ДЕЛОВАЯ ИГРА «Распределение управления»
методическая разработка

ДЕЛОВАЯ ИГРА
«Распределение управления»

Понятие организационной структуры управления

Под организационной структурой управления понимается состав управляющих органов или звеньев, порядок соподчиненности между подразделениями (уровнями) управления по вертикали и горизонтали, распределение прав и обязанностей между ними, а также характер и формы их взаимосвязей.

На рис. 1 представлена классификация видов организационных структур.

Факторы формирования организационной структуры управления: разделение труда, выделение функций, необходимых для организации и поддержания нормальной деятельности предприятия (организации).

Функции управления определяют задачи органов управления. В организационной структуре управления важное место занимают линейные и функциональные связи и их сочетания.

Развитие организационной структуры управления организаций (предприятий, фирм и т.д.) привело к формированию трех ее основных типов: линейной, функциональной (штабной) и смешанной (линейно-функциональной).

Линейная структура управления предполагает сосредоточение в руках руководства всех функций управления: во главе каждого трудового коллектива стоит линейный руководитель, которому подчинены все работники. В этом случае число руководителей (звеньев управления) совпадает с числом управляемых объектов (звеньев производства). Каждый член коллектива и организации подчиняются только одному руководителю (органу) (рис. 2).

Преимущества линейного управления:

• получение подчиненными непротиворечивых и увязанных между собой заданий и распоряжений;
• полная ответственность каждого руководителя за результаты работы, обеспечение единства руководства сверху донизу, т.е. осуществление принципа единства.

Недостаток линейной структуры управления: руководитель должен обладать разносторонними знаниями, необходимыми для руководства соответствующим объектом.

Использование линейной формы связи не соответствует в полной мере возрастающим требованиям современного производства.

Для современной технологии и организации производства характерно углубление специализации и усиление кооперирования процессов производства. Дифференциация функций управления стала основой перехода к функциональной структуре управления (рис. 3).

Функциональная структура:

• повышает эффективность управления за счет участия в работе квалифицированных специалистов, хороню знающих конкретно области производства и управления;
• позволяет разгрузить линейных руководителей от необходимости знания всех сторон управления, легко реагирует на потребности практики путем создания новых функциональных служб;
• нарушает единство распорядительства и снижает ответственность за работу, так как исполнитель получает указания от нескольких функциональных руководителей, что иногда приводит к обезличке, снижению ответственности в работе и нарушению единоначалия;
• функциональные звенья непосредственно отдают распоряжения нижестоящим линейным ячейкам - это приводит к двойному подчинению.

В процессе развития линейное управление органически сочетается с функциональным и появляется линейно-функциональная (штабная) структура управления. У линейного руководителя появляется штаб, состоящий из функциональных органов (отделов, бюро, групп специалистов). Такая организация структуры управления требует создания специальных советов, коллегий, в которых линейные руководители совместно с функциональными руководителями и экспертами могут согласовывать свои действия и решения (рис. 4).

Настоящее линейное управление, не подкрепленное функциональным управлением (штабом), стало сравнительно редким явлением (рис. 5). В чистом виде линейное управление сохраняется в руководстве участком, особенно при бесцеховой структуре управления, а также при руководстве бригадой.

Функциональная структура не подходит для предприятий с широкой номенклатурой продукции, действующих в среде с быстро меняющимися потребительскими и технологическими потребностями, а также для предприятий, работающих в широких международных масштабах, одновременно на нескольких рынках в странах с различными социально-экономическими системами.

Для крупных предприятий, занимающихся диверсификацией производства в связи с необходимостью реагирования на быстро изменяющуюся внешнюю среду, характерен переход на дивизиональную организационную структуру, в соответствии с которой деление предприятия на элементы и блоки происходит по видам товаров или услуг (продуктовая структура), группам покупателей (организационная структура, ориентированная на потребителя) или географическим регионам (региональная организационная структура), структуры предприятий, действующие на международных рынках.

Начиная с 1960-х годов предприятия стали разрабатывать и внедрять новые, более гибкие, организационные структуры, приспособленные к быстрой смене внешних условий и внедрению новой наукоемкой технологии. Их назвали адаптивными, или органическими. К таким структурам относят: проектные, матричные, бригадные.

Рис. 1 Классификация видов организационных структур

Что следует учесть, выбирая структуру управления

Признаки оптимальной структуры:

• небольшие подразделения с высококвалифицированным персоналом;
• небольшое количество уровней управления;
• наличие в структуре групп специалистов;
• ориентация графиков работы на потребителей;
• быстрая реакция на изменения;
• высокая производительность;
• низкие затраты.

Влияющие факторы:

-        технология;

-        внешнее окружение;

-        размер предприятия;

-        стратегия бизнеса;

-        имеющийся персонал;

-        система решений;

-        сложившаяся структура.

Признаки структуризации:

• функциональное назначение;
• “обслуживаемый” продукт;
• обслуживаемая группа потребителей;
• обслуживаемый регион;
• интервал рабочего времени;
• количество подчиненных;
• обслуживаемый процесс.

Структура - это средство для достижения целей организации.

Таблица 3 - Сравнение вариантов структуры

Требования, предъявляемые при проектировании организационной структуры предприятия

• количество элементов структуры (отделы, бюро, службы) должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы;
• производственный процесс изготовления продукции как результат функционирования структуры управления должен максимально отвечать требованиям пропорциональности, непрерывности, параллельности, прямоточности и ритмичности;
• коммуникации между элементами системы, а также системы с окружающей средой должны быть четкими, а качество информации - высоким;
• структура должна быть мобильной, способной быстро адаптироваться к изменениям и перестраиваться на решение новых задач;
• организационная структура должна гарантировать эффективное функционирование двух взаимодополняющих сфер деятельности: стратегической - по развитию будущего потенциала и оперативной - по реализации существующего потенциала в доходы и рост предприятия;
• методология построения организационной структуры должна быть ориентирована на оптимальное сочетание полномочий и ответственности основных подразделений предприятий.

Вопросы и задания

1. Что такое "элемент" структуры управления и в каких формах он может быть представлен?
2. Какие виды связей существуют между элементами структуры?
3. Есть ли связь структуры управления с целями?
4. Дайте общую характеристику типов структур управления.
5. Какие принципы применяются при построении структур иерархического типа?
6. Какие принципы применяются за основу при построении систем органического типа?
7. Раскройте сущность систем органического типа.
8. Как можно оценить эффективность структуры управления?
9. Для каких предприятий целесообразно использовать функциональную структуру управления?
10. Для каких предприятий целесообразно использовать дивизиональную структуру управления?
11. Перечислите достоинства и недостатки функциональной структуры управления.
12. Какой тип структуры управления характерен для предприятий с ограниченной номенклатурой продукции, действующих в стабильных условиях, и почему?
13. Какой тип структуры управления характерен для предприятий с широкой номенклатурой продукции, действующих в среде с быстросменяющимися потребительскими потребностями, и почему?
14. Какой тип структуры управления характерен для предприятий, работающих в широких международных масштабах, одновременно на нескольких рынках в странах с различными социально-экономическими системами?
15. Назовите норму управляемости при выполнении разных, сходных и одинаковых функциях в аппарате управления.
16. Как влияет норма управляемости на эффективность функционирования ОСУ?
17. Сравните иерархические и органические ОСУ.
18. Сравните линейно-штабную и матричную структуры управления.
19. Сравните проектную и матричную структуры управления.
20. Проанализируйте ОСУ предприятия по указанию преподавателя (определите тип структуры управления, преимущества и недостатки этой структуры, аргументируйте Ваши предложения по совершенствованию).

Тесты

1. Должны ли быть увязаны структурные решения по вертикальной интеграции, производственным мощностям, масштабу и ориентации производства?

а) да; б) нет. Поясните Вашу позицию.

2. Информация о динамике общего спроса на сопоставимые на рынке товары и услуги нужна для:

а)        перехода на производство взаимозаменяемых товаров;

б)        для планирования затрат.

3. Влияет ли на структуру организации тип потребителя?

а) да; б) нет. Поясните Вашу позицию.

4. Есть ли различия между структурой организации и временными (проектными) структурами?

а) да; б) нет. Поясните Вашу позицию.

5. Вы согласны с утверждением, что в структуру организации необходимо вносить изменения?

а) да; б) нет. Поясните Вашу позицию.

6. Вы согласны с утверждением, что важнейшей составляющей фазы "определение условий и организация" является оценка собственной позиции на рынке?

а) да; б) нет. Поясните Вашу позицию.

7. Должна ли быть обратная связь между руководителем и подчиненными?

а) да; б) нет. Поясните Вашу позицию.

Студенты выполняют ряд заданий по указанию преподавателя.

Задания

Задание 1.

1. Используя альбом схем, методические указания, определите тип структуры управления Вашей организации, предприятия. Приведите действующую схему управления организацией.
2. Дайте характеристику действующей на Вашем предприятии структуры управления, отметьте положительные и отрицательные стороны (свойства) структуры.
3. Сформулируйте предложения по реконструкции структуры управления.

Задание 2.

1. Охарактеризуйте производственную структуру Вашего предприятия.
2. Приведите схему производственной структуры Вашего предприятия.

Деловая игра ”Распределение управления”

Проблема. Дирекция предприятия обратилась в научно-консультационную фирму с просьбой решить накопившиеся проблемы и разработать современную систему управления. Диагностический анализ, проведенный специалистами консультационной фирмы, позволил выявить следующее.

Предприятие с организационно-правовой формой - общество с ограниченной ответственностью ведет производственную, ремонтностроительную и торгово-посредническую деятельность. ООО имеет деловые отношения с предприятиями Москвы, Санкт-Петербурга и Нижнего Новгорода. Однако оперативность и эффективность работы руководства и взаимодействие структурных подразделений оставляют желать лучшего.

В ООО нет перспективного плана экономического и социального развития. Не определена стратегия развития предприятия в условиях рынка, запущено планирование и финансовая деятельность, несвоевременно выполняются договора поставок и сделки с реальным товаром. В результате ООО выплачивает значительные штрафы клиентам и за последний год работы понесло убытки.

Серьезные недостатки имеются в организации управления предприятием: среди руководства нет четкого распределения функций управления, многие из них дублируются. В результате снижена ответственность персонала за порученные функции, а управленческие решения не всегда принимаются своевременно. Все это неблагоприятно сказывается на деятельности персонала, права и ответственность которых четко не определены и во взаимодействии которых нередкостью является "бумажный футбол".

Сложившееся положение объясняется тем, что председатель правления ООО Иванов придерживается административно-командных методов управления, старается замкнуть на себе решение большинства вопросов коммерческого, кадрового и социального характера, устраивает на виду персонала "дележ власти" с директором ООО Петровым. При этом упускаются из вида функции перспективного развития, маркетинга, организации эффективной системы управления и финансовой деятельности.

Председатель правления Иванов (возраст 32 года) имеет высшее юридическое образование, хорошо разбирается в вопросах коммерции, торговли, хозяйственного права и хозяйственной деятельности. Честолюбивый и авторитарный руководитель, работающий до сих пор заместителем генерального директора крупного предприятия. В его руках 25% акций ООО. Он готов перейти в ООО на постоянную работу. Среди персонала он имеет авторитет твердой руки, однако не все руководители и специалисты приемлют стиль авторитарного руководства, в управлении он принимает не всегда экономически обоснованные решения.

Директор ООО Петров (35 лет) имеет высшее экономическое образование, является квалифицированным специалистом, хорошо знает экономику, финансы, персонал, обладает чувством нового, передового, склонен к аналитической работе, спокоен и выдержан, занимаемой должности, по мнению большинства персонала, соответствует. Он имеет 20% акций в уставном капитале ООО. К его недостаткам можно отнести недостаточную твердость и настойчивость в достижении цели. Во многом он полагается на инициативу сотрудников и не всегда может противостоять решениям председателя правления Иванова.

Заместитель директора Рабинович (40 лет) имеет высшее техническое образование, хорошо ориентируется в решении задач научно-технического прогресса, снабжения, сбыта, обеспечения производства и выполнения договоров. Он обладает чувством юмора, умеет ладить с людьми, вникает в вопросы социального развития коллектива. Однако не всегда разделяет стратегические задачи от текущей оперативной работы. Его доля в капитале ООО составляет 15% акций. Он состоит в дружеских отношениях с Ивановым и во многих вопросах его поддерживает.

Заместитель директора Николаев (50 лет) имеет высшее техническое образование, хорошо разбирается в вопросах строительства и производства товаров народного потребления, охраны труда и техники безопасности, быстро ориентируется в решении оперативных задач. К его недостаткам следует отнести несдержанность и грубость в отношении с подчиненными, любит выпить. Он располагает 20% акций.

Руководство ООО:

ПП - председатель правления;

ДП - директор предприятия;

ЗП - заместитель директора по производству;

ЗК - заместитель директора по коммерции.

Функциональные подразделения:

ГБ - главный бухгалтер;

СР - секретарь-референт,

ЮК - юрисконсульт-кадровик;

ЭП - экономист по планированию;

ПО - программист-оператор;

ИМ - инженер по маркетингу;

ИС - инженер по снабжению;

ДС - диспетчер.

Производственные подразделения:

ТЗП - транспортно-заготовительный участок;

ПУ - производственный участок;

РСУ - ремонтно-строительный участок;

МС - магазин-склад.

Анализ консультационной фирмы показал, что персонал ООО достаточно квалифицирован и не требует радикальной замены. В его работе имеются недостатки, связанные с нерациональным взаимодействием и отсутствием нацеленности на конечный результат ввиду нечеткости в руководстве ООО. Средняя зарплата в ООО несколько ниже, чем в крупных коммерческих фирмах. Несмотря на наличие у некоторых работников акций (10%), они получают небольшие дивиденды на вложенный капитал. Персоналу функциональных подразделении необходимо пройти краткосрочное обучение на курсах менеджмента.

Задачи деловой игры

Задание 1

1. Целесообразно сохранить одну должность первого руководителя (председателя правления или директора). Допускается ввести должность первого заместителя директора. Кто должен возглавить 000: Иванов, Петров. Рабинович или Николаев? Дайте обоснование, кого именно Вы рекомендуете назначить и почему?
2. Необходимо разработать систему организационной структуры управления с указанием административных связей подчиненности. За основу принять линейно-функциональную структуру.
3. Необходимо разработать матрицу распределения функций между подразделениями по форме табл. 1.

Методика проведения игры

1. Деловая игра проводится по группам слушателей численностью от 4 до 8 чел. Целесообразно сначала распределить роли между участниками деловой игры и зафиксировать их в таблице 1. Основные этапы игры: постановка проблемы преподавателем, анализ проблемной ситуации в группе, выполнение заданий, обсуждение групповых решений, подведение итогов игры.
2. В выполнении первого задания рекомендуем исходить из стратегии развития ООО, предложенных личностных характеристик руководства и долей собственности в уставном капитале ООО.
3. Схема организационной структуры управления строится по уровням управления: сначала директор, ниже его - заместители, затем персонал функциональных подразделений и далее - производственные подразделения. В задании следует отразить линейно-функциональную структуру управления. В схему можно ввести не более двух коррективов в существующий аппарат управления: убрать, соединить или добавить новые должности.
4. Распределение функции управления осуществляется в виде матрицы (табл. 2). Её строками являются основные функции управления, за реализацию которых отвечает руководитель или специалисты. Условные обозначения операции:

Ц - постановка цели управления;

Р - руководство, принятие решения, утверждение;

П - подготовка решения, составление, расчет, разработка;

С - согласование, рассмотрение;

И - исполнение, доведение, выполнение;

У - участие, оказание помощи, информирование;

"--" - неучастие в выполнении функции.

По каждой функции управления операции Ц, Р, П, И указываются только один раз, а С и У могут указываться в строке несколько раз. В одной графе можно указывать не более двух операции.

Выполненное задание деловой игры на распределение функций управления должно содержать:

1. Номер группы. Ф.И.0. участников, экспертные оценки работы других членов групп, краткое обоснование выбора первого руководителя ООО.
2. Схема организационной структуры управления ООО (рис. 7).
3. Матрица распределения функций управления (табл. 2).

Задание 2. Разделение предприятия.

Выполняется после первого задания и по специальному указанию преподавателя.

1. Дальнейшее углубление конфликта в высшем руководстве привело к необходимости разделения ООО на два самостоятельных предприятия в организационно-правовой форме ТВ. Как вы считаете, как разделится руководство?
2. Постройте схему организационной структуры управления ТВ при условии, что персонал специалистов и подразделения остались неизменными, т.е. никого не принимали со стороны, а специалисты, владеющие вкладами, являются членами ТВ.
3. Распределите функции управления между руководством и специалистами в новом ТВ по форме табл. 2.

Таблица 1 - Деловая игра

Группа №         Команда №         Задание №

Краткое обоснование целесообразности выбора первого руководителя ООО:

• цель предприятия;
• стиль руководства;
• кто именно;
• почему он;
• его достоинства;
• его недостатки;
• перспективы роста.

Рис. 7. Схема организационной структуры управления ООО

(базовый вариант структуры для деловой игры)

Таблица 2 - Матрица распределения функций управления предприятием

                         Руководитель подразделения

Функция управления            ПП ДП ЗП ЗК ГБ СР ЮК ЭП ПО ДС ИМ ИС

1. Управление стратегией развития предприятия

2. Организация системы и процессов управления

3. Управление персоналом

4. Управление социальным развитием

5. Управление экономическим развитием

6. Управление финансами и бухгалтерским учетом

7. Управление техническим развитием

8. Управление капитальным строительством и ремонтом

9. Управление подготовкой производства

10. Управление основным производством

11. Управление вспомогательным производством

12. Управление качеством продукции

13. Управление трудом и заработной платой

14. Управление охраной труда и техникой безопасности

15. Управление материально-техническим снабжением

16. Управление маркетингом и сбытом продукции

17. Управление механизацией производства

18. Управление транспортом

19. Управление обслуживающим хозяйством

20. Управление внешнеэкономической деятельностью

Список использованной литературы

1. Ансофф, И. Х. Стратегическое управление. — СПб.: Питер, 2021. — 432 с.
2. Васильев, Г.А., Браилов, А.В. Организационное поведение: Учебник. — М.: Юрайт, 2022. — 368 с.
3. Гончаренко, Л.П., Соломатин, А.Н. Управление персоналом организации: Учебник. — М.: КНОРУС, 2020. — 416 с.
4. Демченко, Н.К. Теория управления: Учебник. — М.: Высшее образование, 2021. — 320 с.
5. Мескон, М.Х., Альберт, М., Хедоури, Ф. Основы менеджмента. — М.: Вильямс, 2020. — 672 с.
6. Хангер, Дж.Д., Уайли, Д.Э. Основы стратегического менеджмента. — СПб.: Питер, 2021. — 352 с.
7. Шейн, Э. Организационная культура и лидерство. — СПб.: Питер, 2020. — 368 с.
8. Друкер, П.Ф. Эффективный руководитель. — М.: Попурри, 2022. — 288 с.
9. Блинов, А.О., Василевская, Л.Е. Менеджмент: Учебник. — М.: Магистр, 2021. — 416 с.
10. Эдвардс, Д.Р. Принятие эффективных управленческих решений. — М.: Дело, 2020. — 256 с.