов, лишних слов: «настоящая справка», «действительно учится», «дана в том, что..» и т.д. 

Текст начинается с ФИО (в именительном падеже) лица, сведения о котором сообщают.

Текст заверяется подписью и печатью.

Формуляр справки

05 – наименование организации-автора документа

08 – справочные данные об организации

15 – адресат

09 – наименование вида документа

17 – заголовок к тексту

10 – дата

11 – регистрационный номер

18 – текст

22 – подпись

24 – печать

ЗАДАНИЕ:

1. Скопировать образец трафаретной справки с учетом замечаний.

2. Заполнить образец трафаретной справки «от руки» (курсор, шрифт синего цвета).

3. Найти в Интернете образец трафаретной справки. Отредактировать её с учетом рекомендаций Государственного стандарта Государственный стандарт Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

Вид 2. Документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера о выполнении планов, поручений.

Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации.

Представляются в установленные сроки.

Справки, выходящие за пределы учреждения (внешние), оформляются на общем бланке формата А4 – наименование организации-автора документа, справочные данные об организации. 

Внутренние справки – на чистом листе бумаги.

В справке фиксируют сведения определенного отрезка времени – это отражается в реквизите «заголовок к тексту» («О ........ за третий квартал 2021 года»).

Текст состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к её написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы, графики и т.д.

Датой справки является дата её подписания:

• справки, составленные для руководителя организации (внутренние), подписывает составитель,
• справки, составленные по указанию вышестоящей организации (внешние), подписывает руководитель организации,
• справки финансового характера подписывают главный бухгалтер и руководитель организации.

ЗАДАНИЕ: найти в Интернете образец справки второго вида. Отредактировать её с учетом рекомендаций Государственного стандарта Государственный стандарт Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.