Самостоятельные работы по МДК 01.03 Организация секретарского обслуживания для специальности 46.02.01
учебно-методический материал

Министерство общего и профессионального образования РО

Гуковский промышленно – экономический техникум - филиал государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения Ростовской области «Шахтинский региональный колледжа топлива и энергетики им. ак.Степанова П.И.»

          РАССМОТРЕНО

на заседании ЦМК

экономических дисциплин

Протокол № ___  

От «___» ____________ 20__ г.

Председатель ЦМК

___________Т.Ю. Кравцова

Методические рекомендации

по выполнению самостоятельных работ

  по МДК 01.03Организация секретарского обслуживания

специальность 46.02.01 «Документационное обеспечение

управления и архивоведение».

Разработала

преподаватель Яковская Н.Л.

г. Гуково- 2021

Пояснительная записка

Современный специалист должен обладать широкими профессиональными навыками, т.е. владеть конкретными знаниями и умениями.

Он должен быть готов к освоению новых видов деятельности, переходу к более сложной работе в кратчайшие сроки.

Методические рекомендации определяют сущность самостоятельной работы обучающихся и ее содержание.

Самостоятельная работа предназначена для совершенствования умений и навыков, обеспечивающих формирование соответствующих компетенций. Специалист должен иметь навыки работы с нормативными материалами, справочной и технической литературой. Именно эти навыки обеспечивают способность специалиста к самообразованию.

Задания для самостоятельной работы сформированы так, чтобы обучающийся научился наиболее продуктивно работать с различными источниками информации.

Впроцессе самостоятельного выполнения задания, предусмотренного рабочей программой по МДК, обучающийся учится формировать информационное поле, искать необходимую информацию по заданной теме в различных источниках, анализировать структурировать и оформлять её на бумажном или электронном носителе. Обучающиеся должны изучить предлагаемую литературу и другие источники по темам и ответить на поставленные вопросы. Методические рекомендации по выполнению внеаудиторной самостоятельной работы по МДК 01.03 «Организация секретарского обслуживания» предназначены для обучающихся специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение».

Цель методических указаний: оказание помощи обучающимся в выполнении самостоятельной работы по МДК 01.03 «Организация секретарского обслуживания»

Описание каждой самостоятельной работы содержит: тему, цели работы, задания, порядок выполнения работы, формы контроля, требования к выполнению и оформлению заданий.

Перед выполнением внеаудиторной самостоятельной работы преподаватель проводит инструктаж (консультацию) с определением цели задания, его содержания, сроков выполнения, основных требований к результатам работы, критериев оценки, форм контроля и перечня литературы.

ВНЕАУДИТОРНАЯ САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА №1

Тема: «Секретарь в системе управления»

Вид работы: изучение дополнительного материала:

• роль и место секретаря в управленческой структуре организации; общие принципы профессионального отбора; современные способы трудоустройства.
• письменныеответынавопросы:

основные знания и умения, необходимые секретарю; профессиональные требования к разным категориям секретарей.

Количество часов: 13

Студент должен знать:

• роль современного секретаря в организации;
• категории секретарей и профессиональные требования к ним;
• принципы профессионального отбора;
• современные способы трудоустройства.

уметь:

• составлять резюме.

Роль секретаря в современном управленческом аппарате и в структуре службы документационного обеспечения управления. Основные знания и умения, необходимые секретарю. Личные качества секретаря.

Категории секретарей (секретарь на телефоне, личный секретарь, технический секретарь, секретарь структурного подразделения, секретарь-референт, секретарь коллегии, ученый секретарь). Профессиональные требования к различным категориям.

Общие принципы профессионального отбора. Современные способы трудоустройства. Резюме - порядок составления и использования. Тестирование и собеседование как современные методы подбора персонала. Адаптация к условиям труда: ознакомление с рабочим местом. Испытательный срок.

Письменно ответить на вопросы:

1. Основные знания и умения, необходимые секретарю.
2. Профессиональные требования к разным категориям секретарей.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какова роль секретаря в современной организации?
2. Какие черты относятся к личным качествам секретаря?
3. Какие принципы профессионального отбора вам известны?
4. Какие современные способы трудоустройства вы знаете? Охарактеризуйте их.
5. Что такое резюме и в чем его назначение?
6. Тестирование и собеседование как современные способы подбора персонала.
7. Как проходит адаптация к условиям труда?
8. Испытательный срок.

Источники: 1, 3, 4.

ВНЕАУДИТОРНАЯ САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА №2

Тема: «Организация работы секретаря»

Вид работы:

• изучение нормативных документов: Законы РФ, ГСДОУ ГОСТ, Положения, инструкции, справочники;
• изучение дополнительного материала: должностная инструкция; требования к организации рабочего места секретаря; планирование рабочего дня;
• выполнение заданий: требования к организации рабочего места секретаря; работа с программой Outlook.

Количество часов: 11

Студент должен знать:

• нормативно-методическую базу квалификационных требований к профессии секретарь;
• требования к организации рабочего места секретаря;
• примерный план рабочего дня секретаря.

уметь:

• планировать свой рабочий день;
• составлять план рабочего дня при помощи программы Outlook.

Нормативно-методическая база квалификационных требований к профессии. Нормативно-правовая база работы секретаря. Должностная инструкция секретаря, ее основные разделы. Порядок и особенности разработки должностных инструкций секретарей различных категорий.

Требования к организации рабочего места. Основные правила техники безопасности. Условия труда. Технические средства офисной деятельности.

Примерный план рабочего дня. Использование компьютера для планирования рабочего дня. Контроль над результатами соблюдения рабочего графика. Организация работы с помощью программы Outlook.

Задания:

1. Письменно ответить на вопрос: требования к организации рабочего места секретаря.
2. При помощи программы Outlook составить примерный план рабочего дня секретаря.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какими документами руководствуется секретарь в своей деятельности?
2. Из каких разделов состоит должностная инструкция?
3. Какие требования предъявляются к организации рабочего места секретаря?
4. Какие правила техники безопасности должен соблюдать секретарь?
5. Как можно использовать компьютер при планировании рабочего дня секретаря?

Источники: 1, 2.

ВНЕАУДИТОРНАЯ САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА №3

Тема: «Делопроизводственные функции секретаря и его роль в документационном обеспечении управления»

Вид работы:

• выполнение заданий, работа с документами:

работа с исходящими, входящими, внутренними документами; регистрация документов; подготовка дел к архивному хранению, оформление дел; работа со справочными информационными системами, использование MicrosoftOffice для создания документов.

Количество часов: 16

Студент должен знать:

• порядок работы с различными потоками документов;
• правила систематизации документов и их хранения;
• офисные информационные системы.

уметь:

• работать с различными документопотоками;
• оформлять документы при помощи различных офисных информационных систем.

Систематизация корреспонденции на рабочем месте секретаря. Прием и обработка поступающих документов. Обработка и отправка исходящих документов. Порядок работы с внутренними документами. Регистрация документов. Контроль исполнения документов. Определение состава конфиденциальных документов, организация работы с ними, их учет.

Систематизация документов и их хранение. Подготовка дел к архивному хранению. Защита информации в работе секретаря с конфиденциальными документами.

Компьютеризация делопроизводства. Офисные информационные системы. Современные средства составления текстовых документов. Настольная издательская система Publisher. Работа с документами в табличном процессоре MS Excel. Базы данных в офисе.

Задания:

1. Описать этапы обработки входящих, исходящих и внутренних документов.
2. Описать правила подготовки и оформления дел у архивному хранению.
3. Оформить любой распорядительный документ в офисной программе на выбор.

Вопросы для самоконтроля:

1. Регистрация документов: определение и значение.
2. Контроль исполнения документов.
3. Какие правила работы с конфиденциальными документами вам известны?
4. Какие офисные информационные системы вам известны?
5. Современные средства составления текстовых документов.

Источники: 3, 4.

ВНЕАУДИТОРНАЯ САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА №4

Тема: «Работа секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя»

Вид работы:

• выполнение заданий: правила приема посетителей; телефонный этикет, оформление телефонограмм; подготовка совещаний; составление программы командировки руководителя; обработка обращений граждан; оформление документов;
• изучение дополнительного материала: правила приема посетителей; рекомендации по ведению телефонных переговоров; сервисные функции секретаря, организация презентаций, приемов, деловых переговоров.

Количество часов: 14

Студент должен знать:

• правила приема посетителей;
• особенности служебного телефонного разговора;
• типы совещаний, правила их подготовки и обслуживания;
• правила подготовки деловых поездок руководителя;
• виды обращений и технологию работы с ними.

уметь:

• осуществлять сервисные функции секретаря.

Общие правила приема посетителей. Категории посетителей. Особенности приема каждой категории. Прием сотрудников по текущим и личным вопросам. Защита информации при работе с посетителями.

Особенности служебного телефонного разговора. Общие рекомендации по ведению телефонных переговоров. Прием и оформление телефонограмм. Телефонный этикет.

Типы совещаний, подготовка и обслуживание совещаний. Организация деловых встреч и переговоров руководителя. Выполнение поручений руководителя. Сервисные функции. Организация презентаций, приемов. Подбор сувениров и подарков.

Подготовка командировок. Подготовка деловых поездок руководителя.

Виды обращений (предложения, заявления, жалобы). Технология работы с обращениями граждан.

Задания:

1. Описать категории посетителей и правила приема каждой из них.
2. Составить и оформить телефонограмму.
3. Описать правила подготовки совещаний.
4. Составить программу командировки руководителя.
5. Описать сроки обработки обращений граждан.
6. Оформить ответ на любой запрос от организации.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие общие правила приема посетителей вам известны?
2. Телефонный этикет.
3. Какие существуют типы совещаний?
4. Организация подбора сувениров и подарков.
5. Виды обращений граждан.

Источники: 1, 2, 3, 4.

ВНЕАУДИТОРНАЯ САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА №5

Тема: «Коммуникационное обеспечение деятельности секретаря»

Вид работы:

• изучение дополнительного материала, выполнение заданий;

взаимоотношения секретаря с руководством и коллегами по работе; манипуляции в работе секретаря; поведенческий этикет; имидж секретаря.

Количество часов: 8

Студент должен знать:

• правила взаимоотношений секретаря с руководством и коллегами;
• деловой этикет.

уметь:

• предотвращать и разрешать конфликтные ситуации в работе.

Взаимоотношения секретаря с руководством и коллегами по работе. Конфликтные ситуации в работе секретаря (предотвращение и разрешение конфликтов).

Деловой этикет. Деловой разговор, деловая беседа. Деловое общение, его основные виды - общение с руководителем, с посетителями, сотрудниками, почетными посетителями. Имидж секретаря.

Задания:

1. Описать правила взаимоотношений секретаря с руководством и коллегами.
2. Письменно ответить на вопрос: Какие существуют способы противодействия манипуляциям?
3. Письменно ответить на вопрос: поведенческий этикет.
4. Описать имидж современного секретаря.

Вопросы для самоконтроля:

1. Как предотвратить или разрешить конфликтную ситуацию в работе секретаря?
2. Правила ведения деловой беседы.
3. Виды делового общения.

Источники: 1, 3, 4.

КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ:

Оценка «5» - задания выполнены в полном объеме, затруднений при ответах на дополнительные опросы не вызвано.

Оценка «4» - задания выполнены в полном объеме, дополнительные вопросы вызывают затруднения.

Оценка «3» -задания выполнены с ошибками, дополнительные вопросы вызывают затруднение.

Оценка «2» -задания не выполнены, студент затрудняется при ответах на вопросы, теоретический материал не усвоен.

РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

Нормативные источники:

1.        ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

2.        ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

3.        Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

4.        Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

5.        Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 13 мая 2008 г.)

6.        Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (с изменениями на 24 июля 2007 г.)

Основная литература:

1.        Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб. / М.И.Басаков, О.И. Замыцкова. - Ростов н/Д: Феникс. 2015.

2.        Быкова Т.А., Вялова Л.М. Делопроизводство: учебник. – 3-е изд. – М.: ИНФА-М, 2015.

3.        Кишкель  Е.Н. Основы управленческой деятельности : Учебное пособие для СПО, М.- Юнити-Дана, 2015, 463 с.

4.        Шипунов В. Г.. Основы управленческой деятельности : Учебное пособие для СПО. Доп. Министерством образования РФ / В. Г. Шипунов, Е. Н. Кишкель. -2-е изд., перераб. и доп. 2016, 304 с..