Департамент образования ЯНАО

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Ямало-Ненецкого автономного округа

«Ямальский многопрофильный колледж»

Методические указания

к практическим занятиям

дисциплина ОП.02. «Документационное обеспечение управления»

специальность

0900905 «Организация и технология защиты информации»

Салехард

2016

Содержание

1. Пояснительная записка

Методические указания к практическим работам по ОП.02. «Документационное обеспечение управления»  предназначены для студентов  по направлению подготовки 090905 «Организация и технология защиты информации»

Цель методических указаний: оказание помощи студентам в выполнении практических работ по ОП.02. «Документационное обеспечение управления».

Настоящие методические указания содержат практические работы, которые позволят студентам закрепить теорию по наиболее сложным разделам курса и направлены на формирование следующих компетенций: 

1. Принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию, направлять её в структурные подразделения организации.
2. Рассматривать документы и передавать их на исполнение с учётом резолюции руководителей организации.
3. Оформлять регистрационные карточки и создавать банк данных.
4. Вести картотеку учёта прохождения документальных материалов
5. Осуществлять контроль за прохождением документов.
6. Отправлять исполненную документацию адресатам с применением современных видов организационной техники.
7. Составлять и оформлять служебные документы, материалы с использованием формуляров документов конкретных видов.

В результате выполнения практических работ по ОП.02. «Документационное обеспечение управления» студенты должны:

уметь:

• использовать в профессиональной деятельности законодательные акты и нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления;
• вести делопроизводство, в том числе с применением информационных технологий.

знать:

• роль и место документационного обеспечения в работе аппарата управления;

• современные технологии организации делопроизводства;
• задачи и функции службы документационного обеспечения управления;
• нормативную базу по обеспечению деятельности учреждения;
• организация документооборота;
• номенклатуру дел;
• формирование дел и проведение экспертизы ценности документов;
• подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Описание каждой практической работы содержит: тему, цели работы, порядок выполнения работы, а так же перечень контрольных вопросов, с целью выявить и устранить недочёты в освоении рассматриваемой темы. Для получения дополнительной, более подробной информации по изучаемым вопросам, приведено учебно-методическое и информационное обеспечение.  

 2.  Инструкция по технике безопасности

СТРОГО ЗАПРЕЩАЕТСЯ:

• Трогать разъёмы соединительных кабелей.
• Прислоняться к экрану и тыльной стороне монитора.
• Включать и выключать ЭВМ без разрешения преподавателя.
• Прислоняться к проводам и устройствам заземления.
•        При обнаружении запаха гари немедленно остановить работу, выключить клавиатуру и сообщить преподавателю.

ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ:

• Убедитесь в отсутствии видимых повреждений рабочего места.
• Запрещается работать во влажной одежде (и вообще в верхней одежде) и с влажными руками.

• На рабочем месте размещается тетрадь и учебные пособия так, чтобы они не мешали работе.

ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ:

• Работайте 60-80 см на расстоянии от ЭВМ.
• Строго выполняйте вышеуказанные правила.
• Следите за исправностью аппаратуры.
• Немедленно прекратите работу при появлении постороннего звука и немедленно сообщите преподавателю.
• Пользуйтесь клавиатурой с чистыми руками, правильно нажимайте на клавиши.
• Никогда не пытайтесь сами устранить неисправность при работе с аппаратурой.

• Не вставайте со своих мест, когда входит посетитель.

ПО ОКОНЧАНИИ РАБОТЫ:

• Отключить ЭВМ, навести порядок на рабочем месте.
• Сдать рабочее место преподавателю, сообщить обо всех неполадках.

Практическое занятие №1 (2 часа)

Тема: «Обработка входящих документов»

Цель работы: развитие умений и навыков в обработке входящих документов. 

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы.
2. Записать коротко предложенные задания.

Практическая работа состоит из трёх заданий по обработке входящих документов.

Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Все выполненные задания должны быть распечатаны и представлены преподавателю для проверки в установленные сроки.

Основной теоретический материал

Обработка входящих документов

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

• прием и первичную обработку документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

• проверка правильности доставки документов;
• проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
• фиксация факта получения документов;
• подготовка их к исполнению;
• передача документов исполнителям.

Задание 1

Определите последовательность операций с входящими документами.

1.  Составление проекта документа.
2.  Вскрытие конвертов и проверка вложений.
3.  Регистрация документов.
4.  Проверка правильности адресования.
5.  Согласование проекта документа.
6.  Рассмотрение документов руководителем (резолюция).
7.  Подписание руководителем.
8.  Подшивка документа в дело.
9.  Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка).
10.  Проверка правильности оформления документа.
11.  Передача документов руководителю.
12.  Заполнение регистрационной карточки.
13.  Передача документов исполнителю.
14.  Отправка документов.
15.  Исполнение документов.
16.  Проставление регистрационного индекса на документе.        
17.  Контроль исполнения документа.
18.  Определение сроков хранения документов.
19.  Проставление отметки о поступлении.

Задание 2

Составьте схему обработки входящего документа

Задание 3

Нарисуйте формы регистрации входящей документации

Требования к отчёту по практической работе:

После выполнения работы необходимо чисто и аккуратно оформить выполненное задание, согласно требованиям к письменным работам. После этого письменно  ответить на контрольные вопросы.

Работа засчитывается после устного ответа на контрольные вопросы и вопросы по лекции, а также после выполнения задания  практической работы и самостоятельной внеаудиторной работы студента соответствующих данной теме.

Контрольные вопросы и задания даны в конце практической работы.

Контрольные вопросы

1. Какие документы относятся к входящим?
2. Назовите этапы обработки входящих документов?
3. Назовите основные задачи обработки входящих документов?

Практическое занятие №2 (2 часа)

Тема: «Обработка отправляемых документов»

Цель работы: развитие умений и навыков в оформлении отправляемых документов. 

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы.
2. Записать коротко предложенные задания.

Практическая работа состоит из трёх заданий по оформлению отправляемых документов.

Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Все выполненные задания должны быть распечатаны и представлены преподавателю для проверки в установленные сроки.

Основной теоретический материал

Обработка отправляемых документов

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

• составление чернового документа;
• подготовку проекта документа;
• его согласование (визирование);
• удостоверение документа;
• отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

• проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
• проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
• проставление исходящего регистрационного индекса;
• обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

• сортировку;
• вложение в конверты;
• адресование;
• сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

• правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
• наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
• правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Задание 1

Определите последовательность операций с отправляемыми документами.

1.  Составление проекта документа.
2. Вскрытие конвертов и проверка вложений.
3. Регистрация документов.
4. Проверка правильности адресования.
5. Согласование проекта документа.
6. Рассмотрение документов руководителем (резолюция).
7. Подписание руководителем.
8. Подшивка документа в дело.
9. Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка).
10. Проверка правильности оформления документа.
11. Передача документов руководителю.
12. Заполнение регистрационной карточки.
13. Передача документов исполнителю.
14. Отправка документов.
15. Исполнение документов.
16. Проставление регистрационного индекса на документе.
17. Контроль исполнения документа.
18. Определение сроков хранения документов.
19. Проставление отметки о поступлении.

Задание 2

Составьте схему обработки оправляемого документа

Задание 3

Составьте оперограмму исходящего документа

Требования к отчёту по практической работе:

После выполнения работы необходимо чисто и аккуратно оформить выполненное задание, согласно требованиям к письменным работам. После этого письменно  ответить на контрольные вопросы.

Работа засчитывается после устного ответа на контрольные вопросы и вопросы по лекции, а также после выполнения задания  практической работы и самостоятельной внеаудиторной работы студента соответствующих данной теме.

Контрольные вопросы и задания даны в конце практической работы.

Контрольные вопросы 

1. Какие документы относят к исходящим?
2. Назовите последовательность обработки исходящих документов.
3. Назовите основные задачи службы ДОУ при обработке исходящих документов.

Практическое занятие №3 (2 часа)

Тема: «Обработка внутренних документов»

Цель работы: развитие умений и навыков в оформлении внутренних документов. 

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы.
2. Записать коротко предложенные задания.

Практическая работа состоит из трёх заданий по оформлению внутренней документации.

Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Все выполненные задания должны быть распечатаны и представлены преподавателю для проверки в установленные сроки.

Основной теоретический материал

Обработка внутренних документов

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

• проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
• протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

• фельдъегерской или курьерской связью;
• секретарями;
• с помощью технических средств.

Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

Задание 1

Определите последовательность операций с внутренними документами.

1.  Составление проекта документа.
2. Вскрытие конвертов и проверка вложений.
3. Регистрация документов.
4. Проверка правильности адресования.
5. Согласование проекта документа.
6. Рассмотрение документов руководителем (резолюция).
7. Подписание руководителем.
8. Подшивка документа в дело.
9. Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка).
10. Проверка правильности оформления документа.
11. Передача документов руководителю.
12. Заполнение регистрационной карточки.
13. Передача документов исполнителю.
14. Отправка документов.
15. Исполнение документов.
16. Проставление регистрационного индекса на документе.
17. Контроль исполнения документа.
18. Определение сроков хранения документов.
19. Проставление отметки о поступлении.

Задание 2

Составьте оперограмму внутренней документации

Задание 3

Составьте схему обработки внутренних документов

Требования к отчёту по практической работе:

После выполнения работы необходимо чисто и аккуратно оформить выполненное задание, согласно требованиям к письменным работам. После этого письменно  ответить на контрольные вопросы.

Работа засчитывается после устного ответа на контрольные вопросы и вопросы по лекции, а также после выполнения задания  практической работы и самостоятельной внеаудиторной работы студента соответствующих данной теме.

Контрольные вопросы и задания даны в конце практической работы.

Контрольные вопросы 

1. Какие документы относятся к внутренним?
2. Назовите последовательность обработки внутренних документов.
3. Особенности обработки внутренних документов.

Практическое занятие №4 (2 часа)

Тема: «Оформление номенклатуры дел»

Цель работы: развитие умений и навыков в оформлении номенклатуры дел. 

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы.
2. Записать коротко предложенные задания.

Практическая работа состоит из трёх заданий по оформлению номенклатуры дел.

Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Все выполненные задания должны быть распечатаны и представлены преподавателю для проверки в установленные сроки.

Основной теоретический материал

Оформление номенклатуры дел

Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом – на секретаря.

Разновидности номенклатуры дел

Номенклатура дел бывает трех видов:

• типовая,
• примерная и
• номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

Номенклатура дел организации делится на:

• сводную номенклатуру дел и
• номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Требования к оформлению номенклатуры дел организации

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций». Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2008 год).

Задание 1

Ознакомьтесь со сводной номенклатурой дел вашего учебного заведения, попробуйте установить на примере вашего отделения (специальности), какие ведут дела фактически и соответствуют ли они по реквизитам и оформлению требованиям сводной номенклатуры дел.

Задание 2

Составьте номенклатуру дел для организации, выбранной вами лично.

Задание 3

Сформулируйте заголовки дел.

3. Организационная документация.
4. Распорядительная документация.
5. Плановая документация.
6. Отчётная документация.

Требования к отчёту по практической работе:

После выполнения работы необходимо чисто и аккуратно оформить выполненное задание, согласно требованиям к письменным работам. После этого письменно  ответить на контрольные вопросы.

Работа засчитывается после устного ответа на контрольные вопросы и вопросы по лекции, а также после выполнения задания  практической работы и самостоятельной внеаудиторной работы студента соответствующих данной теме.

Контрольные вопросы и задания даны в конце практической работы.

Контрольные вопросы 

1. Дайте определение номенклатуры дел.
2. В скольких экземплярах оформляется номенклатура дел?
3. Какие документы не включают в номенклатуру дел?

Практическое занятие №5 (2 часа)

Тема: «Формирование дел»

Цель работы: развитие умений и навыков в формировании дел. 

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы.
2. Записать коротко предложенные задания.

Практическая работа состоит из трёх заданий по формированию дел.

Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Все выполненные задания должны быть распечатаны и представлены преподавателю для проверки в установленные сроки.

Основной теоретический материал

Формирование дел

Формирование дела – это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. 

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность. 

При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. 

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой делопроизводства организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (ответственными лицами), так и службой делопроизводства организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива. 

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней;
• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т.1", "Т.2".

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. 

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. 

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:

• уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
• приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
• приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки), группировать в отдельные дела;
• поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
• утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
• документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
• лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
• предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
• переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов.

Документы, послужившие основанием для издания приказов (заявления, справки, акты, записки), могут группироваться отдельно от приказов. 

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты) помещается в дело того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2008 год будет составлен в 2009 году, но помещается в дело 2008 года. И наоборот, план на 2009 год составляется в 2008 году, а помещается в дело 2009 года. Перспективные планы должны быть отнесены к начальному году их действия. 

Дополнительная информация:

• оформление обложки дел;
• организация хранения документов;
• номенклатура дел;
• оформление дел;
• составление и оформление описей дел;
• экспертиза ценности документов;
• порядок передачи дел в архив организации.

Задание 1

Проведите анализ ранее сформированного личного дела.

1. Соответствует ли заголовок дела составу подшитых в него документов?
2. Правильно ли оформлена обложка дела?
3. Какие принципы расположения документов применены в деле?
4. Какие имеются ошибки в оформлении дела и группировке документов?

Задание 2

Оформите карту-заместитель на выданное дело.

Задание 3

Оформите лист-заместитель на документ (письмо), выданный во временное пользование.

Требования к отчёту по практической работе:

После выполнения работы необходимо чисто и аккуратно оформить выполненное задание, согласно требованиям к письменным работам. После этого письменно  ответить на контрольные вопросы.

Работа засчитывается после устного ответа на контрольные вопросы и вопросы по лекции, а также после выполнения задания  практической работы и самостоятельной внеаудиторной работы студента соответствующих данной теме.

Контрольные вопросы и задания даны в конце практической работы.

Контрольные вопросы

1. Каков максимальный объём дела?
2. Какие формы брошюровки документов используются в делопроизводстве?
3. Когда дело считается заведённым?
4. Можно ли приложения к документам формировать в отдельное дело?
5. Можно ли подшить в дело два экземпляра одного документа?

Практическое занятие №6 (2 часа)

Тема: «Оформление дел»

Цель работы: развитие умений и навыков при оформлении дел. 

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы.
2. Записать коротко предложенные задания.

Практическая работа состоит из четырёх заданий по оформлению дел.

Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Все выполненные задания должны быть распечатаны и представлены преподавателю для проверки в установленные сроки.

Основной теоретический материал

Оформление дел

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Сотрудник, ответственный за формирование дел в текущем делопроизводстве, обязан подшить все исполненные документы в соответствующие дела согласно номенклатуре.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет) должны быть подобраны в хронологическом порядке и подшиты в три- четыре прокола в твердую обложку или переплетены. Металлические скрепки из дел удаляются. Листы в деле, кроме листов с заверительными надписями и чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются, но каждому тому отдельно. В конце дела, на отдельном листе, делается заверительная надпись, в которой указывается количество содержащихся в деле листов, дата и подпись лица, нумеровавшего листы.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: могут храниться в скоросшивателях, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела и включает указание индексов документов, краткого содержания, дат и номеров листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Обложка при заведении дел оформляется в соответствии с ГОСТ 17914-72 согласно.

На обложках дел постоянного, долговременного и временного сроков хранения указываются:

• полное наименование организации;
• наименование структурного подразделения, где сформировалось дело;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела по номенклатуре дел:
• номер тома (если дело состоит из нескольких томов);
  дата начала и окончания дела (датой начала дела считается дата первого документа, помещенного в деле, а датой окончания - дата последнего документа);
• количество листов в деле, согласно заверительной надписи (указывается после окончания дела), кроме дел временного хранения, документы в которых не нумеруются.

По окончании календарного года в оформление обложек дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), заведенных по номенклатуре дел, вносятся необходимые уточнения:

если название структурного подразделения изменилось или дело передано для окончания в другое подразделение, на обложке вписывается новое название структурного подразделения;

в заголовках дел, содержащих распорядительные документы (приказы, указания, протоколы) указываются их номера;

для переписки, сформированной в дело из нескольких томов, заголовок в каждом томе уточняется указанием корреспондента, территории, каждый том датируется (число, месяц, год начала и окончания тома);

если в деле имеются документы - приложения за более ранние годы, чем год образования дела, на его обложке под датой делается оговорка: "имеются документы за ..... годы"; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;

при внесении дел в опись на обложке дела проставляется номер дела по описи и по согласованию с архивом организации, номер описи и фонда.

Надписи на обложках дел следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. По вопросам, связанным с оформлением дел, подлежащих передаче на государственное хранение, необходимо консультироваться с архивом организации железнодорожного транспорта.

Задание 1

Зарисуйте (схематично) варианты хранения дел.

Задание 2

Сформируйте дело «Приказы о предоставлении отпусков сотрудникам колледжа». Оформите обложку дела

Задание 3

Оформите внутреннюю опись дела.

Задание 4

Оформите лист-заверитель дела.

Требования к отчёту по практической работе:

После выполнения работы необходимо чисто и аккуратно оформить выполненное задание, согласно требованиям к письменным работам. После этого письменно  ответить на контрольные вопросы.

Работа засчитывается после устного ответа на контрольные вопросы и вопросы по лекции, а также после выполнения задания  практической работы и самостоятельной внеаудиторной работы студента соответствующих данной теме.

Контрольные вопросы и задания даны в конце практической работы.

Контрольные вопросы 

1. Что включает в себя оформление дела?
2. Каким документом регламентируется срок хранения дела?
3. Какие документы отбирают на постоянное хранение?
4. Каким документом оформляется уничтожение дел?
5. В каком случае производится полное оформление дел?