Курс лекций по МДК06_02 Инженерно-техническая поддержка сопровождения ИС (2 часть)
план-конспект урока

Таск менеджер

Многие современные компании используют при организации инженерно-технической поддержки таск-менеджеры. Таск менеджер — это программа, которая в целом делает управление проектами проще. Но при этом использовать такое ПО можно не только для проектной работы, но и при выполнении повседневных дел. Таск менеджер помогает проверить эффективность сотрудников, а также поставить задачи и проследить за их выполнением. Важно понимать, используя таск-менеджер, что это не только способ сделать работу проще, и эффективнее. Поэтому, если хотите знать какой выбрать таск менеджер, что это такое и как правильно использовать — эта статья для вас.

Ценность таск-менеджеров заключается в грамотной организации рабочего времени. Так, в 2018 году специалистами Института производительности было проведено исследование, показавшее, что 80% времени сотрудники разных компаний тратят на непродуктивные действия. Лишь оставшиеся 20% рабочего дня персонал занят полезной и эффективной работой. Внедрение программ с функциями таск-менеджера помогает сделать работу более качественно.

Во многих компания таск-менеджеры внедряются руководством по мере увеличения числа сотрудников. Когда речь идет о малом бизнесе с небольшим штатом персонала, часто хватает мессенджера и нескольких файлов Excel с удаленным доступом. Но со временем, при условии увеличения штата, возникает необходимость скачать таск менеджер или купить доступ к такой программе.

Важное преимущество любого таск менеджера — максимальное исключение влияния человеческого фактора на работу. С помощью такой программы сотруднику сложнее забыть о запланированных делах, а уведомление о поставленной задаче, как и напоминание о дедлайне, поможет соблюсти сроки. Ввиду нивелирования человеческого фактора таск менеджеры можно рассматривать как один из наиболее эффективных рабочих инструментов. Помимо этого, многие используют таск менеджер для личных задач и даже в семье.

Как показывает практика, таск-менеджер — это и имиджевый инструмент. Когда заказчики и партнеры компании не сталкиваются с негативными ситуациями, которые вызваны срывом сроков, доверие с их стороны растет. А значит организация не только не несет потери, но и инвестирует в последующую прибыль.

Что такое таск менеджер в XXI веке

Таск менеджеры — это распространенное решение, которое используют компании по всему миру уже не первое десятилетие. И если первые программы такого рода выглядели как простейшая канбан-доска для планирования, то со временем функционал усложнился.

В таск менеджере, в зависимости от программы, можно настроить отправку уведомлений при постановке и выполнении задач, обсудить рабочие нюансы и даже прикрепить необходимые файлы. Это полноценный рабочий инструмент, наделенный обширным функционалом.

Если открыть любой обзор таск менеджеров, можно увидеть, что повышенное внимание уделено коммуникации с сотрудниками. И во многих современных программах такой функционал есть — исполнители могут задать уточняющие вопросы или оставить комментарий. Обычно форма для общения расположена непосредственно на странице задачи. Это помогает вести рабочие диалоги на одной платформе, не распыляя внимание по мессенджерам, и при необходимости быстро найти нужную информацию.

Как выбрать таск менеджер

При выборе ПО многие пользователи устанавливают разные критерии. Кому-то нужен таск менеджер для Windows или наоборот, для MacOS или Linux. Здесь многое зависит от позиции разработчиков, которые в свое время расставили приоритеты в плане ориентации на операционные системы — есть программы под каждую. Для пользователей, много времени проводящих вне офиса, предпочтительнее будет таск менеджер для Андроид, и подобные продукты тоже представлены на этом рынке. А если руководство компании чрезмерно увлекается экономией, в приоритете оказывается бесплатный онлайн таск менеджер.

В выборе ПО налицо разнообразие мнений, продиктованное отличием в целях, поэтому лучший таск менеджер — это понятие субъективное. Программу нужно выбирать с учетом особенностей рабочих процессов, идущих в компании.

Предположим, выбран таск менеджер с Windows версией — эта ОС остается наиболее популярной. Каким еще критериям должна соответствовать программа?

• Простая и наглядная система постановки задач, помогающая контролировать их выполнение — это основная функция, которую обеспечит даже бесплатный таск менеджер.
• Информер для напоминаний.
• Мобильная версия таск менеджера (Андроид, Айос, Виндовс).
• Возможность интеграции со сторонними сервисами.
• Фильтр.
• Инструменты для отчетов и аналитики.
• Облачное хранилище данных.
• Опция резервного копирования.
• Распределение доступа по уровням.
• Система учета рабочего времени.

Разумеется, этот список опций, предоставляемых качественными таск менеджерами, может включать намного больше пунктов. Кому-то нужна возможность выставлять приоритеты по задачам, чтобы сотрудники видели, какие из них нужно выполнить в первую очередь. Другим важна вложенность, когда одну задачу можно разбить на отдельные этапы. Именно поэтому каждый рейтинг таск менеджеров акцентирует внимание на сильных и слабых сторонах таких программ. И если внимательно посмотреть на подобные подборки с оценками функциональности программ, в них сложно будет найти бесплатный таск менеджер онлайн — такие версии ПО обычно предоставляют усеченный набор опций.

Как использовать таск-менеджер в команде

С помощью таск-менеджера можно выполнять большой объем задач, но для этого важно полноценно использовать программу. При правильной эксплуатации даже бесплатные таск менеджеры могут дать положительный эффект. Онлайн таск менеджер тоже даст результат, когда речь идет о минимальном функционале — таком, как постановка задач и контроль за их выполнением.

Если хотите большего числа опций, которые обеспечивает таск менеджер, бесплатный вариант — не выход. Но при работе с более функциональным приложением важно максимально задействовать его возможности.

В ходе работы стоит соблюдать очередность этапов:

• Пропишите в таск менеджере список задач для сотрудников. При необходимости один масштабный проект можно разбить на несколько подзадач.
• Укажите исполнителей для каждой задачи — при правильной настройке программа сама разошлет уведомления, сэкономив вам время.
• При необходимости расставьте дедлайны, а также определите приоритет — это поможет исполнителям понять, за какое дело браться в первую очередь.
• Следите за сроками выполнения задач.
• Настройте автоматическое составление отчетов, если такой функционал предусмотрен разработчиками. Это в том числе поможет определить сотрудников, которые работают неэффективно.

Знакомство с Битрикс 24

Битрикс24 – популярный сервис, предназначенный для эффективной работы компаний любых масштабов благодаря широкому набору инструментов. Каждый клиент по мере развития бизнеса может расширять функционал сервиса под текущие требования и задачи. Разработчик предлагает организациям со штатом до 12 сотрудников бесплатный тариф с базовыми инструментами.

Ключевые возможности:

Совместная работа над задачами и проектами:

• постановка задач;
• установка режима работы (план, сроки, календарь, списки);
• присвоение роли и права доступа;
• шаблоны;
• роботы для работы по заданному сценарию;
• канбан-доски;
• отслеживание эффективности сотрудников;
• приложения для iPhone и Android.

CRM для продаж:

• просмотр историй сделок по карточкам;
• объединение сделок путём поиска дублей;
• автоматизация продаж с помощью роботов;
• CRM-маркетинг;
• звонки и письма из CRM;
• онлайн-чат на веб-сайт (бесплатно);
• отчёты;
• генератор продаж;
• автоматизация создания договоров, счетов и актов;
• AI Скоринг CRM (прогноз успеха сделок при помощи ИИ);
• обмен данными с 1С в реальном времени;
• сквозная аналитика.

Контакт-центр: телефония, чат на сайт (бесплатно), коллтрекинг, CRM-формы в соцмедиа и на сайте, автоответчик.

Сайты: возможность создания сайтов в простом конструкторе.

Магазины: создание интернет-магазинов в конструкторе и по шаблонам.

Офис: виртуальное пространство для коммуникации сотрудников компании.

Совместная работа

С помощью инструмента Совместная работа можно обмениваться файлами, обсуждать проекты и редактировать документы. К нему отноятся:

Лента.

Это социальная сеть для вашей компании: можно поделиться новостями, написать благодарность или создать опрос.

Новости в Битрикс24 — это место для обмена информацией и взаимодействия сотрудников внутри компании. В ленте новостей отображаются:

• посты от коллег,
• последние обновления групп и проектов, в которых вы состоите,
• совместные события,
• отчеты,
• запущенные процессы.

В ленте регулярно появляется информация от пользователей. Сотрудники могут оставлять комментарии, ставить лайки и делиться сообщениями с коллегами.

Сообщения Это самый распространенный способ общения в новостях. Напишите текст или снимите видео. Пост может быть адресован всем сотрудникам, определенной группе или конкретному человеку. 

Задача Ставьте задачи себе и сотрудникам в ленте новостей. Например, вы написали о важном событии и хотите дополнительно поставить задачу, чтобы не забыть о нем. Такая задача может быть создана также на основании сообщения в ленте.

Событие. Если в компании намечается важное мероприятие для всех сотрудников, создайте событие в ленте новостей. Укажите название мероприятия, дату и место проведения, отметьте участников.

Опрос. Опросы помогают узнать мнения сотрудников, а потом принимать решения. Например, когда организатору нужно посчитать сколько коллег планирует прийти на корпоратив.

Файл. Загрузите в ленту новостей файл любого формата. Добавьте его с диска Битрикс24 или с компьютера.

Благодарность. Это специальные стикеры, которые отображаются в личном профиле сотрудника. Поблагодарите коллег за различные достижения или поздравьте с праздником.

Важное сообщение. Этот вид сообщения используется для передачи важной информации коллегам. Такое сообщение будет выделено специальным фоном и отметкой о прочтении. Оно отобразится в правом меню новостей, если вдруг пользователь пропустит его в ленте.

Процессы. С помощью бизнес-процессов в ленте новостей вы можете написать заявление на отпуск или отправить документ коллеге. Результат появится в новостях.

Настройка ленты новостей. Акцентируйте внимание только на нужных элементах в ленте новостей. Для этого вы можете включить специальные режимы.

• Экспертный режим. Этот режим скрывает Задачи из ленты новостей. Работать с ними можно будет только в разделе Задачи, а все уведомления по ним, как и прежде, будут приходить в центр уведомлений.
• Умное слежение. Наверх ленты будут подниматься только те события, в которых вы являетесь автором, получателем или упомянуты в тексте.

Календарь.

Личные и корпоративные календари помогут спланировать встречи. В Битрикс24 есть два основных типа календарей - Мой календарь и Календарь компании. В разделе Мой календарь вы можете составлять удобное расписание, планировать встречи с коллегами и следить за сроками задач в одном окне.

Обратите внимание, при открытии раздела Мой календарь всегда выбирается тот календарь, который выбран в качестве календаря для приглашений в настройках. Для планирования событий, относящихся ко всей компании, используйте Календарь компании. Добавлять события в этот календарь может каждый сотрудник.

При открытии раздела Календарь компании не учитывается, в каком календаре было создано прошлое событие. По умолчанию открывается системный календарь компании.

Воспользуйтесь разделом Календаря Занятость переговорных, если в вашем офисе есть конференц-залы, переговорные комнаты, студии и так далее. Вы можете забронировать для вашего события нужную вам переговорную, чтобы встречи с коллегами и партнерами проходили максимально комфортно. 

Каждому из разделов Календаря вы можете задать свои персональные настройки. В них вы определяете какие события и задачи будут отражены в календаре, а также можете установить его основные параметры.

Календарь Битрикс24 позволит вам вести совместную работу с коллегами и планировать встречи с учетом занятости других сотрудников. А чтобы ваши личные события не оставались в стороне, вы можете настроить синхронизацию вашего календаря с нужными вам сервисами - Google, Microsoft, iCloud и так далее.

Документы.

Вы можете совместно редактировать документы и работать над проектами в реальном времени.

Диск.

Чтобы иметь быстрый доступ к файлам компании, используйте общий диск. Диск в Битрикс24 — это инструмент для хранения файлов. На диске в Битрикс24 можно:

• хранить документы компании и личные файлы сотрудников: записи телефонных разговоров, файлы из почты или картинки из комментариев,
• редактировать документы в реальном времени, оставлять комментарии и просматривать историю изменений файла,
• настраивать разные права доступа на каждый файл, папку или на все содержимое диска,
• синхронизировать диск Битрикс24 с компьютером.
• Мой диск и Общий диск
• В Битрикс24 у каждого сотрудника есть личное хранилище для файлов — Мой диск. На Диске автоматически появляются файлы, с которыми вы работали. Например, сохранили картинку из комментария или загрузили отчет в задачу.
• Общие документы компании можно хранить в облачном хранилище — общем диске. Это могут быть файлы из почты или записи телефонных разговоров. Вы можете делиться с коллегами отдельными файлами, папками или настроить доступ ко всему содержимому диска. Права к личному и общему диску настраиваются отдельно.
• Файлы и папки на диске
• Файлы на диске можно перемещать, редактировать, скачивать, удалять. Редактируйте текстовые документы, таблицы и презентации. Выберите способ работы с документами: локально, в облаке или в Битрикс24.
• Совместная работа с диском
• Делитесь документами диска с помощью внутренних и публичных ссылок. Используйте внутренние ссылки для коллег, а внешние — для тех, кто не работает в вашей компании. Просматривайте текстовые файлы, аудио- и видео, изображения и презентации, не скачивая их. Это удобно, когда нужно быстро ознакомиться с содержанием документа.
• Синхронизация с диском
• Файлы и папки на диске Битрикс24 можно синхронизировать с компьютером. Синхронизация работает в обе стороны: если вы отредактируете файл на компьютере, то изменения сразу же отобразятся в Битрикс24 и наоборот. Для синхронизации диска установите десктоп-приложение Битрикс24.

Мессенджер

• Мессенджер Битрикс24 — это чат, видеозвонки и каналы, интегрированные в рабочие процессы.
• В чате Битрикс24 нет посторонних людей, мошенников и спама. Это чат только для вашей компании. Для видеозвонков есть Битрикс24: Синк — позвонить можно из любой задачи, встречи или чата. Каналы помогают информировать сотрудников о важных изменениях или объединять их по интересам.

CRM

С CRM Битрикс24 вы всегда будете на связи с клиентами и сохраните историю коммуникаций. С помощью CRM Битрикс24 можно:

• Автоматизировать продажи — CRM распределит заказы по менеджерам, отправит клиентам СМС, запишет разговоры, сформирует счет на оплату, подготовит отчет.
• Вести учет сделок и контактов — CRM хранит данные о клиентах и сделках в одном месте. Вы можете посмотреть, откуда клиент к вам пришел или когда он последний раз что-то покупал.
• Анализировать эффективность работы отдела продаж — с помощью CRM можно собирать данные о продажах и активности менеджеров, строить отчеты и графики.

Задачи и проекты

Вы можете организовать работу над задачами и проектами в удобном режиме: Список, Сроки, Мой план, Календарь, диаграмма Ганта — или работать с задачами по методике Скрам. Задачи в Битрикс24 — единое пространство, которое помогает организовать работу команды: поручать небольшие задания и управлять крупными проектами. В задачах можно отслеживать процесс работы сотрудников, контролировать сроки и распределять обязанности.

Четкая постановка задачи влияет на то, насколько успешно её выполнят. В задачах Битрикс24 есть дополнительные возможности для структурирования и контроля.
Чек-лист. Составляйте список шагов, чтобы видеть, какие из них уже выполнены. Вы можете добавить к чек-листу подпункты, назначить к ним ответственных и прикрепить файлы.

Теги. Используйте готовые теги или создавайте свои, чтобы объединять задачи по общим темам. Это позволит фильтровать задачи и быстро находить нужные.

Напоминания. Настраивайте напоминания о задачах в виде уведомлений в Битрикс24 или сообщений на e-mail. Так вы сможете вовремя выполнять задачи и соблюдать дедлайны.

Учет времени. Запускайте таймер, когда начинаете работать над задачей, чтобы отслеживать сколько времени вы потратили на нее.

Результат задачи. Отмечайте итог работы, чтобы руководитель не искал его в списке комментариев. Для этого оставьте комментарий к задаче и отметьте его как результат.

Шаблоны. Создайте стандартный шаблон для регулярных задач, например, для ежемесячного отчета.

Поиск задач

В Битрикс24 есть фильтры, которые помогают быстро находить нужные задачи.

• Поле поиск — ищите задачи по фразам и словосочетаниям, которые есть в названии или описании задачи.
• Роли — фильтруйте задачи по вашей роли в ней: делаю, помогаю, поручил и наблюдаю.
• Фильтры — создайте свои фильтры или используйте готовые: в работе, завершены, отложены, просрочены и почти просрочены.

Режимы работы с задачами

Есть пять режимов работы с задачами.

• Список — все задачи собраны в одном месте. Легко увидеть последние изменения и понять, какая требует внимания. Задачи можно сортировать по разным параметрам.
• Сроки — показывает, сколько времени есть на выполнение каждой задачи. Помогает планировать и распределять нагрузку.
• Мой план — помогает сортировать задачи по вашим критериям: сроки, приоритет, статус и так далее.
• Календарь — можно следить за сроками задач и видеть картину по загруженности в разные периоды.
• Гант — календарная сетка на которой видно, сколько времени займет каждая задача и когда она должна быть выполнена.

Автоматизация

• Настройте роботов и триггеры, чтобы автоматически создавать новые задачи, добавлять участников и отслеживать сроки.
• Роботы автоматизируют рутинные действия: отправляют уведомления и назначают задачи исполнителям. Триггеры отслеживают изменения, например приближение крайнего срока, и обновляют статус задачи.

Права доступа

• Настройте права доступа, чтобы указать, какие действия сотрудники могут выполнять с задачами, шаблонами и роботами, например удалять элементы. Вы можете создать роль с индивидуальным набором прав и назначить ее конкретному сотруднику или группе.

Задачи в других инструментах Битрикс24

Задачи в Битрикс24 связаны с другими инструментами. Если руководитель дал поручение в чате, вы можете преобразовать сообщение в задачу в два клика. Текст сообщения станет описанием задачи, вы будете исполнителем, а участники чата — наблюдателями.

• Совместная работа. Поставить задачу можно в мессенджере, календаре, ленте, группе и проекте.
• CRM. Задачи в CRM помогают упростить коммуникацию отделов. Например, отдел продаж может поставить задачу юристам, чтобы подготовить документы для клиента. Менеджеры отдела продаж увидят статусы задач в канбане, не открывая карточку CRM.

Чтобы собирать задачи в одном месте, следить за загруженностью сотрудников и находить проблемные места в работе, можно использовать Потоки. Потоки — это инструмент для эффективной работы с задачами в Битрикс24. Каждый отдел может создать собственный поток, в него будут стекаться задачи от всех сотрудников. Например, юристов часто просят проверить договор и проконсультировать по законодательству. Сотрудникам не нужно искать свободного юриста — достаточно поставить задачу в поток юридического отдела. Задачи в потоке распределяются между ответственными без хаоса и путаницы. С помощью Потоков можно:

• собирать задачи в одном месте и распределять их между исполнителями,
• следить за загруженностью сотрудников,
• отслеживать скорость выполнения задач,
• находить проблемные места в работе.

Роботизация

Роботизация в Битрикс24 поможет упростить утверждение документов в компании и контролировать продажи.

С роботизацией:

• Вы экономите время. С помощью роботов и триггеров можно автоматизировать стандартные процессы: обработку заявок, согласование договоров.
• Снижаете количество ошибок. Автоматические действия уменьшают вероятность человеческих ошибок.

Сайты и магазины

• В Битрикс24 можно создавать сайты и магазины в удобном конструкторе — для них есть готовые шаблоны. Если интегрировать магазин с CRM, заказы будут учитываться автоматически.
• Чтобы сделать покупки удобными для клиентов, вы можете настроить онлайн-платежи. Если нужно проанализировать поведение покупателей — подключите к сайту аналитику.

CoPilot

CoPilot в Битрикс24 — это AI-помощник для ежедневной работы.

• CoPilot анализирует записи телефонных разговоров и автоматически заполняет поля в CRM.
• Упрощает работу с текстами: выделяет главное, меняет тональность, критикует и переводит текст на другие языки.
• Помогает структурировать задачи: создает чек-листы, выделяет главное из комментариев.

Вы можете общаться с AI в чате и задавать ему нужные роли: руководитель отдела продаж, юрист или таролог — всего есть около 30 предустановленных ролей. Если хотите обсудить идеи CoPilot с коллегой — пригласите его в чат.

Мобильное приложение

Мобильное приложение Битрикс24 поможет всегда оставаться на связи и управлять бизнесом из любой точки мира. В мобильном приложении есть большинство инструментов, которые доступны в веб-версии Битрикс24.