Методические рекомендации к проведению практических занятий по общепрофессиональной дисциплине «ОП 07 «Основы делопроизводства» для специальности 16199 «Оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин»
учебно-методический материал

Государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение Иркутской области

«Ангарский педагогический колледж»

Методические рекомендации к проведению занятий

по ОП. 07 « Основы делопроизводства»

для специальности

16199 «Оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин»

Усолье-Сибирское

2025 г.

Утверждено научно-методическим советом Государственного бюджетного

профессионального образовательного учреждения

Иркутской области

«Ангарский педагогический колледж»

Протокол №___ от

Организация-разработчик: филиал государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения Иркутской области «Ангарский педагогический колледж» в г. Усолье-Сибирское

Разработчик:

Дудко Дарья Ильинична, преподаватель

Методические рекомендации предназначены для практических занятий обучающихся 1-2 курса колледжа при изучении ОП.07 « Основы делопроизводства»

СОДЕРЖАНИЕ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 4

ПЕРЕЧЕНЬ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ 6

ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ 7

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 1 8

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 2 9

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 3 10

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 4 11

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 5 12

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 6 13

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 7 14

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 8 15

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 9 16

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 10 17

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 11 18

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 12 19

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 13 20

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 14 21

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 15 22

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Данные методические рекомендации к практическим занятиям ОП.07 «Основы делопроизводства» является частью основной профессиональной образовательной программы по профессии 16199 Оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин.

ОП.07 «Основы делопроизводства» входит в профессиональный цикл. Согласно учебному плану на изучение дисциплины отводится 72 часа, из них теоретическое обучение – 38 ч., практические занятия – 32 ч. Дисциплина изучается на 1-2 курсе. По окончанию дисциплины студенты сдают дифференцированный зачет – 2 часа.

Особое значение дисциплина имеет при формировании и развитии ОК 01; ОК 02; ОК 04; ОК 05; ОК 06; ОК 07.

ПЕРЕЧЕНЬ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ

ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ

1. Студент должен выполнить практическую работу самостоятельно (или в группе, если это предусмотрено заданием).

2. Каждый студент после выполнения работы должен представить отчет о проделанной работе с анализом полученных результатов и выводом по работе.

3. Таблицы и рисунки следует выполнять с помощью чертежных инструментов (линейки, циркуля и т. д.) карандашом.

4. Если студент не выполнил практическую работу или часть работы, то он может выполнить работу или оставшуюся часть согласно графику консультаций.

5. Оценку по практической работе студент получает, с учетом срока выполнения работы, если:

- работа выполнена правильно и в полном объеме;

- сделан анализ проделанной работы и вывод по результатам работы;

- студент может пояснить выполнение любого этапа работы.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 1

«Общие нормы и правила оформления документов. Конспектирование, подготовка к докладу»

Цель: формирование умений правильно оформлять документы, готовить конспекты и выступать с докладами, соблюдая установленные нормы и правила деловой документации и публичных выступлений.

ОК. 1, 2

Задание №1:

Оформление документов:

Выберите любую официальную организацию (реальную или вымышленную).

Создайте образец приказа руководителя, который должен содержать реквизиты организации, тему приказа, основание издания, распоряжение, подпись и дату.

Примените стандартные правила оформления документов: формат бумаги А4, правильные поля, шрифт Times New Roman размером 14 пунктов, одинарный интервал.

Подготовка конспекта:

Прослушайте лекцию, прочитайте статью или книгу по выбранной теме (например, «Особенности делопроизводства в организациях»).

Сделайте конспект, включив главные тезисы, определения, иллюстрации и схемы.

Оформите конспект в соответствии с академическим стилем: наличие заголовков, списков, цитат и ссылок на источники.

Выступление с докладом:

На основании подготовленного конспекта напишите краткую речь-доклад длительностью 5-7 минут.

Постарайтесь включить основные пункты: введение, главную часть с аргументами и примерами, вывод.

Произнесите доклад вслух, обращая внимание на дикцию, темп речи, контакт с воображаемыми слушателями.

Самостоятельная оценка:

Проверить свое выступление самостоятельно или попросите обратную связь у однокурсников или преподавателя.

Отметьте сильные стороны и слабые места, составьте план дальнейшего совершенствования навыков.

Итоговая работа:

Три компонента: образец документа, качественный конспект и произнесенный доклад, демонстрирующий владение нормами делового общения и правильной подготовки к публичным выступлениям.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 2

«Составление и оформление документов по ГОСТ Р.6. 30-2003. Реквизиты организации»

Цель: овладение основными правилами оформления документов и правильностью заполнения реквизитов организаций в соответствии с ГОСТ Р , обеспечивающих юридическую силу и правильное ведение делопроизводства.

ОК. 1, 2

Задание №1

1. Разработайте шаблон официальной переписки (письмо):

Разработайте структуру официального письма с указанием всех необходимых реквизитов организации, включая:

полное наименование организации;

почтовый адрес;

контактные телефоны и электронную почту;

должность отправителя и исполнителя;

название и номер документа;

подпись руководителя и печать (при наличии).Оформите документ согласно правилам ГОСТ Р

Задание №2

2. Создайте образец приказа (организационный акт):

Создайте проект внутреннего распоряжения предприятия с соблюдением следующих элементов:

- шапка приказа (название, реквизиты);

- текстовая часть с описанием мероприятия;

- основания издания приказа;

- пункт назначения исполнителей и сроков исполнения;

- подпись должностного лица, издавшего распоряжение. Документ должен соответствовать стандартам оформления по ГОСТ Р.

Задание №3

3. Напишите служебную записку:

Напишите пример служебной записки сотруднику вышестоящего подразделения с обязательным включением реквизитов обеих сторон (адресата и автора). Записка должна содержать суть обращения, обоснование, цель направления и соответствующие реквизиты.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 3

«Составление и оформление на компьютере следующих видов бланков предприятия: общий бланк предприятия; угловой бланк письма предприятия согласно ГОСТ Р. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в компьютерном варианте»

Цель: формирование навыков правильного оформления электронных версий бланков предприятий и писем, соответствующих требованиям стандарта ГОСТ Р , с соблюдением предусмотренных нормативных реквизитов и графического представления.

ОК. 1, 2

Задание №1: Общий бланк предприятия

Задача: Создать шаблон общего бланка предприятия с соблюдением требований ГОСТ Р.

Этапы выполнения:

Определите название вашей условной организации и подготовьте необходимые реквизиты (название фирмы, адрес, телефон, ИНН, КПП и прочие регистрационные данные).

Установите требуемые поля и создайте заголовочную часть бланка:

В левом верхнем углу разместите логотип компании (если имеется).

Под ним пропишите полное наименование организации, сокращённое наименование (при наличии), юридический адрес, контактные телефоны, электронную почту и сайт (если имеются).

Далее расположите обязательные реквизиты (ИНН, ОГРН, банковские реквизиты и др.).

Оформите основную часть бланка, предназначенную для размещения реквизитов документа (номер, дата, ссылка на исходящие номера и прочее):

Здесь располагаются зоны для ввода основной информации (регистрационный номер документа, дата издания, вид документа и проч.)

Сохраните файл шаблона с расширением .doc или .dot.

Задание №2: Угловой бланк письма предприятия

Задача: Подготовить шаблон углового бланка письма предприятия, соблюдая требования стандарта ГОСТ Р.

Этапы выполнения:

Аналогично первому заданию начните с подготовки необходимых реквизитов организации.

Убедитесь, что все элементы расположены согласно требованиям расположения элементов на угловых бланках:

Верхняя левая зона должна содержать логотип, полное и сокращенное наименования организации, её почтовые адреса, телефоны, факс и электронная почта.

Справа вверху размещаются организационно-правовая форма предприятия, номер телефона, факса, адрес электронной почты, коды налоговой инспекции и банка.

Нижняя центральная область предназначена для штампа о поступлении входящих писем («Исх.»), либо аналогичных отметок.

Добавьте строки для заполнения реквизитами будущего письма:

Дата отправки,

Номер регистрации отправляемого документа,

Название вида документа (письмо),

Адресат письма (получатель),

Заголовок письма (краткое содержание),

Основной текст письма.

Проверьте правильность всех зон и полей. Сохраните созданный документ-шаблон

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 4

«Составление унифицированной формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Т10. Командировочное удостоверениеТ10а. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Т11. Приказ (распоряжение) о поощрении работника в компьютерном варианте»

Цель: приобретение навыков составления унифицированных форм первичной учетной документации по труду и заработной плате в электронной форме, соблюдая требуемые государственные стандарты оформления документов (формы Т-10, Т-10а, Т-11).

ОК. 1, 2

Порядок выполнения задания:

Подготовка теоретической базы: изучение положений Трудового кодекса РФ, инструкции по ведению кадрового документооборота, иных локальных нормативных актов предприятия.

Задание №1

Самостоятельное составление рабочих карточек по шаблону и образцу (форм Т-10, Т-10а, Т-11):

внимательно ознакомиться с формой документа,

заполнить форму необходимыми реквизитами,

сверить правильность внесенных сведений с установленными нормами.

Проверка выполненных работ преподавателем.

Анализ допущенных ошибок и повторение материала для закрепления изученного материала.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 5

«Оформление следующих видов служебных писем: письмо-просьба, письмо-запрос»

Цель: формирование навыков правильного оформления служебных писем (письмо-просьба, письмо-запрос) в соответствии с установленными правилами и рекомендациями делового этикета.

ОК. 1, 2

Подготовьте два вида служебных писем в официальном стиле, соблюдая действующие правила оформления и учитывая этику делового общения:

Задание №1

1. Напишите письмо-просьбу:

Представьте ситуацию, что ваша организация нуждается в получении дополнительной информации от партнера о сроках поставки оборудования. Составьте официальное письмо-просьбу партнеру с просьбой прислать точную информацию о запланированном сроке доставки товара.

Требования к письму-просьбе:

Четкая структура: обращение, вступительная фраза, подробное изложение просьбы, заключительные вежливые выражения благодарности.

Использование официально-делового стиля изложения.

Правильная форма обращения и подписи.

Наличие стандартных реквизитов: адресата, отправителя, номера и даты письма.

Задание №2

2. Подготовьте письмо-запрос:

Предположите, что вам необходимо уточнить условия участия вашей организации в выставке, проводимой партнёром. Вам требуется узнать подробности условий участия, сроки предоставления экспонатов и контактные лица организатора выставки. Составьте соответствующее письмо-запрос партнеру.

Требования к письму-запросу:

Лаконичность и четкость изложения вопросов.

Структурированность письма: приветствие, пояснение причины обращения, перечисление запрашиваемой информации, вежливое завершение.

Соблюдение формата оформления, использование правильной терминологии.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 6

«Оформление следующих видов служебных писем: гарантийное письмо, письмо-подтверждение»

Цель: формирование навыков правильного оформления и составления служебных писем (гарантийное письмо, письмо-подтверждение) в соответствии с действующими стандартами делопроизводства и требованиями корпоративной культуры.

ОК. 1, 2

Вам предстоит оформить два вида служебных писем:

Задание №1: Гарантийное письмо.

Представьте, что ваша компания должна подтвердить обязательства по выполнению работ или поставку товаров клиенту. Например, гарантия сроков исполнения договора или подтверждение качества продукции. Составьте гарантийное письмо, следуя стандартам оформления деловой корреспонденции.

Задание №2: Письмо-подтверждение.

Предположим, ваша организация получила приглашение на участие в мероприятии или уведомление о сотрудничестве. Необходимо отправить письменное подтверждение согласия на предложенные условия. Составьте письмо-подтверждение с указанием обязательств сторон и важных моментов сотрудничества.

Основные требования к оформлению:

Используйте официально-деловой стиль письма.

Правильно расположите реквизиты письма (название компании, адрес, телефон, номер письма, дату отправления).

Четко и понятно изложите информацию, избегайте двусмысленности.

Включите подпись уполномоченного лица и печать компании (можно условно).

Обратите внимание на вежливость и корректность тона письма.

Итоговая работа:

Два готовых варианта служебных писем, выполненных в бумажном или электронном виде, соответствующие нормам делопроизводств.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 7

«Оформление следующих видов служебных писем: сопроводительное письмо с учётом требований языка и стиля служебных документов»

Цель: формирование навыков правильного оформления сопроводительных писем с учетом особенностей языка и стиля деловой переписки, способствующих повышению коммуникативной компетентности и развитию профессионального владения письменной речью.

ОК. 1, 2

Задание №1:

Представьте себе ситуацию, когда ваша организация направляет контрагенту пакет документов (например, договор, счета-фактуры, коммерческое предложение и т.п.). Вы должны составить сопроводительное письмо, предназначенное для отправки вместе с этими документами.

Для успешного выполнения задания внимательно рассмотрите приведённые ниже критерии:

Структура письма: приветствие, вводная часть, главная часть с перечнем передаваемых документов, заключительная часть.

Язык и стиль: использование официально-делового стиля, корректность и лаконичность изложения.

Графическое оформление: размещение реквизитов, выбор шрифта, абзацное деление, интервалы и поля страницы.

Перед началом работы вспомните правила составления служебных писем и рекомендации по ведению деловой переписки.

Краткое руководство по созданию сопроводительного письма:

Адресат: полное название контрагента и ФИО должностного лица.

Приветствие: уважительный тон, соответствующая должность и фамилия адресата.

Основная часть: перечисление прикрепленных документов, уточнение целей и обстоятельств отправки.

Заключение: благодарность за сотрудничество и готовность оперативно решить возникающие вопросы.

Дата и подпись уполномоченного сотрудника.

Результат:

Завершив задание, вы получите готовое сопроводительное письмо, соответствующее установленным требованиям делопроизводства и правилам оформления служебных документов.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 8

«Правила регистрации исходящих и входящих документов в электронном журнале предприятия»

Цель: формирование навыков правильной регистрации исходящей и входящей документации в электронном журнале предприятия, обеспечение оперативной фиксации сведений о движении документов и контроль своевременности их исполнения.

ОК. 1, 2

Задание №1:

Создайте электронную таблицу, имитирующую журнал учёта документов предприятия.

Разработайте структуру таблицы, включающую обязательные реквизиты для каждого регистрационного акта:

Входящие документы: № документа, дата поступления, наименование отправителя, краткое содержание, ответственный сотрудник, отметка о прохождении контроля и принятии мер.

Исходящие документы: № документа, дата отправки, получатель, краткое содержание, ответственное лицо, отметка о контроле исполнения.

Заполните таблицу минимум десятью примерами документов каждой категории (входящие и исходящие) с соответствующими реквизитами.

Реализуйте автоматическое присвоение порядковых номеров документам при внесении новых записей.

Настройте фильтры и сортировки для удобной навигации по таблице, быстрой идентификации нужных документов и отслеживания этапов прохождения документов.

Предложите варианты оптимизации ведения электронного журнала (использование формул Excel, макросов, интеграции с другими системами документооборота).

Дополнительные рекомендации:

Учтите необходимость добавления примечаний и комментариев к каждому документу для облегчения последующего поиска и мониторинга.

Проверьте полноту заполненных полей и соблюдение установленной регламентации учета документов.

Результаты:

По итогам выполнения задания у вас получится функциональный электронный журнал, соответствующий внутренним регламентам предприятия и облегчающий управление потоком документов.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 9

«Работа с конфиденциальными документами (принятие, регистрация, отправление) посредством электронной почты и факса»

Цель: формирование навыков безопасной и законной работы с конфиденциальными документами через электронные средства связи (электронную почту и факс), включая процедуры приема, регистрации и отправки документов, соблюдение конфиденциальности и информационной безопасности.

ОК. 1, 2

Задание №1:

Представьте, что вы сотрудник отдела делопроизводства крупной компании, занимающейся обработкой коммерческой тайны и персональных данных клиентов. Вам поручили разработать инструкцию по работе с конфиденциальными документами, принимаемыми и отправляемыми через электронную почту и факс.

Порядок выполнения задания:

Изучите внутренние инструкции и положения вашей компании относительно работы с конфиденциальной информацией.

Определите перечень действий, которые сотрудники обязаны предпринимать при приеме, регистрации и отправке секретных документов через электронную почту и факс.

Разработайте пошаговую инструкцию, охватывающую следующие этапы:

Прием документа (проверка наличия пометки о конфиденциальности, установление подлинности отправителя);

Регистрация документа (фиксация факта получения, внесение данных в специальный реестр);

Отправка документа (обеспечение шифрования, проверка адресата, применение цифровых подписей и уведомлений о прочтении).

Предоставьте рекомендации по обеспечению безопасности каналов связи (шифрование сообщений, настройка специальных фильтров для предотвращения утечек данных).

Продемонстрируйте знание технических аспектов настройки защищенной среды передачи данных.

Результат:

Разработанная инструкция станет руководством для сотрудников компании, обеспечивающим надежную защиту конфиденциальных данных и соблюдение правовых норм при передаче важной информации.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 10

«Описание регламента обработки заявок при помощи графических средств; автоматизировать выполнение регламентов в соответствии с подготовленным описанием»

Цель: формирование навыков разработки и визуального представления алгоритмов обработки заявок с последующим внедрением автоматизированных процессов, направленных на повышение эффективности бизнес-процессов.

ОК. 1, 2

Задание №1:

Выберите область бизнеса, в которой часто возникают однотипные запросы (клиентские заказы, поддержка пользователей, кадровые процессы и т.д.).

Проанализируйте существующие процедуры обработки заявок, выявите повторяющиеся операции и узкие места.

Создайте графическое представление последовательности шагов обработки заявок с использованием инструментов моделирования бизнес-процессов (BPMN-диаграммы, диаграммы потоков данных и т.п.).

Выделите этапы, подлежащие автоматизации, и предложите инструменты для реализации автоматического выполнения указанных процедур (CRM-системы, роботизированные помощники, чат-боты и т.д.).

Оцените преимущества внедрения автоматизации: снижение временных затрат, уменьшение количества ошибок, улучшение клиентского сервиса.

Итоговая работа:

Наглядная схема обработки заявок.

План автоматизации отдельных этапов процесса.

Анализ преимуществ внедрения изменений.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 11

«Составление характеристики на программное обеспечение по документообороту и документоведению (программа на выбор студента). Подготовка к еѐ презентации в условиях учебной группы»

Цель: формирование навыков подбора и анализа специализированного программного обеспечения для организации документооборота и документоведения, а также развития способностей публичной презентации характеристик выбранного инструмента среди коллег и преподавателей.

ОК. 1, 2

Задание №1:

Выберите программу. Ознакомьтесь с несколькими популярными решениями для автоматизации документооборота (например, Directum RX, Docsvision, SAP Document Management System, Alfresco и т.д.) и выберите одно для детального изучения.

Проведите исследование программы. Узнайте основные функциональные возможности выбранного продукта, проанализируйте интерфейс, удобство использования, совместимость с другими приложениями, надежность хранения данных и безопасность.

Составьте характеристику. Опишите выбранную программу по следующей схеме:

Название и версия программы.

Производитель и сайт разработчика.

Функционал (регистрация, хранение, поиск, редактирование документов).

Поддерживаемые типы файлов и форматы документов.

Возможности совместной работы и удалённого доступа.

Особенности интерфейса и удобства пользования.

Преимущества и недостатки продукта.

Подготовьте презентацию. Организуйте выступление продолжительностью около 10 минут, где представите продукт группе учащихся и преподавателю. Презентация должна включать:

Титульный лист с названием программы и логотипом производителя.

Основное описание программы.

Демонстрацию экрана и основных функциональных возможностей.

Выводы о полезности и целесообразности применения программы.

Доработайте выступление. После обратной связи от преподавателя внесите улучшения в характеристику и презентацию, сделайте выводы о возможных перспективах использования программы в вашем учебном заведении или будущей профессиональной деятельности.

Итоговая работа:

Характеристика программного продукта, презентация и отчёт о проделанной работе.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 12

«Составление внутренней описи документов дела»

Цель: освоение навыков правильного оформления внутренней описи документов дела в соответствии с принятыми стандартами и правилами делопроизводства.

ОК. 1, 2

Задание №1:

Получите доступ к образцу внутренней описи документов дела, утвержденному нормативными актами (например, приказ Росархива).

Изучите структуру и реквизиты, используемые в описи: порядковый номер, индекс документа, заголовок, дата, количество листов, отметки об особенностях документов и другие важные элементы.

Возьмите реальные или учебные документы, входящие в дело (например, договоры, отчёты, акты, приказы и т.д.).

Создайте внутреннюю опись, заполнив каждую строку соответствующим документом. Обязательно учитывайте последовательность расположения документов внутри дела.

Выполните дополнительные требования к оформлению: настройте шрифт, размеры полей, колонтитулы, убедитесь, что каждая запись описи выполнена аккуратно и разборчиво.

Проставьте итоговую запись о количестве документов и проверяйте итоговую сумму листов.

Завершите оформление описи необходимым количеством экземпляров (обычно один экземпляр вкладывается внутрь дела, второй остаётся у исполнителя).

Сохраните готовый файл в удобном формате (PDF, DOC) и распечатайте для дальнейшей работы.

Итоговая работа:

Заполненная внутренняя опись документов дела, соответствующая стандартам делопроизводства.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 13

«Формирование дела и оформление его для архивного хранения»

Цель: обучение навыкам правильного формирования дел и подготовки их для долгосрочного архивного хранения, обеспечивая сохранность и доступность документов.

ОК. 1, 2

Задание №1:

Изучите теорию: ознакомьтесь с нормативными документами и инструкциями по формированию дел (например, ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело»), особенностями архивного хранения и принципами систематизации документов.

Соберите документы: соберите учебный набор документов, которые будут включены в дело (примеры: распорядительные документы, акты, справки, договоры и т.д.).

Формируйте дело: рассортируйте документы по хронологической последовательности, проверьте отсутствие дубликатов и несоответствий.

Составьте внутреннюю опись: создайте внутренний список документов дела, содержащий индексы, названия документов, даты и количество листов.

Оформите обложку дела: заполните обложку, указав название учреждения, подразделение, номенклатурный номер, заголовок дела, крайние даты документов, количество единиц хранения и листы внутренней описи.

Комплектуйте дело: разложите документы в деле в строгом порядке, скрепите прошивной нитью, зафиксировав узел, наклеив наклейку-заверительную надпись.

Архивный штамп: поставьте архивные штампы на обложке дела и в конце описи, удостоверяя факт завершения формирования дела.

Финальная проверка: ещё раз просмотрите все этапы формирования дела, убедитесь в соблюдении всех правил архивного хранения.

Итоговая работа:

Сформированное и оформленное дело, готовое к сдаче в архив, вместе с готовой внутренней описью и заверенными реквизитами.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 14

«Составление схемы движения документов на предприятии с момента их создания до завершения исполнения или отправки»

Цель: формирование навыков создания схем и моделей документооборота, позволяющие наглядно представить движение документов на предприятии от момента их создания до окончания исполнения или отправки.

ОК. 1, 2

Задание №1:

Определите предприятие и его деятельность: выберите гипотетическое или реальное предприятие, определяющее ваш сценарий работы.

Проанализируйте потоки документов: исследуйте пути движения документов начиная с их создания (разработки проекта, утверждения руководителем, подписания), через стадии согласования, исполнения и заканчивая передачей исполнителю либо отправкой внешним партнерам.

Создайте схему движения документов: начертите схему, отражающую каждый этап документооборота, подробно указывая промежуточные точки (создание, обработка, утверждение, исполнение, отправка).

Используйте специальные обозначения: покажите графически состояния документов (черновой вариант, утвержденный документ, исполняемый документ, завершенный документ и т.д.).

Опишите роли участников процесса: назовите подразделения и должностных лиц, участвующих в каждом этапе движения документов.

Сделайте пояснения: сопровождайте схему комментариями, объясняющими особенности документооборота и риски, связанные с задержками или потерей документов.

Проверьте полноту и достоверность схемы: сравните схему с существующими моделями документооборота на предприятиях аналогичного профиля.

Итоговая работа:

Готовая схема движения документов, иллюстрирующая весь путь документа от создания до завершения его жизненного цикла, сопровождающаяся объяснениями и пояснениями.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 15

«Составление схемы движения документов на предприятии с момента их создания до завершения исполнения или отправки»

Цель: освоение навыков составления и анализа схем движения документов на предприятии, а также умение разрабатывать эффективные маршруты документооборота.

ОК. 1, 2

Задание №1:

Представьте себя сотрудником службы делопроизводства крупной компании. Вашему предприятию необходима оптимизация маршрутов документооборота. Вам необходимо проанализировать существующий процесс и создать новую схему движения документов.

Определение состава документов: Составьте перечень наиболее распространенных документов, циркулирующих на предприятии (приказы, распоряжения, служебные записки, письма, контракты и т.д.)

Исследование маршрута движения: Подробно изучите цепочку передвижения каждого документа: от момента его появления (создания) до конца жизненного цикла (исполнения, отправки или уничтожения).

Создание схемы движения документов: Используя любые доступные инструменты (Microsoft Visio, Lucidchart, и т.д.), нарисуйте схему, показывающую передвижение документов по подразделениям предприятия. Покажите на схеме исполнителей, ответственных за обработку документов, и продолжительность нахождения документа на каждом этапе.

Оптимизация процессов: Если выявлены проблемы или неэффективные моменты, предложите изменения в маршруте, повышающие скорость и прозрачность документооборота.

Документирование результатов: Опишите каждый этап схемы словами и поясните, почему были выбраны именно такие маршруты движения документов.

Результат:

Продуманная схема движения документов, дополненная выводами и рекомендациями по улучшению существующих процессов.