ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
материал

"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

(утв. Приказом Росархива от 13.02.2002 № 16)

Раздел 1. Общие положения

Раздел 2. Организация и фондирование документов архивного фонда Российской Федерации

Раздел 3. Организация работы архива

Раздел 4. Обеспечение сохранности документов

Раздел 5. Учет документов в архиве

Раздел 6. Комплектование архива и экспертиза ценности документов

Раздел 7. Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива

Раздел 8. Использование документов архива

1.3. Государственный архив

1.1. Архивный фонд Российской Федерации

1.2. Архивный фонд и приравненные к нему совокупности архивных документов как общее учетно-классификационное понятие

1.3.4. Профиль архива

2.3.1. Определение фондовой принадлежности документов и образование архивного фонда

2.3.4. Определение границ архивного фонда

Архив принимает на постоянное хранение аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы.

6.2. Организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве

Государственный архив - Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

АФРФ – исторически сложившееся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историческо-культурного наследия народов РФ, относящихся к информативным ресурсам и подлежащих к постоянному хранению.

Учетно-классификационной единицей Архивного фонда Российской Федерации является архивный фонд. Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению.

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

· Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

· Центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

· Объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

· Архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

· архив управленческой документации;

· научно-технический архив;

· аудиовизуальный архив;

· архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации. ("Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) 1.2. Виды архивов)) 5.2.1. Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации. ("Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда )

Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд или архивную коллекцию, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.

Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации или если в составе фонда находятся более ранние документы (например, переданные для завершения производством дела предшественника, представленные в качестве доказательств документы в составе судебно-следственных дел и др.). В фондах личного происхождения крайние даты документов фонда могут отличаться от хронологических границ фонда за счет документов, собранных фондообразователем, связанных с откликами на его смерть, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.

 Хронологическими границами архивного фонда являются:

архивного фонда организации - официальные даты ее образования (регистрации) и ликвидации;

объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

архивного фонда личного происхождения (семейного, родового) - даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода.

 Хронологическими границами архивной коллекции являются даты самого раннего и самого позднего документа. ("Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов (архивных служб) и организацией документов в делопроизводстве организаций - источников его комплектования по следующим направлениям:

- методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве;

- контроль за отбором документов и подготовкой к передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу, обеспечением их сохранности;

- взаимодействие с экспертными комиссиями организаций;

- ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций;

- повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб. Архив может оказывать организациям платные услуги и осуществлять работы по обеспечению сохранности документов, отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение, разработке нормативно-методических документов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб и др.          Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве Архив оказывает методическую и практическую помощь организациям в подготовке нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и их внедрении. Архив совместно с организациями:

- рассматривает и готовит к согласованию соответствующим органам управления архивным делом или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, типовые, примерные, конкретные номенклатуры дел;

- проводит совещания, семинары и консультации по обмену опытом, внедрению государственных стандартов на документацию, систем документационного обеспечения управления.

 При подготовке к согласованию инструкций по делопроизводству и номенклатур дел архив проверяет их соответствие требованиям государственных стандартов на документацию, типовым инструкциям по делопроизводству, правилам работы архивов государственных организаций. Номенклатуры дел согласовываются с органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России в случае существенных изменений основных функций, задач, структуры организации, но не реже, чем один раз в пять лет. Архив осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования в ходе проведения комплексных и тематических проверок.

Контроль за отбором документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу и обеспечением их сохранности.

Контроль за обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, отбором и передачей их на постоянное хранение, осуществляется архивом в ходе проведения комплексных, тематических и контрольных проверок деятельности архивов организаций. Результаты проверок с предложениями по устранению выявленных недостатков докладываются руководству организации. Архив:

- участвует: в подготовке предложений по совершенствованию работы архивов организаций, нормативно-методических документов по организации работы архивов, отбору документов на постоянное хранение, обеспечению их сохранности; - рассматривает и готовит к согласованию вышестоящим органом управления архивным делом или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями положения об архивах организаций. Положения об архивах организаций готовятся на основе соответствующих примерных положений, утверждаемых органом управления архивным делом; - рассматривает, утверждает или готовит к утверждению ЭПК органа управления архивным делом годовые разделы описей дел, документов постоянного хранения. После утверждения описи ее первый экземпляр передается в качестве контрольного в архив;

- согласовывает или готовит к согласованию ЭПК годовые разделы описей дел по личному составу, акты о неисправимом повреждении документов, утрате документов;

- разрабатывает и согласовывает с ЭПК графики представления описей дел, документов постоянного хранения;

- оказывает организационную и практическую помощь организациям по подготовке и передаче документов на постоянное хранение и по другим направлениям деятельности архивов организаций;

- разрабатывает и организует внедрение методических пособий по вопросам работы архивов организаций;

 - контролирует совместимость и преемственность создаваемого архивами организаций учетно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, в том числе совместимость аппаратного и программного обеспечения баз данных.

Взаимодействие с экспертными комиссиями организаций - источников комплектования архива Архив:

- оказывает помощь в разработке положений о ЦЭК (ЭК) организаций, нормативно-методических документов, регламентирующих их работу;

 - согласовывает положения о ЦЭК (ЭК), если такие полномочия предоставлены ему органом управления архивным делом;

- участвует в работе ЦЭК (ЭК) организаций - источников комплектования; - оказывает методическую и практическую помощь в подготовке документов, подлежащих рассмотрению ЦЭК (ЭК);

 - в случае необходимости организует совместные заседания с ЦЭК (ЭК) организаций;

 - заслушивает по согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом отчеты ЦЭК (ЭК) организаций об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности документов, обеспечении сохранности документов и другим вопросам.

 Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; проведение паспортизации архивов организаций. Архив ведет государственный учет документов, хранящихся в архивах организаций - источников комплектования в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации по следующим формам, установленным Федеральной архивной службой России:

 - описи дел, документов постоянного хранения (приложения N 30-30ж), утвержденные ЭПК;

- паспорт архива организации, представляемый в соответствии с составом документов в архив по состоянию на 1 декабря отчетного года. Учет архивных фондов, документов, хранящихся в архивах организаций - источниках комплектования, ведется в архиве централизованно соответствующим структурным подразделением или работником, ответственным за эту работу, и регламентируется приказом директора архива. Архив организует ежегодное представление к 30 декабря отчетного года организациями - источниками комплектования паспортов архива по состоянию на 1 декабря текущего года. Паспортизация предусматривает:

- рассылку в организации бланков паспортов в 2-х экземплярах;

 - проведение семинаров, совещаний с лицами, ответственными за архивы, по заполнению паспортов и результатам паспортизации;

 - подготовку методических пособий по заполнению паспортов;

 - оказание организациям практической помощи в составлении паспортов, проверку правильности заполнения;

 - анализ результатов паспортизации. Архив в сроки, установленные Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, на основе представляемых организациями паспортов архивов организаций и других учетных документов составляет Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архива на 1 декабря ... года (приложение N2) и представляет их в вышестоящий орган управления архивным делом.

Архив ведет учет утвержденных ЭПК описей дел, документов постоянного хранения, поединичный и суммарный учет дел и документов, хранящихся в архивах организаций - источников комплектования, на основе их описей.

Повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб Архив совместно с органом управления архивным делом и другими организациями или самостоятельно организует повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб организаций, председателей и членов экспертных комиссий. Основными формами повышения квалификации являются: - постоянно действующие курсы и семинары повышения квалификации; - разовые семинары при архивах или органах управления архивным делом для определенных групп работников. Порядок работы с организациями, которым предоставлено право депозитарного хранения документов Архив организует свою работу с организациями, имеющими право депозитарного хранения документов, на основании и в развитие Соглашений, заключенных Федеральной архивной службой России с соответствующими федеральными органами исполнительной власти.

Порядок взаимоотношений архива с негосударственными организациями и физическими лицами-собственниками документов Архив взаимодействует с негосударственными организациями и физическими лицами-собственниками документов на основании соглашения (договора). В соответствии с условиями соглашения (договора) архив может оказывать негосударственным организациям необходимую методическую и практическую помощь в постановке делопроизводства и организации работы негосударственного архива, а также взаимодействовать с ними по направлениям, изложенным в пп. 6.2.1-6.2.5.

Архив организует государственный учет документов, образовавшихся в деятельности негосударственных организаций в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. По просьбе собственников негосударственных архивов и архивных документов архив оказывает им содействие в сохранении, комплектовании и использовании их документов на договорной основе. Такие архивы берутся на учет как возможные источники комплектования архива. Архив принимает меры для сохранения негосударственных архивов, документы которых могут быть отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации в случае угрозы их сохранности, в том числе в случае ликвидации и отсутствия законного наследника или правопреемника. При заключении соглашений (договоров) с негосударственной организацией (негосударственным архивом) необходимо учитывать, что договор может быть заключен как на комплексное выполнение архивом работ и услуг в области архивного дела и делопроизводства, так и на выполнение отдельных видов работ и услуг, в которых организация заинтересована. 6.2.8. Учет работы с архивами организаций. На каждую организацию - источник комплектования ведется наблюдательное дело. В него включаются документы, характеризующие работу архива и организацию документов в делопроизводстве (копии приказов организации по этим вопросам, положения об архиве, ЦЭК, ЭК, инструкции по делопроизводству, материалы проверок и др. документы). В целях учета работы архива с организациями могут создаваться учетно-справочные картотеки и базы данных.

 (ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв- Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2019)