Методические указания для обучающихся по проведению практических занятий по учебной дисциплине ОП 04. "Документационное обеспечение управления"
учебно-методический материал

областное  государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

«Смоленская областная технологическая академия»

(ОГБПОУ СОТА)

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ДЛЯ ОБУЧАЮЩИХСЯ ПО ПРОВЕДЕНИЮ

ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

по учебной дисциплине  ОП 04. «Документационное обеспечение управления»

для специальности 38.02.03 «Операционная деятельность в логистики»

г. Смоленск, 2021

Организация-разработчик:  областное  государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение «Смоленская областная технологическая академия»

Разработчик: Козлова Елена Анатольевна, преподаватель ОГБПОУ СОТА

        Методические указания для обучающихся по проведению практических занятий являются частью программы подготовки специалистов среднего звена ОГБПОУ «Смоленская областная технологическая академия»» по специальности 38.02.03 «Операционная деятельность в логистики».  Методические указания разработаны в соответствии с требованиями федеральных государственных образовательных стандартов (далее – ФГОС).

        Методические указания для обучающихся по проведению практических занятий включают в себя предисловие, цель работы, пояснения к работе, задание, критерии оценки, контрольные вопросы, нормативно-методическую базу.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

УВАЖАЕМЫЕ СТУДЕНТЫ!

        Методические указания для обучающихся по выполнению практических занятий по учебной дисциплине ОП 04. «Документационное обеспечение управления» созданы вам  в помощь для работы на занятиях, подготовки к практическим занятиям, правильного составления отчётов.

        Приступая к выполнению задания практического занятия, вы должны внимательно прочитать цель, ознакомиться с пояснениями к работе, содержащими краткие теоретические сведения по теме работы и  ответить на контрольные вопросы.

Практическое занятие  содержит задание, состоящее из 1 варианта, включающее задачи и вопросы соответствующие указанным в ФГОС требованиям к уровню вашей подготовки. Выполнять задание,  делать выводы по проделанной работе  вы должны согласно инструкции преподавателя.

        Наличие положительных оценок по практическим занятиям  необходимо для допуска к дифференцированному зачёту по учебной дисциплине.

В результате выполнения практических заданий студент должен

 уметь:

-пользоваться нормативными методическими документами по документационному обеспечению управления;

- конструировать  различные виды бланков служебных документов;

- составлять, редактировать  и оформлять организационно-распорядительные документы;

- обрабатывать входящие, исходящие и внутренние  документы;  

- составлять номенклатуру дел;

- формировать дела в соответствии с номенклатурой дел

знать:

- нормативные документы по документационному обеспечению управления;

- классификацию служебных документов;

- единые требования и правила оформления документов в соответствии с ГОСТ;

- виды и состав бланков служебных документов;

- требования к организации документооборота;

- правила текущего хранения документов.

Критерии оценки:

«Отлично»: задание  выполнено полностью и не содержит ошибок (допущены 2  неточности  в решении задач).

«Хорошо»: задание выполнено полностью (допущено не более двух ошибок или 3 неточностей в решении задач).

«Удовлетворительно»: задание  выполнено полностью  (допущено не более 4-х ошибок или 6 неточностей в решении задач).

«Неудовлетворительно»: допущено более 4-х ошибок, задачи решены частично или не решены.

Желаем вам успехов!

Практическое занятие № 1.

Тема: Классификация документов, их  виды и свойства

Цель: закрепление навыков классификации служебных документов.

Оборудование: персональный компьютер, многофункциональное устройство, программное обеспечение, доступ к справочно-правовой системе «Гарант», канцелярские принадлежности, бумага.

Пояснение к работе

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный

и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

Задание

Задача 1. Используя классификацию организационно-распорядительной документации, определите вид следующих документов:

1. Постановления, указания, решения, указы, приказы по основной деятельности.
2. Личное дело, личная карточка, трудовая книжка, приказ по личному составу.
3. Письма, факсы, телеграммы, докладные записки.
4. Положение устав, инструкция, правила.

Задача 2. Заполните таблицу по классификации документов.

Контрольные вопросы

1.Дайте определение следующим понятиям:

-документ

- копия документа

- дубликат документа

- выписка из документа

Литература

1.ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.  Требования к оформлению документов.

2.ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3.Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 3-е изд, перераб. И доп., М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2010.

Практическое занятие № 2

Тема: Оформление бланков с угловым и продольным расположением реквизитов

Цель работы: закрепление   навыков оформления бланков служебных документов с угловым и продольным расположением реквизитов

Оборудование: персональный компьютер, многофункциональное устройство, программное обеспечение, доступ к справочно-правовой системе «Гарант», канцелярские принадлежности, бумага.

Пояснение к работе

        Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию. При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016 Организационно-распорядительная документация.  Требования к оформлению документов.

Требования к бланкам служебных документов, возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный. В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, бланк должностного лица, бланк структурного подразделения.

Задание

Задача 1. Оформите макет бланка служебного письма (угловое расположение реквизитов бланка): ООО «Вега». Справочные данные об организации: Россия, 214014, г.Смоленск, Попова ул. , 15; телефон: 8 (4812) 65-45-51, код ОКПО 9856223, ОГРН 345123789023, ИНН/КПП 4500583453/02387560.

Задача 2. Оформите макет бланка служебного письма (продольное расположение реквизитов  бланка).

Задача 3. Оформите макет бланка конкретного вида документа (приказа) с угловым расположением реквизитов: товарный знак или эмблема предприятия (по вашему усмотрению), наименование организации -  ООО «Березка»,  г. Смоленск.

Задача 4. Вывести на печать созданные макеты бланков.

Контрольные вопросы

1.Дайте определение бланку документа?

2.Какое количество реквизитов предусматривает ГОСТ?

3.Перечислите виды бланков?

4. Какова последовательность расположения элементов почтового адреса?

Литература

1.ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.  Требования к оформлению документов.

2.ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Практическое занятие № 3

 Тема: Оформление основных и дополнительных  реквизитов служебных

документов в соответствии с ГОСТ Р  7.0.97-2016

Цель работы: закрепление  навыков  оформления реквизитов служебных документов.

Оборудование: персональный компьютер, многофункциональное устройство, программное обеспечение, доступ к справочно-правовой системе «Гарант», канцелярские принадлежности, бумага.

Пояснение к работе

ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает 30 реквизитов организационно- распорядительных документов. Каждый документ состоит из информационных элементов, которые называются реквизитами.

Состав реквизитов ОРД можно разделить на постоянные и переменные. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав и содержание переменных реквизитов может изменяться для разных документов одного и того же наименования. Реквизиты бывают графические и текстовые. Текстовые в свою очередь делятся на простые, состоящие из одного или двух слов или цифр, а сложные более двух.

Реквизиты подразделяются на основные (обязательные) и дополнительные.  Обязательными реквизитами всех систем служебных документов  являются: автор, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер документа, текст, визы, подпись, отметка об исполнении и направлении документов в дело.

Задание

Задача 1. Оформите реквизит «адресат»:

1. Министерство по налогам и сборам Начальник отдела планирования Краснов В. И.

2. Директор АО «Орбита-сервис» Соколов В. Ф. 214000, г. Смоленск, у л. Центральная, 28.

3. Чугунова Т.Д. , 123456, Москва, ул. Автозаводская, д. 23, кв. 12;

4. Воронежский государственный университет Факультет журналистики Зав. кафедрой профессор Вяземский В. В.

5. Приборостроительный завод «Электрон» Отдел маркетинга ст. менеджер Л. Э. Соколова.

Задача 2.Оформите отметку о наличии приложения:

1. Приложение. На 2 л. в 4 экз.

2. Приложение. Государственная система документационного обеспечения управления,  3 экз.

3. Приложение.1. План распределения обучающихся по объектам на 3 л. в 2 экз.    2. Отчет о распределении по объектам на время производственной практики, в 2 экз. на 3 л.

Задача 3. Оформите реквизит «подпись»:

1. Директор Департамента внешних связей Р.А.Ерохина.

2. Начальник следственного отдела, полковник юстиции В.В.Ильин.

3. Директор В. Е. Семенов и начальник финансового управления Я. Э. Королев АО «Факел».

Задача 4. Оформите гриф согласования:

а) флаговым способом:

1. Согласовано Директор ВО «Продинторг» К. А Перов «10» апреля 2021  года.

2. Согласовано Протокол  № 11  от 23 марта 2021 года заседания цикловой методической комиссии;

3. Согласовано Директор Банковского колледжа N2 45 М. А Мохов « 12» апреля 2021 года.

4. Согласовано Решение собрания трудового коллектива от 14 апреля 2021 года.

Контрольные вопросы

1. Дайте полное название ГОСТ Р 7.0.97-2016.
2. Когда ГОСТ  был введен в действие?
3. Назовите область распространения стандарта.
4. Что устанавливает данный стандарт?
5. Что такое формуляр документа?
6. Что такое реквизит?

Литература

1.ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.  Требования к оформлению документов.

2.Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 3-е изд, перераб. И доп., М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2010.

Практическое занятие № 4

Тема: Оформление информационно-справочных документов

(справка, докладная записка, акт)

Цель работы: закрепление  навыков составления и  оформления  информационно-справочных  документов.

Оборудование: персональный компьютер, многофункциональное устройство, программное обеспечение, доступ к справочно-правовой системе «Гарант», канцелярские принадлежности, бумага.

Пояснение к работе

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.

В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации — автора акта.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Основное содержание акта включает заголовок и текст.

Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке деятельности АХО». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи.

В этой части в обязательном порядке должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки (или работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают должность и фамилию председателя комиссии; должности и фамилии членов комиссии. Возможно, в работе комиссии (или в проверке) участвовали работники из других организаций. Тогда в акте должны быть указаны все присутствующие, их должности и названия организации.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней.  Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий.

Служебные справки содержат результат обобщений каких-либо обследований, проведенных должностным лицом, например

- справка о наличии материалов на складе;

-справка о количестве пропусков занятий учениками за какой-то период времени, которая составляется завучем.

Личные справки выдаются физическим лицам. В них, обычно, подтверждаются какие-либо сведения, касающиеся этого лица, например:

-справка с места учебы;

-справка с места работы;

-справка с места жительства;

-справка о состоянии здоровья из поликлиники.

Справки оформляются на  бланках общего вида и содержат следующие реквизиты: адресат; название вида документа (СПРАВКА); порядковый номер справки; дата; место составления; в служебных справках заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись.

Отличие служебных и личных справок в том, что в служебных справках оформляется реквизит адресат, а в справках личных характера в конце текста документа указывают, для какой цели выдана справка, то есть, в какое учреждение она будет предоставляться.

На личных справках обязательно проставляется печать учреждения выдавшего справку.

Задание

Задача 1. Оформите справку на листе бумаги формата А 4.

Наименование организации автора документа – Департамент Смоленской области по образованию и науке. ОГБПОУ «Смоленский политехнический техникум».

Вид документа СПРАВКА. 04.09.2021 № 21. 17 отделение милиции г. Смоленска Паспортный стол. Студент Прокопьев Владимир Петрович обучается на третьем курсе дневного отделения по специальности 38.02.01 « Экономика бухгалтерский учет и контроль». Срок обучения до 30 июня 2022 года.

Справку подписывает - Директор техникума Л.А. Румынина.

Задача 2. Оформите на листе бумаги формата А 5.

Адресат - Управление книжной торговли. МАГАЗИН № 1.

Вид документа – СПРАВКА 26.12.2021 № 28 Санкт – Петербург.

Наименование организации автора документа -  Администрация Невского района. Отдел распределения жилой площади.

Текст -  Иванова Татьяна Андреевна работает продавцом с 10 апреля 2010 года по настоящее время.

Справку  подписывает - Директор магазина О.В. Носова.

Задача 3. Оформите внутреннюю докладную записку.

Подготовьте докладную записку начальника отдела рекламы ООО «Вымпел» М.И. Борисова на имя генерального директора предприятия И.К. Иванова о дополнительном финансировании заказа №324 на изготовление рекламных проспектов в связи с ростом цен на полиграфические услуги во втором квартале 2022 года и изменением сметы затрат. В докладной записке укажите, что выполнение заказа возможно только при дополнительном финансировании в размере 28 000 (двадцать восемь тыс. руб.).

Задача 4. Оформите акт на бланке с продольным расположением реквизитов.

Наименование организации автора документа – Комитет по культуре администрации Тульской области (вышестоящая организация – Министерство культуры Российской Федерации)

Дата и регистрационный номер - 18.08.2021 № 12.

Заголовок к тексту - О проверке сохранности документов в комитете.

Основанием для составления является приказ председателя комитета от 20.07.2021 № 105 « О проверке сохранности управленческих документов».

Состав комиссии: председатель – зам . председателя комитета Г.В. Сидоров,

Члены комиссии: 1. Зав. Общим отделом Н.И. Григорьев. 2. Инспектор отдела кадров Н.Н. Михайлова. 3. Зам. главного бухгалтера С.И.Мышкина. 4. Референт М.В. Прокудина.

В тексте укажите, что:

В период с 16.08 по 18.08.2021 комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом.

Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.

1-й экз. акта направляется в де6ло № 01-06, 2-й экз. – в областной архив.

Задача 5. Вывести на печать созданные документы.

Контрольные вопросы

1.Перечислите виды информационно-справочных документов.

2. Кто подписывает внутреннюю справку?

3. Из каких частей состоит текст справки?

4. Кто подписывает внутреннюю докладную записку?

5. Из каких частей состоит текст докладной записки?

6. Перечислите разновидности актов.

7. Кто подписывает акт?

8. Кто утверждает акт?

Литература

1.ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.  Требования к оформлению документов.

2.ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3.Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 3-е изд, перераб. И доп., М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2010.

 Практическое занятие № 5

Тема: Оформление приказов по основной деятельности.

Цель работы: закрепление навыков  составления и оформления  распорядительных  документов. 

Оборудование: персональный компьютер, многофункциональное устройство, программное обеспечение, доступ к справочно-правовой системе «Гарант», канцелярские принадлежности, бумага.

Пояснения к работе

Приказ — правовой акт, издаваемый единоначально  руководителем организации. Виды приказов: по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности и  по личному составу.

          Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью. Эти приказы называют инициативными. Но приказы могут издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

• констатирующей (вводной);
• распорядительной.

Констатирующая часть

Если приказ издается по инициативе руководителя, то в констатирующей части излагаются цели и задачи управленческих действий, предписываемых приказом, т.е. дается объяснение необходимости издания приказа. В  констатирующей части указывают вид документа, организацию-автора, номер, дату и заголовок этого документа.

Распорядительная часть

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки без абзаца.

Текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, создать, организовать и т. д.).

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя — определенного должностного лица или целого структурного подразделения. Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один общий пункт для всех предписываемых действий.

В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...».

Задание

Задача 1. Оформить приказ по основной деятельности

Наименование организации автора документа – Общество с ограниченной ответственностью «Триумф» (ООО «Триумф») находящееся  в городе Смоленске.

Вид документа - приказ

Заголовок к тексту -  об утверждении должностной инструкции

Текст – в целях улучшения организации дисциплины труда работников общества с ограниченной ответственностью «Триумф», конкретизации их трудовых функций в части должностных обязанностей приказываю: 1. Утвердить должностные инструкции работников согласно приложению. 2.Ознакомить работников с должностными инструкциями под роспись. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Коваленко Ф.П.

Приказ подписывает – генеральный директор П.В. Горелов.

Задача 2. Оформите приказ по основной деятельности

Наименование организации автора документа – Общество с ограниченной ответственностью «Триумф» (ООО «Триумф») находящееся в городе Смоленске.

Вид документа - приказ

Заголовок - О создании обособленного структурного подразделения

Текст - В целях более эффективного обслуживания клиентов и развития приоритетных направлений деятельности общества ПРИКАЗЫВАЮ: 1.Создать с 20 марта 2021 г. обособленное структурное подразделение по  адресу: г.Рославль, ул.Ленина, д.56, офис 23. 2. Заместителю  директора  Данилову А.А. провести комплекс организационных мероприятий по аренде помещения и обеспечению рабочих мест. 3. Главному бухгалтеру Васильевой А.А. в установленные сроки зарегистрировать обособленное структурное подразделение в территориальных налоговых органах. 4. Начальнику отдела кадров Шиловой Л.И. организовать подбор сотрудников. 5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Подпись -  Генеральный директор П.В. Горелов.

Задание 3. Оформить указание со всеми реквизитами

Наименование организации автора документа  - Общество с ограниченной ответственностью «Триумф» (ООО «Триумф») находящееся в городе Смоленске.

Вид документа - приказ

Заголовок  - О подготовке проекта штатного расписания

Текст -  В связи с необходимостью разработки штатного расписания ПРИКАЗЫВАЮ

1.Начальнику отдела кадров Шиловой Л.И. разработать проект штатного расписания в срок до 01 марта 2022 года. 2. Специалистам отдела кадров согласовать проект штатного расписания с руководителями структурных подразделений в срок до15 марта 2022 года.3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Подпись - Генеральный директор П.В. Горелов.

Контрольные вопросы

1.Укажите назначение распорядительных документов?

2.Какие виды распорядительных документов издают руководители организаций?

3.Кто готовит проекты распорядительных документов?

4.Какие реквизиты обеспечивают юридическую силу документов?

5. Для чего нужна процедура согласования (визирования) проектов распорядительных документов?

6. Перечислите реквизиты приказа по основной деятельности?

Литература

1.ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.  Требования к оформлению документов.

2.ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3.Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 3-е изд, перераб. И доп., М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2010.

Практическое занятие № 6

Составление и оформление служебных писем 

(сопроводительное, письмо-ответ, гарантийное)

Цель работы: закрепление навыков составления и оформления служебных писем

Оборудование: персональный компьютер, многофункциональное устройство, программное обеспечение, доступ к справочно-правовой системе «Гарант», канцелярские принадлежности, бумага.

Пояснения к работе

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, каталогов, протоколов, актов и др), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинаются словами:

 «Представляем Вам….. (в вышестоящую организация), «Направляем Вам…..» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам….»

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которая располагается непосредственно под текстом.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа. Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит, куда вносятся сведения  об инициативном письме.

Письмо-ответ может начинаться словами: «Сообщаем Вам….» или «Извещаем Вас….».

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с …….».

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качества и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая фраза «Оплату  (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Фраза о гарантии  является юридически значимым компонентом текста.

Гарантийные письма всегда  подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Задание

Задание 1. Оформите ответное письмо.

Наименование организации автора документа -Общество с ограниченной ответственностью «Каскад» (ООО «Каскад») , ул.Индустриальная, д.9, г.Смоленск, 214014 тел/факс: (4812) 55-52-55

ОКПО 12345678 ОГРН 1234567890123 ИНН/КПП 1234567890/123456789

E-mail: analit67@yandex.ru

На № 02- 01/56 от 06.04.2021

Адресат - Техническому директору ООО «Формула»

Текст - Уважаемый Андрей Андреевич! ООО «Каскад» подтверждает получение запрошенного нами товара в необходимом количестве и благодарит за быстрое выполнение заказа.

Директор  И. И. Руденко. Исполнитель Новиков Иван Петрович, менеджер, 45-67-09

Задание 2. Оформите ответное письмо, адресованное физическому лицу.

В префектуру Юго-Западного административного округа поступило письмо гражданки Никитиной Людмилы Павловны о крайне неблагоустроенной территории у домов № 53-57 по ул. Островитянова из-за того, что длительное время там ведутся строительные и земляные работы в связи с капитальным ремонтом теплосети. Никитина Л.П. интересуется, когда будет наведен порядок на указанной территории.  Составьте письмо-ответ, в котором сообщите, что на указанной территории подрядная организация «Мостеплосетьремонт» ведет капитальный ремонт теплосети. Работы ведутся на основании ордера № 05060087, выданного ОАТИ г. Москвы. После завершения работ планируется благоустройство территории, которое должно быть завешено к 30 июля 2021 г.

Задача 3. Составьте и оформите сопроводительное  письмо.

Управление по работе с органами безопасности Правительства Москвы направило в префектуру Юго-Восточного административного округа на согласование проект постановления Правительства Москвы «Об организации альтернативной гражданской службы в Москве». Составьте текст письма от имени префектуры о согласовании данного проекта постановления без замечаний и предложений. Адресуйте письмо на имя начальника названного управления Кондрашова Петра Васильевича.

Задача 4. Составьте  и оформите гарантийное письмо.

Письмо адресовано  в отдел рекламы еженедельника «Аргументы и Факты» с просьбой опубликовать рекламу вашей фирмы. Условия: реклама должна быть опубликована в номерах за 7 и 21 августа, 4 и 18 сентября, 9и 23 октября и 6 ноября 2021 г., размер рекламы – 3/10 полосы, реклама должна быть размещена на развороте, объединяющем рекламную и не рекламную полосы. Укажите ваши банковские реквизиты: расчетный счет № 46703519 в АКБ код 83.ИНН/КПП 7710159493/775125223.

Задача 5. Составьте  и оформите гарантийное письмо.

Отдел образования города Смоленска получил согласие АКБ «Промбанк», подтвержденное гарантийным письмом от 12.12.2021 № 233/01-12, на оказание благотворительной помощи детям-сиротам. Учитывая  эту информацию, отредактируйте приведенное ниже письмо.

Председателю правления АКБ «Промбанк». О.Л.Иванову

Отдел образования города Смоленска просит оплатить выступление эксцентрик-театра «Комиксы» для детей-сирот в дни школьных каникул с 02.01.2019 по 12.01.2019 в  детских домах № 2, 3, 4, 5 г. Смоленска. Счет театра прилагается.

Контрольные вопросы

1. Какие реквизиты входят в состав бланка для писем?

2. Какие варианты оформления бланков служебных писем вы знаете?

3. В каких случаях служебное письмо составляется на бланке формата А5?

Литература

1.ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.  Требования к оформлению документов.

2.ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3.Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 3-е изд, перераб. И доп., М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2010.

Практическое занятие № 7

Тема:  Организация документооборота

        Цель работы:  закрепление навыков обработки входящих, исходящих

 и внутренних документов.

Оборудование: персональный компьютер, многофункциональное устройство, программное обеспечение, доступ к справочно-правовой системе «Гарант», канцелярские принадлежности, бумага.

Пояснения к работе

 Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению.

На документах подлежащих  регистрации для фиксации факта их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа. Отметка при поступлении документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации. В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям.

Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.                 

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Документы, отправляемые организацией, сортируются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с почтовыми правилами.

В ходе подготовки проекты исходящих документов совершают ряд перемещений от одной инстанции к другой. Этот процесс надо организовать так, чтобы с документом совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом.

Для ускорения подготовки документа целесообразно совместить во времени согласование проекта документа. Для этого его размножают оперативными средствами, и копии одновременно передают всем участвующим в его согласовании. Затем исполнитель собирает завизированные копии, докладывает о внесенных в них поправках, уточнениях.

Подготовленные таким образом проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений. Исполнитель обязан проверить наличие необходимых виз и приложений, правильность оформления и составления документа.

С целью упорядочения процедуры подписи документов рекомендуется составлять перечень документов, подписываемых руководством учреждения и руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В перечнях также может быть указано, кто и какие документы визирует и утверждает.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов: проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы; протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

фельдъегерской или курьерской связью; секретарями; с помощью технических средств.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Задание

Задача 1. Составьте блок-схему  подготовки и прохождения входящего документа.

Задача 2. Зарегистрируйте  входящие документы в журнальной форме регистрации.

Задача 1. Составьте блок-схему подготовки и прохождения исходящего  документа.

Задача 2. Зарегистрируйте  исходящие  документы в РКК.

Задача 1. Составьте блок-схему  подготовки и прохождения внутреннего   документа.

Задача 2. Зарегистрируйте  внутренние  документы в РКК.

Контрольные вопросы

1.Дайте определение понятию «документооборот».

2.Перечислите виды документопотоков.

3.Укажите, какие отметки проставляются на входящих документах.

4.Что содержит резолюция руководителя?

5.Все ли документы подлежат регистрации?

Литература

1.ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.  Требования к оформлению документов.

2.ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3.Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 3-е изд, перераб. И доп., М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2010.

Практическое занятие № 8

Тема: Формирование дел

Цель: закрепление навыков формирования дел в соответствии с номенклатурой дел

организации.

Оборудование: персональный компьютер, многофункциональное устройство, программное обеспечение, доступ к справочно-правовой системе «Гарант», канцелярские принадлежности, бумага.

Пояснения к работе

Формирование дел проводится по правилам, которые содержатся в нормативно-методических документах по архивному делу.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

• наименование организации (полное и краткое);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
• срок хранения дела.

В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы, которые соответствуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов. Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело. В дело  помещают не более 250 листов при его толщине не более 4 см. Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. Если создается больше документов, относящихся к этому делу, заводится новый том с тем же заголовком.

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку. Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации.

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Задание

Задача 1. Ознакомьтесь с типовой  номенклатурой дел ООО «Вега».

Задача 2. Составьте номенклатуру дел  структурного подразделения (отдел логистики).

Задача 3. Из предложенных документов сформируйте дело.

Задача 4. Пронумеруйте листы дела и прошейте его.

Задача 5. Составьте заверительную надпись дела и поместите ее в само дело.

Задача 6. Составьте внутреннюю опись дела и поместите ее в дело.

Задача 7. Оформите обложку дела.

Контрольные вопросы

1.Дайте понятие номенклатуре дел.

2.Перечислите виды номенклатуры дел?

3.И каких граф состоит номенклатура дел?

4.Укажите назначение номенклатуры дел.

5.Перечислите признаки систематизации документов в деле.

6. Укажите порядок формирования дела.

7.В чем заключается цель проведения экспертизы ценности документов.

Литература

1.ГОСТ Р 7.0.97-2016 Организационно-распорядительная документация.  Требования к оформлению документов.

2.ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3.Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 3-е изд, перераб. И доп., М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2010.